Proses Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Annisa
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : (annisaoppo907@gmail.com)

Abstract - This study aims to describe the; (1) Pendidikan merupakan usaha sadar dan
forms of student administration services; (2) terencana untuk mewujudkan suasana belajar
student administration services; and (3) students' dan proses pembelajaran agar peserta didik
administrative services constraints and secara aktif mengembangkan potensi dirinya
solutions. This research is a descriptive study untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan,
with qualitative data analysis. The research pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan,
lasted for one month, from May to June, located akhlak mulia, serta keterampilan yang
at SMK Negeri 2 Sewon. The subjects of this diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan
study were the Head of School Administration negara (Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun
and the school administration officer as the 2003Bab I Pasal 1). Dengan demikian,
student administration service provider. Data pendidikan merupakan suatu proses yang
collection techniques using interviews, sistematis untuk merubah perilaku seseorang
observation, and study of documents. Test the pada suatu tujuan nasional.Penyelenggaraan
validity of the data used in the study is the pendidikan di Indonesia sebagaimana
degree of trust (credibility) using triangulation disebutkan dalam Undang-Undang RI Nomor
techniques and data sources. The results of the 20 Tahun 2003 Pasal 13 memiliki jalur, jenjang,
study were analyzed using the Miles and dan jenis pendidikan. Jalur pendidikan
Huberman model, namely data reduction, data meliputipendidikan formal, pendidikan
presentation, and drawing conclusions. nonformal, dan pendidikan informal. Jenjang
pendidikan terdiri atas pendidikan dasar,
I. PENDAHULAN pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi.
A. Latar Belakang Jenis pendidikan mencakup pendidikan umum,
kejuruan, akademik, profesi, vokasi,

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 1
keagamaan, dan khusus.Sekolah Menengah Penyelenggaraan kegiatan administrasi
Kejuruan merupakan satuan pendidikan yang di sekolah bertujuan agar program pendidikan
berada pada jenjang pendidikan menengah. terlaksana secara baik dan memberikan
Sumber daya yang dibutuhkan dalam pelayanan yang memuaskan bagi stakeholder
penyelenggaraan pendidikan pada sekolah pendidikan.Pelaksanaan kegiatan administrasi
menengah kejuruan sebagaimana tercantum pendidikan di sekolah dilakukan oleh seorang
dalam Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun kepala sekolah yang dibantu oleh tenaga
2003 meliputi tenaga kependidikan, masyarakat, administrasi sekolah.Tenaga administrasi
dana, sarana, dan prasarana. Sekolah menengah sekolah atau sering disebut sebagai petugas tata
kejuruan memiliki komponen pendidikan yang usaha sekolahmemiliki peran penting dalam
meliputi personalia pendidikan, peserta didik, penyelenggaraan pendidikanuntuk menentukan
kurikulum, sarana prasarana, pembiayaan, tata keberhasilan pendidikan.
laksana, organisasi, hubungan masyarakat, dan Peran tersebut dapat terlaksana dengan
supervisi. baik jika terdapat pedoman kerja yang jelas
Adapun unsur penting yang ada melalui pembagian tugas dan tanggung jawab
padasekolah menengah kejuruan terdiri dari yang jelas. Pada Peraturan Menteri Pendidikan
kepala sekolah, guru, tenaga administrasi, dan Nasional Nomor 19 Tahun 2007 menjelaskan
stakeholderpendidikan yang memiliki tugas, bahwa “semua pemimpin, pendidik, dan tenaga
tanggung jawab, dan peran masing-masing kependidikan mempunyai uraian tugas,
dalam penyelenggaraan pendidikan di wewenang, dan tanggung jawab yang jelas
sekolah.Pada penyelenggaraan pendidikan di tentang keseluruhan penyelenggaraan dan
sekolah menengah kejuruan terdapat pula administrasi pendidikan”. Peraturan tersebut
kegiatan administrasi. menjelaskan bahwa pembagian tugas dan
Kegiatan administrasi pendidikan tanggung jawab yang jelas menjadi pedoman
merupakan pengelolaan komponen-komponen bagi petugas tata usaha di sekolah sehingga
yang ada dalam proses penyelenggaraan dapat menjalankan perannya secara efektif dan
pendidikan untuk mencapai tujuan efisien dalam mencapai tujuan pendidikan di
pendidikan.Kegiatan tersebut diharapkan dapat sekolah. Tugas tata usaha sekolah adalah
memberikan dukungan layanan administrasi melaksanakan kegiatan administrasi,
bagi stakeholder pendidikan guna pengelolaan, pengembangan, pengawasan, dan
terselenggaranya proses pendidikan di sekolah.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 2
pelayanan teknis untuk mewujudkan proses pengertian baru dan menaikkan tingkat ilmu
pendidikan. serta teknologi.
Adapun ruang lingkup ketatausahaan Menurut Mardalis Metode adalah suatu
meliputi bidang kepegawaian, keuangan, sarana prosedur atau cara untuk mengetahui sesuatu
prasarana, hubungan sekolah dengan dengan langkah-langkah sistematis, metode
masyarakat, persuratan dan pengarsipan, berarti suatu cara kerja yang sistematik. Metode
kesiswaan, kurikulum, kebersihan, dan disini diartikan sebagai suatu cara atau teknisi
keamanan. yang dilakukan dalam proses penelitian.
Penelitian ini menggunakan pendekatan
B. Tujuan kualitatif untuk mendeskripsikan permasalahan
1. Mengetahui bentuk pelayanan ketatausahaan dan fokus penelitian. Metode kualitatif adalah
peserta didik pada penyelenggaraan langkah-langkah penelitian sosial untuk
pendidikan. mendapatkan data deskriptif berupa kata-kata
2. Mengetahui pelaksanaan pelayanan dan gambar.
ketatausahaan peserta didik pada Hal tersebut sesuai dengan yang
penyelenggaraan pendidikan. diungkapkan oleh Lexy J. Moleong bahwa data
3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam yang dikumpulkan dalam penelitian kualitatif
pelayanan ketatausahaan peserta didik pada adalah berupa kata-kata, gambar, dan bukan
penyelenggaraan pendidikan solusi atas angka-angka.
kendala tersebut.
III. TEORI DAN PEMBAHASAN

