Control Problem Avoidance

Menerapkan beberapa kombinasi perangkat yang mempengaruhi perilaku yang biasa dikenal sebagai
MCS, tidak selalu cara terbaik untuk mencapai kontrol yang baik; terkadang masalah dapat dihindari.
Penghindaran berarti menghilangkan kemungkinan bahwa masalah pengendalian akan menyebabkan
kerugian organisasi. Organisasi tidak pernah dapat menghindari semua masalah kontrol mereka, tetapi
mereka sering dapat menghindari beberapa dari mereka dengan membatasi paparan jenis tertentu dari
masalah dan sumber masalah, atau dengan mengurangi potensi kerugian maksimum jika masalah
terjadi. Empat strategi penghindaran terkemuka adalah penghapusan aktivitas, otomatisasi, sentralisasi,
dan pembagian risiko.

Activity elimination

Manajer terkadang dapat menghindari masalah kontrol yang terkait dengan entitas tertentu
atau kegiatan dengan mengubah potensi risiko, dan keuntungan yang terkait, ke pihak ketiga melalui
mekanisme seperti subkontrak, perjanjian lisensi, atau Divestasi. Ini bentuk penghindaran dapat disebut
eliminasi aktivitas.

Manajer yang tidak dapat mengontrol aktivitas tertentu, mungkin karena mereka tidak memiliki
sumber daya yang diperlukan, karena mereka tidak memiliki pemahaman yang baik tentang proses yang
diperlukan, atau karena mereka menghadapi keterbatasan hukum atau struktural, yaitu mereka yang
paling mungkin untuk menghilangkan aktivitas. General Motors (GM) ternyata Clark, New Jersey,
bantalan Roller melakukan operasi ke karyawan pabrik. Pabrik tidak dilakukan dalam batas yang dapat
diterima oleh Manajer GM. Manajer GM berharap bahwa karyawan akan segera memahami pesan
penting bahwa mereka tidak mampu untuk mendapatkan dan memahami-bahwa peningkatan
produktivitas yang diperlukan dapat bertahan hidup.

Ketika Manajer tidak ingin menghindari sepenuhnya daerah yang mereka tidak dapat
mengendalikan dengan baik, mereka bijaksana setidaknya untuk membatasi investasi mereka, dan
karenanya risiko mereka, di daerah itu. Chase Manhattan Bank ditinggalkan dengan potensi
$135.000.000 setelah pajak write-off karena keterlibatan pemerintah-sekuritas pinjaman bisnis dengan
pemerintah Drysdale Efek. Dalam retrospeksi, Eksekutif Bank mengaku mereka tidak mengerti bisnis ini
dan risikonya sangat baik dan bahwa mereka tidak bijaksana untuk menjadi begitu banyak terlibat di
dalamnya. Membatasi risiko adalah menghindari sebagian masalah yang mungkin timbul.

Literatur berorientasi ekonomi yang berfokus pada apakah kegiatan tertentu (transac-tions)
dapat dikontrol secara lebih efektif melalui pasar atau melalui organisasi hier-Archies dikenal sebagai
ekonomi biaya transaksi. Kajian terperinci mengenai teori dan bukti dalam bidang kajian ini adalah diluar
ruang lingkup buku ini. Kami hanya mencatat fakta, bahwa semua organisasi dari berbagai ukuran
perjuangan dengan masalah kontrol manajemen adalah bukti keterbatasan lengan-panjang, transaksi
berbasis pasar dengan entitas eksternal ke perusahaan untuk memecahkan semua masalah kontrol.
Dengan demikian, organisasi akan selalu harus bergantung pada MCSs, yang telah ditemukan untuk
menjadi efektif dalam berbagai pengaturan. Pertumbuhan di seluruh dunia dan keberhasilan organisasi
diversifikasi besar telah bergantung pada sebagian besar dengan MCSs yang baik.
Automation

Otomatisasi adalah kemungkinan penghindaran yang kedua. Manajer terkadang dapat

menggunakan komputer, robot, sistem ahli, dan sarana otomatisasi lainnya untuk mengurangi eksposur
organisasi mereka terhadap beberapa masalah kontrol. Perangkat otomatis ini dapat diatur untuk
berperilaku yang baik, dan ketika mereka beroperasi dengan baik, mereka biasanya melakukan lebih
konsisten daripada melakukan manusia. Komputer menghilangkan masalah manusia ketidaktepatan,
ketidakkonsistenan, dan kurangnya motivasi. Setelah diprogram, komputer akan konsisten terhadap
transaksi, dan mereka tidak pernah memiliki motivasi yang tidak jujur atau loyal.

