https://drive.google.

com/drive/folders/0Bxh7x20qwL8bVHRNazhtU2dlOGs
Kinerja yang baik adalah kinerja yang mengikuti tata cara atau prosedur sesuai standar yang
telah ditetapkan. Akan tetapi didalam kinerja tersebut harus memiliki beberapa kriteria agar
meningkatkan produktifitas sehingga apa yang diharapkan bisa berjalan sesuai apa yang di
inginkan.
Untuk meningkatkan kinerja yang baik harus intropeksi diri demi tercapainya kinerja yang lebih
baik kedepannya, bekerja sesuai posisi, porsi, dan jobnya masing-masing.

Namun demikian hal tersebut tidaklah semudah membalikan telapak tangan tetapi mesti ada
peran langsung ke ikut sertaan manajemen untuk bisa mengontrol dan memberikan teknik cara
agar bagaimana bisa terjaminnya mutu dan kualitas sehingga karyawan bisa dengan mudah
bekerja tanpa ada rasa terbebani dan hubungan antara pihak manajemen dengan bawahan
semakin kuat.
Tanpa disadari mungkin disetiap kantor/tempat kerja ada pihak yang mau menang dan benar
sendiri, akan tetapi pihak manajemen juga tidak bisa menyalahai bawahannya. Untuk itulah
pihak manajemen terkait mesti turun langsung kelapangan agar bisa melihat bagaimana
menciptakan teknik yang baik serta meningkatkan loyalitas karyawan terhadap kantor dan
pekerjaanya.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kepuasan. Menurut Glimer ada beberapa hal yang
mempengaruhi kepuasan kinerja :

1. Kesempatan untuk maju

2. Keamanan kerja
3. Gaji
4. Perusahaan dan manajemen
5. Faktor intrinsik dan pekerjaan
6. kondisi kerja
7. Aspek social dalam pekerjaan
8. Komunikasi dan
9. Fasilitas.

Sedangkan Heidijrachman dan Husnan juga mengemukakan hal yang hampir sama, bahwa
beberapa faktor di bawah ini adalah kebutuhan dan keinginan pegawai :

1. Gaji yang baik

2. Pekerjaan yang aman
3. Rekan sekerja yang kompak
4. Penghargaan terhadap pekerjaan
5. Pekerjaan yang berarti
6. kesempatan untuk maju
7. Pimpinan yang adil dan bijaksana
8. Pengarahan dan perintah yang wajar
9. Organisasi atau tempat kerja yang dihargai oleh masyarakat.

Menurut Loeke, kepuasan atau ketidakpuasan karyawan tergantung pada perbedaan antara apa
yang diharapkan. Apabila yang didapat karyawan lebih rendah daripada yang diharapkan akan
menyebabkan karyawan tidak puas. Begitu juga sebaliknya, apabila yang didapat karyawan lebih
tinggi dari apa yang diharapkan, secara otomatis akan meningkatkan kepuasan kerja karyawan.
Disamping itu ada beberapahal yang mesti dijadikan pondasi bagi setiap manajemen untuk bisa
menciptakan kinerja yang maksimal diantaranya :
1. Pimpinan harus mengetahui betul bagaimana teknik pengerjaan
2. Pimpinan harus mengetahui betul bagaimana kendala-kendala yang dihadapi
3. Pimpinan harus turun langsung kelapangan, tujuannya agar menciptakan hubungan baik
antara manajemen dengan karyawan
4. Pimpinan harus bisa memahami bagaimana tingkat kesulitan dari setiap proses
5. Pimpinan harus bisa menemukan teknik agar produktivitas bisa berjalan dengan baik.
Adapun juga sikap yang harus diambil dalam setiap manajemen Johan, R. :
- Siap
- Siaga
- Cepat
- Tanggap
- Laksanakan

Itulah yang bisa meningkatkan bagaimana efektifitas waktu yang akan ditempuh dalam satu hari
bekerja sehingga meningkatkan mutu efesiensi waktu dalam bekerja dan manajemen harus bisa
menciptakan metode bekerja dengan baik dan bawahan merasa nyaman dalam metode yang
ditemukan tersebut. Tidak dapat dipungkiri jika salah satu metode pada pihak manajemen maka
akan berdampak pada kinerja bawahan sehingga bawahan akan terus selalu mengikuti metode
yang telah diberikan oleh atasan, Suryabrata, S.
Jika suatu atasan menginginkan produktivitas meningkat, maka pihak manajemen terkait mesti
melakukan adanya perombakan sistem metode kerja, karyawan akan puas dalam bekerja tanpa
adanya tekanan yang berdampak pada psikologis bagi karyawan. Hal demikian akan terjalin
hubungan antara manajemen dengan karyawan. Ada beberapa point penting yang perlu kita
ingat dalam upaya menciptakan suasana kerja yang kondusif. Dibawah ini ada 5 kunci dasar
dalam mendongkrak kinerja :
1. Kekhususan
Karyawan membutuhkan spesifikasi. Informasi spesifik secara lengkap dengan tata cara
pelaksanaan yang baik dan terarah sangat membantu stabilitas kinerja, sekaligus memperbaiki
kekurangan. Manajer tak perlu sibuk memandori dan karyawan tahu keinginan kantor/tempat
kerja, ini menunjang kreativitas. Hal ini bisa di capai dengan manajemen Job Description
(pembagian bidang kerja, tugas pokok dan fungsi, kewenangan dll) yang baik. Point ini dapat
pula diwujudkan dengan penempatan orang yang tepat pada posisi/jabatan yang sesuai bidang
keahliannya (right man in the right job).
2. Konsistensi
Informasi sebaiknya tidak saling bertentangan. Misalnya penilaian berkala baik, tapi penilaian
tahunan buruk. Inkonsistensi yang seperti ini dapat meresahkan dan mengganggu kinerja. Pada
point ini sistem monitoring dan evaluasi kantor/tempat kerja harus mempunyai arah
capain/standar kinerja dan target yang jelas. Hal ini akan mempermudah kantor/tempat kerja
dalam melihat perkembangan kemajuan yang telah dicapai dan di data laporan yang akurat.
Sehingga dapat menjadi acuan dalam pengambilan keputusan dan kebijakan yang baik.
3. Waktu yang tepat
Umpan balik sebaiknya segera di berikan, agar karyawan termotivasi memperbaiki. Kalau
kelamaan ada keengganan mengevaluasi. Mereka terlanjur merasa benar dan akan sangat
terpukul jika dapat nilai rapor jelek.
4. Komunikasi yang efektif
Pimpinan dalam level manapun harus mampu menciptakan lomunikasi yang efektif untuk
menambahkan persamaan persepsi dengan karyawan. Jika pernyataan/instruksi manajer tidak
dimengerti atau diterima sepotong-sepotong, sasaran tak akan tercapai. Komunikasi efektif
sangat berperan vital dalam penciptaan suasana kerja yang sehat. Instruksi atasan yang jelas
dan benar harus dapat dipahami oleh karyawan. Pada saat terdapat masalah, harus secepatnya
diselesaikan. Bila terdapat unsur-unsur konflik baik vertikal (manajer-karyawan) maupun
horizontal (sesama karyawan) dalam suatu kantor/tempat kerja dibiarkan berlarut, sangat
berpotensi mengganggu stabilitas iklim kerja.
5. Niat baik dan kerjasama
Pimpinan perlu menunjukan niat baik dan kerjasama. Umpan balik yang hanya bertujuan
menjatuhkan atau mempermalukan karyawan tak akan mampu menciptakan kondisi kerja yang
sehat. Karyawan yang ikut memberikan ide dalam menetapkan sasaran atau standar kerja,
berarti telah mengemukakan kehendak dan kebutuhannya. Karyawan tersebut akan berusaha
mencapainya, karena dia tahu apa yang dia mau.

Dengan 5 point dasar diatas, sangat jelas pola yang diciptakan merupakan hasil dari hubungan
interaksi manajer/atasan dan karyawan/bawahan. Meningkatkan kinerja karyawan tentunya
membawa suatu kantor/tempat kerja dapat lebih cepat mencapai tujuan yang diinginkan.
"Kesimpulannya adalah dalam menciptakan metode bekerja yang baik yaitu bagaiman bisa
menciptakan hubungan antara manajemen dan bawahan yang baik.

Akuntabilitas:

Karyawan menunjukkan rasa tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas.

Karyawan mengakui bagaimana kinerjanya memengaruhi sasaran dan sasaran keseluruhan.

Karyawan bekerja secara independen di bawah pengawasan luas atau terbatas.

Karyawan menetapkan prioritas dengan tepat, menunjukkan pemahaman tentang urgensi tugas dan
dampak tugas pada unit / departemen / universitas.

Karyawan merencanakan dengan efektif, mengantisipasi masalah, mengambil inisiatif untuk

mengatasi masalah, dan mengembangkan pendekatan inovatif untuk menyelesaikan masalah.

Kerja tim:

Karyawan menunjukkan komitmen terhadap keberhasilan rekan kerjanya dengan berbagi informasi
dan menawarkan bantuan di seluruh unit dan departemen jika perlu.

Karyawan akan menampilkan pendekatan berbasis tim untuk bekerja

Karyawan tersebut akan secara terbuka membagikan informasi yang relevan kepada rekan satu tim
dan penyelia.

Karyawan akan mempertahankan rasa hormat yang tinggi terhadap keragaman setiap klien dan
rekan kerja, dan memperlakukan setiap orang sebagai individu.
 Karyawan akan bertanggung jawab atas tugas timnya.

Karyawan tidak akan “melemahkan” upaya rekan kerja. Dia atau dia akan bekerja sebagai anggota
tim untuk menyelesaikan masalah tanpa menyalahkan ketika masalah muncul atau masalah
berkembang yang melibatkan unit / departemen lain.

Karyawan akan secara aktif mencari pendapat dan umpan balik dari orang lain dan pada gilirannya,
memberikan umpan balik dengan hormat kepada orang lain.

Karyawan akan bersedia untuk membantu orang lain menyelesaikan pekerjaan.

Kehadiran karyawan secara positif meningkatkan kerja tim.

Sample Performance Standards - General

Performance Standards
The following performance standards can apply to any Administrative and Managerial, Professional,
Supervisory, and Confidential position and/or key duty. The standards are written to support specific
desirable behaviors.

