Memberikan umpan balik dan 
 !

Mengatasi situasi-situasi sulit saat PKP

Franciscus Cahyo Kristianto

Ketua Bidang CPD dan Preseptor - Pengurus Pusat IAI

Workshop Preseptor Tingkat Dasar

Last update: July 2019

 Tahap-tahap perkembangan kompetensi

Ahli
Stages of
Competence Unconsciously
Competent

Consciously
Competent

Consciously
Incompetent

Unconsciously
Incompetent
Pemula
 3

Outline

! Memberikan umpan balik dan evaluasi

! Situasi pembelajaran yang sulit

! Peserta PKP yang sulit belajar

! Workshop
 4

Umpan balik (feedback)

Umpan balik adalah:

! Penilaian kinerja objektif yang non-evaluatif
dan disampaikan untuk meningkatkan
keterampilan klinis.
! Informasi tentang sejauh mana sesuatu hal
telah berhasil atau sedang dilakukan.
 5

Mengapa umpan balik itu penting?

TANPA adanya umpan balik, akan menyebabkan:

! Pelajar hanya mengandalkan pada penilaian
dirinya sendiri.
! Pelajar menafsirkannya sebagai pembenaran
atas kinerjanya.
! Kesalahan yang terjadi tidak sempat dikoreksi.

! Performa yang bagus tidak dapat didukung

lebih lanjut.
 6

Memberi umpan balik yang efektif

! Beritahu jika sesi pertemuan kali ini adalah

pemberian umpan balik, untuk menghindari
salah asumsi oleh peserta praktik terhadap
informasi yang diberikan preseptor yang
sebenarnya merupakan suatu umpan balik.
! “Saat ini saya ingin memberikan beberapa
umpan balik atas kinerja kalian sejak pagi hari
ini tadi.”
 7

Memberi umpan balik yang efektif

! Berikan umpan balik secara privat.

! Jangan lakukan di depan/ didengar karyawan,

pasien, ataupun sesama peserta lainnya supaya
ybs tidak merasa malu. Cari lokasi yang privat
dan terhindar dari banyak gangguan.
 8

Memberi umpan balik yang efektif

! Pemberian umpan balik sebaiknya tepat pada

waktunya, rutin dan sering.
! Semakin segera Anda berikan, maka umpan
balik akan semakin efektif untuk memperbaiki
perilaku peserta. Umpan balik bukanlah suatu
kegiatan insidentil atau dilakukan hanya jika
terjadi kesalahan/ masalah.
 9

Memberi umpan balik yang efektif

! Umpan balik harus disampaikan secara spesifik dan

jelas.
! HINDARI kalimat/ pernyataan seperti:

! “Anda sudah bagus”

! “Kinerja yang sangat baik”

! “Anda masih belum sesuai harapan”

! Contoh: jika peserta masih dianggap belum

memenuhi harapan terkait profesionalisme, maka
perlu disampaikan perilaku mana yang menyebabkan
dia gagal memenuhi harapan.
 10

Umpan balik harus spesifik dan jelas,

tidak bersifat umum
Manakah umpan balik yang lebih efektif?

“Konseling yang baik untuk pasien yang

sedang minum warfarin”.

“Konseling yang baik untuk pasien yang

sedang minum warfarin, saya menyukai
bagaimana Anda secara eksplisit menyatakan
dosis mingguan mereka dan meminta mereka
untuk mengulanginya kembali untuk
memastikan mereka mengerti”
 11

Memberi umpan balik yang efektif

! Umpan balik harus fokus pada perilaku,
BUKAN karakter/ sifat pribadi. Tekankan pada
perilaku-perilaku tertentu yang dapat
diperbaiki maupun diperkuat.
! BANDINGKAN!

! “Kelambatanmu tidak bisa diterima dan tidak

akan ditoleransi lagi.”
! “Saya perhatikan Anda terlambat ke tempat
PKPA dalam 3 hari terakhir ini.”
! Berbicaralah sebagai subyek (“Saya mengamati
Anda…” vs.“Anda melakukan…”)
 12

Memberi umpan balik yang efektif

! Batasi banyaknya informasi yang

disampaikan.
! Fokus saja pada dua atau tiga hal penting
untuk disampaikan pada setiap sesi. Jangan
sampai peserta merasa terserang, bahkan
kehilangan semangat akibat terlalu banyaknya
umpan balik yang diberikan.
! Utamakan umpan balik tentang hal yang
penting dulu untuk disampaikan.
 13