II. METODE PENELITIAN A. Pengertian Tata Usaha

Secara Etimologis, Tata Usaha adalah
Metode merupakan suatu cara atau
kegiatan memberi bantuan dalam mengelola
teknis yang dilakukan dalam proses
informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan
penelitian,sedangkan penelitian adalah semua
yang terhimpun dalam organisasi. Ada
kegiatan pencarian penyelidikan, dan percobaan
beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi
secara alamiah dalam suatu bidang tertentu,
kesemuanya hampir mempunyai kesamaan
untuk mendapatkan fakta-fakta atau prinsip-
pengertian yang mengarah kepada pengaturan
prinsip baru yang bertujuan untuk mendapatkan

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 3
 tulis menulis dan catat mencatat. Berikut
beberapa pengertian tentang Tata Usaha.
1. Ditinjau dari asal kata  Pasal 5 Ayat
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu
“Tata” dan “Usaha” yang masing-masing
kurang lebih mempunyai pengertian
sebagai berikut Tata adalah
peraturan yang harus ditaati., dan Usaha
ialah suatu usaha dengan mengerahkan
tenaga, pikiran untuk mencapai suatu
maksud. Jadi menurut arti kata, Tata
Usaha adalah suatu aturan atau peraturan
yang terdapat dalam suatu
penyelenggaraan kerja.
2. Dalam Kamus Bahasa Indonesia
Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan
istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan
tulis menulis(keuangan dan sebagainya)
di perusahaan, negara dan sebagainya,
sedangkan penata usaha ialah orang-
orang yang menyelenggarakan taha usaha.
3. The Liang Gie dalam
Administrasi Perkantoran Modern
Memberikan pengertian bahwa tata usaha
ialah segenap rangkaian
menghimpun, mencatat, mengelola,
mengadakan, mengirim dan menyimpan
keterangan-keteranagn yang diperlukan
dalam setiap usaha kerja.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 4
4. Mentri keuangan Republik Indonesia
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas
melakukan urusan tata usaha, keuangan,
kepegawaian dan penyusunan rencana
suatu kerja dan laporan serta akuntabilitas
kinerja.
5. Menurut George Terry
Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan dan pembuatan
proses warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan
sebagai cara untuk meringkas banyak hal
dengan cepat guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan kontrol dari
pimpinan
6. Menurut William Leffingwell dan Edwin
Robinson
Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-
tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-
pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-
bukunya warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai
untuk mencari keterangan dikemudian hari.
Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah
aktivitas dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha
itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-
daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat
perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-
 laporan, dan oleh segala macam nota yang Hal ini penting dalam rangka
tertulis dan tercetak. penyimpanan surat-surat atau dokumen
yang dinilai penting dan berkaitan
Selanjutnya, dalam makalah ini tata dengan kegiatan organisasi.
usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan Tata usaha menurut intinya adalah
untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan tugas pelayanan di sekitar keterangan
keterangan-keterangan sehingga keterangan- keterangan yang berwujud pada 6 pola