Accountability:
 The employee demonstrates a sense of responsibility for completing tasks.
 The employee recognizes how her performance affects overall goals and objectives.
 The employee works independently under broad or limited supervision.
 The employee establishes priorities appropriately, demonstrating an understanding of the urgency of
tasks and the impact of tasks on the unit/department/university.
 The employee plans effectively, anticipating issues, taking the initiative to address issues, and
developing innovative approaches to resolving issues.
Ethical Behavior:
 The employee demonstrates integrity, honesty, a sense of responsibility, and loyalty in the
performance of all tasks.
Teamwork:
 The employee demonstrates commitment to her co-workers' success by sharing information and
offering assistance across unit and department as appropriate.
 The employee will display a team-based approach to work
 The employee will openly share relevant information to teammates and supervisors(s).
 The employee will maintain a high level of respect for the diversity of each client and co-worker, and
treat each person as an individual.
 The employee will take responsibility for his or her team assignments.
 The employee will not “undercut” colleagues’ efforts. She or he will work as a team member to
resolve issues without blame when problems arise or concerns develop that involve other
units/departments.
 The employee will actively seek the opinions and feedback from others and in turn, provide
feedback in a respectful manner to others.
 The employee will be willing to pitch-in to help others to get a job done.
 The employee’s presence positively enhances the work of a team.
Effective Communication:
 The employee conveys information, as appropriate, to all individuals, including her supervisor and
co-workers.
 The employee uses clear, concise language to provide timely and accurate written and oral
communication.
Effective Time Management:
 The employee completes work on schedule.
 The employee accurately estimates the time required to complete a task and sequences tasks
appropriately in order to meet assigned deadlines.
 The employee will consistently display timeliness in the management of projects.
 The employee will report to work on time as designated by his or her supervisor. When unable, the
employee will contact his/her supervisor to inform him/her of the reason for lateness.
 The employee will establish and meet deadlines for each project he/she is responsible for.
 The employee will be punctual by attending meetings and programs at their scheduled time.
 The employee will respond quickly to client and co-workers needs. He or she will return all phone
calls and emails from clients within twenty-four hours (if answer cannot be provided apprise client
and supervisor of progress being made).
 The employee will set personal priorities in relation to the department’s goals.
Effective Problem Solving:

 The employee demonstrates the ability to identify problems, present alternatives and creative
solutions, and assess consequences.
 The employee demonstrates flexibility by being open to new and alternate ideas.
Excellence in Service:
 The employee demonstrates customer service skills by anticipating, understanding, and addressing
stakeholder needs.
 The employee fulfills stakeholder requests in a timely manner and achieves stakeholder satisfaction.
 The employee demonstrates professionalism by exercising sound judgment and creativity and by
representing the department in a positive manner
 The employee initiates and/or leads projects and develops ideas that advance departmental mission
and vision.
 The employee seeks out opportunities to benchmark products and services in an effort to improve
all unit services.
 The employee will provide quality customer service to all internal and external university
constituencies.
 The employee will be flexible and adaptable in responding to client and co-worker’s needs.
 The employee will be solution-oriented, by focusing on possible resolution to problems and issues
before alerting co-workers and/or supervisor(s).
 The employee will be knowledgeable and informed about university issues and messages. She or
he will share relevant information with co-workers and supervisors(s).
 The employee will be accessible to clients and co-workers.
 The employee will be informed about new communication strategies.
 The employee will be friendly, responsive, and welcoming to constituents and co-workers that s/he
serves.
 The employee will develop clear, concise, and targeted creative communication strategies,
materials, and programs.
 The employee will be available for his/her employees to assist in problem resolution. (Supervisor)
Focus on Outcomes:

 The employee participates fully in achieving annual unit and divisional goals.
 The employee completes projects according to established timelines and requirements.
Professionalism:
 The employee will handle himself or herself in a manner that demonstrates expertise, integrity, and
commitment to university goals.
 The employee will demonstrate knowledge of unit functions and can identify resources for further
research/information.
 The employee will conduct himself or herself with honesty and integrity in communications with
others, within and outside the Rutgers community.
 The employee will provide accurate information to meet client needs.
 The employee will earn the trust of colleagues and clients.
 The employee will demonstrate flexibility in response to changing demands.
 The employee will seek clarity from supervisor(s) about the levels of review and approval required
for projects; plans and executes work accordingly.
 The employee will use interviewing techniques that focus on identifying desirable behaviors in the
selection of staff. (Supervisor)
Serving as an Information Source:
 The employee will be a trusted source of clear and accurate information to the university community
and beyond.
 The employee can identify and articulate the university’s mission and critical messages.
 The employee will exhibit outstanding and consistent verbal and written communication skills.
 The employee will act appropriately to ensure the accuracy and reliability of information.
 The employee will orient his/her employees to the department’s programs, services, and resources.
(Supervisor)
Creativity

 The employee will provide creative solutions to complex problems. In an effort to deal with the
problem(s), the employee will offer various solutions on how to deal with the presenting issues.
 The employee will be actively involved in a collaborative creation process with the client to better
meet the needs of the client.
 The employee will meet with the client and engage in an exploration process that will uncover the
client’s needs, organizational culture and desired outcomes.
 The employee will meet several times with the client during the creation of materials to ensure the
client’s needs are being met before the product is produced.
 The employee is open to client feedback about the product and can integrate client feedback into
the final product.
 The employee will find ways to use existing resources to meet client needs.
 The employee should actively be involved as a team member in generating ideas for creative media
and problem solving (brainstorming, idea generating seminars, etc.).
 The employee will look to maximize current resources in developing solutions.
 The employee will look to create new resources in solving issues.
 The employee will keep abreast of industry standards and new approaches.

 Cara Paling Tepat dan Efektif untuk

Menerapkan Penilaian Kinerja Karyawan
 Penilaian Kinerja Karyawan juga seringkali disebut dengan evaluasi kinerja,
penilaian karyawan, tinjauan kinerja karyawan, ataupun istilah lain. Apapun
istilah yang digunakan penilaian terhadap kinerja karyawan ini sangat penting
untuk dilakukan demi pengembangan dan kemajuan perusahaan secara
umum.
 Penilaian kinerja ini merupakan upaya yang bisa dilakukan perusahaan dalam
menilai prestasi dan kinerja dari karyawan yang bekerja di perusahaan
tersebut untuk meningkatkan produktivitas dari karyawan itu sendiri ataupun
perusahaan secara menyeluruh.
 Penilaian Kinerja Karyawan tersebut memiliki peran yang sangat penting bagi
kemajuan perusahaan ke depannya karena karyawan memegang peranan
penting untuk keberhasilan dari sebuah perusahaan.
 Karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut hendaknya memiliki kualitas
dan kinerja yang bagus sehingga tujuan dari perusahaan bisa tercapai.
Namun demikian, tak sedikit perusahaan yang belum bisa mencapai tujuan
dari diadakannya penilaian kinerja tersebut karena sistem dan proses
pelaksanaan yang kurang efektif dan kurang memadai sehingga terjadi suatu
penurunan pencapaian sasaran dari perusahaan di setiap tahunnya.
 Untuk bisa menghindari beberapa dampak negatif terhadap perusahaan,
perusahaan tersebut tentu haruslah melakukan suatu Penilaian Kinerja
Karyawan yang efektif dan benar di mana penilaian tersebut seharusnya
dilakukan secara obyektif dan adil. Adil yang dimaksudkan di sini adalah
penilaian yang didasarkan pada standard kesepakatan dan obyektif yang
merupakan nilai yang diberikan sesuai dengan pencapaian karyawan.
 GRATIS - Ebook Super tentang Strategi
Pengembangan SDM dan Karyawan.
Download sekarang.
 Ada beberapa hal yang hendaknya menjadi perhatian agar penilaian kinerja
tersebut bisa berjalan dengan adil. Faktor tersebut antara lain adalah sasaran
kinerja jelas, sasaran yang berkaitan dengan uraian jabatan.
 Diskusi, sasaran yang disepakati bersama, serta adanya pertemuan secara
tatap muka. Sedangkan penilaian obyektif hendaknya mempertimbangkan
beberapa faktor berikut ini, seperti adanya data aktual tentang kinerja dan
prestasi karyawan, pola perilaku dari karyawan baik positif maupun negatif,
adanya keberanian ataupun ketegasan dari pemimpin perusahaan, serta
adanya sistem penilaian yang sudah terstruktur.
 Perusahaan bila ingin berkembang dengan baik dan semakin maju
hendaknya bisa memberdayakan dan mengembangkan karyawan yang
merupakan investasi modal manusia dengan sebaik-baiknya. Proses
Penilaian Kinerja Karyawan tersebut bisa dilakukan secara berkala setiap
bulan, tahun, ataupun sesuai dengan waktu-waktu yang telah disepakati.
Tujuan utama dari proses penilaian kinerja tersebut adalah untuk
 mengevaluasi kinerja karyawan dengan melakukan perbandingan orang per
orang.
 Selain itu, penilaian tersebut juga merupakan salah satu upaya untuk
mengembangkan SDM termasuk kualitas serta kinerja tiap perorangan.
Adanya proses penilaian kinerja tersebut juga memiliki tujuan untuk
memelihara sistem kerja dari perusahaan tersebut. Setiap perusahaan tentu
memiliki sistem kerja tersendiri yang hendaknya tetap bisa terpelihara agar
kinerja karyawan tidak keluar dari sistem yang sudah ada.
 Adapun proses Penilaian Kinerja Karyawan yang bisa dilakukan perusahaan
untuk menilai dan mengevaluasi kinerja karyawan adalah dengan langkah-
langkah berikut ini:
 Langkah pertama yang hendaknya dilakukan adalah dengan mempersiapkan
data-data yang berkaitan dengan penilaian karyawan mulai dari catatan, hasil
bimbingan, laporan, ataupun data lainnya. Selanjutnya, perusahaan bisa
menggunakan data-data yang telah dipersiapkan untuk membuat landasan
penilaian.
 Tahapan ini merupakan bagian dari pembuatan draf penilaian sementara
yang berupa penilaian dan umpan balik namun hendaknya dibuat dengan
serius.
 Langkah selanjutnya yang bisa dilakukan untuk melakukan penilaian kinerja
adalah mendiskusikan draf penilaian sementara tersebut dengan pihak
atasan yang dilanjutkan dengan adanya pertemuan dengan bawahan atau
karyawan yang terkait.
 Untuk melakukan pertemuan tersebut, Anda bisa memilih tempat yang
nyaman sehingga proses wawancara bisa berjalan dengan baik dan tanpa
gangguan. Anda bisa menyerahkan hasil penilaian kinerja yang telah Anda
lakukan kepada karyawan yang dilanjutkan dengan membahas hasil penilaian
tersebut. Dalam pembahasan ini, Anda bisa menyampaikan dasar penilaian
serta tanggapan Anda secara positif dan memotivasi.
 Selain itu, Anda sebaiknya juga memberikan kesempatan kepada karyawan
untuk menyampaikan pandangan dan pendapat mereka tentang hasil
penilaian yang diterima. Karyawan bisa saja memiliki pandangan dan
pendapat yang berbeda dan perusahaan hendaknya juga memberikan
kesempatan bagi karyawan untuk mengungkapkan pendapat dan
argumentasi mereka. Setelah proses penilaian terlaksana, perusahaan
hendaknya juga sudah mempersiapkan rencana pengembangan karyawan
seperti menyelenggarakan pelatihan, pemagangan, promosi jabatan, ataupun
lainnya.
 GRATIS - Template Tabel Performance
Appraisal Berbasis KPI dan Panduan
Balanced Scorecard. Download
sekarang.
 Meskipun tak semua perusahaan bisa berhasil mencapai tujuan dari adanya
proses penilaian kinerja karyawan karena proses yang kurang efektif dan
tepat, hal ini sebaiknya tetap menjadi pertimbangan penting untuk bisa
mendapatkan karyawan yang memiliki kinerja dan dedikasi tinggi untuk
kemajuan perusahaan. Ketika kinerja karyawan tidak mendapatkan penilaian
 secara berkala, hal ini bisa membuat pencapaian perusahaan akan menjadi
menurun dari waktu ke waktu. Proses penilaian kinerja tersebut ternyata juga
bisa membuka komunikasi dan hubungan yang baik antara bawahan dan
atasan.
 Namun, tentu saja, perusahaan hendaknya juga bisa memberikan apresiasi
dan penghargaan kepada prestasi dan kontribusi positif dari karyawan.
 Perusahaan bisa memberikan penghargaan yang setimpal kepada karyawan
yang memiliki penilaian kinerja bagus. Penghargaan tersebut bisa dengan
memberikan promosi jabatan, pelatihan dan pengembangan lebih lanjut
terhadap kemampuan dan skill mereka, ataupun dengan hal lain yang
pastinya bisa memacu karyawan bisa lebih memotivasi diri untuk
meningkatkan kualitas kerja mereka sehingga pembangunan dna kemajuan
perusahaan bisa tercapai.
 Dengan melihat berbagai dampak positif dari diselenggarakannya penilaian
kinerja karyawan, perusahaan hendaknya melakukan hal ini dengan metode
yang nyaman dan efektif. Banyak karyawan merasa takut menghadapi proses
penilaian kinerja tersebut karena adanya gambaran yang cukup mengerikan
terkait penilaian ini. Upaya penilaian karyawan ini dianggap sebagai momen
pemecatan bagi karyawan. Dengan adanya fenomena tersebut, perusahaan
hendaknya juga bisa membuat kebijakan yang tidak terburu-buru dan
menyakitkan karyawan dengan adanya Penilaian Kinerja Karyawan.

