PEDOMAN TEKNIS PENYUSUNAN LAPORAN INDIVIDU DAN LAPORAN KEGIATAN

TENAGA PENDAMPING PROFESIONAL

PROGRAM PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
TAHUN 2020

Salah satu kewajiban Tenaga Pendamping Profesional (TPP) yang sudah dikontrak
oleh Satker P3MD Provinsi adalah membuat laporan, pengabaian terhadap laporan dapat
dikenakan sanksi penundaan pembayaran honorarium dan biaya operasional sampai dengan
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
Dalam pelaksanaan pendampingan desa yang dilakukan oleh TPP dalam hal ini
Pendamping Lokal Desa (PLD), Pendamping Desa (PD) dan Tenaga Ahli Pemberdayaan
Masyarakat (TAPM) dibagi dalam beberapa jenis laporan yaitu: Laporan Bulanan Individual,
Laporan Mingguan Pendampingan, Laporan Bulanan Kegiatan Pendampingan dan Laporan
Insidental. Bahwa untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan pendampingan desa ini, perlu
adanya standar pelaporan yang akurat, tepat dan cepat, berjenjang sesuai tingkatannya.
Namun dalam pelaksanaannya, masih terdapat laporan yang belum memenuhi standar
pelaporan seperti yang tertuang pada Standar Operasional dan Prosedur Pembinaan dan
Pengendalian Tenaga Pendamping Profesional (SOP P2TPP). Oleh karena itu, berikut adalah
pedoman teknis penyusunan laporan bulanan TPP (khususnya laporan individu dan laporan
kegiatan):

A. LAPORAN INDIVIDU
Tenaga Pendamping Profesional (TPP) terikat perjanjian kerja secara individual dengan
Satker P3MD Provinsi dan diwajibkan membuktikan kinerjanya melalui laporan individu
secara akurat dan tepat waktu sebagai bukti yang kuat bahwa tenaga pendamping
profesional sudah bekerja sehingga mereka berhak mendapatkan honorarium dan biaya
operasional. Laporan individu seharusnya dibuat secara riil dan akurat berdasarkan
prinsip-prinsip sederhana, akurat, informatif, tepat waktu dan up to date, sehingga laporan
tidak hanya asal-asalan dan sekedar formalitas.

1. Tujuan Laporan Individu

a) Menyediakan bukti fisik dari setiap pendamping profesional bahwa pendamping
individual telah memenuhi kewajibannya kepada Satker P3MD Provinsi untuk
bekerja memfasilitasi Implementasi UU Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa,
sesuai tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan sepanjang usia kontraknya;

1
 b) Sebagai masukan kepada Satker P3MD Provinsi dalam rangka pembinaan dan
pengendalian kinerja pendamping profesional berdasarkan perkembangan yang
telah dicapai oleh setiap pendamping profesional;
c) Menyediakan informasi konkret tentang kinerja pendamping profesional sebagai
dasar legal bagi Satker P3MD Provinsi dalam pengambilan keputusan
manajemen berkaitan dengan pembayaran honorarium dan biaya operasional;
d) Menyediakan informasi konkret tentang kinerja pendamping profesional secara
individual sehingga dapat dijadikan sebagai dasar legal bagi Satker P3MD
Provinsi dalam pengambilan keputusan manajemen berkaitan dengan evaluasi
kinerja, pemberian sanksi administratif maupun pemutusan hubungan kerja.

2. Prinsip Laporan Individu

a) Sederhana : laporan dobuat secara sederhana dan diupayakan seringkas
mungkin
b) Akurat : data yang dijadikan bahan laporan harus akurat dan sesuai
kondisi yang terjadi
c) Informatif : isi dari laporan tersebut harus informatif dan mudah dimengerti
d) Tepat waktu : laporan disampaikan tepat pada waktunya sesuai jadwal yang
telah ditetapkan
e) Up to date : data yang terlaporkan adlah data terbaru jika dihitung dari periode
laporan

