MODUL

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

INCLUDEPICTURE "https://unisa.ac.id/wp-content/uploads/2015/08/LOGO-

UNISA.png" \* MERGEFORMATINET

DisusunOleh :
ENUNG NUR ‘AISYAH, SE., M.Si

1
 FAKULTAS ILMU KESEHATAN
PRODI ILMU GIZI

BAB I
DASAR-DASAR KOMUNIKASI

1.1 RUANG LINGKUP DAN PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan hal yang sangat fundamental dalam
kehidupan. Peristiwa komunikasi bisa terjadi di mana-mana. Misalnya,
menyalakan televisi dengan menekan tombol listrik (engineering
communication), dua ekor burung yang saling bercengkerama (animal
communication), hubungan antarsel pada saat mahluk hidup bernafas (cell
communication), dan komunikasi antarmanusia (human communication).
Dalam bu'ku ini, pembahasan dibatasi pada peristiwa komunikasi
antarmanusia.
Sebagai mahluk sosial, manusia senantiasa ingin berhubungan dengan
manusia lainnya. la ingin mengetahui lingkungan sekitarnya, bahkan ingin
mengetahui apa yang terjadi dalam dirinya. Rasa ingin tahu itu memaksa
manusia untuk berkomunikasi. Profesor Wilbur Schramm dalam Cangara
(2004: 1) menyebutkan bahwa tanpa komunikasi, tidak mungkin terbentuk
suatu masyarakat. Sebaliknya tanpa masyarakat, manusia tidak mungkin
dapat mengembangkan komunikasi.
Berkomunikasi dengan baik akan memberi pengaruh langsung
terhadap struktur keseimbangan seseorang dalam masyarakat apakah ia
seorang dokter, dosen, manajer, pedagang, pemuka agama, pramuniaga, dan
lain sebagainya. Keberhasilan dan kegagalan seseorang dalam mencapai
sesuatu yang diinginkan termasuk karier banyak ditentukan oleh
kemampuan dalam berkomunikasi.

2
 Sebagai ilmu yang dapat diterapkan dalam kehidupan bermasyarakat,
komunikasi pada awalnya merupakan proses retorika dan jurnalistik yang
banyak berkaitan dengan pembentukan pendapat umum (opini publik).
Dalam peta ilmu pengetahuan, komunikasi dinilai oleh banyak pihak sebagai
ilmu monodisiplin yang berinduk pada ilmu politik. Namun, adanya proses
akumulasi dalam perkembangan ilmu pengetahuan serta semakin
integratifnya ilmu antara yang satu dengan yang lain akhirnya menjadikan
komunikasi sebagai ilmu multidisiplin. Disiplin ilmu yang telah memberi
masukan terhadap perkembangan ilmu komunikasi antara lain psikologi,
sosiologi, antropologi, ilmu politik, ilmu manajemen, linguistik, matematika,
dan ilmu elektronika. Berbagai definisi komunikasi dibuat oleh para pakar
menurut bidang ilmunya.
Istilah komunikasi sesungguhnya berpangkal pada perkataan latin
Communis yang artinya membuat kebersamaan atau membangun
kebersamaan antara dua orang atau lebih. Komunikasi juga memiliki akar
kata berbahasa Latin Communico yang artinya membagi (Stuart dalam
Cangara, 2004:18).
Ilmu komunikasi merupakan suatu upaya yang sistematis untuk
merumuskan prinsip-prinsip secara tegas, dan atas dasar prinsip-prinsip
tersebut disampaikan informasi serta dibentuk pendapat dan sikap (Hovland
dalam Cangara. 2004:17).
Kelompok sarjana komunikasi yang memfokuskan diri pada studi
komunikasi antarmanusia menyatakan bahwa “Komunikasi adalah suatu
pertukaran, proses simbolik yang menghendaki orang-orang agar mengatur
lingkungannya (1) dengan membangun hubungan antarsesama manusia; (2)
melalui pertukaran informasi; (3) untuk menguatkan sikap dan tingkah laku
orang lain; (4) serta berusaha mengubah sikap dan tingkah laku itu” (Book
dalam Cangara, 2004:18).
Everett M. Rogers, seorang pakar Sosiologi Pedesaan Amerika,
membuat definisi, “Komunikasi adalah suatu proses di mana dua orang atau
lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama

3
 lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian” (Rogers dan
Kincaid dalam Cangara, 2004:19).
Ada pula yang mendefinisikan bahwa komunikasi adalah proses di
mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih.
dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka. Dalam makna yang
sederhana, komunikasi adalah proses bertukar pengertian.
Dari uraian atas beberapa pendapat tersebut, komunikasi pada dasamya
dapat dipandang dari berbagai dimensi. Jika dipandang sebagai proses,
komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan yang
berlangsung secara dinamis. Secara simbolik, komunikasi menggunakan
berbagai lambang atau simbol yang dinyatakan dalam bentuk nonverbal
(isyarat, gerak, dan ekspresi) maupun verbal (bahasa lisan dan tertulis).
Sementara sebagai sistem, komunikasi terdiri atas unsur-unsur yang saling
bergantung dan merupakan satu kesatuan yang integratif.
Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan
pihak lain terangsang untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Jadi,
komunikasi dengan komunikasi yang efektif bukanlah hal yang sama.
Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah
keberhasilan individu maupun organisasi.

1.2 PROSES KOMUNIKASI

Bagaimana pengirim menyampaikan pesan kepada penerima?
Komunikasi antar manusia hanya bisa terjadi bila didukung unsur-unsur
komunikasi, dan komunikasi memerlukan proses. Pembahasan mengenai
proses komunikasi akan dijelaskan melalui beberapa model komunikasi.
1.2.1 Model Komunikasi Aristoteles
Aristoteles dalam bukunya Rhetorica (Cangara, 2004:39)
berpendapat bahwa setiap komunikasi terdiri atas 3 (tiga) unsur
penting, yaitu:
1. Pembicara, yakni sumber komunikasi atau orang yang
menyampaikan pesan.

4
 2. Apa yang dibicarakan.
3. Penerima, yaitu orang yang menerima pesan.
Apabila digambarkan, proses komunikasi menurut Aristoteles
tampak dalam Gambar 1.1.

SUMBER PESAN PENERIM

A

Gambar 1.1 Model Komunikasi Anstoteles

Sumber: Cangara, 2004, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, hal. 39.

1.2.2 Model Komunikasi David K. Berlo

Dalam model komunikasi David K. Berlo, unsur-unsur utama
komunikasi terdiri atas SMCR, yakni Source (sumber atau
pengirim), Message (pesan atau informasi), Channel (saluran dan
media), dan Receiver (penerima). Di samping itu, terdapat tiga unsur
lain, yaitu Feedback (tanggapan balik), efek, dan lingkungan.

SUMBER PESAN SALURAN PENERIMA EFEK

DAN MEDIA

UMPAN
BALIK
LINGKUNGAN

Gambar 1.2 Model Komunikasi Berlo

Sumber: Cangara, 2004, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta,
hal. 23.

a. Sumber
Semua penstiwa komunikasi akan melibatkan sumber
sebagai pengirim informasi. Sumber bisa terdiri dari satu orang
atau kelmpok, misalnya partai, organisasi, atau lembaga. Sumber
sering disebut komunikator, source, sender, atau encoder.

5
b. Pesan
Pesan adalah sesuatu (pengetahuan, hiburan, informasi,
nasehat, atau propaganda) yang disampaikan pengirim kepada
penerima. Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau
melalui media komunikasi. Pesan sering disebut message,
content, atau information.
c. Saluran dan Media
Saluran komunikasi terdiri atas komunikasi lisan, tertulis,
dan elektronik. Media yang dimaksud di sini adalah alat atau
sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim
kepada penerima. Media dalam komunikasi antarpribadi dapat
beaipa panca indra atau saluran komunikasi berupa telepon,
telegram, dan e-mail. Sementara dalam komunikasi massa, media
dapat dibedakan atas dua macam, yaitu media cetak (surat kabar,
majalah, buku, selebaran, brosur) dan media elektronik (radio,
film, televisi, komputer, video cassette/tape). Selain media
tersebut di atas, masih terdapat tempat-tempat tertentu yang bisa
dipandang sebagai media komunikasi sosial, misalnya rumah
ibadah, balai desa, arisan, panggung kesenian, dan pesta rakyat.
d. Penerima
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang
dikirim oleh pengirim. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau
kelompok. Penerima merupakan elemen penting dalam proses
komunikasi karena menjadi sasaran dalam suatu komunikasi.
Penerima sering disebut dengan berbagai istilah, antara lain
khalayak, sasaran, komunikan, audiens, atau receiver.
e. Umpan Balik
Umpan atau tanggapan balik merupakan respons atau reaksi
yang diberikan oleh penerima. Dalam hal pesan belum sampai
kepada penerima, tanggapan balik dapat pula berasal dari media.
Umpan balik bisa berupa data, pendapat, komentar, atau saran.

6
 f. Efek
Efek atau pengaruh merupakan perbedaan antara apa yang
dipikirkan, dirasakan, dan dilakukan oleh penerima sebelum dan
sesudah menerima pesan. Pengaruh bisa terjadi dalam bentuk
perubahan pengetahuan (knowledge), sikap (attitude), dan
perilaku (behavior).
g. Lingkungan
Lingkungan atau situasi adalah faktor-faktor tertentu yang
dapat memengaruhi jalannya komunikasi. Lingkungan dapat berupa:
- lingkungan fisik (misalnya letak geografis dan jarak)
- lingkungan sosial budaya (misalnya bahasa, adat-istiadat, dan
status sosial)
- lingkungan psikologis (pertimbangan kejiwaan)
- dimensi waktu (misalnya musim, pagi/siang/malam)
Setiap unsur tersebut saling bergantung satu sama lain dan
memiliki peranan penting dalam membangun proses komunikasi.