Pengertian, Tujuan dan Manfaat Analisis Jabatan/Pekerjaan

APA ITU JOB ANALYSIS

Job Analysis ( analisis jabatan/pekerjaan) adalah sesuatu kegiatan pengumpulan informasi ataupun
data yang menyangkut tentang jabatan atau pekerjaan untuk menetapkan uraian jabatan pekerjaan
dan persyaratan jabatan atau suatu pekerjaan.

Siapakah yang terlibat dalam proses job analysis? dalam proses analysis ini minimal melibatkan job
analyst, supervisor dan job holder. Tetapi dalam beberapa metoda lainnya, job analysis dapat
melihatkan banyak pihak seperti job analyst, atasan, rekan kerja, internal customer, bawahan dan
job hoder itu sendiri ya mirip-mirip metoda 360 degree.

Kegiatan job analysis : Job Description (Uraian Jabatan/apa pekerjaannya) dan Job Specification
(Spesifikasi/persyaratan/siapa yang bekerja).

JOB DESCRIPTION : uraian yang menggambarkan bagaimana pekerjaan atau jabatan seseorang yang
menjalani, bagaimana wewenangnya, tanggung jawab yang harus dilaksanakan, hubungannya
dengan jabatan atau pekerjaan lain dan resiko jabatan atau resiko dari pekerjaan tersebut.

Deskripsi jabatan/pekerjaan meliputi :

1. Identifikasi jabatan

2. Rincian tugasyang harus dilaksanakan

3. Kondisi sekitar lingkungan kerja

4. Bahan, alat maupun mesin yang dipergunakan.

5. Ringkasan jabatan

JOB SPECIFICATION : uraian tentang persyaratan yang harus di miliki atau yang diperlukan untuk
seseorang yang yang akan mengemban atau melaksanakan perkerjaan atau menerima jabatan
tersebut.

Spesifikasi jabatan sebagai berikut :

1. Identifikasi jabatan seperti Nama, Kode, Bagian

2. Persyaratan jabatan seperti riwayat pendidikan, pengalaman yang diperlukan, syarat fisik, jenis
kelamin, usia, kewarganegaraan, status kemampuan dsb.

TUJUAN JOB ANALYSIS

Terdapat dua tujuan dari proses kegiatan job analysis atau analisis jabatan/pekerjaan, yaitu :

1. Untuk menyusun spesifikasi atau persyaratan jabata/pekerjaan (Job Specification) dan juga
menguraikan jabatan/pekerjaan (Job Description)

2. Menjadi dasar untuk melaksanakan kegiatan manajemen sumber daya manusia (MSDM)

MANFAAT JOB ANALYSIS

Adapun manfaat dari analisis jabatan, yaitu :

1. Menetapkan dasar rasional penggajian ataupun pengupahan yang lebih objektif.

2. Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi karyawan.

3. Merencanakan kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang sebagai proses
perencanaan

4. Menentukanlamaran dengan lowongan pekerjaan yang tersedia.

5. Menentukan dasar dan kebutuhan diselenggarakannya latihan untuk karyawan baru maupun
lama.

6. Menentukan pola sistem pengembangan karir karyawan yang tepat dan menyeluruh

7. Memperbaiki alur kerja

8. Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.

Standar Kerja
 Setiap orang maupun perusahaan dalam melakukan kegiatan selalu berusaha untuk
menentukan metode kerja yang baik, karena dengan metode kerja yang baik akan dapat
meningkatkan produkvitas kerja yang tinggi. Usaha untuk menentukan lama kerja yang dibutuhkan
Seorang Operator (terlatih dan “qualified”) dalam Menyelesaikan suatu pekerjaan yang spesifik
pada tingkat kecepatan kerja yang normal dalam lingkungan kerja yang terbaik pada saat itu
Pengukuran waktu yang dilakukan terhadap beberapa Alternative system kerja, maka yang terbaik
dilihat Dari waktu penyelesaian tersingkat Pengukuran waktu juga ditujukan untuk mendapatkan
waktu baku penyelesaian pekerjaan, yaitu waktu yang dibutuhkan secara wajar, normal, dan terbaik.

Dalam kaitannya dengan manajemen produksi/operasi, maka yang dimaksud dengan standar
produksi adalah merupakan pedoman yang (harus) digunakan untuk melaksanakan proses produksi
suatu perusahaan yang bersangkutan. Sebagai contoh misalnya standar upah dan gaji, standar
penggunaan bahan baku, standar jam kerja, dan lain-lain. Sedangkan standardisasi merupakan
konsepsi manajemen yang menitikberatkan pada efektivitas operasi dengan tenaga kerja yang
sistematis, dan melalui prosedur yang telah ditentukan. Dengan kata lain, standardisasi dipandang
sebagai proses penyusunan, pelaksanaan, dan pengawasan penggunaan standar.

Standard Kerja Operasi

Standar tenaga kerja modern diawali dengan penelitian yang dilakukan oleh Fredrick Taylor,
Frank Gilberth, dan Lillian Gilberth di awal abad ke-20. Saat itu, sebagaian besar pekerjaan
dikerjakan secara manual yang mengakibatkan besarnya peran pekerja dalam satu produk. Informasi
yang diketahui tentang hal- hal yang termasuk dalam satu hari kerja normal hanya sedikit sehingga
manajer memulai suatu penelitian untuk meningkatkan metode kerja dan memahami usaha
manusia.

Usaha ini berlanjut hingga sekarang. Walaupun sekarang kita, telah berada di awal abad ke-21
dan upah pekerja sering kurang dari 10% nilai penjualan, standar tenaga kerja masih merupakan hal
penting dalam organisasi jasa dan manufaktur. Standar tenaga kerja ini biasanya merupakan titik
awal dalam menentukan kebutuhan pekerja. Standar tenaga kerja yang baik merupakan satu
persyaratan pada pabrik manufaktur di Amerika yang lebih dari separuhnya menggunakan sIstem
insentif pekerja.

Berikut ini diberikan beberapa keuntungan atau manfaat penggunaan standar operasi/ produksi
dalam perusahaan:

Dapat dikuranginya macam bahan baku maupun barang jadi yang harus ada dalam persediaan.

dengan adanya standardisasi barang-barang jadi maka pembuatannya pun menjadi lebih mudah
dalam arti tidak perlu dilakukan penghitungan atau perubahan ukuran, sifat barang setiap mulai
produksi sehingga akan menghemat waktu, tenaga dan modal.
Dengan dihematnya waktu pembuatan maka penyerahan barang jadi ke konsumen akan dapat tepat
waktu.

Pengiriman barang tidak akan salah karena barang-barang telah dikelompokkan terlebih dulu
berdasarkan standarnya masing-masing.

Manajemen operasi yang efektif membutuhkan standar yang dapat membantu perusahaan untuk
menentukan hal- hal berikut.

Muatan pekerja dari setiap barang yang diproduksi (biaya pekerja).

Kebutuhan staf (berapa orang yang dibutuhkan untuk memproduksi barang yang dibutuhkan).

Perkiraan biaya dan waktu sebelum produksi dilaksanakan (untuk membantu mengambil beragam
keputusan dari perkiraan biaya hingga ke keputusan untuk membuat sendiri atau membeli).

Jumlah kru dan keseimbangan pekerjaan (siapa yang mengerjakan apa dalam satu aktivitas
kelompok atau pada satu lini produksi).

Tingkat produksi yang diharapkan (jadi, baik manajer maupun pekerja tahu apa saja yang termasuk
dalam satu hari kerja normal).

Dasar perencanaan insentif pekerja (apa yang menjadi acuan untuk memberikan insentif yang
tepat).

Efisiensi karyawan dan pengawasan (sebuah standar diperlukan untuk mengetahui apa yang
digunakan dalam penentuan efisiensi).

Standar tenaga kerja yang ditetapkan secara benar ini mewakili waktu yang dihabiskan oleh seorang
pekerja rata- rata untuk melaksanakan aktivitas tertentu di bawah kondisi kerja normal.

Metode Kerja

Untuk menentukan metode kerja yang baik, kita harus menyusun diagram tali (string diagram),
diagram aliran proses dan diagram simo (simultaneous motion chart).

1 Diagram Tali (String Diagram)

Bagan tali merupakan suatu bagan atau model yang dengan menggunakan tali mengikuti dan
mengukur jalah yang dilalui pekerja, bahan atau perlengkapan selama berlangsungnya suatu urutan
peristiwa tertentu. Jadi diagram tali tidak lain adalah diagram aliran berbentuk khusus, yang
mempergunakan tali atau benang untuk mengukur jarak. Oleh karenanya diagram tali harus
digambar tepat menurut skala. Diagram tali dimulai dengan mencatat semua fakta yang diperlukan
dari pengamatan langsung. Diagram tali ini sering digunakan untuk melengkapi suatu aliran proses,
sehingga bersama-sama dapat memberi gambaran yang jelas tentang apa yang sesungguhnya
dikerjakan.
 Diagram tali dapat dipakai untuk mengikuti gerak bahan terlebih- lebih jika perlu diketahui
secara mudah jalan yang dilalui bahan itu dan juga diagram tali lebih banyak digunakan untuk meng
ikuti gerak pekerja. Para peneliti kerja mengikuti pekerja yang menjadi perhatiannya sewaktu
menjalankan pekerjaan, pekerja ini bergerak dari tempat yang satu ketempat yang lain. Jika daerah
kerja itu terbatas sehingga seluruhnya dapat diawasi, maka ia akan dapat mengamati pekerja itu dari
satu tempat tanpa perlu berpindah- pindah. Penelitian kerja ini mencatat secara metodis tiap
tempat yang dituju oleh pekerja, dan jika perjalanannya cukup panjang maka saat tiba dan
berangkat dicatat juga. Akan sangat menghemat, jika pengaitan itu memakat kode, angka, huruf
dan sebagainya untuk masing- masing mesin, tempat penyimpanan dan titik titik tujuan lain.

Setelah diagram tali itu dibuat dari aktifitas para pekerja dalam memproduksi barang pada saat
itu atau yang berlaku, kemudian pengamat mencoba untuk merubah tempat-tempat tertentu,
sehingga ditemukan tata ruang untuk melaksanakan operasi yang sama dengan gerak yang
seminimal mungkin.

Setelah diagram tali yang baru itu dibuat kemudian dibuat bagan aliran. Bagan proses digunakan
untuk mencatat karena memang memberi suatu gambaran yang lengkap tentang apa yang
dijalankan dan membantu untuk mengerti fakta yang bersangkutan serta hubungan di antara yang
satu dengan yang lain.

Diagram aliran digunakan untuk melengkapi bagan aliran proses. Diagram tersebut merupakan
suatu gambar menurut skala pabrik yang menggambarkan tempat mesin, tempat kerja dan daerah
setepat- tepatnya. Di dalam diagram aliran ini akan ditunjukan diagram aliran yang berlaku sekarang
dan juga yang diusulkan.

Langkah- langkah dalam membuat diagram tali adalah sebagai berikut:

Menyusun kegiatan- kegiatan yang dilakukan pekerja dalam melakukan pekerjaan.

Menyediakan papan yang digunakan untuk membantu kita dalam menyusun kegiatan proses
produksi.

