SUPERVISI PELAYANAN DAN

ORGANISASI DALAM RUANG LINGKUP

MIK
( MANAJEMAN INFORMASI KESEHATAN )

Anna Rosarini ,Amd.PK.,SH.

DPD PORMIKI JAWA TIMUR
TUJUAN
 Mengidentifikasi penggunaan alat organisasi
untuk komunikasi
 Memahami fungsi manajemen dan perencanaan
strategis
 Memahami alat dan cara dalam pengelolaan
SDM
 Memahami Pentingnya manajemen resiko serta
penatalaksanaanya
 Memahami proses anggaran dan hubungannya
dengan tujuan organisasi
 PENDAHULUAN
 UU No 36 Th 2009  Kesehatan
 UU No 29 Th 2004  Praktik Kedokteran
 Permenkes No 269 Th 2008  Rekam Medis
Mengharuskan rumah sakit menyelenggarakan
rekam medis dg baik  perlu dilakukan
manajemen rekam medis scr baik & profesional
shg fungsi rekam medis betul-betul terlaksana

3 22/12/2012
 Landasan peraturan
Landasan Peraturan Rekam Medis adalah merupakan
bagian yang harus sesuai dengan :
 Peraturan Pemerintah No. 32. tahun 1996 Tentang
Tenaga Kesehatan
 Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 Tentang
wajib simpan rahasia kedokteran
 Surat keputusan Menkes RI No. 34/ BIRHUP/1972.
Tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis
 Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 pengganti
Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/ Thn 1989
Tentang Rekam Medis .
4 22/12/2012
  Keputusan Dirjen Yanmed. No. 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91
Tentang Petunjuk Pelaksanaan penyelenggaraan Rekam Medis di
Rumah Sakit.
 Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1410/MenKes/SK/X/2003
Tentang Penetapan Penggunaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di
Indonesia ( Sistem Pelaporan Rumah Sakit )
 Surat Edaran Dirjen Yanmed. No. YM.02.04.3.5.2504 Tentang
Pedoman Hak dan Kewajiban Pasien, Dokter dan Rumah Sakit
 Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 585/Men.Kes/Per/IX/1989
Tentang Persetujuan tindakan Medik
 Peraturan menteri Kesehatan RI Nomor : 290/Menke4s/Per/III/2008
Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran
 Surat keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : 699/MenKes /
SK/V/2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan
Fungsional Perekam medis

5 22/12/2012
 Pendahuluan
Manajemen rekam medis di RS
 Manajemen Unit Kerja Rekam Medis 
POAC/PODC
 Manajemen Proses Rekam Medis  proses
pencatatan & penyelenggaraan rekam medis
mulai pintu masuk sampai keluar RS

6 22/12/2012
 DEFINISI MANAJEMEN
 Manajemen adalah seni menyelesaikan segala
sesuatu melalui orang lain

Komponen Dasar:
 Keefektifan
 Fungsi
 Sumber daya
 Tujuan

7 22/12/2012
 KEEFEKTIFAN
Keefektifan dalam mengelola sumber daya untuk
mencapai tujuan
Meliputi:
 Produktivitas  penilaian hasil pekerjaan
 Performance  execution of work
 Efisiensi  how to do something well

8 22/12/2012
 FUNGSI & PROSES
MANAJEMEN
 Proses pemanfaatan sumber daya yg dimiliki oleh
UKRM utk mencapai tujuan
 Fungsi-fungsi manajerial:
 Planning ( Perencanaan )
 Organizing ( Pengorganisasian )
 Directing/Actualing ( Pengarah / penggerak )
 Controlling ( Pengendalian )

9 22/12/2012
 FUNGSI PERENCANAAN
PLANNING:
 Something to do before doing something
 Proses utk menentukan output & rangkaian
kegiatan yg mengarah ke tujuan

10 22/12/2012
 PERENCANAAN DIBAGI DALAM 3
TAHAP
Perencanaan Jangka Pendek ( 1 minggu – 1 tahun
)
Perencanaan Jngka menengah ( 1 – 5 tahun )
Perencanaan Jangka Panjang ( 5 – 25 tahun )

Selain itu perencanaan dapat digolongkan dalam

Perencanaan strategik , digunakan untuk
menggantikan perencanaan jangka panjang yg
mempunyai banyak kelemahan
Perencanaan Taktikal / operasional

11 22/12/2012
 Perencanaan
 Menentukan tujuan & prosedur mencapai tujuan
 Memungkinkan UKRM mendapat sumber daya yg
sesuai untuk mencapai tujuan
 Memperjelas SDM
 Memungkinkan pemantauan & pengukuran
keberhasilan UKRM
 Mengatasi kesalahan atau kekeliruan

12 22/12/2012
 PERENCANAAN dalam MANAJEMEN
UNIT KERJA REKAM MEDIS
1. Perencanaan sistem & model rekam medis
2. Perencanaan SDM
3. Perencanaan fisik dan peralatan
4. Perencanaan anggaran

