KOLEJ VOKASIONAL SEPANG

JALAN DENGKIL,
43000 DENGKIL, SELANGOR

KERTAS PENERANGAN
INFORMATION SHEET

KOD NAMA DAN PROGRAM /

TEKNOLOGI AUTOMOTIF
PROGRAM CODE AND NAME

TAHUN / YEAR 1 SVM MTA SEMESTER 4

NO DAN TAJUK MODUL/

MTA 4012 – WORKSHOP SUPERVISION
MODULE NO AND TITLE

NO DAN PERNYATAAN
TUGASAN / TASK(S) NO AND 1. PREPARE WORK SCHEDULE
STATEMENT

The person who is competent in this Course Outcomes shall be

able to perform supervisory skills so that the workshop is
OBJEKTIF PENCAPAIAN administered professionally in accordance with company
AKHIRAN / TERMINAL requirements. Upon completion of this competency unit, students
PERFORMANCE OBJECTIVE will be able to:
 Prepare Work Schedule
 Conduct Briefing Session
 Prepare Sectional Operation Budget Information
 Monitor Staff Performance
 Coordinate Staff Training
 Monitor Workshop Safety
 Monitor Clean Air Environment

NO KOD / CODE NO KP/MTA4012/1-7 Muka : 01 Drp : 11

NAMA PELAJAR

NO KAD PENGENALAN

KELAS

TARIKH
 No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 2 Drpd/of : 11

TAJUK : PENGENDALIAN DALAM MELAKSANAKAN JADUAL KERJA

TITLE

TUJUAN : kertas penerangan ini bertujuan untuk memberi pendedahan kepada

AIMS pelatih mengenai pengendalian dalam melaksanakan jadual kerja.

1.0 Definisi Perancangan

Perancangan ataupun planning adalah proses melibatkan pemilihan misi
dan objektif serta tindakan untuk mencapainya. Perancangan juga memerlukan
pembuatan keputusan,yakni menerangkan strategi-strategi dan membangunkan
perancangan-perancangan untuk menyelaraskan aktiviti kerja.

Dalam mewujudkan persekitaran bagi keberkesanan prestasi individu

yang bekerja bersama-sama dalam kumpulan,tugas pengurus yang paling
penting ialah memastikan bahawa setiap orang memahami tugas dan objektif
kumpulan dan cara-cara mencapainya. Untuk menjadikan usaha kumpulan
berkesan,pengurus hendaklah mengetahui  apakah yang dijangkakan untuk
dicapai oleh mereka. Inilah perancangan. Pengurus haruslah merancang
bagaimana setiap ahli dalam kumpulan atau organisasi dapat bekerja bersama
agar dapat mencapai matlamat yang ditetapkan berpandukan dengan alternatif-
alternatif tindakan untuk masa depan.

Meskipun kita tidak dapat meramalkan masa hadapan,namun dengan

adanya perancangan yang efisyen kita dapat mengawal apapun faktor di luar
kawalan kita yang mungkin dapat merosakkan rancangan yang kita telah
rangka. Jika kita tidak merancang,kita telah membiarkan perkara berlaku
mengikut nasib. Perancangan adalah proses yang menuntut daya kecerdasan,ia
menghendaki kita menentukan jalan-jalan tindakan dan mendasarkan keputusan
kita pada tujuan,pengetahuan dan anggaran yang dipertimbangkan.

1.1 Jenis-jenis Perancangan

Terdapat jenis-jenis perancangan yang harus dikenal pasti oleh setiap
pengurus. Kegagalan sesetengah pengurus mengenal pasti jenis-jenis
perancangan yang berbeza seringkali mengakibatkan kesukaran dalam
menjadikan perancangan berkesan. Pada tahap tertentu,rancangan adalah
suatu hierarki.
 No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 3 Drpd/of : 11

