CONTROLLING

Makalah Ini Ditujukan Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Manajemen

Disusun oleh :

Jun junaedi

10090316282

Manajemen F

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS ISLAM BANDUNG

Jalan Taman Sari No. 1

BANDUNG

1
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengertian Manajemen

Secara harfiah, Manajemen adalah kosa kata yang berasal dari bahasa Perancis
kuno, yaitu menegement yang berarti seni melaksanakan dan mengatur.

Menurut Harold Koontzdan Cyril O’donnel, “Manegement is getting thing done

throught the efforts of other people” yang berarti menejemen adalah usaha untuk
mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

Terdapat pengertian baru menejemen menurut Koontz dan Weihrichdalam edisi

kesepuluh dari buku manajemen A Global Perspective yaitu “Management is the process
of designing and maintaining an environment in which individuals, working together in
groups, efficiently accomplish selected ains” yang artinya “Manajemen adalah proses
merancang dan memelihahara suatu lingkungan dimana individu, bekerja sama dalam
kelompok, efisien mencapai tujuan yang dipilih”.

Konsep Dasar Manajemen

1. Sebagai manajer,orang menjalankan fungsi manajerial dalam perencanaan,

pengorganisasian, penempatan staf, pimpinan, dan pengendalian.
2. Manajemen berlaku untuk semua organisasi.
3. Ini berlaku untuk manajer disemua tingkat organisasi.
4. Tujuan semua manajer adalah sama: untuk menciptakan surplus.
5. Mengelola berkaitan dengan produktivitas; ini menyiratkan efektivitas dan efesiensi.

Tingkatan Level Manajemen

Manajer adalah seseorang yang bekerja sama dengan orang lain dengan cara
mengorganisasikan aktivitas bersama-sama untuk merealisasikan keinginan organisasi.
Pada umumnya manajemen memiliki tugas yang sama, yaitu melakukan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Namun, manajemen dapat dibagi
menjadi tiga tigkatan yaitu:

2
1. Manajemen Puncak (Top Level of Management) merupakan level manajemen paling
atas, biasanya terdiri atas direksi, Chief Executive Officer (CEO), General Manager
(GM) atau Presiden Direksi (presdir). Direksi merupakan perwakilan dari pemilik
perusahaan atau pemegang saham, mereka dipilih oleh pemegang perusahaan
sedangkan CEO dipilih oleh Dewan Direksi perusahaan.
2. Manajemen Tingkat Menengah (Middle Level of Management) bertanggungjawab
atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak serta
bertanggungjawab terhadap segala aktivitas yang dilakukan oleh tingkatan
manajemen yang lebih rendah atau terhadap beberapa karyawan operasionalnya.
3. Manajemen Lini Pertama (First Line Management) yaitu tingkatan manajemen yang
paling rendah dalam sebuah organisasi yang memimpin serta melakukan pengawasan
terhadap tenaga-tenaga operasional dalam perusahaan atau organisasi akan tetapi
tidak membawahi manajer yang lain.

Management Process in 3D

Proses menejemen menurut R. Alee Mackenzie ada tiga dasar menejemen Yang
sangat penting, ialah:

1. Unsur ideasyang berkaitan dengan pemikiran konseptual dimana perencanaan

merupakan bagian yang paling penting.
2. Unsur things yang berkaitan dengan administrasi.
3. Unsur people yang berkaitan dengan cara bagaimana mengarahkan manusia
(kepemimpinan).

3
 Gambar diatas merupakan diagram Management prosses in 3D

1. Ideas yaitu (ide-ide)

a. Elemen ini memiliki tugas Conceptual Thinking yaitu ( Pemikiran Konseptual)
b. Dari tugas diatas memiliki definisi Formulate Notions yang berarti (merumuskan
gagasan)
c. Continuous Function (fungsi kontinu): Analyze Problems (Menganalisa masalah)
d. Dari fungsi kontinu diatas memiliki definisi: Gather fact, ascertain causes, develop
alternate solutions (mengumpulkan fakta, mengembangkan solusi alternative)
e. Sequential Functions (Fungsi berurutan) dari definisi diatas yaitu:Plan yang berarti
Rencana
f. Setelah mengetahui fungsi berurutan kita juga harus mengetahui definisi dari masing-
masing fungsi: Predetermine a course of action, yang berarti menetapkan suatu
tindakan.
g. Selajutnya adalah Activities atau yang biasa disebut kegiatan
1) Plan
a) Forecast (perkiraan)
b) Set Objectives (menentukan tujuan-tujuan)
c) Develop Strategies (mengembangkan strategi)
d) Program (program)
e) Budget (anggaran)
f) Set Procedures (menetapkan prosedur)
g) Develop Policies (mengembangkan kebijakan)
2) Definisi dari tugas diatas adalah