1.2.3 Model Komunikasi Bovee dan Thill

Bovee dan Thill dalam bukunya Business Communication
Today menggambarkan proses komunikasi sebagai berikut:

2. IDE
BERUBAH
MENJADI PESAN

1. PENGIRIM 3. PESAN
MEMPUNYAI DISAMPAIKAN
IDE/GAGASAN

5. PENERIMA BEREAKSI 4. PENERIMA

DAN MENGIRIM MENDAPAT
UMPAN BALIK PESAN

Gambar 1.3 Model Komunikasi Bovee dan Thill

Sumber: Haryani, 2001, Komunikasi Bisnis, AMP YKPN, Yogyakarta, hah 8

7
 Proses komunikasi tersebut terdiri dari 5 (lima) tahap kegiatan,
yakni:
1. Pengirim memiliki ide/gagasan
Komunikasi diawali dengan adanya ide/gagasan dalam
pikiran seseorang (pengirim) dan kemudian ingin
menyampaikannya kepada orang lain (penerirna).
2. Ide diubah menjadi pesan
Ide/gagasan yang ada dalam pikiran pengirim tidak mudah
dimengerti oleh orang lain. Agar dapat dimengerti atau diterima
dengan baik, ide/gagasan yang ada dalam pikiran diubah menjadi
pesan. Bentuk pesan, gaya penyampaian, dan nada, tergantung
pada selera dan pilihan pengirim pesan. Perubahan ide menjadi
pesan sering disebut encoding.
3. Pemindahan pesan
Setelah ide/gagasan diubah menjadi pesan, tahap
selanjutnya adalah mcmindahkan pesan kepada penerima melalui
berbagai bentuk komunikasi (verbal, nonverbal, lisan, atau
tertulis) dan media komunikasi (tatap muka, telepon, surat,
laporan, dan lain sebagainya). Pemilihan saluran dan media
komunikasi tergantung pada jenis dan sifat pesan yang akan
dikirim.
4. Penerima menerima pesan
Penerima mengartikan atau menginterpretasikan pesan
yang diterima.
5. Penerima pesan bereaksi dan mengirimkan umpan balik
Sebagai tanggapan atas pesan yang diterima, penerima akan
memberi sinyal (misalnya mengangguk, tersenyum, atau secara
tertulis). Umpan balik adalah tanggapan dari penerima pesan dan
merupakan elemen kunci dalam rantai komunikasi. Apabila

8
 ternyata penerima tidak memahami pesan, maka pesan perlu
diperbaiki dan dikirim ulang.

1.3 BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Komunikasi bisa terjadi dalam berbagai bentuk. Misalnya, percakapan
melalui telepon, mendengarkan radio, tatap muka langsung, menulis memo,
membaca surat kabar, dan lain sebagainya. Bentuk dasar komunikasi ada
dua, yakni komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal.
1.3.1 Komunikasi Nonverbal
Bentuk yang paling dasar dari komunikasi adalah komunikasi
nonverbal. Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak
tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan
seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill,
2003:4). Komunikasi nonverbal sering juga disebut bahasa isyarat atau
bahasa diam (silent language). Ahli antropologi mengungkapkan
bahwa sebelum kata-kata ditemukan, komunikasi terjadi melalui
gerakan badan atau bahasa tubuh (body language). Sebagai contoh,
membelalakkan mata atau mengepalkan tangan untuk menyatakan
kemarahan, mengangguk untuk menyatakan persetujuan, saling
menyentuh untuk menunjukkan perhatian, dan lain sebagainya.
Studi menarik yang dilakukan oleh Albert Mahrabian pada
tahun 1971 menyimpulkan bahwa tingkat kepercayaan yang
bersumber dari pembicaraan orang hanya 7% yang berasal dari
bahasa verbal, 38% dari vokal suara, dan 55% dari ekspresi wajah. la
juga menambahkan bahwa jika terjadi pertentangan antara apa yang
diucapkan seseorang dengan perbuatannya, maka orang lain
cenderung mempercayai hal-hal yang bersifat nonverbal (Cangara,
2004:99).

9
 Gambar 1.4 Komunikasi Nonverbal
Pemberian arti terhadap kode nonverbal sangat dipengaruhi
oleh sistem sosial budaya dari masyarakat yang menggunakannya.
Misalnya, meludah di depan orang dipandang sebagai perbuatan
kurang terpuji oleh masyarakat Asia. Pada beberapa suku Indian di
Amerika, tindakan itu justru diartikan sebagai penghorrnatan.
Sementara di Eropa Timur, tindakan tersebut dianggap lambang
kesialan. Contoh lainnya adalah mengeluarkan lidah yang diartikan
sebagai ejekan atau lelucon bagi orang Eropa dan Amerika,
sedangkan bagi beberapa suku di Papua Nugini tindakan itu diartikan
sebagai ucapan selamat datang.
Menurut Mark Knap (dalam Cangara, 2004:100), fungsi
komunikasi nonverbal adalah :
a. Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition)
b. Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan
dengan kata-kata (substitution)
c. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya
(identity)
d. Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum
sempurna
Dari berbagai studi yang pernah dilakukan, komunikasi
nonverbal dapat dikelompokkan dalam beberapa bentuk (Cangara,
2004:101) :
a. Kinesics
Ialah komunikasi nonverbal yang ditunjukkan dengan
gerakan tubuh. Gerakan tubuh dibagi dalam lima kelompok,
yakni:
1. Emblems, merupakan isyarat yang memiliki arti langsung
pada simbol yang dibuat oleh gerakan badan. Misalnya,
mengangkat jari V artinya victory atau menang, mengangkat

10
 jempol berarti terbaik untuk orang Indonesia, tetapi terjelek
bagi orang India.
2. Illustrators, merupakan gerakan badan untuk menjelaskan
sesuatu. Misalnya, besarnya suatu benda atau tinggi
rendahnya suatu objek.
3. Affect Display, merupakan isyarat yang terjadi karena dorongan
emosional sehingga berpengaruh terhadap ekspresi muka.
Misalnya, tertawa, menangis, tersenyum, sinis, dan sebagainya
4. Regulators, merupakan gerakan tubuh yang terjadi di daerah
kepala. Misalnya, mengangguk dan menggelengkan kepala.
5. Adaptory, merupakan gerakan badan yang dilakukan sebagai
tanda kejengkelan. Sebagai contoh, menggerutu, menarik
nafas dalam-dalam, dan mengepalkan tinju.
b. Gerakan mata (eye gaze)
Mata adalah alat komunikasi yang paling berarti untuk
memberi isyarat tanpa kata. Gerakan mata dapat mencerminkan
isi hati seseorang. Jika seseorang tertarik pada suatu objek
tertentu, maka pandangannya akan terarah pada objek itu tanpa
terputus dalam beberapa saat.
c. Sentuhan (touching)
Ialah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan.
Ada tiga bentuk sentuhan badan:
1. Kinesthetic, merupakan isyarat yang ditunjukkan dengan
bergandengan tangan untuk mengungkapan keakraban atau
kemesraan.
2. Sociofugal, merupakan isyarat yang ditunjukkan dengan
berjabatan tangan atau saling merangkul untuk menunjukkan
dimulainya persahabatan.
3. Thermal, merupakan isyarat yang ditandai dengan sentuhan
yang lebih emosional sebagai tanda persahabatan yang intim.
Misalnya, menepuk bahu, adu tinju, dan adu telapak tangan.

11
d. Paralanguage
Ialah isyarat yang ditimbulkan dari tekanan atau irama
suara sehingga penerima dapat memahami sesuatu di balik apa
yang diucapkannya. Misalnya, 'datanglah' bisa diartikan betul-
betul mengundang atau sekedar basa-basi.
e. Diam
Diam juga merupakan suatu komunikasi nonverbal yang
memiliki arti. Sikap diam sangat sulit diterka dan dapat
menimbulkan keraguan. Diam dapat mengandung arti positif atau
negatif.
f. Postur Tubuh
Manusia lahir ditakdirkan dengan berbagai bentuk tubuh.
Masing-masing bentuk tubuh dapat menggambarkan karakter
orang yang bersangkutan. Ada tiga bentuk tubuh, yaitu (1)
ectomoprhy, bentuk tubuh tinggi kurus yang dilambangkan
sebagai orang yang memiliki sikap ambisius, pintar, kritis; (2)
mesomorphy, bentuk tubuh tegap dan altetis yang dilambangkan
sebagai pribadi yang cerdas, bersahabat, dan aktif; dan (3)
endomorphy, bentuk tubuh pendek, bulat, dan gemuk yang
digambarkan sebagai pribadi yang humoris, santai, dan cerdik.
g. Warna
Warna dapat memberi arti terhadap suatu objek. Misalnya,
warna merah menunjukkan kemarahan atau semangat. Sementara
warna putih menunjukkan kesucian atau kebersihan. Suatu
negara atau organisasi dapat dikenal melalui warna.
h. Bunyi
Jika paralanguage dimaksudkan sebagai tekanan suara dari
mulut, maka bunyi yang dimaksudkan di sini adalah suara yang
dikeluarkan dari berbagai benda. Misalnya, lonceng letusan
senjata, beduk, tepuk tangan, peluit, dan lain-lain.
i. Bau

12
 Bau juga merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Bau bisa
dipergunakan untuk melambangkan status. Misalnya, bau
kosmetik dan parfum.
Komunikasi nonverbal memang bisa berdiri sendiri, tetapi
sering dilakukan bersamaan dengan komunikasi verbal.

1.3.2 Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan suatu bentuk komunikasi di mana
pesan disampaikan secara lisan atau tertulis menggunakan suatu
bahasa. Bahasa didefinisikan sebagai seperangkat kata yang disusun
secara terstruktur sehingga menjadi kalimat yang mengandung arti.
Komunikasi verbal tidak hanya menyangkut komunikasi lisan atau
oral communication (berbicara dan mendengar), tetapi juga
komunikasi tertulis atau written communication (menulis dan
membaca).
Berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk
komunikasi verbal dibedakan menjadi dua, yakni:
1. Berbicara dan menulis (speaking dan writing)
Dalam menyampaikan pesan, berbicara pada umumnya lebih
disukai daripada menulis karena lebih nyaman dan praktis.
Namun, tidak semua pesan bisa dengan tepat disampaikan secara
lisan. Pesan yang kompleks dan sangat penting umumnya
disampaikan menggunakan tulisan. Tulisan untuk tujuan bisnis
bisa berupa surat dan laporan.
2. Mendengar dan membaca (listening dan reading)
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang terjadi dua
arah. Namun, orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis
cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan mformasi

13
 daripada menyampaikannya. Untuk itu, keterampilan mendengar
dan membaca sangat diperlukan.

