PENGENDALIAN DALAM MELAKSANAKAN JADUAL KERJA

Definisi Perancangan

Perancangan ataupun planning adalah proses melibatkan pemilihan misi dan objektif
serta tindakan untuk mencapainya. Perancangan juga memerlukan pembuatan
keputusan,yakni menerangkan strategi-strategi dan membangunkan perancangan-
perancangan untuk menyelaraskan aktiviti kerja.

Dalam mewujudkan persekitaran bagi keberkesanan prestasi individu

yang bekerja bersama-sama dalam kumpulan,tugas pengurus yang paling
penting ialah memastikan bahawa setiap orang memahami tugas dan objektif
kumpulan dan cara-cara mencapainya. Untuk menjadikan usaha kumpulan
berkesan,pengurus hendaklah mengetahui apakah yang dijangkakan untuk
dicapai oleh mereka. Inilah perancangan. Pengurus haruslah merancang
bagaimana setiap ahli dalam kumpulan atau organisasi dapat bekerja bersama
agar dapat mencapai matlamat yang ditetapkan berpandukan dengan alternatif-
alternatif tindakan untuk masa depan.

Meskipun kita tidak dapat meramalkan masa hadapan,namun dengan

adanya perancangan yang efisyen kita dapat mengawal apapun faktor di luar
kawalan kita yang mungkin dapat merosakkan rancangan yang kita telah
rangka. Jika kita tidak merancang,kita telah membiarkan perkara berlaku
mengikut nasib. Perancangan adalah proses yang menuntut daya kecerdasan,ia
menghendaki kita menentukan jalan-jalan tindakan dan mendasarkan keputusan
kita pada tujuan,pengetahuan dan anggaran yang dipertimbangkan.

Jenis-jenis Perancangan

Terdapat jenis-jenis perancangan yang harus dikenal pasti oleh setiap

pengurus. Kegagalan sesetengah pengurus mengenal pasti jenis-jenis
perancangan yang berbeza seringkali mengakibatkan kesukaran dalam
menjadikan perancangan berkesan. Pada tahap tertentu,rancangan adalah
suatu hierarki.

Tujuan atau misi :

 Setiap bentuk pengendalian teratur mempunyai atau setidak-tidaknya
harus mempunyai tujuan atau misi untuk menjadikannya lebih
bermakna. Sebagai contoh,tujuan sesebuah perniagaan pada umumnya ialah
pengeluaran dan pengagihan barang dan khidmat Umum berfikir misi atau
objektif asas sesebuah perniagaan ialah membuat keuntungan. Tetapi untuk
menjadikan objektif asas terlaksana dan bertahan peniaga harus melaksanakan
aktiviti atau tugas yang diserahkan oleh masyarakat kepadanya dan
menyempurnakan misi.
Objektif atau matlamat bukan hanya titik tamat perancangan tetapi juga
penghujung ke arah mana pengorganisasian,pemimpinan dan pengawalan
disasarkan. Meskipun sesebuah perusahaan telah menetapkan objektif sebagai
objektif asas firma itu ,sebuah jabatan juga boleh menetapkan objektifnya
sendiri. Namun pada dasarnya matlamat jabatan itu juga menyumbang kepada
pencapaian objektif perusahaan. Sebagai contoh,objektif perniagaan untuk
membuat keutungan tertentu dengan mengeluarkan satu barisan peralatan
hiburan rumah,sementara matlamat jabatan perkilangan mungkin untuk
mengeluarkan sejumlah set televisyen dengan rekabentuk dan kuantiti tertentu
pada kos tertentu. Objektif-objektif ini boleh menjadi tidak konsisten apabila
jabatan perkilangan hanya melakukan aktiviti sendiri dengan tidak memastikan
pencapaian objektif syarikat.

Strategi:

Tiga takrifan menunjukkan penggunaan yang paling umum dalam

istilah startegi adalah :-
a) Program tindakan umum dan pembarisan sumber dengan cara yang
strategik bagi mencapai objektif menyeluruh.
b) Program objektif sesebuah organisasi dan perubahannya,sumber-sumber
yang digunakan untuk mencapai objektif dan dasar yang mengawal
perolehan,penggunaan dan penempatan sumber-sumber.
c) Penentuan objektif asas jangka panjang sesebuah perusahaan dan
pengambilan langkah-langkah tindakan dan pengagihan sumber untuk
mencapai matlamat.
Oleh itu tujuan strategi ialah untuk menentukan dan menyampaikan melalui sistem
objektif dan dasar utama,gambaran tentang apakah bentuk perusahaan yang
dibayangkan. Strategi tidak menggariskan dengan tepat bagaimanakah perusahaan
mencapai objektifnya,kerana ini merupakan tugas program-program sokongan lain
yang besar mahupun kecil. Tetapi ia melengkapi suatu rangka untuk memandu pikiran
dan tindakan. Walaubagaimanapun,kegunaan dalam amalan dan kepentingan dalam
memandu perancangan,mengharuskan pemisah strategi sebagai satu jenis rancangan
bagi tujuan analisis.

Dasar :

Dasar adalah rancangan yang merupakan kenyataan umum atau pemahaman yang
memandu atau menyalurkan pemikiran dalam pembuatan keputusan. Dasar membantu
memutuskan isu sebelum ia menjadi masalah,menjadikannya tidak perlu menganalisis
situasi yang sama setiap kali ia timbul, dan mencantumkan rancangan-rancangan lain.
Contohnya,sebuah syarikat keretaapi mempunyai dasar pengambilalih tanah industri
untuk menggantikan semua tapak syarikat yang dijual sepanjang perjalannya. Dasar ini
membenarkan pengurus jabatan tanah untuk menyusun rancangan pengambilalihan
tanpa rujukan yang berterusan kepada pengurus atasan,sementara pada masa yang
sama melengkapi piawai tertentu.

Tatacara :

Tatacara adalah rancangan yang menetapkan satu kaedah yang diperlukan dalam
mengendalikan aktiviti pada masa hadapan. Tatacara ialah panduan kepada
tindakan,lebih kepada pemikiran dan ia memperincikan cara sebenar apabila aktiviti
tertentu harus disempurnakan. Ia juga merupakan rujukan kronologi dalam tindakan
yang diperlukan. Tatacara dapat ditemui dalam semua bahagia sesebuah organisasi.
Sebagai contoh,dalam sebuah syarikat perkilangan,tatacara untuk mengendalikan
pesanan pastinya melibatkan jabatan penjualan,jabatan kewangan untuk
pemberitahuan penerimaan dana dan untuk pelulusan kredit pelanggan,jabatan
perakaunan untuk merekodkan urusniaga,dan jabatan perdagangan pula menentukan
kaedah penghantaran serta laluannya.

Peraturan :

Peraturan menyatakan tindakan atau bukan tindakan tertentu yang diperlukn,dengan

tidak memerlukan budi bicara ia merupakan sebuah jenis rancangan yang paling
mudah. Peraturan berbeza dengan dasar atau tatacara. Peraturan sebagai tindakan
untuk membimbing,ia tidak membenarkan sebarang pertimbangan dalam
penggunaannya.

Program :

Program adalah suatu campuran matlamat, dasar, tatacara, peraturan, penyerahan

tugas, langkah-langkah yang hendak di ambil, sumber-sumber yang hedak digunakan
dan unsur-unsur lain yang perlu untuk menjalankan satu-satu jalan tindakan. Program
lazimnya didukung oleh belanjawan.

Belanjawan

:Belanjawan adalah kenyataan tentang hasil-hasil yang dijangkakan dilahirkan

dalam istilah berangka. Ia boleh dilahirkan sama ada dalam istilah kewangan
atau dalam istilah jam-buruh,unit keluaran,jam-mesin,atau istilah lain yang dapat
diukur secara berangka.Belanjawan dapat berubah-ubah dari segi
ketepatan,perincian,dan tujuan. Belanjawan juga dapat berubah mengikut tahap
output organisasi.

Kepentingan Perancangan

Perancangan adalah satu sistem yang mana pekerja dan penyelianya bekerja
bersama-sama menentukan objektif prestasi,perkembangan pencapaian objektif
disemak secara berkala dan ganjaran diberi berdasarkan perkembangan tersebut.
Dengan adanya perancangan yang sitematik,segala tugasan yang perlu dilakukan agar
rancangan dapat terlaksana sesuai matlamat,ia memerluakn semua pihak bekerja
bersama. Kerjasama dan juga kesedaran dari setiap ahli organisasi amat diperlukan
agar perancangan yang diatur konsisten dengan matlamat.
 Setiap organisasi harus merancang dengan baik fungsi-fungsi setiap ahli yang
bekerja dalam organisasi. Pengurus harus bijak merancang dan
menghubungkaitkan segala operasi ke arah pencapaian yang ditetapkan.

SUMBER- SUMBER KEPERLUAN PROJEK

>Bahan

Sesuatu projek memerlukan bahan- bahan tertentu yang dikenali sebagai input
yang akan ditukarkan kepada output dalam sesuatu proses transformasi
tertentu. Pengurusan sesuatu projek bertanggungjawab untuk mengenalpasti
jenis bahan yang diperlukan iaitu bahan mentah utama, bahan sokongan dan
bahan pakai habis. Kuantiti yang diperlukan bagi aktiviti pengeluaran perlu
ditentukan berdasarkan kepada harga bahan di pasaran.

Mesin
Mesin atau alat jentera diperlukan dalam melaksanakan sesuatu projek. Ia diperolehi
melalui pembelian atau penyewaan. Sebelum sesuatu projek dimulakan, pengurusan
projek berperanan untuk mengenal pasti mesin, jentera, peralatan dan perkakasan
yang diperlukan bagi tujuan operasi. Perincian berkaitan jenis mesin, peralatan dan
perkakasan hendaklah disediakan dari segi kuantiti, saiz, spesifikasi, harga seunit dan
jumlah harga belian. Ini bagi memastikan supaya proses pelaksanaan projek tidak
terganggu dan operasi mengikut jadual dan keperluan yang telah ditetapkan.

Tenaga Manusia
Dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu projek, ia memerlukan tenaga kerja yang
mencukupi untuk melaksanakan projek yang berkenaan. Projek tidak mungkin
dilaksanakan tanpa adanya sumber tenaga manusia kerana setiap individu yang
terlibat dalam menjayakan sesebuah projek merupakan teraju utama kepada
pelaksanaan projek yang dirancangkan.

Kewangan

Kewangan adalah sangat penting dan perlu diambil kira dalam melaksanakan
sesuatu projek. Biasanya organisasi yang mempunyai kedudukan kewangan yang
kukuh akan diberi mandat oleh pihak tertentu untuk menyiapkan sesuatu projek.
Kewangan akan melibatkan kos. Penilaian terhadap kos akan dilakukan dari awal
sehinggalah sesuatu projek itu selesai. Ini termasuk kos- kos seperti kos pembinaan,
gaji pekerja, sewaan mesin dan lain- lain.

Masa
Pelan bagi sesuatu projek lazimnya menetapkan dengan jelas tentang tarikh
dimulakan, tarikh disiapkan dan tarikh- tarikh penting lain berkaitan projek secara
teratur dan sistematik. Ini akan dapat membantu penilaian yang lebih berkesan
terhadap had masa tertentu untuk menyelesaikan sesuatu projek yang berkenaan.

AKTIVITI PENGURUSAN PROJEK

Pembangunan Pelan Projek

Aktiviti Pengeluaran
Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk
membangunkan sesuatu projek berdasarkan kepada sumber setiap aktiviti.
Daripada senarai aktiviti, rangkaian pembangunan projek disediakan.
Rangkaian ini akan memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai
pelan asas untuk melaksanakan kerja- kerja projek.

a) Aktiviti Perolehan
Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitan dnegan kos
sesuatu projek yang memerlukan analisa selanjutnya. Masa pelaksanaan untuk
sesuatu pembangunan pelan projek berkait rapat sumber yang diperlukan.
Semakin pendek masa bagi pelaksanaan, semakin banyak keperluan sumber.
Dengan itu, aktiviti yang berkos tinggi mungkin dipanjangkan masa
pelaksanaannya dan mengakibatkan pengurangan dari segi kos dan sumber.

Pelaksanaan Projek

(a) Konsep Projek

Sesuatu projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana atau
kecil. Ia boleh jadi terhad kepada satu sektor yang khusus atau merentasi
 beberapa sektor. Walau bagaimanapun, semua projek mempunyai ciri yang
sama iaitu: -

i. Mempunyai matlamat yang spesifik dan perlu diselesaikan mengikut

spesifikasi yang telah ditetapkan.

ii. Mempunyai tarikh mula dan tarikh tamat.

iii. Mempunyai kewangan yang terhad.

iv. Menggunakan sumber manusia dan lain- lain sumber seperti kewangan,
peralatan dan sebagainya.

(b) Matlamat Yang Segera

Sesuatu projek lebih menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan
dengan tujuan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak dan telah dikenal
pasti.

(c) Tidak Berulang- Ulang

Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam
sesebuah organisasi. Projek pembangunan biasanya diuruskan oleh badan yang
ditubuhkan khas untuk mengendalikan aktiviti tertentu agar tidak berlaku
pertindihan atau masalah.

(d) Ketidak Pastian

Walaupun sesuatu projek kelihatan jelas dari segi objektif dan
pelaksanaannya, sebenarnya semua projek mengalami masalah ketidakpastian.
Masalah ini berkaitan dengan kemungkinan penyesuaian pelarasan yang perlu
dibuat ke atas reka bentuk teknikal, ekonomi atau pengurusannya.
Pemantauan Pelan Projek

Pemantauan projek perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa

sasaran. Pemantauan sesuatu projek dibuat dengan maklumat sasaran dan
keluaran dicatat untuk dibuat perbandingan. Setelah itu, satu pembetulan
rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan yang tidak diduga dari segi kelewatan
akibat bencana dan sebagainya.
 (a) Pemantauan Kemajuan
Sebaik sahaja maklum balas diperolehi, penilaian data perlu dibuat untuk
mengekalkan tempoh sasaran. Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada
keputusan yang dibuat dan kepakaran dalam membuat penjadualan. Penilaian
dibuat berdasarkan kepada keluaran hasil kerja berbanding dengan sasaran,
seterusnya peratus pencapaian dibuat berdasarkan kepada perkara ini

(b) Tindakan Pembetulan

Selepas tindakan penilaian ke atas sesuatu projek dibuat, sesuatu
rancangan pembetulan perlu dibuat bagi mencapai matlamat sasaran
sepenuhnya. Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga
seperti kelewatan akibat bencana alam dan sebagainya. Satu jadual
perancangan dan sasaran kerja perlu disediakan semula sekiranya berlaku
perubahan pada penjadualan yang asal.