keterangan itu dapat digunakan secara kegiatan: 
langsung sebagai bahan informasi bagi 1. Menghimpun
pimpinan organisasi yang bersangkutan atau  Kegiatan mencari dan mendapatkan
dapat dipergunakan oleh siapa saja yang berbagai keterangan yang diperlukan suatu
membutuhkannya. organisasi sehingga organisasi tersebut dapat
Dengan demikian, tata usaha merupakan dengan mudah mendapatkan gambaran
kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa tindakan dari informasi yang telah terhimpun.
perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut : Informasi yang dihimpun asalnya berserakan
1. Korespondensi dan laporan, dimana-mana, tugas tatausahlah yang
Kegiatan ini berhubungan dengan mengimpun informasi dengan berbagai cara.
pencatatan relasi atau kemitraan kerja 2. Mencatat
organisasi ataupun kantor samapi pada Keterangan atau informasi yang telah
persiapan hal-hal yang harus dilapokan dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun
kepada pimpinan. kembali dalam bentuk tulisan sehingga
2. Tata hubungan menjadi informasi yang mudah dibaca dan
Yaitu berhubungan dengan proses surat- dipahami, disimpan, dan dikirim kembali.
menyurat, penerimaan dan pengiriman Penyusunan kembali informasi ini dapat juga
telepon serta facsimile dan surat disajikan dalam pita rekaman
3. Pencatatan dan perhitungan, suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan
Kegiatan ini berhubungan dengan data- didengar.
data laporan, data statistik, dll. 3. Mengola
4. Kearsipan,

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 5
 Kegiatan ini dimaksudkan untuk b. Pengelolaan keuangan sekolah
menyajikan kembali informasi sehingga lebih
c. Pengurusan adminstrasi ketenagaan
berguna.
dan sisswaUU
4.  Menggandakan
Keterangan/informasi yang telah
d. Pembinaan dan pengembangan karier
dihimpun dicatat dan diolah kemudian
pegawai tata usaha sekolah
digandakan (diperbanyak sesuai kebutuhan)
dengan berbagai cara. e. Penyusunan administrasi
5.  Mengirim perlengkapan sekolah
Kegiatan ini dilakukan untuk
f. Penyusunan dan penyajian
menyampaikan inforasi yang telah digandakan
data/statistik sekolah
kepada pihak yangmemerlukan dengan
menggunakan berbagai saluran informasi,
g. Mengkoordinasikan dan
seperti edaran, surat elektronik, dan lain
melaksanakan 7 K
sebagainya.
6.  Menyimpan h. Penyusunan laporan pelaksanaan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk kegiatan, pengurusan ketatausahaan
menyimpan dengan aman informasi yang telah secara berkala.
diolah dan menyusun dengan berbagai cara
dan alat tertentu. 2. Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah

Melaksanakan seluruh
B. Proses Adminitrasi Ketataushaan
Administrasi Keuangan Sekolah,
1. Tugas Pokok Urusan Administrasi
meliputi keuangan rutin/UYHD/BOPS,
Ketatausahaan
Dana BOS, Dana Komite Sekolah dan
Melaksanakan ketatausahaan sekolah
Dana dari sumber lainnya, bertanggung
dan bertanggung jawab kepada Kepala Tata
jawab langsung kepada Kepala Tata
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut
Usaha, dengan rincian tugas sebagai
:
berikut:

a. Menyusun program kerja tata usaha

a. Menyimpan Dokumen, Rekening
sekolah
Giro atau Bank Keuangan sekolah
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 6
 b. Mengajukan Pembayaran a. Mencatat Penerimaan Barang
Inventaris dan Non Inventaris
c. Membuat Laporan Penggunaan
b. Mengisi Buku Induk Inventaris
Keuangan BOPS, BOS, Komite
Sekolah dan sumber lainnya. c. Mengisi Buku Golongan Inventaris