1.4 TIPE DAN FUNGSI KOMUNIKASI

Tipe komunikasi diklasifikasikan berdasarkan sudut pandang dan
pengalaman dari masing-masing pakar. Kelompok Sarjana Komunikasi
Eropa membagi komunikasi menjadi dua macam, yakni komunikasi
antarpersonal dan komunikasi massa. R. Wayne Pace, dkk dari Brigham
Young University membagi komunikasi menjadi tiga tipe, yakni komunikasi
dengan diri sendiri, komunikasi antapribadi, dan komunikasi khalayak.
Kelompok Sarjana Komunikasi Amerika menyebutkan lima tipe
komunikasi, yaitu Komunikasi Antarpnbadi (Interpesonal Communication),
Komunikasi Kelompok Kecil (Small Group Communication), Komunikasi
Organisasi, Komunikasi Massa (Mass Communication), dan Komunikasi
Publik (Public Communication). Sementara ltu, Joseph A. DeVito dari City
University of New York membagi komunikasi menjadi empat tipe, yakni
Komunikasi Antapribadi, Komunikasi Kelompok Kecil, Komunikasi Publik,
dan Komunikasi Massa.
Memperhatikan pendapat para pakar di atas, dalam buku ini akan
diuraikan 5 (lima) tipe atau tingkatan komunikasi beserta fungsinya masing-
masing.
1. Komunikasi dengan Diri Sendiri (Intrapersonal Communication)
Komunikasi dengan diri sendiri adalah suatu proses komunikasi
yang terjadi di dalam diri individu atau komunikasi dengan diri sendiri.
Proses komunikasi terjadi karena seseorang memberi arti terhadap
sesuatu objek yang diamatinya atau terbetik dalam pikirannya sendiri.
Dalam pengambilan keputusan seseorang seringkali terbawa ke dalam
situasi berkomunikasi dengan diri sendiri. Namun, beberapa kalangan
menilai bahwa hal tersebut sesungguhnya bukanlah proses komunikasi,
melainkan suatu aktivitas internal monolog.

14
 Komunikasi dengan diri sendiri berfungsi mengembangkan
kreativitas imajinasi, memahami, dan mengendalikan diri sendiri, serta
meningkat-kan kematangan berpikir sebelum mengambil keputusan.
2. Komunikasi Antarpribadi (Interpesonal Communication)
Komunikasi antarpribadi adalah proses komunikasi yang
berlangsung antara dua orang atau lebih. Komunikasi antara dua orang
dalam situasi tatap muka disebut komunikasi diadik (Dyadic
Communication).
Fungsi komunikasi itu adalah untuk meningkatkan hubungan
insani (human relations), menghindari dan mengatasi konflik-konflik
pribadi, mengurangi ketidakpastian, serta berbagi pengetahuan dan
pengalaman dengan orang lain.
3. Komunikasi Kelompok Kecil (Small Group Communication)
Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara
tiga orang atau lebih secara bertatap muka atau menggunakan sebuah
alat untuk membantu interaksi antara satu dengan yang lain. Tipe
komunikasi itu sering juga dikelompokkan sebagai tipe komunikasi antar
pribadi.
4. Komunikasi Massa (Mass Communication)
Dalam komunikasi massa, pesan dikirim dari sumber lembaga
kepada khalayak yang bersifat massal melalui alat-alat mekanis, seperti
televisi, radio, surat kabar, atau film.
Ciri-ciri komunikasi massa:
- Pesan bersifat terbuka
- Penerima adalah khalayak yang variatif
- Pengirim dan penerima dihubungkan oleh saluran yang diproses
secara mekanik
- Berlangsung satu arah dan kecepatan umpan balik tergantung pada
teknologi
- Penyebaran melalui media massa berlangsung cepat, serempak, dan
luas

15
 - Biaya produksi cukup mahal dan memerlukan dukungan tenaga yang
relatif lebih banyak
Komunikasi massa berfungsi menyebarluaskan informasi,
meratakan pendidikan, merangsang pertumbuhan ekonomi, dan
menciptakan kegembiraan.
5. Komunikasi Publik (Public Communication)
Komunikasi publik biasa disebut komunikasi pidato, kolektif,
retorika, public speaking, atau audiens communication.

Ciri-ciri komunikasi publik:

- Disampaikan kepada khalayak yang lebih besar dalam situasi tatap
muka
- Penyampaian pesan berlangsung kontinu
- Penerima tidak dapat diidentifikasi satu per satu
- Interaksi antara pengirim dan penerima sangat terbatas
- Pesan direncanakan/dipersiapkan terlebih dahulu (tidak secara
spontanitas)
Komunikasi publik berfungsi menumbuhkan semangat kebersamaan
(solidaritas), memengaruhi orang lain, memberi informasi, mendidik,
dan menghibur.
Fungsi komunikasi secara menyeluruh dapat dirinci kembali sebagai
berikut:
1. Informasi, yakni kegiatan mengumpulkan, menyimpan data, fakta dan
pesan, opini dan komentar, sehingga orang bisa mengetahui keadaan
yang terjadi di luar dirinya.
2. Sosialisasi, yakni menyediakan dan mengajarkan ilmu pengetahuan,
bagaimana bersikap sesuai mlai-nilai yang ada, serta bertindak sebagai
anggota masyarakat secara efektif

16
 3. Motivasi, yakni mendorong seseorang untuk mengikuti kemajuan orang
lain melalui apa yang mereka baca, lihat, dan dengar melalui media
massa
4. Bahan diskusi, yakni menyediakan informasi sebagai bahan diskusi
untuk mencapai persetujuan dalam hal terjadi perbedaan pendapat
mengenai hal-hal yang menyangkut orang banyak
5. Pendidikan, yakni membuka kesempatan untuk memperoleh pendidikan
secara luas, baik untuk pendidikan formal maupun informal
6. Memajukan kebudayaan; media massa menyebarkan hasil-hasil
kebudayaan melalui aneka program siaran atau penerbitan buku.
7. Hiburan; media massa telah menyita banyak waktu luang dari semua
golongan usia dengan difungsikannya media komunikasi sebagai alat
hiburan dalam rumah tangga.
8. Integrasi; menjembatani perbedaan antar suku bangsa maupun antar
bangsa dalam upaya memperkokoh hubungan dan pemerataan informasi.

1.5 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan
merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Kemampuan
untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan mdividu
maupun organisasi. Komunikasi yang efektif akan membantu mengantisipasi
masalah-masalah, membuat keputusan yang tepat, mengoordinasikan aliran
kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.
Sehubungan dengan komunikasi yang efektif, komunikasi dibedakan
menjadi dua, yakni komunikasi individu dan komunikasi massa. Dalam
komunikasi individu, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan
(audience) mampu memahami pesan sebagaimana yang dimaksud oleh
pengirim atau komunikator. Sementara dalam komunikasi massa, komunikasi
dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan secara lebih luas.
Secara sederhana, komunikasi terdiri atas tiga unsur, yaitu
komunikator, pesan, dan komunikan. Dengan demikian, apabila dirunut dan

17
proses komunikasi, maka faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi yang
efektif adalah:
1. Kredibilitas dan daya tank komunikator
Kredibilitas komunikator menunjukkan bahwa pesan yang
disampaikan-nya dianggap benar dan dapat dipercaya. Kepercayaan
yang tinggi terhadap komunikator akan menyebabkan kesediaan
komunikan untuk menerima pesan dan mengubah sikap sesuai keinginan
komunikator. Buruknya kredibilitas komunikator bisa menimbulkan
ketidakpercayaan sehingga komunikan tidak bersedia melakukan
perubahan sikap, padahal pesan yang disampaikan komunikator
sesungguhnya benar. Selain muncul melalui kepercayaan, kredibilitas
juga bisa muncul melalui keahlian dan status sosial.
Seorang komunikator yang memiliki daya tarik akan dikagumi,
disenangi, dan komunikannya bersedia melakukan upaya perubahan
sikap. Contoh komunikator yang memiliki daya tarik adalah seorang
artis. Oleh karena itu, tidaklah mengherankan apabila banyak organisasi
melibatkan artis agar komunikasi menjadi lebih efektif.
2. Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan
Suatu pesan akan menimbulkan reaksi dan umpan balik apabila
memenuhi kondisi berikut:
- Menarik perhatian
Agar menarik perhatian, pesan dirancang dengan format yang baik,
pilihan kata yang tepat, serta waktu dan media penyampaian yang tepat.
- Menggunakan lambang atau bahasa yang dipahami komunikan.
- Mampu memahami kebutuhan pnbadi komunikan.
3. Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan
Komunikasi akan berlangsung efektif apabila komunikan memiliki
kemampuan untuk memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan
kepentingannya, mampu mengambil keputusan sesuai kebuluhan dan
kepentingannya, serta secara fisik dan mental mampu menerima pesan.

18
1.6 HAMBATAN KOMUNIKASI
Untuk berkomunikasi secara efektif tidaklah cukup hanya dengan
memahami faktor-faktor yang memengaruhi efektivitas komunikasi, tetapi
juga disertai dengan pemahaman mengenai hambatan-hambatannya.
Hambatan komunikasi bisa terjadi di antara individu (antarmanusia) maupun
di dalam organisasi.
1.6.1 Hambatan Komunikasi Antarmanusia
Agar dapat saling memahami, komunikator dan komunikan
harus memiliki pengertian yang sama mengenai kata, gerakan badan,
nada suara, dan simbol-simbol lainnya. Hambatan komunikasi antar
manusia bisa berupa:
1. Perbedaan persepsi dan bahasa
Persepsi merupakan interpretasi pribadi atas sesuatu hal.
Definisi seseorang mengenai suatu kata mungkin berbeda
dengan orang lain.
2. Pendengaran yang buruk
Walaupun sudah mengetahui cara mendengar yang baik,
ternyata menjadi pendengar yang baik tidaklah mudah. Dalam
keadaan melamun atau lelah memikirkan masalah lain, seseorang
cenderung kehilangan minat mendengar.
3. Gangguan emosional
Dalam keadaan kecewa, marah, sedih, atau takut, seseorang
akan merasa kesulitan saat menyusun pesan atau menerima pesan
dengan baik. Secara praktis, tidak mungkin menghindari
komunika'si ketika sedang ada dalam keadaan emosi.
Kesalahpahaman sering terjadi akibat gangguan emosional.
4. Perbedaan budaya
Berkomunikasi dengan orang yang berbeda budaya tidak
dapat dihindari, terlebih lagi dalam zaman globalisasi mi.
Perbedaan budaya merupakan hambatan yang paling sulit diatasi.
5. Gangguan Fisik

19
 Pengirim atau penerima mungkin terganggu oleh hambatan
yang bersifat fisik, seperti akustik yang jelek, tulisan yang tidak
dapat dibaca, cahaya yang redup, atau masalah kesehatan.
Gangguan fisik bisa mcngganggu konsentrasi dalam berkomunikasi.