Seiring dengan kemajuan teknologi, organisasi memiliki mesin substitusi dan ahli sistem untuk
orang yang telah melakukan tindakan yang cukup kompleks dan membuat penilaian dan keputusan yang
canggih. Di rumah sakit, sistem canggih dapat melakukan banyak tugas yang harus dilakukan dokter dan
perawat sebelumnya. Sistem ini memantau kondisi dan kecenderungan pasien dan memperingatkan staf
medis tentang kemungkinan masalah yang diperlukan; mereka membantu dalam membuat diagnosa;
mereka memesan obat-obatan yang dibutuhkan; dan mereka memeriksa potensi interaksi obat dan
reaksi alergi. Sistem ini memungkinkan rumah sakit untuk menghindari salah satu masalah perilaku-
keterbatasan pribadi staf medis. Dalam sebagian besar situasi, sistem ini lebih mungkin daripada
anggota staf medis untuk mengingat semua rincian dari setiap kondisi, obat, dan kemungkinan
komplikasi untuk memulai respon yang tepat.

Mrs. Fields ' cookies memberikan contoh lain yang baik dari sebuah MCS didominasi oleh
otomatisasi. Perusahaan ini adalah operator ritel terbesar cookie gourmet melalui sistem waralaba
dengan lebih dari 3.000 poin-of-retail di seluruh dunia yang lebih dari 30 negara, banyak di antaranya
terletak di pusat perbelanjaan. Para 8.000 toko-tingkat karyawan kebanyakan orang muda dan tidak
berpengalaman. Perusahaan ini memiliki staf kantor pusat kecil.

Dalam situasi manajerial, bagaimanapun, otomatisasi dapat memberikan hanya sebagian control
dengan solusi yang baik. Salah Satu keterbatasan nya adalah kelayakan. Manusia memiliki banyak bakat-
terutama yang melibatkan suatu yang kompleks, penilaian intuitif-bahwa tidak ada mesin atau model
keputusan telah mampu menduplikasi. Batasan kedua adalah biaya. Otomatisasi sering membutuhkan
investasi besar yang mungkin dapat dibenarkan hanya jika perbaikan produktivitas, serta dalam kontrol,
yang akan datang. Akhirnya, otomatisasi mungkin hanya mengganti beberapa masalah kontrol dengan
orang lain. Otomatisasi komputer sering meningkatkan risiko kontrol. Penghapusan dokumen sumber
dapat mengaburkan jejak audit; konsentrasi informasi dalam satu lokasi dapat meningkatkan risiko
keamanan; dan menempatkan ketergantungan yang lebih besar pada program komputer dapat
mengekspos perusahaan untuk risiko kesalahan programmer atau penipuan.

Centralization

Sentralisasi pengambilan keputusan adalah pengembalian keputusan yang penting hanya

dilakukan oleh pimpinan puncak, bentuk sentralisasi di mana semua keputusan kunci yang dibuat di
tingkat manajemen puncak adalah umum di dalam Bisnis kecil, terutama ketika mereka menjalankan
"seperti toko Keluarga, dengan pegangan besi otoritas" oleh seorang pemimpin yang kuat . bentuk
sentralisasi yang kuat juga ada di beberapa bisnis besar,yang manajer utamanya memiliki reputasi untuk
menjadi " detil yang berorientasi. " Mantan Presiden data General Corporation, Edson de Castro,
mempertahankan kontrol terpusat. Seorang mantan manajer di perusahaan mengamati bahwa "semua
keputusan yang sebenarnya di perusahaan itu pergi ke satu meja-de Castro's." Tuan de Castro
mencadangkan yang penting, dan terkadang keputusan yang tidak begitu penting, bagi dirinya sendiri
karena dia dengan bertepuk tangan tidak memercayai bawahan untuk mengambil tindakan yang pantas.
Dengan demikian, ia menghindari beberapa masalah kontrol.

Beberapa manajer memusatkan pengambilan keputusan di beberapa wilayah organisasi mereka

pada titik tertentu dalam sejarah mereka untuk meningkatkan kontrol. Banyak perusahaan yang menjadi
prihatin tentang kerugian jutaan dolar dengan derivatif kompleks yang diderita oleh Procter & Gamble,
Gibson Greetings, Metallgesellschaft, dan Orange County California, untuk beberapa nama, telah
merespon oleh sentralisasi manajemen risiko Kegiatan. Dalam industri perbankan saja, Morgan Stanley,
Citicorp, dan Swiss Bank adalah salah satu perusahaan yang telah menunjuk manajer risiko perusahaan
untuk melakukan kegiatan penting ini.

Sentralisasi ada sampai batas tertentu pada semua tingkatan manajemen, sebagai manajer
cenderung untuk cadangan bagi diri mereka sendiri banyak keputusan yang paling kritis yang jatuh
dalam otoritas mereka.

