TEKNIK PERSIDANGAN

I. Pengertian Manajemen Forum

Dalam suatu organisasi dalam suatu agenda baik secara formal ataupun
informal melaksanakan manajemen forum. Sehingga tujuan dari yang diinginkan
tercapai dan dapat terealisasi melalui manajemen forum. Manajemen forum dapat
diartikan sebagai suatu bentuk pengaturan situasi atau keadaan peserta maupun
bahan diskusi di dalam forum rapat atau musyawarah.
Mengapa perlu dilakukan manajemen forum? Karena tiap individu akan
mempunyai pandangan yang berbeda tiap suatu hal atau permasalahan. Dengan
manajemen forum, kita dapat mengkondisikan bagaimana suatu forum sedemikian
serupa sehingga terbentuk kondisi atau situasi yang dapat memudahkan
sekelompok orang atau suatu organisasi dapat tercapai tujuan yang diinginkan.
Langkah-langkah terdiri dari cara yang kasar dan lembut. Cara yang kasar
dapat berupa main gertak, main pukul meja atau lempar kursi. Ada pula cara yang
lembut seperti dengan memberikan pernyataan yang bertele-tele, atau memainkan
waktu diskusi. Selain itu dengan memberi justifikasi pada pendapat orang lain yang
yang memiliki pandangan maupun visi yang sama dalam forum tersebut. Dan
seringkali terjadi adalah adu debat hanya untuk sebuah manajemen forum.
Semua hal memiliki 2 buah sisi, positif dan negatif , namun hal tersebut
dikembalikan kepada yang melaksanakan, apakah ilmu itu akan digunakan untuk
mencapai kemaslahatan bersama yang lebih besar atau hanya sekedar mengacau
bahkan mengarah pada menggolkan kepentingan individu dan golongan tertentu
dengan cara men-setting forum yang ada dengan sedemikian baik. Yang terpenting
adalah bagaimana kemudian bahasa-bahasa yang digunakan masih berada pada
lingkaran etis dan tetap memakai pola pikir terdidik dan bijaksana.
Persidangan resmi dilaksanakan atas dasar konstitusi dan atau kebutuhan
forum. Didalam persidangan resmi tersebut tentu pula ada tata tertib dan juga aturan
main yang harus dipatuhi, agar sidang yang akan dilaksanakan dapat berjalan
dengan tertib, teratur serta menghasilkan keputusan yang bersih, terpadu, dan sesuai
dengan kehendak bersama.
II.Teknik Persidangan dalam PMII
Teknik persidangan adalah mekanisme yang di gunakan untuk mengambil
keputusan suatu rapat atau musyawarah organisasi. Pimpinan Sidang Pimpinan
sidang terdiri dari:
1. Ketua Sidang : Mengatur jalannya persidangan.
2. Wakil Ketua Sidang : Membantu pimpinan sidang dalam menjalankan tugas
dan wewenangnya serta menggantikan ketua sidang apabila dianggap perlu.
3. Sekretaris Sidang : Mencatat apa yang ada di jalannya persidangan.
Istilah-istilah dan tata urut persidangan:
1. Interupsi yang dimaksud memotong jalannya persidangan.
2. Privilege yang dimaksud Izin untuk meninggalkan forum sidang.
3. Informasi yang dimaksud memberikan sebuah informasi tentang kejadian
urgent yang terjadi selama proses persidangan, serta menginformasikan hal-hal
yang urgent dalam pengambilan keputusan.
4. Order yang dimaksud permintaan fasilitas terhadap Pimpinan sidang atau
penyelenggara sidang.
5. Question yang dimaksud pertanyaan tentang hal-hal maupun opsi selama
jalannya persidangan.
6. Opsi yang dimaksud Usulan yang diajukan oleh peserta sidang; 7. Rasionalisasi
yang dimaksud alasan pengaju opsi.
7. Justifikasi yang dimaksud penguatan Opsi yang dilakukan oleh selain pengaju
opsi.
8. Afirmasi yang dimaksud penguatan opsi yang dilakukan oleh pengaju opsi
yang disertai dengan alasan.
9. Lobbying yang dimaksud proses penyamaan pendapat yang dilakukan oleh
para pembuat opsi yang telah mendapat justifikasi dan telah melakukan
afirmasi dengan difasilitasi oleh pimpinan sidang.
10. Voting yang dimaksud pemungutan suara oleh seluruh peserta sidang, setelah
proses lobbying tidak mendapatkan titik temu.
11. Klarifikasi yang dimaksud menjelaskan kembali maksud dan tujuan sebuah
pertanyaan, agar tidak terjadi kesalah pahaman. Klarifikasi dapat juga
dikeluarkan untuk mencabut sebuah opsi.
 12. Peninjauan Kembali yang dimaksud pembahasan ulang point-point yang telah
disahkan sebelum konsideran dibacakan dan atas persetujuan forum.
Ketentuan ketukan palu sidang
1. Satu Kali Ketukan Mengesahkan sebuah opsi atau point, mencabut pengesahan
sebuah opsi atau point yang dikarenakan kesalahan teknis yang tidak disengaja
dalam pengambilan pengesahan.
2. Dua kali Ketukan Memending jalannya persidangan, pergantian Pimpinan
sidang, mencabut pending persidangan.
3. Tiga kali Ketukan Membuka dan menutup persidangan serta pembacaan
konsideran.
4. Ketukan Berkali-kali Menenangkan forum.