Kawalan Projek

Sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika tiada

pengawalan yang sistematik. Kawalan merupakan proses untuk mengawal
sesuatu pelaksanaan sesuatu projek. Pengawalan yang terancang boleh
dilaksanakan dengan cara yang ekonomi, mengenal pasti had masa
penjadualan dan mengambil kira sumber- sumber yang boleh diperolehi.

Kawalan yang baik dan terancang perlu mencerminkan kerja yang tepat dan dapat
dilaksanakan bersesuaian dengan perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan. Ini
membolehkan sebarang perubahan kerja dari penjadualan dapat dikesan, dinilai dan
dikawal. Di antara aspek pengawalan projek yang perlu diambil kira ialah: -

(a) Tahap kawalan.

(b) Ciri- ciri tahap kawalan.

(c) Menyediakan jadual sasaran.

(d) Mengawasi projek.

(e) Penilaian dan peramalan.

 (f) Tempoh kawalan pengemaskinian.

(g) Tempoh masa pengemaskinian.

Integrasi Kos
Kos yang terlibat dalam pelaksanaan projek boleh dibahagikan kepada beberapa
kategori seperti bekalan tenaga fizikal, penggunaan tenaga buruh, pembelian atau
penyewaan tanah yang melibatkan pembayaran cukai dan sebagainya. Kos- kos
tersebut perlu dinilai dengan masa yang akan menentukan pendapatan yang
sewajarnya diperolehi.

Penentuan kos adalah sesuatu yang penting dalam pelaksanaan projek.

Kos yang tidak mencukupi akan mempengaruhi perjalanan sesuatu projek yang
mungkin akan menyebabkan kerugian kepada sesebuah organisasi.
Perancangan kos melibatkan perkara penting berikut: -

(a) Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang, sewaan atau
pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.

(b) Kesan perubahan jangka masa di mana pengusaha diperlukan.

(c) Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya

kerugian atau risiko- risiko lain.

(d) Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam
melaksanakan sesuatu projek.

(e) Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos
jika berlaku pertambahan tempoh yang melibatkan kos pembayaran gaji
pekerja dan sebagainya.

Penjadualan Maklumat Dan Nilai Dapatan

Setelah menerima maklum balas, pihak penjadualan akan menilai data

dan menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang
telah ditetapkan. Kepakaran penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan
bergantung kepada keputusan yang akan dibuat. Kebanyakan daripada
keputusan akan dibuat oleh pihak penjadualan, tetapi kebiasaannya sesetengah
 maklumat tersebut perlu diberi kepada pihak pengurusan peringkat yang lebih
tinggi untuk dinilai.

Proses penilaian dimulakan dengan penghasilan jadual- jadual daripada

maklumat yang telah diperolehi. Penjadual akan memeriksa output yang diperolehi
daripada komputer atau pejabat. Sebarang kelewatan output akan dibuat perbandingan
tarikh mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan tamat yang telah ditetapkan.

Membuat Laporan Dan Taklimat

Laporan terperinci tentang projek yang akan siap akan dibentangkan dalam bentuk
yang lebih menarik dengan menggunakan gambarajah, carta bar atau gambarajah
skala-masa.

(a) Gambarajah
Digunakan untuk menyesuaikan pengguna dengan tarikh yang
dijadualkan. Sesuai digunakan untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan
kemasukan nilai keseluruhan projek yang dijadualkan serta kesannya ke atas
perancangan. Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat masa yang nyata
apabila aktiviti dijalankan. Keadaan ini akan mengakibatkan kesilapan taksiran
terutama sekali apabila satu rantaian aktiviti mempunyai bilangan item yang
lebih daripada rantaian yang lain.

(b) Carta Bar

(c) Carta bar digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia,
peralatan dan jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi
yang lebih rendah tetapi tidak sesuai bagi peringkat atasan kerana
kemungkinan berlakunya pertindihan carta.

PENGENDALIAN DALAM MELAKSANAKAN JADUAL KERJA

Definisi Perancangan

Perancangan ataupun planning adalah proses melibatkan pemilihan misi dan

objektif serta tindakan untuk mencapainya. Perancangan juga memerlukan pembuatan
keputusan,yakni menerangkan strategi-strategi dan membangunkan perancangan-
perancangan untuk menyelaraskan aktiviti kerja.
 Dalam mewujudkan persekitaran bagi keberkesanan prestasi individu yang
bekerja bersama-sama dalam kumpulan,tugas pengurus yang paling penting ialah
memastikan bahawa setiap orang memahami tugas dan objektif kumpulan dan cara-
cara mencapainya. Untuk menjadikan usaha kumpulan berkesan,pengurus hendaklah
mengetahui apakah yang dijangkakan untuk dicapai oleh mereka. Inilah perancangan.
Pengurus haruslah merancang bagaimana setiap ahli dalam kumpulan atau organisasi
dapat bekerja bersama agar dapat mencapai matlamat yang ditetapkan berpandukan
dengan alternatif-alternatif tindakan untuk masa depan.
Meskipun kita tidak dapat meramalkan masa hadapan,namun dengan adanya
perancangan yang efisyen kita dapat mengawal apapun faktor di luar kawalan kita yang
mungkin dapat merosakkan rancangan yang kita telah rangka. Jika kita tidak
merancang,kita telah membiarkan perkara berlaku mengikut nasib. Perancangan
adalah proses yang menuntut daya kecerdasan,ia menghendaki kita menentukan jalan-
jalan tindakan dan mendasarkan keputusan kita pada tujuan,pengetahuan dan
anggaran yang dipertimbangkan.
Jenis-jenis Perancangan
Terdapat jenis-jenis perancangan yang harus dikenal pasti oleh setiap
pengurus. Kegagalan sesetengah pengurus mengenal pasti jenis-jenis
perancangan yang berbeza seringkali mengakibatkan kesukaran dalam
menjadikan perancangan berkesan. Pada tahap tertentu,rancangan adalah
suatu hierarki.

Tujuan atau misi :

Setiap bentuk pengendalian teratur mempunyai atau setidak-tidaknya

harus mempunyai tujuan atau misi untuk menjadikannya lebih
bermakna. Sebagai contoh,tujuan sesebuah perniagaan pada umumnya ialah
pengeluaran dan pengagihan barang dan khidmat Umum berfikir misi atau
objektif asas sesebuah perniagaan ialah membuat keuntungan. Tetapi untuk
menjadikan objektif asas terlaksana dan bertahan peniaga harus melaksanakan
aktiviti atau tugas yang diserahkan oleh masyarakat kepadanya dan
menyempurnakan misi.
Objektif atau matlamat bukan hanya titik tamat perancangan tetapi juga
penghujung ke arah mana pengorganisasian,pemimpinan dan pengawalan
disasarkan. Meskipun sesebuah perusahaan telah menetapkan objektif sebagai
objektif asas firma itu ,sebuah jabatan juga boleh menetapkan objektifnya
 sendiri. Namun pada dasarnya matlamat jabatan itu juga menyumbang kepada
pencapaian objektif perusahaan. Sebagai contoh,objektif perniagaan untuk
membuat keutungan tertentu dengan mengeluarkan satu barisan peralatan
hiburan rumah,sementara matlamat jabatan perkilangan mungkin untuk
mengeluarkan sejumlah set televisyen dengan rekabentuk dan kuantiti tertentu
pada kos tertentu. Objektif-objektif ini boleh menjadi tidak konsisten apabila
jabatan perkilangan hanya melakukan aktiviti sendiri dengan tidak memastikan
pencapaian objektif syarikat.
Strategi:

Tiga takrifan menunjukkan penggunaan yang paling umum dalam

istilah startegi adalah :-
d) Program tindakan umum dan pembarisan sumber dengan cara yang
strategik bagi mencapai objektif menyeluruh.
e) Program objektif sesebuah organisasi dan perubahannya,sumber-sumber
yang digunakan untuk mencapai objektif dan dasar yang mengawal
perolehan,penggunaan dan penempatan sumber-sumber.
f) Penentuan objektif asas jangka panjang sesebuah perusahaan dan
pengambilan langkah-langkah tindakan dan pengagihan sumber untuk
mencapai matlamat.
Oleh itu tujuan strategi ialah untuk menentukan dan menyampaikan melalui
sistem objektif dan dasar utama,gambaran tentang apakah bentuk perusahaan yang
dibayangkan. Strategi tidak menggariskan dengan tepat bagaimanakah perusahaan
mencapai objektifnya,kerana ini merupakan tugas program-program sokongan lain
yang besar mahupun kecil. Tetapi ia melengkapi suatu rangka untuk memandu pikiran
dan tindakan. Walaubagaimanapun,kegunaan dalam amalan dan kepentingan dalam
memandu perancangan,mengharuskan pemisah strategi sebagai satu jenis rancangan
bagi tujuan analisis.
Dasar :

Dasar adalah rancangan yang merupakan kenyataan umum atau pemahaman

yang memandu atau menyalurkan pemikiran dalam pembuatan keputusan. Dasar
membantu memutuskan isu sebelum ia menjadi masalah,menjadikannya tidak perlu
menganalisis situasi yang sama setiap kali ia timbul, dan mencantumkan rancangan-
rancangan lain. Contohnya,sebuah syarikat keretaapi mempunyai dasar pengambilalih
tanah industri untuk menggantikan semua tapak syarikat yang dijual sepanjang
perjalannya. Dasar ini membenarkan pengurus jabatan tanah untuk menyusun
rancangan pengambilalihan tanpa rujukan yang berterusan kepada pengurus
atasan,sementara pada masa yang sama melengkapi piawai tertentu.
Tatacara :
Tatacara adalah rancangan yang menetapkan satu kaedah yang diperlukan
dalam mengendalikan aktiviti pada masa hadapan. Tatacara ialah panduan kepada
tindakan,lebih kepada pemikiran dan ia memperincikan cara sebenar apabila aktiviti
tertentu harus disempurnakan. Ia juga merupakan rujukan kronologi dalam tindakan
yang diperlukan. Tatacara dapat ditemui dalam semua bahagia sesebuah organisasi.
Sebagai contoh,dalam sebuah syarikat perkilangan,tatacara untuk mengendalikan
pesanan pastinya melibatkan jabatan penjualan,jabatan kewangan untuk
pemberitahuan penerimaan dana dan untuk pelulusan kredit pelanggan,jabatan
perakaunan untuk merekodkan urusniaga,dan jabatan perdagangan pula menentukan
kaedah penghantaran serta laluannya.
Peraturan :

Peraturan menyatakan tindakan atau bukan tindakan tertentu yang diperlukn,dengan

tidak memerlukan budi bicara ia merupakan sebuah jenis rancangan yang paling
mudah. Peraturan berbeza dengan dasar atau tatacara. Peraturan sebagai tindakan
untuk membimbing,ia tidak membenarkan sebarang pertimbangan dalam
penggunaannya.
Program :

Program adalah suatu campuran matlamat, dasar, tatacara, peraturan, penyerahan

tugas, langkah-langkah yang hendak di ambil, sumber-sumber yang hedak digunakan
dan unsur-unsur lain yang perlu untuk menjalankan satu-satu jalan tindakan. Program
lazimnya didukung oleh belanjawan.
Belanjawan :

Belanjawan adalah kenyataan tentang hasil-hasil yang dijangkakan dilahirkan

dalam istilah berangka. Ia boleh dilahirkan sama ada dalam istilah kewangan atau
dalam istilah jam-buruh,unit keluaran,jam-mesin,atau istilah lain yang dapat diukur
secara berangka.Belanjawan dapat berubah-ubah dari segi ketepatan,perincian,dan
tujuan. Belanjawan juga dapat berubah mengikut tahap output organisasi.
 Kepentingan Perancangan

Perancangan adalah satu sistem yang mana pekerja dan penyelianya bekerja
bersama-sama menentukan objektif prestasi,perkembangan pencapaian objektif
disemak secara berkala dan ganjaran diberi berdasarkan perkembangan tersebut.
Dengan adanya perancangan yang sitematik,segala tugasan yang perlu dilakukan agar
rancangan dapat terlaksana sesuai matlamat,ia memerluakn semua pihak bekerja
bersama. Kerjasama dan juga kesedaran dari setiap ahli organisasi amat diperlukan
agar perancangan yang diatur konsisten dengan matlamat.

Setiap organisasi harus merancang dengan baik fungsi-fungsi setiap ahli yang
bekerja dalam organisasi. Pengurus harus bijak merancang dan
menghubungkaitkan segala operasi ke arah pencapaian yang ditetapkan.
SUMBER- SUMBER KEPERLUAN PROJEK

Bahan

Sesuatu projek memerlukan bahan- bahan tertentu yang dikenali sebagai

input yang akan ditukarkan kepada output dalam sesuatu proses transformasi
tertentu. Pengurusan sesuatu projek bertanggungjawab untuk mengenalpasti
jenis bahan yang diperlukan iaitu bahan mentah utama, bahan sokongan dan
bahan pakai habis. Kuantiti yang diperlukan bagi aktiviti pengeluaran perlu
ditentukan berdasarkan kepada harga bahan di pasaran.
Mesin
Mesin atau alat jentera diperlukan dalam melaksanakan sesuatu projek. Ia
diperolehi melalui pembelian atau penyewaan. Sebelum sesuatu projek dimulakan,
pengurusan projek berperanan untuk mengenal pasti mesin, jentera, peralatan dan
perkakasan yang diperlukan bagi tujuan operasi. Perincian berkaitan jenis mesin,
peralatan dan perkakasan hendaklah disediakan dari segi kuantiti, saiz, spesifikasi,
harga seunit dan jumlah harga belian. Ini bagi memastikan supaya proses pelaksanaan
projek tidak terganggu dan operasi mengikut jadual dan keperluan yang telah
ditetapkan.
Tenaga Manusia
Dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu projek, ia memerlukan tenaga kerja
yang mencukupi untuk melaksanakan projek yang berkenaan. Projek tidak mungkin
dilaksanakan tanpa adanya sumber tenaga manusia kerana setiap individu yang
terlibat dalam menjayakan sesebuah projek merupakan teraju utama kepada
pelaksanaan projek yang dirancangkan.
Kewangan

Kewangan adalah sangat penting dan perlu diambil kira dalam melaksanakan
sesuatu projek. Biasanya organisasi yang mempunyai kedudukan kewangan
yang kukuh akan diberi mandat oleh pihak tertentu untuk menyiapkan sesuatu
projek. Kewangan akan melibatkan kos. Penilaian terhadap kos akan dilakukan
dari awal sehinggalah sesuatu projek itu selesai. Ini termasuk kos- kos seperti
kos pembinaan, gaji pekerja, sewaan mesin dan lain- lain.
Masa
Pelan bagi sesuatu projek lazimnya menetapkan dengan jelas tentang tarikh
dimulakan, tarikh disiapkan dan tarikh- tarikh penting lain berkaitan projek secara
teratur dan sistematik. Ini akan dapat membantu penilaian yang lebih berkesan
terhadap had masa tertentu untuk menyelesaikan sesuatu projek yang berkenaan.
AKTIVITI PENGURUSAN PROJEK
Pembangunan Pelan Projek

B) Aktiviti Pengeluaran
Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk
membangunkan sesuatu projek berdasarkan kepada sumber setiap aktiviti.
Daripada senarai aktiviti, rangkaian pembangunan projek disediakan.
Rangkaian ini akan memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai
pelan asas untuk melaksanakan kerja- kerja projek.

b) Aktiviti Perolehan
Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitan dnegan kos
sesuatu projek yang memerlukan analisa selanjutnya. Masa pelaksanaan untuk
sesuatu pembangunan pelan projek berkait rapat sumber yang diperlukan.
Semakin pendek masa bagi pelaksanaan, semakin banyak keperluan sumber.
Dengan itu, aktiviti yang berkos tinggi mungkin dipanjangkan masa
pelaksanaannya dan mengakibatkan pengurangan dari segi kos dan sumber.
Pelaksanaan Projek
Konsep Projek
Sesuatu projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana atau
kecil. Ia boleh jadi terhad kepada satu sektor yang khusus atau merentasi
 beberapa sektor. Walau bagaimanapun, semua projek mempunyai ciri yang
sama iaitu: -

v. Mempunyai matlamat yang spesifik dan perlu diselesaikan mengikut

spesifikasi yang telah ditetapkan.

vi. Mempunyai tarikh mula dan tarikh tamat.

vii. Mempunyai kewangan yang terhad.

viii. Menggunakan sumber manusia dan lain- lain sumber seperti kewangan,
peralatan dan sebagainya.