1.6.2 Hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Komunikasi dalam organisasi sering terganggu karena
materinya lebih rumit, liimlahnya banyak, dan kontroversial.
Hambatan komunikasi dalam organisasi:
1. Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing
Perkembangan teknologi telah menyebabkan jumlah pesan
dalam suatu organisasi meningkat tajam hingga kecepatan yang
semakin tinggi. Pesan melalui surat-surat dari pos, e-mail, dan
telepon dari berbagai sumber telah membanjin organisasi dan
masing-masing bersaing untuk memperoleh perhatian lebih awal.
Hal itu bisa berakibat pada adanya pesan yang tidak ditanggapi,
pesan yang dianggap tidak penting, atau pemberian respons yang
tidak akurat.
2. Penyaringan yang tidak tepat
Ketika meneruskan suatu pesan kepada orang lain di dalam
organisasi, biasanya terjadi penyaringan yang dilakukan dengan
memotong atau menyingkat pesan. Pesan dalam organisasi
dikirim melalui berbagai saringan. Misalnya, melewati penjaga
pintu terlebih dahulu, karyawan kantor depan, sekretaris, baru
kemudian sampai kepada pimpinan. Bisa jadi suatu pesan penting
tidak sampai sebagian atau bahkan seluruhnya karena telah
dipotong atau dibuang.
3. Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai
Pertukaran informasi yang bebas dan terbuka merupakan
salah satu ciri komunikasi yang efektif. Iklim komunikasi sangat
terkait dengan gaya manajemen. Gaya manajemen yang tertutup

20
 cenderung menghambat pertukaran informasi. Demikian pula
saluran yang terlalu banyak bisa mengubah pesan ketika bergerak
vertikal atau horisontal dalam sebuah organisasi.
Hambatan komunikasi pada dasarnya terdiri atas tujuh macam
gangguan dan rintangan (Cangara, 2004:131), yaitu:
1. Gangguan Teknis, misalnya gangguan pada stasiun radio,
jaringan telepon, kerusakan pada alat komunikasi, dan lain-lain.
2. Gangguan Semantik merupakan gangguan yang disebabkan
karena kesalahan pada bahasa yang digunakan. Misalnya, kata-
kata yang terlalu banyak memakai jargon asing, penggunaan
bahasa yang berbeda, dan penggunaan struktur bahasa yang tidak
sebagaimana mestinya.
3. Gangguan Psikologis merupakan rintangan yang terjadi karena
adanya persoalan dalam diri individu. Misalnya, rasa curiga,
situasi berduka, atau gangguan kejiwaan.
4. Rintangan fisik atau organik merupakan rintangan karena letak
geografis. Misalnya, jarak yang jauh sehingga sulit dicapai alat
transportasi dan komunikasi.
5. Rintangan status merupakan rintangan yang terjadi karena
perbedaan status sosial dan senioritas. Misalnya, antara raja
dengan rakyat, antara atasan dan bawahan, atau antara dosen
dan mahasiswa.
6. Rintangan kerangka pikir merupakan rintangan yang terjadi
karena adanya perbedaan pola pikir. Perbedaan pola pikir bisa
disebabkan karena pengalaman dan latar belakang pendidikan
yang berbeda.
7. Rintangan budaya merupakan rintangan yang disebabkan oleh
perbedaan norma, kebiasaan, dan nilai-nilai yang dianut.

1.6.3 Cara Mengatasi Hambatan dan Memperbaiki Komunikasi

21
 Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar
menjadi efektif (Bovee dan Thill, 2003: 22) adalah:
1. Memelihara iklim komunikasi terbuka
Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi,
dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong
keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.
2. Bertekat memegang teguh etika berkomunikasi
Etika merupakan prinsip-prinsip yang mengatur seseorang
untuk bersikap atau membawa diri. Orang yang tidak etis biasanya
egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala
cara untuk mencapai tujuan. Komunikasi etis termasuk semua
informasi yang relevan, benar dalam segala segi, dan tidak
memperdayakan orang lain dengan cara apa pun. Perbedaan nilai-
nilai yang dianut bisa menyebabkan terjadinya dilema etika.
Misalnya, mengungkapkan atau merahasiakan kccurangan yang
dilakukan organisasi.
3. Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya
Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah
menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya, baik dalam lingkup
regional, nasional, maupun internasional. Memahami latar
belakang, pengetahuan, kepribadian, dan persepsi antarbudaya akan
membantu mengatasi hambatan komunikasi yang terjadi karena
perbedaan budaya.
4. Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada
penerima. Mcnggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima
berarti tetap mcngingat penerima ketika sedang berkomunikasi.
Sikap empati, peduli, atau peka terhadap perasaan dan kepentingan
orang lain bisa menjadi kunci keberhasilan dalam berkomunikasi.
5. Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab
untuk memperoleh dan membagi informasi.

22
 Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun, merevisi, dan
mendistribusikan pesan. Penggunaan yang bijaksana dan
bertanggungjawab akan mendorong terciptanya komunikasi yang
efektif.
6. Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien.
Hal ltu dapat dilakukan dengan cara:
- Menyesuaikan pesan dengan penerima
- Mengembangkan dan menghubungkan gagasan
- Mengurangi jumlah pesan
- Memilih saluran atau media yang tepat
- Meningkatkan keterampilan berkomunikasi
BAB 2
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI
Pada umumnya, manusia akan mengikuti atau masuk sebagai anggota
suatu organisasi tertentu, seperti organisasi bisnis, organisasi nirlaba,
organisasi politik, organisasi pekerja, organisasi keagamaan, dan lain
sebagainya. Organisasi adalah suatu unit sosial yang dikoordinasikan secara
sengaja, yang terdin dari dua orang atau lebih, yang didirikan untuk jangka
waktu lama (Harvard, 2001:36).
Ciri-ciri Organisasi
Secara umum, organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Adanya pembagian tugas dan tanggungjawab
Pembagian tugas dan tanggungjawab dimaksudkan untuk
mempermudah pencapaian tujuan. Organisasi dibagi atas
beberapa divisi, departemen, atau bagian yang masing-masmg
memiliki tugas dan tanggungjawab.
2. Adanya pusat kekuasaan

23
 Pimpinan atau atasan merupakan pusat kekuasaan dalam
suatu organisasi. Sebagian kekuasaan akan dibagikan kepada
bawahan. Sebagai pusat kekuasaan, pimpinan akan menentukan
pengawasan dan kepemimpinan.
3. Adanya substitusi sumber daya manusia
Dalam organisasi sering terjadi substitusi (pergantian)
sumber daya manusia. Substitusi bisa terjadi karena mutasi,
promosi, atau keluarnya anggota organisasi akibat pensiun,
meninggal dunia, atau berhenti menjadi anggota organisasi
tersebut.
4. Adanya ketergantungan antaranggota
Sebagai suatu sistem. organisasi terbagi atas berbagai
subsistem yang saling berhubungan. Aktivitas seseorang atau
suatu bagian dalam organisasi tidak bisa lepas dan seseorang atau
bagian lain dalam organisasi tersebut.
5. Adanya koordinasi antarkomponen
Antar komponen dalam organisasi selalu melakukan
koordinasi, baik secara lisan maupun tertulis.
6. Adanya interaksi yang berulang-ulang
Organisasi melakukan kegiatan yang berulang-ulang
(kontinu) dan V, permanen. Oleh karena itu, interaksi juga terjadi
berulang-ulang dan hanya akan berhenti apabila organisasi
tersebut bubar.

Tipe Organisasi
Jika dilihat dari orientasi terhadap laba, organisasi dibagi atas
dua tipe, yakni:
1. Ogamsasi yang berorientasi laba {profit oriented organization)
Organisasi tipe ini bertujuan memperoleh laba. Laba
dipergunakan untuk membiayai operasi dan pengembangan
organisasi. Organisasi tipe ini sering juga disebut organisasi

24
 bisras atau perusahaan. Dalam organisasi bisnis, pemilik
menerima keuntungan ekonomi terbesar. Contohnya, hotel,
restoran, bank, perusahaan asuransi, toko, dan lain sebagainya.
2. Organisasi nirlaba (non-porif oriented organization).
Orgamsasi nirlaba merupakan organisasi yang tidak
berorientasi pada laba atau kegiatan yang dilakukan tidak semata-
mata untuk memperoleh laba. Dalam organisasi ini, pelanggan
atau khen menerima keuntungan terbesar. Contohnya, rumah
sakit, lembaga pendidikan, panti asuhan, Lembaga Swadaya
Masyarakat (LSM), dan lain sebagainya.

FUNGSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Apapun bentuk organisasinya, komunikasi akan berfungsi:
1. Informatif
Pimpinan dan anggota organisasi membutuhkan banyak sekali
mformasi untuk menyelesaikan tugas-tugas mereka. Informasi tersebut
berkaitan dengan upaya organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Pengendalian (Regulatory)
Komunikasi berfungsi sebagai pengatur dan pengendali organisasi.
Komunikasi dalam hal ini berupa peraturan, prosedur, perintah, dan
laporan.
3. Persuasif
Komunikasi berfungsi mengajak orang lain mengikuti atau menjalankan
ide/gagasan atau tugas.
4. Integratif
Dengan adanya komunikasi, organisasi yang terbagi menjadi beberapa
bagian atau departemen akan tetap merupakan satu kesatuan yang utuh
dan terpadu.