d. Melaksanakan Pengambilan dan d. Membuat Buku Penerimaan dan

Pengembalian serta pembayaran Pengeluaran Barang Non Inventaris
Keuangan Negara sesuai petunjuk.
e. Membuat Buku Pengeluaran /
e. Menyimpan arsip/dokumen dan SPJ Penggunaan Barang Inventaris
Keuangan
f. Membuat Kode / Sandi pada Barang
f. Membuat Laporan posisi anggaran Inventaris
(daya serap)
g. Membuat Laporan Keadaan Barang
g. Membuat Lembar Hasil Waskat Inventaris

h. Menjadi/ melaksanakan tugas h. Mengisi Kartu Barang

kebendaharan dari setiap kepanitiaan
i. Membuat Berita Acara Penghapusan
yang dibentuk sekolah.
Barang Inventaris
i. Membentuk Keuangan berdasarkan
j. Menyimpan Dokumen Kepemilikan
sumber keuangannya pada buku kas
Barang-barang Inventaris dan
umum, pembantu dan tabelaris.
dokumen lainnya
3. Tugas pokok urusan inventarisasi
k. Membuat Daftar kebutuhan Sarana
dan perlengkapan
atau Prasarana atau ruang
Melaksanakan Administrasi
l. Membuat Daftar Pengumuman
Inventarisasi dan Kelengkapan sekolah
Barang Inventaris pada setiap ruangan
bertanggung jawab kepada Kepala
Tata Usaha, dengan rincian tugas
sebagai berikut:
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 7
 4. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi 5. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi
Kepegawaian Kesiswaan

     Melaksanakan Administrasi Melaksanakan Administrasi Kesiswaan,

Kepegawaian, bertanggung jawab kepada bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha,
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas dengan rincian tugas sebagai berikut :
sebagai berikut :
a. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
a. Mengisi Buku Induk Pegawai b. Mengisi Buku Klaper Siswa
b. Membuat DUK, R7/R6(F-3) dan DSO (F-
c. Mengisi Buku Induk Siswa
1,2) guru atau pegawai

d. Mengisi Buku Mutasi Siswa

c. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan
Tingkat atau Golongan gaji Berkata Guru/
e. Membuat Daftar Keadaan Siswa
Pegawai
f. Membukukan Daftar Keadaan Siswa
d. Membuat dan mengajukan berkas usul
permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru g. Membukukan Daftar Siswa perkelas
atau Pegawai
h. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
e. Membuat Daftar hadir Guru dan Pegawai
i. Membuat usulan peserta ujian
f. Menyimpan Berkas data atau arsip
j. Menyimpan daftar Lulusan
Kepegawaian

k. Menyimpan Daftar Penerimaan atau

g. Membuat SK Pembagian Tugas dan Surat
penyerahan STTB
Tugas

l. Menyimpan Daftar kumpulan nilai (leger)

h. Membuat Daftar Gaji

m. Menyediakan Blanko Pemanggilan Orang

i. Membuat Daftar Pembayaran Honorarium
Tua Siswa
dan Kesejahteraan

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 8
 n. Membuat Surat Keterangan dan surat i. Membuat Administrasi Kepegawaian
mutasi siswa
j. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan data-
o. Menyediakan Blanko izin keluar masuk data sekolah
kelas
7. Tugas Pokok Pengelola perpustakaan
p. Mengisi papan data keadaan siswa
     Melaksanakan Administrasi
6. Tugas Pokok Urusan Adminstrasi Perpustakaan, bertanggung jawab kepada
persuratan Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas
sebagai berikut :
Melaksanakan Administrasi Persuratan,
bertanggung jawab kepada Kepala Tata a. Mengisi buku induk Perpustakaan dan
Usaha, dengan rincian tugas sebagai berikut : Buku Paket
b. Membuat Nomor / Kode Klasifikasi
a. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk dan
Buku
keluar
b. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan c. Membuat Buku Pengunjung
Keluar Perpustakaan