3. Format Laporan Individu

Laporan individu adalah laporan yang dibuat rutin setiap bulan oleh setiap
pendamping profesional. Laporan individu memuat kegiatan individu pendamping
dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan tupoksinya selama 1 (satu) bulan
berjalan.
Laporan individu disampaikan kepada Satker P3MD Provinsi dan ditembuskan
kepada supervisornya masing-masing.
Laporan Individu TPP P3MD Daerah Istimewa Yogyakarta harus dilengkapi dengan
dokumen-dokumen administrasi sebagai berikut:
a) Lembar Validasi
Lembar validasi berfungsi untuk memeriksa kebenaran dari laporan individu.
Lembar validasi wajib diisi oleh supervisornya masing-masing dan ditanda
tangani. Lembar validasi yang telah diisi oleh supervisornya tidak boleh diganti
dengan lembar validasi yang baru, ataupun dihapus catatannya meskipun sudah
diperbaiki. Lembar validasi yang ada catatannya, jika sudah diperbaiki cukup tulis

2
 pada kolom tindak lanjut bahwa laporan sudah diperbaiki dengan dibubuhi paraf
supervisor yang memvalidasi.
b) Cover
(Sudah jelas/ sesuai dengan format terlampir)
c) Surat Pengantar
Surat pengantar merupakan surat pribadi yang ditujukan kepada Satker P3MD
DIY sehingga tidak perlu mencantumkan nomor surat. Laporan individu yang asli
disampaikan kepada Satker P3MD Provinsi setelah melalui validasi berjenjang
sampai dengan tingkat supervisor provinsi yaitu KPW-IV DIY dan ditembuskan
kepada supervisor masing-masing. Khusus laporan PLD yang tembusannya
kepada PD, namun pengarsipan administrasinya disimpan di Kantor TAPM
P3MD masing-masing kabupaten.
d) Daftar Isi
Perhatikan penulisan halaman pada daftar isi, termasuk penulisan daftar
lampiran harus lengkap.
e) Narasi
Narasi merupakan bagian yang paling inti pada sebuah laporan, sehingga perlu
diperhatikan sebaik-baiknya, karena narasi menjelaskan gambaran pelaksanaan
kegiatan pendampingan selama 1 (satu) bulan berjalan.
i. Bab I. Pendahuluan
Berisi tentang landasan hukum pendampingan, gambaran umum wilayah
dampingan yang mencakup tentang deskripsi kondisi wilayah yang menjadi
lingkup pendampingan masing-masing (bagi pendamping teknis juga
mendeskripsikan sektornya), serta menarasikan hal-hal yang menjadi fokus
kegiatan pada satu bulan berjalan.
Contoh : Jika pada bulan berjalan siklus desa terkait penyusunan RPJM
Desa, maka pendahuluan berisi tentang narasi penyusunan
RPJM Desa secara umum (bisa disertai landasan hukumnya).
ii. Bab II. Pelaksanaan Kegiatan Individu
Mendeskripsikan pelaksanaan pendampingan/ realisasi kunjungan
lapangan kegiatan P3MD dalam bulan berjalan. Pelaksanaan kegiatan ini
harus sesuai dengan Form Realisasi Kegiatan dan Kunjungan Lapangan.
Apabila ada kegiatan yang sama dengan lokasi yang berbeda, cukup
dirangkum menjadi 1 (satu).
1. Kegiatan Tugas Pokok dan Fungsi: menjelaskan tentang kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan pada bulan berjalan yang sesuai dengan
tugas pokok dan fungsinya masing-masing disertai dengan progres hasil