25
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Orang-orang di dalam organisasi akan saling melakukan komunikasi.
Komunikasi yang terjadi antara orang-orang di dalam organisasi disebut
komunikasi internal. Di samping itu, organisasi juga perlu melakukan
komunikasi dengan pihak luar, seperti pemasok, pelanggan, kreditur, dan
lain sebagainya. Komunikasi yang terjadi antara organisasi dengan pihak
luar disebut komunikasi eksternal. Masing-masing organisasi akan memilih
caranya sendiri untuk menyampaikan informasi. Pemilihan cara ber-
komumkasi akan berpengaruh terhadap efektivitas komunikasi.
Jika ditinjau dari sudut formalitas, saluran komunikasi terdiri atas
saluran formal dan informal.

Saluran Komunikasi Formal

Saluran formal merupakan saluran komunikasi resmi yang
mengikuti rantai komando dalam struktur organisasi. Saluran itu
pada umumnya bisa diketahui dari struktur organisasi suatu
perusahaan. Gambar 2.1 menunjukkan hubungan hierarki
antarbagian atau divisi yang ada dalam suatu perusahaan.
Komunikasi formal bisa terjadi secara vertikal maupun horisontal.
Komunikasi vertikal merupakan komunikasi yang terjadi antara
atasan dengan bawahan. Komunikasi yang mengalir dari atasan
PRESIDEN
PRESIDEN
kepada bawahan biasanya berbentuk penntah, pengarahan, dan
DIREKTUR
DIREKTUR

pelatihan. Sementara itu, komunikasi dari bawahan kepada atasan

bisa berupa laporan, pengaduan, dan usulan.
DIREKTUR
DIREKTUR DIREKTUR
DIREKTUR DIREKTUR
DIREKTUR
KEUANGAN
KEUANGAN PEMASARAN
PEMASARAN PRODUKSI
PRODUKSI

AKUNTAN
AKUNTAN MANAJER
MANAJER MANAJER
MANAJER MANAJER
MANAJER
KEPALA
KEPALA PENJUALAN
PENJUALAN PERIKLANAN
PERIKLANAN PABRIK
PABRIK
DAN
DAN
PROMOSI
PROMOSI

KEPALA
KEPALA KEPALA
KEPALA KEPALA
KEPALA KEPALA
KEPALA
PENJUALAN
PENJUALAN PENJUALAN
PENJUALAN PROYEK
PROYEK PRODUKSI
PRODUKSI
GROSIR
GROSIR ECERAN
ECERAN KHUSUS
KHUSUS IKLAN
IKLAN
26

SUPERVISOR
SUPERVISOR SUPERVISOR
SUPERVISOR
LINIAA
LINI LINIBB
LINI
 Gambar 2.1 Saluran Komunikasi Formal

Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi di

antara rekan sekerja dengan tingkat hierarki yang sama. Komunikasi
tersebut mampu meningkatkan koordinasi antarbagian, meningkatkan
kekompakan, dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Komunikasi horisontal juga sering disebut komunikasi lateral.
Peluang terjadinya kesalahan pada setiap mata rantai
komunikasi cukuplah besar. Tingkat paling bawah mungkin hanya
menerima sebagian informasi atau bahkan menerima informasi yang
salah. Apabila perusahaan bergantung pada informasi formal saja,
maka kemungkinan besar akan terjadi salah pengertian (distorsi). Di
samping itu, komunikasi formal dapat mcnycbabkan organisasi atau
perusahaan terkotak-kotak dan selanjutnya mcnghambat kelancaran
komunikasi lintas bagian dalam perusahaan.

Saluran Komunikasi Informal

Bagan informasi formal menunjukkan bagaimana seharusnya
informasi mengalir dalam organisasi atau perusahaan. Namun pada
kenyataannya, sebagian besar organisasi juga memiliki saluran
komunikasi informal di samping komunikasi formal. Komunikasi

27
 informal mengabaikan hierarki organisasi. Komunikasi informal itu
sering disebut desas-desus, rumor, atau selentingan.
Percakapan antarindividu dalam organisasi tidak bisa dihindari.
Percakapan tersebut biasanya menyangkut masalah pribadi, misalnya
keadaan keluarga, kegemaran, keluhan, kekhawatiran, dan lain
sebagainya. Namun demikian, dari hasil survei diperoleh bahwa 80%
dari informasi informal yang mengalir adalah informasi yang
menyangkut masalah bisnis (Bovee dan Thill, 2003:11). Misalnya,
perubahan-perubahan dalam kebijaksanaan perusahaan, potensi
dipromosikan, pemutusan hubungan kerja (PHK), kompensasi, dan
lain sebagainya. Desas-desus biasanya berkembang aktif selama
periode-periode perubahan atau ketika orang-orang mengalami
ketakutan.
Seperti halnya komunikasi formal, komunikasi informal juga
bisa mengalir ke atas, ke bawah, dan ke samping. Para eksekutif
biasanya waspada terhadap saluran komunikasi informal karena hal
itu bisa mengancam kekuatan mereka saat mengendalikan informasi.
Akan tetapi, ada pula yang justru memanfaatkan saluran komunikasi
informal untuk menyebarkan dan menerima pesan informal. Oleh
karena itu, saluran komunikasi informal atau desas-desus atau rumor
bisa berdampak negatif dan bisa juga positif.

KOMUNIKASI DALAM BISNIS

Perusahaan sebagai organisasi bisnis juga melakukan komunikasi.
Komunikasi yang terjadi dalam perusahaan disebut komunikasi bisnis. Jika
dibandingkan dengan komunikasi individu, komunikasi bisnis lebih rumit
dan kompleks. Komunikasi yang terjadi dalam bisnis bisa berupa
komunikasi internal, komunikasi ekstemal, bersifat formal maupun informal,
dan dapat berbentuk verbal maupun nonverbal.

28
 BAB 3
KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

PENTINGNYA KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA

Komunikasi bisnis lintas budaya adalah proses mengirim dan
menerima pcsan bisnis antarindividu yang berbeda budaya. Dalam Bab I
telah diuraikan bahwa perbedaan budaya merupakan salah satu hambatan
komunikasi yang paling sulit diatasi. Namun, berkomunikasi dengan
seseorang yang berbeda budayanya tidak mungkin dihindari, terlebih lagi
dalam era globalisasi ini.
Perusahaan keluarga atau tertutup telah banyak berubah menjadi
pcrusahaan terbuka (public company). Perusahaan lokal dan nasional telah
herkembang menjadi Multinational Company (MNC) yang berskala inter-
national. Misalnya, Unilever, P&G, IBM, dan Coca-Cola membuka
tabangnya diberbagai negara atau berafiliasi dengan perusahaan asing.
Meningkatnya kerja sama perdagangan dan berkurangnya halangan untuk
memasuki pasar akan memperluas arena perdagangan internasional. Contoh
kerja sama perdagangan global adalah WTO, AFTA, dan NAFTA.
Operasi global akan meningkatkan kebutuhan untuk berkomunikasi
dengan budaya asing. Baik berada di negara sendiri maupun di negara asing,
tetap ada kemungkinan untuk berkomunikasi dengan seseorang dengan
berbagai latar belakang budaya dan bahasa. Interaksi lintas budaya terjadi
dalam komunikasi internal maupun eksternal perusahaan. Dalam
komunikasi internal akan terjadi interaksi antarpekerja yang berasal dan
berbagai bangsa dan suku bangsa. Sementara dalam komumkasi eksternal,
perusahaan akan berhadapan dengan pelanggan, pemasok, investor, dan
pesaing dari berbagai negara. Untuk mempermudah komunikasi, pekerja
tidak hanya dituntut mampu menggunakan bahasa yang berlaku secara
internasional, tetapi juga meningkatkan pemahaman terhadap budaya asing.

29
MEMAHAMI BUDAYA DAN PERBEDAAN BUDAYA
Budaya adalah simbol, keyakinan, sikap, nilai, harapan, dan norma
tingkah laku yang dimiliki bersama (Bovee dan Thill, 2003:68). Budaya juga
diartikan sebagai konvensi-konvensi kebiasaan. sikap, dan perilaku
sekelompok orang (Heart, 2004:125). Semua anggota suatu budaya memiliki
asumsi serupa mengenai bagaimana seharusnya berpikir, bertingkah laku,
dan berkomunikasi. Mereka bertindak cenderung dengan cara yang serupa
sesuai asumsi yang dianut.
Beberapa budaya terdiri atas beberapa kelompok budaya yang beragam
dan berbeda. Kelompok budaya utama terdiri atas beberapa kelompok
budaya yang cenderung homogen. Kelompok budaya yang cenderung
homogen yang ada dalam suatu budaya utama disebut subbudaya. Misalnya,
budaya Indonesia terdiri atas berbagai subbudaya etnik Jawa, Sunda, Bali,
Betawi, Dayak, Sasak, dan lam-lain. Selain itu, terdapat kelompok-
kelompok masyarakat yang tidak memenuhi kriteria sebagai subbudaya,
tetapi memiliki ciri-ciri yang mencolok. Kelompok itu sering disebut
subkelompok yang menyimpang (deviant subculture). Contoh kelompok itu
adalah kaum homoseks, waria, pecandu obat bius, dan penganut sekte agama
yang dilarang.
Budaya dimiliki oleh seluruh manusia, hanya saja terdapat persamaan
dan perbedaan dalam aspek-aspek tertentu. Setiap manusia menganut
budayanya sendin-sendiri. Budaya memengaruhi seseorang sejak dalam
kandungan sampai meninggal dunia, bahkan perlakuan setelah meninggal
dunia pun dipengaruhi oleh budaya.
Komunikasi lintas budaya terjadi dalam berbagai situasi, yang ber-
kisar dari mteraksi antara orang-orang yang budayanya berbeda secara
ekstrim hingga dalam interaksi antara orang-orang yang budayanya sama,
tetapi subbudayanya atau subkelompok budayanya berbeda. Besarnya
perbedaan antara budaya yang satu dengan yang lain tergantung pada tingkat
keunikan masing-masing.