III. Teknik Persidangan Secara Umum

A. Bentuk – Bentuk Persidangan
1. Sidang Terbuka : sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh berbagai
kalangan, misal para undangan, peserta siding, panitia pelaksana(Organizing
Committee (OC) dan Steering Committee(SC))
2. Sidang Tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka hanya untuk kalangan
tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta sidang dan Steering
Committee, Sidang Formatur.
B. JENIS PERSIDANGAN
1. Sidang Pleno
a. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan
dengan Permusyawaratan
2. Sidang Komisi
a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan
oleh Sidang Pleno
c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris
Sidang Komisi
 d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi
tersebut
e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang
bersangkutan
3. Sidang Paripurna
a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang
berhubungan dengan Permusyawaratan
C. INSTRUMENT PERSIDANGAN
1. Peserta Sidang:
Peserta sidang dalam sebuah forum persidangan dibedakan menjadi beberapa
yaitu:
a. Peserta sidang penuh adalah peserta yang ditunjuk dan khusus didelegasikan
untuk mengikuti jalanya persidangan dari awal sampai akhir persidangan.
b. Peserta sidang peninjau adalah peserta sidang yang hanya ditunjuk untuk
didelegasikan segbagai pengamat sebagai undangan(tamu sidang)
c. Sterring Committee adalah pengarah acara forum persidangan yang
menyiapkan draft persidangan dan bertanggungjawab secara penuh pada
semua aktifitas persidangan dari awal sampai akhir
2. Perangkat Keras
Adalah perangkat yang diperlukan sebagai kebutuhan skunder dalam
melaksanakan sebuah forum persidangan yang berhubungan dengan fasilitas
seperti:
a. Ruangan, ada 3 macam model ruangan untuk melaksanakan sebuah forum
persidangan yaitu ruang berbentuk U (tapal kuda), ruang berbentuk persegi
panjang dan ruang berbentuk lingkaran (meja bundar).
b. Alat alat tulis
c. Meja kursi, palu sidang, sound system dan alat bantu lainnya.
D. ATURAN PERSONALIA SIDANG
1. PESERTA
Hak peserta:
 a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan
usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
2. PENINJAU DAN UNDANGAN
Hak Peninjau dan Undangan:
1. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan
usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau dan Undangan:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
3. PRESIDIUM SIDANG
a. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang
Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
b. Presidium berjumlah ganjil (Presidium I, Presidium II dan Presidum III)
c. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan
seperti aturan yang disepakati peserta
d. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib
persidangan
E. INTERUPSI
Interupsi ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam
sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang
tersebut.
a. Interupsi Poin of Personal Previllage
Dilakukan jika ada kepentingan mendesak untuk meninggalkan tempat
persidangan.
b. Interupsi Poin of Clarification
 Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang
butuh klarifikasi.
c. Interupsi Poin of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap
membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
d. Interupsi Poin of Order
Digunakan untuk menyampaikan redaksi/hasil/poin pembahasan atau
juga dapat untuk meminta pimpinan sidang untuk meluruskan jalannya sidang
apabila keluar dari konteks.
F. ATURAN KETUKAN PALU
Palu sidang merupakan lambang otoritas pimpinan sidang dan penentu
keabsahan ketetapan atau keputusan sidang. Palu sidang ini berperan nyata bila
ketukan sesuai aturan konvensional yang berlaku. Adapun aturan ketukan palu
dalam sidang yaitu:
1 kali ketukan :
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan
sementara).
c. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu
lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
d. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama,
misalnya istirahat, lobying, sholat, makan.
3 kali ketukan :
a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
G. ISTILAH PERSIDANGAN
a. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala
tekhnis atau prinsip.
b. Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
 c. Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan
pendapat dalam pengambilan keputusan, jika di dalam forum tidak menemukan
suatu keputusan mufakat diantara 2 orang peserta atau lebih.
d. Votting ialah suatu bentuk pengambilan putusan berdasarkan suara terbanyak,
jika sebelumnya telah diadakan lobiying belum juga menemukan kemufakatan.
e. Mufakat ialah pengambilan putusan bersama berdasarkan hasil putusan forum
yang disepakati secara bersama-sama.
H. QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MUFAKAT
a. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-
kurangnya 3/4 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)
b. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak
berhasil diambil melalui suara terbanyak 3/4 dari peserta yang hadir di
persidangan
c. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara
seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara
ulang