OPERATION MANAGEMENT

My CAFÉ

DAILY ACTIVITIES

Menggunakan sistem SOP, yaitu Standard Operating Procedures. Seperti dibawah ini :

 Pre-Opening (Pembukaan Café). Contoh : Pembersihan Café sebelum dibuka pada

pagi hari
Operation Hours (Café beroperasi). Contoh : Pembersihan bagian dalam/luar Café
(contoh : mengelap kaca, mengepel lantai, dll) pada jam buka, dengan kondisi
bersih/kotor
Closing (Penutupan Café). Contoh : Mengadakan Briefing dan evaluasi, salah
satunya membahas tentang keluhan-keluhan dari pelanggan
Closed (Café tutup)
OPERATION

 Manager (Store Manager). Seorang manager dapat merangkap sebagai seorang

barista
 Waiter/Waitress
 Cashier. Petugas bagian cashier hanya berkewajiban mengurus pembayaran (tidak
bisa merangkap sebagai barista)
 Cleaning Service. Bisa dilakukan oleh orang sendiri, ataupun dengan
menggunakan outsourcing, menyewa petugas pembersih dari sebuah perusahaan
pembersih
OPERATION

 Money Policy : Bila uang kembalian habis, petugas bagian kasir memberitahu
atasannya, misalkan Store Manager. Manager harus tanggap dalam menghadapi
hal ini, segera menukarkan uang atau dengan cara-cara yang lain
 Petty Cash. Pertama ditentukan jumlah uang yang masuk ke dalam Petty Cash.
Yang dimaksudkan dengan istilah ini adalah bila owner (pemilik Café) datang
meminjam uang diperbolehkan, dengan dicatat. Sehingga, pada akhirnya (waktu
hitung-hitungan), tidak ada yang salah
 “Sistem pembuatan kopi” policy. Jika meja 1, memesan 1 coffee, 1 tea. Meja 2
pesan 2 coffee, 1 tea, dan meja 3 memesan 3 coffee, 1 tea. Kita yang mengatur,
apakah policy kita membuat teh/tea nya bersamaan, atau sesuai dengan urutan
pemesanan
 Inventory/Stock. Melakukan penyimpanan biji-biji kopi (beans) di café, sehingga
jika biji kopi habis, kita masih memiliki simpanan/stock
ADVERTISEMENT

 Paid Ad, contoh : mengiklankan Café kita lewat koran. Keuntungan dari Paid Ad
adalah banyak yang melihat iklan Café kita. Kerugiannya, harganya mahal.
 Otaku (dari bibir ke bibir).
 In-store Ad, contoh : melakukan promosi di dalam Café. In-Store Ad memang jauh
lebih murah dari pada Paid Ad, tapi yang melihat promosi kita hanyalah sedikit
(ruang lingkupnya lebih kecil, secara di dalam café saja). Kalau Paid Ad, ruang
lingkupnya besar, mungkin bisa seluruh Jawa atau seluruh Indonesia.
 My CAFE’s Business Management

1. Product Management. Bertugas mengurus konsep dari produk (Product

Concept), seperti jenis-jenis makanan dan minuman.

3. Store Management. Membuat checklist mengenai, kegiatan apa saja yang akan
dilakukan oleh petugas Café. Pada waktu pembukaan Café (Store Opening),
pengoperasian Café (Store Operating) dan penutupan Café (Store Closing).

5. Financial Management.
• Treasurer : Pemegang uang kontan/cash.
• Sistem akuntansi. Memakai program komputer akuntansi atau membayar
seorang konsultan keuangan.
• Membuat laporan keuangan per periode.
 My CAFE’s Business Management

1. Karyawan (Employee).
Melakukan meeting yang dibagi dalam 4 tahap :

• Daily Meeting (harian) : Briefing yang menceritakan keadaan Café dan membahas
keluhan dan komplain dari pengunjung pada hari sebelumnya.
• Weekly Meeting (mingguan) : Diskusi tentang hal-hal apa yang telah dicapai
selama 1 minggu Café beroperasi. Target-target keuangan per minggu, misalkan 3
juta. Jika target tidak tercapai, lalu dilakukan analisa mengapa target tidak
tercapai.
• Monthly Meeting (bulanan) : Target keuangan per bulan. Lagi-lagi berdiskusi
tentang target-target yang tercapai dan target yang tidak tercapai. Jika target
tidak tercapai, mungkin promosi yang dilakukan kurang. Dalam meeting bulanan,
juga dibahasmasalah-masalah meeting mingguan yang belum selesai/yang
numpuk.
 My CAFE’s Business Management

• Yearly Meeting (tahunan) : Hampir sama dengan Monthly Meeting, pada saat Yearly
Meeting, hal yang dilakukan adalah membahasa masalah-masalah dalam meeting
bulanan yang belum selesai.
 OPERATION MANAGEMENT
My CAFÉ

THE END

THANKS FOR YOUR ATTENTION