1 PROSES PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS

2 Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

3 Dosen Pembimbing Subiyantoro, S.Sos, M.Si

7 Disusun Oleh:

8 1. Alfina Zahrani (193101078)

9 2. Nadila Lutqi W (193101047)

10 3. Oktafia Ramto (193101043)

11 4. Putri Aprilia S (193101031)

12 5. Rida Mukhlisin (193101095)

13

14 POLITEKNIK NEGERI MADIUN

15 JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

16 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

17 TAHUN AJARAN 2019/2020

18
19 KATA PENGANTAR

20

21 Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
22berkat limpahan rahmat dan hidayah-Nya, Makalah mengenai “Proses Penulisan
23Pesan-Pesan Bisnis” ini dapat disusun dan dikumpulkan.
24 Makalah ini disusun dengan memperhatikan kemampuan kelompok kami
25dalam menyusun makalah berdasarkan informasi yang telah kami dapatkan dari
26berbagi sumber sesuai dengan kemampuan kami. Dengan demikian, Makalah ini
27dapat digunakan sebagai pelengkap materi “Komunikasi Bisnis”. Tersusunnya
28makalah ini tidak lepas dari kerjasama dan partisipasi kelompok kami dan dari
29berbagai sumber, untuk itu kami ucapkan terima kasih kepada berbagai pihak
30yang telah membantu kami untuk menyelesaikan makalah ini
31 Kami menyadari bahwa makalah ini masih belum sempurna. Untuk
32itu,kritik dan saran yang membangun dari berbagai pihak sangat kami harapkan
33dengan kesempurnaan karya berikutnya.
34
35
36 Madiun, 29 Februari 2020
37
38
39 Tim Penyusun
40
41
42

43
44 DAFTAR ISI

45i

46KATA PENGANTAR.............................................................................................ii

47DAFTAR ISI..........................................................................................................iii

48BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

49 A. Latar Belakang.............................................................................................1

50 B. Rumusan Masalah........................................................................................2

51 C. Tujuan..........................................................................................................2

52BAB II PEMBAHASAN........................................................................................4

53 A. Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis.......................................4

54 1. Mendefinisikan tujuan..........................................................................4

55 2. Analisis Audiens...................................................................................5

56 3. Penentuan Ide Pokok............................................................................6

57 4. Seleksi Saluran dan Media...................................................................8

58 B. Tujuan Penulisan Pesan Bisnis...................................................................9

59 C. Pemilihan Kata, Penyusunan Kalimat Efektif, dan Pengembangan

60 Paragraf Yang Logis...............................................................................11

61 1. Pemilihan Kata yang Tepat................................................................11

62 2.. Membuat Kalimat yang Efektif.........................................................11

63 3. Pengembangan Paragraf Yang Logis Dalam Pesan Bisnis................12

64 D. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis.......................................................13

65 1. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan

66 Baik....................................................................................................13
67 2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik............................................14

68 3. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline..................................15

69BAB III PENUTUP..............................................................................................19

70 A. KESIMPULAN..........................................................................................19

71DAFTAR PUSTAKA............................................................................................20
 72 BAB I
73 PENDAHULUAN

74A. Latar Belakang

75 Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin

76kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
77menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
78hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide
79secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat
80memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
81audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
82menjadi tantangan bagi komunikator.

83 Hal ini dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang
84dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan
85dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personal group yang mengiringi lagu
86tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-
87revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang
88bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya
89dengan proses penulisan untuk pesan-pesan bisnis. Penyususunan pesan-pesan
90bisnis meliputi 3 tahap, yaitu : perencanaan, komposisi, dan revisi.

91 Perencanaan

92 Dalam fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup

93mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan,
94ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau
95media yang akan digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga
96perlu di atur, apakah menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah
97menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.

98 Organisasi dan komposisi

99 Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana

100mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang

1
 2

101berkaitan dengan komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata,
102kalimat, paragraf dan memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide
103pokok bahasan. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau
104pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan
105bagaimana mengunakan kata-kata, kalimat dan paragraf yang sederhana.