30
 Mengakui dan mengakomodasi perbedaan budaya tanpa mengharapkan
orang dari budaya mana pun untuk meninggalkan identitas diri merupakan
langkah penting ke arah komunikasi lintas budaya yang efektif. Komunikasi
lintas budaya yang efektif bergantung pada pemahaman terhadap perbedaan
budaya. Selain mempermudah hubungan bisnis, pemahaman terhadap
perbedaan budaya sekaligus juga meningkatkan reputasi perusahaan.
Mengenali Perbedaan Budaya
Ketika seseorang berkomunikasi, pada umumnya terdapat
kecenderungan untuk menggunakan asumsi budayanya sendiri dan
menganggap orang lain memiliki budaya, bahasa, dan persepsi
seperti dirinya. Perbedaan budaya yang semakin besar akan berakibat
pada semakin besarnya perbedaan persepsi.
Perbedaan budaya muncul dalam nilai-nilai sosial, gagasan
mengenai status, kebiasaan membuat keputusan, sikap terhadap
waktu, penggunaan ruang, konteks budaya, bahasa tubuh, sopan
santun, dan tingkah laku etis (Ikwee dan Thill, 2003:69).
a. Nilai-nilai sosial
Pada umumnya, penduduk Amerika Serikat menjunjung
tmggi kerja keras dan menyelesaikan tugas-tugas secara efisien.
Penggunaan dua pekerja dengan metode kerja modern dianggap
lebih baik daripada menggunakan empat pekerja, tetapi dengan
metode kerja tradisional. Sementara itu, di negara-negara yang
angka penganggurannya tmggi, seperti India dan Pakistan,
menciptakan pekerjaan lebih penting dibandingkan dengan
bekerja secara efisien. Oleh karena itu, para eksekutif di negara
tersebut lebih suka mempekerjakan empat orang daripada dua
orang. Nilai-nilai sosial memengaruhi tindakan seseorang.
b. Peran dan Status
Di banyak negara, wanita belum memainkan peran yang
menonjol dalam bisnis. Apabila ada eksekutif wanita yang

31
 berkunjung ke negara tersebut, bisa jadi itu disepelekan atau
dianggap tidak serius.
Budaya juga menentukan cara seseorang dalam
menunjukkan rasa hormat kepada atasan. Misalnya, atasan disapa
"Mr. Robert" atau "Mr. Black" di Amerika Serikat. Namun di
Cina, digunakan gelar jabatan untuk menyapa seseorang,
misalnya “Direktur Ho” alau "Manajer Han".
Konsep status juga berbeda-beda. Misalnya, manajer
puncak di Amerika Serikat memiliki ruang kerja khusus, karpet
tebal, meja paling mahal, dan asesoris paling mewah. Namun di
Perancis, manajer puncak bekerja di ruang terbuka dan dikelilmgi
para manajer menengah. Apabila eksekutif Jepang menginap di
hotel, manajer senior harus ditempatkan di lantai yang lebih
tinggi dari manajer junior.
c. Adat Pembuatan Keputusan
Di Amerika Serikat dan Kanada, pelaku bisnis berusaha
mencapai keputusan secepat dan seefisien mungkin. Manajer
puncak cukup memikirkan hal pokok saja, sedangkan rincian
diserahkan kepada bawahan. Tidak demikian halnya di Yunani.
Mengabaikan rincian dianggap sebagai sikap menghindar dan
tidak dapat dipercaya.
Di Pakistan, pengambilan keputusan cukup dilakukan oleh
eksekutif tinggi. Di Cina dan Jepang, pengambilan keputusan
dilakukan secara konsensus melalui proses yang rumit dan waktu
yang panjang. Persetujuan harus lengkap dan tidak ada aturan
mayoritas.
d. Konsep mengenai waktu
Perbedaan konsep mengenai waktu dapat menimbulkan
salah pengertian. Bagi eksekutif Amerika Serikat dan Jerman,
waktu menjadi penentu rencana kerja agar bisa efisien dan fokus
pada satu kegiatan pada periode tertentu. Pengaturan berbagai

32
 aktivitas dibatasi oleh waktu. Bagi eksekutif di Asia, membangun
fondasi hubungan bisnis jauh lebih penting daripada menepati
batas waktu atau jadwal yang ketat. Waktu yang diperlukan untuk
saling mengenai dan mcnjajagi latar belakang relasi bisnis cukup
fleksibel.
e. Konsep Ruang Pnbadi
Ruang memiliki arti yang berbeda dalam budaya yang
berbeda. Orang Kanada dan Amerika Serikat biasanya berdiri
terpisah sekitar 5 kaki ketika berbicara mengenai bisnis. Jarak
tersebut terlalu dekat bagi orang Jerman dan Jepang. Akan tetapi,
bagi orang Arab dan Amerika Latin, jarak tersebut tidak nyaman
karena terlalu jauh. Bagaimana bila orang Jerman dan Arab
berbicara bisnis? Akan terjadi dansa budaya, di mana orang
Jerman selalu bergerak menjauh dan orang Arab selalu bergerak
mendekat. Akibatnya, orang Jerman merasa tidak nyaman karena
selalu didekati dan orang Arab merasa tersinggung karena selalu
dijauhi.
f. Konteks Budaya
Salah satu cara yang digunakan seseorang untuk
memberikan arti pada sebuah pesan adalah menuruti konteks
budayanya. Konteks budaya merupakan petunjuk fisik dan
pemahaman implisit yang menyertai makna di antara mereka
yang berkomunikasi. Antropolog Edward T. Hall (dalam Quible,
1996:409) membagi konteks budaya menjadi dua tingkat, yaitu
budaya konteks tinggi (high context culture) dan budaya konteks
rendah (low context culture). Budaya konteks tinggi (misalnya,
Korea dan Taiwan) cenderung lebin memperhatikan petunjuk
yang bersifat nonverbal (ekspresi muka, bahasa tubuh) daripada
verbal. Sebaliknya, budaya konteks rendah (misalnya, Amerika
dan Eropa) lebih memperhatikan pesan yang diungkapkan secara
verbal. Oleh karena itu, bagi budaya konteks rendah, persetujuan

33
 tertulis dianggap lebih mengikat karena memiliki dasar hukum
yang kuat. Sebaliknya, bagi budaya konteks tinggi, jaminan dan
kepercayaan pribadi lebih penting daripada kontrak dan
pandangan terhadap hukum yang lebih fleksibel. Komunikasi
yang terjadi antara orang-orang yang berasal dari kelompok
budaya yang sama akan berlangsung lebih lancar dan mudah.
g. Bahasa Tubuh
Bahasa tubuh bisa dipergunakan untuk membantu
menjelaskan pesan yang membingungkan. Namun, bahasa tubuh
juga bisa menjadi penyebab adanya salah pengertian
antarbudaya. Menguasai bahasa suatu budaya tidak berarti juga
menguasai bahasa tubuhnya. Orang-orang dari budaya berbeda
kadang-kadang salah membaca tanda yang dikirimkan oleh
bahasa tubuh. Misalnya, untuk menyatakan 'tidak', orang
Amerika Serikat dan Kanada akan menggeleng, orang Bulgaria
mengangguk, orang Jepang mengangkat tangan kanan, dan orang
Sisilia mengangkat dagunya.
Ucapan selamat datang disampaikan oleh orang Indonesia
dengan cara bersalaman. Sementara suku Indian mengucapkan
selamat datang dengan menjulurkan lidah. Bagi orang Amenka
Serikat. menjulurkan lidah merupakan suatu ejekan.
h. Tingkah Laku Sosial dan Sopan Santun
Sesuatu yang dianggap sopan oleh suatu budaya mungkin
dianggap kasar oleh budaya lain. Aturan mengenai tingkah laku
sopan bervariasi antara satu negara dengan negara yang lam.
Memberi hadiah kepada istri orang lain dianggap tidak sopan
oleh orang Arab. Menaikkan kaki kc atas meja dan memberikan
sesuatu dengan tangan kiri dianggap biasa oleh orang Amerika
Serikat, tetapi dianggap sebagai penghinaan oleh orang Mesir. Di
Spanyol, jabatan tangan berlangsung lima sampai tujuh kali
ayunan, dan menarik tangan terlalu cepat bisa diartikan sebagai

34
 penolakan. Sementara di Perancis, orang lebih suka berjabatan
tangan hanya dengan sekali ayunan. Tuan rumah di negara-
negara Arab akan merasa dipermalukan apabila tamunya
menolak makanan, minuman, dan keramahtamahan dalam bentuk
apapun.
i. Tingkah Laku Legal dan Etis
Di beberapa negara, perusahifan sering memberi bayaran ekstra
kepada pejabat pemerintah untuk mendapatkan kontrak
pemerintah. Hal itu sudah menjadi kebiasaan yang rutin dan tidak
dianggap ilegal. Namun, di Amerika Serikat hal ini dipandang
sebagai suap, ilegal, dan tidak etis. Perusahaan yang berdiri di
Amerika Serikat dilarang membayar ekstra kepada pegawai
negeri di mana pun. Di Inggris dan Amerika Serikat, seseorang
dianggap tidak bersalah hingga terbukti memang bersalah. Di
Meksiko dan Turki, seseorang dianggap bersalah hingga bisa
membuktikan tidak bersalah. Perbedaan itu sangat penting bagi
perusahaan yang terlibat perselisihan legal di negara lain.
j. Budaya Perusahaan
Budaya perusahaan adalah cara perusahaan melakukan
sesuatu. Budaya membentuk perasaan orang mengenai perusahaan
dan pekerjaan yang dilakukan, cara menginterpretasikan dan
mengartikan tindakan yang dilakukan orang lain, harapan yang
menyangkut perubahan dalam bisnis, dan bagaimana cara pandang
terhadap perubahan tersebut. Lebih dari separuh kemitraan
perusahaan gagal karena adanya benturan budaya perusahaan.

