LECTURE NOTES

Investigating System Requirements

(Part II)

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 LEARNING OUTCOMES

Learning Outcomes :
LO 2: Define User Requirement
LO 3: Define User Requirement Using Activity Diagram

OUTLINE MATERI :
1. Stakeholder
2. Information Gathering Techniques
3. Documenting Workflows with Activity Diagrams

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 ISI MATERI

1. Stakeholder
Stakeholders dapat diartikan sebagai semua pihak/orang yang berkepentingan atau
berperan di dalam pengembangan atau suksesi dari implementasi sebuah sistem
informasi. Stakeholders dalam sebuah pengembangan sistem informasi dapat
dikelompokkan menjadi tiga grup, yaitu users, clients, dan technical staff. Users atau
pengguna dapat berupa business users, information users, management users, executive
users, dan external users. Sementara itu clients dapat berupa owner dari organisasi
ataupun pihak yang menjadi sponsor dari projek pengembangan sistem informasi ini.
Technical staff sendiri dapat berupa system analyst, system designer, developer, or else.
Berikut adalah karakteristik dari jenis-jenis stakeholders yang terlibat di dalam
kegiatan pengembangan sistem informasi:
a. Internal stakeholders, merupakan orang-orang yang berada di dalam organisasi,
yang berinteraksi dengan sistem atau memiliki kepentingan dengan berjalannya atau
sukses dari sistem tersebut.

b. External stakeholders, merupakan orang-orang yang berada di luar pengaruh

dan kendali dari organisasi, yang berinteraksi dengan sistem atau memiliki kepentingan
dengan berjalannya atau suksesi dari sistem tersebut.

c. Operational stakeholders, merupakan orang-orang yang secara berkala

berinteraksi dengan sistem guna memenuhi tugas kerja atau kebutuhan mereka. Executive
stakeholders, merupakan orang-orang yang tidak berinteraksi secara langsung dengan
sistem, tetapi menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem atau memiliki
kepentingan financial atau kepentingan lainnya dalam berjalannya atau sukses dari sistem
tersebut.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

2. Information Gathering Techniques
Teknik-teknik di dalam pengumpulan detailed requirements information meliputi:

a. Interviewing users and other stakeholders. Melakukan wawancara terhadap users

dan stakeholders lainnya merupakan salah satu cara yang efektif untuk memahami
fungsi - fungsi serta aturan-aturan di dalam bisnis. Apabila metode ini dilakukan,
system analysts harus :
- menyiapkan daftar pertanyaan yang rinci,
- melakukan pertemuan dengan individu atau kelompok users,
- mendapatkan dan mendiskusikan jawaban-jawaban,
- mendokumentasikan jawaban-jawaban yang telah diperoleh, dan
- melakukan tindak lanjut untuk rapat atau wawancara akan datang apabila
diperlukan.

b. Distributing and collecting questionnaires. Kuesioner memungkinkan analysts untuk

mengkoleksi informasi dari banyak stakeholders. Kuesioner biasanya digunakan
untuk mendapatkan praduga awal terhadap kebutuhan informasi dari stakeholders.
Kuesioner juga berguna untuk menentukan area-area yang perlu diteliti lebih lanjut
dengan metode lainnya.

c. Reviewing inputs, outputs, and documentation. Ada dua (2) sumber untuk
memperoleh informasi terkait dengan inputs, outputs, dan procedures.
- Sumber pertama adalah eksternal organisasi, bisa dari perkumpulan organisasi
sejenis ataupun dari organisasi lainnya. Walaupun tidak mudah untuk
mendapatkan informasi dari mereka, tetapi informasi dari mereka sangatlah
berguna. Di samping itu, industry journals ataupun magazines reports juga dapat
digunakan untuk mempelajari best practices mereka.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

- Sumber kedua adalah dari inputs, outputs, dan procedures dari dokumen dan
prosedur bisnis berjalan di dalam organisasi. Review terhadap dokumen dan
prosedur internal dapat memberikan dua manfaat seperti berikut:
1. Mendapatkan pemahaman awal terhadap proses berjalan, dan
2. mendapatkan masukan pertanyaan untuk wawancara dan diskusi terkait
dengan dokumen dan prosedur tersebut.