Benang atau tali digunakan untuk mengikuti jalannya proses produksi, yaitu dari tempat yang satu ke
tempat yang lain.

Menganalisa yaitu dengan memindah- mindahkan tempat kerja yang satu ke yang lain, sehingga
diperoleh jarak antara satu tempat ke tempat yang lain yang lebih efisien.

2. Diagram Aliran Proses/ Flow Chart

Diagram aliran proses/ Flow Chart ini merupakan kelanjutan dari diagram tali, sebab setelah
diketahui proses produksi yang efisien ditentukan dengan diagram tali dan dibuat diagram proses,
kemudian kita menentukan aliran proses. Aliran proses itu mencari kegiatan- kegiatan yang harus
dihindarkan dan kegiatan- kegiatan yang harus dilakukan, sehingga akan diperoleh aliran proses/
flow chart yang lebih efisien. Maksud dari bagan aliran proses adalah bagan proses yang
mengutamakan urutan jalannya suatu produk atau tata cara dengan mencatat segala peristiwa
dalam penelitian sambil menggunakan tanda- tanda/ simbol bagan proses/ flow chart yang sesuai.
Dalam menentukan aliran proses, kita menggunakan tanda- tanda/ simbol bagan proses/ flow chart
dalam tujuannya untuk mempermudah penelitian dalam mengamati kegiatan yang dilakukan oleh
para pekerja dalam melakukan pekerjaannya.

Tanda- tanda atau simbol- simbol yang digunakan dalam diagram aliran proses/ flow chart itu
dapat dilihat pada bahasan khusus tentang flowchart Di dalam bagan aliran proses ini juga
ditunjukkan bagan aliran proses yang dilakukan perusahaan dan juga metode yang diusulkan.
Bagan aliran proses juga menunjukkan uraian kegiatan, waktu jarak serta simbol- simbol yang
dipakai.

Bagan ini untuk mencatat kegiatan apa pekerja dalam menyelesaikan pekerjaannya. Setelah
dibuat bagan aliran proses/ flow chart dari kegiatan yang di-lakukan sekarang kemudian diadakan
pengamatan, kegiatan-kegiatan apa yang sekiranya tidak perlu di lakukan oleh pekerja itu
dihilangkan, kemudian di buat bagan aliran proses yang sudah diadakan perbaikan- perbaikan.

Langkah- langkah dalam menyusun diagram aliran proses adalah sebagai berikut:

Mencatat uraian kegiatan para pekerja.

Mempersiapkan formulir atau bagan aliran proses yang akan digunakan.

Memahami arti dari simbul- simbul yang digunakan dalam menyusun bagan aliran proses.

Mengamati dan membuat aliran serta mencatat waktu dari kegiatan pertama ke kegiatan
berikutnya yang dilakukan oleh para pekerja.

Menganalisa kegiatan- kegiatan mana yang sebenarnya tidak perlu dilakukan dan kegiatan-
kegiatan mana yang harus tetap dilakukan.

Catatan:

topik flow chart silakan baca di web tutorial manajemen kualitas yang dapat dicari di Google dengan
menggunakan kata kunci : flowchart referensi manajemen kualitas

3 Diagram Simo (Simultaneous Motion Chart)

Diagram simo ini mencatat tentang gerakan tangan kiri dan kanan pekerja dalam melakukan
pekerjaannya serta mencatat waktu yang diperlukan setiap gerakan tangan baik tangan kanan
maupun tangan kiri. Bagan ini sangat perlu untuk dibuat, karena dengan bagan ini akan dapat
diketahui gerakan ke dua tangan yang tidak efisien yang dapat menimbulkan kelelahan bagi pekerja
sendiri dan dapat mengetahui gerakan- gerakan kedua tangan yang efisien, sehingga waktu untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut akan lebih cepat.

Bagan simo adalah bagan yang berdasarkan analisa dengan film digunakan untuk mencatat
sekaligus pada skala waktu bersama sejumlah atau kumpulan therblig yang dilakukan oleh berbagai
bagian badan seorang atau beberapa orang pekerja. Pada penyusunan bagan simo disini, kami tidak
akan menggunakan analisa dengan film tetapi hanya mengamati gerak tangan kiri dan kanan tiap
jenis produk yang dihasilkan oleh pabrik tersebut, karena setiap jenis produk yang dibuat itu
mempunyai gerak tangan yang berbeda- beda dan proses pembuatannya pun juga berbeda.

Bagan proses dua tangan merupakan bagan proses untuk mencatat aktifitas tangan pekerja
dalam hubungannya satu terhadap yang lain. Analisa gerak dua tangan ini tujuannya untuk
menyusun dan mendapatkan gerak yang paling ekonomis.

Prinsip- prinsip yang digunakan untuk menyusun gerak yang paling ekonomis adalah sebagai berikut
:

1). Penggunaan anggota badan.

Sedapat mungkin kedua tangan akan memulai dan menyelesaikan suatu pekerjaan dalam waktu
yang sama.

Sedapat mungkin ke dua tangan tidak menganggur secara bersamaan kecuali pada waktu istirahat.

Gerak dari tangan hendaknya seimbang dan serentak.

Gerak dari tangan dan tubuh sedapat mungkin merupakan gerakan yang serasi, sehingga tidak
menimbulkan gangguan pada kesehatan para karyawan.

Keseimbangan dari kecepatan dan ketepatan bergerak selalu dijaga sehingga akan sesuai dengan
jarak pada urut- urutan tubuh karyawan.

Diutamakan menyusun gerakan yang lancar dan rata secara terus- menerus sehingga memudahkan
karyawan untuk mempelajarinya.

Gerakan untuk pemindahan barang dilaksanakan dengan cepat dan semudah mungkin.

Pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin diusahakan dalam bentuk gerakan- gerakan normal,
simetris dan tidak menyilang.

Akomodasi mata sedapat mungkin diusahakan tidak menimbulkan "cepat lelah".

2). Tempat kerja.

Semua peralatan yang dipergunakan serta bahan-bahan yang diperlukan ditempatkan secara tetap
disekitar tempat karyawan.

Peralatan, bahan serta alat pengawasan ditempatkan pada lokasi yang mudah dijangkauoleh
karyawan yang mempergunakannya.

Perpindahan material, dari gudang ke tempat karyawan sedapat mungkin mempergunakan hukum
gaya berat, sehingga menghemat tenaga.Penggunaan "drop deliveries" (pemasukan barang dengan
jalan penjatuhan/ tempat barang tersebut di bawah karyawan) sedapat mungkin dipergunakan.

Bahan- bahan dan peralatan diterapatkan dalamlokasi yang baik sehingga karyawan dapat
mengambil dengan urutan yang baik.
Penerangan hendaknya tepat mengenai obyek kerja karyawan dengan membuat penerangan yang
cukup. Sedapat mungkin arah penerangan ini tidak menyilaukan karyawan, dan juga tidak
mengaburkan penglihatan karyawan.

Tingginya tempat kerja dan tempat duduk dibuat secara serasi mungkin sehingga memudah kan
karyawan untuk sewaktu- waktu berdiri dan duduk kembali.

Ukuran tinggi rendahnya tempat duduk tersebut diusahakan agar dapat dipergunakan oleh seluruh
karyawan, sehingga pergantian karyawan tidak memerlukan pergantian peralatan.

3). Penyusunan peralatan dan perlengkapan.

Kedua tangan karyawan harus dapat bergerak dengan bebas dan cepat untuk mendapatkan
peralatan dan perlengkapan yang diperlukan. Bila mermungkinkan dipergunakan perlengkapan/
peralatan yang dapat digerakkan/ dipergunakan dengan kaki karyawan

Dua atau lebih dari peralatan- peralatan tersebut digabungkan apabila memungkinkan.

Peralatan dan bahan- bahan sedapat mungkin ditempatkan dalam rangkaian yang menguntungkan
karyawan.

Apabila setiap jari karyawan mempunyai gerakan- gerakan spesifik (misal pekerjaan pengetikan)
maka beban dari setiap jari harus didistribusikan sesuai dengan kemampuan dan kapasitas dari
masing- masing jari tersebut.

Peralatan- peralatan pengukit, palang kayu dan lain sebagainya (kalau ada) ditempatkan tidak jauh
dari karyawan, sehingga karyawan dapat mempergunakannya apabila diperlukan tanpa membuang
waktu dan tenaga.

Simbul- simbul yang dipakai atau digunakan dalam bagan simo adalah sebagai berikut:

OPERASI, digunakan untuk aktivitas memegang, mendu dukkan, menggunakan, melepaskan

perkakas, atau bahan.

TRANSPORT, digunakan untuk gerak tangan dari atau ke pekerjaan atau peralatan atau bahan.

PENUNDAAN, digunakan untuk menunjukkah waktu tangan sedang menganggur (meskipun yang
lainnya sedang bekerja).

PEGANG, digunakan untuk aktivitas memegang pokerjaan, peralatan atau bahan, yakni apabila
tangan yang dalam penelitian itu sedang memegang sesuatu.

Di dalam bagan simo, gerak tangan kiri dan tangan kanan akan ditunjukkan secara jelas, kegiatan-
kegiatan yang dilakukan oleh ke dua tangan tersebut dan juga waktu yang digunakan oleh kedua
tangan dalam melakukan aktivitasnya. Didalam menganalisis nanti pertama kita menyusun bagan
simo yang dilakukan sekarang dan kemudian dibuat bagan simo yang diusulkan.

Langkah- langkah dalam melakukan pengamatan gerak ke dua tangan dengan menggunakan bagan
simo adalah sebagai berikut:

Menentukan kegiatan yang akan diamati.

Memahami kegiatan yang akan diamati.

Menyiapkan bagan simo dan juga memahami simbul- simbul yang digunakan untuk mengadakan
pengamatan, dengan memahami simbul serta kegiatan ini akan membantu penelitian dalam
menyusun bagan simo.

Menganalisa bagan simo yang telah disusun, kemudian mencari gerakan-gerakan kedua tangan yang
tidak diperlukan atau kegiatan yang efisien, setelah itu menyusun kembali bagan simo yang telah
dilakukan perbaikan.

Jenis Standard

Secara umum standar dalam perusahaan akan dapat dikelompokkan menjadi dua bagian,
yakni:

1).Standar Teknis (Technical Standard).

Merupakan standar yang secara teknis harus dipenuhi di dalam pelaksanaan produksi perusahaan
yang bersangkutan. Apabila standar ini tidak diikuti atau tidak dipatuhi maka pelaksanaan proses
produksi dapat terganggu atau bahkan terhenti sama sekali. Ada pun beberapa contoh dari standar
teknis antara lain:

Standar bahan baku

Standar waktu proses

Standar penggunaan peralatan produksi

Standar bentuk dan ukuran

Standar kualita.

2).Standar manajerial (Managerial Standard).

Merupakan kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen perusahaan yang bersangkutan dalam rangka

operasi perusahaan, termasuk operasi produksi. kebanyakan standar manajerial akan meliputi
bidang-bidang administrasi. Sebagai contoh:

Standar harga

Standar gaji dan upah

Standar penilaian

Standar jenjang kepangkatan dan jabatan

Standar tenaga kerja modern diawali dengan penelitian yang dilakukan oleh Fredrick Taylor,
Frank Gilberth, dan Lillian Gilberth di awal abad ke-20. Saat itu, sebagaian besar pekerjaan
dikerjakan secara manual yang mengakibatkan besarnya peran pekerja dalam satu produk. Informasi
yang diketahui tentang hal- hal yang termasuk dalam satu hari kerja normal hanya sedikit sehingga
manajer memulai suatu penelitian untuk meningkatkan metode kerja dan memahami usaha
manusia.