Menghadapi Hambatan Bahasa

Bahasa Inggris adalah bahasa yang paling lazim dipergunakan
dalam bisnis internasional. Namun begitu, merupakan kesalahan bila
menganggap semua orang memahaminya. Setelah bahasa Inggris,
Spanyol secara mencolok merupakan bahasa yang paling banyak

35
digunakan, menyusul bahasa Perancis, Jerman, Italia, dan Cina.
Proses perpindahari penduduk bisa menyebabkan suatu bahasa
digunakan di negara lain. Misalnya, penduduk New Mexico lebih
banyak menggunakan bahasa Spanyol. Di Michigan (AS) banyak
penduduk berbahasa Arab, dan penduduk Singapura banyak meng-
gunakan bahasa Mandarin. Dalam komunikasi lintas bahasa, pesan
yang disampaikan banyak dikacaukan oleh bahasa idiom (ungkapan),
gaul (slang), dan aksen setempat.
Bahasa tidak diterjemahkan dari saru bahasa ke bahasa lain atas
dasar kata-kata. Bahasa bersifat idomatik, yang artinya disusun dengan
ungkapan dan pengelompokan kata yang dapat bertentangan dengan
pola umum dari kerangka bahasa itu dan dapat memiliki arti yang jauh
berbeda dari komponen individual apabila diterjemahkan secara harfiah
(Bovee dan Thill, 2003:76). Misalnya, slogan pepsi yang berbunyi
''Come alive with Pepsi" (hidup ceria dengan Pepsi) diterjemahkan oleh
orang Jerman dengan "Come out of the grave" (keluar dari kuburan)
dan oleh orang Thailand sebagai "Bring your ancestor back from the
dead" (membangkitkan kembali nenek moyang).
Jika seseorang dari Inggris berbicara dengan rekan bisnisnya
dari Indonesia dengan Bahasa Inggris, mungkin akan terjadi
kesulitan karena perbedaan pengucapan dan aksen. Sekelompok
karyawan Toyota Jepang yang dipindahkan ke AS mengikuti kelas
khusus untuk belajar mengatakan "Jeat yet?" yang berarti "Did you
eat yet?" dan "Cannahepya" yang berarti "Can I help you!"
Perbedaan dalam lafal, perubahan vokal, dan kosakata dapat
menimbulkan masalah dalam komunikasi lintas budaya.
Orang dari Timur Tengah cenderung berbicara lebih keras
dibandingkan dengan orang Barat dan karenanya secara keliru
dianggap emosional. Sebaliknya, orang Jepang berbicara lembut,
karakteristik yang mencerminkan kesopanan atau rendah hati bagi
pendengar orang Barat.

36
 Apabila berhubungan dengan orang yang sama sekali tidak
mengerti bahasa kita, ada tiga pilihan yang dapat dilakukan, yaitu
mempelajari bahasa orang itu, menggunakan perantara atau
penerjemah, atau mengajarkan kepada mereka bahasa kita. Jika
memiliki hubungan bisnis jangka panjang dengan orang dari budaya
lain, mempelajari budaya dan bahasa mereka akan lebih bermanfaat.
Namun, perlu diingat bahwa untuk mempelajari bahasa asing
diperlukan komitmen yang kuat.

MENGHADAPI REAKSI ETNOSENTRIS

Perbedaan budaya dan bahasa merupakan faktor penghambat yang
cukup kuat dalam berkomunikasi. Namun, perbedaan tersebut masih dapat
diatasi dengan menjaga pikiran agar tetap terbuka. Sayangnya, banyak orang
yang jatuh dalam perangkap etnosentrisme. Etnosentrisme adalah
kecenderungan untuk menilai semua kelompok lain menurut standar, tingkah
laku, dan tradisi kelompok sendiri serta memandang kelompok lain lebih
rendah (Bovee dan Thill, 2003:78). Semakin besar kesamaan kelompok lain
dengan kelompoknya, semakin dekat mereka dengan kelompok tersebut.
Orang yang etnosentris sering berpandangan stereotip, yaitu berusaha
memperkirakan tingkah laku atau karakter mdividu atas dasar keanggotaan
mereka dalam kelompok atau kelas tertentu.
Dalam komunikasi lintas budaya, etnosentris bisa menjadi akar
permasalahan rasialisme. Apabila seseorang memberikan reaksi entosentris
dalam berkomunikasi, berarti orang tersebut tidak memahami dan tidak
menerima adanya perbedaan budaya. Komunikasi akan terancam gagal
karena adanya ketersinggungan.
Untuk menghindari reaksi etnosentris, dapat dipergunakan beberapa
cara benkut (Haryani, 2001:69):
1. Menerapkan asas kesamaan
Tidak ada budaya inferior dan tidak ada budaya superior. Selain itu,
tidak ada budaya yang salah dan tidak ada budaya yang paling benar.

37
 Pelaku komunikasi hams menghargai budaya pihak lain dan menerapkan
budaya sendiri untuk kelompok sendiri.
2. Menerapkan kaidah emas
Kaidah emas adalah memperlakukan orang lain sebagaimana kita
ingin diperlakukan. Cara itu relatif mudah dilakukan karena tidak perlu
melakukan pemahaman terhadap nilai-mlai yang dianut orang lain.
3. Menerapkan kaidah timah
Kaidah timah adalah memperlakukan orang lain sebagaimana
mereka memperlakukan din mereka sendiri. Cara itu relatif lebih sulit
dari kaidah emas karena hams memahami nilai-nilai yang dianut orang
lain.

38
 BAB 4
TEKNOLOGI KOMUNIKASI

4.1 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI

Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu
manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih
ringan, lebih ccpat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya (Haryani,
2001:72). Teknologi ialah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta
menciptakan keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakm
canggih. Perkembangan teknologi komputer yang cukup dramatis telah
menyebabkan perubahan dalam teknologi komunikasi tanpa harus
mengubah unsur-unsur dasar proses komunikasi.
Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan
terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan di mana pun
bcrada. Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para
pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di
kantor konvensional, tetapi bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara.
Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang
kerja yang mudah dibawa ke mana saja. Teknologi tidak hanya mengubah
cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.
Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi
yang mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada
jauh dari kantor menimbulkan kesulitan untuk memisahkan antara
kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebib lanjut lagi, teknologi
internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan. Akibatnya, pelaku
bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak daripada yang dapat
diproses secara efektif.
Teknologi memberikan berbagai pilihan dalam melakukan komunikasi
bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan teknologi komunikasi, Bovee
dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai berikut:

39
1. Harapan penenma pesan
Setelah mengetahui siapa penerima pesan, perlu dipertimbangkan
lebih lanjut harapan penerima terhadap teknologi yang dipergunakan
untuk mengirim pesan. Ada yang cukup puas menerima pesan melalui
telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki agar pesan
dikirim melalui e-mail.
2. Waktu dan biaya
Waktu menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang
dipergunakan. Pesan yang mendesak biasanya dikirim melalui telepon,
faks, atau internet dengan biaya yang relatif lebih mahal daripada
pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan yang tidak mendesak dan
kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.
3. Sifat pesan
Pesan-pesan tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan
kompleks akan lebih baik bila disampaikan secara langsung melalui
tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan gambar tentu tidak tepat
bila dikirim melalui telepon.
4. Perlunya penampilan
Teknologi yang dipergunakan dalam berkomunikasi seringkali
dijadikan salah satu indikator untuk menilai kemajuan perusahaan.
Demikian pula untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan lebih baik bila
dicetak dengan printer laser di atas kertas yang bermutu daripada dicetak
di atas continuous form dengan printer dotmatrix.
Pelaku bisnis diharapkan mermliki keterampilan dalam memanfaatkan
teknologi agar dapat berkomunikasi secara efektif. Kemampuan untuk
menangam tantangan teknologi (misalnya kelebihan informasi dan
keamanan data) juga sangat diperlukan. Teknologi hendaknya dipergunakan
secara bijaksana. Penggunaan teknologi yang membabibuta akan merugikan
perusahaan.

40
4.2 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI TERTULIS
Komunikasi bisnis pada umumnya bersifat resmi. Pesan bisnis dapat
dikomunikasikan secara lisan atau tertulis. Pesan-pesan penting biasanya
dikomunikasikan dengan dokumen tertulis. Dokumen tertulis dapat ditulis
dengan tangan, diketik dengan mesin tik manual atau elektronik, dicetak
dalam bentuk prin-out, atau menggunakan e-mail. Penulisan dokumen
dengan tangan hampir tidak memerlukan teknologi sebagai alat bantu. Saat
ini, hampir setiap perusahaan telah menyediakan berbagai alat bantu berupa
hardware dan software komputer untuk melakukan komunikasi bisnis ter-
tulis.
Word processor merupakan salah satu software yang banyak di-
pergunakan sebagai pengolah kata (teks). Word processor yang ada saat ini
bukan lagi hanya sekedar sebagai pengganti mesin tik, tetapi sudah mampu
memadukan antara teks dengan spreadsheet, gambar, atau grafik. Di
samping itu, pembuatan satu dokumen dapat dilakukan secara bersama-sama
(sharing) dan memudahkan proses editing.
Selain word processor, penulisan dokumen dapat juga menggunakan
desktop publishing, misalnya aplikasi Page Maker. Software itu memiliki
kemampuan lebih tinggi dalam menggabungkan teks dengan foto atau
gambar dengan tampilan yang lebih menarik dan variatif. Desainer grafis
banyak menggunakan aplikasi tersebut untuk membuat majalah, buku,
panduan, brosur, atau poster.
Di samping komputer, alat bantu scanner juga sering digunakan untuk
menyiapkan dokumen bisnis. Alat itu dipergunakan untuk menduplikasi teks
atau gambar yang sudah ada tanpa perlu melakukan pengetikan atau
penggambaran ulang. Selanjutnya, proses editing atas teks atau gambar yang
sudah di-scan dilakukan dengan komputer.
Dokumen bisnis yang telah disiapkan menggunakan komputer, lain
dicetak dengan printer berwarna atau hitam-putih. Sebagai alat pencelak,
printer bisa dipenntahkan untuk melakukan pencetakan ulang atau
penggandaan. Untuk keperluan yang sangat mendesak, penggandaan dapat