(e) Matlamat Yang Segera

Sesuatu projek lebih menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan
dengan tujuan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak dan telah dikenal
pasti.

(f) Tidak Berulang- Ulang

Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam
sesebuah organisasi. Projek pembangunan biasanya diuruskan oleh badan yang
ditubuhkan khas untuk mengendalikan aktiviti tertentu agar tidak berlaku
pertindihan atau masalah.

(g) Ketidak Pastian

Walaupun sesuatu projek kelihatan jelas dari segi objektif dan
pelaksanaannya, sebenarnya semua projek mengalami masalah ketidakpastian.
Masalah ini berkaitan dengan kemungkinan penyesuaian pelarasan yang perlu
dibuat ke atas reka bentuk teknikal, ekonomi atau pengurusannya.

Pemantauan Pelan Projek

Pemantauan projek perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa

sasaran. Pemantauan sesuatu projek dibuat dengan maklumat sasaran dan
keluaran dicatat untuk dibuat perbandingan. Setelah itu, satu pembetulan
 rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan yang tidak diduga dari segi kelewatan
akibat bencana dan sebagainya.

(c) Pemantauan Kemajuan

Sebaik sahaja maklum balas diperolehi, penilaian data perlu dibuat untuk
mengekalkan tempoh sasaran. Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada
keputusan yang dibuat dan kepakaran dalam membuat penjadualan. Penilaian
dibuat berdasarkan kepada keluaran hasil kerja berbanding dengan sasaran,
seterusnya peratus pencapaian dibuat berdasarkan kepada perkara ini

(d) Tindakan Pembetulan

Selepas tindakan penilaian ke atas sesuatu projek dibuat, sesuatu
rancangan pembetulan perlu dibuat bagi mencapai matlamat sasaran
sepenuhnya. Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga
seperti kelewatan akibat bencana alam dan sebagainya. Satu jadual
perancangan dan sasaran kerja perlu disediakan semula sekiranya berlaku
perubahan pada penjadualan yang asal.
Kawalan Projek

Sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika tiada

pengawalan yang sistematik. Kawalan merupakan proses untuk mengawal
sesuatu pelaksanaan sesuatu projek. Pengawalan yang terancang boleh
dilaksanakan dengan cara yang ekonomi, mengenal pasti had masa
penjadualan dan mengambil kira sumber- sumber yang boleh diperolehi.

Kawalan yang baik dan terancang perlu mencerminkan kerja yang tepat dan
dapat dilaksanakan bersesuaian dengan perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan.
Ini membolehkan sebarang perubahan kerja dari penjadualan dapat dikesan, dinilai dan
dikawal. Di antara aspek pengawalan projek yang perlu diambil kira ialah: -

(h) Tahap kawalan.

(i) Ciri- ciri tahap kawalan.

(j) Menyediakan jadual sasaran.

(k) Mengawasi projek.

(l) Penilaian dan peramalan.

 (m) Tempoh kawalan pengemaskinian.

(n) Tempoh masa pengemaskinian.

Integrasi Kos
Kos yang terlibat dalam pelaksanaan projek boleh dibahagikan kepada beberapa
kategori seperti bekalan tenaga fizikal, penggunaan tenaga buruh, pembelian atau
penyewaan tanah yang melibatkan pembayaran cukai dan sebagainya. Kos- kos
tersebut perlu dinilai dengan masa yang akan menentukan pendapatan yang
sewajarnya diperolehi.

Penentuan kos adalah sesuatu yang penting dalam pelaksanaan projek.

Kos yang tidak mencukupi akan mempengaruhi perjalanan sesuatu projek yang
mungkin akan menyebabkan kerugian kepada sesebuah organisasi.
Perancangan kos melibatkan perkara penting berikut: -

(f) Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang, sewaan atau
pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.

(g) Kesan perubahan jangka masa di mana pengusaha diperlukan.

(h) Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya

kerugian atau risiko- risiko lain.

(i) Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam
melaksanakan sesuatu projek.

(j) Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos
jika berlaku pertambahan tempoh yang melibatkan kos pembayaran gaji
pekerja dan sebagainya.

Penjadualan Maklumat Dan Nilai Dapatan

Setelah menerima maklum balas, pihak penjadualan akan menilai data dan
menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang telah
ditetapkan. Kepakaran penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan bergantung
kepada keputusan yang akan dibuat. Kebanyakan daripada keputusan akan dibuat
oleh pihak penjadualan, tetapi kebiasaannya sesetengah maklumat tersebut perlu
diberi kepada pihak pengurusan peringkat yang lebih tinggi untuk dinilai.
 Proses penilaian dimulakan dengan penghasilan jadual- jadual daripada
maklumat yang telah diperolehi. Penjadual akan memeriksa output yang
diperolehi daripada komputer atau pejabat. Sebarang kelewatan output akan
dibuat perbandingan tarikh mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan
tamat yang telah ditetapkan.
Membuat Laporan Dan Taklimat
Laporan terperinci tentang projek yang akan siap akan dibentangkan dalam bentuk
yang lebih menarik dengan menggunakan gambarajah, carta bar atau gambarajah
skala-masa.

(d) Gambarajah
Digunakan untuk menyesuaikan pengguna dengan tarikh yang
dijadualkan. Sesuai digunakan untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan
kemasukan nilai keseluruhan projek yang dijadualkan serta kesannya ke atas
perancangan. Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat masa yang nyata
apabila aktiviti dijalankan. Keadaan ini akan mengakibatkan kesilapan taksiran
terutama sekali apabila satu rantaian aktiviti mempunyai bilangan item yang
lebih daripada rantaian yang lain.

(e) Carta Bar

Carta bar digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia,
peralatan dan jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi
yang lebih rendah tetapi tidak sesuai bagi peringkat atasan kerana kemungkinan
berlakunya pertindihan carta.
 MENGENAI BAHAGIAN BELANJAWAN DALAM ORGANISASI

BAHAGIAN PENUBUHAN BELANJAWAN

Belanjawan ialah ‘Satu pernyataan Anggaran Hasil dan Perbelanjaan bagi masa
hadapan yang digunakan sebagai alat perancangan dan pengurusan sumber ekonomi
Institusi untuk memenuhi keperluan pekerja dan pelajar.

Objektif

Memastikan pengagihan dan penggunaan peruntukan kewangan kepada semua

Jabatan/Agensi secara teratur, cekap dan berkesan dan menentukan pengagihan
sumber kewangan Kolej dibuat dengan sewajarnya selaras dengan dasar dan objektif
Kolej.
i. Peruntukan Bajet hendaklah digunakan dalam selaras dengan prinsip
pengurusan kewangan yang baik, iaitu selaras dengan prinsip-prinsip ekonomi,
kecekapan dan keberkesanan

1.0 Kegunaan Belanjawan

a. Perancangan

b. Komunikasi
 c. Koordinasi

d. Pembuat Keputusan

e. Kawalan dan Penilaian Prestasi

f. Motivasi

Perancangan

Pengurus dapat menentukan matlamat organisasi dimasa hadapan dan

menentukan langkah-langkah yang perlu diambil.

Komunikasi

Mengkomunikasikan pelan dan tindakan kepada setiap unit yang berbeza

dan antara fungsi dengan jabatan dalam organisasi.

Koordinasi

Membolehkan pihak pengurusan mengkoordinasi dan menyelaraskan aktiviti-

aktiviti yang berbeza, fungsi dan jabatan-jabatan dalam organisasi untuk
mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

Pembuat Keputusan

Mengumpul maklumat yang berkesan dan relevan bagi tujuan membuat

keputusan.Pengurusan perlu mengetahui kos bagi apa-apa rancangan atau
tindakan yang ingin diambil bagi memastikan keputusan yang dibuat adalah
yang paling menguntungkan

Kawalan dan Penilaian Prestasi

Belanjawan berfungsi sebagai standard untuk membandingkan dengan

keputusan yang sebenar.Dengan menggunakan penilaian ini, pengurusan
boleh melaksanakan tindakan pembetulan yang sesuai.

Motivasi

Memotivasikan pihak pengurusan untuk mencapai objektif dan matlamat

organisasi. Ini boleh meningkatkan kecekapan dan keberkesanan operasi.

Berpandukan Bajet pada Tahun Sebelumnya

Merujuk kepada belanjawan yang telah dibuat pada tahun sebelumnya dapat
membantu dalam pengurusan Kewangan untuk tahun yang seterusnya. Dengan
merujuk kepada Penyata pendapatan (income statement) dan kunci kira-kira (balance
sheet),

Mengemukakan penyata bank, akaun pelaburan, bil-bil utiliti pada tahun sebelum
dan apa-apa maklumat mengenai sumber pendapatan atau perbelanjaan adalah kunci
untuk proses dalam mengemaskini belanjawan pada tahun yang seterusnya suatu
pernyataan umum hasil dan perbelanjaan;

Bahagian yang berasingan dibahagikan kepada penyata pendapatan dan

perbelanjaan bagi setiap institusi.

Prinsip ekonomi memerlukan sumber yang digunakan oleh institusi itu untuk
mengejar aktiviti akan disediakan dalam masa yang sewajarnya,dalam kuantiti dan
kualiti yang sesuai

Keadaan dalam Penubuhan Belanjawan

i. Perbendaharaan pada akhir tahun fiskal yang terdahulu;

ii. Anggaran Perbendaharaan pada akhir tahun fiskal semasa dan

iii. Anggaran Perbendaharaan pada akhir tahun fiskal dimana bajet

dikemukakan dan cadangan dalam bajet kewangan diterima pakai jika ada.

Perancangan Aktiviti-aktiviti pada Tahun akan Datang

Perlaksanaan

Melaksanakan Pengawalan kewangan dengan elemen-elemen yang perlu dikawal

a) Man

b) Machine

c) Material

d) Money

e) Management

1. Man merujuk kepada Pekerja. Sikap pekerja, fizikal dan mental pekerja,
latar belakang pekerja dan sebagainya. Setiap pekerja ada perbezaanya
dari pelbagai sudut. Contohnya sikap, citarasa, hobi dan sebagainya.
2. Machine merujuk kepada Mesin/jentera. Usia mesin, peralatan mesin,
kepantasan mesin, penyelenggaraan mesin dan sebagainya.

3. Material ialah bahan-bahan yang digunakan. Ianya merujuk kepada kos

bahan mentah, kualiti bahan, kuantiti bahan dan sebagainya.

4. Money ialah merujuk kepada Kos, Keuntungan, Kerugian, Gaji pekerja,

Bayaran elaun dan sebagainya

5. Management ialah pengurusan dari segi Pembayaran gaji pekerja,

Penerimaan tempahan, Pengambilan pekerja, Tindakan disiplin pekerja dan
sebagainya.

Kawalan Pembaziran

a) Adalah satu pengenalan dan penghapusan pembaziran dari segi masa,

tenaga, ruang dll.

b) Merupakan satu kaedah yang paling berkesan untuk mengurangkan kos.

c) Perlu membuat analisis untuk setiap kerja /aktiviti untuk menghapuskan

pembaziran.

d) Terdapat dua (2) jenis kawalan

i. Kawalan Belanjawan

ii. Kawalan Pengeluaran

Kawalan Belanjawan

Menunjukkan sejumlah nilai daripada perancangan tindakan yang disediakan

untuk dimajukan dalam satu jangkamasa.

a) Bahagian yang perlu untuk melengkapkan bersama antara perancangan

kawalan.
 b) Membuat perancangan untuk masa hadapan, melaksanakan
perancangan itu dan mengetuai atau mendahului aktiviti – aktiviti untuk
melihat samada mereka pasti akan melaksanakan perancangan tersebut.

c) Membuat Ramalan

a) Perkara yang paling penting yang perlu dibuat ialah tempoh masa sesuatu
bajet kerana ia adalah yang terbaik dalam merancang pelaksaan sesuatu
bajet. Biasanya tahun kewangan adalah dari bulan Mac hingga akhir bulan
Februari tahun depan.

b) Perlu mengemukakan secara terperinci bajet yang ingin dilaksanakan kerana

ianya akan lebih memudahkan dalam perlaksanaan bajet kewangan yang telah
dibuat.

c) Menentukan pencapaian yang bakal diperoleh pada tahun akan dating.

d) Membuat perancangan yang strategik dengan membuat senarai aktiviti dan

mengira kos setiap aktiviti yang akan dilakukan.

Contoh:

i.Kos yang melibatkan modal

Pembelian Alat Kelengkapan Pejabat

ii.Kos Pentadbiran

Bil telefon, faks, elektrik dan sebagainya

iii.Kos bayaran Kakitangan

Gaji untuk pekerja, bantuan perubatan, pekerja latihan kakitangan.

iv.Kos pengurusan

Kos pengangkutan dan perjalanan, percetakan dan sebagainya.

KAWALAN PENGELUARAN
Matlamat untuk memastikan tarikh penghantaran dipenuhi, penggunaan tenagakerja
dan peralatan yang berkesan, kadar kerja yang tidak siap tidak terlalu tinggi. (work in
progress). Termasuk kawalan mutu (Quality Control), kawalam kos pembuatan,
kawalan stok dan kawalan penyelenggaraan.

