Opening Case:

“Erica Bell adalah Project Management Office(PMO) untuk JWD(Job Well Done) Consulting. JWD
Consulting adalah sebuah IT consultant yang membantu sebuah organisasi untuk menemukan dan
menentukan project dengan hasil yang tinggi dan membangun sebuah metrics yang kuat untuk
mengukur performansi proyek dan keuntungan untuk sebuah organisasi setelah proyek tersebut
diimplementasikan. Nah Joe Fleming, CEO dari JWD Consulting, menginginkan perusahaannya terus
tumbuh dan menjadi organisasi consulting kelas dunia. Untuk mendukung hal tersebut, dia meminta
Erica untuk bekerja dengan timnya dan konsultan yang lain untuk membangun sebuha intranet
dimana mereka dapat berbagi pengetahuan atau informasi menegenai project management yang
mereka miliki satu sama lain. Joe juga berharap informasi tersebut dapat di akses oleh klien
mereka.”

Selanjutnya kita akan mempelajari dan menganalisis input/output dari setiap group process study
kasus di atas (JWD Consulting Intranet Site Project):

1. Project Initiation

Project Initiation meliputi pengenalan dan memulai sebuah project yang baru. Dari contoh kasus di
atas output dari project initiation ada empat yaitu:

§ Project manager assigned

§ Key stakeholder identified

§ Business case completed

§ Project charter completed and signed

2. Project Planning

Output dari project planning berdasarkan studi kasus di atas adalah :

§ A team contract

§ A project scope statement

§ A work breakdown structure(WBA)

§ A project schedule

§ A list of prioritized risk

3. Project Executing

Project executing meliputi pengembilan aksi-aksi pokok untuk meyakinkan bahwa aktivitas yang
sudah direncanakan di project plan dapat terlaksana dengan komplit. Intinya, output dari group
process ini adalah hasil kerja sesuai dengan yang sudah di rencanakan di fase sebelumnya. Dalam
study kasus di atas, output dari project executing dapat dijabarkan sebagai berikut:

§ Survey completed
§ Intranet site design completed

§ Project benefit measurement completed

§ User input collected

§ Articles completed

§ Templates and tools completed

§ Ask the expert completed

§ User request feature completed

§ Links completed

§ Intranet site construction completed

§ Intranet site testing completed

§ Intranet site promotion completed

§ Intranet site roll-out completed

Dari penjabaran tersebut dapat dilihat bahwa hasil dari proses ini adalah sebuah produk yang
komplit dengan bernagai fitur yang sudah direncanakan di awal sesuai kebutuhan dan permintaan
dari user.

4. Project Monitoring and Controlling

Monitoring and controlling adalah proses mengukur progress menuju keobjektivan dari suatu
project, memonitor deviasi dari perencanaan, dan mengambil aksi-aksi korektif untuk menyesuaikan
progress dengan perencanaan yang sudah dibuat. Monitoring dan controlling ada dalam semua fase
dari project life cycle. Output utama dari monitoring and controlling adalah status dari suatu
subproject dan progress report. Monitoring and controlling meliputi 9 knowledge area dari suatu
project. Dalam contoh kasus diatas monitoring dan controlling dilakukan 1 kali/minggu, yaitu dihari
jumat. Yang dilaporkan adalah status dan progress reportnya, meliputi pekerjaan yang berhasil
diselesaikan, pekerjaan yang akan diselesaikan pada minggu selanjutnya, pekerjaan yang berjalan
baik, bekerjaan yang belum berjalan baik, saran, dan perubahan project.

5. Project Closing

Project closing bisa dikatakn sebagai fase akhir atau penyelesaian dari suatu project termasuk serah
terima kepada customer. Dalam hal ini project team juga harus memastikan bahwa deliverables are
complete, termasuk adanya presentasi final. Output utama dari project closing adalah project
archieves dan lessons-learned. Dalam studi kasus di atas output dari project closing adalah:

§ Lessons-learned report

§ Final project report table of contents