Memberi umpan balik yang efektif

! Diskusikan bersama karyawan lainnya

tentang kinerja peserta.
! Hal ini akan memberikan gambaran yang lebih
lengkap tentang kinerja peserta secara
keseluruhan.
! Jika peserta sempat berinteraksi dengan
tenaga kesehatan lainnya, merupakan
kesempatan baik untuk mendapatkan umpan
balik dari profesi lainnya juga.
 14

Memberi umpan balik yang efektif

! Berikan langkah-langkah konkrit untuk

memperbaiki kekurangan peserta.
! Kedua belah pihak perlu menyepakati tindakan
perbaikan yang perlu dilakukan di kemudian
hari untuk memperbaiki kinerja peserta.
 15

Mintalah orang yang dievaluasi untuk menilai

dirinya sendiri terlebih dahulu
Manakah yang lebih efektif?
“Saya pikir Anda adalah orang yang hebat
dalam proses PKP ini”.
(Sementara peserta PKP merasa
menderita setiap harinya!)
"Menurut Anda, bagaimana kelangsungan
PKP ini? ... Oke, sepertinya Anda sedang
berjuang lebih dari yang saya duga dan
yang bisa kita kerjakan ..."
 !16

Umpan balik Evaluasi

Waktu Segera Terjadwal

Setting Informal Formal

Dasar Observasi Observasi

Konten Obyektif Obyektif

Cakupan Tindakan Penilaian

khusus Global
Tujuan Perbaikan Grading
Adapted from Table 1, Feedback: an education community module,
http://www.snhahec.org/documents/Feedback.doc
 17

Teknik Umpan balik – Model Pendleton

! Langkah 1: peserta menyatakan apa yang telah

baik tentang penampilannya.
! Langkah 2: pembimbing menyatakan
kesepakatannya dan menguraikan kinerja yang baik
! Langkah 3: peserta menyatakan apa saja yang
masih dirasa buruk atau perlu diperbaiki.
! Langkap 4: pembimbing menyatakan hasil
pengamatannya tentang hal yang bisa diperbaiki
dari peserta.
 18

Model Pendleton

! Teknik Pendleton mengutamakan diskusi dua

arah antara preseptor dan peserta praktik.
! Melalui self-assessment, peserta dapat
mengembangkan self-awareness (kesadaran
diri) tentang kelebihan dan kekurangan
mereka, termasuk rencana perbaikan yang
perlu dilakukan (seperti pada Langkah 4).
 19

Teknik Umpan Balik-Sandwich Technique

! Memberikan umpan balik dengan cara

menyampaikan kombinasi pernyataan yang
“positif - negatif - positif” secara bergantian.
! Reinforcing feedback: “Anda adalah peserta
praktik yang penuh persiapan. Tingkat kesiapan
Anda membuat Anda menjadi peserta yang
paling aktif dalam menyampaikan daftar
masalah terkait obat secara lengkap dan akurat
terkait pasien yang kita kunjungi pagi ini.”
 20

Sandwich Technique

! Corrective Feedback: “Saya juga

memperhatikan bahwa Anda telah terlambat 15
menit untuk memulai visite selama 3 Hari
terakhir ini. Perawat yang jaga memperhatikan
keterlambatan Anda dan kemudian
memberitahukan hal tsb kepada saya.”
 21

Sandwich Technique

! Reinforcing Feedback: “Informasi yang Anda

berikan ada Tim Kesehatan tentang terapi
antibiotika sangat didasarkan pada bukti
(evidence-based) dan disajikan dengan baik.
Sehingga pertanyaan-pertanyaan yang diajukan
oleh Tim kesehatan dapat Anda jawab dengan
akurat.”
 22

Sandwich Technique

! Manfaat dari teknik ini antara lain adalah

memperlunak dampak dari umpan balik berupa
kritikan dan koreksi.
! Membuat peserta lebih mudah menerima masukan
(kritikan) dan menghindari sikap defensive. Bagi
preseptor juga akan membuat lebih mudah untuk
menyampaikan komentar yang bernuansa negatif.
! HINDARI pemakaian kata “tapi” menjelang
perpindahan dari “reinforcing feedback” yang
pertama ke “corrective feedback”. Hal ini membuat
peserta lebih fokus pada kalimat setelah “tapi” dan
memgabaikan kalimat “reinforcing” Anda sebelumnya.
 23

Petunjuk penting lainnya

! Spesifik.