4
 a) Establish where present course will lead (menetapkan dimana yang
memberikan arah akan memimpin
b) Determine desired end result (menentukan yang diinginkan untuk hasil akhir)

c) Decide how & when to achieve goals ( menentukan bagaimana dan kapan
untuk mencapai tujuan)
d) Establish priority sequence & timing of steps (menetapkan urutan prioritas
langkah pemilihan waktu)
e) Allocate resources (menyediakan sumber daya)
f) Standardize methods (metode standar)
g) Make Standing decisions on important recurring matters ( membuat
kedudukan keputusan penting tentang masalah waktu sekarang)

2. Things (berfikir)
a. Elemen Things (berpikir) ini memiliki Tugas , yaitu : Administration yaitu
adminstrasi
b. Dari tugas diatas memiliki definisi yaitu:manage details of executive affairs
(mengelola rincian urusan eksekutif)
c. Continuous function (fungsi kontinu), yaitu make decision (membuat keputusan)
d. Dari fungsi kontinu diatas memiliki definisi yaitu: arrive at conclusions dan
judgements (sampai pada kesimpulan dan penilaian)
e. Dari definisi tersebut memiliki Sequential Function( fungsi sekuensial)
yaitu :organize(mengatur)
f. Dari Sequential Function( fungsi sekuensial) mempunyai definisi yaitu:arrange and
relate work for effective accomplishment of objectives (mengatur dan berhubungan
kerja untuk prestasi yang efektif dari tujuan)
g. Selanjutnya adalah Activities atau yang biasa disebut kegiatan Organize
1) Establish organization structure (membangun struktur organisasi)
2) Delineate relationships (menggambarkan hubungan)
3) Create postion descriptions (membuat deskripsi posisi)
4) Establish position qualifications (membangun kualifikasi posisi)
h. Dari kegiatan tersebut mempunyai Definisi, yaitu :
1) Draw up organization chart (menyusun struktur organisasi) :
2) Deffine liasison lines to facilitate coordination (mendefinisikan garis penghubung
untuk memudahkan koordinasi) ;
3) Define scope, relationships responsibilities and authority (menentukan ruang
lingkup, hubungan tanggung jawab dan wewenang) :
4) Define qualifications for persons in each position (menentukan kualifikasi untuk
orang di setiap posisi)
3. People (orang-orang)
a. Elemen ini memiliki tugas: Leadership (Kepemimpinan)

5
b. Dari tugas diatas memiliki definisi: Influence People to Accomplish Desired Goals
(mempengaruhi orang untuk mencapai tujuan yang diinginkan)
c. Continuous Function (Fungsi Kontinu): Communicate (komunikasi)
d. Dari fungsi kontinu di atas memiliki definisi: Ensure Understanding(memastikan
pemahaman)
e. Sequential Function (Fungsi sekuensial):
1) Staff (staf)
a) Dari fungsi staf dapat didefinisikan sebagai: Choose Competent People For
Positions in Organization (memilih orang yang kompeten untuk posisi dalam
organisasi)
b) Aktivities (aktifitas)
 Select (memilih)
 Orient (mengorientasikan)
 Train (melatih)
 Develope (mengembangkan)
c) Dari aktifitas dapat didefinisikan sebagai:
 Rectruit qualified people for each position (merekrut orang yang
memenuhi syarat untuk setiap posisi)
 Familiarize new people with the situasion (membiasakan orang-orang
baru dengan situasi)
 Make proficient by instruction and practice ( membuat mahir dengan
instruksi dan praktek)
 Help improve know ledge, attitudes and skills (membantu meningkatkan
pengetahuan, sikap dan keterampilan)
2) Direct (langsung)
a) Dari fungsi langsung dapat didefinisikan sebagai: Bring about purposeful
action toward desired objectives (membawa tindakan terarah menuju tujuan
yang diinginkan )
b) Aktivities (aktifitas)
 Delegete (melimpahkan)
 Motivate (motivasi)
 Coordinate (koordinat)
 Manage differences (mengelola perbedaan)
 Manage change (mengelola perubahan)
c) Dari aktifitas dapat didefinisikan sebagai
 Assign responsibility and exact accountability for results (menetapkan
tanggung jawab dan akuntabilitas yang tepat untuk hasil)
 Persuade and inspire people to take desired action (membujuk dan
menginspirasi orang untuk mengambil tindakan yang diinginkan)

