Analisis Beban Kerja

Beban kerja adalah jumlah unit kerja yang ditugaskan pada suatu sumber daya
dalam periode waktu tertentu. Menurut Kepmenkes Nomor 81/MENKES/I/2004, beban
kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan
profesional dalam satu tahun dalam satu sarana pelayanan kesehatan.

Analisis beban kerja adalah upaya menghitung beban kerja pada satuan kerja
dengan cara menjumlah semua beban kerja dan selanjutnya membagi dengan kapasitas
kerja perorangan persatuan waktu. Beban kerja dapat dilihat dari kegiatan langsung,
kegiatan tidak langsung, dan kegiatan lain seperti kegiatan pribadi dan kegiatan yang tidak
produktif.

Dalam perhitungan beban kerja ada tiga cara yang dapat digunakan, diantaranya
adalah :
1. Work sampling
2. Time and Motion Study
3. Daily Log
1. Work Sampling

Work Sampling adalah teknik pembuatan serangkaian pengamatan pada

interval acak, berdasarkan prinsip statistika bahwa informasi yang dilakukan secara
acak sama lengkap dengan informasi yang diberikan dengan pengamatan secara
kontiyu.
Pada Work Sampling, yang diamati adalah apa yang dilakukan oleh responden
dimana informasi yang dibutuhkan peneliti disini adalah jumlah tenaga yang ada serta
waktu dengan kesan yang dilakukan oleh personel pada kegiatanya, bukan siapanya.
Hal yang penting adalah apa yang dikerjakan oleh personel, dimana setiap kegiatan
yang dilakukan oleh personel akan dilakukan pengamatan dari kejauhan. Pada teknik
Work Sampling kita dapat mengamati hal – hal yang spesifikasi tentang pekerjaan
seperti aktivitas personel berkaitan dengan fungsi dan tugasnya pada waktu jam kerja,
apakah aktivitas personel berkaitan dengan fungsi dan tugasnya pada waktu jam kerja,
proposi waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif atau tidak produktif
serta pola beban kerja personel dikaitkan dengan waktu dan jadwal jam kerja.
Work Sampling adalah pengukuran kegiatan kerja dari karyawan dengan cara
melakukan pengamatan dan pencatatan dimana jumlah sampel pengamatan kegiatan
dilakukan secara acak. Pada metode ini yang menjadi fokus pengamatan adalah apa
yang dilakukan responden pada waktu tertentu dan apa kegiatannya.tiga kegunaan
utama dari work sampling :
1. Activity and Delay Sampling

Mengukur proporsi kegiatan aktifitas dan tidak melakukan aktifitas seorang

pegawai.
2. Performance sampling

Mengukur waktu yang digunakan untuk beban kerja dan waktu yang tidak
digunakan untuk bekerja seseorang pegawai berdasarkan uraian tugasnya
dan dapat sekaligus untuk mengukur produktivitasnya.
3. Work Measurement

Menetapkan standar waktu dari suatu kegiatan.

Hal – hal yang dapat diamati dengan work sampling adalah:

a. Aktivitas apa yang sedang dilakukan pegawai pada waktu jam kerja
b. Apakah aktivitas pegawai berkaitan dengan fungsi dan tugasnya
pada waktu jam kerja
c. Proporsi waktu kerja yang digunakan untuk kegiatan produktif atau
tidak produktif.
d. Pola beban kerja pegawai dikaitkan dengan waktu, jadwal jam
kerja.

Pada tahap ini dapat digunakan metode simple random sampling untuk
mendapatkan populasi sampel. Ketiga, membuat formulir daftar kegiatan personel
yang dapat diklasifikasikan sebagai kegiatan produktif dan kegiatan non produktif atau
dapat pula dikelompokan menjadi kegiatan langsung maupun kegiatan tidak langsung.
Keempat, melatih pelaksana peneliti tentang cara pengamatan kerja dengan teknik
Work Sampling. Kelima, dilakukan pengamatan kegiatan dengan interval 2 – 15 menit
tergantung karakteristik pekerjaan. Pengamatan dilakukan selama jam kerja, jika unit
kerja berfungsi selama 24 jam maka penelitian juga dilakukan selama 24 jam dan
pengamatan dapat dilakukan selama seminggu (7 hari).
Dalam teknik Work Sampling kelompok pekerja di observasi di waktu tertentu
dan kegiatan per-individu dicatat. Setelah satu atau dua minggu, rata-rata waktu untuk
setiap aktivitas dihitung sehingga rata – rata watu tiap kegiatan dapat ditentukan.
Melalui pengamatan ini kita mengetahui waktu kerja sebenarnya yang digunakan
untuk kelompok kegiatan selama beberapa hari.
Metode Ilyas menggunakan pendekatan demend, artinya metode ini
menghitung beban kerja yang harus dikerjakan atas dasar permintaan untuk
menghasilkan unit produk atau jasa per waktu yang dibutuhkan. Dengan demikian,
beban kerja tergantung juga volume transaksi bisnis yang harus dilakukan oleh setiap
tenaga kerja atau unit organisasi. Untuk menghitung beban kerja personel organisasi
dibutuhkan informasi yang akurat. Hal- hal yang harus di perhatikan antara lain :
1. Kejelasan transaksi bisnis utama atau penunjang setiap
personel dan unit organisasi
2. Kejelasan waktu yang dibutuhkan untuk setiap transaksi
bisnis utama atau penunjang
3. Jenis dan jumlah transaksi bisnis per hari, per minggu, per
bulan atau per tahun
4. Jumlah jam kerja efektif (produktif) perhari pada
organisasi
5. Jumlah hari kerja efektif dalam setahun organisasi.