3
 pendampingan yang dicapai pada bulan berjalan. Apabila terdapat
tupoksi yang tidak dilaksanakan pada bulan berjalan, maka tupoksi
tersebut tidak perlu ditulis.
2. Kegiatan Tugas-Tugas Lainnya: menjelaskan tugas-tugas yang tidak
tercantum pada tupoksi namun masih ada kaitannya dengan
implementasi Undang-Undang Desa.
iii. Bab III. Rencana Kegiatan Bulan Berikutnya
Berisi antara lain kegiatan yang akan dilakukan pada bulan berikutnya
disertai dengan hasil yang akan dicapai. Rencana kegiatan ini harus sesuai
dengan rencana kegiatan yang tercantum pada form rencana kegiatan,
namun dijelaskan lebih terperinci sesuai permasalahannya. Apabila ada
kegiatan yang sama dengan lokasi yang berbeda, cukup dirangkum menjadi
1 (satu).
iv. Bab IV. Kesimpulan dan Rekomendasi
1. Kesimpulan: merupakan kesimpulan dari kegiatan yang dilaksanakan
pada bulan berjalan;
2. Rekomendasi: menjelaskan masalah yang terjadi pada bulan berjalan
disertai dengan rekomendasi tindak lanjut terhadap permasalahan yang
ada tersebut.
f) Lampiran-lampiran
i. Surat Pernyataan Kehadiran
(Sudah jelas/ sesuai dengan format terlampir)
ii. Lembar Waktu Kerja (LWK)
 Kolom tanda tangan pada LWK dihilangkan, sehingga tanda tangan
yang bersangkutan cukup sekali saja.
 Tanggal penyusunan LWK adalah tanggal terakhir pada bulan berjalan.
Kecuali tanggal tersebut jatuh pada Hari Sabtu, Minggu atau Hari Libur,
maka tanggal penyusunan adalah tanggal di hari pertama hari kerja
setelah Hari Minggu/ Hari Libur.
 Ada tambahan keterangan yaitu TT (Tugas Tambahan). Tugas
tambahan akan dijelaskan lebih lanjut pada penjelasan lampiran point
(xiii).
iii. Realisasi Kegiatan
 Kolom lokasi diisi nama Desa/ Kecamatan/ Kabupaten dengan
menyebutkan struktur organisasi pemerintahannya;
 Kolom keterangan diisi sesuai dengan keterangan yang diisikan pada
LWK;
4
  Tanggal penyusunan form realisasi kegiatan adalah tanggal terakhir
pada bulan berjalan. Kecuali tanggal tersebut jatuh pada Hari Sabtu,
Minggu atau Hari Libur, maka tanggal penyusunan adalah tanggal di hari
pertama hari kerja setelah Hari Minggu/ Hari Libur.
iv. Rencana Kegiatan
 Kolom lokasi diisi nama Desa/ Kecamatan/ Kabupaten dengan
menyebutkan struktur organisasi pemerintahannya;
 Kolom keterangan ditiadakan;
 Tanggal penyusunan form rencana kegiatan adalah tanggal terakhir
pada bulan berjalan. Kecuali tanggal tersebut jatuh pada Hari Sabtu,
Minggu atau Hari Libur, maka tanggal penyusunan adalah tanggal di hari
kerja terakhir pada bulan berjalan.
v. Kunjungan Lapangan
 Kunjungan Lapangan ke desa/ kecamatan/ dinas-dinas terkait lainnya di
kabupaten paling sedikit 60% (enam puluh persen) dari jumlah hari kerja
dalam bulan berjalan. Dinas Luar (DL), Pelatihan (PL) dan Workshop
(WS) tidak mengurangi jumlah hari kerja, sehingga tidak berpengaruh
terhadap penghitungan jumlah kunjungan lapangan. Kecuali apabila
jumlah DL/PL/WS melebihi 40% dari hari kerja, maka jumlah Kunjungan
Lapangan akan diperhitungkan dengan rumus:

∑ kunlap = (60% x ∑ hari kerja) – (∑ kelebihan dari 40% hari kerja)

Contoh : Jumlah hari kerja = 25 hari

Pelatihan (PL) = 10 hari
Dinas Luar (DL) = 3 hari
∑ Kunlap = (60% x ∑hr kerja) - {(PL + DL) – (40% x ∑hr kerja)}
= (60% x 25) – {(10+3) – (40% x 25)}
= 15 – (13-10)
= 15 – 3
= 12
Jadi jumlah kunjungan lapangan yang harus dipenuhi adalah
12 hari
 Kolom lokasi diisi nama Desa/ Kecamatan/ Kabupaten dengan
menyebutkan struktur organisasi pemerintahannya;
 Kolom tanda tangan yang dikunjungi harus dilengkapi dengan nama
petugas dan stempel dinas/instansi yang menandatangani;