Usaha ini berlanjut hingga sekarang. Walaupun sekarang kita, telah berada di awal abad ke-21
dan upah pekerja sering kurang dari 10% nilai penjualan, standar tenaga kerja masih merupakan hal
penting dalam organisasi jasa dan manufaktur. Standar tenaga kerja ini biasanya merupakan titik
awal dalam menentukan kebutuhan pekerja. Standar tenaga kerja yang baik merupakan satu
persyaratan pada pabrik manufaktur di Amerika yang lebih dari separuhnya menggunakan sIstem
insentif pekerja.

Berikut ini diberikan beberapa keuntungan atau manfaat penggunaan standar operasi/ produksi
dalam perusahaan:

Dapat dikuranginya macam bahan baku maupun barang jadi yang harus ada dalam persediaan.

dengan adanya standardisasi barang-barang jadi maka pembuatannya pun menjadi lebih mudah
dalam arti tidak perlu dilakukan penghitungan atau perubahan ukuran, sifat barang setiap mulai
produksi sehingga akan menghemat waktu, tenaga dan modal.

Dengan dihematnya waktu pembuatan maka penyerahan barang jadi ke konsumen akan dapat tepat
waktu.

Pengiriman barang tidak akan salah karena barang-barang telah dikelompokkan terlebih dulu
berdasarkan standarnya masing-masing.

Manajemen operasi yang efektif membutuhkan standar yang dapat membantu perusahaan untuk
menentukan hal- hal berikut.

Muatan pekerja dari setiap barang yang diproduksi (biaya pekerja).

Kebutuhan staf (berapa orang yang dibutuhkan untuk memproduksi barang yang dibutuhkan).

Perkiraan biaya dan waktu sebelum produksi dilaksanakan (untuk membantu mengambil beragam
keputusan dari perkiraan biaya hingga ke keputusan untuk membuat sendiri atau membeli).

Jumlah kru dan keseimbangan pekerjaan (siapa yang mengerjakan apa dalam satu aktivitas
kelompok atau pada satu lini produksi).

Tingkat produksi yang diharapkan (jadi, baik manajer maupun pekerja tahu apa saja yang termasuk
dalam satu hari kerja normal).

Dasar perencanaan insentif pekerja (apa yang menjadi acuan untuk memberikan insentif yang
tepat).

Efisiensi karyawan dan pengawasan (sebuah standar diperlukan untuk mengetahui apa yang
digunakan dalam penentuan efisiensi).

Standar tenaga kerja yang ditetapkan secara benar ini mewakili waktu yang dihabiskan oleh seorang
pekerja rata- rata untuk melaksanakan aktivitas tertentu di bawah kondisi kerja normal.
Sumber Standard Kerja

Untuk dapat menyusun standar produksi dalam perusahaan dengan baik, maka manajemen
perusahaan selayaknya perlu untuk mengetahui dan menentukan sumber standar produksi yang
akan dipergunakan. berikut ini beberapa sumber standar yang dikelompokkan menjadi empat
sumber. pemisahan sumber standar menjadi empat tersebut di atas didasarkan pada luas
pemakaian standar produksi yang dipergunakan, atau banyak dan sedikitnya pemakai standar.
Keempat sumber standar tersebut adalah:

Aktivitas perusahaan

Asosiasi Perusahaan dan Masyarakat

Standar Nasional

Standar Internasional

Penyusunan Standard Kerja

Standar tenaga kerja dapat ditetapkan dengan beberapa cara:

1 Pengalaman Masa Lalu.

Standar tenaga kerja dapat diperkirakan berdasarkan pengalaman historis yakni berapa jam
yang dibutuhkan pekerja untuk melakukan suatu pekerjaan. Standar historis mempunyai kelebihan
karena untuk memperolehnya relative mudah dan murah. Standar historis ini biasanya diperoleh
dari kartu waktu pekerja atau data produksi. Walaupun demikian, standar ini tidak obyektif dan kita
tidak mengetahui akurasinya, apakan mereka mencerminkan kecepatan kerja yang layak atau buruk,
dan apakah kejadian yang tidak biasa terjadi telah disertakan dalam perhitungan. Karena variable ini
tidak diketahui, penggunaan teknik ini tidak dianjurkan. Sebagai penggantinya, studi waktu yang
telah ditentukan, dan pengambilan sampel kerja lebih dianjurkan.

2 Studi Waktu.

Pengambilan waktu dengan menggunakan stopwatch atau studi waktu yang pada awalnya
diperkenalkan oleh Frederick W. Taylor di tahun 1881, masih menjadi metode yang paling banyak
digunakan hingga sekarang. Prosedur studi waktu mencakup menghitung waktu contoh kinerja
seorang pekerja dan menggunakannya sebagai standar.

Hal-hal pokok yang perlu diperhatikan dalam penyusunan standar antara lain:
1. Persiapan Penyusunan Standar

Dalam persiapan penyusunan standar, manajemen perlu menentukan sumber standar yang
akan digunakan. Manajemen dapat menggunakan satu sumber, namun dapat juga
mengkombinasikan beberapa sumber.

2. Penyusun Standar

Kualitas standar produksi yang akan disusun dan dipergunakan akan bergantung kepada
manajemen yang akan menyusun standar tersebut. Lebih khusus lagi, kualitas standar produksi akan
sangat bergantung pada individu atau team yang melaksanakan penyusunan standar produksi
tersebut. berdasarkan hal tersebut, maka penyusun standar produksi paling tidak harus memiliki
pengetahuan dan kemampuan sebagai berikut:

Pengetahuan teknis yakni pengetahuan tentang pelaksanaan operasi/produksi dalam perusahaan.

Misalnya, mengetahui masalah-masalah teknis mesin dan peralatan yang digunakan oleh
perusahaan, mempunyai latar belakang pengetahuan yang kuat tentang mesin dan peralatan yang
digunakan, mengetahui dengan baik tentang urutan pelaksanaan proses produksi, dan mengikuti
perkembangan teknologi dari mesin dan peralatan yang digunakan.

Keahlian dalam hubungan karyawan. Misalnya, dpat mengerti dan memahami karyawan yang
bekerja di perusahaan tersebut, mempunyai kemampuan dalam pengendalian karyawan, dapat
memberikan pengarahan dan penjelasan, dapat menempatkan karyawannya sesuai dengan
kemampuan mereka.

Pengalaman dalam mengelola perusahaan. Misalnya mempunyai dasar pengetahuan yang cukup
dalam hubungannya dengan tahap atau fase pelaksanaan proses produksi, serta hubungan antar
fase, mengetahui dengan pasti tentang pelaksanaan operasi dari masing-masing bagian produksi,
mengetahui pelaksanaan tugas sehari-hari dari bagian-bagian lain, mempunyai kemampuan dan
kemauan untuk bertanggung jawab, dapat menggunakan wewenang dengan baik, serta mempunyai
inisiatif kerja.

3. Pendekatan Dalam Penyusunan Standar

Ada beberapa pendekatan antara lain:

Pendekatan individual yaitu pendekatan penyusunan standar produksi yang dilaksanakan oleh
seorang ahli.

Pendekatan Bersama, merupakan pendekatan penyusunan standar produksi yang dilaksanakan

secara bersama-sama dari beberapa bagian dalam perusahaan.

Pendekatan Gabungan, merupakan pendekatan penyusunan standar produksi yang merupakan

gabungan dari pendekatan individual dan pendekatan bersama. Artinya secra bersama-sama bagian-
bagian yang ada dalam perusahaan menyusun standar produksi di bawah bimbingan dan
pengarahan seorang ahli.
Teknik Penyusunan Standard

Beberapa metode untuk menerapkan standardisasi dalam perusahan antara lain:

Spesifikasi. yang dimaksud spesifikasi dalam standar produksi adalah batasan-batasan atau
keterangan-keterangan yang berhubungan dengan karakteristik suatu produk, proses, bahan dan
lain-lain.

Simplifikasi. yang dimaksud dengan simplifikasi dalam standar produksi adalah pengurangan variasi
pelaksanaan proses produksi yang terdapat dalam perusahaan.

Keputusan manajemen. manajemen dapat mengeluarkan keputusan-keputusan yang dapat

digunakan sebagai standar produksi dalam perusahaan yang bersangkutan.

Standar Tercetak merupakan standar yang dinyatakan secara tertulis.

Menghitung Waktu Standard

Jenis pengukuran waktu: Secara langsung, pengukuran jam henti (Stopwatch Time Study),
sampling kerja (Work Sampling). Secara tidak langsung: data waktu baku (Standard data), data waktu
gerakan (Predetermined Time System).

Pengukuran kerja ialah penerapan teknik yang direncanakan untuk menerapkan waktu bagi
pekerja yang memenuhi syarat untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu pada tingkat prestasi yang
ditetapkan.

Penelitian kerja ialah teknik utama untuk mengurangi kerja terutama dengan meniadakan gerak tak
perlu pada bahan maupun tenaga dan dengan menggantikan metode yang tidak memenuhi syarat.
Pengukuran kerja berusaha menyelidiki, mengurangi dan selanjutnya meniadakan sewaktu tak
efektif, yakni waktu yang tidak efektif dalam melakukan sesuatu, apapun sebabnya.

Pengukuran kerja memberi cara kepada manajemen untuk mengukur waktu yang diperlukan
untuk menjalankan suatu operasi atau rangkaian operasi, sehingga waktu tak efektif diketemukan
dan dapat dipisahkan dari waktu efektif. Dengan cara ini akan diketahui bahwa ada waktu tak efektif,
sifatnya serta seberapa banyak sebelumnya terdapat waktu tak efektif tersembunyi dalam
keseluruhan waktu pembuatan atau proses.

Disini pengukuran kerja mempunyai peranan lain lagi. Bukan saja dapat mengungkapkan waktu tak
efektif tetapi pengukuran kerja juga dapat digunakan untuk menetapkan standar waktu pelaksanaan
kerja. Akibat pelanggaran terhadap standar waktu bersangkutan segera terlihat karenanya menjadi
perhatian langsung pihak manajemen.
 Faktor yang menyebabkan waktu tak efektif diakibatkan lebih banyak pada manajemen
daripada yang terdapat di kalangan pekerja. Lagi pula sebab lain waktu tak efektif seperti
penghentian karena tak ada bahan baku atau kemacetan pada pabrik yang sering terjadi tanpa
adanya usaha sungguh- sungguh untuk memperbaiki keadaan. Faktor yang menyebabkan
menurunnya produktivitas perusahaan ialah:

a. Sifat dan keaadaan barang.

b. Proses yang berjalan tidak semestinya.

c. Waktu tak efektif yang bertumpuk selama produksi berlangsung.

d. Kekurangan pihak manajemen atau kelalaian para buruh.

Kegunaan Pengukuran Kerja Dalam proses penetapan standar itu, mungkin akan diperlukan
pengukuran kerja:

Membandingkan efisiensi beberpa metode yang harus dipilih. Apabila dalam keadaan yang lain sama
maka metode yang terbaik ialah yang paling sedikit memerlukan waktu.

Mengimbangi pekerjaan masing- masing anggota kelompok, dengan disertai menggunakan bagan
aktivitas berganda, sehingga sedapat mungkin masing-masing anggota menjalankan pekerjaan yang
memerlukan waktu yang sama untuk menyelesaikannya.

Menentukan mesin dan manusia yang turut menggunakan bagan aktivitas berganda, untuk sejumlah
mesin yang dapat dilayani oleh seorang petugas.

Memberi keterangan mengenai dasar perencanaan dan pembagian waktu produksi, termasuk yang
diperlukan oleh pabrik dan tenaga kerja dalam rangka pelaksanaan rencana kerja serta pemanfaatan
kapasitas yang tersedia.