6
  Relate efforts in most effective combination (berhubungan upaya dalam
kombinasi yang paling efektif)
 Encourage independent thought and resolve conflict (mendorong
pemikiran independent dan menyelesaikan konflik)
 Stimulate creativity and innovation in achieving goals (merangsang
kreativitas dan inovasi dalam mencapai tujuan)
3) Control (kontrol)
a) Dari fungsi kontrol dapat didefinisikan: Ensure progress toward objectives
according to plan (memastikan kemajuan menuju tujuan sesuai rencana)
b) Aktivities (aktivitas)
 Establish reporting system (membangun sistem pelaporan)
 Develop performance standards (mengembangkan standar kinerja)
 Measure result (hasil pengukuran)
 Take corpectiveaction (mengambil tindakan koretif)
 Reward (penghargaan)
c) Dari aktifitas dapat didefinisikan sebagai
 Determine what critical data are needed (menentukan data penting yang
dibutuhkan)
 Set cionditions that will exist when key duties are well done (tugas utama
kondisi set dilakukan dengan baik)
 Ascertaintent of deviation from goals and standards (batas sebagaimana
tertentu penyimpangan dari tujuan dan standar)
 Adjust plans, counsel to attain standars, replant repeat cycle
(menyesuaikan pesawat, nasihat untuk mencapai standar, menanam
kembali siklus berulang)
 Praise, remunecate and discipline (pujian, menggaji dan disiplin)

7
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu controlling?
2. Adakah prinsip pokok dalam controlling?
3. Apa saja prinsip dalam controlling?
4. Apa tujuan dan manfaat dari controlling?
5. Apa asas-asas dalan controlling?
6. Bagaimana proses controlling?
7. Bagaimana cara dan metode dalam melaksanakan controlling?
8. Apa saja jenis dan tipe controlling?
9. Apa saja syarat dalam melaksanakan controlling?
10. Apa saja objek dalam controlling?
11. Kenapa controlling itu penting?
12. Bagaimana karakteristik controlling yang efektif?

C. Tujuan
1. Mengetahui controlling.
2. Mengetahui prinsip pokok dalam controlling.
3. Mengetahui prinsip dalam controlling.
4. Mengetahui tujuan dan manfaat dari controlling.
5. Mengetahui asas-asas dalan controlling.
6. Mengetahui bagaimana proses controlling.
7. Mengetahui bagaimana cara dan metode dalam melaksanakan controlling.
8. Mengetahui jenis dan tipe controlling.
9. Mengetahui syarat dalam melaksanakan controlling.
10. Mengetahui objek dalam melaksanakan controlling.
11. Mengetahui pentingnya controlling dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
12. Mengetahui karakteristik controlling yang efektif.

8
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Controlling

Menurut Hansen dan Mowen controlling (pengendalian) adalah proses penetapan

standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya berbeda secara
signifikan dengan yang telah direncanakan sebelumnya.

Menurut Earl P. Strong “controlling is the process of regulating the various factor in
an enterprise according to the requirement of its plans” atau jika diartikan dalam bahasa
Indonesia “pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu
perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana”.

Menurut George R. Tery, pengawasan sebagai mendeterminasi kegiatan-kegiatan

yang telah dilaksanakan, maksudnya yaitu mengevaluasi prestasi kerja dan jika perlu
untuk menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hassil pekerjaan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan.

Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995)

mengemukakan definisi pengawasan yang didalamnya memuat unsur esensial proses
pengawasan, bahwa pengawasan manajemen adalah suatu sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan dengan cara paling efektif dan efesien dalam dalam pencapaian tujuan
perusahaan.

Pengendalian merupakan proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif untuk penyempurnaan
lebih lanjut. Bedanya pengendalian dan pengawasan adalah pada wewenang dari
keduanya, pengendalian memiliki wewenang turun tangan untuk melakukan tindakan
lebih lanjut sedangakan pengawas hanya sebatas memberi saran.

Dengan demikian pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha

mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana serta memastikan
apakan tujuan perusahaan tercapai atau tidak. Jika terjadi penyimpangangan atau
kesalahan, maka harus mengetahui dimana letak penyimpangan atau serta tindakan apa
yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan atau masalah tersebut.

9
 Untuk selanjutnya dikemukakan juga bagaimana proses dalan pengawasaan. Dalam
proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

1. Penetapan standar pelaksanaan;

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-
penyimpangan;
5. Dan pengambilan tindak koreksi apabila diperlukan.