c. Mengangandakan/tikrey surat atau d. Membuat Kelengkapan Kartu, Date due

dokumen sekolah slip, Katalog Anggota Peminjam

d. Mengisi Buku Ekspedisi e. Membuat Statistik/Grafik Pengunjung

dan peminjam
e. Menyimpan Arsip dan menyampaikan surat
f. Membuat Laporan Keadaan Buku
f. Memelihara dan menata kearsipan dan
dokumen surat keputusan, laporan dan g. Membuat Daftar pengunaan barang
lainnya. inventaris di perpustakaan

g. Membantu kelancaran administrasi sekolah 8. Tugas Pokok Pengelola Laboratorium

h. Membuata Administrasi Bendahara

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 9
      Melaksanakan Administrasi b. Membantu menyediakan kebutuhan
Laboratorium, bertanggung jawab kepada guru/pegawai
Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas
c. Menyiapakan air minum
sebagai berikut :

d. Mencuci dan menyimpan alat-alat

a. Mencatat / Membukukan barang-barang
minum dan makan
laboratorium
b. Menyediakan Buku Penggunaan barang
e. Membuka dan mengunci seluruh
lab
ruangan

c. Membuat daftar penggunaan

f. Kebersihan WC Siswa
laboratorium
g. Kebersihan WC Guru dan Kepala
d. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
Sekolah

e. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat

h. Melaksnakan piket malam
lab

f. Membuat daftar laporan keadaan dan

mutasi alat-alat C. Tata Ruang Kantor/Sekolah

g. Membuat daftar kebutuhan bahan 1. Pengertian

pratikum
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa
9. Tugas Pokok Pembantu/Penjaga inggris, yaitu Office Layout atau sering
sekolah disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor
adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
     Melaksanakan Kegiatan kebersihan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
dan pengamanan sekolah, bertanggung jawab
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan
kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tata ruang kantor diantaranya, sebagai
tugas sebagai berikut :
berikut :

a. Menjaga dan melaksanakan kebersihan

ruang seluruh bangunan sekolah,
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 10
a. Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan f. Mempergunakan segenap ruangan dengan
“Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat baik.
pada letak yang tepat serta pengaturan kerja g. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi
yang memberikan kepuasan bekerja bagi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan
para karyawannya”. yang sunyi.
b. Menurut Litlefield & h. Terciptanya kesan yang baik tentang
Petterson mengatakan “ Office lay out may organisasi tersebut dari relasi dan tamu
be defined as the arrangement of furniture yang datang.
and equipment within available flour i. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh
space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan jarak yan terpendek
sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).
3. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
2. Tujuan
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor Menurut Richard Muther, ada empat asas tata
adalah sebagai berikut: ruang pada suatu kantor, keempat azas itu
a. Memberikan kemudahan semestinya harus saling melengkapi agar
yang optimum bagi arus komunikasi dan tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan
arus kerja. teratur. Keempat Azas tersebut adalah:
b. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi a. Asas jarak terpendek
setiap orang. Perubahan tata ruang kantor pada asas ini
c. Memudahkan pengawasan sehingga maksudnya adalah menata letak meja-meja
manajer dapat melihat staf yang sedang dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar
bekerja. sehingga pergerakan antar karyawan dapat
d. Memberikan kemudahan lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh
yang tinggi kepada setiap gerakan akan mengakibatkan perlu beberapa
karyawan dari meja ke meja. langkah untuk mencapai ke meja lain,
e. Menghindarkan diri dari bandingkan dengan jarak meja yang tidak
kemungkinan saling menganggu antara terlalu lebar.
karyawan dengan karyawan lainnya.
b. Asas rangkaian kerja