106 Revisi

107 Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi
108pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur
109kalimat yang digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya. Jika belum
110sesuai, perlu di lakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan
111seperlunya. Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya,
112maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana
113merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan
114bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

115B. Rumusan Masalah

1161. Apa saja tahapan dalam proses penulisan pesan bisnis ?

1172. Bagaimana penentuan permasalahan pesan bisnis ?
1183. Apa tujuan proses permasalahan pesan bisnis ?
1194. Bagaimana pemilihan kata dan penyusunan kalimat efektif dalam penulisan
120 pesan bisnis ?
1215. Bagaimana pengembangan paragraf yang logis ?
1226. Bagaimana pengorganisasian pesan bisnis yang baik ?
123
124C. Tujuan

125 1. Untuk mengetahui tahapan-tahapan dalam proses penulisan pesan bisnis.

126 2. Untuk mengetahui penentuan permasalahan pesan bisnis.

127 3. Untuk memahami tujuan proses permasalahan pesan bisnis.

 3

128 4. Untuk mengetahui cara pemilihan kata dan penyusunan kalimat efektif
129 dalam penulisan kalimat efektif dalam penulisan pesan bisnis.

130 5. Untuk mengetahui pengembangan paragraf yang logis

131 6. Untuk memahami pengorganisasian pesan bisnis yang baik.

132
133
134 BAB II
135 PEMBAHASAN

136A. Penentuan Permasalahan Penulisan Pesan Bisnis.

1371. Mendefinisikan tujuan

138 Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah
139 memikirkan maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator
140 tentunya ingin nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan
141 sesuatu yang baik bagi organisasi. Sebelum memutuskan untuk
142 menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada perlu menjawab
143 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat,
144 dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.

145 1) Mengapa tujuan harus jelas

146 Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai

147 tujuan yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai
148 tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat
149 mengambil keputusan yang mencakup antara lain:

150 2) Keputusan untuk meneruskan pesan

151 Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri
152 apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika
153 pesan-pesan yang akan di sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang
154 sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditunda dulu.
155 Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar,
156 pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.

157 3) Keputusan untuk menanggapi audiens

158 Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator

159 perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka
160 memperhatikan isi pesan yang di sampaikan ?. Apakah mereka
161 mengharapkan keuntungan ?. Apakah harapan mereka sesuai dengan

4
 5

162 harapan komunikator ?. Tanpa mengetahui motif audiensnya,

163 komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik.
164 Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka
165 inginkan jika harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

166 4) Keputusan untuk memusatkan isi pesan

167 Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi

168 pesan.komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang
169 penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan.

170 5) Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan

171 Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk

172 menyampaikan suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang
173 dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan
174 maupun tulisan.

175 Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu
176 menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu,
177 untuk merumuskan tujuan tersebut, sesorang perlu menanyakan kepada
178 dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan penelaahan terhadap
179 suatu pesan atau tidak. Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan
180 pesan, ada faktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal
181 berikut :

182 a) Tujuan yang realistis.

183 b) Ketepatan waktu.

184 c) Ketepatan orang yang mengirimkan pesan.

185 d) Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi.

1862. Analisis Audiens

187 Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
188 langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan menerima
 6

189 pesan kita. Siapa mereka, bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka,

190 latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat
191 mereka dan apa yang mereka ketahui.

192 a. Cara mengembangkan profil audiens

193 Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-

194 gampang susah. Akan menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal
195 baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens
196 adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan komunikator
197 perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

198 a) Melakukan ukuran dan komposisi audiens.

199 b) Siapa audiensnya

200 c) Reaksi audiens

201 d) Tingkat pemahaman audiens

202 e) Hubungan komunikator dengan audiens

203 f) Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

204b. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

205 Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan

206informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan audiens. Ada 5
207tahapan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

208 a) Temukan apa yang yang diinginkan oleh audiens

209 b) Antisipasi pertanyaan yang tidak diinginkan

210 c) Berikan semua informasi yang diperlukan

211 d) Pastikan bahwa informasinya akurat

212 e) Tekankan ide-ide yang paling menarik audiens

 7

2133. Penentuan Ide Pokok

214 Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah

215 menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan
216 bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea).
217 Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide pendukung. (supporting idea).

218 Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah
219 subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan
220 tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.
221 Ide pokok dapat memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan
222 dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan
223 tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang
224 penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.

225 a. Teknik curah pendapat (brainstroming)

226 Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan

227 pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang
228 memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,
229 menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens,
230 dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat di
231 gunakan antara lain:

232 a) Storyteller’s tour

233 Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang di sampaikan.

234 Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu
235 pesan dapat di temukan dengan mudah.

236 b) Random list

237 Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas
238 kosong. Hubungkan antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam
239 kelompok-kelompok, dan temukan butir yang penting dan tidak penting.

