Pressed PDF
Pressed PDF
PENGENDALIAN DOKUMEN
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Dokumen sah fotokopi diberikan stempel TERKENDALI, dokumen 1. Berita acara pemusnahan Arsip
sah asli diberikan stempel ASLI, dokumen diterbitkan untuk pihak 2. Daftar induk dokumen eksternal
eksternal diberikan stempel TIDAK TERKENDALI, dokumen sudah 3. Daftar induk dokumen internal
tidak berlaku diberikan stempel KEDALUWARSA. 4. Daftar distribusi dokumen
5. Usulan perubahan dokumen
6. Berita acara perubahan dokumen
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....
b. Penomoran Instruksi
Kerja
IK_PERPUS/XX/01 :
Keterangan :
IK : Instruksi
Kerja
XX : Bagian/Divisi
01 : Nomor Urut IK
Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....
c. Penomoran
Formulir PM:
F-PM-LTSIT-XX-01
Keterangan :
F : Form
PM : Prosedur
zmutu
XX : Bagian/Divisi
01 : Nomor Urut
PM/IK
Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....
d. Penomoran
Formulir IK:
F-IK-LTSIT-XX-01
Keterangan :
F : Form
IK : Instruksu
Kerja
XX : Bagian/Divisi
01 : Nomor Urut
PM/IK
Kode Bagian/Divisi:
WMM: Wakil Manajemen
Mutu
TU : Kasubbag. TU
xxx: ....
B. Perubahan
dokumen/rekaman
4. Dokumen, ATK, 2 menit Usulan
Menerima usulan
komputer, perubahan
perubahan dokumen
printer. dokumen
5. Melakukan revisi Dokumen, ATK, 1 hari Berita Acara
dokumen/rekaman , komputer, kerja Perubahan
mendistribusikan sesuai printer.
kebutuhan, menarik
dokumen yg direvisi
6. Dokumen, ATK, 1 hari Daftar induk
Melakukan revisi Daftar
komputer, kerja dokumen
Induk Dokumen Internal
printer. eksternal,
atau Daftar Induk
Daftar induk
Dokumen Eksternal sesuai
dokumen
perubahannya
internal
C. Penyimpanan dan
pemusnahan dokumen
7. Menyimpan dokumen Dokumen, ATK, 5 menit Dokumen
dengan media yang sesuai komputer,
(kertas, CD, Soft data, dll) printer, media
8. Melakukan pemeliharaan Dokumen 30 menit Jadwal
dokumen dengan pemeliharaan
membuat jadwal
pemeliharaan
9. Melakukan pemusnahan Dokumen, alat 30 menit Berita acara
dokumen mutu yang telah pemusnah
habis masa retensinya
sesuai petunjuk teknisnya
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PENGENDALIAN REKAMAN
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Rekaman memiliki kode, masa simpan dan lokasi simpan 1. Berita acara pemusnahan arsip
2. Daftar Induk Rekaman
3. Daftar musnah arsip
4. Formulir peminjaman arsip
5. Jadwal cheklist pemeliharaan
6. Berita acara pemusnahan arsip
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Identifikasi keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan mahasiswa 1. Daftar keluhan Pemustaka
dilakukan setiap sebulan sekali, baik melalui kotak saran, email, 2. Rekaf keluhan Pemustaka
website, dan program aplikasi UPT. Perpustakaan . 3. Daftar hadir rapat keluhan Pemustaka
2. Laporan tentang keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan 4. Berita acara penangan keluhan
mahasiswa disampaikan kepada Kepala UPT. Perpustakaan 5. Laporan keluhan keluhan pemustaka
UNILA secara rutin setiap enam bulan sekali.
3. Prosedur penanganan keluhan pimpinan, dosen, karyawan, dan
mahasiswa, dilakukan melalui rapat rutin atau melalui kebijakan
Kepala UPT. Perpustakaan UNILA.
PROSEDUR PENANGANAN KELUHAN PEMUSTAKA
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Layanan yang diberikan UPT. Perpus UNILA adalah layanan 1. Kuesioner kepuasan pemustaka
teknologi informasi dan komunikasi seperti layanan reset pasword 2. Rekapitulasi nilai hasil kuisioner
SSO, BKD, dan Email, perbaikan data BKD, perbaikan data 3. Hasil pengukuran
registrasi mahasiswa baru, pelatihan sistem informasi, pembuatan 4. Tindakan perbaikan
dan pengembangan sistem informasi, dan layanan gangguan
jaringan komputer.
