BAB III

Persediaan Pengaman (Safety Stock)

A. Pendahuluan
Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlah nya
cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan
merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Persediaan
merupakan bentuk investasi, dari mana keuntungan (laba) itu bisa diharapkan melalui
penjualan dikemudian hari. Oleh sebab itu pada kebanyakan perusahaan sejumlah minimal
persediaan harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas dan stabilitas penjualannya.
Pada dasarnya persediaan mempermudah atau mempelancar jalannya operasi perusahaan
yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang serta
menyampaikan kepada pelanggan. Persediaan bagi perusahaan, antara lain berguna untuk :
1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan
yang dibutuhkan perusahaan.
2. Menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat
digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.
3. Mempertahankan stabilitas atau kelancaran operasi perusahaan.

Gambar 3.1 Werehousex

Sumber : https://www.kabarbisnis.com/images/picture/201604/1101-Werehouse_4.jpg
B. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari materi Persedian Pengaman (Safety Stock) diharapkan siswa :
1. Mampu mengerti fungsi dari Persedian Pengaman (Safety Stock) pada persediaan
2. Mampu memahami tentang Persedian Pengaman (Safety Stock) dalam menentukan
jadwal produksi
3. Mampu melaksanakan Persedian Pengaman (Safety Stock) terhadap permintaan yang
tidak dapat diperkiraan

C. Peta Konsep

DEFINISI SAFETY
STOCK
Stok Pengaman (Safety Stock)

MODEL- MODEL
KEBIJAKAN PERSEDIAN
PENGAMAN

PEMBUATAN JUMLAH
PERSEDIAAN
PENGAMAN

PEHITUNGAN SAFETY
STOCK

Gambar 3.2 Peta Konsep

D. Kata Kunci
Safety Stock, Lead Time, Order Quantity, Forcasting, Supplier, Demand

E. Materi Pembelajaran
Stok Pengaman atau safety stock adalah persediaan yang diadakan untuk mencegah
teradinya kekurangan persediaan ketika permintaan tidak pasti atau karena faktor yang
menentukan besarnya persediaan ini adalah penggunaan bahan baku rata-rata selama
periode tertentu sebelum barang yang dipesan datang dan waktu tunggu yang bervariasi.
Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya
kekurangan barang, misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan
semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan.
Menurut Heizer dan Render (2009), untuk menghitung besar safety stock dapat
menggunakan metode sebagai berikut :
𝑆𝑎𝑓𝑒𝑡𝑦 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 = 𝑍 𝜎√𝐿
Dimana :
Z = Standar normal (diperoleh dari table distribusi normal. Misalnya, Z = 95%, ini berarti
tingkat pelayanan sebesar 95% dari permintaan atau penjagaan terhadap kemungkinan
terjadinnya stock out hanya 5%)
σ = Standar deviasi
L = lead time

Johnson & Wood (1996) mengatakan bahwa Safety Stock adalah sejumlah
persediaan barang yang ditambahkan untuk mencegah terjadinya kekosongan barang,
yaitu kondisi dimana jumlah permintaan melebihi jumlah persediaan barang yang
disediakan. Kejadian ini dikarenakan sifat permintaan yang fluktuatif dimana
ketidakpastian permintaan terkadang menyebabkan peramalan akan kebutuhan di periode
mendatang menjadi lebih sedikit dibanding dengan aktual yang terjadi dan atau dapat juga
fluktuasi di dalam lead time itu sendiri.
Faktor ketidakpastian ini semakin diperkuat apaila antar titik - titik penumpukan
( echelon ) masing-masing memiliki persediaan barang yang benar-benar terdesentralisasi.
Lebih lanjut Chase, Jacobs and Aquilano (2006) mendefinisikan safety stock sebagai
sejumlah persediaan barang yang memang ditambahkan dari permintaan persediaan
barang semula yang mendasarkan kepada ekspektasi permintaan dimasa yang akan datang.
Pembelian barang atau bahan pada umumnya dilakukan dalam jumlah besar, sedangkan
pemakaian atau pengeluaran dalam jumlah yang kecil-kecil, sehingga pola tingkat
persediaan adalah naik sekaligus dan kemudian turun sedikit demi sedikit, demikian
seterusnya.
 Gambar di bawah ini menunjukkan pola tingkat persediaan yang teratur,

Gambar 3.3 Pola tingkat Persediaan Teratur.

