MENENTUKAN

KEBUTUHAN PELATIHAN MIKRO

P.854900.009.01
 TUJUAN SESI

Setelah selesai mengikuti sesi ini

peserta pelatihan mampu
Menentukan Kebutuhan
Pelatihan Mikro
pada perusahaan berdasarkan
Standar kinerja jabatan
FUNGSI
URAIAN KEGIATAN YANG DILAKUKAN DARI SUATU AREA KERJA.

TUGAS
URAIAN KEGIATAN DARI SUATU FUNGSI ATAU KEGIATAN YANG
HARUS DILAKUKAN UNTUK MENYELESAIKAN FUNGSI ITU SECARA
BAIK.

ELEMEN TUGAS
URAIAN KEGIATAN DARI TUGAS DAN MERUPAKAN URUTAN
PEKERJAAN YANG HARUS DILAKUKAN UNTUK TUGAS DARI AWAL
SAMPAI SELESAI.

8
JOB FUNGSI TUGAS ELEMEN TUGAS

FUNGSI TUGAS ELEMEN TUGAS

FUNGSI TUGAS ELEMEN TUGAS

TUGAS ELEMEN TUGAS

ELEMEN TUGAS
9
 PROSEDUR MELAKUKAN ANALISIS JABATAN

MANAJER SENIOR
PENDEKATAN
MANAJER MADYA

MANDOR

SPESIALIS

PEKERJAAN YANG AKAN

DIANALISIS TENTANG
PEKERJAANNYA

1. DESKRIPSI PEKERJAANNYA
2. SPESIFIKASI PEKERJAANNYA
3. CARA MELAKUKAN PEKERJAAN 10
 DESKRIPSI JABATAN
1. Jabatan : Pencatat Surat
2. Kode KJI :
3. Bagian : Tata Usaha
4. Fungsi :
a. Membantu pimpinan dalam menerima dan mengirimkan surat dan tindak lanjutnya dalam
ruang lingkup tata usaha
b. Menjalin hubungan baik dengan teman kerja
5. Jam Kerja : 08.00 – 16.00 Senin – Kamis
07.30 – 16.30 Jumat
6. Bertanggung jawab kepada : Kasubag Tata Usaha
Bertanggung jawab atas: Peralatan kantor yang dipergunakan dan dipercayakan
7.
kepadanya
8. Tugas dan Tanggung jawab:
a. Menaati peraturan dan ketentuan yang berlaku
b. Memelihara kerjasama yang baik di dalam dan di luar dinas
c. Mempersiapkan bahan dan alat penctatatan surat
d. Mejaga kebersihan peralatan dan tempat kerja
e. Menerima surat masuk
f. Mengirim surat keluar
g. Menyimpan surat
9. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan minimal SMU atau sederajat
b. Memiliki sertifikat mengetik
c. Tidak cacat tangan
d. Tidak temperamental 11

e. Minat
 ANALISIS KEBUTUHAN

Suatu proses pengumpulan dan analisis data

dalam rangka mengidentifikasi bidang-
bidang, faktor-faktor apa saja yang perlu
ditingkatkan atau diperbaiki (individu –
organisasi)

14
 Kapan Melakukan TNA
Perubahan Kebijakan Organisasi
Kurangnya kemampuan dasar dari indivdu
Perkembangan teknologi baru
Permintaan pelanggan / Kebutuhan
Produk baru
Standar kerja yang lebih tinggi
Perubahan struktur atau budaya organisasi
 HASIL DARI NEED ANALYSIS
Rekomendasi mengenai:
Apa yang perlu dipelajari trainee
Siapa yang akan melaksanakan training
Bagaimana bentuk/kemasan training
Keputusan untuk outsource atau tidak
 MANFAAT TRAINING NEED ANALYSIS

1. Untuk mengumpulkan informasi mengenai kemampuan

individual mengenai Keterampilan, Pengetahuan dan Sikap
kerja
2. Untuk mengumpulkan uraian pekerjan yang sebenarnya dan
uraian pekerjaan yang seharusnya
3. Untuk mendefinisikan secara rinci manfaat kompetensi yang
sesungguhnya
4. Untuk mengembangkan dukungan yang diperlukan dengan
melibatkan pengambil keputusan atau pimpinan
5. Untuk menyediakan data yang dapat digunakan sebagai
bahan perencanaan

17
 Level pada TNA
 Organisasi analysis
Identifikasi pelatihan sesuai dengan sasaran, tujuan dan
rencana bisnis organisasi. Ada 2 pendekatan
- Pendekatan top down, analisis bisnis organisasi (lebih
detail)
- Pendekatan masalah pada proses bisnis organisasi
 Job analysis, analisis yang dilakukan pada jabatan
diorganisasi untuk informasi dan membuat standar jabatan
 Individu/person analysis, analisis yang dilakukan dalam
meningkatkan kemampuan untuk melaksanakan tugas
 Metode / Tools TNA