240 c) CFR (conclusions, findings, recommendations) Worksheet

 8

241 Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu

242 lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan
243 antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi
244 (recommendations) yang akan di berikan.

245 d) Journalistic approach

246 Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal
247 menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa
248 (what), kapan (when), dimana (where), dan bagaimana (how), akan dapat
249 menjelaskan ide pokok presentasi.

250 e) Question and answer chain

251 Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif
252 audiens. Apa pertanyaan pokok audiens, apa yang diinginkan audiens,
253 periksa jawaban atas pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang
254 mungkin muncul. Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut
255 sehingga ide pokok dapat di temukan.

256 f) Pembatasan Cakupan

257 Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah
258 anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat
259 membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator,
260 sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan
261 memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok
262 yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

2634. Seleksi Saluran dan Media

264 Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide
265 dapat di sampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan
266 tulisan (wrutten). Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
267 bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari
268 kedua saluran komunikasi tersebut.
 9

269  Komunikasi lisan

270 Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons)

271 adalah kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan
272 segera. Komunikasi lisan ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga
273 bermanfaat bila yang disajikan adalah informasi kontoversial, karena
274 reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga
275 komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.

276 Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang
277 atau lebih, pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan
278 kelompok kecil (diskusi kelompok) seminar, lokakarya, program
279 pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting lainnya.

280  Komunikasi tertulis

281 Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti

282 surat, memo, proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi
283 tertulis (writter communications) adalah bahwa penulis mempunyai
284 kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan
285 mereka.

286 Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di

287 pertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat
288 kerahasiaan, emosional, dan biaya pengirim serta harapan audiens.

289B. Tujuan Penulisan Pesan Bisnis

290 Dalam organisasi bisnis apapun, setiap kegiatan yang dilakukan pasti
291 memiliki maksud dan tujuan tertentu yang digunakan sebagai target
292 kegiatan. Hal ini menegaskan bahwa langkah paling awal dalam
293 merencanakan suatu pesan bisnis adalah menentukan tujuan komunikasi
294 yang akan dilakukan. Artinya bahwa tujuan yang hendak dicapai harus
295 ditentukan dengan jelas, sesuai dengan tujuan organisasi. Penentuan
296 tujuan yang jelas bagi organisasi bisnis akan sangat membantu dalam
297 proses pengambilan keputusan untuk:
 10

298 1. Meneruskan pesan, yakni memperkirakan pengaruh pesan-pesan yang

299 akandisampaikan terhadap audiens, jika diperkirakan hanya berpengaruh
300 kecil saja penyampaiannya ditunda dulu, namun jika berpengaruh besar,
301 pesan sebaiknya segera disampaikan.

302 2. Menanggapi audiens, yakni mempertimbangkan motif-motif audiens,

303 sehingga dapat menanggapi dengan baik.

304 3. Memusatkan isi pesan, yakni hanya memasukkan informasi yang

305 penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan
306 sebelumnya;

307 4. Menetapkan media komunikasi yang akan digunakan, berupa lisan

308 atau tulisan.

309 Secara umum terdapat tiga tujuan dalam komunikasi bisnis, yakni:
310 (i) memberi informasi (informing) dalam hal bisnis kepada pihak lain atau
311 kepada publik; (ii) melakukan persuasi (persuasing), untuk meyakinkan
312 atau membujuk pihak lain agar dapat dipahami dengan benar; dan (iii)
313 melakukan kolaborasi (colaborating), untuk mendapatkan suatu
314 kerjasama antar pebisnis dengan tujuan agar bisnis yang dijalankan dapat
315 lebih berkembang.

316Setelah tujuan ditetapkan, selanjutnya dilakukan pengujian untuk melihat:

3171) Apakah tujuan sudah realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang
318 hendak disampaikan telah sesuai dengan kemampuan yang ada, seperti:
319 kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, atau teknis operasionalnya.

3202) Apakah dari sisi waktu sudah tepat, misalnya dalam situasi laba yang terus
321 menurun dalam beberapa waktu, ide untuk melakukan kenaikan gaji pegawai
322 atau merekrut pegawai baru sangat tidak tepat;

3233) Apakah orang yang akan menyampaikan pesan sudah tepat, hal ini
324 mengingat bahwa biasanya suatu pesan atau ide akan lebih dapat diterima
 11

325 apabila disampaikan oleh orang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi
326 daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah;

3274) Apakah tujuan penyampaian pesan sudah selaras dengan tujuan

328 organisasi, dalam hal ini dilihat dengan mengacu pada tujuan organisasi secara
329 keseluruhan.

330Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

331 a) Memberi informasi

332 b) Melakukan persuasi

333 c) Melakukan kolaborasi

334C. Pemilihan Kata, Penyusunan Kalimat Efektif, dan Pengembangan

335 Paragraf Yang Logis.

3361. Pemilihan Kata yang Tepat

337 Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk

338 mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang
339 terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan
340 mudah dapat dimengerti. Agar maksud komunikasi dapat tercapai, perlu
341 diperhatikan beberapa hal berikut ini.

342 a. Pilihlah kata yang sudah familier/dikenal

343Diperlukan analisis suatu audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang

344pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens
345akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan.

346 b. Pilihlah kata yang singkat

347Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi
348harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

349 c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

 12

350Penggunaan kata bermakna ganda akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang

351bermacam-macam. Akibat selanjutnya, kemungkinan tidak tercapainya maksud
352penyampaian pesan-pesan bisnis.

3532.. Membuat Kalimat yang Efektif

354 Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar dan
355 sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.
356 kalimat yang dapat dikatakan efektif setidaknya dapat memenuhi dua
357 syarat , yakni (i) mampu mewakili perasaan pikiran atau perasaan
358 komunikator secara tepat, (ii) mampu menimbulkan pengertian yang
359 sama tepat dalam pikiran dan perasaan audiens. Secara umum terdapat
360 tiga jenis kalimat dalam pesan-pesan bisnis, yakni:

361 a. Kalimat sederhana

362 Suatu kalimat yang hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah
363 predikat. Namun tak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi
364 objek baik langsung maupun tak langsung. Contoh : Saya membeli buku
365 Komunikasi Bisnis di tokok buku “Berkah” kemarin.

366 b. Kalimat majemuk

367 Kalimat yang berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
368 mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang
369 dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh.
370 Kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung seperti “dan”,
371 “tetapi”, “atau”. Contoh : Adik membeli kertas dan kakak membeli buku.

372 c. Kalimat kompleks

373 Kalimat yang berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih
374 klausa dependen sebagai anak kalimat. Contoh: Meskipun gaji tidak naik,
375 para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.

3763. Pengembangan Paragraf Yang Logis Dalam Pesan Bisnis.

 13

377 Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk
378 mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
379 Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan
380 kemudian dibuat kesimpulan. Pendekatan deduktif dimulai dari
381 kesimpulan kemudian diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut,
382 suatu paragraf dapat dikembangkan dengan:

383a. Ilustrasi

384 Pemberian ilustrasi terhadap suatu topik bahasan yang relevan akan
385 memberikan gambaran yang lebih jelas dan mudah dipahami audiens.

386b. Perbandingan (persamaan dan perbedaan)

387 Cara ini memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampaian
388 pesan-pesan bisnis dan tentunya akan dapat membuat perbandingan yang
389 berkaitan dengan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pokok
390 bahasan tertentu.

391c. Pembahasan sebab-akibat

392 Pola pengembangan paragraf dengan sebab-akibat akan membantu

393 memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

394d. Klasifikasi

395 Pola pengembangan paragraf dengan pengelompokkan ini akan

396 mempermudah pemahaman bagi pengirim pesan meupun penerima pesan.
397 Selain itu juga menjadikan suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau
398 terfokus.

399e. Pembahasan pemecahan masalah

400 Cara ini akan mampu memberikan latihan analitis yang sangat
401 diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan
402 penting bagi suatu organisasi. Dengan kata lain pola pengembangan ini
403 memberikan suatu arah yang sistematis.
 14

404D. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

4051. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

406 Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan

407 oleh beberapa hal sebagai berikut:

4081) Bertele-tele

409 Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai
410beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca
411memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan yang
412disampaikan.

4132) Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan

414 Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat
415membuat pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.

4163) Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis

417 Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit
418memahami poin-poin penting yang disampaikan.

4194) Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup Di Dalam Pembahasan

420 Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak

421 penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada
422 kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik
423 pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi
424 para komunikator.

4252. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

426 Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh seorang

427 atasan kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik.
428 Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai
429 sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
 15

430 Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens
431 memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan,
432 menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

433a. Membantu audiens memahami suatu pesan

434 Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun

435 ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang
436 relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami
437 maksud/tujuan pesan.