B. Prinsip Pokok Controlling

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan

terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk
dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan dua prinsip pokok berikut, yaitu:

1. Adanya rencana
2. Adanya intruksi-intruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi tentang perlunya
disiplin, mematuhi peraturan demi kerja bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus
menerus karena usaha pencegahan adalah penting untuk mendapatkan perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen apabila

dikerjakan dengan baik, akan menjamin semua tujuan dari setiap orang atau kelompok
konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Hal ini, membantu
untuk meyakinkan bahwa tujuan dan hasil akan tetap konsisten antara satu sama lain
dalam sebuah organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga pemenuhan
(kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

Proses pengendalian dimulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan

penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk
mengukurnya disusun. Ada dua tipe standar, yaitu:

1. Standar ou-tput (keluaran) yaitu mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah

kuantitas, kualitas, biaya ataupun waktu.
2. Standar in-put (masukan) yaitu mengukur usaha-usaha kerja yang masuk kedalam
tugas penampilan.

C. Prinsip Controlling

10
 1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya
mudah diukur. Misalnya waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh
staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat
penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus
dinilai oleh pimpinan sebagi pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka
yang dianggap mampu bekerja.

D. Tujuan dan Manfaat Controlling

1. Tujuan Controlling
Adapun tujuan dari sebuah pengawasan dan pengendalian, yaitu:
a. Menghindari terjadinya kesalahan, penyimpangan, pemyelewengan, hambatan
serta ketikadilan.
b. Mencegah terjadinya kesalahan atau penyimpangan yang sama
c. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas
organisasi.
d. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi.
e. Meningkatkan kinerja organisasasi.
f. Memberikan opini atas kinerja organisasi.
g. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah
pencapaian kinerja yang ada.
h. Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih.
2. Manfaat controlling
Apabila fungsi pengawasan dan pengendalian dilaksanakan dengan tepat, maka
organisasi akan memperoleh manfaat sebagai berikut:
a. Mengetahui sejauh mana program yang sudah dilakukan oleh staf, apakah telah
sesuai dengan standar atau rencana, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai
dengan yang telah ditetapkan.fungsi pengawasaan dan pengendalian akan
meningkatkan efesiensi kegiatan program.
b. Mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan
tugas-tugasnya.
c. Mengetahui waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah
dimanfaatkan secara efesien.
d. Mengetahui sebab terjadinya penyimpangan.
e. Mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan
pelatihan lanjutan.

11
E. Asas-asas Controlling

Harold Koontz dan Cyirl O’Donnel dalam bukunya “Principles of Manajement”

mengemukan asas-asas pengendalian dan pengawasan yaitu, sebagai berikut:

1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective) yaitu, pengendalian

ditujukan pada tercapainya tujuan yaitu dengan adanya perbaikan untuk mengindari
terjadinya penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan.
2. Asas efesiensi pengawasan (principle of efficiency of control) yaitu, pengawasan itu
efisien apabila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.
3. Asa tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility) yaitu,
pengawasan dapat dilaksanakan apabila seorang manager bertanggung jawab penuh
terhadap pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control) yaitu,
pengawasan yang efektif ditujukan kearah pencegahan terhadap penyimpangan
perencanaan yang akan terjadi baik saat ini maupun dimasa yang akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control) yaitu, teknik pengawasan
yang efektif adalah mengusahaakan adanya manager bawahan yang berkualitas baik.
Pengawasan dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia tidak luput dari
kesalahan. Cara untuk menjamin adanya pelaksanaan yang sesuai dengan
perencanaan adalah mengusahakan agar mendapat karyawan atau petugas dengan
kualitas yang baik dan terpercaya.
6. Asas reflex perencanaan (principle of replection of plane) yaitu, pengawasan yang
harus disusun dengan baik, sehingga mencerminkan karakter serta susunan
perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability) yaitu,
pengawasan dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan bawahannya
adalah sasaran untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian pengawasan yang
efektif yaitu disesuaikan dengan wewenang manager, sehingga mencerminkan
struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control) yaitu, pengawassan
sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol ditunjukan terhadap kebutuhan
informasi setiap manager. Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan berbeda-beda
antara satu sama lain, yaitu tergantung pada tingkat dan tugas manager.
9. Asas standar (principle of standard) yaitu, kontrol yang memerlukan standar yang
tepat yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang
tercapai.
10. Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control) yaitu,
pengawasan yang memerlukan perhatian yang ditunjukan terhadap faktor-faktor yang
strategis dalam perusahaan.