Metode / alat TNA adalah suatu cara / teknik yang

sistematis yang berfungsi untuk mempermudah dalam
mengumpulkan data selama proses penilaian
kebutuhan baik pada tingkat makro, mikro ataupun
individu. Sebaiknya kita bersikap fleksible dalam
menentukan metode dan alat ini.
1. OBSERVASI (LEMBAR OBSERVASI
/ CHECKLIST)
2. Survey (Lembar questioner)
3. KONSULTASI KUNCI (DAFTAR
PERTANYAAN)
4. MEDIA CETAK (FORM ISIAN /
CATATAN)
5. WAWANCARA (INTERVIEW GUIDE)
6. DISKUSI KELOMPOK (FGD)
7. TEST (SOAL TEST)
8. CATATAN/LAPORAN (REFERENSI)
9. SAMPEL KERJA
 Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam menentukan metode

Latar belakang responden : tingkat pendidikan dan beban

kerja, artinya jika kemampuannya terbatas metode yang
mungkin paling tepat yang dapat dipergunakan adalah
wawancara dengan penggunaan bahasa dan istilah yang
sederhana dan observasi
Pada prinsipnya tidak ada satupun metode yang PASTI
yang digunakan dalam metode TNA, karena obyek yang
kita amati adalah manusia dan lingkungan kerjanya yang
setiap saat berubah
Sebelum menetapkan metode sebaiknya terlebih dahulu
anda mencari diskripsi / gambaran tentang perusahaan
yang akan di teliti (TNA pada prinsipnya adalah penelitian)
 LANGKAH PELAKSANAAN NEEDS ANALYSIS

Surveillance Investigasi /
Analysis Training Design Reporting
(Identifikasi awal) Penyelidikan

Goals:
- Mengidentifikasi potensi pelatihan dalam suatu wilayah atau area
-Mengidentifikasi adanya peformance gaps di dalam Organisasi

Process:
-Mengumpulkan data tentang potensi pelatihan pada suatu wilayah
-Mengumpulkan data tentang kinerja organisasi saat ini dan membandingkan dengan
tingkat kerja yang diharapkan

Output:
-Kebutuhan pelatihan teridentifikasi
-Performance gap yang teridentifikasi
Contoh lembar Survey
I. DATA PERUSAHAAN
1. Nama perusahaan : ………………………………………………
2. Alamat : ………………………………………………
3. Telepon/fax : ………………………………………………
4. Email : ………………………………………………
5. Bidang usaha : ………………………………………………
6. Jumlah karyawan saat ini : ………… orang
7. Rencana penambahan tenaga kerja : □ ada □ tidak
8. Kebutuhan pelatihan untuk pengembangan :
SDM □ ada □ tidak

II. KEBUTUHAN TENAGA KERJA

1. Nama jabatan : ………………………………………………

2. Jumlah pengisi jabatan : ……… orang
3. Jangka waktu jabatan dibutuhkan : □ < 1 tahun □ 1 – 2 tahun □ > 2 tahun
4. DIbutuhkan pengalaman bekerja : □ Ya min………Thn □ Tidak
5. Kualifikasi jabatan
a. Jenis kelamin : □ Laki-laki □ Perempuan
b. Usia : ………………………………………………
c. Pendidikan terakhir : ………………………………………………
d. Lain-lain : ………………………………………………
 6. Uraian pekerjaan :

a. …………………………………………………………………………………………………………………

b. …………………………………………………………………………………………………………………
c. …………………………………………………………………………………………………………………..

III. DATA RESPONDEN

1. Nama : ………………………………………………
2. Jabatan : ………………………………………………
3. Telepon/Hp : ………………………………………………
4. Email : ………………………………………………
 LANGKAH PELAKSANAAN NEED ANALYSIS: INVESTIGASI

Surveillance Investigasi /
Analysis Training Design Reporting
(Identifikasi awal) Penyelidikan

Goals:
- Mendapat informasi lebih banyak tentang peluang pelatihan
- Mendapatkan informasi lebih banyak tentang performace gaps

Process:
-Tentukan lingkup dari investigasi Anda
-Tegaskan fokus investigasi Anda
-Buat investigasi plan
-Dapatkan dukungan yang dibutuhkan dari management

Output:
- Data peluang pelatihan
- Data tentang peformance gaps
 PROSES INVESTIGASI
1. Tentukan lingkup dari investigasi Anda:
- Wilayah?
- Makro?
- Bidang?
- Individu?

