Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

KERAJAAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN
PENYENGGARAAN DENGAN KAEDAH PENGGANTIAN MELALUI
PERJANJIAN

1 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

Pendahuluan
Dokumen ini dirujuk bagi menyelaras proses kerja semasa melaksanakan
penyenggaraan peralatan ICT (Aset Alih Kerajaan) di sekolah KPM menggunakan
kaedah gantian baharu (Penggantian Aset Melalui Perjanjian).
Gantian Baharu PP merupakan Penyenggaraan Pemulihan CM menggunakan
kaedah Penggantian Aset Alih Melalui Perjanjian bagi menggantikan set peralatan
ICT yang rosak dan tidak ekonomi dibaiki supaya dapat berfungsi mengikut standard
yang ditetapkan dengan mengikut syarat-syarat yang terkandung dalam Pekeliling
Perbendaharaan Malaysia.
Penyenggaraan ke atas peralatan ICT yang dibekalkan pada dan sebelum tahun
2010 dicadangkan menggunakan kaedah gantian baharu PP (Penggantian Aset Alih
Melalui Perjanjian).

Rujukan
Pekeliling Perbendaharaan Malaysia

Pekeliling Perbendaharaan (PP) AM 2.0 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan,

AM 2.5 : Penyenggaraan (Berkuat kuasa 23 April 2018)
Pekeliling Perbendaharaan (PP) AM 2.0 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, AM
2.7 : Pelupusan (Berkuat kuasa 23 April 2018)

PP – Tatacara Pengurusan Aset, AM.2.5 Para 6:

6 Penggantian Aset Alih Melalui Perjanjian

6.1 Penggantian Aset Alih melalui perjanjian/ konsesi tertakluk kepada syarat-
syarat berikut:-
6.1.1 Wujudnya perjanjian antara Kementerian/ Jabatan dengan syarikat
pembekal/syarikat penyelenggaraan;
6.1.2 Penggantian boleh dilaksanakan selepas kelulusan Ketua Jabatan
dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih KEW.PA-
10;
6.1.3 Spesifikasi Aset Alih yang diganti hendaklah lebih baik atau setara
dengan Aset Alih lama;
6.1.4 Penggantian Aset Alih hendaklah mendapat kebenaran Ketua
Jabatan;
6.1.5 Aset Alih yang lama hendaklah dilupuskan melalui kaedah serahan;
dan
6.1.6 Aset Alih yang baru diterima hendaklah didaftarkan.

2 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

PP - Tatacara Pengurusan Aset, AM.2.7 Para 19:

19 Kaedah Pelupusan Secara Serahan

19.1 Pelupusan Aset Alih secara serahan boleh dilaksanakan:-

19.1.1 Dari PTJ kepada Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan
Badan Berkanun;
19.1.2 Dari PTJ kepada kumpulan sasaran seperti petani, penternak dan
nelayan; dan
19.1.3 Dari PTJ kepada Syarikat Penyelenggaraan bagi
penggantian Aset Alih.

19.2 Kaedah pelupusan secara serahan dilaksanakan berasaskan:-

19.2.1 Permohonan atau keperluan penerima; dan
19.2.2 Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh
penerima.

19.3 Cadangan pelupusan secara serahan hendaklah disokong dengan surat

permohonan daripada pemohon.

19.4 Pelupusan Aset Alih secara serahan dikecualikan daripada Perakuan

Pelupusan KEW.PA-19.

19.5 Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Pelulus

berserta KEW.PA-23 selepas aset diterima oleh pemohon.

19.6 Salinan KEW.PA-3 dan KEW.PA-4 hendaklah diserahkan kepada Kerajaan

Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun.