2. Pengukuran kepuasan pemustaka dilakukan dua kali dalam setahun
dengan mempergunakan program aplikasi secara online
3. Subyek atau responden adalah pimpinan, dosen, staf, mahasiswa,
dan calon mahasiswa baru Universitas Lampung
4. Jumlah subyek atau responden dalam satu periode pengukuran
minimal sebanyak 100% dari jumlah pemustaka yang sudah
mengisi kuisioner online.
PROSEDUR PENGUKURAN KEPUASAN PEMUSTAKA
A. Instrumen Pengukuran
1. Membuat atau meninjau ATK, Komputer, 30 menit
dimensi terkait mutu Printer
Kuesioner
pelayanan serta identifikasi
jenis pelayanan
2. Menyusun pertanyaan yang ATK, Komputer 30 menit
berkaitan dengan dimensi Kuesioner
pelayanan yang terkait
3. Menetapkan kuesioner ATK, Komputer 20 menit
pengukuran kepuasan Kuesioner
pemustaka
B.
Pelaksanaan pengukuran
kepuasan pemustaka
4. Meminta pemustaka untuk Kuisioner 3 hari kerja
mengisi kuisioner pada Kuesioner
program aplikasi
5. Mengidentifikasi jenis Kuisioner, ATK, 3 jam
pelayanan yang telah komputer Kuesioner
diterima oleh pemustaka
C. Analisa Data
6. Membuat rekap nilai Kuisioner, ATK, 3 jam Rekapitulasi nilai
sesuai data pilihan di komputer hasil kuisioner
kuesioner yang telah diisi oleh
pemustaka pada program
aplikasi aresponden
7. Melakukan pengolahan Kuisioner, ATK, 2 jam Rekapitulasi nilai
data hasil pengisian komputer hasil kuisioner
kuesioner
8. Menghitung prosentase hasil Kuisioner, ATK, 10 menit Rekapitulasi nilai
pengolahan data komputer hasil kuisioner
9. Mengidentifikasi % item Kuisioner, ATK, 10 menit Rekapitulasi nilai
dengan nilai terendah komputer hasil kuisioner
D. Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan
10. Menyampaikan dalam rapat Kuisioner 1 jam
Hasil pengkuran
tinjauan manajemen atau
dan tindakan
rapat koordinasi, perihal
perbaikan
hasil analisa pengolahan data
11. Menyampaikan tindakan Hasil pengkuran ~
Hasil pengukuran
perbaikan dan pencegahan dan tindakan
dan tindakan
terkait dimensi pelayanan perbaikan
perbaikan
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
AUDIT MUTU INTERNAL
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
1. Audit Mutu Internal dilaksanakan minimal satu kali dalam setahun 1. Jadwal Audit
2. Tim Audit Mutu Internal bisa ditunjuk setiap periode pelaksanaan 2. Suat usulan penerbitan surat tugas audit intern
audit mutu internal, dan diketuai oleh seorang Lead Auditor 3. Surat Tugas tim audit internal
3. Auditor tidak boleh mengaudit areanya sendiri 4. Daftar hadir pembekalan tim audit internal
5. Instrumen audit internal
6. Daftar hadir audit internal
7. Berita acara audit internal
8. Laporan hasil audit internal
9. Permintaan tindakan perbaikan
PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL
C Pelaksanaan
1. Memimpin pelaksanaan Agenda AMI 15” Daftar Hadir
opening meeting AMI
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Dan dapat ditambahkan risiko yang terjadi jika salah satu point 1. Form Permintaan Tindakan Perbaikan
kegiatan dalam SOP ini tidak berjalan dengan sebagaimana mestinya 2. Form Berita Acara Verivikasi
3. Form Berita Acara Tindakan Perbaikan
PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Pencatatan dan Pendataan
1. Form daftar laporan ketidaksesuaian
2. Form klarifikasi dan rencana tindakan koreksi dan
pencegahan
PROSEDUR PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI
UNIVERSITAS LAMPUNG
UPT PERPUSTAKAAN
Jl. Prof. Dr. Sumantri Brojonegoro No. 1 Bandar Lampung 35145 Telp (0721)701609, 702673 Ext.808 Fax (0721) 702767
e-mail: perpus_unila@kpa.unila.ac.id
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Dan dapat ditambahkan risiko yang terjadi jika salah satu point 1. Surat undangan tinjauan manajemen
kegiatan dalam SOP ini tidak berjalan dengan sebagaimana mestinya 2. Daftar hadir rapat tinjauan manaemen
3. Notulen hasil rapat tinjauan manajemen
PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN