LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

PEDAGANG BESAR FARMASI

PT. GREAT MATARAM
Jl. Semboja No. 3, Lempongsari, Kec. Gajahmungkur, Kota Semarang, Jawa
Tengah
PERIODE 20 – 31 JANUARI 2020

Disusun Oleh:
1. Dian Mega Puspitasari (1031711013)
2. Dyah Ayu Trisnawati (1031711083)
3. Elizabeth (1031711084)
4. Hayuning Sekar M. (1031711028)

PROGRAM STUDI D3 FARMASI

SEKOLAH TINGGI ILMU FARMASI YAYASAN PHARMASI SEMARANG
SEMARANG
2020

1
ii
 PRAKARTA

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas

limpahan rahmat dan karuniaNya karena kami dapat menyelesaikan laporan

kegiatan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di PT. GREAT MATARAM Semarang

dengan maksimal dan selesai dengan maksimal.

Adapun tujuan penulis dalam menyusun laporan PKL ini adalah untuk

memenuhi syarat dalam menyelesaikan Program D-3 Farmasi Sekolah Tinggi

Ilmu Farmasi “Yayasan Pharmasi” Semarang. Selain itu juga untuk menambah

pengetahuan bagi penulis pada khususnya serta para pembaca pada umumnya.

Pada kesempatan kali ini kami mengucapkan terima kasih kepada semua

pihak yang terlibat dan memberikan masukan serta yang telah membantu kami

dalam menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan dengan baik dan tepat

waktu. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih kepada :

1. Ibu Yustisia Dian Advistasari, M.Sc., Apt., selaku Ketua Program Studi D3

Farmasi STIFAR “Yayasan Pharmasi” Semarang

2. Bapak Ahmad Fuad Masduqi, M.Si. selaku dosen pembimbing dalam

pelaksanaan kegiatan PKL dan penyusunan laporan

3. Bapak Sugeng Haryono sebagai kepala pimpinan PT. GREAT MATARAM

Semarang yang telah memberikan izin untuk PKL

4. Ibu Nila Ayuningdiah P, S.Farm., Apt, sebagai pembimbing di PT. GREAT

MATARAM Semarang
5. Seluruh staf PT. GREAT MATARAM Semarang yang telah membantu

dalam kegiatan PKL.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat

banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik

dan saran yang membangun. Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan

dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Lapangan

ini dapat memberikan manfaat bagi rekan – rekan sejawat dan semua pihak yang

membutuhkan.

Semarang, 31 Januari 2020

Penulis
 DAFTAR ISI

Halaman

JUDUL...............................................................................................................i

HALAMAN PENGESAHAN...........................................................................ii

PRAKARTA......................................................................................................v

DAFTAR ISI.....................................................................................................vii

DAFTAR LAMPIRAN.....................................................................................ix

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................1

1.1 Latar Belakang PKL....................................................................................1

1.2 Tujuan PKL.................................................................................................2

1.3 Manfaat PKL...............................................................................................3

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan PKL.........................................................4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA.......................................................................5

2.1 Pengertian Saluran Distribusi......................................................................5

2.2 Pengertian Pedagang Besar Farmasi (PBF).................................................6

2.2.1 Kewajiban dan Tugas PBF.......................................................................6

2.2.2 Perizinan Usaha........................................................................................7

2.3 Sejarah Berdirinya PT. Great Mataram.......................................................9

2.4 Visi, Misi, dan Motto PT. Great Mataram...................................................9

2.5 Struktur Organisasi PT. Great Mataram......................................................11

2.6 Tugas Instalasi Divisi di PT. Great Mataram..............................................12

BAB III KEGIATAN PKL................................................................................18

BAB IV PEMBAHASAN.................................................................................23
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN............................................................29

5.1 Kesimpulan..................................................................................................29

5.2 Saran............................................................................................................29

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................31

LAMPIRAN......................................................................................................32
 ix

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran Halaman

1. Sertifikat Distribusi Farmasi.......................................................................33

2. Sertifikat CDOB PT.Great Mataram..........................................................36

3. Sertifikat Kalibrasi suhu.............................................................................37

4. Form Monitoring Kebersihan.....................................................................38

5. Form Monitoring Suhu Ruangan Gudang..................................................38

6. Form Monitoring Suhu & Kelembaban (Suhu dingin)...............................39

7. Form Monitoring Suhu & Kelembaban (Suhu sejuk)................................39

8. Form Monitoring Suhu & Kelembaban (Suhu kamar)...............................40

9. Form Pest Control.......................................................................................40

10. Surat Pesanan.....................................................................41

11. Surat Pesanan Obat – Obat Tertentu..................................42

12. Surat Pesanan Prekursor....................................................42

13. Surat Pesanan Psikotropika................................................43

14. Form Faktur.......................................................................43

15. Kartu Stok Gudang............................................................44

16. Form Retur Barang............................................................44

17. Laporan Pengembalian Barang Rusak dan ED..................44

18. Laporan Pengembalian Barang Recall...............................45

19. Bukti Penerimaan Barang..................................................46

20. Sediaan Padat.....................................................................46

21. Sediaan Semi Padat............................................................47

22. Sediaan Cairan Oral....................................................................................48

23. Penyimpanan suhu dingin...........................................................................48

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Sesuai dengan UU no 23 th 1992 tentang kesehatan, bahwa tenaga kesehatan

harus memiiki pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan di bidang

kesehatan. Maka pendidikan tenaga kesehatan diselenggarakan untuk memperoleh

tenaga kesehatan yang bermutu dan terampil dalam rangka memenuhi kebutuhan

pelayanan bagi seluruh masyarakat.

Program Diploma III kesehatan, termasuk tenaga Ahli Madya Farmasi

merupakan suatu profesi kesehatan yang berhubungan dengan pembuatan dan

pendistribusian produk yang berkhasiat obat. Farmasi juga meliputi proses yang

sah dan fungsi ekonomi dari distribusi produk berkhasiat obat yang baik dan

aman. Dalam kegiatan farmasi utamanya sangat diperlukan instansi-instansi

kesehatan, salah satu distribusi dalam farmasi adalah pedagang besar farmasi

(PBF). Seorang Ahli Madya Farmasi harus mempunyai ilmu dan keterampilan

yang cukup memadai, mampu bekerja dalam kelompok ataupun mandiri dan lebih

mengutamakan kepentingan masyarakat merupakan harapan guna tercapainya

pembangunan di bidang kesehatan.

Istilah PBF yang merupakan kepanjangan dari pedagang besar farmasi tentu

sudah tak asing lagi bagi para pharmapreneur dan pebisnis apotek. Sejatinya PBF

sama juga dengan distributor, hanya saja karena dia bergerak dibidang

pendistribusian produk kefarmasian, fungsi PBF adalah penyalur dari pabrik

1
 2

farmasi (principal) untuk mendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh

daerah yang telah diinputnya (coverage).

Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya untuk pemberian dukungan

terhadap tenaga kefarmasian di pedagang besar farmasi (PBF), maka program

studi diploma tiga farmasi STIFAR Semarang bekerja sama dalam

menyelenggarakan praktek kerja lapangan dari tanggal 20 Januari sampai dengan

31 Januari 2020, dengan mahasiswa yang berjumlah 4 orang. Praktek kerja

lapangan diharapkan dapat mencapai dan meningkatkan pemahaman calon tenaga

kefarmasian mengenai peranan apoteker dan asisten apoteker (AA) di PBF,

organisasi dalam PBF, mengenai tahapan – tahapan pendistribusian obat sesuai

CDOB, mengetahui persyaratan dalam pendistribusian obat secara CDOB,

mengetahui persyaratan dalam pendirian PBF dan pelaporan – pelaporan yang

dilakukan dalam pengelolaan pendistribusian obat.

1.2 Tujuan Praktek Kerja Lapangan

a) Tujuan umum PKL meliputi:

1. PKL bertujuan agar mahasiswa mendapatkan pengalaman kerja yang relevan,

sehingga mahasiswa dapat memiliki pengetahuan, sikap, dan keterampilan

yang memadai dibidangnya.

2. PKL berfungsi sebagai wahana pelatihan kerja bagi mahasiswa diluar kampus

sesuai bidang kompetensinya.

3. Menghasilkan tenaga teknis kefarmasian yang sesuai kode etik, UU yang

terkait dan peraturan sesuai standar asosiasi yang ditetapkan.

4. Menumbuhkan dan meningkatkan sikap professional yang diperlukan

mahasiswa untuk memasuki dunia kerja.

5. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk melihat dan merasakan

suasana kerja yang sebenarnya.

b) Tujuan khusus PKL yaitu:

Diharapkan mahasiswa dapat mengetahui secara langsung saluran distribusi barang

/ obat yang ditawarkan oleh perusahaan serta bagaimana cara penyaluranya dari

proses pengadaaan, penerimaan barang, penyimpanan, pengiriman hingga

pelaporan yang semuanya masuk kedalam proses distribusi di PBF.

1.3. Manfaat

Adanya praktek kerja lapangan (PKL) diharapkan dapat mencapai beberapa

manfaat, yaitu:

1. Bagi mahasiswa

Dapat meningkatkan wawasan keilmuan mahasiswa tentang situasi dalam

dunia kerja.

2. Bagi program studi

a) Dapat menjadi tolok ukur pencapaian kinerja program studi khususnya untuk

mengevaluasi hasil pembelajaran oleh instansi tempat PKL.

b) Dapat menjalin kerjasama dengan instansi tempat PKL.

3. Bagi instansi tempat PKL:

Dapat menjadi bahan masukan bagi instansi untuk menentukan kebijakan di

masa yang akan datang, berdasarkan hasil pengkajian dan evaluasi yang dilakukan

mahasiswa PKL.

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan PKL

Praktek kerja lapangan (PKL) dilakukan selama 2 minggu yaitu pada 20 – 31

Januari 2020 di pedagang besar farmasi (PBF) PT.Great Mataram di Jl. Semboja

No 3. Lempongsari, Kec. Gajahmungkur, Kota Semarang, Jawa Tengah.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Saluran Distribusi

Saluran distribusi, juga disebut saluran pemasaran, pada prinsipnya

membuat barang dan jasa tersedia lagi konsumen akhir. Saluran pemasaran dapat

didefinisikan sebagai:

1. Suatu jaringan (system) lembaga dan institusi yang terorganisasi yang dalam

kombinasinya melakukan semua aktivitas yang diperlukan untuk

menghubungkan produsen dengan konsumen dalam tugas pemasarannya

(Berman,1996).

2. Organisasi Kontraktual eksternal yang manajemennya beroperasi untuk

mencapai tujuan distribusinya (Rosebloom, 1995).

3. Semua bisnis dan orang yang terlibat dalam penggerakan fisik dan

pemindahan pemilihan barang dan jasa dari produsen ke konsumen (Berman

and Evas, 1992).

Definisi – definisi tersebut memberikan gambaran bahwa saluran distribusi

merupakan suatu rute atau jalur dalam bentuk jaringan yang dapat melibatkan

lembaga – lembaga diluar produsen untuk mencapai jalinan hubungan dengan

konsumen. Obyek dalam saluran distribusi ini tidak hanya berupa barang tetapi

juga berupa jasa, atau kombinasi antara barang dan jasa. Lembaga – lembaga yang

yan terlibat dalam saluran distribusi merupakan lembaga yang mempunyai

kepentingan dalam saluran. Ragam barang dan jasa yang ditangani juga cukup

luas. Hubungan

5
 6

– hubungan antar lembaga saluran, baik secara structural maupun secara dinamis

dapat diketahui secara jelas.

2.2 Pengertian Pedagang Besar Farmasi

Pengertian pedagang besar farmasi (PBF) menurut UU kesehatan (Nomor:

918/ MENKES/ PER/ X/ 1993) adalah badan hokum perseroan terbatas atau

koperasi yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran

perbekalan farmasi dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang – undangan

yang berlaku.

Pedagang besar farmasi (PBF) dalam melakukan kegiatan usahanya harus

memiliki izin usaha yang diberikan oleh Menteri Kesehatan yang melimpahkan

wewenang kepada Ditjen dan izin usaha yang berlaku seterusnya selama

perusahaan bersangkutan masih aktif melakukan kegiatan usahanya dan berlaku

seluruh wilayah Republik Indonesia.

2.2.1 Kewajiban dan Tugas Pedagang Besar Farmasi

a) Kewajiban Pedagang Besar Farmasi

Menurut undang – undang kesehatan kewajiban pedagang besar farmasi

(PBF) antara lain:

1. Mengadakan, menyimpan, dan menyalurkan perbekalan farmasi yang

memenuhi persyaratan yang ditetapkan Menteri Kesehatan.

2. Melaksanakan pengadaan obat, bahan baku obat dan alat kesehatan dari

sumber sah berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

3. Wajib memiliki bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat

melaksanakan pengelolaan, pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran

perbekalan farmasi serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan

fungsi pedagang besar farmasi.

4. Wajib melaksanakan dokumentasi, pengadaan, penyimpanan dan mengikuti

pedoman teknis yang ditetapkan oleh Dirjen POM.

5. Memiliki laboratorium yang mempunyai kemampuan untuk pengujian bahan

baku farmasi yang penyalurannya sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh

Dirjen POM.

b). Tugas Pedagang Besar Farmasi menurut Undang - Undang Kesehatan

Adapun tugas Pedagang Besar Farmasi (PBF):

1. Melakukan transaksi pembelian dan pemesanan.

2. Melalukan penjualan dan penerimaan pesanan.\melakukan penyimpanan,

pembagian, pengumpulan, pengepakan, dan pengiriman barang.

3. Melakukan pencatatan dan permodalan dengan memberikan kredit kepada

pemakai.

2.2.2 Perizinan Usaha

Setiap perusahaan yang menjual obat – obatan baik yang dijual dengan

resep dokter maupun yang dijual tanpa resep dokter harus mempunyai perizinan

sebagai berikut:
1. Surat izin tempat usaha (SITU)

Masa berlaku selama perusahaan masih ada dan diadakan daftar ulang selama

lima tahun. Di dalam SITU dicantumkan nama dan alamat perusahaan, luas

ruangan, ruang usaha, gudang usaha, dan nama pemimpin perusahaan.

2. Surat tanda daftar perusaahaan (STDP)

STDP harus memohon sendiri di kantor cbang dan masa berlakunya lima

tahun, STDP diajukan permohonan apabila memindahkan alamat perusahaan dan

permohonan diajukan ke kantor perdagangan setempat

3. Surat izin usaha perdagangan (SIUP)

Sesuai dengan peraturan Deperindag maka SIUP kantor cabang dapat

memakai SIUP kantor pusat.

4. Wajib lapor tenaga kerja

Ketentuan dari Depnaker bahwa setiap perusahaan dalam bentuk apapun harus

mendapatkan izin dalam mempekerjakan tenaga – tenaga baik WNI maupun

WNA.

5. Jaminan social tenaga kerja (JAMSOSTEK)

Seluruh karyawan yang sudah bersifat tetap harus diikutsertakan dalam

jamsostek.

6. Izin pedagang besar farmasi dan alat kesehatan

Izin pedagang besar farmasi dan alat kesehatan dikeluarkn oleh Dirjen

Pengawas Obat dan Makanan.

7. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Masa berlaku izin tersebut adalah selama perusahaan masih melakukan

usahanya. Setiap kantor cabang mempekerjakan minimal seorang asisten apoteker

sebagai penanggung jawab dengan tugas utama menandatangani faktur penjualan

dan surat pesanan obat – obatan.

2.3 Sejarah Berdirinya PT. Great Mataram

PT. Great Mataram berdiri pada akhir tahun 80-an, berpusat di Semarang,

dan memiliki kantor cabang di Solo. Bergerak dibidang medical supply,

menangani type ethical (dengan resep dokter) maupun OTC (tanpa resep dokter),

dengan pelanggan yang tersebar di Jawa Tengah, PT. Great Mataram berusaha

untuk memberikan pelayanan terbaik dengan harga yang terjangkau. PT. Great

Mataram telah menjalin kerjasama dengan banyak pabrik-pabrik terkenal baik

dalam maupun luar negeri, seperti PT. Combiphar, PT. Bayer Schering Berlin, PT.