19.7 Kad Pendaftaran bagi kenderaan yang diserahkan hendaklah ditukar hak
milik kepada penerima.

3 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

CARTA ALIR PENYENGGARAAN DENGAN KAEDAH PENGGANTIAN ASET

ALIH MELALUI PERJANJIAN

1 Kenal pasti Aset Alih yang nak digantikan

Pastikan wujudnya perjanjian di antara

2 Kementerian / Jabatan / sekolah dan
Syarikat Penyenggaraan

3 Lengkapkan maklumat dalam KEW.PA-10

Dapatkan kelulusan Ketua Jabatan

4 menggunakan borang KEW.PA-10

Lengkapkan dan semak dokumen

5

Penghantaran dokumen
6

Tidak
Lengkap? Semakan dokumen
7

Ya

8 Pengeluaran CO
Penghantaran dokumen

9 Pembekalan Aset Alih

Penghantaran dokumen

10 Pemasangan dan Uji lari

Penghantaran dokumen

11 Pengesahan kerja dan ke boleh fungsian

Daftar Aset Alih Baru ke dalam Sistem /
Manual dan Labelkan

12 Lengkapkan dan semak dokumen

Penghantaran dokumen bayaran

13

Tidak
Lengkap? Semakan dokumen
14

Ya

15 Bayaran

4 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

Bil PROSES KERJA PEGAWAI DOKUMEN

BERTANGGUNGJAWAB RUJUKAN
1. Kenal pasti Aset Alih yang JPN KEW.PA-3/
hendak diganti PPD KEW.PA-4/
Sekolah KEW.PA-15
2. Wujudkan perjanjian di Sekolah Lampiran A
antara sekolah dan Syarikat
Syarikat Penyenggaraan Penyenggaraan
3. Lengkapkan maklumat Sekolah KEW.PA-10
dan cadangkan untuk
melaksanakan
Penggantian Melalui
Perjanjian
4. Dapatkan kelulusan Sekolah KEW.PA-10
Ketua Jabatan (PGB)
5. Lengkapkan dan semak Sekolah KEW.PA-3/
dokumen Syarikat KEW.PA-4;
Penyenggaraan KEW.PA-10
Lampiran A
PPP
6. Penghantaran dokumen Syarikat KEW.PA-3/
Pegawai Meja (JPN) KEW.PA-4;
KEW.PA-10
Lampiran A
PPP
Sebut Harga
7. Semakan dokumen Pegawai Meja (JPN) KEW.PA-3/
Pegawai Kewangan KEW.PA-4;
(JPN) KEW.PA-10
Lampiran A
PPP
Sebut Harga
8. Pengeluaran LO Pegawai Kewangan LO / Sistem EP
(JPN)

9. Penghantaran Aset Alih Syarikat DO

Penyenggaraan SAP

10. Pemasangan dan Uji lari Syarikat SPP

Penyenggaraan PPP

5 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

Daftar Aset Alih Baru Sekolah KEW.PA-3

mengikut PP Tatacara KEW.PA-3B/
Pengurusan Aset, Am 2.3 KEW.PA-4
– Pendaftaran dan KEW.PA-4B
melabelkannya

11. Pengesahan kerja dan ke Sekolah SPP

boleh gunaan/ berfungsi PPP
Aset Alih
12. Lengkapkan dan Syarikat SAP
semakan dokumen Penyenggaraan SPP
PPP
Invois
13. Penghantaran dokumen Syarikat SAP
bayaran Penyenggaraan SPP
PPP
Invois
14. Semakan dokumen Pegawai meja (JPN) SAP
Pegawai Kewangan SPP
(JPN) PPP
Invois
15. Bayaran Pegawai Kewangan Sistem EP
(JPN)

6 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

CARTA ALIR PELUPUSAN ASET ALIH KAEDAH SERAHAN DI BAWAH

PENYENGGARAAN DENGAN KAEDAH PENGGANTIAN ASET ALIH MELALUI
PERJANJIAN

1 Kenal pasti Aset yang perlu dilupuskan

2 Lengkapkan maklumat dalam KEW.PA-21

Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa

3 Pelupusan Aset Alih yang telah dilantik
oleh KPM

Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih

4
melengkapkan KEW.PA-21 dan
menandatangani
Kemukakan KEW.PA-21 kepada Urus
5
Setia Pelupusan

7a. | Kembalikan kepada 6 Urus Setia menyemak laporan dan

Lembaga Pemeriksa pastikan dokumen sokongan disertakan

Tidak
7 Lengkap?

