UNIVERSITAS BUDI LUHUR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PERTEMUAN 11

AKTIVITAS BISNIS DASAR DAN

OPERASI PEMROSESAN
INFORMASI TEKAIT SIKLUS
PENGGAJIAN DAN BUKU BESAR
SERTA PELAPORAN

Capaian : Mahasiswa mampu untuk

Pembelajaran menjelaskan aktivitas bisnis dasar
dan operasi pemrosesan
infomrmasi terkait siklus penggajian
dan buku besar serta pelaporan
Sub Pokok : 11.1. Siklus Penggajian
Bahasan 11.2.Siklus Buku Besar dan
Pelaporan

Daftar Pustaka : 1. Accounting Information Systems

14th Edition. Marshall B.
Romney & Paul John Steinbart,
Pearson Prentice Hall, New
Jersey 2018
2. Sistem Informasi Akuntansi Edisi
4. James A Hall, Salemba
Empat,Jakarta 2007
 AKTIVITAS BISNIS DASAR DAN OPERASI PEMROSESAN INFORMASI TEKAIT SIKLUS
PENGGAJIAN DAN BUKU BESAR SERTA PELAPORAN

11.1. Siklus Penggajian

Siklus manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian adalah aktivitas bisnis
yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif
atas tenaga kerja. Tiga fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM atau Penggajian adalah
pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan, menjaga asset organisasi, dan
penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan. Tugas-tugas siklus manajemen
SDM atau Penggajian, yaitu:
a. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru
b. Melatih
c. Memberikan tugas pekerjaan
d. Memberikan konpensasi (penggajian)
e. Mengevaluasi kinerja
f. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Gambar 11.1 Bagian-bagian yang Terkait Siklus Penggajian

 Aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam Siklus Penggajian yaitu: perbarui file
induk penggajian, perbarui tarif dan pemotongan pajak, validasi data waktu dan
kehadiran, mempersiapkan penggajian, membayar gaji, menghitung konpensasi dan
pajak yang dibayar perusahaan, serta mengeluarkan pajak penghasilan dan potongan
lain-lain.
Bagian-bagian yang terkait dalam siklus penggajian yang dijelaskan pada gambar
11.1 adalah Petugas Absensi, Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), Karyawan,
Pemerintah, Asuransi, Bank, dan Pimpinan.
Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus penggajian adalah daftar
absensi dan lembur karyawan, daftar gaji dan lembur karyawan, daftar pajak penghasilan
terutang, daftar asuransi dibayar dimuka, slip penggajian, slip pajak penghasilan, slip
asuransi, laporan penggajian. Job Description Siklus Penggajian :
1. Petugas Absensi
• Menjaga bagian check lock / finger print
• Mengecek absensi karyawan
• Membuat daftar absensi karyawan
• Membuat daftar lembur karyawan
2. Manajemen Sumber Daya Manusia
• Membuat daftar gaji karyawan
• Membuat daftar upah lembur karyawan
• Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan
• Menghitung Biaya Asuransi Karyawan
• Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas
• Menyetor uang ke bank
• Membuat laporan penggajian
3. Karyawan
• Menerima slip penggajian
• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
• Mengecek dan mengambil uang di bank
4. Pemerintah
• Menerima slip pajak penghasilan
• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
• Mengecek dan mengambil uang di bank
5. Asuransi
• Menerima slip biaya asuransi
• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
• Mengecek dan mengambil uang di bank
6. Bank
• Menerima daftar gaji&lembur karyawan
• Menerima daftar pajak penghasilan karyawan
• Menerima daftar biaya asuransi karyawan
• Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan
• Membuat slip gaji&lembur karyawan
• Membuat slip pajak penghasilan karyawan
• Membuat slip biaya asuransi karyawan
• Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan (bagian MSDM)
7. Pimpinan
• Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia
• Mengecek laporan penggajian
• Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan
Fungsi utama SIA dalam manajemen SDM/penggajian adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan
berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan
 pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Salah satu fungsi SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan. Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan
mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak
manajemen membuat jenis keputusan untuk kebutuhan pegawai di masa mendatang,
kinerja pegawai, moral pegawai, serta efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian.

11.2. Siklus Buku Besar dan Pelaporan

Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang
berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan
pembuatan laporan yg merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan. Siklus ini
berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal.
Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain :
• Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem
produksi, akuntansi biaya, dan sistem persediaan).
• Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi
• Departemen anggaran (berupa data anggaran)
• Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)
Tujuan sistem buku besar yaitu ntuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat
dan akurat, memposting pada rekening yang tepat, menjaga keseimbangan jumlah dalam
sisi debit dan kredit, mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian, serta
menyediakan laporan keuangan yang tepat.
Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan
menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas
tersebut. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni
menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi
rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bahwa, sebagai
tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan
untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari
secara lebih terinci.
Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar.
Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber
yaitu Subsistem Akuntansi dan Bendahara.
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal
penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat. Neraca
Saldo adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar.
Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar,
maka total saldo debit dalam berbagai akun harus sama dengan total saldo kredit. AJP
terbagi dalam lima kategori dasar :
1. Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk
mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau
dikeluarkan. Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang
gaji.
2. Pembayaran di muka mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode
akuntansi untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait.
Contohnya : sewa, bunga, asuransi.
3. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi
selama beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau
penyusutan dan beban piutang tak tertagih.
4. Penilaian ulang jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang
sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset atau perubahan dalam prinsip
akuntansi.Contohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai
persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur atau
menyesuaikan catatan perdiaan untuk mencerminkan hasil yang di dapat selama
perhitungan fisik persediaan.
5. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
 Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-
laporan keuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari
saldo akun pendapatan biaya. Kedua penggunaan label file internal dan eksternal untuk
melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpa disengaja serta melakukan
pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan buku
besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar lokasi perusahaan untuk memberi
perlindungan dari bencana besar seperti kebakaran atau gempa bumi.