2.0 Tujuan atau misi :

Setiap bentuk pengendalian teratur mempunyai atau setidak-tidaknya
harus mempunyai tujuan atau misi untuk menjadikannya lebih
bermakna. Sebagai contoh,tujuan sesebuah perniagaan pada umumnya ialah
pengeluaran dan pengagihan barang dan khidmat Umum berfikir misi atau
objektif asas sesebuah perniagaan ialah membuat keuntungan. Tetapi  untuk
menjadikan objektif asas terlaksana dan bertahan peniaga harus melaksanakan
aktiviti atau tugas yang diserahkan oleh masyarakat kepadanya dan
menyempurnakan misi.
Objektif atau matlamat bukan hanya titik tamat perancangan tetapi juga
penghujung ke arah mana pengorganisasian,pemimpinan dan pengawalan
disasarkan. Meskipun sesebuah perusahaan telah menetapkan objektif sebagai
objektif asas firma itu ,sebuah jabatan juga boleh menetapkan objektifnya
sendiri. Namun pada dasarnya matlamat jabatan itu juga menyumbang kepada
pencapaian objektif perusahaan. Sebagai contoh,objektif perniagaan untuk
membuat keutungan tertentu dengan mengeluarkan satu barisan peralatan
hiburan rumah,sementara matlamat jabatan  perkilangan mungkin untuk
mengeluarkan sejumlah set televisyen dengan rekabentuk dan kuantiti tertentu
pada kos tertentu. Objektif-objektif ini boleh menjadi tidak konsisten apabila
jabatan perkilangan hanya melakukan aktiviti sendiri dengan tidak memastikan
pencapaian objektif syarikat.

3.0 Strategi:
Tiga takrifan menunjukkan penggunaan yang paling umum dalam
istilah startegi adalah :-
a) Program tindakan umum dan pembarisan sumber dengan cara yang
strategik bagi mencapai objektif menyeluruh.
b) Program objektif sesebuah organisasi dan perubahannya,sumber-sumber
yang digunakan untuk mencapai objektif dan dasar yang mengawal
perolehan,penggunaan dan penempatan sumber-sumber.
c) Penentuan objektif asas jangka panjang sesebuah perusahaan dan
pengambilan langkah-langkah tindakan dan pengagihan sumber untuk
mencapai matlamat.
No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 4 Drpd/of : 11

Oleh itu tujuan strategi ialah untuk menentukan dan menyampaikan

melalui sistem objektif dan dasar utama,gambaran  tentang apakah bentuk
perusahaan yang dibayangkan. Strategi tidak menggariskan  dengan tepat
bagaimanakah perusahaan mencapai objektifnya,kerana ini merupakan tugas
program-program sokongan lain yang besar mahupun kecil. Tetapi ia
melengkapi suatu rangka untuk memandu pikiran dan tindakan.
Walaubagaimanapun,kegunaan dalam amalan dan kepentingan dalam
memandu perancangan,mengharuskan pemisah strategi sebagai satu jenis
rancangan bagi tujuan analisis.

3.1 Dasar :

Dasar adalah rancangan yang merupakan kenyataan umum atau

pemahaman yang memandu atau menyalurkan pemikiran dalam pembuatan
keputusan. Dasar membantu memutuskan isu sebelum ia menjadi
masalah,menjadikannya tidak perlu menganalisis situasi yang sama setiap kali
ia timbul, dan mencantumkan rancangan-rancangan lain. Contohnya,sebuah
syarikat keretaapi mempunyai dasar pengambilalih tanah industri untuk
menggantikan semua tapak syarikat yang dijual sepanjang perjalannya. Dasar
ini membenarkan pengurus jabatan tanah untuk menyusun rancangan
pengambilalihan tanpa rujukan yang berterusan kepada pengurus
atasan,sementara pada masa yang sama melengkapi piawai tertentu.

3.2 Tatacara :

Tatacara adalah rancangan yang menetapkan satu kaedah yang

diperlukan dalam mengendalikan aktiviti pada masa hadapan. Tatacara ialah
panduan kepada tindakan,lebih kepada pemikiran dan ia memperincikan cara
sebenar apabila aktiviti tertentu harus disempurnakan. Ia juga merupakan
rujukan kronologi dalam tindakan yang diperlukan. Tatacara dapat ditemui dalam
semua bahagia sesebuah organisasi. Sebagai contoh,dalam sebuah syarikat
perkilangan,tatacara untuk mengendalikan pesanan pastinya melibatkan jabatan
penjualan,jabatan kewangan untuk pemberitahuan penerimaan dana dan untuk
pelulusan kredit pelanggan,jabatan perakaunan untuk merekodkan
urusniaga,dan jabatan perdagangan pula menentukan kaedah penghantaran
serta laluannya.
 No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 5 Drpd/of : 11

3.3 Peraturan :

Peraturan menyatakan tindakan atau bukan tindakan tertentu yang

diperlukn,dengan tidak memerlukan budi bicara ia merupakan sebuah jenis
rancangan yang paling mudah. Peraturan berbeza dengan dasar atau tatacara. 
Peraturan sebagai tindakan untuk membimbing,ia tidak membenarkan sebarang
pertimbangan  dalam penggunaannya.