d. Observing and documenting business procedures. Melakukan pengamatan

terhadap jalannya business process akan membantu Anda untuk memahami
fungsi-fungsi bisnis yang ada di organisasi. Bagaimanapun, saat Anda
mengamati proses berjalan, Anda sekaligus juga harus membayangkan sistem
baru yang akan digunakan untuk proses bisnis bersangkutan. Perlu dicermati
bahwa Anda juga perlu berpikir terbuka, mengingat bisa saja proses-proses yang
sudah diamati tersebut berubah. Oleh karena itu selalu buat dokumentasi
terhadap proses bisnis tersebut, beserta dengan perubahannya.

e. Researching vendor solutions. Banyak sekali permasalahan dan peluang dari

organisasi yang ternyata telah diselesaikan oleh perusahaan-perusahaan lain.
Oleh karena itu, melihat packaged solutions serta mengulasnya juga dapat
dilakukan guna diterapkan di dalam organisasi. Tapi tentu saja solusi-solusi yang
ditawarkan tersebut perlu dikaji dan disesuaikan terlebih dahulu dengan kondisi
dan lingkungan organisasi.

f. Collecting active user comments and suggestions. Feedback dari user dari uji
coba awal sampai yang terakhir merupakan sumber informasi yang sangat
berguna. Berdasarkan feedback tersebut, Anda dapat mengetahui saran-saran
perbaikan dan pengembangan terhadap sistem yang akan dibangun.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

3. Documenting Workflows with Activity Diagrams
Hasil dari observasi terhadap berjalannya proses bisnis perlu didokumentasikan untuk
keperluan di dalam pengembangan sistem informasi. Proses bisnis tersebut perlu
didokumentasikan workflow-nya, yaitu serangkaian langkah berurutan yang menyusun
sebuah proses dari transaksi bisnis. Dokumentasi proses bisnis ini dapat dilakukan
dengan menggunakan activity diagram, yaitu jenis workflow diagram yang
menggambarkan aktivitas daripada users dan urutan aliran kegiatan yang dilakukannya.

Berikut adalah penjelasan singkat untuk masing-masing notasinya:

a. Swimlane, digunakan untuk menggambarkan users ataupun pelaku yang terlibat
dalam rangkaian aktivitas dari prosedur proses bisnis yang sedang dibahas.
b. Starting activity, merupakan titik awal atau mulainya aktivitas dari prosedur proses
bisnis.
c. Transition arrow, merupakan panah yang menggambarkan urutan aliran kegiatan dari
satu aktivitas ke aktivitas berikutnya.
d. Activity, merupakan nama aktivitas yang dilakukan terkait dengan jalannya prosedur
proses bisnis.
e. Ending activity, merupakan titik akhir atau selesainya rangkaian aktivitas dari
prosedur proses bisnis.
f. Synchronization bar (split), digunakan apabila ada aliran kegiatan yang berjalan
secara parallel.
g. Synchronization bar (join), digunakan untuk mempertemukan kembali aliran kegiatan
yang tadinya berjalan secara parallel.
h. Decision activity, digunakan apabila ada aktivitas yang menghasilkan dua atau lebih
kondisi, yang berujung pada berbedanya urutan aliran aktivitas yang terjadi (dapat
dilakukan dengan menggunakan notasi berbentuk diamond ataupun dari satu aktivitas
akan keluar dua transition arrow yang berbeda tujuan).

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 SIMPULAN

Flowchart, activity diagram juga dapat digunakan untuk mendokumentasikan

prosedur. Untuk menguasainya, mahasiswa diharapkan dapat melatih dirinya dengan secara
mandiri membuat activity diagram terkait dengan prosedur-prosedur kerja yang ada di tempat
kerjanya. Atau mungkin dapat dilakukan dengan mentransformasikan flowchart menjadi
activity diagram.

ISYS6306 – Information System Analysis and Design

 DAFTAR PUSTAKA

John W. Satzinger,Robert B. Jackson,Stephen D. Burd. (2012). Introduction to Systems Analysis

and Design: An Agile, Iterative Approach. 06. Course Technology. Canada. ISBN: 9781111972264

ISYS6306 – Information System Analysis and Design