2. Tegaskan fokus investigasi Anda?

- Unsur Manusia (person)
- Unsur Tugas/Pekerjaan (task/job)
- Unsur Organisasi

3. Buat Investigation plan

- Waktu
- Tim yang akan terlibat
- Biaya (jika ada)
- Hasil yang akan dilaporkan

4. Dapatkan dukungan yang dibutuhkan dari management

- Surat keputusan tim
- Persetujuan anggaran
INVESTIGASI
HASIL INVESTIGASI

Divisi produksi :
•Pembentukan metal (logam)
•Pembentukan pipa
•Pembentukan plastik
•Proses Welding (pengelasan)
•Proses Treatment (pelapisan)
•Proses Painting (pengecatan)
•Proses Assembling (perakitan)
•Quality Control
•Packaging
•Finished Goods
 LANGKAH PELAKSANAAN NEED ANALYSIS: Analysis

Surveillance Investigasi /
Analysis Training Design Reporting
(Identifikasi awal) Penyelidikan

Goals:
- Memberikan rekomendasi yang berkaitan dengan training

Process:
- Melakukan analysis terhadap data yang telah dikumpulkan
- Menyisihkan data yang tidak valid
- Mengelompokan dan meringkas data
- Menarik kesimpulan secara logis

Output:
- Rekomendasi solusi training
ANALYSIS
 SUMBER
KEBIJAKSANAAN
PELATIHAN

PEMBUAT
KEPUTUSAN
PEMERINTAH SWASTA
1. PRESIDEN 1. DIREKTUR
2. MENTERI 2. MANAJER PERSONALIA
3. GUBERNUR 3. MANAJER PRODUKSI
4. PEJABAT DEPARTEMEN 4. TENAGA AHLI

32
 Contoh pernyataan kebijakan:

“Perlu adanya penggantian mesin yang sudah

berumur sepuluh tahun ke atas dengan mesin
baru yang menguntungkan.”

MESIN LAMA PENGGANTIAN MESIN BARU

TRAINING

OPERATOR

33
 Contoh pernyataan kebijakan pelatihan:

“Perlu adanya peningkatan produk ekspor dengan

memperluas kesempatan kerja”

- PRODUK EKSPOR:
 MUTU TINGGI
 HARGA BERSAING

TENAGA KERJA KOMPETEN

- PRODUK EKSPOR
MENINGKAT
- TENAGA KERJA
BERTAMBAH

TRAINING
KEBIJAKSANAAN

34
 LANGKAH PELAKSANAAN NEED ANALYSIS: Training Design

Surveillance Investigasi /
Analysis Training Design Reporting
(Identifikasi awal) Penyelidikan

Goals:
- Merancang program pelatihan yang bersesuaian dengan rekomendasi training yang
dihasilkan dari langkah sebelumnya

Process:
- Mengidentifikasi solusi training yang dihasilkan dari proses analysis dan menjabarkan
nya ke dalam bentuk yang lebih rinci

Output:
- Kurikulum dan Silabus
 PELATIHAN YANG DIBUTUHKAN :
Pelatihan Welding Operator
UNIT-UNIT KOMPETENSI :
Menggunakan perkakas tangan bertenaga/operasi digenggam (LOG. OO18.002.01)
Pemotongan panas, gouging, pembentukan secara manual (LOG.OO02.003.01)
Mengelas dengan proses las busur gas metal (GMAW) (LOG.OO09.002.01)
Menerapkan K3 di tempat kerja (LOG OO01.002.01)
Menerapkan prosedur mutu (LOG OO01.003.01)
Membaca gambar teknik (LOG.OO09.002.01)
Menggunakan perkakas tangan (LOG.OO18.001.00)
Melakukan pemotongan secara mekanik (LOG.OO05.005.01)
Merakit komponen fabrikasi (LOG.OO05.010.01)
Mengukur menggunakan alat ukur ( LOG.0002.005.01 )
Menerapkan prosedur mutu (LOG OO01.003.01)
Melaksanakan fabrikasi, pembentukan. ( LOG.0005.010.01 )
Mengelas dengan proses las Tungsten ( LOG.0005.019.01 )
 PROSES TRAINING DESIGN

Untuk setiap training yang dipilih sebagai solusi, kembangkan program

pelatihan yang berisi:

- Latar Belakang
- Nama Program Pelatihan
- Tujuan Pelatihan
- Materi/Unit Kompetensi yang akan dipelajari
- Lama Pelatihan
- Syarat peserta
- Syarat Pengajar
- Silabus
- Daftar Bahan dan Peralatan
- Biaya
 ISI DARI LAPORAN NEED ANALYSIS

Surveillance Investigasi /
Analysis Training Design Reporting
(Identifikasi awal) Penyelidikan

- Executive Summary (Ringkasan dari laporan tidak lebih dari 1 halaman)

- Tujuan dari Need Analysis
- Metode Pengumpulan Data
- Ringkasan dari hasil temuan
- Perubahan atau training yang disarankan
- Budgeting
- Rekomendasi langkah selanjutnya
- Appendix : Berisi data pendukung
- Data yang lebih detail
- Kurikulum dan Silabus
- dll
TERIMA KASIH