12
 11. Asa pengecualian (the exception principle) yaitu, efesien dalam kontrol yang
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor pengecualian.
Pengecualian ini dapat terjadi pada saat keadaan tertentu ketika psituasi berubah atau
tidak sama.
12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control) yaitu, pengawasan
harus luas agar terhindar dari kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asa peninjauan kembali (principle of riview) yaitu, sistem kontrol yang harus
ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan dapat berguna dan mencapai tujuan.
14. Asa tindakan (principle of action) yaitu, pengawasan dapat dilakukan apabila ukuran-
ukuran untuk mengoreksi penyimpangan dalam rencana, organisassi, staffing, dan
directing.

F. Proses Controlling
1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan.
Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagai patokan untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk
mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut terdapat dalam bentuk kuantitatif
maupun kualitatif.
Standar pelaksanaan (standar performance) adalah suatu pernyataan mengenai
kondisi-kondisi yang terjadi apabila suatu pekerjaan dikerjakan dengan memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi aktifitas yang menyangkut kriteria ongkos,
waktu, kuantitas dan kualitas. Adapun bentuk standar yang umum, yaitu:
a. Standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas
produk.
b. Standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah serta mencakup biaya tenaga
kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan lain-lain.
c. Standar waktu, yang meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu
pekerjaan harus diselesaikan.

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan standar akan menjadi sia-sia apabila tidak disertai dengan berbagai
cara untuk mengukur suatu kegiatan nyata. Karena itu, tahaap kedua dalam
pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan secara tepat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah prefekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran
pelaksanaan yang dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
Ada beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan

13
 (observasi), laporan-laporan baik secara lisan maupun tulisan, pengujian (tes) atau
dengan pengambilan sempel.
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standard an analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan dan pengendalian yaitu, pembandingan
pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah
ditetapkan.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Apabila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus
diambil. Tindakan koreksi dapat berupa:
a. Mengubah standar (mungkin terlalu tinggi atau terlalu rendah).
b. Mengubah pengukuran pelaksanaan.
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprenassikan penyimpangan-
penyimpangan.

G. Cara dan Metode Controlling

1. Cara-cara dalam controlling
Dalam melakukan controlling (pengawasan dan pengendalian) ada beberapa cara
yang dapat dilakukan, yaitu:
a. Pengawasan langsung, yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh
seorang manajer. Seorang manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan
untuk mengetahui apakah pekerjaan yang dikerjakan dengan benar dengan hasil
sesuai dengan apa yang dikehendaki atau sebaliknya.
Adapun kebaikan dan keburukan dari pengawasan langsung apabila dilakukan,
yaitu sebagai berikut:
1) Kebaikan
a) Jika ada kesalahan akan dapat diketahui sedini mungkin, sehingga
perbaikan dapat dilakukan dengan cepat.
b) Akan terjadi kontak langsung anatara bawahan dan atasan,
sehingga memperdekat hubungan antara atasan dan bawahan.
c) Memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa
diperhatikan oleh atasannya.
d) Akan tertampunng ide-ide atau pemikiran dari bawahan yang bisa
berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.
e) Dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang”.
2) Keburukan
a) Waktu seorang manajer akan banyak tersita, sehingga waktu untuk
pekerjaan lainnya berkurang, misalnya planning yang lainnya.
b) Mengurangi inisiatif bawahan, karena mereasa bahwa atasannya
selalu mengawasi.

14
 c) Ongkos akan semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan
lain-lain.

Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi di

tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report)

b. Pengawasan tidak langsung, yaitu pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan
oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisantentang pelaksanaan pekerjaan
serta hasil yang dicapai.
Adapun kebaikan dan keburukan dari pengawasan tidak langsung apabila
dilakukan, yaitu sebagai berikut:
1) Kebaikan
a) Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainnya semakin
banyak, misalnya perencanaan, kebijaksanaan, dan lain
sebagainya.
b) Biaya pengawasan relatif kecil.
c) Memberikan kesempatan inisiatif bawahan untuk berkembang
untuk menyelesaikan pekerjaan.
2) Keburukan
a) Kadang kala laporan kurang objective, karena kecenderungan
melaporkan yang baik-baik saja.
b) Apabila terjadi kesalahan terlambat mengetahui, sehingga
memperbaikinya pun terlambat.
c) Kurang menciptakan hubungan antara atasan dengan bawahan.
d) Pengawasan berdasarkan pengecualian, pengendalian yang
dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil
atau standar yang diharapkan, pengendalian ini biasanya dilakukan
dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung.
2. Metode Controlling