Ya
Tentukan Kuasa Meluluskan
8 Kuasa Meluluskan di Bawah Perwakilan
Kuasa Seksyen 5. P.U.(B) 485 bertarikh
27 Oktober 2014
Semak bidang Kuasa JPN | Nilai barang tidak melebihi
Meluluskan 9 RM50,000.00 tiap-tiap satu barang dan
tidak melebihi RM500,000.00 nilai
agregatnya.

Perbendaharaan Malaysia 9a 9b Kementerian atau Jabatan

Kembalikan kepada urus setia untuk

mendapatkan maklumat lanjut

10

10a Maklumkan keputusan kepada pemohon

11

Laksana pelupusan dengan kaedah

12
serahan

13 Sediakan KEW.PA-23

14 Kemukakan KEW.PA-23 bersama Sijil

Akuan Penerimaan (SAP)

Kemas kini rekod Aset Alih

15
7 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

Bil PROSES KERJA PEGAWAI DOKUMEN

BERTANGGUNGJAWAB RUJUKAN
1. Kenal pasti Aset Alih Jabatan Pemohon KEW.PA-3/
untuk pelupusan. KEW.PA-4
2. Lengkapkan maklumat Jabatan Pemohon KEW.PA-3/
Aset Alih dalam Borang KEW.PA-4
Laporan Lembaga
Pemeriksa Pelupusan
Aset Alih yang telah
dilantik oleh KPM
(KEW.PA-21);
(a) Keterangan Aset Alih
(b) Kuantiti
(c) Tarikh perolehan
(d) Tempoh
digunakan/disimpan
(e) Nilai perolehan asal
(f) Nilai semasa
3. Laksana Pemeriksaan Ke Lembaga Pemeriksa KEW.PA-3/
Atas Aset Alih Pelupusan Aset Alih KEW.PA-4/
KEW.PA-21
4. Lengkapkan dan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-21
tandatangan KEW.PA-21. Pelupusan Aset Alih
5. Kemukakan Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-21
Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih
Pelupusan Aset Alih
(KEW.PA-21) kepada
Urus Setia Pelupusan
6. Semak Laporan Lembaga Urus Setia KEW.PA-21
Pemeriksa Pelupusan
Aset Alih (KEW.PA-21)
dan pastikan dokumen
sokongan berikut
disertakan:-
(a) Gambar Aset Alih,
jika perlu; dan
(b) Surat permohonan
daripada pemohon
bagi kaedah hadiah/
serahan.
8 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

(c) Laporan
penyelenggaraan jika
perlu.
7. Jika laporan lengkap Urus Setia Dokumen di
terus 8 perenggan 6
di atas
7a. Jika laporan tidak Urus Setia / Lembaga KEW.PA-21
lengkap dikembalikan Pemeriksa
kepada Lembaga
Pemeriksa.
8. Tentukan Kuasa Urus Setia P.U.(B)
Meluluskan
9. Semak bidang kuasa
meluluskan
9a. Kemukakan ke Urus Setia P.U.(B)
Perbendaharaan
9b. Kemukakan kepada Urus Setia P.U.(B)
Kuasa Meluluskan
peringkat Kementerian
atau Jabatan.
10. Jika pelupusan diluluskan Kuasa Meluluskan /
terus ke proses 11 Urus Setia
10a. Jika pelupusan tidak Kuasa Meluluskan KEW.PA-21
diluluskan, laporan
dikembalikan kepada
Urus Setia untuk
mendapatkan maklumat
lanjut.
11. Maklumkan keputusan Urus Setia KEW.PA-21
kepada pemohon
12. Laksanakan pelupusan Jabatan Pemohon KEW.PA-21
mengikut kaedah yang
diluluskan
13. Sediakan Sijil Pelupusan. Jabatan Pemohon KEW.PA-23
14. Kemukakan Sijil Jabatan Pemohon KEW.PA-23
Pelupusan kepada Kuasa
Meluluskan berserta
Surat akuan terima
(SAP)

9 Versi 2.0
 Garis Panduan Gantian Baharu PP Dengan Kaedah Penggantian Melalui Perjanjian

15. Kemas kini rekod Aset Jabatan Pemohon KEW.PA-3,

Alih. KEW.PA-4,
KEW.PA-5,
KEW.PA-6,
KEW.PA-7.

10 Versi 2.0