Gambar 11.2 Siklus Buku Besar dan Pelaporan

Aktivitas terakhir dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai
laporan manajerial. Dua kategori utama dari laporan manajerial yaitu laporan pengendali
buku besar dan anggaran. Laporan pengenali buku beasar digunakan untuk
memverifikasi akurasi proses memasukkannya buku besar.
Ancaman dan Pengendalian dalam sistem Buku Besar dan Pelaporan
 Tabel 11.1 Ancaman dalam Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Proses/Aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian

Memperbarui buku Kesalahan-kesalahan Pengendalian input dan
besar pemrosesan, laporan rekonsiliasi
dan pengendalian, jejak audit
Akses ke buku besar Kehilangan data rahasia Pengendalian akses, jejak audit
dan/atau penyembunyian
pencurian
Kehilangan atau Kehilangan data dan asset Prosedur pembuatan cadangan
kehancuran buku besar dan pemulihan dari bencana

Ancaman 1: Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar Kesalahan yang dibuat

sewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang
tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan.
Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori
yaitu: pengendalian edit input dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan pengendalian,
pemeliharaan jejak audit yang mencukupi; Pengendalian 1 : Edit Input dan Pemrosesan.
Ada dua sumber ayat jurnal untuk memperbarui buku besar yaitu ayat jurnal ringkasan
dari siklus SIA dan ayat jurnal yang secara langsung dibuat oleh bendahara atau
kontroler.
Laporan rekonsiliasi dan pengendalian dapat mendeteksi apabila kesalahan dibuat
selama proses pembaruan buku besar. Termasuk contoh : Pembuatan neraca saldo
Membandingkan saldo rekening pengendali buku besar dengan saldo total buku
pembantu yang terkait.
Jejak audit adalah memperlihatkan jejak sebuah transaksi di sepanjang sistem
akuntansi. Jejak audit khusunya memfasilitasi tugas-tugas untuk menelusuri transaksi
apa pun dari dokumen sumber aslinya hingga ke buku besar, dan ke laporan apapun atau
dokumen lainnya yang menggunakan data itu.
Ancaman 2: Akses Tanpa otorisasi ke Buku Besar. Beberapa pengendalian terhadap
ancaman ini adalah ID dan pasword pemakai, hanya membaca akses ke buku besar,
sistem tersebut harus memeriksa keberadaan kodeotorisasi yang valid untuk setiap
catatan voucher jurnal sebelum memasukkan transaksi tersebut ke buku besar.
Ancaman 3: Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar. Menyediakan cadangan
dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini.
Pengendalian cadangan mencakup penggunaan label file internal dan eksternal dan
melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin.

Rangkuman
1. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian adalah aktivitas bisnis
yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang
efektif atas tenaga kerja. Tiga fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM atau
Penggajian adalah pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan, menjaga
asset organisasi, dan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan.
2. Aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam Siklus Penggajian yaitu: perbarui file
induk penggajian, perbarui tarif dan pemotongan pajak, validasi data waktu dan
kehadiran, mempersiapkan penggajian, membayar gaji, menghitung konpensasi
dan pajak yang dibayar perusahaan, serta mengeluarkan pajak penghasilan dan
potongan lain-lain.
3. Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus penggajian adalah daftar
absensi dan lembur karyawan, daftar gaji dan lembur karyawan, daftar pajak
penghasilan terutang, daftar asuransi dibayar dimuka, slip penggajian, slip pajak
penghasilan, slip asuransi, laporan penggajian.
4. Salah satu fungsi SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk
pengambilan keputusan. Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan
dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar
memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan untuk kebutuhan
pegawai di masa mendatang, kinerja pegawai, moral pegawai, serta efisiensi dan
efektivitas pemrosesan penggajian.
5. Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang
 berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar
dan pembuatan laporan yg merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan.
6. Tujuan sistem buku besar yaitu ntuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat
dan akurat, memposting pada rekening yang tepat, menjaga keseimbangan jumlah
dalam sisi debit dan kredit, mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal
penyesuian, serta menyediakan laporan keuangan yang tepat.
7. Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan, yaitu
memperbarui buku besar, memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (AJP),
membuat laporan-laporan keuangan, dan menghasilkan berbagai laporan
manajerial.

Latihan
1. Jelaskan tiga fungsi dasar SIA dalam siklus penggajian
2. Sebutkan bagian-bagian yang terkait dengan siklus penggajian
3. Jelaskan tujuan siklus buku besar
4. Jelaskan empat aktivitas dasar dalam sistem buku besar
5. Sebutkan ancaman yang terjadi pada siklus buku besar
 FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BUDI LUHUR

Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Pesanggrahan

Jakarta Selatan, 12260

Telp: 021-5853753 Fax : 021-5853752

http://feb@budiluhur.ac.id