13 22/12/2012
 Perencanaan Sistem & Model
Rekam Medis
a. Sistem Rekam Medis
1) Sentralisasi
2) Desentralisasi
3) Satelit
b. Model Rekam Medis
1) Tradisional
- Source oriented medical record
- Critical care oriented medical record
- Summary time oriented record
2) Computerized

14 22/12/2012
 Perencanaan SDM
Perlu dilakukan analisis kegiatan unit kerja RM &
proses manajemen RM, shg jumlah SDM yg
diperlukan akan rasional

15 22/12/2012
 Perencanaan Fisik dan Peralatan
 UKRM hrs memiliki akses dg Rajal, Ranap,
Radar.
 Peralatan yg direncanakan hrs berdasarkan
analisis kebutuhan skrg & masa akan dtg.
 Sedapat mungkin perencanaan fisik & peralatan
UKRM merupakan bagian dari perencanaan
strategi RS

16 22/12/2012
 Perencanaan Anggaran
 Sesuai dengan prog kerja yang diajukan
 Hal ini disesuaikan dg kebijakan masing-masing
rumah sakit

17 22/12/2012
 Dalam perencanaan dimulai dengan :
- Penentuan visi dan tujuan orgnisasi
- Analisis Faktor internal maupun eksternal
- Penetapan masalah masalah
- Penentuan Program program
- Jangka waktu rencana sesuai tingkat organisasi

18 22/12/2012
 PENGORGANISASIAN
 Struktur Organisasi RM untuk
melaksanakan program
 Staffing menetukan kebutuhan staf
 Pengembangan Karier

( Lihat Organisasi Rekam Medis )

19 22/12/2012
 TUJUAN
 Tujuan akan memberikan arahan pada organisasi
utk menghadapi perubahan
 Perubahan timbul karena:
 Attitudes
 Teknologi
 Peraturan perundang-undangan
 Lingkungan

20 22/12/2012
 Struktur Organisasi
 Struktur Organisasi Fungsional
 Struktur Organisasi Struktural

Saat ini yg sering digunakan adalah struktur

organisasi kombinasi dari keduanya

21 22/12/2012
 Staffing (Penyusunan Personel)
Staffing  proses penyusunan personalia yg
meliputi:
 Pemilihan personel
 Penempatan personel
 Pengembangan organisasi

22 22/12/2012
 Pengembangan Karier
 Pengembangan Karier Struktural  dilakukan dg
pendidikan perjenjangan struktural
 Pengembangan Karier Fungsional / profesional
 progr pend profesi  D3?

23 22/12/2012
 SUMBER DAYA
a. Eksternal
• Man
• Money
• Materiil
• Method
• Machine
b. Internal
• Kreatifitas
• Koordinasi
• Kooperasi
• Komunikasi
• Perilaku

24 22/12/2012
 TINGKATAN MANAJER
Tingkat Manajer menurut Freeman :
1. Manajer Tingkat Bawah ( first level/first line
managers
Misal : supervisor / penyelia
2. Manajer tingkat menengah ( midle Managers )
Misal : Kepala Sub Bag. Rekam Medis
3. Manajer Tingkat Atas ( Top Management )
Misal : Direktur RS

25 22/12/2012
 Manajemen Supervisi
 Untuk menjaga operasional organisasi ditingkat
staf serta memonitor efektivitas pekerjaan harian
dan kinerja staf agar sesuai standard yang
ditetapkan
 Jumlah kelompok kerja antara 2 – 10 orang
 Bertanggung jawab kepada atasan langsung
 Contoh Tugas :
 Produktivitas staf
 Penghitungan jumlah staf
 Pembuatan dan revisi KIUP
 Registrasi
26 22/12/2012
 Manajemen Tengah
Pekerjaannya sangat tergantung dari hasil tenaga
supervisor dan staf dibawahnya.
Tanggung jawab :
a. Mengembangkan , mengimplementasi dan
merevisi kebijakan serta prosedur kerja atas
arahan manajer eksekutif.
b. Menjalankan rencana organisasi yang
dikembangkan pada tingkatan eksekutif
c. Menyediakan informasi operasional yang
dibutuhkan eksekutif dalam mengembangkan
perencanaan masa depan organisasi
27 22/12/2012
 Manajemen Eksekutif
Bertanggungjawab langsung dalam
menata organisasi dan membangun
perencanaan strategik serta
meningkatkan kinerja rumah sakit
dalam penggunaan sumber daya
untuk mencapai visi dan misi

28 22/12/2012
 PERAN MANAJER INFORMASI
KESEHATAN
Tugas dan tanggungjawab :
 Menata organisasi MIK yang dituangkan dalam
perencanaan strategik,
 Membangun kebijakan dan prosedur organisasi
 Memimpin peningkatan mutu sesuai inisiatifnya
 Bekerjasama dengan pimpinan unit kerja lain
dalam meningkatkan layanan
 Menjembatani hub. Kerja antara praktisi MIK
dengan SMF yang diwadahi oleh komite atau
panitia
Ada 7 peran yang dikembangkan sebagai manajer
MIK ( lihat 7 peran MIK )
29 22/12/2012
 KEMAMPUAN /KETRAMPILAN MANAJERIAL :
 Ketrampilan teknis ( technical skill )
 Ketrampilan manusiawi ( human skill )
 Ketrampilan konsepsional ( conceptual skill )
 Ketrampilan diagnostik ( diagnostic skill )
 Ketrampilan Politis ( Political skill )