41
juga dilakukan dengan mesin faks. Dengan alasan efisiensi, biasanya
penggandaan dalam jumlah banyak dilakukan dengan mesin fotokopi. Saat
ini, sudah banyak alat bantu yang multifungsi, misalnya satu alat bisa bcr-
fungsi sebagai printer, scanner, dan sekaligus fotokopi.
Dokumen yang telah tercetak (hardcopy) didistribusikan kepada
penerima pesan melalui mesin faks atau kurir. Hingga saat ini, mesin faks
hanya mampu mengirimkan dokumen berwarna hitam-putih. Adakalanya
pencetakan dokumen tidak perlu dilakukan terlebih dahulu, tetapi dikirim
langsung setelah file disimpan dalam bentuk softcopy (harddisk, floppydisk,
dan compact disk) atau melalui electronic mail atau e-mail. Penerima akan
membaca pesan langsung melalui komputer dan akan mencetaknya bila
diperlukan.
Perusahaan bisa membentuk jaringan komunikasi elektronik terbatas
untuk internal perusahaan yang berada dalam satu lokasi tertentu. Jaringan
yang berada dalam satu lokasi itu disebut Local Area Network (LAN).
Jaringan yang lebih luas untuk melakukan komunikasi antarlokasi yang
berjauhan disebut Wide Area Network (WAN). Dalam era globalisasi saat ini
telah berkembang jaringan komunikasi elektronik yang sangat luas dan
melewati batas-batas wilayah negara yang disebut Internet. Agar dapat ber-
komunikasi melalui Internet, diperlukan komputer, modem, saluran telepon,
dan jasa layanan akses Internet atau Internet Service Provider (ISP).
Internet adalah jaringan komunikasi terbesar di dunia yang dapat
diakses oleh individu, perusahaan, perguruan tinggi, pemerintah, dan
lembaga-lembaga lain di seluruh dunia. Word wide web (www) merupakan
bagian dari Internet yang banyak digunakan untuk mengakomodasi
informasi berupa grafik. Informasi biasanya disimpan dalam berbagai situs
yang memiliki banyak halaman web. Agar dapat membaca halaman web,
diperlukan perangkat lunak web browser seperti Netscape Navigator atau
Internet Explorer.
E-mail atau pos elektronik merupakan salah satu keunggulan Internet
yang paling bermanfaat untuk bisnis. File berupa teks atau gambar, baik

42
 panjang atau pendek bisa dikirim dengan cepat ke seluruh dunia melalui e-
mail. E-mail juga telah mendorong kerja sama yang lebih kuat antar-
karyawan dan meningkatkan produktivitas karena mampu merampingkan
proses komunikasi. E-mail telah mengubah gaya komunikasi bisnis secara
dramatis.

4.3 TEKNOLOGI DALAM KOMUNIKASI LISAN

Sebagaimana telah diuraikan bahwa pelaku bisnis menghabiskan
sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi secara lisan. Dalam
komunikasi lisan, pesan dikirim melalui suara dengan atau tanpa alat bantu.
Contoh komunikasi lisan adalah bercakap-cakap secara langsung, berpidato,
bercakap-cakap melalui telepon, mendengarkan ceramah, menonton televisi,
atau mendengarkan radio.
Ada alat bantu komunikasi lisan yang dapat dipergunakan secara
individu dan ada juga yang bisa dipergunakan secara berkelompok. Pager,
telepon, dan voice mail merupakan contoh alat bantu komunikasi lisan
individu. Saat ini, hampir semua pelaku bisnis menggunakan telepon
genggam dalam melakukan komunikasi lisan. Telepon itu bahkan sudah
dilengkapi dengan fasilitas voice mail dan Internet.
Secara_berkelompok, komunikasi lisan bisa dilakukan menggunakan
alat bantu berikut:
1. Teleconference
Saat ini, untuk dapat melakukan pertemuan atau rapat penting, para
peserta rapat tidak harus berkumpul di satu tempat tertentu. Teknologi
teleconference dapat membantu berlangsungnya pertemuan antara
beberapa orang yang berada di wilayah yang berjauhan. Pada pertemuan
jarak jauh, para peserta bisa berdiskusi tanpa atau saling bertatap muka.
Peralatan yang dipergunakan dalam konferensi jarak jauh tanpa bertatap
muka disebut audi-conference. Sementara bila mereka bisa saling ber-
tatap dalam jarak jauh, maka peralatan yang digunakan disebut video-
conference.

43
 2. Presentation system
Apabila peserta pertemuan berkumpul di satu tempat tertentu,
peralatan presentasi sangat membantu jalannya komunikasi. Contoh
peralatan presentasi mulai dari yang paling sederhana adalah:
- Overhead Projector, alat bantu yang dapat memproyeksikan secara
langsung material presentasi berupa plastik transparan yang ditulis
tangan atau dicetak dengan printer.
- Slide Projector, menggunakan material presentasi berupa film slide.
- Direct Projector, projektor yang dapat memproyeksikan plain paper
(kertas biasa) secara langsung (tanpa harus dikopi terlcbih dahulu ke
plastik transparan).
- LCD Projector, merupakan peralatan proyeksi yang bisa meng-
gunakan berbagai input, misalnya plain paper, transparancy, video,
audio, CD/VCD player, komputer, dan handy cam.
Pemilihan terhadap peralatan presentasi yang akan digunakan
tergantung pada jumlah peserta, jenis material, atau input presentasi, luas
ruangan, dan keadaan cahaya dalam ruangan pertemuan.
Selain antarindividu dan kelompok, komunikasi massa juga melibat-
kan alat-alat komunikasi lisan mekanis, seperti film, radio, dan televisi.
Televisi mampu menyita lebih banyak perhatian tanpa mengenal usia,
pekerjaan, jenis kelamin, dan pendidikan. Hal itu disebabkan televisi mampu
menyatukan antara audio dan visual serta kemampuannya dalam memainkan
warna. Di samping itu, penonton leluasa menentukan sendiri saluran mana
yang disenangi. Walaupun demikian, televisi ternyata belum mampu meng-
geser penggemar radio. Hal itu disebabkan radio mudah dan cepat dibawa ke
mana saja serta dapat dinikmati sambil melakukan pekerjaan lain.

4.4 PENGARUH TEKNOLOGI TERHADAP KOMUNIKASI

Perkembangan teknologi telah mengubah komunikasi dalam bisms dan
menghadirkan tantangan baru. Pengaruh teknologi dalam komunikasi bisa

44
positif bisa negatif. Selanjutnya, pengaruh positif teknologi akan diuraikan
sebagai manfaat dan pengaruh negatif diuraikan sebagai kelemahan.
4.4.1 Manfaat Teknologi Komunikasi
Menurut Bovee dan Thill (2002:390), manfaat teknologi dalam
komunikasi adalah:
1. Merangkatkan aliran komunikasi
Dengan teknologi, informasi mengalir lebih cepat dari
sumber yang lebih banyak.
2. Mempermudah komunikasi
Individu dan organisasi semakin mudah melakukan
komunikasi akibat adanya teknologi. Teknologi mampu
mempersempit bahkan meng-hilangkan perbedaan jarak dan
waktu.
3. Mengubah struktur organisasi
Struktur organisasi banyak mengalami perubahan akibat
teknologi komunikasi. Berkomunikasi dengan atasan dan rekan
sekerja tidak perlu dilakukan di satu lokasi dalam suatu
pertemuan formal. Komunikasi bisa lerjadi antara orang yang
sedang berada di kantor dengan orang lain yang sedang berada di
lapangan, di perjalanan, atau di rumah.
4. Menurunkan biaya komunikasi
Teknologi mempermudah pembuatan dan pendistribusian
mformasi. Mudahnya pembuatan dan pendistribusian mformasi
akan mengakibat-kan menurunnya biaya komunikasi.

4.4.2 Kelemahan Teknologi Komunikasi

1. Kelebihan Informasi
Kemajuan teknologi telah memampukan pekerja untuk
mengakses semua informasi yang diinginkan. Informasi mengalir
dengan cepat melalui faks, telepon, voice-mail, radio, televisi,
koran, dan Internet. Sementara itu, manusia memiliki kapasitas

45
 yang terbatas untuk menerima informasi. Akibatnya, terjadi
kesulitan dalam membedakan antara informasi yang berguna
dengan yang tidak berguna dan semakin banyak waktu
dihabiskan untuk menangani informasi yang diteiima.
Ketidakmampuan dalam menangani kelebihan informasi justru
dapat mengakibatkan turunnya produktivitas.
2. Keamanan Data
Sebelum menggunakan komputer, file dan dokumen
perusahaan biasa-nya dibuat dalam bentuk kertas dan disimpan di
suatu ruangan yang terkunci. Tidak sembarang orang dapat
mengakses data perusahaan. Pengambilan dan penyimpanan file
dilakukan dengan suatu sistem pengamanan yang sangat ketat.
Kim, data perusahaan mulai beralih dari kertas-kertas ke bentuk
data elektronik. Jaringan global memperbesar kemungkinan
jatuhnya data rahasia perusahaan ke tangan orang yang keliru.
Cyberterrorisme yang dilakukan dengan cara merusak atau
mencuri data untuk tujuan politik atau ekonomi. bisa menjadi
ancaman senus bagi keamanan data perusahaan. Oleh karena itu,
perusahaan diharapkan terus memngkatkan sistem keamanan data
elektronik. Misalnya, dengan kata kunci {password), mematikan
komputer bila tidak digunakan, atau menggunakan sandi untuk
alamat e-mail rahasia.
3. Privasi Informasi dan Produktivitas Karyawan
Menganggap bahwa e-mail bersifat amat pribadi
merupakan hal yang keliru. Teknologi telah memungkinkan
berpindahnya e-mail secara cepat. E-mail yang dikirim kepada
penerima sangat mudah unluk diteruskan lagi kepada orang lain.
Bahkan, e-mail seringkali terkirim kepada orang yang tidak tepat.
Internet dapat dipergunakan untuk mengakses berbagai
informasi dengan sangat mudah. Internet menyediakan banyak
situs yang menarik untuk dijelajah, baik yang berhubungan

46
 dengan kegiatan perusahaan maupun yang tidak berhubungan
sama sekali. Kesempatan itu seringkali dipergunakan oleh
karyawan untuk melakukan penjelajahan demi kesenangan
pribadi.
Sebuah survei yang dilakukan oleh American Management
Association menunjukkan bahwa 35% perusahaan di Amerika
Serikat mengawasi para pekerja dengan merekam telepon atau
voice mail dan memeriksa file dan e-mail karyawan (Bovee dan
Thill, 2002:390).
Perusahaan memiliki hak legal untuk memonitor web, e-
mail, dan file di dalam komputer yang dipergunakan karyawan
untuk bekerja. E-mail bisa dipergunakan sebagai barang bukti di
pengadilan.
4. Kurangnya Hubungan Antarindividu
Alat bantu memberikan banyak kemudahan dalam
berkomunikasi. Frekuensi berkomunikasi secara langsung atau
tatap muka menjadi semakin berkurang. Hal itu mengakibatkan
berkurangnya kepuasan hubungan sosial antar individu.

47