Sumber: https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3

Namun di dalam kenyataan pemakaian atau pengeluaran barang atau bahan tidak teratur
dari waktu ke waktu. Terkadang dalam suatu periode tertentu banyak, terkadang rendah,
karena pengaruh di luar kemampuan perusahaan, misalnya karena perubahan
pola permintaan konsumen. Bila tingkat persediaan tidak dapat memenuhi banyaknya
pengeluaran maka kemungkinan akan terjadi kehabisan bahan, Pola tingkat persediaan
pada kenyataannya bisa ditunjukkan dalam Gambar dibawah ini.

Gambar 3.4 Pola tingkat Persediaan Tidak Teratur

Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
 Untuk mencegah terjadinya kehabisan ( run out ) material, maka perusahaan pada
umumnya menetapkan persediaan pengaman atau ” Safety Stock”, ”Buffer
Stock” atau ”Reverse Stock ”, yaitu persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi
atau menjaga kemungkinan terjadinya kehabisan bahan material atau barang.
Menurut Gopal and Cahill (1992) ada beberapa alasan mengapa diperlukan stok
pengaman:
1. Untuk menjaga terhadap ketidakpastian dan perubahan lead time.
2. Penjadwalan.
3. Kualitas.
4. Adanya perubahan permintaan ( demand ).
5. Forecasting yang tidak memadai dan perencanaan supply-demand yang kurang.
Namun harus diingat bahwa setiap kali diadakan tambahan persediaan akan selalu
menambah holding cost sebanyak persentase tertentu dari nilai persediaan tambahan
tersebut. Oleh karena itu harus diusahakan agar persediaan pengaman tersebut tetap efisien
yaitu biaya persediaan yang serendah mungkin. Tapi tentunya dengan tidak mengurangi
efektifitas dari persediaan itu sendiri, yaitu tetap terjaminnya ketersediaan persediaan
tersebut ketika akan dibutuhkan. Gabungan dari efisien dan efektif adalah kondisi
persediaan yang optimal.
Gambar dibawah ini menunjukan pola tingkat persediaan dengan adanya persediaan
pengaman, dengan jumlah pesanan yang tetap.

Gambar 3.5 Pola tingkat Persediaan Pengaman

Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3

Chase, Jacobs and Aquilano (2006) membagi sistem persediaan barang menjadi dua model
berdasar kapan untuk melakukan pemesanan ( When to order ):
 1. Model Fixed Time Period
2. Model Fixed Order Quantity
Perbedaan utama dari kedua model diatas adalah sebagai berikut:
1. Model Fixed Time Period berdasarkan atas waktu ( time triggered ), dimana order
terjadi pada interval waktu yang telah ditentukan.
2. Model Fixed Order Quantity berdasarkan kuantitas. Model ini menandakan perlunya
pemesanan/order saat titik order tercapai. Lebih rinci mengenai keduanya akan
dijelaskan dibawah ini.

1. Model Fixed Time Period

Model persediaan barang ini juga dikenal dengan sebutan periodic review. Model ini
menyarankan bahwa untuk melakukan pemesanan kembali untuk setiap jangka waktu
yang tetap. Order yang dilakukan dapat berubah-ubah tergantung dari seberapa besar
penggunaan tingkat persediaan barang di dalam masing-masing periode. Perhitungan
persediaan dan penempatan pesanan dalam jangka periodik terkadang terjadi pada saat
penjual mengadakan kunjungan rutin ke pelanggan dan mengambil pesanan untuk produk-
produk mereka, atau saat pembeli ingin menggabungkan pesanan untuk menghemat biaya
transportasi.

Gambar 3.6 Model Fixed Time Period

Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
Frekuensi pemeriksaan ditentukan berdasarkan keputusan manajemen dan cukup
bervariasi tergantung kepada tingkat pengawasan yang dikehendaki manajemen.
Kelompok bahan kelas X mungkin diadakan pemeriksaan seminggu sekali, kelas Y
sebulan atau dua bulan sekali, kelas Z kuartalan atau setengah tahun.
Model Fixed Time Period ini, mempunyai jumlah pesanan yang bervariasi dari waktu ke
waktu yang tergantung kepada tingkat penggunaan. Hal ini biasanya membutuhkan tingkat
stok pengaman yang cukup tinggi dibandingkan dengan sistem jumlah pesanan tetap.
Sistem pesanan tetap mengasumsikan perhitungan kontinyu terhadap jumlah stok saat itu,
dengan order yang seketika ditempatkan saat titik pemesanan kembali ( reorder point )
tercapai.
Sebaliknya Fixed Time Period mengasumsikan bahwa persediaan dihitung pada saat
interval waktu yang telah ditentukan sehingga mungkin terjadi bahwa kebutuhan banyak
akan menarik jumlah persediaan hingga nol setelah pesanan dikeluarkan. Kondisi ini dapat
tidak diketahui hingga periode berikutnya terlewati sedangkan order baru masih
membutuhkan waktu untuk mendatangkannya. Hal yang sangat mungkin terjadi adalah
kekurangan stok melalui sepanjang waktu review, T, dan jangka waktu pesanan ( Lead
Time ), L. Stok pengaman harus melindungi kita terhadap kekurangan material selama
periode evaluasi ataupun selama jangka waktu pesanan hingga order diterima.
Rumus yang digunakan untuk menentukan jumlah barang yang dipesan adalah :
𝑞 = 𝑑 (𝑇 + 𝐿) + 𝑧. 𝜎𝑇 + 𝐿 − 𝐼
Dimana :
q = Jumlah barang yang harus dipesan
T = Periode evaluasi (hari)
L = Jangka waktu pesanan / lead time
d = konsumsi rata-rata harian
zσT+L = Standar deviasi permintaan selama perioe evaluasi T dan lead time L
I = jumlah stok yang ada ditambah dengan yang sedang dalam pemesanan