Dalam pelaksanaannya ketrampilan diatas

seringkali tumpang tindih dalam pelaksanaannya

30 22/12/2012
 Bagaimana seharusnya seorang manajer
Manajer harus sebagai :
perencana,
pengorganisasi,
pengarah,
pengendali,

31 22/12/2012
 Ada beberapa peran lagi yang harus dimiliki
seorang manajer :
- Dapat bekerja dengan dan melalui orang lain
- Berperan sebagai saluran komunikasi dalam
organisasi
- Menjaga keserasian dan keseimbangan antara
berbagai tugas sesuai skala prioritas
- Berfikir realistis dan konsepsional dalam pemecahan
masalah
- Berperan sebagai penengah
- Menumbuhkan semangat kerja dan hubungan baik
- Dapat mewakili organisasinya dalam hub. Diluatr
organisasinya
32 22/12/2012
- Mampu mengatasi hal hal sulit
 PENGARAHAN/PENGGERAKA
N
Setelah terlaksana pengorganisasian maka fungsi
manajemen selanjutnya adalah mengarahkan
orang orang dalam organisasi sesuai peran
masing masing untuk mencapai tujuan
organisasi
Dalam pengarahan ini manajer berhadapan
langsung dan bekerja dengan orang dalam
organisasi

 Diperlukan Jiwa kepemimpinan

33 ( Lihat Peran Pemimpin dst ) 22/12/2012
 PENGARAHAN/PENGGERAKA
N
 Menurut Mc Gregor ada 2 tipe SDM  Teori X
dan Y
 Dalam perkembangannya sekarang ditambah
dengan Teori Z

Pengarahan ini sangat tergantung pad kemampuan

manajer dalam mengarahkan staf maupun
bawahan

34 22/12/2012
 Teori X
 Menganggap bahwa karyawan malas,
 tidak suka bekerja kalau tidak diawasi
 Karyawan tidak punya kemauan ,
 dalam bekerja harus dipaksa atau diarahkan
 Cenderung menganggur

Teori ini banyak dipakai oleh pemimpin yg

cenderung diktator

35 22/12/2012
 Teori Y
 Rata-rata karyawan senang bekerja asal diberi
rangsangan & dihargai
 Mempunyai kemauan & dedikasi tinggi selama
diajak komunikasi dg baik
 Dimotivasi oleh diri sendiri & berusaha
memperoleh kebebasan utk melakukan
pekerjaan sesuai dg caranya sendiri

36 22/12/2012
 Teori Z
 Peran serta semua karyawan  kunci
suksesnya produktivitas
 Ada 3 hal yg perlu diperhatikan:
 Motivasi
 Kemampuan individu
 Gaya kepemimpinan  Stephen R. Covey

37 22/12/2012
 Gaya Kepemimpinan
 Menang/menang  win-win solution
 Menang/kalah  pendekatan otoriter
 Kalah/menang  permisif
 Kalah/kalah  balas dendam
 Menang  egois
 Menang/menang atau tidak sama sekali

38 22/12/2012
 PENGENDALIAN
Dimaksudkan untuk menjaga jalannya organisasi
sesuai dengan arah tujuan organisasi
Pengendalian meliputi kegiatan pengawasan dan
intervensi Pengendalian sgt diperlukan, krn:
 Perubahan kondisi informasi kesehatan yg sgt
pesat
 Kompleksitas fungsi & bidang lain yg terkait
 Kemungkinan membuat kesalahan  faktor
keterbatasan manusia atau kesalahan alat
analisa

39 22/12/2012
 PENGENDALIAN :
 Fungsi Pengendalian :
 1. Penentuan Standard kerja dan hasil kerja
 2. Pengukuran kerja dengan menggunakan
standard
 3. Pengambilan tindakan perbaikan kalau terjadi
penyimpangan dari maksud semula dalam
mencapai tujuan organisasi

Dalam pelaksanaan nya fungsi fungsi tersebut

tidak selalu beruntutan dan tidak terpisah satu
dengan lain tetapi bisa berlangsung secara
simultan dan banyak nunsur yang terdapat dalam
40 satu fungsi yang relevan dengan fungsi lain 22/12/2012
 3 Macam Pengendalian
 Preliminary control  utk mencegah timbulnya
penyimpangan dari penggunaan sumber daya
 Concurrent control  dilakukan pd saat
pekerjaan berlangsung utk memastikan bahwa
sasaran2 tercapai
 Feedback control  menilai hasil kegiatan yg
telah dilakukan

41 22/12/2012
42 22/12/2012