3.4 Program :

Program adalah suatu campuran matlamat, dasar, tatacara, peraturan,

penyerahan tugas, langkah-langkah yang hendak di ambil, sumber-sumber yang
hedak digunakan dan unsur-unsur lain yang perlu untuk menjalankan satu-satu
jalan tindakan. Program lazimnya didukung oleh belanjawan.

3.5 Belanjawan :

Belanjawan adalah kenyataan tentang hasil-hasil yang dijangkakan

dilahirkan dalam istilah berangka. Ia boleh dilahirkan sama ada dalam istilah
kewangan atau dalam istilah jam-buruh,unit keluaran,jam-mesin,atau istilah lain
yang dapat diukur secara berangka.Belanjawan dapat berubah-ubah dari segi
ketepatan,perincian,dan tujuan. Belanjawan juga dapat berubah mengikut tahap
output organisasi.

4.0 Kepentingan Perancangan

Perancangan adalah satu sistem yang mana pekerja dan penyelianya bekerja
bersama-sama menentukan objektif prestasi,perkembangan pencapaian objektif
disemak secara berkala dan ganjaran diberi berdasarkan perkembangan
tersebut. Dengan adanya perancangan yang sitematik,segala tugasan yang
perlu dilakukan agar rancangan dapat terlaksana sesuai matlamat,ia
memerluakn semua pihak bekerja bersama. Kerjasama dan juga kesedaran dari
setiap ahli organisasi amat diperlukan agar perancangan yang diatur konsisten
dengan matlamat.
Setiap organisasi harus merancang dengan baik fungsi-fungsi setiap ahli yang
bekerja dalam organisasi. Pengurus harus bijak merancang dan
menghubungkaitkan segala operasi ke arah pencapaian yang ditetapkan.
 No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 6 Drpd/of : 11

5.0 SUMBER- SUMBER KEPERLUAN PROJEK

5.1 Bahan

Sesuatu projek memerlukan bahan- bahan tertentu yang dikenali sebagai input
yang akan ditukarkan kepada output dalam sesuatu proses transformasi
tertentu. Pengurusan sesuatu projek bertanggungjawab untuk mengenalpasti
jenis bahan yang diperlukan iaitu bahan mentah utama, bahan sokongan dan
bahan pakai habis. Kuantiti yang diperlukan bagi aktiviti pengeluaran perlu
ditentukan berdasarkan kepada harga bahan di pasaran.

5.2 Mesin

Mesin atau alat jentera diperlukan dalam melaksanakan sesuatu projek. Ia

diperolehi melalui pembelian atau penyewaan. Sebelum sesuatu projek
dimulakan, pengurusan projek berperanan untuk mengenal pasti mesin, jentera,
peralatan dan perkakasan yang diperlukan bagi tujuan operasi. Perincian
berkaitan jenis mesin, peralatan dan perkakasan hendaklah disediakan dari segi
kuantiti, saiz, spesifikasi, harga seunit dan jumlah harga belian. Ini bagi
memastikan supaya proses pelaksanaan projek tidak terganggu dan operasi
mengikut jadual dan keperluan yang telah ditetapkan.

5.3 Tenaga Manusia

Dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu projek, ia memerlukan tenaga

kerja yang mencukupi untuk melaksanakan projek yang berkenaan. Projek tidak
mungkin dilaksanakan tanpa adanya sumber tenaga manusia kerana setiap
individu yang terlibat dalam menjayakan sesebuah projek merupakan teraju
utama kepada pelaksanaan projek yang dirancangkan.