dan safety stock untuk model fixed time period sebagai berikut :
𝑆𝑎𝑓𝑒𝑡𝑦 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘 = zσT + L
untuk
 𝑇+𝐿

𝜎𝑇+𝐿 = √∑ 𝜎 2 𝑑𝑖
𝑖=1

Dengan menganggap sigma d konstan dan setiap hari bersifat independent, persamaan
diatas dapat dituis kembali :
𝜎𝑇+𝐿 = √(𝑇 + 𝐿) 𝜎 2 𝑑
Dimana
T = lamanya periode review
L = lead time (dalam hari atau bulan)

2. Model Fixed Order Quantity

Model yang biasa disebut dengan continues review atau dikenal pula dengan reorder
point, mempunyai prinsip dasar yaitu pemesanan kembali akan dilakukan apabila jumlah
persediaan barang yang dimiliki jatuh dalam batas tertentu dari tingkat minimum
persediaan barang yang diperkenankan (reorder point). Atau dengan kata lain model ini
mengasumsikan penempatan order terjadi pada saat sisa persediaan mencapai titik order
yang telah ditentukan sehingga jumlah persediaan harus selalu dikontrol. Sistem ini
mewajibkan bahwa setiap kali pengeluaran atau pun penambahan persediaan dibuat,
catatan harus diperbaharui untuk memastikan bahwa titik order telah tercapai atau belum.

Tabel 3.1 Beberapa perbedaan yang mempengaruhi pemilihan sistem

Q Model P Model
Deskripsi
Fixed Order Quantity Model Fixed Time Period Model

Jumlah yang di order Tetap Bervariasi

Waktu ketika Ketika posisi persediaan sudah Dalam periode waktu yang telah
melakukan order mencapai ROP (Reorder Point) ditentukan (periodic review )

Dihitung setiap kali barang keluar dan Dihitung hanya pada saat waktu
Pencatatan
masuk tertentu (periodic review )

Ukuran (size ) dari Lebih sedikit dari Fixed Time Period Lebih besar dari Fixed Order
persediaan Model Quantity Model

Usaha (durasi waktu) Lebih besar dari Fixed Time Period

untuk menjaga Model

Harga per unit yang mahal, material

Jenis persediaan
yang penting dan kritis

Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3

Pada Fixed Order Quantity harus ditentukan Re-order Point, R , yaitu kapan suatu order
hendak dilakukan kembali dan besarnya order yaitu Q. Re- order Point, R, biasanya
merupakan jumlah unit tertentu. Pesanan sejumlah Q ditempatkan saat stok masih ada dan
mencapai titik order, R. Posisi stok ditentukan dengan jumlah stok saat itu ditambah
dengan jumlah yang telah dipesan dikurangi dengan jumlah back-order
Model ini mempunyai asumsi-asumsi sebagai berikut:
1. Kebutuhan untuk setiap produk konstan dan seragam untuk periode tersebut.
2. Jangka waktu pesanan (Lead Time ) adalah tetap.
3. Harga setiap produk adalah konstan.
4. Biaya persediaan adalah konstan.
5. Biaya pesan adalah konstan.
6. Kebutuhan produk selalu dipenuhi (tidak diperbolehkan kekurangan stok)
Model Fixed Order Quantity dihitung sehingga meminimumkan biaya langsung
penyimpanan ( holding/carrying cost ) dan biaya pesanan ( ordering cost ) dengan
menggunakan rumus berikut
2𝐷𝑆
𝐸𝑂𝑄 = √( )
𝐻

Dimana :
D = penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu (setahun)
S = biaya pemesanan per pesanana
H = biaya penyimpanan per unit per tahun