Metode pengawasan dan pengendallian (controlling) terdiri atas dua kelompok,

yaitu:

a. Metode controlling non-kuantitatif

Metode ini merupakan metode-metode pengawasan yang digunakan manajer
dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Adapun teknik-teknik yang sering
digunakan dalam metode ini meliputi:
1) Pengamatan (control by observation).
2) Inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection).
3) Pelaporan lisan dan tertulis (control by report).
4) Evaluasi pelaksanaan.
5) Diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

15
 b. Metode controlling kuantitatif
Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuantitatif cenderung untuk
menggunakan data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa
kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metode-metode kuantitatif tersebut
adalah:
1) Anggaran budget, seperti:
a) Anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjual,
anggaran kas, dan sebagainya.
b) Anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programmin-budgeting
systems (PPBS), dan lain sebagainya.
2) Audit, misalnya:
a) Internal audit;
b) Ecternal audit;
c) Management audit.
3) Analisa break-even
4) Analisa rasio
5) Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan,
seperti program evaluation and reviewtechnique, dan lain-lain..

H. Jenis dan tipe controlling

1. Jenis-jenis controlling
Berdasarkan bagian-bagian yang harus diawasi dalam melakukan pengawasan dan
pengendalian (controlling), makan controlling dibedakan menjadi beberapa jenis,
yaitu:
a. Pengendallian karyawan (personal control)
Pengendalian ini ditujukan kepada beberapa hal yang berhubungan dengan
kegiatan pegawai, apakah pegawai menyelesaikan pekerjaannyasesuai dengan
perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain sebagainya atau sebaliknya.
b. Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujakan pada hal-hal yang menyangkut keuangan tentang
pemasukan serta pengeluaran, biaya-biaya perusahaan termasuk pengendalian
anggarannya.
c. Pengendalian produksi (production control)
Merupakan pengendalaian yang difokuskan untuk mendapat informasi sekalis
mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai
dengan standard an rencana, ata malah sebaliknya.
d. Pengendalian teknis (technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal yang bersifat fisik, yang berkaitan
dengan tindakan serta teknis pelaksanaan.

16
 e. Pengendalian kebijaksanaan (policy control)
Pengendalian ini dijukan agar mengetahui serta dapat menilai kebijakan
organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah digariskan atau
ditetapkan sebelumnya.
f. Pengendalian penjualan (sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mendapat dan mengetahui apakan produkssi
yang telah dihasilkan terjual sesuai dengan rencana yang telah ditentukan atau
tidak.
g. Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah investaris perusahaan masih
lengkap ada semuanya atau ada yang hilang.
h. Pengendalian pemeliharan (maintenance contro;)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua insventaris
perusahaan dan mengetahui kantor terpeliharanya atau tidak serta mengetahui
kerudakannya apa saja.
2. Tipe-tipe Controlling
Ada beberapa tipe controlling atau pengawasan atau pengendalian, yaitu sebagai
berikut:
a. Pengawasan pendahuluan (feedforward control)
Pengawasan ini disebut juga dengan steering control. Pengawasan ini
dirancang untung mengantisipasi masalah atau penyimpangan dari standard an
tujuan serta memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan atau
kegiatan belum dilaksanakan.
b. Pengawasan concurrent
Pengawasan concurrent ini maksudnya pengawasan yang dilakukan
bersamaan dengan melaksanakan kegiatan. Pengawasan ini disebut juga
pengawasan screening control dilakukan selama suatu kegiatan itu berlangsung.
c. Pengawasan umpan balik (feedback control)
Pengawasan ini didikenal sebagai “past-action control” yang mengukur hasil-
hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan serta pengukuran dilakukan
setelah kegiatan selesai.

Ketiga bentuk pengawasan diatas sangat berguna bagi manajemen karena

memungkinkan manajemen membuat tindakankoreksi dan tetap dapat mencapai
tujuan yang telah direncanakan

I. Syarat Controlling
Untuk mendapatkan kepastian bahwa kegiatan-kegiatan dalam organisasi atau sebuah
perusahaan berjalan sesuai dengan rencana, maka langkah-langkah pengendalian dan
pengawasan harus efektif. Maka dari itu perlu memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

17
1. Pengendalian atau pengawasan harus sesuai dengan perencanaan dan kedudukan
dalam organisasi atau perusahaan.
Semua langkah pengendalian atau pengawasan harus didesin agar mencerminkan
perencanaan yang menjadi acuan. Tiap rencana serta tahap kegiatan mempunyai ciri
yang spesifik. Manajer perlu mengetahui perkembangan dalam pelaksanaan rencana
yang menjadi tanggungjawabnya
Demikian pula posisi seorang manajer dan karyawan dalam stuktur organisasi
menentukan wewenang dan tanggungjawab mengenai pengendalian, setiap pejabat
akan melakukan aktivitas pengendalian yang sesuai dengan batas-batas wewenang
dan tanggunjawabnya.
2. Pengendalian atau pengawasan disesuaikan dengan kepribadian manajernya.
Dalam proses pengendalian atau pengawasan, seorang manajer harus menuntukan
kebujakan dan strategi yang sesuai dengan sistem pengendalian atau pengawasan
yang telah ditetapkan. Hal seperti ini didukung informasi yang factual. Akan tetapi
kepribadian dan pemahaman seorang manajer berbeda-beda, karena itu teknik dan
rumusan laporan informasi yang disampaikan kepada manajer diusahakan sesuai
dengan pemahaman dan kehendak dari manajer. Jika tidak, dikhawatirkan pengasan
atau pengendalian tidak akan mencapai kepada sasaran.
Dilain pihak, seorang manajer harus berusaha untuk meningkatkan kemampuan
serta pemahaman agar dapat mencerna dan mengelola secara baik mengenai
informasi yang dilaporkan kepada manajer.
3. Pengendalian atau pengawasan hendaknya berpegang pada prinsip kekecualian atau
penyimpangan.
Fungsi dari pengendalian atau pengawasan dibantu oleh tindakan memusatkan
perhatian pada kekecualian atau penyimpangan yang luar biasa dari standaryang
diharapkan. Hanya kasus-kasus tertentu yang memerlukan tindakan koreksi.
Beberapa macam aktivitas yang dilaksanakan oleh sebuah organisasi atau sebuah
perusahaan tidak memungkinkan terawasi pada setiap aktivitasnya. Banyak waktu
dan energi yang dapat dihemat dengan melakukan pengawasan atau pengendalian
dengan memprioritaskan perhatian pada titik pokok yang dianggap kritis.
4. Pengendalian atau pengawasan bersifat objektif.
Pada hakikatnya standar merupakan ukuran yang objektif, akan tetapi dalam
praktek evaluasi dapat terjadi penerapan yang dipengaruhi pertimbangan-
pertimbangan yang objektif. Dengan kata lain, penilaian ditentukan oleh faktor
pribadi seorang manajer atau bawahan. Apabila pengawasan atau pengendalian
bersifat objektif maka hasilnya tidak akan akurat, dan dapat menggagalkan segala
upaya tercapainya tujuan.
5. Pengendalian atau pengawasan bersifat fleksibel
Kondisi internal dan lingkungan sebuah organisasi atau perusahaan selalu bergerak
dinamis, karena itu selalu terjadi perubahan yang harus diantisipasi oleh manajer
maupun bawahan. Tidak mustahil jika terjadi perubahan-perubahan atau koreksi
18
 terhadap fungsi-fungsi manajemen, terutama pada fungsi perencanaan. Maka dari it,
tidak harus meninggalkan ukuran objektif dari standar, pengendalian atau
pengawasan dengan perubahan-perubahan tersebut.
6. Sistem pengendalian atau pengawasan harus cocok dengan suasana organisasi.
Masih berhubungan dengan pengendalian atau pengawasan yang fleksibel, yaitu
adanaya kecocokan atara sistem yang dipakai dengan suasan internal organisasi.
Misalnya sistem pengendalian pengawasan yang akan diterapkan bersifat ketat
sedangkan sebelumnya dengan suasan kebebasan dan partisipasi panas, tentu akan
terjadi hambatan bahkan perlawanan. Sebaliknya, jika bawahan diajak sedikit untuk
berpartisipasi dalam mengambil keputusan, maka akan sukar untuk menerapkab
pengendalian atau pengawasan yang lunak dan longgar.
7. Pengendalian atau pengawasan harus ekonomis.
Setiap aktivitas dalam organisasi atau perusahaan sudah tentu perlu didukung oleh
biaya. Besarnya biaya ini bersifat relatif karena tergantung pada beberapa faktor,
yang diantaranya seperti besar kecilnya organisassi atau perusahaan tesebut.akan
tetapi pasti ada prinsip yang sama yaitu untuk mencapai hasil yang optimalhendaknya
dilaksanakan dengan biaya seminimal mungkin.
Selain tergantung besar kecilnya organisasi atau perusahaan, biaya operasional
pengendalian atau pengawasan tergantung pula kepada kompleksitas kasus, intensitas
kegiatan dan kemampuab manajer untuk mendeteksi titik-titik pokok yang dianggap
kritis sesuai dengan prinsip kekecualian.
8. Pengendalian atau pengawasan harus menghasilkan tindakan korektif.
Sistem pengendalian atau pengawasan yang efektif dan efesien akan menemukan
penyimpanagn-penyimpangan dab kesalahan-kesalahan serta menentukan siapa yang
harus bertanggungjawab, yang kemudian ditindak lanjuti dengan langkah-langkah
perbaikan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan secara komprehensif
perbaikan-perbaikan dilakukan melalui re-evaluasi fungsi manajemen yakni
perencanaan, pengorganisasian pengisian jabatan, dan kepemimpinan.

