Tugas Personal ke - 1

Minggu 2 / Sesi 3

PT. SERUPUT MAKMUR merupakan perusahaan yang memproduksi mie instant. Produk
mie instant SERUPUT MAKMUR sangat populer di kalangan Ibu Rumah Tangga,
mengingat produk ini dibuat dari bahan-bahan alami yang aman dikonsumsi setiap hari.
Mengingat permintaan pasar yang semakin meningkat, PT. SERUPUT MAKMUR ingin
meningkatkan kapasitas produksinya. Pabrik dan mesin produksi baru telah dibeli guna
mengakomodir kebutuhan tersebut. PT. SERUPUT MAKMUR juga ingin
mensistematisasikan Proses Pengadaan Bahan Bakunya yang masih manual, agar mampu
mendukung kebutuhan peningkatan kapasitas produksi.
Dalam beberapa sesi diskusi yang telah dilalui, diketahui bahwa PT. SERUPUT MAKMUR
membutuhkan sebuah Sistem Informasi Pengadaan Bahan Baku yang dapat diakses baik dari
Kantor Pusat maupun Pabrik. Perlu diketahui bahwa Kantor Pusat dan Pabrik tidak berada
pada lokasi yang sama. Selain itu, perusahaan juga mengharapkan agar Sistem Informasi
yang dibangun memiliki tampilan yang sederhana, yang didominasi gradasi warna hijau,
seperti logo perusahaan.
Ms. Chantika selaku salah satu Senior System Analyst yang terlibat di dalam kegiatan
pembangunan Sistem Informasi ini juga telah mendokumentasikan proses bisnis berjalan
terkait dengan Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Berikut proses
bisnisnya:
1. Staf Bagian Gudang, yang berada di pabrik, secara rutin akan mengecek ketersediaan
stok dari bahan baku. Apabila ada bahan baku yang habis, maka Bagian Gudang akan
membuat dokumen “Purchase Requisition,” yang memuat daftar bahan baku yang
hendak di-stok kembali. “Purchase Requisition” yang sudah disetujui oleh Kepala
Gudang kemudian akan dikirimkan kepada Staf Bagian Procurement, yang berada di
Kantor Pusat.
2. Setelah menerima “Purchase Requisition,” Staf Bagian Procurement akan membuat
dokumen “Purchase Order,” yang memuat daftar bahan baku yang akan ditujukan
kepada para Supplier. Setelah dokumen tersebut disetujui oleh Manajer Procurement,

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

 dokumen tersebut selanjutnya akan dikirimkan kepada Supplier. Salinan “Purchase
Order” juga akan diinformasikan kepada Staf Bagian Gudang.
3. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Bahan Baku ke pabrik beserta
dengan Surat Jalan. Bahan Baku dan Surat Jalan akan diterima oleh Staf Bagian
Gudang. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan Surat Jalan dan salinan
“Purchase Order,” Staf Bagian Gudang akan menerima bahan baku tersebut dengan
membuat “Good Receipt,” yang berisi daftar bahan baku yang diterima. Setelah
mendapat persetujuan dari Manajer Procurement, salinan dokumen ini selanjutnya
akan diinformasikan kepada Staf Bagian Procurement dan Staf Accounting Finance.
4. Selang beberapa hari, Supplier akan mengirimkan Invoice kepada Staf Accounting
Finance, yang ada di Kantor Pusat. Staf Accounting Finance akan mengecek
kesesuaian Invoice dengan salinan “Good Receipt.” Apabila sudah sesuai, maka Staf
Accounting Finance akan membuat dokumen “Outgoing Payment,” yang berisi
perintah pengeluaran kas untuk kebutuhan pembayaran kepada Supplier. Dokumen ini
harus ditanda-tangani oleh Manajer Accounting Finance terlebih dahulu sebelum
proses pembayaran dapat dilakukan.

***

Anda sebagai Junior System Analyst, baru saja terlibat di dalam projek pembangunan Sistem
Informasi Pengadaan Bahan Baku di PT. SERUPUT MAKMUR. Pada kesempatan ini, Anda
diminta untuk:
1. (50%, LO1) Berdasarkan kasus di atas, Systems Development Methodologies apa
yang akan dijalankan? Berikan alasan dan pertimbangannya! Lalu tentukan aktivitas-
aktivitas apa saja yang akan dijalankan pada setiap tahapan dari metodologi yang
dipilih, beserta dengan output untuk aktivitas-aktivitas tersebut! Mohon agar jawaban
dapat mengacu kepada literatur dari Dennis (2015).
2. (50%, LO2) Ms. Chantika meminta Anda untuk melakukan Interviews guna
menggali lebih dalam terkait dengan user requirements. Apa yang akan Anda lakukan
di setiap tahapan Interviews berikut (Dennis, 2015):
a. Select Interviewees
b. Design Interview Questions (buat minimal 5 pertanyaan)

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design

c. Prepare for the Interview
d. Conduct the Interview
e. Post-Interview Follow-Up

ISYS6506–Information Systems Analysis and Design