PENGENALAN MENGENAI PENILAIAN KAKITANGAN PENTADBIR

PENGENALAN

Pengurusan prestasi lebih berbentuk kepada mengendalikan penilaian atau

beberapa siri penilaian pada sesuatu masa dan merupakan satu bahagian yang
penting di dalam bidang pengurusan sumber manusia. Majikan sepatutnya
memberi pekerja sokongan dan keadaan yang sesuai kepada kakitangan bagi
mendapatkan keputusan penilaian prestasi yang di kehendaki. Pekara-pekara
yang perlu diambil kira oleh majikan dalam menilai prestasi kakitangan adalah
seperti berikut :-

1. Memberi sokongan secara praktikal yang bersesuaian dengan sumber

yang sedia ada.
2. Memastikan pekerja mengetahui dengan jelas keputusan prestasi penilaian
yang diperlukan dan memberi khidmat nasihat jika di perlukan.
3. Memberi program latihan dan pembangunan kepada pekerja supaya
mereka dapat mencapai prestasi yang dikehendaki.
4. Mengubahsuai pengukuran sasaran , keutamaan dan prestasi berdasarkan
kepada perubahan di dalam keutamaan organisasi,pasaran,dasar kerajaan
dan sebagainya.
 Dalam sesuatu pengurusan prestasi, pekara yang perlu dipertimbangkan
ialah prestasi pengurus yang cemerlang dan menjadi contoh kepada pekerja
yang lain. Sesuatu cara pengurusan bergantung kepada beberapa faktor iaitu
personaliti individu, suasana tempat kerja, ukuran masa dan budaya sesuatu
organisasi. Pengurusan prestasi yang berkesan harus mempunyai panduan dan
bantuan dalam pembangunan sumber manusia. Menurut Prof. Dr. Mohd Kamal
Hassan " Sekiranya pendekatan pengurusan moden membenarkan profesional

( termasuk pengurus ; pentadbir ) berpegang teguh kepada 'share value'

sesuatu organisasi tanpa mengambilkira samada bercanggah atau tidak dengan
sistem nilai yang lebih besar yang wujud di luar profession, maka di dalam Islam
kesetian kepada perintah Allah dan Rasul wujud nilai utama yang mengatasi
segala nilai-nilai lain yang wujud di dalam sesuatu sub-sistem atau sub
budaya".( Shahrom, 1962 ).

PEMANTAUAN PRESTASI

Pemantauan prestasi adalah salah satu daripada bahagian di dalam

proses pengurusan prestasi. Penilaian prestasi diadakan sekali atau dua kali
setahun dan ianya dalam bentuk temubual diantara pekerja dengan majikan.
Kadangkala hasil daripada temubual ini pekerja dapat meningkatkan gaji dan
kenaikan pangkat pekerja. Selain daripada itu hasil daripada temubual ini akan
memberikan penekanan terhadap program latihan dan pembangunan pekerja.

Proses temubual juga dapat membina dan menyokong seseorang

individu dalam meningkatkan dan membangunkan prestasi kerjanya. Pekerja
yang bersemangat biasanya dapat menerima kritikan daripada majikannya
semasa di akhir sesi temubual tersebut. Beberapa prinsip di perlukan dalam
memenuhi ciri-ciri tersebut. Antaranya adalah :-

1. Tiada kejutan berlaku di dalam penilaian semasa temubual. Penilaian perlu

mengambilkira terhadap prestasi pekerja sebelum temubual kerana ianya
merupakan maklumbalas daripada pengurus.
2. Proses ini perlu di applikasikan kepada semua pekerja . Semua pekerja
mempunyai hak untuk mengetahui tahap prestasi mereka dan ianya syarat
yang perlu dalam meningkatkan lagi pencapaian pekerja tersebut.
 3. Pekerja digalakkan untuk menyatakan prestasi mereka dan memberikan
pendapat mereka apa yang mereka fikirkan dan apa yang telah mereka
lakukan.
4. Perbincangan harus difokuskan kepada matlamat yang telah ditetapkan dan
pencapaian yang dikehendaki untuk mencapai matlamat tersebut.
5. Penilai perlu ingat peraturan bahawa mereka hanya mempunyai 2 telinga
dan satu mulut yang digunakan semasa mengendalikan temubual prestasi
tersebut.

MENILAI KADAR PRESTASI

Bahagian yang paling penting dalam penilaian prestasi adalah untuk

membuat keputusan bagi prestasi individu dalam mengenalpasti matlamat yang
telah ditetapkan. Menilai prestasi adalah lebih mudah daripada membuat
keputusan yang berkualiti. Dalam membuat keputusan terdapat beberapa prinsip
yang perlu di ambilkira, antaranya ialah :-

i. Prestasi mesti dinilai bergantung kepada objektif keseluruhan, dimana

ianya akan dipecahkan kepada beberapa matlamat yang akan
dipengaruhi oleh objektif keseluruhan.
ii. Objektif harus boleh digunakan untuk semua pekerja yang mempunyai
percampuran diantara pengukuran objektif dan persaingan di mana
persaingan yang digunakan harus diterangkan dengan berhati-hati dalam
bentuk kemahiran yang dapat di tunjukkan atau perlakuan.
iii. Terdapat beberapa jalan singkat untuk menilai prestasi. Langkah berhati-
hati perlu diberi pada setiap objektif dan matlamat. Pekiraan harus dibuat
pada keadaan dimana mereka telah capai.
iv. Di dalam kadar prestasi, penilai harus mengambilkira di dalam semua
aspek pekerjaan. Pemberian kadar keseluruhan bagi sesuatu kerja
sebagai merangkumi keseluruhan dan tidak benar dan akan
mempengaruhi prestasi keseluruhan.
v. Salah satu kesukaran yang dialami oleh pengurus dalam penilaian
pekerja adalah untuk menilai individu itu sendiri. Antaranya adalah
masalah memberikan keputusan prestasi yang baik kepada pekerja yang
di senangi dan keputusan yang sebaliknya.
 vi. Dalam mengambilkira prestasi individu penekanan harus diberi
berpandukan kepada keutamaan objektif dan prestasi keseluruhan dan
ianya harus diukur bertentangan dengan kebolehan pekerja.
vii. Pekiraan harus di ambilkira terhadap faktor dalaman yang akan
mempengaruhi prestasi seperti perubahan di dalam organisasi , sumber
yang ada dan tahap persaiangan yang wujud di dalam perkiraan.
viii. Penilai atau pengurus harus mengambilkira keadaan luaran seperti
keadaan pasaran, perubahan di dalam undang-undang atau polisi
kerajaan serta keadaan ekonomi.

KEBERKESANAN PENILAIAN PRESTASI

Terdapat beberapa faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat

oleh seseorang pengurus. Diantara faktor yang boleh mempengaruhi
pemikiran pengurus adalah :-

1. Umur, pengalaman pengurus dan pekerja.

2. Personaliti
3. Jantina dan Bangsa
4. Hubungan kekeluargaan
5. Prestasi pekerja yang lepas dan sekarang.
6. Kebimbangan penilai/pengurus dan reaksi individu yang dinilai/pekerja.

Terdapat beberapa garis panduan yang perlu diikuti oleh penilai semasa
temubual. Antaranya ialah :-

1. Mereka harus merancang dengan teliti pertemuan tersebut terlebih

dahulu. Ini bermakna idak hanya menggunakan pejabat yang tiada
gangguan tetapi penilai harus membaca segala dokumen yang berkaitan
untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan, pekerja harus bersiap
sedia untuk pertemuan dengan mengenal pasti prestasi mereka dan
boleh menjangkakan kadar prestasi mereka sebelum pertemuan tersebut.
Ini adalah penting kerana proses tersebut adalah dalam bentuk 2 hala
dan tidak memerlukan kejutan bagi mana-mana pihak.
2. Penilai harus memastikan bahawa perjumpaan tersebut dikendalikan
dalam keadaan yang selesa dan tempat yang memberi penekanan
 terhadap kaunseling, mengajar dan pembangunan peranan adalah
sebahagian daripada tanggungjawab pengurusan.
3. Penekanan perlu diberi terhadap aspek yang positif dalam prestasi dan
bukannya yang negatif namun begitu keseluruhan perlulah dibaiki.
4. Dalam membincangkan kekurangan keberkesanan prestasi, peluang
untuk meningkatkan prestasi harus ditekankan.
5. Pekerja harus digalakkan untuk bercakap dan pengurus harus berbincang
segala masalah yang dihadapainya dan harus diberi penyelesaian
terhadap masalah tersebut.
6. Tindakan perlu dipersetujui untuk menjelaskan segala masalah yang
dikenal pasti dan membangunkan pekerja yang terlibat.
7. Segala tindakan yang dipersetujui perlu dibuat agar pengukuran prestasi
dapat diteruskan.
8. Kadar prestasi akan mempengaruhi pemikiran pekerja semasa
perjumpaan. Oleh sebab itu adalah lebih baik segala perbincangan harus
di hindarkan daripada temubual penilaian yang lebih mengambil kira
terhadap pembangunan pekerja
9. Akhirnya perlu diingatkan penilaian temubual haruslah dirahsiakan.

Kunci kejayaan penilaian prestasi akan memastikan bahawa pengurus

mempunyai kewibawaan dalam proses tersebut dan terlatih serta prinsip
penilaian dapat diterima pakai oleh semua pekerja.

IMBUHAN PRESTASI

Imbuhan prestasi merupakan satu eleman yang penting dalam proses

pengurusan prestasi kakitangan, diman ia memberi penghargaan kepada pencapaian
yang telah diperolehi. Ianya boleh dibuat dalam bentuk seperti pujian, peluang untuk
latihan dan pembangunan serta kenaikan pangkat. Manusia sangat mengambil berat
sekiranya imbuhan dalam penilaian prestasi berbentuk ganjaran kewangan.

Apabila adanya tekanan dalam perniagaan untuk meningkatkan prestasi reaksi

yang biasa dibuat oleh kebanyakan pengurus ialah untuk mendapatkan
keputusan yang cepat walaupun mereka tidak mempunyai sistem yang
komprehensif dalam sesuatu pengurusan prestasi. Objektif prestasi yang
berhubung dengan pembayaran adalah :-
 1. Untuk motivasi pekerja apabila mereka diberi penghargaan yang
mempunyai kaitan terhadap daya usaha mereka.
2. Untuk meningkatkan fokus dan komitmen pekerja dalam mencapai
objektif.
3. Untuk membantu pembangunan budaya prestasi dan pengukuhan
budaya yang sedia ada.
4. Untuk penghargaan kepada individu yang mengambil bahagian dalam
kejayaan organisasi.
5. Untuk menolong melatih dan menentukan kakitangan yang berkualiti
tinggi.
6. Untuk memastikan imbuhan adalah sejajar dengan prestasi organisasi.
7. Atasi sebab ekuiti, ianya diterima agar mereka yang banyak melibatkan
diri harus menerima penghargaan atau imbuhan yang tertinggi.
8. Untuk mencapai objektif organisasi, beberapa bayaran insentif boleh
dibuat.
9. Untuk menggalakan fokus terhadap prestasi individu ataupun pasukan
ianya bergantung terhadap keperluan organisasi.

STRATEGI MEMPERKENALKAN PENGURUSAN PRESTASI KAKITANGAN

Untuk memperkenalkan pengurusan prestasi kakitangan, beberapa strategi perlu

dibuat. Diantaranya adalah :-

1. Ianya harus berhubungkait dan menyokong misi organisasi dan nilai teras
yang berkaitrapat dengan strategi korporat.
2. Ianya mesti sehaluan dan bersesuaian dengan budaya organisasi.
3. Proses tersebut mesti mendapat komitmen atau kerjasama sepenuhnya
dari pucuk pimpinan seta pengurus dan pekerja bawahan.
4. Perhubungan dan perbincangan bersama pekerja dapat menyokong
komunikasi yang baik dan latihan kepada semua yang terlibat.
5. Skim ini harus disokong dengan sistem yang komprehensif, iaitu
menetapkan objektif serta matlamat dan bidang kerja yang jelas.
6. Skim ini haruslah tetap dan sebarang perubahan dibuat jika difikirkan
perlu.
 7. Aspek pembangunan individu dalam pengurusan prestasi haruslah
diasingkan daripada pertimbangan untuk memberikan imbuhan.
8. Tiada mempunyai kaitan dengan pembayaran kewangan sehingga skim
tersebut berkesan pada jangkawaktu tersebut dan diterima oleh
organisasi tersebut.

MENGURUS PRESRASI KAKITANGAN DALAM PENDIDIKAN.

Penilaian prestasi kakitangan dalam bidang pendidikan tidak sahaja

bergantung kepada keputusan peperiksaan pelajar tetapi ianya bergantung
kepada proses pembelajaran yang dapat diwujudkan oleh seseorang pendidik
semasa di dalam kelas. Penilaian prestasi seseorang pendidik itu boleh dibuat
atau dinilai daripada perspektif yang luas dan secara khusus boleh difokuskan
kepada beberapa aspek penting yang dapat menunjukkan ciri-ciri keunggulan
dan kewibawaan seseorang guru atau pendidik.

Prestasi yang berbeza-beza ini dapat menunjukkan wujudnya kualiti guru

yang berbeza dalam profesion perguruan khususnya berhubung dengan
perkembangan dan keterampilan seseorang guru. Antara ciri-ciri yang diambil
kira dalam menilai prestasi pendidik adalah:

Inisiatif/daya usaha.

Ini meliputi inisiatif guru dalam meningkatkan kemajuan profesionalisme

perguruan, inisiatif memajukan murid, daya usaha bagi meningkatkan
pencapaian matapelajaran yang diajar dan inisiatif bagi membawa
pembaharuan dan perubahan yang sesuai selaras dengan perubahan dasar-
dasar baru pengajaran dan pendidikan.

1. Dedikasi.

Dapat menjalankan tugas dengan dedikasi dan bertanggungjawab,

menunjukkan komitmen yang tinggi terhadap tugas-tugas yang diberi,
sentiasa berusaha meningkatkan kemajuan dan menjayakan rancangan
yang perlu dilaksanakan, tidak terlampau bergantung kepada ketua atau
orang lain untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggungjawab yang
mencabar. Mempunyai motovasi diri dan dorongan yang tinggi untuk
membawa kejayaan.

2. Perancangan.

Dapat merancang dan melaksanakan perancangan dengan berkesan,

fleksibiliti dalam melaksanakan perancangan dapat meningkatkan prestasi
dan kemajuan akademik murid, mengadakan perancangan yang teratur dan
mengurus kepada matlamat yang ingin dicapai. Dapat mengekalkan
pencapaian prestasi yang tinggi.