Bila persediaan sudah mencapai order point , maka petugas segera membuat pesanan dan
dikirimkan kepada pemasok yang segera akan mengirim bahan dan persediaan akan
 kembali ke tingkat maksimum. Dengan demikian selama kegiatan pengeluaran bahan,
tingkat persediaan dipertahankan antara minimum dan maksimum.
Model ini dapat diterapkan dengan anggapan-anggapan sebagai berikut :
1. Permintaan konstan, seragam dan dapat diketahui.
2. Harga per unit produk konstan.
3. Biaya penyimpanan per unit per tahun konstan.
4. Biaya pemesanan per pesanan konstan.
5. Waktu antara pesanan dilakukan sampai barang diterima (lead time) konstan.
6. Tidak terjadi kekurangan barang atau ’back orders’.

Untuk mengetahui berapa banyak (dalam unit) reorder point dilakukan, dengan
menggunakan persamaan berikut :
𝑅 = 𝑑 𝐿 + 𝑧𝜎𝐿

Dimana
R = reorder point
d = rata-rata tingkat permintaan yang diramalkan
L = lead time
z = angka standar deviasi untuk tingkat layanan yang diharapkan
σL = standar deviasi selama lead time

Gambar dibawah ini menunjukan hubungan R dan Q dimana saat posisi stok mencapai
titik R, maka order ditempatkan. Order ini diterima pada akhir periode L.

Gambar 3.7 Model Fixed Order Quantity

Sumber : https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3
Di dalam prakteknya manajer harus bisa mengantisipasi keterlambatan kedatangan
pesanan. Langkah yang umum dilakukan oleh manajer di dalam mengantisipasi
masalah lead time tersebut adalah dengan membuat kebijakan reorder point . Kebijakan
didalam menentukan reorder point melibatkan dua hal, pertama tingkat permintaan yang
diperkirakan terjadi selama lead time dan hal yang kedua adalah besarnya Safety
Stock (Persediaaan pengaman), yang besarnya tergantung dari tingkat layanan yang
diinginkan.
Dari penjelasan diatas didapat kesimpulan bahwa sistem yang menggunakan model Fixed i
Quantity ini secara teknis menggunakan dua macam perhitungan, perhitungan yang
pertama adalah menentukan besarnya jumlah pesanan yang optimal (EOQ) dan
perhitungan yang kedua adalah menentukan berapa batas minimum
persediaan barang yang harus dijaga ada ditangan R. Dengan kata lain pada saat tingkat
persediaan barang menyentuh R, perusahaan harus melakukan pesanan sejumlah
EOQ . Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa untuk mengetahui kapan tingkat
persediaan barang menyentuh titik R, sistem yang menggunakan Fixed Order Quantity ini
disyaratkan harus terus menerus memonitor kondisi stoknya.
1. Kebijakan persediaan pengaman
a. Kebijakan Umum Persediaan
i. Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem secara
real time dan transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan
harus ditutup pada akhir bulan. Saldo akhir dari periode berjalan akan
menjadi saldo awal periode berikutnya. .
ii. Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode rata-rata
tertimbang.
iii. Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan
penyimpanan persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan
kerusakan, pengawasan dan pelaporan dan juga pengelolaan identifikasi
fisik persediaan untuk semua gudang yang berada didalam perusahaan.
iv. Penambahan master dan kode barang disusun oleh Purchasing
Departement.
 v. Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode persediaan yang unik
(struktur kode yang sama dalam perusahaan) Store keeper tidak
diperkenankan merubah, menambah ataupun mengurangi kode yang telah
ada.
vi. Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah /
kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan
pihak-pihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut.
vii. Penyimpanan persediaan diluar gudang harus memperoleh persetujuan
dari Site Manager.
viii. Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap resiko-resiko yang
mungkin terjadi seperti kebakaran, banjir, pencurian, huru hara dan
bahaya-bahaya lainnya.
ix. Batas optimal persediaan harus dikelola dengan menyesuaikan
permintaan-permintaan dari User Departemen terkait dan meminimalisasi
biaya-biaya penyimpanan dan pemesanan. Batas-batas persediaan harus
ditentukan sebelumnya dan dimasukkan kedalam sistem. Rencana kerja
bulanan harus digunakan sebagai dokumen penuntun dalam menentukan
batas-batas persediaan berikut:
a. Batas pemesanan ulang atau jumlah pemesanan ekonomis
b. Batas minimum persediaan
c. Batas maksimum persediaan