5.4 Kewangan

Kewangan adalah sangat penting dan perlu diambil kira dalam melaksanakan
sesuatu projek. Biasanya organisasi yang mempunyai kedudukan kewangan
yang kukuh akan diberi mandat oleh pihak tertentu untuk menyiapkan sesuatu
projek. Kewangan akan melibatkan kos. Penilaian terhadap kos akan dilakukan
dari awal sehinggalah sesuatu projek itu selesai. Ini termasuk kos- kos seperti
kos pembinaan, gaji pekerja, sewaan mesin dan lain- lain.
 No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 7 Drpd/of : 11

5.5 Masa

Pelan bagi sesuatu projek lazimnya menetapkan dengan jelas tentang tarikh
dimulakan, tarikh disiapkan dan tarikh- tarikh penting lain berkaitan projek
secara teratur dan sistematik. Ini akan dapat membantu penilaian yang lebih
berkesan terhadap had masa tertentu untuk menyelesaikan sesuatu projek yang
berkenaan.

6.0 AKTIVITI PENGURUSAN PROJEK

6.1 Pembangunan Pelan Projek

a) Aktiviti Pengeluaran
Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk
membangunkan sesuatu projek berdasarkan kepada sumber setiap aktiviti.
Daripada senarai aktiviti, rangkaian pembangunan projek disediakan.
Rangkaian ini akan memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai
pelan asas untuk melaksanakan kerja- kerja projek.

b) Aktiviti Perolehan
Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitan dnegan kos
sesuatu projek yang memerlukan analisa selanjutnya. Masa pelaksanaan untuk
sesuatu pembangunan pelan projek berkait rapat sumber yang diperlukan.
Semakin pendek masa bagi pelaksanaan, semakin banyak keperluan sumber.
Dengan itu, aktiviti yang berkos tinggi mungkin dipanjangkan masa
pelaksanaannya dan mengakibatkan pengurangan dari segi kos dan sumber.
No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 8 Drpd/of : 11

6.2 Pelaksanaan Projek

(a) Konsep Projek

Sesuatu projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana atau
kecil. Ia boleh jadi terhad kepada satu sektor yang khusus atau merentasi
beberapa sektor. Walau bagaimanapun, semua projek mempunyai ciri yang
sama iaitu: -

i. Mempunyai matlamat yang spesifik dan perlu diselesaikan mengikut

spesifikasi yang telah ditetapkan.
ii. Mempunyai tarikh mula dan tarikh tamat.
iii. Mempunyai kewangan yang terhad.
iv. Menggunakan sumber manusia dan lain- lain sumber seperti kewangan,
peralatan dan sebagainya.

(b) Matlamat Yang Segera

Sesuatu projek lebih menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan
dengan tujuan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak dan telah dikenal
pasti.

(c) Tidak Berulang- Ulang

Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam
sesebuah organisasi. Projek pembangunan biasanya diuruskan oleh badan yang
ditubuhkan khas untuk mengendalikan aktiviti tertentu agar tidak berlaku
pertindihan atau masalah.

(d) Ketidak Pastian

Walaupun sesuatu projek kelihatan jelas dari segi objektif dan
pelaksanaannya, sebenarnya semua projek mengalami masalah ketidakpastian.
Masalah ini berkaitan dengan kemungkinan penyesuaian pelarasan yang perlu
dibuat ke atas reka bentuk teknikal, ekonomi atau pengurusannya.
No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 9 Drpd/of : 11

6.3 Pemantauan Pelan Projek

Pemantauan projek perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa

sasaran. Pemantauan sesuatu projek dibuat dengan maklumat sasaran dan
keluaran dicatat untuk dibuat perbandingan. Setelah itu, satu pembetulan
rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan yang tidak diduga dari segi kelewatan
akibat bencana dan sebagainya.

(a) Pemantauan Kemajuan

Sebaik sahaja maklum balas diperolehi, penilaian data perlu dibuat untuk
mengekalkan tempoh sasaran. Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada
keputusan yang dibuat dan kepakaran dalam membuat penjadualan. Penilaian
dibuat berdasarkan kepada keluaran hasil kerja berbanding dengan sasaran,
seterusnya peratus pencapaian dibuat berdasarkan kepada perkara ini

(b) Tindakan Pembetulan

Selepas tindakan penilaian ke atas sesuatu projek dibuat, sesuatu
rancangan pembetulan perlu dibuat bagi mencapai matlamat sasaran
sepenuhnya. Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga
seperti kelewatan akibat bencana alam dan sebagainya. Satu jadual
perancangan dan sasaran kerja perlu disediakan semula sekiranya berlaku
perubahan pada penjadualan yang asal.