! Umpan balik VERBAL, evaluasi TERTULIS.

! Jangan membandingkan 1 peserta vs peserta lain -

nilailah berdasarkan sasarannya.
! Berbicara sebagai SUBYEK (“Saya mengamati…”
vs “Anda melakukan…”).
! Sandwich technique — positif-negatif-positif.
! Mintalah umpan balik atas umpan balik Anda.
! Dokumentasikan!
 24

"Feedback is the breakfast of champions."

~ Ken Blanchard and Spencer Johnson
 25

Situasi-situasi yang menyulitkan

 26

Penyebab umum dari situasi yang sulit

! Preseptor:
! Keterampilan mengajar yang terbatas
! Terkait praktik: penjadwalan, pengaturan staf,
jumlah resep terlalu banyak atau terlalu sedikit.

! Mahasiswa:
! Tidak mampu dalam berkomunikasi dengan pasien
atau dokter
! Kurang pengetahuan atau kurang terampil

! Keduanya:
! Sikap buruk, benturan kepribadian, keterampilan
komunikasi yang buruk, kurang percaya diri, kurang
persiapan, kesehatan individu atau keluarga, dll.
 27

Peserta yang sulit

! Setiap peserta memiliki tingkat pengetahuan

dan keterampilan yang berbeda.
! Beberapa masalah umum:
! Dasar pengetahuan yang buruk
! Terlalu pendiam
! Terlalu banyak bicara
! Perilaku yang kurang tepat:
! Ngobrol, SMS-an, mainan hape, tidak perhatian,
tidak siap.
! Apatis.

Tantangan-tantangan membimbing
! Dimana saja peserta akan
berada dalam urutan PKP
nya (pertama sampai yang
terakhir)?
! Apakah harapan para
preseptornya masuk akal?
! Masalah/ kebutuhan
spesifik apa yang dimiliki
peserta?
! Pengetahuan dan/ atau
keterampilan klinis
! Sikap, motivasi.
28
! Apakah peserta telah
menerima umpan balik?
! Lakukan penilaian
berdasarkan tujuan &
sasaran PKP-nya.
! Jujur dan konstruktif, dan
berikan kesempatan untuk
melakukan perbaikan
(remediasi)
! Libatkan orang lain
(apoteker pendamping;
Ketua PSPA).

Beberapa masalah perilaku
! Tidak mempersiapkan
diri.
! Kurang semangat, kurang
peduli.
! Merasa tahu segalanya.
! Peserta yang lamban dan
kurang terorganisir.
! Peserta yang sangat takut
melakukan kesalahan.
29
! Seperti bayi yang selalu
minta disuapin.
! Peserta yang mengatakan
bahwa tempat praktik/
kerja sebelumnya masih
lebih baik.
! Peserta yang menangis
ketika diberi kritikan.
! Peserta yang tidak
menunjukkan
kekhawatirannya atas
kesalahan yang signifikan.
 30

Cara mengatasi masalah perilaku

B ! Behavioral (perilaku)
! Kaji ulang keterampilan, perbaiki mereka,
E definisikan kembali peran mereka.
! Emotive (emotif)
C ! Ungkapkan perasaan Anda, komunikasikan dan

O diskusikan kekhawatiran yang dapat terjadi.

! Hindari respons emosi yang negatif.
M ! “Biarkan mereka melakukan kesalahannya, yang
bakal rugi kan mereka sendiri. Kalau sudah
E menemui masalah, nanti baru tahu rasa! “

! Cognitive (kognitif)
! Beri tugas baca, lakukan kuis.
 31

Cara mengatasi masalah perilaku

! Organizational (Pengaturan)
! Tetapkan jadwal kegiatan
! Tuliskan kegiatan yang rutin dilakukan (harapan-harapan
selama PKP dapat disiapkan secara tertulis dan dibagikan ke
peserta)
! Mengkomunikasikan tugas-tugas setiap jamnya.
! Rencanakan jadwal
! Diskusikan manajemen waktu.
! Modeling (Menjadi model)
! Luangkan lebih banyak waktu dengan peserta, mintalah mereka
untuk mengikuti Anda.
! Tekankan proses langkah demi langkah, prosedur yang benar.
 32

Cara mengatasi masalah perilaku

! Elicit Help (Mendapatkan Bantuan)