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 11
 Asas Penempatan para pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang
peralatan menurut urutan pekerjaan pendek.
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak d. Meletakkan perlengkapan kantor harus
membuat berseliweran pegawai lainya, dekat dengan pegawai yang
karena pengaturan menggunakannya.
mejanyasudahruntut/teratur. e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran
yang sama dalam sebuah ruangan.
c. Asas penggunaan segenap ruangan f. Menyusun meja harus sedemikian rupa
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
luas yang tidak dimanfaatkan. Jika ada menghadap pada sumber cahaya.
ruangan yang kosong maka dapat g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan
diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan masyarakat harus ditempatkan dibagian
lain sebagainya sehingga membuat ruangan depan.
semakin nyaman dan asri. h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh,
sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
d. Asas perubahan susunan tempat kerja hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.
Asas ini memungkinkan apabila di kantor i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada
ada perkembangan baik pada pekerjaan pada dinding atau susun tangga yang mudah
maupun pegawai tata ruang dapat diubah terjangkau oleh petugas.
dengan mudah dan cepat.
5. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
4. Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor a. Tata Ruang Tertutup
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah
sedapat mungkin dalam garis lurus. atau tertutup apabila susunan ruang untuk
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang bekerja terbagi-bagi dalam beberapa
berfungsi sama dan yang berhubungan bagian.
harus ditempatkan secara berdekatan untuk
mengurangi waktu bepergian. 1) Keuntungannya:
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga a) Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan b) Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap
terjaga.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 12
c) Menghindari gangguan dari pekerja satu ke b) Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
yang lainnya. c) Memperlancar arus pekerjaan dari meja
d) Pimpinan akan lebih tenang dalam satu ke meja yang lain tanpa orangnya
mengerjakan tugasnya karena tidak harus mondar-mandir meninggalkan tempat
terganggu oleh kegiatan para karyawan. kerja.
d) Cahaya mudah masuk dan udara mudah
2) Kelemahannya: beredar.
a) Pengawasan lebih sulit dilakukan karena e) Mudah merubah ruangan.
terhalang oleh penyekat. f) Perubahan organisasi menyebabkan
b) Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar perubahan tata ruang dapat dilayani dengan
sehingga suasana lebih pengap dan gerah. cepat dan luwes.
c) Apabila diperlukan tukar g) Apabila terjadi penambahan pegawai atau
tempat antara bagian yang satu dengan alat-alat kantoragak sulit menampungnya,
bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit karena ruangan terbatas.
merubah ruangan.
d) Apabila terjadi penambahan pegawai atau 2) Kelemahannya:
alat-alat kantorataupun perubahan a) Dapat merendahkan moral atau staf. Karena
mengenai proses penyelesaian suatu cara hidup yang diawasi terus menerus.
pekerjaan agak sulit menampungnya. b) Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan
b. Tata Ruang Terbuka rahasia.
Dalam susunan ini ruang yang c) Pekerja akan kehilangan kepribadian.
dipergunakan untuk ruang bekerja tidak d) Apabila ada pekerja yang ngbrol dan
dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
penyekat, tetapi semua aktivitasnya menggangu yang lain.
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka e) Peralatan kantor yang dapat menimbulkan
sehingga semua yang bekerja tampak suara gaduh akan menggangu pekerjaan
mudah diamati dari satu sudut pandang. lainnya yang membutuhkan ketenangan.
f) Pimpinan lebih terganggu ketenangan
1) Keuntungannya: kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang
a) Pengawasan lebih mudah dan efektif tertutup.
terhadap segenap pegawai. c. Tata Ruang Kantor Semi Tertutup
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 13
 Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang Penerangan cahaya yang baik akan
disekat hanya setinggi 1,5 meter. diperoleh beberapa keuntungan,
1) Keuntungan ruang kantor semi tertutup diantaranya:
adalah untuk menjaga privasi kerja a. Hasil pekerjaan atau produktivitas
2) Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah bertambah.
perubahan tempat lebih sulit dilakukan. b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
6. Lingkungan Fisik Kantor c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
Salah satu yang harus diperhatikan dalam d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
perencanaan gedung atau fisik kantor e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
adalah lokasi. Disamping itu faktor penting f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.
yang harus mendapat perhatian adalah
faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu 2. Perencanaan Warna
kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan Dengan menggunakan warna yang tepat
masyarakat maka kantor tersebut tidak dan baik akan diperoleh keuntungan
dapat bertahan lama dan akhirnya akan diantaranya:
mati. Karena itu pula faktor lain yang harus a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan
diperhatikan, diantaranya: dan menarik pandangan
a. Pengembangan kantor dimasa yang akan b.   Mempunyai akibat yang tidak langsung
datang. terhadap efisiensi dan produktivitas
b. Gambaran perkembangan wilayah dimasa pegawai.
datang. c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya
c. Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor. yang berlebihan.
d. Udara yang bersih dan segar. d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan
e. Ongkos pemeliharaan yang rendah. dan semangat bekerja pegawai.
f. Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga
mudah. pegawai merasa lega dan bebas.

7. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu :
Ruang a.    Warna merah adalah warna yang
menggambarkan panas dan kegembiraan
1. Perencanaan Cahaya dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 14
 digunakan bagi alat untuk merangsang e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan
panca indra dan jiwa agar semangat dalam baik
melaksanakan suatu pekerjaan. f. Kesan yang lebih baik dari para tamu
b.    Warna kuning adalah warna yang
menggambarkan kehangatan matahari dan 4. Perencanaan Suara
berfungsi untuk merangsang mata dan Dengan suara gaduh berakibat pada:
syaraf, sehingga dapat menimbulkan a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
perasaan riang gembira dengan b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
melenyapkan perasaan tertekan. c. Kesalahan yang lebih banyak
c.    Warna biru sebagai warna dari langit dan d. Kelelahan yang bertambah
samudera yang menggambarkan e. Semangat kerja pegawai berkurang
ketentraman dan keluwesan. Warna ini Untuk mengatasi faktor suara yang sering
mempunyai pengaruh mengurangi mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan hendaknya diperhatikan hal berikut:
darah. a.    Langit-langit atau dinding ruang
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
warna memberikan pengaruh terhadap tamu b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi
yang   datang, diantaranya: alas karet busa tipis
a. Kepercayaan terhadap kantor c.    Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil
b. Efisiensi atau produktifitas yang tertutup rapat
c. Moral d.    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi
alas karet atau semacam tegel dari bahan
3. Perencanaan Udara yang tidak banyak meneruskan suara.
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik
maka diperoleh keuntungan-keuntungan, D. Peranana dan Tanggung Jawab Guru
diantaranya: Dalam Tata Usaha
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 15
 Telah dikatakan di depan bahwa Administrasi sekolah terutama yang
administrasi tata usaha adalah kegiatan berkaitan dengan ketata usahaan adalah
melakukan pencatatan untuk segala sesuatu pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya
yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama,
sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. dan bukan bersifat individual. Oleh karena
itu semua personel sekolah terutama guru
Telah disebutkan pula bahwa tugas
harus ikut terlibat.
utama guru yaitu mengelola proses belajar
mengajar di sekolah. Sekolah merupakan Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh
sub sistem pendidikan nasional dan di seorang guru dalam hal ke-tata usaha-an di
samping sekolah, system pendidikan sekolahnya. Di antaranya ;
nasional itu juga mempunyai komponen,
1. Pencatatan Murid
komponen lainya. Guru harus juga
memahami apa yang terjadi di lingkungan
Pencatatan terhadap siswa ini terutama
kerjanya.
adalah siswa baru-siswa perkelas-
persemester-dan yang mengulang kelasnya,
Di sekolah guru berada dalam kegiatan
pindahan, serta jumlah siswa yang keluar
administrasi sekolah, terutama ketata
karena lulus atau bahkan karena drop out.
usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan
Dengan pencatatan inilah maka dengan
kegiatanya untuk menghasilkan lulusan
mudah diketahui jumlah siswa dan
yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan.
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
Dalam lingkup administrai atau ketata
usahaan sekolah itu peranan guru amat
Di samping itu tugas lainnya adalah
penting, seperti penetapkan kebijaksanaan
pencatatan daftar hadir siswa, dalam rangka
dan melaksanakan proses perencanaan,
untuk menghitung keaktifan siswa dan
pengorganisasiaan, pengarahan,
partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai
pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan
alat kontrol dalam menegakkan tata tertib
penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan,
sekolah. Dan yang terpenting adalah data
sarana prasarana sekolah, personalia
tentang prestasi muridnya. Untuk dapat
sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-
melihat kemajuan atau kemunduran dengan
masyarakat guru harus memberikan
segera dapat dilihat dari dokumentasi siswa
sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 16
 tersebut. Semua hasil pencatatan ini mempengaruhi bagi kelancaran proses
diperlukan sekali sebagai bahan laporan pendidikan di sekolahnya.
yang nyata kepada atasannya. Oleh karena
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha
itu tidak boleh hilang atau rusak.
Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan
Mengingat kegiatan komunikasi lembaga
laporan untuk orang tua siswa.
pendidikan baik secara lisan maupun
tertulis dengan pihak luar dan dalam
2. Pencatatan tentang Guru
lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam
Data tentang keadaan guru harus dicatat bentuk tertulis dilaksanakan melalui surat,
dengan baik, terutama tentang jumlah, data telegram, nota, dan lain-lain. Sehingga
pribadi, masa kerja, dan bahan untuk usulan perlu penertiban surat-menyurat ini, baik
kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. surat masuk maupun surat keluar. Buku-
Demikian pula kehadiran guru buku tata usaha di antaranya ;
melaksanakan tugas sebagai pegawai,
a. Buku agenda
terutama PNS, yang sangat berguna untuk
b. Buku arsip
pembinaan guru itu selanjutnya. Pada
c. Buku ekspedisi
gilirannya nanti semua data itu akan
berguna sebagai bahan bimbingan,
perencanaan, pengawasan, koordinasi dan
Masih banyak kesempatan lain yang
pendidikannya. Data yang dicatat dengan
mengharuskan guru ikut berperan atau
rapi dan lengkap akan sangat menunjang
terlibat dalan administrasi sekolah, terutama
untuk mengatasi masalah yang dialami
berkaitan dengan tata usaha sekolah,
sekolah maupun pribadi guru itu sendiri.
Beberapa di antaranya ialah:
Data yang lengkap akan memberikan
petunjuk untuk mengambil keputusan bagi a. Merencanakan penggunaan ruang-ruang
kepala sekolah. di sekolah
b. Merumuskan kebijakan tentang
3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
pembagian tugas mengajar guru-guru