Formula perhitungan beban kerja unit atau personel per hari

menurut Ilyas, (2011) sebagai berikut :

Beban Kerja / Hari = BK ij = JT X W.T

Keterangan :

B.K i-j : Jenis Beban Kerja

J.T : Jumlah Transaksi Per hari

W.T : Waktu (menit atau jam) untuk setiap jenis transaksi.

Adapun kelebihan dan kekurangan dari metode Work Sampling adalah

sebagai berikut :

1. Kelebihan dari metode Work Sampling :

a. Pengamatan tidak perlu mengamati pekerjaan terus – menerus,
sehingga secara teknis mudah dikerjakan dan bagi pegawai yang
menjadi objek merasa tidak diamati.
 b. Pengamatan dapat mengamati beberapa orang pegawai sekaligus.
c. Tidak diperlukan pengamatan professional yang terlatih karena
yang diamati hanya jenis kegiatanya.
d. Pengamatan dapat dihentikan kapan saja tanpa berdampak buruk
terhadap hasil penelitian.
e. Lebih menyenangkan bagi pengamatan dibandingkan dengan
metode Time Motion Study
f. Pengamat jarang merasa bosan dan kelelahan

2. Kekurangan dari metode Work Sampling :

a. Tidak memberikan informasi yang lengkap dan terperinci detail
kegiatan tenaga yang diamati
b. Data yang didapat bisa terjadi bias karena
pegawai tahu akan diamati.
2. Time and Motion Study

Metode Time and Motion Study, pengamat melakukan pengamatan dan

mengikuti dengan cermat tentang kegiatan yang dilakukan oleh pegawai yang sedang
diamati. Tenik ini tidak hanya menghasilkan berupa beban kerja tapi juga kualitas
kerja pegawai. Pada metode ini dilakukan pengamatan secara terus - menerus sampai
pekerjaan selesai dan sampai selesainya jam kerja pada hari itu. Pengamatan dilakukan
terhadap setiap jenis tugas yang dilakukan dan lamanya waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikannya. Kegiatan ini dilakukan pengulangan pada keesokan harinya. Time
and motion study dilakukan, berat dan mahal sehingga jarang dilakukan
3. Daily Log

Daily log merupakan bentuk sederhana dari Work Sampling, dimana orang
yang diteliti menuliskan sendiri kegiatan dan waktu yang digunakan untuk penelitian
tersebut. Penggunaan teknik ini sangat bergantung terhadap kerja sama dan kejujuran
dari pegawai yang sedang diteliti.
Pelaksanaan teknik ini menggunakan formulir isian sederhana mengenai
kegiatan, waktu dan lamanya kegiatan. Sebelum dilakukan penelitian, peneliti harus
memberikan penjelasan dan penekanan bahwa informasi mengenai pegawai tidak akan
tercantum pada laporan penelitian.
Menurut Internasional Labour Organization (ILO) hasil presentase (%)
diperoleh dari pembagian antara total waktu kegiatan waktu kegiatan produktif dengan
 480 menit kemudian dikalikan 100 %, sehingga didapatkan kriteria : bila kerja
produktif > 85 % = beban kerja berat, bila waktu kerja produktif 75 % sampai dengan
85 % = beban kerja sedang, bila waktu kerja produktif < 75 % = beban kerja rendah.
Standar asumsi yang digunakan adalah 0 – 35 % diasumsikan beban kerja
rendah, 35 – 75 % diasumsikan beban kerja sedang, sementara 80 – 100 %
diasumsikan beban kerja tinggi. Diatas 100% diasumsikan beban kerja sanggat tinggi
sehingga dibutuhkan adanya suatu usaha seperti penambahan waktu kerja (lembur)
atau penambahan jumlah karyawan.
Kerangka Konsep Penelitian

INPUT PROSES OUTPUT

Activity and Delay

Waktu Kerja Sampling Analisis Beban Kerja
Tenaga Teknis
Kefarmasian di
Performance
Instalasi Farmasi
Sampling Rumah Sakit X Tahun
2019
Wawancara
Mendalam

Dalam penelitian ini, dilakukan analisis beban kerja tenaga teknis kefarmasian dengan
mengunakan metode Work Sampling. Dalam teknik Work Sampling dilakukan dengan
mengukur dari activity and delay sampling yaitu mengukur proposi kegiatan aktivitas dan
tidak melakukan aktivitas seorang pegawai, kemudian juga akan mengukur dari segi
performance sampling yaitu menggukur waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang
tidak digunakan untuk bekerja seseorang pegawai berdasarkan uraian tugasnya dan dapat
sekaligus utuk mengukur produktivitasnya. Digunakan metode Work Sampling karena metode
ini tidak sulit untuk diterapkan dalam pengamatan terhadap objek dan cocok untuk kegiatan
yang sifatnya berulang. Metode ini lebih mudah dari pada metode lainnya dengan kualitas
hasil yang dapat dipercaya. Dilakukan kegiatan wawancara mendalam dengan 3 orang
informan, yaitu Kepala Instalasi Farmasi, Tenaga Teknis Kefarmasian, dan HRD (Human
Resource Dapartemen).