b. Kebijakan Penerimaan Persediaan

i. Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti PO
(Purchase Order), dokumen pendukung dari Supplier (DO dll). Dan
internal order yang sebelumnya telah diinformasikan ke lokasi.
ii. Informasi PO dan Internal Order harus ada pada Store keeper saat
menerima barang.
iii. Surat Tanda Terima Barang (RR) adalah dokumen wajib dan dianggap
sebagai bukti barang yang diterima.
 iv. Surat Tanda Terima Barang (RR) dibuat oleh Store Keeper dan disetujui
oleh Manager terkait.
v. Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam Surat
Tanda Terima Barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima.
Jika jumlahnya berbeda dengan Surat Jalan dari Supplier, maka Surat
Jalan dari Supplier harus direvisi dan ditandatangani oleh kedua pihak.
vi. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih tinggi
dari jumlah yang tertera didalam PO store keeper harus mengambil
keputusan untuk menolak. Informasi harus dikumpulkan dari Supplier
untuk menentukan apakah jumlah kelebihan akan diterima atau
menyimpan barang-barang tersebut di gudang. Jika barang-barang
disimpan di gudang maka barang-barang tersebut harus diperlakukan
sebagai barang-barang FoC (Free of Charge).
vii. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih rendah
dibanding dengan jumlah barang yang tertera dalam PO, Departemen
terkait yang mengajukan PR harus dikomunikasikan. Tindakan-tindakan
yang perlu harus diambil oleh Departemen Purchasing untuk
penggantian.
viii. Surat Tanda Terima Barang tidak dapat dikeluarkan oleh Bagian
Pergudangan sebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihak-pihak
internal yang berkopenten terhadap kwalitas persediaan.
ix. Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau spesifikasinya
salah atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kualitas barang
dibandingkan dengan PO, maka barang tersebut harus ditolak dan Nota
Pengembalian Pembelian harus dibuat dan dikirimkan kepada Supplier.
Supplier harus menyetujui Nota Pengembalian Pembelian dan
mengambil barang dari gudang. Jika Supplier tidak mengambil barang-
barang tersebut maka barang-barang tersebut dianggap sebagai FoC (Free
of Charge) dan dicatat ke dalam kode persediaan yang berbeda.
 x. Tembusan Surat Tanda Terima Barang (RR rangkap 4) harus dikirimkan
ke Finance Dept untuk diverifikasi dengan PO dan Invoice, untuk proses
pencatatan dan pembayaran.
xi. Surat Tanda Terima Barang dapat dibuat lebih dari satu untuk satu nomor
PO yang pengirimannya dilakukan bertahap.
xii. Proses penerimaan barang harus mengikuti aspek-aspek pengawasan
internal yang digambarkan dalam SOP.

c. Kebijakan Pengeluaran Persediaan

i. Barang persediaan akan disimpan dan dikeluarkan sesuai FIFO (First In
First Out).
ii. Proses transfer persediaan antar gudang dan antar perusahaan adalah hal
penting yang diperlukan dalam sistem untuk membantu kelancaran
transfer antar gudang untuk memenuhi permintaan-permintaan transfer
material penting yang sesuai atau diluar perencanaan sesuai dengan
ketersediaan barang dan mendapat persetujuan dari Head of Dept. dan
Financial Controller terkait.
iii. Pengeluaran persediaan ke lokasi user tanpa melalui gudang tidak
diperbolehkan.
iv. Jika ada penegembalian barang dari lapangan Asisten Gudang harus
menghitung jumlah barang yang dikembalikan dan membuat Nota
Pengembalian Barang.

d. Kebijakan Pelaporan Persediaan

i. Laporan bulanan persediaan yang terdiri dari saldo, mutasi, analisa umur
persediaan harus diserahkan tepat waktu dan menyajikan pengelolaan
persediaan.
ii. Pengawasan rutin atas batas-batas persediaan, verifikasi persediaan
(pemeriksaan persediaan) berdasarkan sampel dan secara teratur harus
dilakukan terutama pada barang-barang yang bernilai tinggi dan tindakan
 pencegahan harus diambil untuk meminimalisasi kerugian akibat
keusangan, pencurian, kerusakan dll.
iii. Pemeriksaan fisik persediaan secara sampling dilakukan setiap bulan,
dengan nilai minimum 50% dari nilai total dari gudang-gudang terkait,
sedangkan pemeriksan menyeluruh dilakukan setiap 6 bulan sekali.
iv. Penyesuaian kelebihan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik akan
diupdate dalam modul persediaan, dengan persetujuan dari Financial
Controller dan GM.
v. Kekurangan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik harus dilaporkan
ke BOD dan penyesuaian kepada sistem harus berdasarkan persetujuan
BOD.
vi. Untuk meminimalisasi dampak penghapusan (write off) yang tak terduga
dan signifikan, maka kebijakan penyusutan sistematis diterapkan untuk
barang-barang persediaan yang bergerak lambat, kecuali untuk semua
barang-barang yang telah diasuransikan.
vii. Perusahaan membuat penyisihan untuk persediaan barang yang usang,
rusak, mengalami penyusutan, tidak sesuai spek, dan bergerak lambat
untuk disetujui oleh BOD dan dinyatakan dalam laporan keuangan secara
konservatif.