Memberi keterangan sebagai dasar taksiran untuk penawaran harga penjualan serta janji
penyampaian barang.

Menetapkan standar penggunaan mesin serta prestasi tenaga kerja yang selanjutnya dapat dipakai
untuk maksud tersebut di atas dan sebagai penentuan perangasang.

Memberi keterangan untuk pengawasan baiaya tenaga kerja dn untuk dapat menetapkan dan
mempertahankan biaya standar.

Teknik utama untuk melaksanakan pengukuran kerja antara lain sebagai berikut:

1) Penelitian waktu.

Mengambil sampling kegiatan dan kelanjutannya yanki sampling kegiatan bertingkat.

Sintesa dari keterangan standar.

Sistem waktu gerak yang ditetapkan sebelumnya.

Mengadakan taksiran.

Mengadakan taksiran analitis.

Mengadakan taksiran perbandingan.

2) Luas Kegiatan.

Biasanya bagian penelitian kerja diharapkan melaksanakan hal- hal berikut:

Penelitian metode mengenai pekerjaan dan operasi yang ada, menuju penetapan metode yang
diperbaiki.

Pengukuran kerja dan penetapan standar waktu.

Mempelajari perubahan yang diusulkan mengenai pekerjaan petugas khususnya menyiapkan

rancangan tata ruang mesin dan pabrik dalam hubungan perluasan atau reorganisasi.

Menyususn secara rutin keterangan pemeriksaan untuk pengawas dan manajemen sepanjang
mereka ada sangkut pautnya dengan penggunaan waktu pekerja dan hasil yang diperoleh.

Merancang dan menetapkan rancangan perangsang untuk pekerja. (Hendra Poerwanto G)

https://sites.google.com/site/operasiproduksi/standard-kerja

Performance Standard (http://manajemensdmvella58.blogspot.com/2017/10/pengertian-tujuan-

dan-manfaat-analisis.html)

Dalam pembuatan performance standard hal yang pertama dilakukan adalah dengan menjawab
pertanyaan :

1. Item apa saja yang harus dibersihkan atau di-maintain dan di area mana berada ?

2. Standar apa saja yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan tersebut ?

Performance standard bukan saja berisi

tentang kegiatan apa saja yang harus
dilaksanakan, namun juga mencakup
secara detail bagaimana kegiatan tersebut
dilaksanakan. Salah satu tujuan utama
dalam merencanakan pekerjaan di
housekeeping adalah bagaimana agar
setiap karyawan melaksanakan
pekerjaannya sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan. Kunci agar pelaksanakan
pekerjaan selalu konsisten atau standar,
maka sorang housekeeper harus membuat
performance standard, melakukan
komunikasi dan pengarahan kepada
bawahannya. Aspek terpenting yang dapat
dicapai dengan adanya performance
standard adalah terjadinya suatu
konsensus tentang bagaimana pelaksanaan
suatu pekerjaan. Performance standard
merupakan hasil kerja sama yang dibuat
antara management dan karyawan dalam
sebuah program pelatihan. Sehingga dapat
dikatakan performance standard
merupakan kesepakatan bersama yang
harus dijalankan dan ditaati oleh semua
karyawan, karena mereka sendirilah yang
membuatnya. Pelaksanaan pekerjaan yang
sesuai dengan standar hanya dapat dicapai
memalui program pelatihan yang
berkesinambungan. Setelah mendiskusikan
( lebih tepat apabila dikatakan menguji )
sebuah performance standard dalam
sebuah program pelatihan, maka seorang
housekeeper harus melaksanakannya.
Untuk memastikan apakah pelaksanaan
setiap pekerjaan sudah sesuai dengan
performance standard, maka kata
kuncinya adalah pengawasan. Hasil
pengawasan yang dilaksanakan setiap hari
dan evaluasi hasil kerja yang dilakukan
secara berkala harus ditindak-lanjuti
dengan program
retraining. Hal ini bertujuan untuk
memastikan bahwa setiap karyawan
melaksanakan tugasnya dengan efektif dan
efisien. Housekeeper harus melakukan
review minimal sekali setahun, untuk
melihat apakah departemennya – secara
keseluruhan – telah melaksanakan
performance standard yang telah
ditetapkan, ataukah dia harus melakukan
suatu revisi dan membuat metode kerja
baru untuk diterapkan pada tahun
berikutnya.
(https://karaengisla.wordpress.com/2017/08
/30/performance-standard/)
Cara Melakukan Penilaian Kinerja yang
Efektif
oleh Herman Yudiono
Penilaian kinerja (performance appraisal), juga disebut tinjauan kinerja, evaluasi
kinerja, atau penilaian karyawan, adalah upaya menilai prestasi dengan tujuan
meningkatkan produktivitas karyawan maupun perusahaan.

Sayangnya, tujuan tersebut sering tidak tercapai karena tidak sedikit perusahaan
yang melakukan penilaian kinerja yang kurang baik.

Dampaknya adalah demotivasi kerja dan turunnya pencapaian sasaran perusahaan

dari tahun ke tahun.

Guna menghindari dampak-dampak negatif tersebut, tidak ada jalan lain,

perusahaan harus melakukan penilaian kinerja yang efektif.

Berikut kriteria dan langkah-langkah penilaian kinerja yang efektif.

Kriteria Penilaian Kerja yang Efektif

Menurut Michael Adryanto, dalam bukunya Tips and Tricks for Driving Productivity:
Strategi dan Teknik Mengelola Kinerja untuk Meningkatkan Produktivitas, penilaian
kinerja hanya akan efektif bila dilakukan secara fair dan o

Fair adalah berdasarkan standar yang telah disepakati, sedangkan objektif adalah
nilai-nilai yang diberikan sesuai dengan tingkat pencapaian.

Agar penilaian fair, ada lima elemen yang harus diperhatikan:

1. Sasaran kinerja yang jelas

2. Sasaran disepakati bersama
3. Sasaran berkaitan dengan uraian jabatan
4. Pertemuan tatap muka
5. Diskusi
Sementara itu, untuk melakukan penilaian yang objektif, Anda harus
mempertimbangkan enam elemen di bawah ini:

1. Data aktual
2. Perilaku karyawan yang positif dan negatif
3. Keberanian atau ketegasan Anda
4. Sistem penilaian yang terstruktur
5. Formulir yang tidak rumit
6. Kemampuan menilai

Proses Penilaian Kinerja

Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk menilai kinerja anak
buah atau pegawai Anda.

1. Persiapkan data-data yang dibutuhkan

Langkah pertama adalah mempersiapkan data-data yang berkaitan dengan perilaku
dan kinerja bawahan Anda.

Ini dapat berupa catatan, laporan, hasil bimbingan terakhir, dan sebagainya.

2. Buat penilaian
Gunakan data-data yang telah dipersiapkan tersebut sebagai landasan menilai dan
memberikan umpan balik. Penilaian dan umpan balik ini umumnya termasuk sebagai
draf penilaian (sementara).

Meskipun demikian, Anda tetap harus serius membuatnya.

3. Diskusikan dengan atasan langsung

Langkah selanjutnya adalah mendiskusikan penilaian dan umpan balik sementara
dengan atasan langsung Anda.

Tujuannya, untuk memutuskan penilaian akhir yang fair dan objektif.

4. Selenggarakan pertemuan dengan bawahan Anda

Setelah penilaian akhir diputuskan, selenggarakan pertemuan dengan bawahan
Anda.
Pertemuan ini seyogianya dilangsungkan di tempat dan waktu yang nyaman
(misalnya kantor Anda atau ruang rapat) sehingga Anda berdua tidak terganggu
aktivitas lain.

5. Serahkan hasil penilaian kepada bawahan Anda

Langkah kelima adalah menyerahkan hasil penilaian kepada bawahan Anda. Jangan
lupa, berikan waktu yang memadai agar karyawan yang bersangkutan membaca
hasil tersebut.

6. Bahas hasil penilaian

Langkah selanjutnya adalah membahas hasil penilaian Anda. Dalam pembahasan
ini, kemukakan dasar penilaian Anda dengan bahasa yang positif dan ukurannya
(misal pengukuran motivasi).

Setelah itu, berikan kesempatan bawahan Anda untuk menyampaikan pendapat

atau tanggapan.

Mungkin saja dia memiliki pandangan yang berbeda atas penilaian yang Anda
berikan.

Terima argumentasi tersebut lalu diskusikan lebih lanjut sehingga Anda berdua
dapat menyepakati penilaian akhirnya.

7. Informasikan rencana pengembangan

Langkah terakhir adalah menginformasikan rencana pengembangan untuk bawahan
Anda. Rencana ini dapat berupa pelatihan, promosi jabatan, penugasan, atau
permagangan.

Seperti halnya langkah keenam, langkah ini bertujuan untuk mendapatkan

kesepakatan bersama agar pengembangan tersebut berjalan dengan lancar dan
berhasil guna (efektif).

Penutup
Dengan mengetahui kriteria dan langkah-langkah di atas, Anda dapat melakukan
penilaian kinerja yang efektif. Dengan demikian, penilaian kinerja tidak lagi menjadi
kegiatan yang menegangkan atau sia-sia.

Ujung-ujungnya, produktivitas karyawan, unit kerja, dan perusahaan meningkat dari

tahun ke tahun. (Sumber gambar: Melanie Holtsman)
https://www.duniakaryawan.com/cara-melakukan-penilaian-kinerja-yang-efektif/
Pengembangan Standar Kinerja
Pengembangan Standar Kinerja
pengertian standar kinerja
Standar kinerja (performance standards) adalah persyaratan tugas, fungsi atau perilaku yang ditetapkan oleh
pemberi kerja sebagai sasaran yang harus dicapai oleh seorang karyawan.
Menurut Randall S. Schular & Susan E. Jackson (1999) “Ada tiga jenis dasar kriteria kinerja”, yaitu:
Kriteria berdasarkan sifat (memusatkan diri pada karakteristik pribadi seorang karyawan).
Kriteria berdasarkan perilaku (kriteria yang penting bagi pekerjaan yang membutuhkan hubungan antar personal).
Kriteria berdasarkan hasil (kriteria yang fokus pada apa yang telah dicapai atau dihasilkan).
Berikut ini diberikan beberapa keuntungan atau manfaat penggunaan standar operasi/ produksi dalam perusahaan:
Dapat dikuranginya macam bahan baku maupun barang jadi yang harus ada dalam persediaan.
dengan adanya standardisasi barang-barang jadi maka pembuatannya pun menjadi lebih mudah dalam arti tidak
perlu dilakukan penghitungan atau perubahan ukuran, sifat barang setiap mulai produksi sehingga akan
menghemat waktu, tenaga dan modal.
Dengan dihematnya waktu pembuatan maka penyerahan barang jadi ke konsumen akan dapat tepat waktu.
Pengiriman barang tidak akan salah karena barang-barang telah dikelompokkan terlebih dulu berdasarkan
standarnya masing-masing.
Manajemen operasi yang efektif membutuhkan standar yang dapat membantu perusahaan untuk menentukan hal-
hal berikut.
Muatan pekerja dari setiap barang yang diproduksi (biaya pekerja).
Kebutuhan staf (berapa orang yang dibutuhkan untuk memproduksi barang yang dibutuhkan).
Perkiraan biaya dan waktu sebelum produksi dilaksanakan (untuk membantu mengambil beragam keputusan dari
perkiraan biaya hingga ke keputusan untuk membuat sendiri atau membeli).
Jumlah kru dan keseimbangan pekerjaan (siapa yang mengerjakan apa dalam satu aktivitas kelompok atau pada
satu lini produksi).
Tingkat produksi yang diharapkan (jadi, baik manajer maupun pekerja tahu apa saja yang termasuk dalam satu
hari kerja normal).
Dasar perencanaan insentif pekerja (apa yang menjadi acuan untuk memberikan insentif yang tepat).
Efisiensi karyawan dan pengawasan (sebuah standar diperlukan untuk mengetahui apa yang digunakan dalam
penentuan efisiensi).
Standar tenaga kerja yang ditetapkan secara benar ini mewakili waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja rata-
rata untuk melaksanakan aktivitas tertentu di bawah kondisi kerja normal.

