Perencanaan Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia

Dibuat Oleh
03SMJPE 018
Afriani – 2016050448
Hariadi – 2016050189
Imam Andrianto – 2016051602
Indah Pratiwi – 2016050222
Moh. Naufal Azmi – 201605120
Putri Handayani – 2016054087
Sahro Yusuf – 2016051827

UNIVERSITAS PAMULANG
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN
Jl. Surya Kencana No.1 Pamulang Tangerang selatan

1
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan
inayah-Nya kepada Kami, sehingga Kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen Sumber daya
Manusia tentang ‘Perencanaan Sumber Daya Manus”.
Makalah ini telah Kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai
pihak terutama Bu Fauziah Septian SE,MM selaku Dosen Manajemen Sumber Daya Manusia,
sehingga dapat Terselesaikan Pembuatan makalah ini. Dan Kami menyampaikan banyak terima
kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini
Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik
dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami
menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini.

Akhir kata kami berharap semoga makalah ini tentang Perencanaan Sumber Daya Manusia
memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca agar kita selalu memahami Pentingnya
merencanakan Sumber Daya Manusia di dalam suatu perusahaan.

2
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ……………………………………………………………2
DAFTAR ISI ……………………………………………………………3
BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………………4
1.1 LATAR BELAKANG ……………………………………………………………4
1.2 TUJUAN ……………………………………………………………4
1.3 RUANG LINGKUP ISI ……………………………………………………………4
BAB II PEMBAHASAN ……………………………………………………………5
2.1 PENGERTIAN PERENCAAN SUMBER DAYA MANUSIA……………………..5
2.2 TUJUAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA………………………..5
2.3 MANFAAT PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA……………………..6
2.4 PENTINGNYA PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA…………………8
2.5 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERENCANAAN SDM………..8
2.6 HAMBATAN, KENDALA & TANTANGAN DALAM PERENCANAAN SDM...9
2.7 PROSES DALAM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA……………..11
2.8 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA………………………..16
2.9 ANALISIS SWOT DALAM PERENCANAAN SDM……………………………..17
BAB III PELAKSANAAN DALAM PERUSAHAAN………………………………………...19
3.1 PENGERTIAN KETERSEDIAAN (SUPPLAY) SDM…………………………….19
3.2 REPLACEMENT CHART & REPLACEMENT SUMMARY…………………….19
BAB IV PENUTUP …………………………………………………………...23
4.1 KESIMPULAN …………………………………………………………...23
4.2 SARAN …………………………………………………………...23
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………...24

3
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Manajemen sumber daya manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam
mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan Sumber
Daya Manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai Sumber Daya Manusia yang
baik. Oleh karena itu disini diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin
bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai jabatan, fungsi,
pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses
manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang
diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses
dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk
menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia. Pentingnya peran seorang
human resource department menjadi salah satu kunci keberhasilan terhadap perlakuan kepada
karyawan dengan latar belakang yang berbeda-beda. Oleh karena itu perlu dirumuskan strategi-
strategi serta sistem yang dapat menangani hal tersebut.
1.2 TUJUAN
1. Untuk mengetahui perencanaan kebutuhan sumber daya manusia (SDM).
2. Memberikan pemahaman mengenai perencanaan sumber daya
manusia dan tenaga kerja
3. Agar mengetahui manfaat perencanaan SDM

1.3 RUANG LINGKUP ISI

1. Pengertian Perencaan Sumber Daya Manusia
2. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia
3. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
4. Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia
5. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia
6. Hambatan, Kendala Dan Tantangan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia
7. Proses Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia
8. Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia
9. Analisis SWOT Dalam Perencanaan SDM
10. Pelaksanaan dalam Perusahaan.