5
  Tanggal penyusunan formulir kunjungan lapangan adalah tanggal
terakhir pada bulan berjalan. Kecuali tanggal tersebut jatuh pada Hari
Sabtu, Minggu atau Hari Libur, maka tanggal penyusunan adalah
tanggal di hari pertama hari kerja setelah Hari Minggu/ Hari Libur.
vi. Surat Perjalanan Dinas (SPD)
 Surat Perjalanan Dinas (SPD) merupakan format baku yang dikeluarkan
oleh Biro Bina Bermas Setda DIY, oleh karena itu tidak boleh ada
kesalahan dalam format termasuk kop instansi harus tepat dan benar;
 Yang harus diperhatikan adalah: Penulisan Nomor SPD, penulisan
tanggal dikeluarkannya SPD, tanggal keberangkatan dan tanggal harus
kembali, Nama, NIP dan Jabatan petugas yang berhak tanda tangan,
lokasi keberangkatan dan lokasi tugas.
vii. Laporan Perjalanan Dinas (LPD)
Laporan Perjalanan Dinas (LPD) merupakan laporan tertulis hasil perjalanan
dinas yang dilakukan oleh masing-masing individu, sehingga memiliki
tanggung jawab masing-masing dalam mengikuti kegiatan tersebut. LPD
berbeda dengan notulen, jika notulen merupakan catatan jalannya kegiatan
dari awal sampai dengan akhir kegiatan, LPD merupakan rangkuman hasil
dari kegiatan tersebut.
viii. Kuitansi Gaji dan Lampirannya
Sama halnya dengan SPD, Kuitansi Gaji dan Lampirannya merupakan
format yang sudah baku yang dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran
Satker P3MD DIY, sehingga format tersebut tidak boleh diubah, termasuk
jenis dan ukuran font. Yang boleh diubah hanya yang ditandai dengan warna
kuning.
ix. Bukti Bayar BPJS Ketenagakerjaan
(Sudah jelas/ sesuai dengan format terlampir)
x. Foto Kegiatan Individu
 Foto kegiatan individu harus dilengkapi dengan keterangan nama, lokasi
dan waktu kegiatan;
 Foto kegiatan harus up to-date, yaitu kegiatan yang dilaksanakan pada
bulan berjalan.
xi. Fotocopy Daftar Hadir Personalia
 Fotocopy daftar hadir personalia harus dilampirkan pada laporan
individu, sedangkan daftar hadir personalia asli disimpan di lokasi tugas
masing-masing;

6
  Kolom Kegiatan dan Lokasi Kegiatan pada daftar hadir tidak boleh
diketik komputer, wajib ditulis tangan dan ditandatangani;
 Setiap seminggu sekali Pendamping Desa wajib melakukan monitoring
kehadiran Pendamping Lokal Desa dengan mengesahkan daftar hadir
setiap minggunya;
 Setiap 15 (lima belas) hari sekali TAPP dan TAPM wajib melakukan
monitoring kehadiran Pendamping Desa dan TAPM dengan
mengesahkan daftar hadir minimal 2 kali dalam sebulan.
xii. Lembar Bimbingan
Lembar bimbingan adalah suatu bukti tertulis bahwa TAPM dalam
menjalankan fungsinya sebagai supervisor telah melakukan peningkatan
kapasitas terhadap PD/PLD. Lembar bimbingan juga bisa berfungsi untuk
mengendalikan kinerja pendamping.
xiii. Tugas Tambahan
 Yang dimaksud dengan tugas tambahan adalah tugas/ kegiatan yang
tidak bisa ditinggalkan pada Hari Minggu/ Hari Libur. Tugas tambahan
ini tidak menambah jumlah hari kerja/ jumlah kehadiran, namun dapat
menjadi nilai tambah dalam penilaian evaluasi kinerja.
 Tugas tambahan harus dibuktikan dengan form kunjungan yang
ditandatangani dan distempel oleh pihak yang berwenang untuk tanda
tangan serta dilampiri dengan foto hasil kegiatan.

B. LAPORAN KEGIATAN
TPP yang terikat perjanjian kerja dengan Satker P3MD Provinsi diwajibkan juga membuat
laporan kegiatan bulanan. Setiap level pendampingan diharuskan membuat laporan
kegiatan secara kolektif dan tepat waktu sebagai bukti yang cukup kuat bahwa TPP sudah
bekerja dalam rangka implementasi Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa
yang memuat pelaksanaan kegiatan bulan berjalan, termasuk output-nya, dibuat secara
akurat, singkat dan sederhana.
Laporan kegiatan memuat hal-hal apa saja yang terkait dengan pendampingan sesuai
levelnya masing-masing, yang menggambarkan capaian kinerja dan tupoksi
pendampingan, data-data dana desa, data-data kegiatan prioritas pembangunan,
kegiatan pemberdayaan, kegiatan pelatihan, kegiatan pendampingan, supervisi, legislasi,
kaderisasi dan lain sebagainya yang bisa menggambarkan kegiatan secara utuh beserta
capaiannya dalam waktu sampai dengan bulan berjalan.
Khusus bagi PD dan PLD yang masih dalam 1 (satu) wilayah kecamatan, laporan kegiatan
dapat dibuat secara kolektif.
7
 Laporan bulanan kegiatan pendampingan memuat beberapa hal sebagai berikut:

1. Surat Pengantar Laporan

TPP yang membuat laporan kegiatan wajib menandatangani surat pengantar laporan
tersebut, kemudian disahkan oleh pejabat setempat yang berwenang. PD & PLD
disahkan oleh Camat/ Kasie yang membidangi pembangunan dan pemberdayaan
masyarakat dan desa. Laporan TAPM disahkan oleh Kepala Dinas PMD Kabupaten/
Kabid/ Kasie yang membidangi pembangunan dan pemberdayaan masyarakat dan
desa.