Fungsi standar kinerja

Standar kinerja pekerjaan (performance standard) menetapkan tingkat kinerja pekerjaan yang diharapkan dari
pelaksana pekerjaan dankriteria pengukuran kesuksesan pekerjaan. Standar kinerja pekerjaan membuat eksplisit
kuantitas dan atau kualitas kinerja yang diharapkan dalam tugas dasar yang ditentukan sebelumnya dalam
deskripsi pekerjaan. Standar kinerja pekerjaan ini biasanya berupa pernyataan mengenai kinerja yang dianggap
diterima dan dapat dicapai atas sebuah pekerjaan tertentu. Adapun beberapa persyaratan yang harus dipenuhi
dalam standar kinerja pekerjaan diantaranya adalah :

1. Standar kinerja harus relevan dengan individu dan organisasi.

2. Standar kinerja harus stabil dan handal.
3. Standar kinerja harus membedakan antara pelaksanaan pekerjaan yang baik, sedang dan buruk.
4. Standar kinerja harus dijabarkan dalam angka.
5. Standar kinerja harus mudah diukur.
6. Standar kinerja harus dipahami oleh karyawan dan penyelia.
7. Standar kinerja harus memberikan interprestasi yang tidak bias.

Standar kinerja pekerjaan ini mempunyai dua fungsi. Pertama, menjadi tujuan atau sasaran upaya karyawan.
Jikalau standar telah terpenuhi, karyawan akan merasakan adanya pencapaian dan penyelesaian. Kedua, standar
kinerja pekerjaan ini merupakan kriteria pengukuran keberhasilan sebuah pekerjaan. Tanpa adanya standar, tidak
ada sistem pengendalian yang dapat mengevaluasi kinerja karyawan. Beberapa diantaranya dapat menjadi
disfungsional. Contoh, standar tidak tertulis diperusahaan Jepang adalah bahwa seorang karyawan harus bekerja
luar biasa lamanya setiap hari guna membuktikan loyalitasnya kepada perusahaan. Karoshi, atau kematian yang
diakibatkan kelebihan kerja, menjadi konsekuensi yang harus ditanggung karyawan.

Penerapan standar kinerja untuk posisi manajerial dan profesional lebih baru permunculannya dengan aplikasi
manajemen berdasarkan sasaran Management by objectives ( MBO). Sekalipun standar kinerja cenderung
membentuk standar kinerja yang dapat diterima oleh rata-rata pemangku jabatan tertentu, manajemen berdasarkan
sasaran cenderung lebih berorientasi ke masa depan, dalam pengertian bahwa metode ini melibatkan penetapan
sasaran atau tujuan yang menghasilkan tingkat kinerja yang lebih tinggi. Sedangkan jantung dari MBO ini adalah
sasaran-sasaran yang secara obyektif terukur dan disepakati bersama oleh karyawan dan manajer. Instrumen ini
mengkombinasikan pengembangan dengan evaluasi. Karyawan dan manajer bersama-sama memformulasikan
sasaran-sasaran yang berfungsi sebagai kriteria penilaian, fokus pada aktivitas karyawan, dan basis bagi penilaian
kebutuhan-kebutuhan pelatihan dan pengembangan. Bentuk dari MBO haruslah mencakup tempat untuk
mendaftar tujuan-tujuan, menulis kerangka waktu untuk pencapaiannya, dan menggambarkan hasil-hasil yang
terukur yang mengindikasikan pencapaian sasaran.

Selain itu pada saat digunakan untuk evaluasi, sasaran-sasarannya haruslah :

1. Mengidentifikasi hasil-hasil tertentu yang dikehendaki dan langkah-langkah yang perlu diambil.
2. Menetapkan batas waktu kapan sasaran-sasaran itu akan dicapai.
3. Dapat diukur sehingga penentuan yang terandalkan dari pencapaian mereka dapat dibuat.
4. Realistik, menantang, tetapi masih dapat dicapai.

Adapun prosedur dari metode penilaian MBO ini dilakukan melalui tahapan sebagai berikut :

1. Setiap bawahan diminta untuk menentukan bagi dirinya sendiri sasaran atau target prestasi kerja jangka pendek
beserta cara-cara bagaimana ia dapat memperbaiki pola kerjanya sendiri serta pola kerja dari unitnya.
2. Atasan dan bawahan bersama-sama membicarakan apa yang diperlukan untuk mencapai sasaran tersebut dan
untuk menyesuaikan terhadap organisasi sebagai keseluruhan.
3. Pada akhir masa penilaian yang ditetapkan (misalkan 6 bulan ) mereka bertemu lagi untuk menilai apakah
sasaran-sasaran dapat dicapai dengan baik, membahas perihal apa saja yang dapat diperbaiki dan menetapkan
sasaran-sasaran baru untuk masa penilaian berikutnya. Sebagai upaya untuk saling mengisi, maka atasan
menuliskan hasil penilaian yang terperinci mengenai bawahannya dan bawahannya menuliskan prestasi kerja yang
dapat atau tidak dapat dicapainya.

Persyaratan standar kinerja

Persyaratan dan Prosedur pembuatan standar kinerja pekerjaan sangatlah majemuk. Dalam ancangan yang sangat
terpusat, atasan mungkin langsung menulis standar dan langsung memberitahukannya kepada para karyawan.
Dalam ancangan partisipatif, lebih terdapat banyak interaksi antara penyelia dan kalangan karyawan. Prosedur
partisipatif dalam rangka menyusun standar kinerja adalah sebagai berikut :

1. Penyelia menjalin kerja sama dari para bawahan dalam menyusun standar kinerja dan prosedur yang perlu
diikuti ketika menuliskannya.
2. Setiap bawahan menuliskan standar tentatif untuk setiap aspek pekerjaannya dan menyampaikan usulan
pendahuluan kepada penyelia.
3. Setiap bawahan menemui penyelia guna membahas standar tentatif dan mencapai kesepakatan atas dokumen
akhir.
4. Standar ini digunakan oleh karyawan untuk menelusuri seberapa baik pekerjaannya, dan oleh karyawan maupun
penyelia dipakai untuk menilai kinerja karyawan.

Sekiranya memungkinkan, standar kinerja pekerjaan ini tertulis dalam istilah kuantitatif, namun praktiknya
beberapa aspek pekerjaan memang sulit dikuantifikasikan, dan pernyataan kualitatif mesti digunakan. Dimana
seorang pimpinan harus memperhatikan prestasi kerja karyawannya. Prestasi kerja karyawan ini digunakan untuk
mendapatkan informasi tentang baik tidaknya kinerja karyawan tersebut.

kreteria Untuk Mengukur Kinerja

Kriteria penilaian kinerja dapat dilihat melalui beberapa dimensi, yaitu kegunaan fungsional (functional utility),
keabsahan (validity), empiris (empirical base), sensitivitas (sensitivity), pengembangan sistematis (systematic
development), dan kelayakan hukum (legal appropriateness).

a. Kegunaan fungsional bersifat krusial, karena hasil penilaian kinerja dapat digunakan untuk melakukan
seleksi, kompensasi, dan pengembangan pegawai, maka hasil penilaian kinerja harus valid, adil, dan berguna
sehingga dapat diterima oleh pengambil keputusan.
b. Valid atau mengukur apa yang sebenarnya hendak diukur dari penilaian kinerja tersebut.
c. Bersifat empiris, bukan berdasarkan perasaan semata.
d. Sensitivitas kriteria. Kriteria itu menunjukkan hasil yang relevan saja, yaitu kinerja, bukan hal-hal lainnya
yang tidak berhubungan dengan kinerja.
e. Sistematika kriteria. Hal ini tergantung dari kebutuhan organisasi dan lingkungan organisasi. Kriteria yang
sistematis tidak selalu baik. Organisasi yang berada pada lingkungan yang cepat berubah mungkin justru lebih
baik menggunakan kriteria yang kurang sistematis untuk cepat menyesuaikan diri dan begitu juga sebaliknya.
f. Kelayakan hukum yaitu kriteria itu harus sesuai dengan hukum yang berlaku.

Agar penilaian fair, ada lima elemen yang harus diperhatikan:

Sasaran kinerja yang jelas

Sasaran disepakati bersama
Sasaran berkaitan dengan uraian jabatan
Pertemuan tatap muka
Diskusi

Sementara itu, untuk melakukan penilaian yang objektif, Anda harus mempertimbangkan enam elemen di bawah
ini:

Data aktual
Perilaku karyawan yang positif dan negatif
Keberanian atau ketegasan Anda
Sistem penilaian yang terstruktur
Formulir yang tidak rumit
Kemampuan menilai
Proses Penilaian Kinerja

Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk menilai kinerja anak buah atau pegawai Anda.

1. Persiapkan data-data yang dibutuhkan

Langkah pertama adalah mempersiapkan data-data yang berkaitan dengan perilaku dan kinerja bawahan Anda.
Ini dapat berupa catatan, laporan, hasil bimbingan terakhir, dan sebagainya.

2. Buat penilaian
Gunakan data-data yang telah dipersiapkan tersebut sebagai landasan menilai dan memberikan umpan balik.
Penilaian dan umpan balik ini umumnya termasuk sebagai draf penilaian (sementara). Meskipun demikian, Anda
tetap harus serius membuatnya.

3. Diskusikan dengan atasan langsung

Langkah selanjutnya adalah mendiskusikan penilaian dan umpan balik sementara dengan atasan langsung Anda.
Tujuannya, untuk memutuskan penilaian akhir yang fair dan objektif.

4. Selenggarakan pertemuan dengan bawahan Anda

Setelah penilaian akhir diputuskan, selenggarakan pertemuan dengan bawahan Anda. Pertemuan ini seyogianya
dilangsungkan di tempat dan waktu yang nyaman (misalnya kantor Anda atau ruang rapat) sehingga Anda berdua
tidak terganggu aktivitas lain.

5. Serahkan hasil penilaian kepada bawahan Anda

Langkah kelima adalah menyerahkan hasil penilaian kepada bawahan Anda. Jangan lupa, berikan waktu yang
memadai agar karyawan yang bersangkutan membaca hasil tersebut.
6. Bahas hasil penilaian
Langkah selanjutnya adalah membahas hasil penilaian Anda. Dalam pembahasan ini, kemukakan dasar penilaian
Anda dengan bahasa yang positif dan ukurannya (misal pengukuran motivasi). Setelah itu, berikan kesempatan
bawahan Anda untuk menyampaikan pendapat atau tanggapan.Mungkin saja dia memiliki pandangan yang
berbeda atas penilaian yang Anda berikan. Terima argumentasi tersebut lalu diskusikan lebih lanjut sehingga Anda
berdua dapat menyepakati penilaian akhirnya.

7. Informasikan rencana pengembangan

Langkah terakhir adalah menginformasikan rencana pengembangan untuk bawahan Anda. Rencana ini dapat
berupa pelatihan, promosi jabatan, penugasan, atau permagangan. Seperti halnya langkah keenam, langkah ini
bertujuan untuk mendapatkan kesepakatan bersama agar pengembangan tersebut berjalan dengan lancar dan
berhasil guna (efektif).

Dengan mengetahui kriteria dan langkah-langkah di atas, Anda dapat melakukan penilaian kinerja yang efektif.
Dengan demikian, penilaian kinerja tidak lagi menjadi kegiatan yang menegangkan atau sia-sia. Ujung-ujungnya,
produktivitas karyawan, unit kerja, dan perusahaan meningkat dari tahun ke tahun.