Bahkan, satu studi menemukan bahwa (1) identifikasi daerah risiko kunci, dan (2) sentralisasi
pengambilan keputusan di daerah ini adalah karakteristik dari MCS yang digunakan oleh "sangat baik" di
Perusahaan Kanada. kandidat umum untuk sentralisasi adalah keputusan mengenai akuisisi besar dan
divestasi, belanja modal utama, negosiasi penting kontrak penjualan, perubahan organisasi, dan
perekrutan dan penembakan eksekutif. Namun, di sebagian besar organisasi bahkan ukuran minimal,
tidak mungkin untuk memusatkan semua kegiatan kritis, dan solusi kontrol lainnya diperlukan.

Risk sharing

Membagi kerugian apabila sebuah risiko negatif terjadi. Namun tidak hanya kerugian negatif saja yang
dibagi, apabila proyek perusahaan tersebut sukses dijalankan maka keuntungan juga akan dibagi oleh
kedua pihak. Berbagi risiko dengan entitas luar dapat mengikat kerugian yang dapat ditimbulkan oleh
perilaku karyawan yang tidak patut. Berbagi risiko dapat melibatkan pembelian asuransi untuk
melindungi terhadap jenis tertentu berpotensi kerugian besar organisasi mungkin tidak mampu
membayar. Banyak perusahaan yang membeli ikatan kesetiaan pada karyawan di posisi sensitif (seperti
teller bank) untuk mengurangi eksposur perusahaan. Kontrak asuransi ini lulus setidaknya sebagian dari
risiko kerugian besarnya dan kesalahan kepada penyedia asuransi. Cara lain untuk berbagi risiko dengan
pihak luar adalah untuk masuk ke dalam perjanjian usaha patungan. Ini berbagi risiko dengan mitra
usaha patungan.

Alternatif penghindaran ini sering merupakan solusi yang efektif parsial untuk, atau pembatas dari,
banyak manajer masalah kontrol yang sudah dihadapi. Hal ini jarang memungkinkan untuk menghindari
semua risiko, karena perusahaan dihargai karena menanggung risiko, tetapi kebanyakan perusahaan
menggunakan beberapa bentuk eliminasi, otomatisasi, sentralisasi, dan berbagi risiko untuk membatasi
paparan mereka terhadap masalah kontrol manajemen.

CONTROL ALTERNATIVES

Untuk masalah kontrol yang tidak dapat dihindari, dan keputusan yang telah mereka dibuat untuk tidak
menghindari, manajer harus menerapkan satu atau lebih mekanisme kontrol yang umumnya disebut
kontrol manajemen. Kumpulan mekanisme kontrol yang digunakan umumnya disebut sebagai sistem
kontrol manajemen (MCS).

MCSs sangat bervariasi di antara organisasi dan di antara entitas atau bidang keputusan perusahaan
tunggal. Tabel 1.2 dan 1.3 menunjukkan beberapa kontrol yang digunakan dalam manufaktur.

Tabel 1.2 contoh kontrol yang digunakan dalam perusahaan manufaktur yaitu :

1. Fungsi pembayaran tunai dan penerimaan kas dipisahkan.

2. Pelindung cek digunakan, dan pelat tanda tangan disimpan di bawah kunci dan tombol.
3. departemen akuntansi mencocokan dengan faktur untuk menerima laporan atau otorisasi
khusus sebelum Pembayaran.
4. Cek dikirimkan oleh orang lain selain orang yang melakukan pengecekan.
5. Departemen akuntansi mencocokan faktur dengan salinan pesanan pembelian.
6. Stok kosong cek disimpan di bawah kunci dan tombol.
7. Mengesankan akuntansi digunakan untuk penggajian.
8. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh seseorang selain orang yang menulis cek dan menangani
uang tunai.
9. Jumlah kejutan dana tunai dilakukan secara berkala.
10. Pesanan dapat ditempatkan dengan vendor yang disetujui saja.
11. Semua pembelian harus dilakukan oleh Departemen pembelian.

Tabel 1,3 contoh kontrol yang digunakan di fasilitas computer, yaitu :

1. Standar tertulis ada untuk dokumentasi sistem, operasi, dan administrasi.

2. Akses ke sistem komputer dan semua terminal data online dibatasi setiap saat untuk personel
yang berwenang saja.
3. Data diamankan melalui cincin perlindungan file Tape, label file, perlindungan kriptografi,
prosedur duplikasi, dan kebutuhan penyimpanan duplikat di situs terpencil.
4. Kontrol hardware termasuk sirkuit duplikat, membaca ganda, cek gema, pemeliharaan preventif,
dan sistem daya Uninterruptible.
5. Risiko utama diasuransikan terhadap Sistem backup dan prosedur yang dikembangkan.