4
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PENGERTIAN PERENCAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting dalam berbagai
kegiatan dalam suatu organisasi, termasuk dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, sebab
perencanaan merupakan prasyarat pelaksaan kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini dapat
dipahami sebab secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan, pengevaluasian
berbagai arternatif pencapaiannya, dan penentuan tindakan yang akan diambil. Dalam konteks
Manajemen Sumber Daya Manusia, perencanaan merupakan proses penentuan sumber daya
manusia dan tindakan untuk mendapatkannya.
Perencanaan sumber daya manusia adalah suatu proses sistematis yang digunakan untuk
memprediksi permintaan dan penyediaan SDM dimasa mendatang. Melalui program
perencanaan SDM yang sistematis dapat diperkirakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang
dibutuhkan pada setiap periode tertentu seingga dapat membantu bagian SDM dalam
perencanaan rekrutmen, seleksi, serta pendidikan dan pelatihan.
Berbagai pandangan mengenai definisi perencanaan sumber daya manusia seperti yang
dikemukakan oleh :
• Handoko (1997), Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja
merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-
permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi
tersebut.
• Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya
manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan
kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar
pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.
• George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173). Perencanaan SDM
merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya
manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
2.2 TUJUAN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Adapun tujuan perencanaan sumber daya manusia menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan yaitu :
1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan
dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap
pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan
tugas.

5
 4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas
kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan/atau kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,
pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan
pemberhentian karyawan.

2.3 MANFAAT PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik
bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain: (Fitzal Rivai,
2004)
1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan
secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan
inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan.
Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:
• Jumlah karyawan yang ada
• Berbagai kualifikasinya
• Masa kerja masing-masing karyawan
• Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun
program pelatihan kerja yang pernah diikuti
• Bakat yang masih perlu dikembangkan
• Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat
lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah
dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas
masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja,
semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi
serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban
kerja.

3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan,

pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan
mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong
karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan
dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti
dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih
professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan
perusahaan.

6
4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di
masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan
dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin
penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang
cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki
sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik
dalam negeri maupun di luar negeri). Dengan adanya informasi ini akan memudahkan
manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources
Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang
tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat.
6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan
termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian.Berdasarkan bahan yang
diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya
manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti:
a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis,
kualifikasi dan lokasinya.
b. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang
profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya.Pemahaman demikian penting karena
bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja
tersebut.
7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi
satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam perusahaan. Salah satu aspek
program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja
yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai
sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja
yang realistik.
8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon
sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan.
Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah
mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu
perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.

9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia. Perencanaan

sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat
pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber
daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang
dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui
manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu
yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.

7
2.4 PENTINGNYA PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
1. Tingkat Perorangan
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena
perencanaan dapat membantu meningkatkan ketrampilan. Kepuasan individu dapat lebih
mudah dicapai melalui perencanaan karier yang terarah.
2. Tingkat Perusahaan
Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk
meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus
merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja
secara produktif.
3. Tingkat Nasional
Masalah sumber daya manusia ditingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi,
keragaman, dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat berperan
dalam industri akhir-akhir ini sangat membutuhkan sumber daya manusia yang lebih
terampil dalam bidang iptek, manajerial dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang
terjadi. Sangat perlu disiapkan sumber daya-sumber daya yang berkualitas dan unggul untuk
memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung
jawab sosial yang tinggi.

2.5 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERENCANAAN SUMBER DAYA

MANUSIA
Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara
lain: (Handoko, 1997, p. 55-57)
1. Lingkungan Eksternal
Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang
tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.
a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai
contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu
kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya
manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku,
dan sebagainya.
c. Perkembangan teknologi/komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas bagaimana
perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

8
 d. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi
permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan
memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam
perencanaan sumber daya manusia.
2. Keputusan-keputusan Organisasional
Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya
manusia.
a. Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Hal ini
mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti
tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut
menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.
b. Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi
menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka
pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.
c. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan
perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.
d Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
e. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara
radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda
dari para karyawan di masa mendatang.
3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan
Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun,
permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia.
Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi
sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