Pengaturan proses belajar mengajar pun

harus dilakukan dengan tertib. Hal ini akan

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 17
 c. Menyelidiki buku-buku sumber bagi antar tenaga administrasi serta diskusi
guru dan buku-buku pelajaran bagi dengan kepala sekolah, sehingga dalam
murid-murid penyelesaian pekerjaan tersebut dapat sesuai
dengan yang diharapkan sekolah.
d. Berperan dalam hal surat-menyurat di
lingkungan sekolah 3. Pelaksaan administrasi dimadrasah aliyah
mathlaul anwar kedondong pesawaran
e. Berperan sebagai penerima, penyortir,
dinilai dari keselurahan data yang terlampir
pencatat, pengarah, pengolah, peñata
maka dapat disimpulkan secara global
arsip pada proses surat menyurat.
bahwasannya seluruh aktitifiutas kegiatan
ketatausahaan di madrasah aliyah mathlaul
IV. KESIMPULAN
anwar dberjalan dengn baik
1. Kualitas pelaksanaan administrasi
ketatausahaan di Madrasah Aliyah Mathla’ul
Daftar Pustaka
Anwar Kedondong dalam
administrasiguru,kesiswaandanadministrasi Hendi, Haryadi. 2009. Buku Administrasi
Perkantoran Untuk Manager dan Staf. Jakarta :
kepegawaian masih ada yang belum
Erlangga.
maksimal yaitu belum sesuai dengan
Lantip, Prasojo diat. 2011. Supervisi
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional
Pendidikan. Yogyakarta : Gaya Media.
Nomor 24 tahun 2008 tentangStandar
Nur, Aedi. 2008. Metode dan Teknik Supervisi.
Tenaga Administrasi Sekolah.
Depdikbud : Jakarta.

2. Pelaksanaan administrasi di Madrasah Sedianingsih, dkk. 2014. Teori dan Praktik

Aliyah Mathla’ul Anwar Kedondong Administrasi Kesekretariatan. Jakarta :
Erlangga.
Pesawaran terdapat beberapa kendala secara
internal dan eksternal. Untuk kendala Suwandhi. 2007. Modul Pengertian Fungsi dan
Cakupan Administrasi. Bandung : Budi Setia
internal yaitu kemampuan/ kompetensi
Bandung.
dalam menyelesaikan pekerjaan, dengan
https://eprints.uny.ac.id/13958/1/MIKA
solusi merotasi jabatan personil yang kurang
%20HARIYANI_10101241020.pdf
mampu mengemban tanggungjawab dari
http://repository.radenintan.ac.id/5970/1/
sekolah, untuk dipindahkan ke tugas yang
skripsi.pdf
lain dan mendiskusikan masalah yang ada
Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 18
Afriansyah, H. (2019). Administrasi Peserta
Didik. Padang.
https://doi.org/10.17605/OSF.IO/NRXH8

Artikel
Administrasi dan Supervisi Pendidikan | 19