3. Kerjasama.

Menunjukkan sikap kerjasama yang tinggi bagi menjayakan segala

urusan pendidikan dan pembelajaran murid. Komitmen dengan sebarang
bentuk kerjasama, bersedia berkongsi kepakaran dan pengalaman untuk
kemajuan profesional, pendidikan dan sekolah. Dapat bekerja dalam satu
pasukan untuk menjayakan wawasan dan misi organisasi.

4. Kepimpinan.

Menunjukkan kepimpinan yang baik dari segi sahsiah, tingkah-laku,

dapat memberi contoh teladan yang baik, mempunyai wawasan dan misi
kepimpinan, daya intelektual dan daya kemahiran berhubung dengan orang
lain, kebolehan menyelesaikan konflik dan masalah dengan bijaksana,
bersikap adil dan bertimbang rasa, bermotivasi dan dapat memimpin untuk
perubahan, dapat memimpin kumpulan kecil dan dapat memimpin bilik darjah
dengan berkesan.

5. Kepakaran.

Menunjukkan kepakaran dalam bidang pengajaran dan matapelajaran

(pengetahuan) yang diajar, sentiasa terkini pengetahuan baru, menunjukkan
kecekapan mengajar dan dapat mempertahankan standard dan kualiti
pengajaran, berpengetahuan luas dan boleh mempertahankan
kecermerlangan akademik, memimpin dan memberi tunjuk ajar kepada guru-
guru lain dalam sesuatu bidang kepakaran.

6. Integriti.
 Mempamerkan aspek intergriti yang tekal dalam organisasi, dapat
mewujudkan keharmonian dan menunjukkan kesetiaan dan sokongan bagi
menjayakan perjuangan profesionalisme pendidikan dan wawasan
organisasi.

7. Keaktifan (assertiveness)

Keaktifan sebagai seorang ahli profesional dalam mencorakkan

perkembangan pendidikan di bilik darjah dan dalam organisasi sekolah.
Sentiasa memberi maklum balas (respons) yang positif kepada perubahan
dan prkembangan yang berlaku. Dapat memberi pandangan dan input
profesionalisme yang baik bagi menangani masalah semasa dan masalah
yang memerlukan daya intelektual yang tinggi.

8. Pengurusan masa.

Dapat menguruskan masa dengan baik dan berkesan, menghargai

masa dan dapat mengoptimumkan kerja dengan dedikasi tanpa
mengabaikannya. Kecekapan menggunakan masa untuk meningkatkan
pembelajaran murid amat penting dalam pengurusan bilik darjah.

TUJUAN PENILAIAN PRESTASI TERHADAP PEKERJA.

Alat untuk penilaian dan pembangunan. Dengan melihat prestasi yang

dulu untuk mengenalpasti pencapaian dan kekurangan; dan membentuk plan
yang terperinci untuk meningkatkan prestasi dimasa hadapan.(Stephen
P.Robins, 1995).

Jika penyelia dapat mengesan kekurangan pekerjanya, maka satu

perancangan yang terperinci perlu dibuat bagi membetulkan keadaan ini.
Dengan memberi penekanan yang sama terhadap masa akan datang dan yang
telah lepas, pekerja tidak gemar bertindakbalas mempertahankan maklumbalas
pencapaian. Proses penilaian dapat memberi motivasi kepada pekerja untuk
memperbaiki kelemahannya.

MENGAPA PENILAIAN DIPERLUKAN?

Penilaian prestasi adalah berbentuk aktiviti yang formal dan tidak formal.
Pemantauan (observation) prestasi yang formal harus dilakukan paling minimum
 sekali dalam setahun atau lebih untuk kebaikan. Pemantauan dua kali setahun
bermakna semakin kurang penilaian prestasi dibuat terhadap sesuatu penilaian
tersebut. Maka, tekanan terhadap pekerja akan semakin berkurangan.

Penilaian prestasi tidak formal merujuk kepada penilaian yang dilakukan

oleh penyelia dari hari ke hari (setiap hari) dan pekerja akan mengetahui
prestasi mereka dari masa ke semasa. Penyelia yang cekap akan selalu
memberi maklumat yang tidak formal kepada pekerja (berkaitan dengan aspek
positif dalam kerja dan masalah yang mereka hadapi). Oleh kerana maklum
balas tidak formal lebih terbuka dan jujur, maka pemantauan secara formal akan
kurang digeruni oleh pekerja dan ianya tidak akan menjadi satu kejutan.

PERANAN PENYELIA DALAM PENILAIAN PRESTASI.

Semakin besar organisasi tersebut, maka prosedur bagi penilaian adalah

lebih formal dan standard.

Ciri-ciri Penilai:

Dari segi sejarah, penyelia merupakan seorang penilai prestasi ke atas

pekerjanya. Pada masa kini, sesetengah organisasi telah menyediakan satu
bentuk penilaian ke atas diri sendiri dan penilaian dari rakan sekerja dalam
membantu penilaian yang telah dibuat oleh penyelia.

Mengikut Gary P. Latham dan Kenneth N.Wexley, Increasing Productivity

Through Performance Appraisal (Reading, MA:Addison-Wesley,1981),p.80.
Lebih kurang 95% penilaian ke atas pekerja dikendalikan oleh penyelia.
Walaubagaimanapun penyelia bukanlah satu-satunya sumber yang dapat
memberikan maklumat penilaian yang tepat tentang pekerja. Ini adalah kerana
pekerja mempunyai nilai dalaman yang baik yang boleh ditunjukkan oleh mereka
sendiri. Oleh sebab itu penilaian dari rakan sekerja diperlukan.

Penilaian sendiri menunjukkan pencapaian yang tinggi oleh pekerja

tersebut dan ia akan cenderung mengurangkan daya usaha dalam proses
penilaian dan ini akan memberikan kesan yang baik dalam stimulasi
perbincangan prestasi di antara pekerj dan penyelia. Walaubagaimanapun
penilaian sendiri ini sangat berkesan sebagai alat membangunkan pekerja
berbading dengan kegunaan penilaian itu sendiri.
 Terdapat ciri-ciri atau elemen dalam sesuatu jawatan penilaian rakan
sekerja adalah lebih baik daripada penilaian seorang penyelia. Bagi sesetengah
jawatan dalam jangka waktu yang pendek, penyelia tidak akan membuat
penilaian terhadap pekerja mereka kerana mereka lebih banyak mengawal atau
dalam keadaan kawasan kerja berkumpulan, rakan dalam kumpulan selalunya
membuat penilaian yang lebih baik sesama mereka berbanding dengan mana-
mana penyelia kerana mereka lebih banyak memahami prestasi pekerja di
antara rakan-rakan mereka. Dalam jangka waktu yang singkat, bantuan
penilaian daripada penyelia bersama dengan penilaian daripada rakan sekerja
dapat meningkatkan ketepatan proses penilaian tersebut.

APA YANG PERLU DINILAI?

Kriteria yang perlu dipilih oleh penyelia ketika membuat penilaian prestasi
ke atas prestasi kakitangan, akan memberi pengaruh yang besar ke atas apa
yang pekerja hendak lakukan. Tiga bentuk penilaian yang diperlukan dalam
membuat penilaian ke atas pekerja adalah hasil kerja individu, perlakuan dan
perangai.

1. Hasil Kerja Individu.

Jika hasil kerja diambil kira berbanding dengan keupayaan, maka

penyelia perlu membuat penilain keatas hasil kerja akhir. Sebagai contoh,
melalui penilaian berdasarkan hasil kerja seseorang pencuci karpet perlu
dinilai berdasarkan berapa banyakkah bilangan meter persegi karpet yang
boleh dicucinya dalam sehari.

2. Perlakuan.

Dalam sesetengah kes, adalah sukar untuk mengenal pasti hasil sebenar
yang dikaitkan terus dengan tindakan seseorang pekerja itu. Keadaan ini
benar sekiranya kerja tersebut dilakukan secara individu berbanding dengan
secara berkumpulan. Penilaian prestasi secara berkumpulan adalah lebih
mudah dilakukan tetapi kerjasama dari ahli kumpulan sukar untuk dibuat atau
dikenal pasti. Dalam jangka masa pendek, penilaian keatas pekerja tidak
selalu dilakukan. Dengan menggunakan contoh tadi, kelakuan pencuci karpet
 yang boleh digunakan untuk penilaian prestasi adalah termasuk laporan
tentang keadaan kerja atau peralatan selepas kerja setiap hari.

3. Perangai.

Bila kita menilai seseorang berdasarkan kepada kebolehtahanan,

keyakinan, agressif, kesetian, kerjasama dan sebagainya, ia merupakan
penilaian berdasarkan perangainya. Menurut Michael J. Kavangh,
"Evaluating Performance," in in K. M. Rowland and G. R. Ferris (eds.),
Personnel Management. (Boston: Allyn & Bacon, 1982), pp. 187-126.

"Pakar-pakar bersetuju bahawa perangai boleh merendahkan mutu

keluaran dan perlakuan kriteria penilaian".

Perangai dirujuk sebagai potensi jangkaan terhadap prestasi dan bukan

prestasi sebenar. Jadi hubungan di antara perangai dan prestasi kerja adalah
terkecuali. Namun begitu faktor perangai masih lagi meluas digunakan dalam
organisasi untuk menilai prestasi pekerja atau kakitangan.

PROSES PENGURUSAN PRESTASI KAKITANGAN.

Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian

prestasi iaitu;

1.1 Absolute Standard.

Pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain. Terdapat beberapa cara
yang termasuk didalam kumpulan ini, iaitu;

a. Penulisan Essei.

Adalah satu cara penilaian yang paling mudah kerana kita hanya perlu
menulis kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan
untuk peningkatan. Penulisan essei tidak melibatkan bentuk yang kompleks
atau latihan intensif untuk menyiapkannya tetapi keputusannya selalu
bergantung kepada kebolehan penulis. Penilaian yang baik atau sebaliknya
boleh dikenal pasti daripada cara penulisan penyelia terhadap prestasi
pekerja ditahap yang biasa.
 b. Keadaan Genting (incident critical).

Keadaan genting lebih memfokuskan terhadap perlakuan utama pekerja

dalam membuat perbezaan di antara tugasan yang berkesan dan tidak
berkesan. Perlakuan yang utama di sini adalah perlakuan yang spesifik, tidak
dikenali sebagai peranan personaliti. Senarai keadaan genting dapat
memberikan satu contoh di mana pekerja menunjukkan sifat yang
dikehendaki dan ini boleh dikatakan sebagai peningkatan.

c. Senarai Semakan.

Penyelia menggunakan senarai semakan untuk menyenaraikan

penerangan melalui perlakuan dan memeriksa perlakuan tersebut yang akan
diaplikasikan kepada pekerja. Tujuan utama penyenaraian semakan adalah
untuk mengurangkan kos di mana sesebuah organisasi mempunyai
beberapa kategori pekerjaan, senarai semula mesti dibuat pada setiap
kategori.

1.2 Relative Standard.

Kategori kedua penilaian prestasi iaitu relative standard di mana pekerja

dibandingan antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua
cara iaitu taraf berkumpulan dan taraf individu.

a. Taraf Berkumpulan.

Penilaian prestasi meggunakan pendekatan secara berkumpulan untuk

mengklasifikasikannya.

TARAF INDIVIDU Penilaian prestasi menggunakan pendekatan taraf

pekerja dalam bentuk ke atas ke bawah. Objektif.

Cara yang terakhir untuk menilai prestasi adalah objektif. Ianya

diaplikasikan dalam bentuk MBO "Management by Objective". Pada akhir
penentuan masa objektif yang ditentukan (bulanan, suku tahun, setengah
 tahun atau tahunan) anda dan pekerja akan duduk bersama dan menilai
bagaimanakah prestasi mereka. Sekiranya objektif tersebut dipilih secara
berhati-hati untuk mendapatkan dimensi prestasi yang sebenar di dalam
jawatan dan penulisan pekerja. Mereka boleh bersiap-sedia untuk dinilai dan
mereka juga harus memberikan majikan satu penilaian yang tepat mengenai
prestasi kerja mereka secara keseluruhan.

KESIMPULANKedua-dua belah pihak iaitu majikan dan kakitangan mestilah peka

dengan objektif utama penilaian di dalam pengurusan prestasi, iaitu;

 Memastikan kakitangan tahu apakah yang harus atau patut dilakukan dan
bagaimana sesuatu penilaian dilakukan.
 Membantu kakitangan membangunkan kemahiran yang perlu untuk
memastikan kejayaan pada dirinya serta majikan bagi kenaikan pangkat atau
satu tahap yang sesuai dijawatinya.
 Menyediakan mekanisma bagi kakitangan untuk membincangkan
keupayaannya menjalankan tugas bersama pentadbir/pengurus dan
ganjaran serta imbuhan yang bakal diperolehi.
 Memastikan ianya adil dan tujuan penilaian dibuat bagi pembayaran serta
pelarasan gaji kakitangan.
 Menyediakan rekod perkhidmatan bagi setiap kakitangan untuk
pencapaiannya di dalam sesebuah organisasi.

Pengurusan prestasi yang cekap dan berkesan bukan sahaja memberi

keuntungan atau faedah kepada kaitangan serta majikan itu sendiri, malah ianya
menyumbang kepada persaingan yang sihat di antara organisasi itu sendiri dan
oraganisasi lain dan seterusnya kepada sistem sosial dan kerajaan sesebuah
negara.

PENGENDALIAN LATIHAN DALAM ORGANISASI

PENGENALAN
 Manusia merupakan elemen dan sumber yang paling utama dalam sesebuah
organisasi. Mereka ini dikenali sebagai pekerja. Sesebuah organisasi yang mantap
perlu memiliki pekerja yang berkualiti dan berkebolehan tinggi, program latihan yang
berkesan untuk memotivasikan pekerja, serta hak dan layanan ‘kebajikan’ yang baik.
Seseorang pengurus perlu tahu dan prihatin dengan kehendak setiap
pekerjanya.kerana itu wujudnya Jabatan Pengurusan Sumber Manusia di dalam
sesebuah organisasi itu. Ia merangkumi aktiviti-aktiviti pengurusan yang melibatkan
proses merancang, menarik, membangun, dan mengekalkan tenaga kerja yang effektif.

TUJUAN

i. Tujuan pengurusan sumber manusia (HR) mencakupi hal ehwal ‘staffing’ (hal
ehwal yang berkaitan dengan pekerja) dan personel dalam organisasi, yang
mencakupi analisis tugas/jabatan, rekrutmen dan pemilihan calon tenaga
kerja, orientasi, latihan, pemberian imbalan, penilaian dan pengembangan
sumber manusia.

ii. Dalam erti kata lain, pengurusan sumber manusia memikul tanggungjawab
yang kompleks menerusi pelbagai aspek terutama meliputi faktor-faktor
lingkungan internal organisasi (kekuatan dan kelemahan) serta lingkungan
eksternal (peluang dan ancaman).
LANGKAH-LANGKAH MENGENALPASTI KEPERLUAN MEREKRUT.
Sepertimana yang sedia maklum, sebelum sesuatu proses pengrekrutan pihak
organisasi memerlukan maklumat-maklumat tentang keperluan atau permintaan
sumber manusia. Ini bertujuan untuk membuat anggaran bilangan dan jenis
pekerjayang diperlukan oleh organisasi.