2.6 HAMBATAN, KENDALA DAN TANTANGAN DALAM PERENCANAAN SUMBER

DAYA MANUSIA
Guna meminimalkan resiko kesalahan dari perencanaan, ada beberapa hambatan utama,
kendala dan tantangan dalam perencanana dan penempatan tujuan yang mesti dipahami oleh
semua jajaran manajemen dan karyawan.
• Hambatan dalam perencanaan:
a. Tujuan yang tidak tepat
b. System kompensasi yang tidak tepat
c. Lingkungan eksternal yang tidak komplek dan dinamis
d. Kondisi persaingan yang semakin tajam

9
 e. Keengganan untuk mengubah tujuan
f. Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis
g. Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh

• Mengatasi hambatan:
Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami
tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. Meskipun bukan salah satu dalam
mengatasi masalah, tetapi paling tidak dapat membantu pengambilan keputusan. System
informasi dapat pula membantu pencapaian efektivitas perencanaan. Alat bantu ini
diharapkan dapat meminimalkan tingkat risiko dan ketidakpastian hasil yang ada.
• Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia
a. Standar Kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti dan akurat belum ada, akibatnya informasi
kemampuan SDM hanya ramal-ramalan (prediction) saja yang sifatnya subjektif. Hal
ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara
pasti, seperti informasi energy mesin.
b. Manusia (SDM) makhluk hidup
Manusia sebagai makhluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal
ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya
dalam rencana.
c. Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan
SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses perencanaan sumber daya manusia
yang baik dan benar.
d. Kebijaksanaan Perburuhan pemerintah
Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan
kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

• Tantangan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia

Tantangan dalam perencanaan sumber daya manusia, ada yang bersifat eksternal dan
internal.
a. Tantangan eksternal, meliputi: bidang Ekonomi, sosial politik, perundang-undangan,
teknologi, dan persaingan.
b. Tantangan internal, meliputi: anggaran, estimasi produk dan penjualan, usaha atau
kegiatan baru, dan sebagainya.

10
2.7 PROSES DALAM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan
sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
1. Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:
a. Kepentingan Individu.
b. Kepentingan Organisasi.
c. Kepentingan Nasional.

2. Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:
➢ Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan
individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah
menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang
akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam
pelaksanaan tugas.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam merumuskan tujuan adalah

a. Sejarah
b.Kemampuan organisasi
c. Lingkungan organisasi
d.Focus pada pasar
e. Dapat dicapai
f. Dapat memotivasi
g.Spesifik
➢ Perencanaan Organisasi
Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan
organisasi.Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi.
Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat
juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan
teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

11
 Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga
kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang
harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat
disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
• Syarat – syarat perencanaan SDM
a. Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
b. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
c. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi
persediaan SDM.
d. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
e. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
f. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

• Audit sumber daya manusia

Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiatan personalia
dalam suatu departemen, divisi atau organisasi.
Manfaat audit sumber daya manusia :
a. Memberikan kontribusi kepada departemen personalia organisasi.
b. Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik-praktik personalia.
c. Memberikan rasa profesionalisme dan tanggung jawab diantara karyawan.

✓ Peramalan sumber daya manusia

Peramalan SDM pada sisi permintaan berupaya untuk memperkirakankebutuhan tenaga
kerja organisasi dimasa mendatang. Teknik yang dapat dipakai antara lain teknik Delphi,
ekstrapolasi, analisis computer, indeksasi, new venture analysis, dan masih banyak lagi.
Tentunya, metode apa pun yang akan digunakan harus memiliki pertimbangan keakuratan,
validitas, dan efisien dari sisi angaran.
3. Proses Perencanaan SDM
Proses perencanaan SDM terdiri atas peramalan penetapan sasaran dan perencanaan strategi,
serta pelaksanaan dan evaluasi program.
❖ Peramalan
Tahap pertama dalam perencanaan adalah peramalan (forecasting). Pada peramalan
karyawan, manajer SDM berupaya mengetahui penawaran dan permintaan untuk berbagai
jenis SDM. Sasaran utamanya adalah memperkirakan bidang-bidang di dalam organisasi
karena di sanalah akan terdapat kekurangan atau kelebihan tenaga kerja di masa mendatang.