2. Narasi laporan yang singkat padat dan akurat dengan sistematika sebagai berikut:
a) Pendahuluan
b) Kegiatan Pendampingan Bulan Berjalan
c) Rencana Kegiatan Pendampingan Bulan Berikutnya
d) Kendala dan Masalah
e) Rekomendasi
f) Penutup

3. Lampiran
a) Data Dasar;
b) Data Dana Desa (Alokasi, Pencairan dan Penggunaan);
c) Data Regulasi Desa;
d) Data Progres Kegiatan Desa;
e) Data Pelatihan dan Kegiatan Pengkaderan;
f) Data Bumdes/ Pengembangan Ekonomi Desa;
g) Data Tahapan, Perencanaan dan Pelaksanaan Kegiatan;
h) Data Kegiatan Terkait Teknologi Tepat Guna (TTG);
i) Data Pengembangan Pelayanan Dasar;
j) Data Masalah dan Penanganannya;
k) Rencana Kerja Tindak Lanjut (RKTL);
l) Dan Lain-Lain yang diperlukan (bila diperlukan).

C. VALIDASI LAPORAN
1. Laporan individu dan laporan kegiatan wajib disampaikan kepada Satker P3MD
Provinsi. Laporan tersebut harus sudah melalui proses validasi berjenjang mulai dari
supervisor langsung di atasnya sampai dengan KPW-IV D.I. Yogyakarta. Setiap

8
 jenjang supervisor wajib melakukan validasi terhadap laporan individu satu level di
bawahnya dengan memberi catatan-catatan seperlunya pada lembar validasi:
a) PD melakukan validasi terhadap PLD;
b) TAPM melakukan validasi terhadap PD;
c) TAPP melakukan validasi terhadap TAPM.

2. Rangkuman hasil validasi laporan PD dan PLD wajib dibuat oleh Koordinator TAPM
Kabupaten dengan dibantu Operator Komputer Kabupaten. Pengumpulan laporan ke
KPW-IV DIY wajib disertai dengan hardcopy rangkuman hasil validasi laporan yang
telah ditandatangani oleh Koordinator TAPM dan softcopy.

3. Koordinator Program Provinsi melalui TA Madya Pengelolaan SDM KPW-IV DIY

wajib merangkum hasil validasi laporan TAPM, PD, PLD dan Operator Komputer se-
DIY sebelum disampaikan kepada Satker P3MD Provinsi. Selain itu KPP KPW-IV DIY
juga wajib menerbitkan rekomendasi pembayaran honorarium dan bantuan biaya
operasional TPP.

4. Berdasarkan hasil rangkuman validasi dan rekomendasi pembayaran honorarium

dan bantuan biaya operasional oleh KPW, selanjutnya Satker P3MD Provinsi
menyusun Daftar Nominatif Honorarium dan Bantuan Biaya Operasional (DNHBO)
sebagai salah satu syarat pengajuan pembayaran honorarium dan bantuan biaya
operasional TPP.

D. WAKTU DAN SANKSI PELAPORAN

1. Waktu Pelaporan
a) Penyampaian laporan individu TPP yang telah melalui proses validasi berjenjang
kepada Satker P3MD DIY paling lambat tanggal 4 setiap bulannya;
b) Penyampaian laporan kegiatan TPP yang telah melalui proses validasi
berjenjang kepada Satker P3MD DIY paling lambat tanggal 10 setiap bulannya.

2. Sanksi Pelaporan
a) Penyampaian laporan individu berpengaruh terhadap pembayaran honorarium
dan bantuan biaya operasional bulan berjalan. Keterlambatan penyampaian
laporan individu akan dikenakan sanksi penundaaan pembayaran honorarium
dan bantuan biaya operasional bulan berjalan.
b) Penyampaian laporan kegiatan dapat berpengaruh terhadap waktu pembayaran
honorarium dan biaya operasional bulan tersebut. TPP akan dikenai sanksi