J. Objek Pengawasan atau Pengendalian (Controlling)

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manjerial, ada lima jenis objek yang perlu
dijadikan sebagai sasaran pengawasan, yaitu:
1. Objek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini
bersifat fisik.
2. Keuangan
3. Pelaksanaan program dilapangan
4. Objek yang bersifat strategis
5. Pelaksanaan kerja sama dengan sector lain yang terkait
K. Pentingnya Controlling

19
 Suatu organisasi atau perusahaan akan berjalan terus dan semakin komplek dari
waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas
hasil kegiatan atau pekerjaan yang telah dilaksanakan. Inilah yang membuat fungsi
controlling seakin penting dan diperlukan dalam setiap organisasi maupun perusahaan.
Beberapa alasan pengawasan atau pengendallian penting dilakukan, diantaranya adalah:
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan sebuah organisasi atau perusahaan akan terjadi
terus-menerus dan tidak dapat menghindari, seperti misalnya muncul inovasi produk
dan pesaing baru, ditemukannya bahan baku baru, atau yang lainnya. Melalui fungsi
pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan
jasa organisasi atau perusahaan sehingga mampu menghaapi tantangan atau
memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2. Peningkatan kompleksitas organisassi
Semakin besar sebuah organisasi atau perusahaan, maka semakin memerlukan
pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis peroduk harus diawasi
untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada
penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat.
3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Apabila bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi kesalahan. Akan tetapi kebanyakan anggota organisasi atau
karyawan perusahaan sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan manajer
memungkinkan untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum terjadi
kritis.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
Apabila manajer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggungjawab
atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan
apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas atau pekerjaan yang telah dilimpahkan
kepadanya yaitu dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
5. Komunikasi
Pengawasan atau pengendalian dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat
penting, dengan adanya pengawasan atau pengendalian berarti adanya komunikasi
antara manajer dengan karyawan atau bawahan. Karena komunikasi sangat
diperlukan dalam sebuah organisasi ataupun perusahaan.
6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Sebagai seorang manajer, harus dapat menerima, memahami, dan mencerna
tentang informasi yang diterima dari bawahan atau karyawan lain. Dengan
memahami dan mencerna sebuah informasi yang diterima, maka akan mudah
mengetahui diamana adanya letak kesalahan atau penyimpangan sehingga dengan
mudah untuk mengambil tindakan koreksi.
7. Pembandingan penunjuk dengan standar

20
 Maksudnya pembandingan penunjuk dengan standar ialah penentuan apakah
tindakan koreksi perlu dilakukan dan kemudian penganmbilan tindakan atau tidak
sama sekali adanya tindakan yang dilakukanhanya melakukan koreksi saja.

L. Karakteristik Controlling
Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut:
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Objektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik controlling yang strategi
5. Realistic secara ekonomis
6. Terkoorninasi dengan aliran kerja organisasi
7. Fleksibel
8. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
9. Realistic secara organisasi
10. Diterima oleh anggota organisasi

21
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan tujuan, dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi
umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan.
Pengawasan sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi atau perusahaan akan menimbulkan banyaknya
kesalahan yang terjadi baik kesalahan yang berasal dari bawahan atau karyawan biasa
maupun dari lingkungan. Pengawasan atau pengendalian juga dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi atau perusahaan (manajer) dengan
anggota organisasi (bawahan) serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak
pengoreksian yang tepat dalam menyelesaikan suatu masalah atau penyimpangan yang
terjadi.
Pengawasan atau pengendalian pun sebaiknya dilakukan secara langsung oleh
seorang manajer (pemimpin) dalam sebuah organisasi maupun perusahaan. karena perlu
adanya hak, wewenang, ketegasan, dan kebijakan seorang pemimpin dalam suatu
organisasi. Selain pengawasan dilakukan secara langsung, pengawasan pun sebaiknya
dilakukan secara rutin karena dengan adanya pengawasan atau pengendalian dapat
merubah lingkungan suatu organisasi ataupun perusahaan dari yang baik menjadi lebih
baik lagi.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. Manajemen. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta

23