12
 Pada sisi penawaran dan permintaan, peramalan dapat menggunakan salah satu metode,
yaitu metode-metode statistik atau metode-metode penilaian. Metode-metode statistik yang
sangat baik untuk menangkap tren-tren historis tentang permintaan tenaga kerja di
perusahaan dan di bawah kondisi-kondisi yang tepat di mana mereka memberikan berbagai
perkiraan yang jauh lebih tepat daripada yang dapat mereka capai melalui penilain-penilaian
yang subjektif dari peramal manusia.
❖ Menetapkan Permintaan Tenaga Kerja
Peramalan-peramalan permintaan biasanya dikembangkan pada berbagai kategori
pekerjaan tertentu atau bidang keahlian yang berkaitan dengan keadaan organisasi pada saat
ini dan di masa mendatang. Setelah berbagai kategori pekerjaan atau keterampilan telah
diidentifikasi, perencana perlu mencari informasi yang akan membantu memperkirakan
kebutuhan orang-orang dengan keterampilan-keterampilan atau pada kategori pekerjaan
tersebut akan meningkat atau menurun di masa mendatang. Organisasi-organisasi berbeda
pada kecanggihan yang berasal dari peramalan seperti itu.
Pada tingkat yang paling canggih, suatu organisasi mungkin memiliki model-model
statistik yang memperkirakan permintaan tenaga kerja untuk tahun berikutnya yang relatif
objektif yang diberikan dari indikator-indikator statistik yang penting pada tahun
sebelumnya. Indikator yang penting (leading indicator) merupakan ukuran objektif yang
memperkirakan permintaan tenaga kerja di masa mendatang secara akurat.
❖ Menetapkan penawaran tenaga kerja
Setelah memperhitungkan permintaan tenaga kerja,perusahaan tersebut perlu
mendapatkan indikator penawaran tenaga kerja perusahaan.Menetapkan penawaran tenaga
kerja internal di butuhkan untuk melakukan analisis terperinci tentang jumlah orang pada saat
ini dalam berbagai kategori pekerjaan(atau orang yang memiliki keahlian khusus) di dalam
perusahaan.Kemudian,analisis di sebut di ubah untuk mencerminkan berbagai perubahan
dalam waktu dekat di sebabkan oleh pensiun,promosi,perpindahan,tingkat perputaran,yang
disengaja,dan pemutusan kerja.
❖ Menetapkan kelebihan atau kekurangan tenaga kerja
Begitu peramalan tentang permintaan dan penawaran tenaga kerja di ketahui, perencaan
dapat membandingkan angka-angka agar dapat memastikan adanya kekurangan atau
kelebihan tenaga kerja pada tiap-tiap kategori pekerjaan.Ketika peramalan tersebut di
tetapkan,organisasi dapat menentukan hal-hal yang akan di lakukan tentang masalah-masalah
potensial tersebut
❖ Penetapan sasaran dan perencanaan strategis
Langkah ke dua dalam perencanaan SDM adalah penetapan sasaran dan perencaan
strategis.Tujuan dari menetapkan berbagai sasaran kuantitatif yang khusus adalah
memusatkan perhatian pada masalah dan memberikan tolak ukur untuk menentukan
keberhasilan menentukan keberhasilan relatif dari seluruh progam apapun yang bertujuan