6.4 Kawalan Projek

Sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika tiada

pengawalan yang sistematik. Kawalan merupakan proses untuk mengawal
sesuatu pelaksanaan sesuatu projek. Pengawalan yang terancang boleh
dilaksanakan dengan cara yang ekonomi, mengenal pasti had masa
penjadualan dan mengambil kira sumber- sumber yang boleh diperolehi.
No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 10 Drpd/of : 11

Kawalan yang baik dan terancang perlu mencerminkan kerja yang tepat
dan dapat dilaksanakan bersesuaian dengan perancangan dan spesifikasi yang
ditetapkan. Ini membolehkan sebarang perubahan kerja dari penjadualan dapat
dikesan, dinilai dan dikawal. Di antara aspek pengawalan projek yang perlu
diambil kira ialah: -

(a) Tahap kawalan.

(b) Ciri- ciri tahap kawalan.
(c) Menyediakan jadual sasaran.
(d) Mengawasi projek.
(e) Penilaian dan peramalan.
(f) Tempoh kawalan pengemaskinian.
(g) Tempoh masa pengemaskinian.

6.5 Integrasi Kos

Kos yang terlibat dalam pelaksanaan projek boleh dibahagikan kepada
beberapa kategori seperti bekalan tenaga fizikal, penggunaan tenaga buruh,
pembelian atau penyewaan tanah yang melibatkan pembayaran cukai dan
sebagainya. Kos- kos tersebut perlu dinilai dengan masa yang akan menentukan
pendapatan yang sewajarnya diperolehi.
Penentuan kos adalah sesuatu yang penting dalam pelaksanaan projek.
Kos yang tidak mencukupi akan mempengaruhi perjalanan sesuatu projek yang
mungkin akan menyebabkan kerugian kepada sesebuah organisasi.
Perancangan kos melibatkan perkara penting berikut: -

(a) Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang, sewaan atau
pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.
(b) Kesan perubahan jangka masa di mana pengusaha diperlukan.
(c) Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya
kerugian atau risiko- risiko lain.
(d) Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam
melaksanakan sesuatu projek.
No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 11 Drpd/of : 11

(e) Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos
jika berlaku pertambahan tempoh yang melibatkan kos pembayaran gaji
pekerja dan sebagainya.

6.6 Penjadualan Maklumat Dan Nilai Dapatan

Setelah menerima maklum balas, pihak penjadualan akan menilai data

dan menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang
telah ditetapkan. Kepakaran penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan
bergantung kepada keputusan yang akan dibuat. Kebanyakan daripada
keputusan akan dibuat oleh pihak penjadualan, tetapi kebiasaannya sesetengah
maklumat tersebut perlu diberi kepada pihak pengurusan peringkat yang lebih
tinggi untuk dinilai.

Proses penilaian dimulakan dengan penghasilan jadual- jadual daripada

maklumat yang telah diperolehi. Penjadual akan memeriksa output yang
diperolehi daripada komputer atau pejabat. Sebarang kelewatan output akan
dibuat perbandingan tarikh mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan
tamat yang telah ditetapkan.

6.7 Membuat Laporan Dan Taklimat

Laporan terperinci tentang projek yang akan siap akan dibentangkan

dalam bentuk yang lebih menarik dengan menggunakan gambarajah, carta bar
atau gambarajah skala-masa.

(a) Gambarajah
Digunakan untuk menyesuaikan pengguna dengan tarikh yang
dijadualkan. Sesuai digunakan untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan
kemasukan nilai keseluruhan projek yang dijadualkan serta kesannya ke atas
perancangan. Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat masa yang nyata
apabila aktiviti dijalankan. Keadaan ini akan mengakibatkan kesilapan taksiran
terutama sekali apabila satu rantaian aktiviti mempunyai bilangan item yang
lebih daripada rantaian yang lain.

(b) Carta Bar

No Kod / Code Num KP/MTA 4012/1-7 Muka/Page : 12 Drpd/of : 11

Carta bar digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia,
peralatan dan jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi
yang lebih rendah tetapi tidak sesuai bagi peringkat atasan kerana kemungkinan
berlakunya pertindihan carta.