Seseorang pengurus semestinya mengenal pasti dan mengkaji matlamat-matlamat

organisasi sebagai langkah pertama dalam proses mengenalpasti ini. Data berkenaan
dengan rancangan pengeluaran, ramalan jualan dan sebagainya merupakan input asas
perancangan sumber manusia.

selain berasaskan pertimbangan subjektif pengurus, teknik kuantitatif seperti

analisis arah aliran,analisa nisbah dan analisa kolerasi boleh digunakan. Namun
begitu, harus diperhatikan bahawa model-model dalam mengenalpasti keperluan
merekrut ini adalah berasaskan hubungan yang wujud dengan tingkat
permintaan guna tenaga dengan faktor-faktor perniagaan tertentu iaitu faktor
peramal.
 PENYUSUNAN SEMULA ORGANISASI PEKERJAAN (REORGANIZATION).
Adalah menjadi sesuatu keperluan untuk menyusun semula struktur pekerjaan
sebelum tugas merekrut dijalankan. Ini bertujuan supaya memastikan pekerjaan yang
bakal di susun dapat dilakukan oleh semua kakitangan yang terlibat dalam organisasi
sebelum proses pengambilan pekerja baru ini dilakukan. Dengan penyusunan semula
organisasi pekerjaan ini ianya bakal menguntungkan pihak organisasi dalam
menggunakan sumber manusia itu sepenuhnya.

KERJA ANJAL (FLEXIBLE WORKING)

Dengan penyusunan kerja anjal adalah merupakan langkah untuk mencapai
peningkatan produktiviti tanpa memerlukan penambahan dari segi sumber
manusia.Menurut B.Cushway, ianya dapat dilakukan dalam beberapa cara. Ini
termasuklah dengan menambahkan kerja lebih masa di kalangan kakitangan untuk
menggantirugi pada kekurangan sumber tenaga manusia yang berlaku. Selain
daripada itu dengan melakukan mekanisme penganjalan masa kerja dengan cekap
ianya dapat memastikan penggunaan waktu yang panjang di sesebuah organisasi itu.
Dalam pada itu juga dengan menggunakan kaedah"teleworking" juga akan
membolehkan penggunaan sumber yang sedia ada dengan sepenuhnya tanpa
pembaziran dari segi penggunaan masa dan kos.

MENGGUNAKAN KAKITANGAN SEMENTARA (CASUAL STAFF) ATAUPUN

KAKITANGAN SAMBILAN (PART-TIME STAFF).

Terdapatnya perbezaan antara kakitangan sementara atau sambilan ini.

Kakitangan sementara ialah kakitangan yang mana khidmatnya hanya diperlukan pada
masa-masa tertentu sahaja. Manakala itu kakitangan sambilan ialah kakitangan tetap
yang terlibat secara langsung dengan pekerjaan terbabit dan melakukan kerja sambilan
mengikut masa yang telah ditetapkan. Dengan menggunakan sumbangan kedua-dua
kakitangan yang diperlukan ini, maka proses pengambilan kakitangan baru dapatdi kaji
semula bergantung kepada keperluan dan keadaan pekerjaan tersebut.

MENGGUNAKAN KONTRAKTOR.

Pada dasarnya pihak kontraktor merupakan penyumbang perkhidmatan dalam

bidang-bidang tertentu yang mana pihak organisasi atau majikan perlu membayar
sejumlah upah bagi perkhidmatan yang disediakan. Pihak kontraktor ini umumnya
bukanlah di kalangan kakitangan pekerja organisasi itu sendiri. Selalunya perkhidmatan
pihak kontraktor ini diperlukan bagi tugas-tugas atau kerja-kerja yang hanya untuk
tempoh yang tertentu sahaja dan tidak tetap. Umumnya juga perkhidmatan kontraktor
ini diperlukan juga bagi tugas-tugas yang agak berat untuk dilakukan oleh individu yang
terhad.

KONGSI TUGAS.
Dengan melakukan kaedah kongsi tugas ini, kakitangan akan sama-sama
melakukan tugas yang sama dan mempunyai kemahiran yang sama. Oleh yang
demikan kerja yang dilakukan akan dapat diselesaikan dengan pantas. Selain daripada
itu juga sekiranya salah seorang daripada pekerja atau kakitangan memerlukan
komitmen penting yang lain, tugas itu masih mampu dilakukan oleh kakitangan yang
lain dan ini memastikan tugas dan proses pengeluaran itu akan terus berjalan dan
teratur.

PERPINDAHAN ATAU KENAIKAN PANGKAT KAKITANGAN.

Menerusi kaedah perpindahan kakitangan ini dalam satu-satu jawatan tertentu,
ianya bukan sahaja dapat menyelesaikan masalah yang timbul pada organisasi atau
pihak majikan malahan dapat menghasilkan pembangunan individu yang terbabit
dalam perpindahan itu. Selain daripada itu juga dengan melakukan proses kenaikan
pangkat pada kakitangan untuk menguruskan sesuatu projek akan mengelakkan
pengambilan kakitangan luar yang bakal mengakibatkan penambahan kos pengeluaran
atau kos perkhidmatan.

PENGKOMPUTERAN (COMPUTERIZATION)

Sepertimana yang diketahui dengan menggunakan kaedah pengkomputeran,

segala kerja dapat dilakukan dengan lebih mudah dan berkesan. Ini kerana ianya dapat
memproses data dalam tempoh yang singkat dan faktor ketepatannya adalah tinggi
berbanding dengan keupayaan kakitangan manusia yang ada dan terhad. Oleh yang
demikian dengan menggunakan kaedah pengkomputeran ini, walaupun dalam
jangkamasa pendek amat memerlukan kos yang tinggi, namun kesan jangka
panjangnya adalah nyata dan menguntungkan. Ini kerana ianya dapat mengurangkan
kos dan keupayaan kakitangan tanpa memerlukan pembabitan pengambilan
kakitangan baru.

MENGENALPASTI KEPERLUAN PEKERJAAN

Dalam proses mengenalpasti keperluan pekerjaan ini, menurut B. Cushway ianya

merangkumi kandungan-kandungan dalam pekerjaan tersebut serta ciri-ciri yang
diperlukan daripada seseorang bakal pekerja untuk melakukan tugas bagi memenuhi
keperluan yang ditetapkan oleh organisasi. Ianya bermaksud bahawa gambaran
tentang pekerjaan perlulah dijelaskan dengan tepat terlebih dahulu. Kemudiannya pula
ialah dengan menentukan keperluan dalam memenuhi sesuatu jawatan itu,dengan
memastikan ianya memenuhi kehendak dan keperluan organisasi terbabit. Dan yang
terakhirnya ialah ciri-ciri individu yang telah disetkan bagi memenuhi keperluan dan ciri-
ciri sesuatu pekerjaan tersebut.

Dalam mengenalpasti pekerjaan yang bakal ditawarkan pada pekerja baru,

pihak organisasi seharusnya membuat penganalisaan terhadap kerja yang
mampu ditawarkan. Analisa kerja merupakan suatu proses teratur untuk
menentukan tugas-tugas yang terlibat dalam sesuatu kerja serta jenis kemahiran
dan pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan kerja tersebut.

PENGENALPASTIAN KERJA.

Bahagian ini mengandungi maklumat seperti nama jawatan, kod kerja, gred
kerja, jarak gaji, nama jabatan dan tarikh penghuraian kerja ditulis.

RINGKASAN KERJA

Bahagian ini menghuraikan fungsi dan aktiviti kerja dengan ringkas. Ini
memberi gambaran tentang kerja itu keseluruhannya.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KERJA

Bahagian ini menyenaraikan tugas-tugas kerja utama dengan teliti. Ianya

menerangkan aktiviti yang perlu dilakukan serta tanggungjawab pekerja apabila
melakukan tugas-tugas tertentu.

HUBUNGAN PELAPORAN.

Hubungan pemegang kerja dengan individu-individu di dalam atau di luar

organisasi dinyatakan dan dijelaskan dalam bahagian ini.

KEADAAN KERJA.
 Bahagian ini menghuraikan alam persekitaran fizikal dan sosial yang dihadapi
oleh pekerja semasa menjalankan kerja seperti jumlah jam bekerja,kepanasan
dan ancaman kesihatan.

4.6 SPESIFIKASI KERJA.

Dokumen bertulis yang akan menghuraikan segala ciri, kelayakan dan sifat
tingkah laku yang diperlukan oleh seseorang pekerja yang membolehkan
melakukan kerja dengan sebaik-baiknya. Syarat-syarat kelayakan yang
diperlukan digambarkan di sini seperti pengalaman, pendidikan, sifat
keperibadian, kebolehan mental dan fizikal individu.

Melalui gambaran kerja dan analisis kerja yang dilakukan ini, barulah pihak
organisasi dapat menentukan dan mengenalpasti keperluan-keperluan kerja. Ini kerana
apabila organisasi terbabit telah dapat mengenalpasti keperluan tersebut maka proses
merekrut dapat dijalankan dengan lebih berkesan dan dapat memenuhi kepakaran
dalam pekerjaan yang di tawarkan.

Sepertimana yang telah dijelaskan juga, dalam mengenalpasti keperluan pekerjaan

itu, ciri-ciri atau spesifikasi individu dan perseorangan perlulah diambil kira. Ianya
bertujuan dalam memastikan pemilihan yang dilakukan adalah bertepatan dan
bersesuaian dengan tugas yang bakal disandang oleh individu terbabit.
MenurutB.Cushway, melalui spesifikasi individu ini ianya dikelaskan dan diperhatikan
berdasarkan kepada;

i. Kelayakan
ii. Skill
iii. Pengetahuan
iv. Pengalaman

CIRI- CIRI LATIHAN

Latihan personel perlu mempunyai ciri- ciri yang sesuai untuk dijalankan oleh
sesebuah organisasi. Antara ciri- ciri yang penting dalam sesebuah latihan adalah
seperti: -
 (a) Latihan mengambil tempat setelah individu diterima bekerja dalam
organisasi.

(b) Latihan dalam konteks pembangunan personel harus dijadikan pengalaman

belajar yang berkesan.

(c) Latihan mestilah dirancang oleh organisasi mengikut kesesuaian objektif

yang dikehendaki serta berdasarkan kepada maklumat analisis kerja yang
berkaitan.

(d) Tujuan latihan harus berkait rapat dengan matlamat organisasi dan dalam
masa yang sama untuk pembangunan karier pekerja.

Gagne (1977) telah menyenaraikan beberapa jenis pembelajaran dalam

latihan iaitu pembelajaran maklumat lisan, pembelajaran kemahiran intelektual,
pembelajaran strategi kognitif, pembelajaran kemahiran motor dan pembelajaran
sikap. Kesemua jenis pembelajaran ini direka bentuk dalam suatu program
latihan yang lengkap berdasarkan kepada analisa keperluan latihan.

KEPENTINGAN LATIHAN

Tanpa latihan, pengetahuan dan kemahiran individu tidak dapat ditingkatkan dan
pekerja akan menjadi statik dari segi pengetahuan dan kemahiran yang ada. Setiap
program latihan yang dijalankan adalah untuk kepentingan organisasi berdasarkan lima
perkara berikut: -

Selari Dengan Perubahan Teknologi

Setiap organisasi perlu berkembang pada kadar yang agak pantas terutamanya
bagi industri pembuatan, perkilangan, automotif dan seumpamanya. Bagi
menyesuaikan diri dengan perubahan dalam bidang telekomunikasi, ICT dan peralatan
mesin yang tertentu, maka pekerja haruslah didedahkan dengan ilmu baru. Perubahan
teknologi ini bukan sahaja memerlukan organisasi menghantar pekerja berkursus atau
mengadakan program latihan yang bersifat teknikal bagi menambah kemahiran secara
fizikal atau psikomotor tetapi pada masa yang sama sikap pekerja perlu berubah.
Mesin dan peralatan berkomputer akan menjadi ketinggalan pada masa yang singkat.
Mesin baru dan peralatan berkomputer yang lebih canggih akan mengambil alih. Jika
dahulu kerja dilakukan secara manual mungkin kini terpaksa dilakukan secara robotik
ataupun menggunakan teknologi komputer. Perubahan ini memerlukan anjakan sikap
supaya mengawal tekanan yang diwujudkan oleh arus teknologi terkini. Justeru, latihan
diperlukan oleh pekerja untuk sama- sama bersaing, selari dengan perubahan
teknologi yang berlaku.

Pengembangan Organisasi
Pembesaran, penstrukturan dan penambahan produk merupakan ciri- ciri sebuah
organisasi yang berdaya saing. Dalam konteks ini, organisasi perlu bersaing seiring
dengan perkembangan industri atau produk yang dihasilkan. Bagi industri automotif
contohnya, model terbaru perlu dikeluarkan untuk memenuhi selera pengguna. Hal ini
memerlukan idea dan kreativiti yang tinggi dikalangan pekerja. Latihan yang sesuai
perlu dijalani oleh pekerja dalam usaha mengejar teknologi terkini supaya produk
terbaik dapat dihasilkan. Tanpa latihan, pekerja akan ketinggalan dari segi keupayaan
menghasilkan produk yang mampu meningkatkan daya saing industri tersebut.

Mengatasi Kelemahan Proses Pemilihan

Proses pemilihan dan penempatan mungkin tidak dapat dilakukan dengan
sempurna. Kemungkinan ada keputusan ”positif salah” yang telah berlaku pada proses
pemilihan awal. Akibatnya, terdapat pekerja yang tidak dapat menjalankan tugas
dengan baik serta memerlukan latihan tambahan atau latihan lanjutan. Kesemua ini
menuntut organisasi menyediakan program latihan yang sesuai supaya kos penggajian
pekerja dapat dioptimumkan dengan jumlah produktiviti yang dihasilkan.

Melakukan Tugas Mengikut Piawaian Yang Ditetapkan

Setiap jenis pekerjaan mempunyai piawaian tugas yang telah ditetapkan. Ini tidak
hanya terhad kepada pekerja teknikal sahaja. Pekerja yang terlibat dalam urusan
perkeranian, pentadbiran dan pengurusan juga mempunyai piawaian kerja yang harus
diikuti. Banyak organisasi mengambil inisiatif mendapatkan pengiktirafan SIRIM seperti
ISO 9001 dan ISO 9002 bagi memenuhi piawaian dan meningkatkan mutu kerja. Bagi
membolehkan pekerja dalam menjalankan tugas dengan berkesan, program latihan
diadakan secara khusus ke arah melatih pekerja melakukan kerja dengan piawaian
yang tertentu.