13
memperbaiki kekurangan atau kelebihan tenaga kerja yang berguna.berbagai sasaran harus
datang langsung dari analisis penawaran dan permintaan tenaga kerja dan harus menyertakan
angka khusus tentang hal-hal yang harus terjadi pada kategori pekerjaan atau bidang
keterampilan dan jadwal tertentu jika hasil-hasilnya harsu di capai
Tahap ini penting karena banyak pilihan yang tersedia bagi perencana yang sangat
berbeda dalam hal biaya,kecepatan,efektivitas,jumlah penderitaan manusia dan penghapusan
(betapa mudahnya perubahan dapat di batalkan)
❖ Perampingan
Perampingan ( downsizing ) sebagai penghapusan yang di rencanakan dari sejumlah
besar karyawan yang di rancang agar dapat meningkatkan efektivitas organisasi.Banyak
organisasi yang menggunakan pilihan strategis tersebut pada tahun 1990-an terutama di
AS.Alasan untuk melakukan perampingan adalah karena alasan-alasan ekonomi di mana
banyak perusahaan mengubah lokasi tempat meraka melakukan.
❖ Progam-progam pensiun dini dan perekrutan kembali
Berbagai sarana populer lainnya untuk mengurangi kelebihan tenaga kerja adalah
menawarkan progam pensiun dini.Banyak organisasi bergerak dari progam-progam pensiun
dini menuju progam-progam pensiun secara bertahap.Progam-progam pensiun secara
bertahap memungkinkan organisasi untuk menarik para pekerja lebih tua yang
berpengalaman sekaligus mengurangi jumlah jam kerjanya ( sehingga mengurangi biaya
).Pilihan tersebut sering membantu para pekerja secara psikologis sehingga dapat
memudahkan untuk pensiun,bukannya mendorong sekaligus menjadi jalan hidup yang sangat
berbeda.
Pada akhirnya,banyak progam pensiun dini hanya di ubah menjadi perekrutan kembali
bagi para pekerja tertentu yang tidak ada hubungannya dengan usia.
❖ Merekrut para pekerja sementara
Meskipun perampingan telah menjadi metode populer untuk mengurangi kelebihan
tenaga kerja,merekrut para pekerja sementara dan alih daya telah menjadi sarana-sarana yang
paling luas untuk menghilangkan tenaga kerja.Pekerjaan sementara memberikan fleksibilitas
yang di perlihatkan oleh perusahaan-perusahaan agar dapat beroperasi secara efisien dlam
menghadapi berbagai perubahan permintaan barang dan jasa.Merekrut para pekerja
sementara menawarkan beberapa berikut
o Penggunaan pekerja membebaskan sementara membebaskna perusahaan dari
berbagai administrasi dan beban keuangan.
o Perusahaan-perusahaan kecil yang tidak mampu mengadakan progam-progam
pengujian mereka sendiri sering mendapatkan para karyawan yang telah di uji oleh
agen pekerjaan sementara.
o Banyak agen pekerjaan sementara melatih para karyawan sebelum mengirimnya pada
para pengusaha.

14
 o Karena pekerja sementara hanya memiliki sedikit pengalaman di perusahaan besar
❖ Alih daya dan offshoring
Meskipun seorang karyawan sementara dapat di bawa untuk mengelola satu
pekerjaan,suatu perusahaan pada berbagai kasus lain mungkin tertarik untuk mendapatkan
serangkaian pengabdian yang jauh lebih luas yang dilakukan di luar organisasi : ini di sebut
alih daya ( outsourcing ).
❖ Mengubah gaji dan jam kerja
Perusahaan-perusahaan yang menghadapi kekurangan tenaga kerja mungkin enggan
untuk merekrut karyawan tetap ataupun karyawan paruh waktu.Pada beberapa
kondisi,perusahaan tersebut mungkin mempunyai pilihan untuk mencoba menyimpan lebih
banyak jam kerja di luar dari tenaga kerja yang ada
❖ Pelaksaan dan evaluasi progam
Progam-progam yang di kembangkan pada tahapan proses pilihan strategis telah di
praktikan pada tahap pelaksaan progam.
Langkah terakhir dari proses perencaan dari proses perencaan adalah mengevaluasi
hasil.Tentunya, evaluasi yang paling nyata meliputi pemeriksaan, yaitu apakah perusahaan
berhasil menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja potensial. Meskipun evaluasi
target perusahaan tersebut sangat penting, evaluasi sangat penting untuk melampauinya agar
dapat melihat bagian-bagian tertentu dari proses perencanaan yang memberikan kontribusi
terhadap keberhasilan atau kegagalan.