2. Pembuatan laporan jumlah persediaan pengaman

a. Prosedur Penerimaan Persediaan
i. Store keeper tidak diperkenankan menerima barang dari supplier tanpa
disertai dengan bukti PO atau internal Order untuk antar lokasi atau dari
kantor cabang dan pendukung dari supplier surat jalan. Store keeper telah
menerima copy PO pada saat menerima barang di gudang
ii. Store keeper melakukan pengecekan atas barang yang diterima, kualitas
barang dilakukan pengecekan oleh fihak internal yang berkopenten
iii. Store keeper membuat Good receive note / Surat Tanda terima barang
berdasarkan fisik barang yang diterima digudang sesuai dengan surat
jalan, Jika tidak sesuai dengan surat jalan, maka surat jalan dari supplier
harus direvisi dan disesuaikan dengan dengan fisik barang yang diterima
di gudang. Surat jalan yang telah direvisi tersebut ditandatangani oleh
kedua belah pihak.
 iv. Jika saat penerimaan barang, ditemukan adanya barang yang rusak, using
atau spesifikasinya tidak sesuai, barang telah expired, maka store keeper
berhak menolak barang dari supplier tersebut.
v. Storekeeper segera membuat Berita Acara atas kondisi barang yang
diterima tersebut dan mengionformasikan serta menyerahkan berita acara
tersebut kepada Purchasing Departement
vi. Berdasarkan informasi/Berita Acara dari storekeeper, Purchasing
departemen membuat Nota Pengembalian Barang kepada Supplier
vii. Supplier harus menyetujui Nota pengembalian barang dan segera
mengambil barang tersebut dari gudang
viii. Storekeeper mengirimkan Surat Tanda Terima Barang atau good Received
Notes kepada Purchasing Dept
ix. Purchasing Dept melakukan verifikasi antara STTB/GRn dengan PO dan
Invoice
x. Purchasing dept mengirimkan STTD/GRn, PO dan invoice ke Finance
Dept/AP Staff untuk proses pencatatan dan pembayaran
xi. Store keeper melakukan pengecekan untuk kelompok barang-barang
tertentu sebagai berikut :
a. Dry Food, store keeper harus memeriksa tanggal
kadaluarsa/expired datenya dan kemasannya (packaging) tidak
tumpah atau bocor
b. Frozen food, Srore keeper harus memeriksa temperatur suhu
container pada saat menerima barang, misalnya -18, -20 dreajat
celcius untuk daging ayam, daging olahan, daging sapi, ice cream
dan lain-lain. Warna daging atau ikan yang diterima dan expired
date-nya
c. Chilled food, Storekeeper harus memeriksa kesegaran dari sayur,
buah, cabe, bawang dan bahan baku chilled lainnya, suhu untu
barang chilled adalah 0 sampai -5 derajat celcius.