Meprofarm, PT. Sandoz, PT. Bohringer Ingelhem, PT. Holi, dan PT lainnya.

Namun karna alasan tertentu kini PT. Great Mataram sudah diambil alih oleh

management baru sejak tahun 2016 dengan pusat di Semarang dan kantor cabang

yang terletak di Solo.

2.4 Visi, Misi, dan Motto PT. Great Mataram

a) Visi

Menjadi perusahaan distributor farmasi yang unggul dan terpercaya melalui

upaya perbaikan dalam memberikan pelayanan prima serta menciptakan ide-ide

terbaru untuk selalu memberikan solusi dan kontribusi demi kenyamanan

pelanggan.
b) Misi

1. Mengembangkan Sumber Daya Manusia yang kompeten, profsional,

berkinerja tinggi, serta bertanggungjawab.

2. Meningkatkan dan menunjang perbaikan sarana dan prasarana guna

mendukung Cara Distribusi Obat yang Baik.

3. Menjalin dan mengembangkan kemitraan bersama pelanggan serta principle

untuk menghasilkan kerjasama yang baik.

c) Motto

Kepuasan pelanggan adalah kemajuan perusaaan kami.

2.5 Struktur Organisasi PT. Great Mataram
 2.6 Tugas Instalasi Divisi di PT. Great Mataram

1. Kepala Pimpinan

Kepala pimpinan merupakan posisi tertinggi pada perusahaan, tugas

pimpinan dilimpahkan kepada usaha, pimpinan mempunyai tugas dan wewenang

sebagai berikut :

a) Menyusun dan membuat target pasar

b) Memimpin tim penjualan yang terdiri dari sales supervisor dan salesman

c) Menganalisa pasar serta mengontrol hasil penjualan

d) Memberi informasi mengenai kebijaksanaan perusahaan kepada bawahan

e) Membantu tingkat jumlah pembelian

2. Apoteker Penanggung Jawab

Apoteker penanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya harus memastikan

bahwa fasilitas distribusi telah menerapkan CDOB dan memenuhi pelayanan

publik. Selain itu terdapat beberapa peranan lainnya yang harus dilaksanakan oleh

Apoteker penanggung jawab, yaitu :

1) Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen

mutu.

2) Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta menjaga

akurasi dan mutu dokumentasi.

3) Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan

mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi.

4) Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan

obat dan/atau bahan obat.

5) Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.

6) Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan.

7) Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam

stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual.

8) Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima

kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing- masing pihak

yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat dan/atau bahan obat.

9) Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan tersedia

tindakan perbaikan yang diperlukan.

10) Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang

telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang tidak

berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen yang

terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.

11) Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau

memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil penarikan

kembali atau diduga palsu.

12) Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk obat dan/atau

bahan obat tertentu sesuai peraturan perundang-undangan.

3. Supervisor

Supevisor adalah bagian dari aktivitas pemasaran langsung yang terdiri

dari pemasaran produk untuk dalam dan luar kota yang mempunyai tugas sebagai

berikut :

1) Menggantikan kedudukan atau wewenang pimpinan bila tidak tepat

2) Mengontrol kegiatan salesman

3) Mengadakan transaksi kepada langganan

4. Kepala Gudang

1. Membuat perencanaan pengadaan barang dan distribusinya

2. Mengawasi dan mengontrol operasional gudang

3. Menjadi pemimpin bagi semua staff gudang

4. Mengawasi dan mengontrol semua barang yang masuk dan keluar sesuai

dengan SOP

5. Melakukan pengecekan pada barang yang diterima sesuai SOP

6. Membuat perencanaan, pengawasan dan laporan pergudangan

7. Memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan

8. Mengawasi pekerjaan staff gudang lainnya agar sesuai dengan standar kerja

9. Memastikan aktivitas keluar masuk barang berjalan lancar

10. Melaporkan semua transaksi keluar masuk barang dari dan ke gudang

5. Fakturis

Tugas Staff Admin Fakturis:

1) Mencatat orderan.