Ukuran Kinerja
Ukuran kinerja ini membahas mengenai sistem ukuran kinerja, yang menggabungkan informasi keuangan dengan
informasi non keuangan. Tujuan dari sistem ukuran kinerja adalah untuk membantu menerapkan strategi.

1. Sistem Ukuran Kinerja

Cita-cita dari sistem ukuran kinerja adalah untuk mengimplementasikan strategi. Dalam menetapkan sistem
tersebut, manajemen memilih ukuran-ukuran yang paling mewakili strategi perusahaan. Ukuran ini dapat dilihat
sebagai factor keberhasilan penting masa kini dan masa depan.
2. Keterbatasan Sistem Pengendalian Keuangan
Tujuan utama dari suatu perusahaan bisnis adalah untuk mengoptimalkan tingkat pengembalian pemegang saham.
Tetapi, megoptimalkan profitabilitas jangka pendek tidak selalu menjamin tingkat pengembalian yang optimum
bagi pemegang saham karena nilai pemegang saham mencerminkan nilai sekarang bersih (net present value-NPV)
dari perkiraan laba masa depan.

Beberapa alasan yang hanya mengandalkan ukuran-ukuran keuangan dapat menjadi fungsional:

Pertama, hal itu dapat mendorong tindakan jangka pendek yang tidak sesuai dengan kepentingan jangka panjang
perusahaan. Semakin besar tekanan yang diberikan untuk mencapai tingkat laba saat ini, semakin besar
kemungkinan bahwa manajaer unit bisnis akan mengambil tindakan jangka pendek yang mungkin salah dalam
jangka panjang.
Kedua,, manajer unit bisnis mungkin tidak mengambil tindakan yang berguna untuk jangka panjang, guna
memperoleh laba jangka pendek.
Ketiga, menggunakan laba jangka pendek sebagai satu-satunya tujuan mendistorsi komunikasi antara manajer
unit bisnis dengan manajemen senior. Jika manajer unit bisnis dievaluasi berdasarkan anggaran laba mereka,
mereka mungkin mencoba untuk menetapkan target laba yang mudah dicapai, sehingga mengarah pada data
perencanaan yang salah untuk seluruh perusahaan karena laba yang dianggarkan mungkin saja lebih rendah dari
yang seharusnya dapat dicapai.
Keempat, pengendalian keuangan yang ketat dapat memotivasi manajer untuk memanipulasi data. Ini dapat
dilakukan dalam berbagai bentuk. Pada satu tingkat, manajer bias saja memilih metode akuntansi yang meminjam
dari laba masa depan untuk memenuhi target periode sekarang.

Kesimpulannya, mengandalkan pada ukuran keuangan saja adalah tidak mencukupi untuk memastikan bahwa
strategi akan dilaksanakan dengan sukses. Solusinya adalah untuk mengukur dan mengevaluasi manajer unit
bisnis menggunakan berbagai ukuran, baik nonkeuangan maupun keuangan. Ukuran nonkeuangan yang
mendukung implementasi strategi disebut factor kunci keberhasilan atau indicator kunci kinerja.

Perusahaan lebih cenderung untuk menggunakan ukuran nonkeuangan ditingkat yang lebih rendah dalam
organisasi untuk pengendalian tugas dan penilaian keuangan ditingkat yang lebih tinggi untuk pengendalian
manajemen. Campuran dari ukuran keuangan dan nonkeuangan sebenarnya diperlukan di semua tingkatan dalam
organisasi.

Balanced scorecard adalah suatu contoh dari sistem ukuran kinerja. Menurut para pendukung pendekatan ini, unit
bisnis harus diberikan cita-cita dan diukur dari empat perspektif berikut ini:

1. Keuangan (contohnya: margin laba, tingkat pengembalian atas aktiva, arus kas)
2. Pelanggan (contohnya: pangsa pasar, indeks kepuasan pelanggan)
3. Bisnis internal (contohnya: retensi karyawan, pengurangan waktu siklus)
4. Inovasi dan pembelajaran (contohnya persentase penjualan dari produk baru).

Balanced scorecard memlihara keseimbangan antara ukuran-ukuran strategis yang berbeda dalam suatu usaha
mencapai keselarasan cita-sita, sehingga dengan demikian mendorong karyawan untuk bertindak sesuai dengan
kepentingan terbaik organisasi. Dalam menciptakan balanced scorecard, eksekutif harus memilih bauran dari
ukuran yang: (1) scara akurat mencerminkan factor kunci yang akan menentukan keberhasilan strategi
perusahaan;(2) menunjukkan hubungan antara ukuran-ukuran individual dalam hubungan sebab-akibat,
mengindikasikan bagaimana ukuran-ukuran nonkeuangan memengaruhi hasil keuangan jangka panjang; dan (3)
memberikan pandangan luas mengenai kondisi perusahaan saat ini.

Sistem Penilain Kinerja : Pertimbangan Tambahan

Suatu sistem penilaian kinerja berusaha untuk memenuhi kebutuhan dari pihak pemangku kepentingan
(stakeholders) yang berbeda dari organisasi perusahaan dengan menciptakan campuran dari ukuran-ukuran
strategis, ukuran hasil dan pemicu, ukuran keuangan dan nonkeuangan, serta ukuran internal dan eksternal.

a. Ukuran Hasil dan Pemicu

Ukuran hasil mengindikasikan hasil dari suatu strategi (misalnya meningkatnya pendapatan). Ukuran ini biasanya
merupakan “indicator yang terlambat” yang memberitahu manajemen mengenai apa yang telah terjadi.
Sebaliknya, ukuran pemicu merupakan “indicator yang mendahului” yang menunjukkan kemajuan dari bidang-
bidang kunci dalam mengimplementasikan suatu strategi, contohnya adalah waktu siklus.
Ukuran hasil dan pemicu adalah sangat terkait. Jika ukuran hasil mengindikasikan bahwa ada suatu masalah
namun ukuran pemicu menunjukkan bahwa strategi tersebut diimplementasikan dengan baik, maka kemungkinan
besar bahwa strategi tersebut perlu di ubah.
b. Ukuran Keuangan dan Nonkeuangan
Organisasi telah mengembangkan sistem yang sangat canggih untuk mengukur kinerja keuangan. Namun tahun
1980-an di AS banyak industry yang dipicu oleh perubahan dlam bidang nonkeuangan, seperti kualitas dan
kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya memengaruhi kinerja keuangan perusahaan. Banyak organisasi yang
gagal untuk memasukkannya dalam tinjauan kinerja tingkat ksekutif karena ukuran-ukuran ini cenderung kurang
canggih dibandingkan dengan ukuran keuangan dan manajer senior kurang terampil dalam menggunakannya.
c. Ukuran Internal dan Eksternal
Perusahaan harus mencapai keseimbangan antara ukuran-ukuran eksternal, seperti kepuasan pelanggan, dengan
ukuran-ukuran dari proses bisnis internal, seperti hasil produksi. Terlalu sering perusahaan mengorbankan
pengembangan internal untuk memperoleh hasil eksternal, karena secara salah meyakini bahwa ukuran internal
yang bagus sudah mencukupi.

Aspek yang paling penting dari system pengukuran kinerja adalah kemampuannya untuk mengukur hasil dan
pemicu sedemikian rupa sehingga menyebabkan organisasi bertindak sesuai dengan strateginya. Organisasi
tersebut mencapai keselarasan cita-cita dengan cara mengaitkan tujuan keuangan dan strategi keseluruhan dengan
tujuan di tingkat lebih rendah yang dapat dipantau dan dipengaruhi di tingkatan organisasi yang berbeda. Dengan
ukuran-ukuran ini, semua karyawan dapat memahami bagaimana tindakan mereka mempengaruhi strategi
perusahaan.
Karena ukuran-ukuran ini secara eksplisit terkait dengan strategi suatu organisasi, maka ukuran-ukuran dalam
scorecard harus spesifik untuk strategi tertentu dan oleh karena itu spesifik untuk organisasi tertentu. Walaupun
ada kerangka pengukuran kinerja yang generik, tidak ada scorecard yang generik.
Ukuran-ukuran scorecard dikaitkan dari atas ke bawah dan dikaitkan dengan target tertentu di seluruh organisasi.
Tujuan dapat menjelaskan suatu strategi lebih lanjut sehingga organisasi tersebut mengetahui apa yang perlu
dilakukan dan berapa banyak yang harus diselesaikan.
Terakhir, scorecard menekankan gagasan mengenai hubungan sebab akibat antara ukuran-ukuran tersebut.
Dengan menampilkan secara eksplisit hubungan sebab akibat tersebut, suatu organisasi akan memahami
bagaimana ukuran-ukuran nonkeuangan (misalnya: kualitas produk) memicu ukuran-ukuran keuangan (misalnya:
pendapatan).
Scorecard bukanlah sekedar daftar ukuran. Melainkan, masing-masing ukuran dalam scorecard harus dikaitkan
satu sama lain secara eksplisit dalam hubungan sebab akibat, sebagai suatu alat untuk menerjemahkan strategi
menjadi tindakan.
Semakin baik hubungan ini dipahami, maka semakin siap pula setiap individu dari organisasi untuk memberikan
kontribusi secara langsungdan jelas terhadap keberhasilan strategi organisasi.

Prose Pengembangan Standar Kinerja

Menurut Ivancevich (1992), kemampuan menghasilkan data yang akurat dan reliable akan meningkatk jika
mengikuti suatu proses sistematis yang terdiri dari 6 (enam) langkah, yaitu :

a. Mengadakan standar kinerja untuk setiap posisi dan criteria evaluasianya,

b. Mengadakan kebijaksanaan evaluasi kinerja berkaitan dengan kapan penilaian dilakukan, seberapa sering dan
siapa yang harus menilai,
c. Memiliki penilaian yang mengumpulkan data kinerja karyawan,
d. Memiliki penilaian yang mengevaluasi kinerja karyawan,
e. Mendiskusikan evaluasi tersebut dengan karyawan,
f. Membuat keputusan dan menyimpan hasil evaluasi tersebut.

Dimensi kinerja atas karyawan yang dinilai disebut dengan criteria evaluasi. Menurut Ivancevich (1992), suatu
criteria yang efektif harus memiliki karakteristik sebagao berikut :

a. Relevan. Suatu pengukuran kinerja harus sesuai dengan output aktual.

b. Sensitivitas. Suatu criteria harus dapat mencerminkan perbedaan antara orang yang berkinerja tinggi dan yang
berkinerja rendah.
c. Praktis. Kriteria harus mudah diukur, dan pengumpulan data dilakukan secara efisien.

Menurut Ivancevich (1992), beberapa pertimbangan yang dapat digunakan dalam menentukan waktu pelaksanaan
penilaian kinerja, yakni :

a. Dapat dilakukan secara arbitari, artinya waktu pelaksanaan penilaian kinerja dapat ditentukan secara sembarang.
b. Setiap karyawan dievaluasi dengan jadwal tunggal.
c. Jadwal evaluasi adalah pada suatu saat penyelesaian dari suatu siklus tugas.

Beberapa pihak yang dijadikan sebagai penilai dalam menilai kinerja karyawan antara lain :

a. Dinilai dari suatu komite dari beberapa atasan

b. Dinilai oleh teman kerja (Peer)
c. Dinilai oleh bawahan
d. Dinilai oleh orang dari luar (teknik reviu lapangan)
e. Dinilai oleh diri sendiri (Self-evaluation)
f. Dinilai dengan kombinasi pendekatan

https://www.hrlocker.com/hr-software/blog/implement-effective-performance-management-
system/