❖ Kasus khusus tentang perencanaan tindakan tegas.

SDM merupakan fungsi penting yang harus diterapkan pada seluruh perhimpunan tenaga
kerja. Kemudian, proporsi para pekerja pada sub kelompok tersebut dapat dibandingkan
dengan proporsi setiap sekelompok yang mewakili pasar tenaga kerja yang penting. Jenis
perbandingan ini disebut peninjauan ulang pemanfaatan tenaga kerja (work force utilization
review). Proses tersebut dapat digunakan untuk menentukan apakah ada sub kelompok
dimana proporsi pada pasar tenaga kerja yang penting sebagian besar berbeda dari proporsi
pada kategori pekerjaan.
Metode Perencanaan SDM, dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode
nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi,
dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya
cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan
perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis
dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam
ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.

15
 4. Pengevaluasian Rencana SDM
Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai
berikut:
• Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau
terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.
• Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi
ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih
besar biayanya.
• Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas
didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat
dilaksanakan dengan lebih baik.

2.8 SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM, yaitu:
1. Inventarisasi persediaan SDM
Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas
disuatu organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau pengumpulan data tentang
kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat umum, sekarang atau yang sedang terjadi.
2. Forecast SDM/peramalan SDM
Peramalan SDM berguna untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa
datang. Metode peramalan ketersediaan/penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber
eksternal terdiri atas:
a) Perencanaan rekrutmen dan seleksi
b) Pasar tenaga kerja
Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand) mendatang lebih rumit dan
subjektif daripada memprediksi ketersediaan tenaga kerja (supply), karena banyak faktor
yang mempengaruhinya.
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora,
1997:176) terdiri atas:
• Perubahan lingkungan eksternal
• Perubahan kondisi organisasi
• Perubahan kondisi tenaga kerja

16
 3. Penyusunan rencana SDM
Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan
kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan,
pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan
perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat
dan bermanfaat secara ekonomis.
4. Pengawasan dan Evaluasi
Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang
manusia dalam organisasi. Pengawasan dan evaluasi sumber daya manusia merupakan
fungsi yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan
demikian, fungsi manajemen sumber daya manusia ini sama pentingnya dengan
perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan merupakan langkah lanjut dari perencanaan,
tetapi sesudah dilaksanakan menyusul kedua fungsi ini karena pengendalian dan
pengawasanlah yang dapat menyatakan apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan
yang direncanakan.

2.9 ANALISIS SWOT DALAM PERENCANAAN SDM

Perkembangan strategi SDM membutuhkan pemikiran kedepan, pengambilan keputusan
secara terpadu, prosedur yang dirumuskan dan diprogramkan, yang semuanya dilakukan secara
keseluruhan misi dan idealnya dalam konteks sumber potensial dan keunikan. Perencanaan SDM
merangkum setiap komponen tersebut dalam hal strategi ini. Sementara kita secara tipikal
memfokuskan pada teknik khusus yang digunakan dalam perencanaan SDM, teknik ini adalah
alat sederhana memecahkan masalah internal organisasi dalam kaitannya dengan strategi
organisasi.
Identifikasi dan analisis terhadap SWOT :
• Kekuatan (strengths)
Suatu organisasi harus memantau kekuatan organisasi dan pelaku organisasi yang
mempengaruhi kemampuannya memperoleh laba. Salah satu aspek program kerja adalah
pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan
kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan
sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.
• Kelemahan (Weakness)
Misalnya, jika jumlah pegawai dalam suatu perusahaan lebih besar daripada kebutuhan yang
diharapkan, maka hal itu mengimplikasikan bahwa perusahaan kurang baik memanfaatkan
sumber daya manusianya dan sebaliknya.