Pembangunan Personel
 Pembangunan pekerja melibatkan perancangan karier, kenaikan pangkat, insentif
dan sebagainya. Dangan adanya program latihan yang disusun khusus untuk pekerja,
laluan karier yang lebih jelas akan dapat diikuti dan memberikan peluang kepada
pekerja meningkatkan produktiviti dan seterusnya menyumbang kepada matlamat
organisasi. Program latihan juga menjadi syarat kepada proses kenaikan pangkat yang
memerlukan pekerja mempunyai piawaian kemahiran tertentu sebelum dapat
dipertimbangkan untuk dinaikkan pangkat.

LATIHAN SAMBIL BEKERJA (ON THE JOB TRAINING)

Latihan sambil bekerja merupakan latihan yang sering digunakan oleh organisasi.
Latihan dalam kerja bermaksud pelatih mengikut latihan di stesen kerja sendiri. Ia
melibatkan pertemuan secara bersemuka antara pekerja dengan penyelia yang
bertindak sebagai jurulatih di tempat kerja. Latihan dalam kerja menempatkan pekerja
yang tidak mempunyai kemahiran di tempat kerja dan memerlukan pekerja yang lebih
mahir untuk menunjuk ajar pekerja baru cara- cara melakukan pekerjaan tersebut.
Teknik ini menekankan prinsip- prinsip “modeling” yang melibatkan pemerhatian oleh
pekerja baru terhadap pekerja lama menjalankan tugas.

Memandangkan pengalaman sebenar kerja dapat dirasakan, maklum

balas secara terus dapat disampaikan terhadap sebarang kelemahan yang
timbul. Ini membolehkan pekerja memperbaiki kemahiran mereka dalam masa
yang singkat dan meningkatkan prestasi kerja melalui penyeliaan berkesan.

Latihan sambil bekerja adalah agak popular kerana organisasi tidak perlu
mengeluarkan kos yang banyak untuk menghantar pekerja berkursus di luar.
Dalam masa yang sama, kos dapat dioptimumkan. Walaupun pekerja baru
sedang belajar, namun mereka dapat menyumbang ke arah produktiviti
organisasi kerana mereka sebenarnya sedang bekerja walaupun di bawah
penyeliaan. Output dapat dihasilkan dalam masa yang sama. Walau
bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahan terhadap latihan sambil bekerja
iaitu: -
(a) Sekiranya organisasi tidak mengiktiraf pekerja- pekerja berpengalaman
yang menjadi penyelia kepada pekerja baru ini secukupnya, pekerja-
pekerja berpengalaman ini mungkin tidak mempunyai motivasi yang tinggi
 untuk menyelia dan melatih pekerja baru kerana tiada insentif yang
diberikan atas tugas tambahan yang dilakukan.
(b) Jurulatih memerlukan kualiti tertentu seperti kesabaran dan kebolehan
untuk berkomunikasi dengan baik. Jika tidak, ia akan memberi kesan
terhadap ciri- ciri pembelajaran pekerja baru ini.
(c) Lazimnya, latihan sambil bekerja dilakukan secara ad-hoc tanpa adanya
struktur latihan yang jelas. Akibatnya, pekerja baru hanya mengikut
sahaja apa yang dilakukan oleh pekerja lama tanpa berpandukan kepada
manual kerja yang tertentu. Hasilnya, pekerja baru akan terikut- ikut
dengan cara pekerja lama dalam aspek- aspek yang mungkin akan
memudaratkan keselamatan.

Teknik latihan yang digunakan dalam latihan sambil bekerja ialah: -

(a) Latihan arahan kerja

Latihan arahan kerja melibatkan penggunaan teknik mengajar pekerjaan

langkah demi langkah. Ia melibatkan empat langkah utama dalam teknik
ini iaitu (1) menyediakan pelatih, (2) menunjukkan operasi, (3) mencuba
prestasi dan (4) mengambil tindakan susulan.

(b) Pusing ganti kerja

Pusingan ganti kerja bermaksud pekerja diberi satu siri tugasan pada
suatu tempoh masa tertentu. Semasa menjalankan tugasan ini, penyelia
akan bertanggungjawab untuk melatih dan menilai pekerja tersebut.
Pekerja akan mempelajari aspek peranan, dasar dan tatacara yang
diamalkan dalam bekerja. Setelah selesai pusingan kerja berkenaan,
penilaian akan dibuat bagi menentukan kesediaan pekerja dan kesesuai
yang tertentu.

(c) Pementoran

Pementoran melibatkan arahan secara bersemuka antara pekerja dan

penyelia. Ia berfokus kepada pemantauan prestasi seperti cara untuk
 mengekalkan prestasi kerja yang baik dan tindakan pembetulan pada
tahap prestasi yang kurang memuaskan.

COACHING

Coaching merupakan aktiviti latihan dan pembangunan yang tidak formal dan tidak
terancang yang disediakan oleh penyelia. Aktiviti ini melibatkan penyelia memimpin
atau membimbing pekerja untuk melaksanakan kerja dengan cara yang betul. Ia sangat
berguna apabila kemahiran baru diperkenalkan dan pekerja menunjukkan moral yang
rendah, melanggar polisi dan peraturan syarikat atau mempunyai masalah berkaitan
prestasi.

Coaching telah menjadi satu kaedah yang sangat berkesan untuk memimpin
dan meningkatkan prestasi pekerja. Sekiranya dilaksanakan dengan sistematik
dan teratur, proses coaching dapat membina kekuatan pekerja, membangunkan
potensi untuk memimpin dan sikap tanggungjawab yang tinggi dan dapat
memenuhi hasrat organisasi dengan berkesan. Coaching yang berkesan menitik
beratkan perkara baik yang dilakukan oleh pekerja dan bagaimana perkara
tersebut boleh dikekalkan pada masa akan datang. Ia melibatkan satu hubungan
atau pakatan antara pekerja dan majikan berlandaskan kepada kepercayaan
dan perhubungan yang erat antara satu sama lain. Perbincangan dan perbualan
diadakan dalam keadaan yang teratur dan bahasa yang difahami yang sentiasa
menyokong antara satu sama lain. Ia bukan bertujuan untuk memperlekehkan
atau memandang rendah kemahiran, kebolehan dan keupayaan orang lain. Ia
menggalakkan cara berfikir yang positif, meningkatkan keyakinan dan
pembangunan kendiri serta meningkatkan motivasi untuk mencapai matlamat
dalam organisasi.

Terdapat dua (2) jenis coaching iaitu: -

(a) Result Coaching.

Penyelia membandingkan matlamat yang telah ditentukan bagi pekerja

dengan prestasi sebenar pekerja. Penyelia mengenalpasti prestasi pekerja
secara individu, kemahiran dan pengetahuan yang dimiliki yang
membolehkan pekerja mempunyai prestasi yang baik yang boleh dikekalkan
bagi tujuan pencapaian matmamat organisasi.
(b) Observational Coaching.

Membolehkan penyelia memantau pekerja melaksanakan kerja dan

mempelajari tentang aktiviti dan tingkah laku pekerja secara lebih dekat.
PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN

PENERANGAN:

1. PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN DI

MALAYSIA

Pengalaman yang di alami oleh kerajaan, majikan dan pekerja di United Kingdom
untuk meningkatkan keselamatan dan kesihatan pekerjaan telah diteladani oleh
Malaysia. Malaysia sedang mengalami pembangunan ekonomi yang pesat

( walau pun tidak bersifat revolusi industri di UK) dan mempunyai berbagai undang-
undang yang mengawal keselamatan dan kesihatan di tempat kerja. Walaupun tidak
semua legislasi berkaitan dengan keselamatan dan kesihatan pekerjaan di Malaysia
mimik apa yang ada di United Kingdom, sekurang-kurangnya Malaysia telah menerima
pakai prinsip dan sistem perundangan serta pengurusan yang baik daripada sana.

Sebelum 1994, Malaysia mempunyai banyak akta-akta dan Perraturan-peraturan

yang khusus untuk jenis-jenis pekerjaan dan bahaya tertentu. Akta-akta ini
dikuatkuasakan oleh berbagai agensi kerajaan tertentu. Jadual 1 menunjukkan senarai
Akta dan Peraturan yang telah diwartakan oleh Kerajaan Malaysia untuk mengurus dan
mengawal penggunaan bahan berhazard dan pekerjaan yang berkaitan dengannya,
serta pekerjaan yang telah dikenalpasti sebagai merbahaya kepada keselamatan dan
kesihatan pekerjaan.
 Akta Perlesenan Tenaga Atom, 304, 1984 dan peraturan-peraturannya diwartakan
khas untuk menangani isu keselamatan dan kesihatan yang berkaitan dengan tenaga
atom. Akta kilang dan jentera, 517, 1967, serta peraturannya diwartakan untuk kerja-
kerja yang berkaitan dengan kilang dan jentera sahaja.Begitu juga akta petroleum
(langkah-langkah Keselamatan), 1984, adalah akta berhubung dengan keselamatan di
dalam pengangkutan, pengstoran dan penggunaan petroleum. Kadangakala
pengwartaan berbagai jenis akta ini seolah-olah dibuat secara ad-hoc untuk memenuhi
kehendak hazard semasa. Walaupun terdapat berbagai akta, gabungan kesemua akta-
akta ini tidak menyeluruh penguatkuasaannya bagi semua jenis pekerjaan, aktiviti dan
hazard.

Pada tahun 1994, Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) di

bawah Kementerian Sumber Manusia , telah mewartakan Akta Keselamatan dan
Kesihatan Pekerjaan (Akta 514). Ianya terpakai bagi industri yang dinyatakan dalam
jadual pertama Akta 514 kecuali pekerjaan di atas kapal yang dikuasai oleh Ordinan
Perkapalan Saudagar 1952, Ordinan Perkapalan saudagar 1960 bagi Sabah dan
Sarawak atau Angkatan Tentera. Akta ini menjadi akta payung yang mengatasi tetapi
tidak bercanggah dengan semua akta dan peraturan yang berkaitan dengan semua
jenis pekerjaan dan hazard.

Satu keistimewaan akta 514 ini ialah ia tidak menekankan perkara-perkara operasi
dan teknikal seharian tetapi lebih kepada yang lebih positif dan proaktif terhadap
mengurus keselamatan , kesihatan dan kebajikan pekerja. Ini diusahakan dengan
menggalakan pembudayaan pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerjaan melalui
prinsip pengaturan sendiri.m Pendekatan yang menekankan perubahan sikap dan
budaya kerja selamat ini mirip pendekatan yang telah digunakan dalam HASAWA,
1974.

Akta- akta dan peraturan - peraturan Hazard dan Pekerjaaan

Enviromental Quality Act 127, 1974 dan Bahan toksik dan berjadual
Subsidiary Legislation
 Keselamatan dan kesihatan di kilang dan pengendalian
Akta Kilang dan Jentera, 139, 1967
jentera

Akta Perlesenan Tenaga atom, Keselamatan dan kesihatan menangani sinaran

304,1984 dan peraturan-peraturannya mengion

Akta Petroleum (langkah-langkah Akta berhubung dengan keselamatan di dalam

keselamatan), 1984 pengangkutan, penstorandan penggunaan petroleum.

Akta Bekalan Elektrik, 447, 1990 Keselamatan elektrik

Akta Keselamatan dan Kesihatan

Pekerjaan, 514, 1994 dan peraturan- Keselamatan,kesihatan dan kebajikan di tempat kerja
peraturannya

. JAWATAN KUASA KESELAMATAN DAN KESIHATAN (JKK)

JKK adalah sebuah jawatankuasa yang ditubuhkan oleh majikan dengan dengan tujuan
untuk membuat dan menyenggarakan perkiraan yang membolehkanya dan pekerjanya
berkerjasama dengan berkesan dalam mengalak dan membangunkan langkah -
langkah untuk memastikan keselamatan dan kesihatan pekerjaan.

2.1 Pentingnya Penubuhan JKK

Sekurang-kurangnya terdapat dua sebab mengapa JKK penting ditubuhkan.

a. Adanya keperluan undang-undang

b. Mewujudkan usahasama di antara majikan dan pekerja.

 A. Keperluan undang-undang
 Akta 514, seksyen 30 dan 31 dengan jelas mewajibkan penubuhan sebuah JKK jika
terdapat 40 orang atau lebih di ambil kerja disesebuah tempat kerja atau jika diarah
berbuat demikian oleh Ketua Pengarah Jabatan Keselamatan dan Kesihatan
Pekerjaan. Berkembang dengan seksyen ini , Keselamatan dan Kesihatan
Pekerjaan (Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan) Peraturan-peraturan
JKK,1996 (atau eraturan JKK, 1996), telah dibuat oleh Menteri untuk menjelaskan
dengan terperinci penubuhan dan fungsi jawatankuasa ini.Malahan sejak Peraturan
JKK,1996 ini dikuatkuasakan pada 1 Januari 1997, sebarang JKK yang ditubuhkan
sebelum tarikh tersebut mestilah disussun semula mengikut kehendak Peraturan
baru ini sebelum 1 Julai 1997. Sesiapa yang disabitkan kesalahan melanggar
peruntukan ini boleh didenda tidak melebihi RM 5000.00 atau dipenjarakan tidak
melebihi 6 bulan atau kedua-duanya.

B. Mewujudkan usahasama di antara majikan dan pekerja.

 Keselamatan dan Kesihatan pekerjaan bukan menjadi tanggungjawab seseorang
tetapi tanggungjawab semua. Pengurusan keselamatan dan kesihatan yang
bersikap tuan mengarah pekerja di bawahnya, telah dibuktikan dengan sejarah
tidak akan berjaya mewujudkan kesedaran dan kerjasama rela yang seterusnya
dapat membudayakan kerja selamat dan sihat.

Penubuhan JKK

Penubuhan JKK di tempat kerja wajib mengikut peruntukan yang dijelaskan dalam
peraturan JKK, 1996. Tambahan pula peraturan 3 (2), Peraturan JKK , 1996,
mengkehendaki sesuatau JKK yang dibentuk ditempat kerja sebelum penguatkuasaan
Peraturan baru ini, menyusun semula dirinya mengikut peraturan . Penyusunan semula
hendaklah dibuat dalam masa 6 bulan dari tarikh peraturan ini mula dikuatkuasa.