3. Prosedur Pengeluaran Persediaan

i. Bagian produksi mengajukan permintaan jumlah material berdasarkan
jumlah karyawan klien
ii. Bagian produkasi mengajukanb permintaan item/jenis material
berdasarkan menu planning bulanan
iii. Untuk barang-barang kelompok dry goods seperti gula, kopi, susu,
minuman kaleng, minuman kotak atau material selain menu Utama maka
admin site membuat form permintaan barang dan mengajukan
kepada storekeeper berdasarkan catatan dari clien
 iv. Admin site membuat isu tiket atas barang-barang tersebut sebagai dasar
invoice backcharges
v. Storekeeper mengeluarkan barang berdasarkan metode FIFO, barang yang
pertama masuk pertama keluar
vi. Sorekeeper mencatat setiap pengeluaran barang dalam system dan
mencetak Form Pengeluaran Barang dan ditanda tangani oleh Requestor
/clien
vii. Storekeeper diperkenankan melakukan transfer persediaan antar gudang
hanya jika telah mendapat persetujuan dari Head of Departemen dan
Finance Controler
viii. Untuk transfer persediaan antar gudang. Storekeeper masing-masing site
membuat form pemerimaan barang dan form pengeluaran barang dan
ditanda tangani kedua belah pihak.
ix. Jika terdapat pengembalian barang dari produksi atau dari backcharges
atau dari gudang site yang lain (transfer persediaan antar guiding)
Sorekeeper membuat lapopran penerimaan barang dan mencatat
penerimaan barang tersebut dalam sistem
4. Prosedur Pelaporan Persediaan
i. Storekeeper membuat laporan persediaan yang terdiri dari saldo
persediaan, mutasi persediaan (penerimaan barang dan pengeluaran
barang) secara periodik (daily, weekly atau mountly report)
ii. Storekeeper membuat analisa umur persediaan, category persediaan yang
pergerakannya lambat
iii. Storekeeper dan Team Accounting melakukan Stock take/Perhitungan
physic setiap bulannya dan didokumentasikan. Storekeeper membuat
Berita Acara atas dilakukannya stock take dan ditandatangani oleh
Storekeeper dan Accounting
iv. Berdasarkan Berita Acara stok take tersebut jika terjadi kelebihan jumlah
persediaan, maka storekeeper melakukan penyesuaian tersebut dan di
 update kedalam system setelah, mendapat persetujuan dari Finance
Controler dan General Manager
v. Berdasarkan Beritra Acara Stock Take tersebut jika terjadi kekurangan
jumlah persediaan maka kekurangan tersebut harus dilaporkan ke BOD
dan storekeeper dapat dapat melakukan penyesuaian kedalam
system setelah mendapat persetujuan dari BOD
vi. Team Accounting dapat membuat laporan penyusutan
persediaan berdasarkan laporan analisa umur persediaan yang bergerak
lambat
vii. Team accounting membuat laporan penyisihan persediaan berdasarkan
Berita Acara Stock take atas persediaan yang telah usang, rusak dan
mengalami penyusutan, bergerak lambat dan lain-lain. Team Accounting
mengajukan lapporan tersebut kepada Finance Controler untuk di Review
dan kemudian diajukan ke BOD untuk disetujui

5. Prosedur Pelaporan Stock Opname

Persediaan yang dilakukan stock fisik yaitu barang yang diperjualbelikan dalam
operasi sehari-hari, baik bahan baku, bahan dalam proses ataupun barang jadi.
Pelaksanaannya dapat dilakukan secara menyeluruh (general phisical inventory
stock taking) atau dengan cara sebagian persediaan (sampling persediaan),
diadakan setiap akhir bulan di lokasi cabang yang volume persediaannya besar
disesuaikan dengan aktifitas gudang dan paling lama setiap tiga bulan, dibagi
dalam beberapa tahapan yaitu :
i. Tahap persiapan : meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab,
pembentukan team, group, persiapan Peralatan, persiapan administrasi
baik manual maupun computer termasuk persiapan untuk berusaha tidak
ada mutasi barang selama diadalannya stock fisik.
ii. Tahapan pelaksanaan : meliputi poster pengumuman phisical inventory di
pintu gudang, perhitungan physic dan di tally sesuai (code, nama barang
dan merk, ukuran), penulisan lebel pada phisik barang,
penyusunan/penyimpanan barang yang telah di telly dan menyerahkan
 hasil telly kepada petugas yang merekap hasil stock opname dan masing
masing telly sheet ditanda tangan oleh yang melakukan stock phisik
(petugas gudang, petugas acounting dan internal audit baik internal
maupun external).
iii. Tahap penyelesaian : Membuat laporan hasil physic stock opname,
merekonsiliasi antara hasil physic dengan catatan administrasi gudang,
membuat berita acara hasil stock opname dan menanda tangani hasil stock
phisic tersebut, diketahui dan disetujui oleh yang berwenang, memasukkan
ke sistem administrasi gudang baik manual maupun computer dan
melaporkan hasilnya ke manajemen perusahaan.
F. Cakrawala
Accurate Online adalah aplikasi kita dapat menyimpan nya secara
akutansi online berbasis cloud yang virtual/melalui internet.
mendukung manajemen persediaan
untuk menghasilkan keuntungan pada
bisnis dan membuat pelanggan puas.
Tidak hanya itu, Accurate online juga
akan membantu melakukan persediaan,
penambahan gudang baru, mengelola
barang per-gudang, dan menyelesaikan
masalah lain yang berhubungan dengan
menejemen persediaan.
Fleksibilitas yang tinggi, teknologi
Cloud menawarkan fleksibilitas
dengan kemudahan data akses, kapan Gambar 3.8 Accurate Online
dan dimanapun kita berada dengan Sumber :
catatan bahwa pengguna (user) https://accurate.id/mengembangkan-
terkoneksi dengan internet. Selain manajemen-persediaan-dengan-
itu, pengguna dapat dengan mudah accurate-online/
meningkatkan atau mengurangi Seiring dengan perkembangan
kapasitas penyimpanan data tanpa teknologi yang semakin maju dan
perlu membeli peralatan tambahan mobilitas pelaku bisnis yang tidak
seperti hardisk. Bahkan salah satu bisa stay mengerjakan bisnis hanya
praktisi IT kenamaan dunia, dalam satu tempat saja. Dengan
mendiang Steve Jobs mengatakan kondisi tersebut cloud computing
bahwa membeli memori fisik untuk sangat dirasakan manfaatnya, tempat
menyimpan data seperti hardisk dan jarak sudah bukan menjadi
merupakan hal yang percuma jika hambatan dalam berbisnis.
G. Contoh Soal
1. Misalkan PT. Agung memperkirakan pemakaian maksimum bahan-bahan perminggu
sebesar 650 kg, sedangkan pemakaian rata-ratanya sebesar 500 kg dan lamanya lead
time 2 minggu, maka data-data tersebut safety stock sebesar:
Safety Stock = (650 – 500) 2 = 300 Kg
2. Perhatikan table berikut ini!
Tabel 3.2 Soal menaksir safety stock