438b. Membantu audiens menerima suatu pesan

439 Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian

440 produk kepada manajer toko memperoleh jawaban yang tidak
441 menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara logis
442 sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima
443 konsumen karena gaya bahasa yang terlalu menusuk sasaran.

444c. Menghemat waktu

445 Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu

446 audiens dapat dihemat. Audiens juga dapat dengan mudah mengikuti alur
447 pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak dan
448 mengerutkan dahi.

449d. Mempermudah pekerjaan komunikator

450 Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui

451 cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat
452 dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

4533. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

454 Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik perlu

455 diperlukan dua proses tahapan yaitu :

456 Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

 16

457 Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar

458 bagi setiap komunikator. Apabila pesan yang disusun panjang dan
459 kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya, karena
460 outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang
461 satu dengan bagian yang lain. Outline juga akan menuntun untuk
462 mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien, dan
463 efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide
464 sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran
465 komunikator.

466Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

4671) Mulailah dengan ide pokok

468 Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum
469 dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum dalam dua hal, yaitu:

470 - Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya

471 ataumemikirkannya

472 - Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.

4732) Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

474 Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap
475 selanjutnya adalah menyususn poin-poin pendukung yang penting sebagai
476 pendukung ide-ide pokok tersebut.

4773) Ilustrasi dengan bukti-bukti

478 Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan

479 bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang
480 dapat disajikan, outline akan menjadi semakin baik.

481Bagan organisasi untuk pengorganisasian suatu pesan:

 17

Ide Pokok

Poin Poin Poin

Pendukung Pendukung Pendukung

Bukti A Bukti B Bukti A Bukti B Bukti A Bukti B

482

483 Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

484 Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan

485 penting, yaitu:

486 1. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)

487 Pendekatan langsung (direct approach) merupakan pendekatan

488 dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
489 pendukungnya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung positif atau
490 menyenangkan.

491 2. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)

492 Pendekatan tidak langsung (direct approach) merupakan pendekatan

493 dimana Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide
494 pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak
495 menyenangkan.

496 Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan

497 singkat maupun formal. Untuk memilih di antara kedua alternatif, harus
498 menganalisis bagaimana audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-
499 pesan yang disampaikan. Setelah memilih suatu pendekatan umum,
500 selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai
501 berikut:

502 1) Direct request

 18

503 Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah

504 penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request dapat
505 berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung menggunakan
506 pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

507 2) Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill.

508 Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens
509 kemungkinan akan menjadi netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau
510 goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.

511 3) Pesan-pesan bad news

512 Jika mempunyai berita yang kurang menyenangkan, cobalah

513 menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan
514 bahasa yang halus.

515 4) Pesan-pesan persuasif

516 Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang

517 disampaikan, pesan-pesan persuasif dapat digunakan dan pendekatannya
518 adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka pikiran audiens dengan
519 melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

520Selanjutnya organisasi permohonan langsung mencakup: - pembukaan, yakni

521menyajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-
522fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan pernyataan
523keramahan dan tindakan yang diinginkan. - penjelasan rinci, yakni memberi
524penjelasan secara rinci sebagai pendukung alinea pembukaan. - penutup, diisi
525dengan suatu permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas
526waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwill, dengan.
527

528 BAB III

529 PENUTUP

530A. KESIMPULAN

531 Pesan-pesan bisnis dapat diterima baik apabila disampaikan dengan

532 mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. Kemudian
533 Ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan
534 informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.

535 Karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka
536 penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana
537 merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi
538 pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

539

540

541

19
542 DAFTAR PUSTAKA

543Atmaji, Wuri Adityo. 2018. “Makalah Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis”.

544 https://wuriadityo.wordpress.com/2017/10/24/makalah-perencanaan-pesan-pesan-
545 bisnis/amp/ Diakses pada 27 Februari 2020

546Maesyaroh, Siti.2012.”Proses Penulisan Pesan-Pesan Bisnis. Yogyakarta : UNY.

547 http://inndori.blogspot.com/2013/06/komunikasi-bisnis-proses-penulisan.html?m=I
548 Diakses pada 25 Februari 2020.

549Putri Ragil, Zahrida. 2017. “Revisi Pesan-Pesan Bisnis”. Semarang : Universitas

550 Muhamaddiyah Semarang. https://zahridaputri.blogspot.com/2017/?m=I Diakses
551 pada 25 Februari 2020

552Purwanto, Djoko. 2011. “Komunikasi Bisnis”. Jakarta : Penerbit Erlangga

553

20