! Tanyalah pada preseptor Anda, sejawat,
manajer untuk minta beberapa masukan.
! Diskusikan dengan seseorang yang
bertanggungjawab di kampus terkait dengan
program PKP (misal Ketua PSPA).
 33

KESIMPULAN

! Menjadi seorang preseptor bisa jadi

menantang, namun sangat bermanfaat.
! Menjadi preseptor yang efektif memerlukan
komitmen, waktu, pelatihan-pelatihan dan
praktik.
! Preseptor memiliki dampak yang besar
terhadap praktik masa depan dari orang-orang
yang mereka latih.
 34

WORKSHOP
 35

Kasus 1: Dia tidak memahami apapun!

Seorang peserta PKP baru saja memulai PKP di
tempat Anda, yaitu bagian Penyakit Dalam. Setelah
1 minggu berlangsung, mahasiswa tsb nampaknya
memiliki sedikit pengetahuan tentang farmakologi
(tidak tahu jenis obat insulin), bagaimana menilai
pasien (assessment) dan bagaimana memberikan
rekomendasi terapeutik berbasis bukti.

Bagaimana pendapat Anda:
! Dalam menilai situasi tersebut?

! Untuk membantu mahasiswa untuk

memperbaikinya? (catatan: mengulangi mata
kuliah terkait bukan jadi pilihan)
 36

Kasus 2: Dia sepertinya tidak peduli

Seorang peserta PKP baru saja memulai PKP di tempat
Anda, yaitu bagian Penyakit Dalam. Setelah 1 minggu,
Anda menyimpulkan bahwamahasiswa tsb tampaknya
tidak tertarik dengan kegiatan PKP, dia tidak
menunjukkan motivasi untuk menyelesaikan tugas yang
telah diberikan (termasuk menyiapkan rencana
pengobatan pasien, menjawab pertanyaan ttg informasi
obat secara tertulis) dan seringkali terlambat
menghadiri pertemuan.
Bagaimana pendapat Anda:
! Dalam menilai situasi tersebut?

! Untuk membantu mahasiswa untuk memperbaikinya?

 37

Kasus 3: Dia tak terlihat!

Seorang mahasiswa profesi baru saja memulai PKP di
bangsal kardiologi. Dia telah berkeliling dengan tim
kardiologi. Apoteker kardiologi memperhatikan bahwa
mahasiswa tsb selalu berdiri di belakang tim, tidak
pernah mengajukan pertanyaan dan tidak pernah
memberikan masukan apa pun. Ketika diberi
pertanyaan, dia selalu menjawab "Saya tidak tahu".
Mahasiswa tsb memang dikenal sebagai murid yang
sangat baik, namun tidak banyak bicara.
Bagaimana pendapat Anda:
! Dalam menilai situasi tersebut?

! Untuk membantu mahasiswa untuk memperbaikinya?

 38

Kasus 4: Orang ini berbahaya!

Anda memiliki mahasiswa baru yang praktik di ICU
Anda selama 2 minggu. Mahasiswa tsb memiliki
reputasi sebagai murid yang sangat baik. Calon dokter
spesialis (PPDS) menghampiri Anda setelah seminggu
dan mengatakan bahwa dia prihatin dengan mahasiswa
yang Anda bimbing. Dia memperhatikan bahwa
mahasiswa tsb telah memberikan beberapa
rekomendasi yang salah beberapa kali, biasanya tanpa
memeriksa referensi atau meminta petunjuk.
Bagaimana pendapat Anda:
! Dalam menilai situasi tersebut?
! Untuk membantu mahasiswa untuk
memperbaikinya?
 39

Kasus 5: Anda bekerja pada saya!

Anda adalah pembimbing PKP selam 6 minggu di bangsal
interna. Selama sesi umpan balik, Anda dengan peserta
didik, dia mengungkapkan ketidakpuasan dengan PKP
tersebut, dengan mengatakan:"Anda tidak mengajari saya
sesuatu, dan Anda hanya ingin saya melakukan pekerjaan
untuk Anda. Saya tidak membayar uang kuliah untuk
menyediakan kerja gratis. Setiap orang memperingatkan
saya ttg hal itu. Tugas Anda adalah mengajari saya.”

Bagaimana pendapat Anda:

! Dalam menilai situasi tersebut?
! Untuk membantu mahasiswa untuk memperbaikinya?
 40

www.tinyurl.com/preseptor