Komposisi JKK

JKK hendaklah ditubuhkan oleh majikan bagi mewujudkan usahasama kerja di antara
beliau dengan pekerjanya.Keanggotaanya JKK ini hendaklah melambangkan
sumbangan bersama daripada kedua-dua belah pihak, pihak mewakili majikan dan
pekerja.Sebuah JKK hendaklah terdiri daripada :

a. Seorang pengerusi

b. Seorang Setiauaha

c. Wakil pihak majikan

d. Wakil Pekerja

Jika tempat kerja mengambil seratus orang atau kurang , maka JKK ditempat kerja itu
hendaklah mempunyai tidak kurang daripada dua orang wakil pengurusan dan dua
orang wakil pekerja di dalam jawatankuasanya. Jika bilangan yang di ambil kerja
adalah melebihi seratus orang , maka wakil pengurusan dan pekerja mestilah tidak
kurang daripada 4 orang setiap satu kumpulan. Carta komposisi anggota JKK mengikut
bilangan pekerja organisasi ditunjuk dalam rajah di bawah.

Pengerusi

(Majikan atau pengurus yang diberi kuasa)

Setiausaha

(dipegang oleh Pegawai Keselamatan dan

Kesihatan jika beliau dilantik)

Wakil Pengurusan Wakil Pekerja

Sekurang-kurangnya dua orang dilantik jika 100 Sekurang-kurangnya dua orang dilantik jika 100
orang atau kurang di ambil kerja orang atau kurang di ambil kerja

Wakil Pengurusan Wakil Pekerja

Sekurang-kurangnya empat orang Sekurang-kurangnya empat orang

 Rajah komposisi Jawatankuasa keselamatan dan kesihatan yang diperuntukan dalam
peraturan JKK, 1996.

2.4. Tugas-tugas Ahli Jawatankuasa Keselamatan

Tugas-tugas seseorang ahli jawatankuasa keselamatan biasanya berbeza

diantara satu syarikat dengan syarikat yang lain. Ia bergantung kepada keperluan
keselamatan dalam syarikat tersebut. Diantara tugas-tugas ahli jawatankuasa
keselamatan ialah :

a. Menyediakan satu sistem pemeriksaan bahagian kilang pada masa-

masa tertentu, untuk menentu dan melaporkan keadaan yang tidak
selamat.

b. Buat kajian semula sebab-sebab sesuatu kemalangan berlaku dan

syorkan langkah-langkah untuk mengatasinya.

c. Buat perhatian dan laporkan keadaan-keadaan dan praktik yang tidak

selamat kepada pihak atasan.

d. Hadir ke mesyuarat-mesyuarat jawatankuasa untuk membincangkan

program dan rancangan keselamatan syarikat supaya dapat disyorkan
kepada pengurus.

e. Terus mempelajari perkara-perkara keselamatan menerusi ceramah,

pameran dan lain-lain aktiviti yang memberi pengalaman mengenai
keselamatan.

3.0 KESEDIAAN KECEMASAN

Kesediaan Kecemasan merangkumi semua aktiviti yang diperlukan untuk menyediakan

orang dan organisasi untuk bertindak terhadap kecemasan . Maklamat terakhir
kesediaan kecemasan ialah untuk mencegah kecederaan dan kerosakan harta benda.
Menurut Kelly (1989) kesediaan kecemasan adalah sebahagian daripada Program
Pengurusan Kecemasan. Beliau membahagikan Program Pengurusan Kecemasan
kepada empat fasa iaitu

NOTA :

Kesediaan kecemasan adalah

elemen kontigensi untuk bertindak
dan mengatasi sebarang
kelemahan dan kegagalan di
dalam pelan pengurusan

Pencegahan adalah fasa pertama di dalam Program Pengurusan Kecemasan dan ia

melibatkan aktiviti-aktiviti bertujuan untuk mencegah kemelangan dan kecemasan
berlaku. Tindakan ialah aktiviti menyelamat nyawa dan harta benda apabila berlaku
kecemasan,dan ia hanya dapat dilakukan dengan berkesan apabila Kesediaan (fasa
kedua) sudah ada. Fasa ke-empat ialah Pemulihan, yang merangkumi semua aktiviti
yang diperlukan untuk mengembalikan organisasi ke tahap operasi normal.

Kesediaan Keselamatan bukan hanya melibatkan pembangunan pelan dan prosedur

sahaja tetapi ia adalah lebih daripada itu; Aktiviti-aktivitinya termasuklah :

 Mengenalpasti dan menilai hazard serta risiko.

 Membangunklan pelan dan prosedur kecemasan

 Menyediakan sumber-sumberseperti kewangan, kelengkapan, maklumat,

manusia dan sebagainya

 Menyedia dan melaksanakan latihan dan drill yang berkesan

 Membangun dam melaksanakan program pendidikan untuk orang awam.

Objektif Kesediaan Kecemasan

 Untuk meminimumkan kesan kecemasan ke atas manusia dan harta bendadi

dalam dan luar kawasan keselamatan

 Untuk mensetepatkan kecemasan di dalam kawasan atau jika boleh

membasmikannya.

 Untuk memenuhi keperluan undang- undang Negara.Di antaranya ;

i. Peraturan-Peraturan Keselamatan dan Kesihatan P_ekerjaan (Kawalan

Terhadap Bahaya Kemalangan Besar Dalam Perindustrian ) 1996,
Peraturan 18-22.

ii. Akta Perlesenan Tenaga Atom,1984 Standard Perlindungan Sinaran

(Standard Asas Keselamatan )Peraturan-Peraturan 1988. Bahagian V,
Seksyen 47.

iii. Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994

 Untuk mengurangkan premium perlindungan insuran

 Untuk menghindarkan tekanan media massa dan orang ramai.

3.2 Jenis Dan Kelas Kecemasan.

Jenis kecemasan boleh dibahagikan mengikut jenis hazard. Antaranya termasuk

kecemasan :

 Kebakaran

 Letupan (contoh letupan gas dan cecair dalam tangki mampat)

 Perlanggaran kenderaan

 Bangunan runtuh

 Pembebasan sebatian toksik atau organisma hazard.

  Dedahan kepada sinaran (mengion dan tidak mengion) yang melebihi had yang
dibenarkan

 Bencana alam

 Ancaman bom

 Keracunan dan sebagainya.

Jenis kecemasan juga berbeza daripada segi magnitude impaknya (iaitu intensity dan
ekstensiviti impak ). Perbezaan magnitude impak ini memerlukan tahap tindakan
kecemasan yang berbeza. Industri yang mempunyai hazard besar (misalnya industri
petrokimia ,kimia pengankutan dan sebagainya) memerlukan kecemasan dikategorikan
mengikut magnitude impak dan tahap tindakan kecemasan yang diperlukan. Beserta
dengan perbezaan jenis hazard dan risikonya, serta saiz dan kompleksiti organisasi,
kecemasan boleh dikategorikan mengikut beberapa kelas.Satu Pengelasan kecemasan
ditunjukan pada jadual di bawah :

Langkah -langkah di dalam perancangan kecemasan

KELAS KECEMASAN TINDAKAN KECEMASAN

Kecemasan yang tidak merbahayakan keselamatan Ditangani oleh penyelia tindakan
Kelas 1 tempat kerja dan tidak mengakibatkan kecederaan kecemasan kawasan atau logi sahaja.
berat ke atas pekerja

Kecemasan yang melibatkan kecederaan berat Ditangani oleh Penyelaras Organisasi

Kelas 2 dan kehilangan harta benda yang besar tetapi masih Tindakan Kecemasan dalam tapak.
terhad di kawasan tempat kerja

Kecemasan yang membahayakan tempat kerja dan Ditangani oleh Penyelaras Organisasi
Kelas 3 berkemungkinan merebak dan mengganggu gugat Tindakan Kecemasan yang melibatkan
kawasan sekitarnya pasukan dalam dan luar tapak.
PENGENALAN KEPADA PENCEMARAN ALAM SEKITAR

PENCEMARAN ALAM SEKITAR

 Pencemaran alam sekitar boleh didefinasikan sebagai terdapatnya cecair atau
zarah yang terkandung di udara sehingga berlakunya perubahan dan menjejaskan
kehidupan atau bahan-bahan lain.
 Bahan-bahan tersebut terampai di udara dan memberi kesan negatif kepada
manusia, tumbuh-tumbuhan dan haiwan.contohnya Habuk daripada asbestos,
asap daripada kenderaan, kabus, wap atau bahan-bahan lain yang boleh
menghalang penglihatan mata merupakan pelbagai bentuk pencemaran udara

1. PENCEMARAN ALAM SEKITAR

Pencemaran Alam Sekitar terbahagi kepada 3 bahagian iaitu:-

I. Pencemaran Tanah

a) Pencemaran tanah bermaksud perbuatan yang berlaku kepada sesuatu

kawasan sehingga terjadinya pertukaran warna, kesuburan dan hakisan.
Pencemaran ini disebabkan oleh bahan buangan sama ada berbentuk air
atau pepejal. Bahan pencemar pula terdiri daripada pencemar organik,
kimia atau fizik.

b) Biasanya sesetengah kawasan perindustrian dilakukan di kawasan hutan.

Jadi penerokaan hutan akan dilakukan oleh pengusaha-pengusaha kilang.

c) Selain itu sampah yang di hasilkan oleh sisa perindustrian terutamanya

carbon dioksida, nitrogen dioksida dan sulfur boleh menyebabkan
berlakunya pencemaran tanah seperti ketidak suburan tanah akibat
peningkatan kekonduksian tanih yang mana tanih ini tidak sesuai untuk
tumbuhan hidup.

d) Rumah Hijau juga memberi kesan kepada tanih dimana ia menyebabkan

kenaikan penguraian guna tanih sekaligus meninggikan hasil tanaman.
 II. Pencemaran Air

a) pencemaran air berlaku apabila perubahan dari segi kandungan, keadaan

dan warna dari segi biologi, kimia dan fizik.

b) pencemaran air bukan hanya berlaku di sungai tetapi juga di laut dan ianya
boleh berlaku secara sengaja atau tidak.

c) pencemaran ini lebih kepada bahan pencemar dari kilang

d) punca pencemaran.

Kumuhan kilang - kebanyakan kumuhan kilang seperti sisa toksid dibuang ke sungai
atau laut.

 Sikap individu - pembuangan bahan-bahan buangan seperti sampah,

minyak dan najis.

 Aktiviti Pertanian - penerokaan tanah untuk dijadikan kawasan pertanian

menyebabkan hakisan tanah yang seterusnya mengakibatkan
mendakan berlaku. Mendakan in akan mencetekkan sungai dan
menjadikan air sungai menjadi keruh.

e) kesan pencemaran

 Kesihatan manusia - bakteria. virus, parasit dan bahan kimia yang lain.

 Haiwan – Hidupan air seperti ikan, siput, udang atau ketam akan mati
dengan tumpahan minyak, pembuangan sampah dan sisa toksid.

III. Pencemaran Udara

a) penyebab pencemaran udara adalah adanya zat kimia di udara

yang melampaui ambang batas

b) sumber pencemaran udara antara lain:

 kenderaan bermotor

 kegiatan industri
  sampah padat

 penggunaan berbagai bahan kimia

 kebakaran hutan,

 letusan gunung berapi

2. Dasar Pencemaran udara

1.1. Pengenalan

I. Pencemaran udara adalah merupakan satu keadaan yang melibatkan

kehadiran sebarang gas atau zarahan sebaliknya toksid atau radioaktif
dalam atmosfera.

II. Asap-asap yang dikeluarkan ini mengandungi antaranya PM10, CO,

Nitrogen Oksida dan sebagainya yang mana ia merupakan penyebab
kepada punca utama penipisan ozon.

III. Bahan-bahan tercemar yang dilepaskan ke udara ini juga akan

mengakibatkan pelbagai kesan buruk kepada alam sekitar seperti
penyumbang kepada hujan asid, pemanasan bumi dan juga jerebu.

1.2. Klasifikasi Pencemaran Udara

I. Pencemaran Udara Primer

a) Penghasilan sulfur monoksida dan karbon monoksida akibat

daripada proses pembakaran yang tidak lengkap adalah punca
pencemaran udara primer. Proses ini menyebabkan zarah-zarah
yang halus terampai-ampai di udara dan memberi kesan sampingan
kepada kesihatan kita.

b) Kebanyakan pencemaran udara primer ini dilepaskan melalui ekzos

kenderaan, kawasan industri dan penggunaan dapur arang atau
kayu.

II. Pencemaran udara sekunder

c) pula adalah tindak balas sulfur dioksida yang bergabung dan

membentuk dengan gas-gas yang tidak diperlukan oleh benda
hidup.

d) Sulfur dioksida memerlukan gas seperti karbon monoksida dan sufur

monoksida (pencemar primer) untuk membentuk gas-gas lain.
 Sebagai contoh, gabungan sulfur dioksida, sulfur monoksida dan
wap air akan menghasilkan asid sulfurik. Tindakbalas antara
pencemar primer dengan gas-gas terampai di atmosfera akan
menghasilkan peroksid asetil nitrat (PAN).

1.3. Jenis-jenis bahan tercemar

I. sulfur dioksida
II. karbon monoksida
III. Nitrogen dioksida
IV. Ozon
V. Alergen
VI. Plumbum
VII. logam-logam lain

1.4 Punca Pencemaran

I. Pencemaran udara boleh berpunca daripada :

a) Pelepasan asap kenderaan

b) Proses industri - penghasilan bahan pencemaran oleh kilang-

kilang asbestos/ simen/ bateri kereata

c) Pembakaran di tempat pelupusan - pembakaran terbuka di bandar

d) Pembakaran hutan

e) Pelepasan habuk - pembakaran sisa kayu/ sekam padi

f) Bahan-bahan sisa bandaran - sampah-sarap , sisa-sisa makanan

g) Aktiviti Masyarakat - membakar sampah, memasak menggunakan

arang/ kayu, merokok
3. Contoh Pencemaran

KOLEJ VOKASIONAL KULIM

AUTOMOTIF
 TAJUK FOLIO : PENYELIAAN
BENGKEL

NAMA :MUHAMMAD HISYAM BIN HASBULLAH

NO. IC : 021106O20089

KURSUS : TAHUN 2 MTA

NAMA PENSYARAH: ENCIK OSMAN BIN ABDULLAH

PENGHARGAAN

Saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada

pensyarah saya Encik Osman Bin Abdullah kerana memberi
saya tugasan ini dan saya amat berasa gembira kerana dapat
menyelesaikan tugasan ini dalam tempoh yang diberikan.
Tidak lupa juga keapada rakan-rakan yang banyak
membantu saya untuk menyelesaikan tugasan ini.Dari saya
Muhammad Hisyam Bin Hasbullah.
JADUAL KERJA

BIL TAJUK
1 penghargaan
2 Menyediakan jadual Kerja
3 Mengadakan Sesi Taklimat
4 Menyediakan Maklumat Perangkaan Belanjaun Operasi
5 Memantau Prestasi Staf
6 Menyelaras Latihan Staf
7 Meantau Keselamatan Bengkel
8 Memantau Persekitaran Udara Bersih