Langkah-langkah menghitung Safety Stock :

1. Menghitung Rata-rata Deviasi = – 480 : 12 = 1 40
2. Menghitung selisih antara total deviasi kuadrat dengan total deviasi
dikuadratkan dibagi n = 155.200 – (-480)2/n = 136.000
3. Hasil langkah kedua dibagi n-1 dan hasilnya diakar kuadrat.= 136.000/12 – 1
= 111,19
4. Untuk menghitung besarnya safety stock dipengaruhi dua faktor yaitu :
a. Besarnya derajat signifikan standar deviasi pada kurva normal yang
digunakan, misalnya 97% = 2 atau 99,5% = 3.
b. Lamanya jangka waktu yang digunakan sebagai dasar perhitungan.
Misalkan derajat signifikan yang digunakan sebesar 99,5%, dan lama
jangka waktu dasar selama 4 bulan, maka safety stock :
= (3 x 111,19 x √4) – (-40 x 4) = 827,14

H. Jelajah Internet
https://www.accuratego.id/fitur-accurate-online/
I. Rangkuman
Stok Pengaman atau safety stock adalah persediaan yang diadakan untuk mencegah
teradinya kekurangan persediaan ketika permintaan tidak pasti atau karena faktor yang
menentukan besarnya persediaan ini adalah penggunaan bahan baku rata-rata selama
periode tertentu sebelum barang yang dipesan datang dan waktu tunggu yang bervariasi.
Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya
kekurangan barang, misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan
semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan.
Kebijakan didalam menentukan reorder point melibatkan dua hal, pertama
tingkat permintaan yang diperkirakan terjadi selama lead time dan hal yang kedua adalah
besarnya Safety Stock (Persediaaan pengaman), yang besarnya tergantung dari tingkat
layanan yang diinginkan.

J. Tugas Mandiri
Setelah mempelajari materi di bab III ini, kerjakan tugas ini secara mandiri! Carilah
contoh formulir-formulir dalam administrasi gudang antara : Purchase Request, Telly
Sheet, Receiving Report, Packing List, Delivery Receipt, Delivery Note, Transfer note,
Bin Card, MICS, Retur Jual, Retur beli, Demages dan Laporan Mutasi Persediaan.

K. Penilaian Mandiri
Jawablah soal di bawah ini dengan baik dan benar !
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan safety stock !
2. Mengapa untuk mencegah terjadinya kehabisan ( run out ) material, perusahaan
pada umumnya menetapkan persediaan pengaman (Safety Stock) !
3. Jelaskan arti pentingnya kebijakan persediaan pengaman dalam aktivitas produksi !
4. Sebutkan 5 prosedur pelaporan jumlah persediaan pengaman !
5. Jelaskan 2 model berdasar kapan untuk melakukan pemesanan !

L. Refleksi
Langkah apa yang dilakukan untuk mengantisipasi masalah lead time terhadap
besarnya Safety Stock (Persediaaan pengaman) !
DAFRTAR PUSTAKA
https://www.kabarbisnis.com/images/picture/201604/1101-Werehouse_4.jpg (diakses tanggal 10
Desember 2019, pukul 20.30)

https://www.dictio.id/t/apa-yang-dimaksud-dengan-stok-pengaman-safety-stock/14568/3 (diakses
tanggal 10 Desember 2019, pukul 20.30)

https://accurate.id/mengembangkan-manajemen-persediaan-dengan-accurate-online/ (diakses
tanggal 12 Desember 2019, pukul 17.00)

https://www.accuratego.id/fitur-accurate-online/ (diakses tanggal 17 Desember 2019, pukul 21.30)