17
• Peluang (opportunity)
Misalnya, kita merekrut para tenaga kerja yang memiliki skill atau kemampuan yang sesuai
dengan bidang atau keahliannya untuk bergabung dalam suatu organisasi di suatu perusahaan
untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.
• Ancaman (Treats)
Misalnya, jika para pegawai dalam suatu perusahaan yang memiliki skill atau keahlian pada
waktu tertentu akan pensiun, maka itu akan menjadi sebuah ancaman terhadap
keberlangsungan aktivitas atau kegiatan dalam suatu perusahaan.

18
 BAB III
PELAKSANAAN

3.1 PENGERTIAN KETERSEDIAAN(SUPPLAY) SDM

Memperkirakan ketersediaan sumber internal, yaitu proses pemeriksaan tenaga kerja
yang ada, jumlah dan jenisnya. Teknik analisis yang digunakan yaitu replacment chart, yaitu
gambaran singkat mengenai siapa menggantikan apabila suatu jabatan kosong. Ada tambahan
catatan tentang informasi calon pekerja yang disebut replacement summary, yaitu daftar
kemungkinan pengganti untuk setiap jabatan.
3.2 REPLACEMENT CHART & REPLACEMENT SUMMARY
Lihat struktur Organisasi PT Grand Pinta textile Industrie di bawah ini.

19
 Dalam Kasus Kali ini PT Grand Pinta textile Industrie Memiliki kasus dimana 2 Kepala
Bagian yaitu Listrik dan AC/Workshop Akan Segera Meninggal kan jabatannya sebagai Kepala
Bagian Karena masa kontrak setelah Pensiun Habis dan Perusahaan melakukan tindakan
peralaman sebagai penggati Jabatan yang akan di tinggalkan Dengan cara Melihat ketersediaan
SDM yang ada di Perusahaan
Ada 2 cara Melihat potensi untuk mengisi jabatan yang akan di tinggalkan :
• Replacment Chart

yaitu gambaran singkat mengenai siapa menggantikan apabila suatu jabatan kosong.

20
• Replacement Summary
yaitu daftar kemungkinan Calon pengganti untuk setiap jabatan.
Gambar 1 Calon Pengganti Jabatan KaBag Listrik

Gambar 2 Calon Pengganti Kepala Regu Listrik yang akan di Promosikan

21
Gambar 3 Calon Pengganti Jabatan KaBag AC/Workshop

Gambar 4 Calon Pengganti Jabatan Kepala Regu AC/Workshop yang aka di promosikan

22
 BAB IV
PENUTUP
4.1 KESIMPULAN
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian
kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan
pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga
kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu
fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun
langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu
organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai
proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya
saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai
pedoman perencanaan di masa depan .
Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi
tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan
kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan organisasi dapat dicapai. Perencanaan sumber
daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka
panjang organisasi.
4.2 SARAN
Hal yang paling penting didalam suatu perusahaan adalah perencanaan SDM, sehingga hal yang
harus dan penting untuk diperhatikan adalah perencanaan SDM. Perencanaan SDM yang baik
akan menentukan tingkat kemapanan suatu perusahaan.
1. SDM yang saat ini tersedia bisa di daya gunakan secara baik sehingga meningkatkan
kualitas perusahaan.
2. Visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan.
3. Perusahaan harus bisa melakukan pengadaan karyawan secara ekonomis. Mungkin inilah
yang wawancarai pada penulisan meskipun penulisan ini jauh dari sempurna minimal kita
mengimplimentasikan tulisan ini.

23
 DAFTAR PUSTAKA
Mondy, R.W., 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi 10 (terjemahan), Jakarta:
Penerbit Erlangga.
Prabu mangkunegara, anwar. 2009. Manajemen sumber daya manusia perusahaan.Jakarta:
PT.Bumi Aksara
Rachmawati, Ike Kusdiyah. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1. Yogyakarta: Andi.

24