2) Membuat invoice.

3) Membuat laporan penjualan.

4) Mengirimkan laporan via email ke semua cabang.

5) Menerima retur barang dan membuat laporan.

6) Mengurus pengiriman barang keluar kota.

7) Menanggapi komplain dari divisi marketing.

6. Inkaso

Bagian inkaso bertanggung jawab terhadap:

1) proses administrasi terkait penagihan dan pelunasan.

2) Membuat daftar penagihan faktur salesman dan collector.

3) Melakukan konfirmasi piutang outlet.

4) Melakukan pengalokasian pembayaran outlet.

7. Administrasi Umum

Bagian administrasi umum bertugas dalam meng input faktur dan meng arsip

BPB (Bukti Penerimaan Barang) serta surat pesanan (SP) kedalam buku dokumen

perusahaan.

8. Pembantu gudang

Pembantu gudang bertugas dalam pengambilan barang dan pengemasan barang

sebelum barang dikirimkan ke outlet – outlet di wilayah Jawa Tengah.

9. EDP (Electronic Device Personal)

1) Menginput data barang pada komputer

2) Memanipulasi data barang pada komputer

3) Mengontrol database

10. Kepala Keuangan

1) Mengawasi jalannya arus keuangan

2) Memeriksa data barang secara manual

3) Memberikan laporan pada supervisor

11. Ekspedisi

1) Mengatur jalannya arus barang pada konsumen

2) Memberikan laporan pada supervisor

12. Head sales

1) Memberikan laporan sales pada supervisor

2) Menerima atau memberhentikan sales

3) Menetapkan target bagi sales

4) Mengatur kegiatan sales

13. Bagian pelunasan

1) Membayar hutang pada perusahaan pnyedia barang

2) Mengatur dan mengawasi arus hutang dan pelunasan

3) Memberikan laporan pada kepala keuangan

14. Kasir

1) Mengatur arus uang secara riil

2) Membuat laporan pada kepala keuangan

15. Pengirim

1) Brtugas mengirimkan barang pada konsumen

2) Memberikan laporan pada bagian ekspedisi

16. Sales dalam kota

1) Mencari konsumen di dalam kota

2) Melakukan transaksi permintaan barang dengan konsumen

3) Memberikan laporan pada bagian ekspedisi

17. Sales luar kota

1) Mencari konsumen di luar kota

2) Melakukan transaksi permintaan barang dengan konsumen

3) Memberikan laporan pada bagian ekspedisi

18. Kolektor

1) Menagih hutang pada konsumen

2) Memberikan laporan pada bagian incaso

3) Memberikan uang setoran pada kasir

 18

BAB III

KEGIATAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan praktik

langsung yang dilaksanakan pada suatu tempat atau instalasi yang terkait, kegiatan

ini bertujuan untuk menambah ilmu pengetahuan serta meningkatkan pengetahuan

scara mendalam terhadap aktivitas sehari-hari yang ada pada instalasi/ tempat

kerja yang bersangkutan.

Kegiatan PKL program studi D3 Farmasi STIFAR “Yayasan Pharmasi”

Semarang di PT. Great Mataram pada tanggal 20 Januari-31 Januari 2020, yaitu

pada pertemuan pertama mahasiswa diberikan pengetahuan terlebih dahulu

tentang kgiatan-kegiatan yang dilakukan di PT. Great Mataram. Kegiatan-

kegiatan tersebut meliputi pengetikan faktur, penerimaan barang datang,

pencocokan antara surat pesanan dengan faktur serta kondisi fisik barang sesuai

dengan faktur atau invoicenya, pengecekan barang dating meliputi nomor batch,

tanggal kadaluwarsa (ED), dan diskon, pemberian tanda tangan apoteker beserta

stempel PBF pada faktur, pengambilan obat, pengemasan obat, surat tanda terima

barang, verifikasi faktur kembali (meliputi : surat tanda terima barang, nama

apoteker, SIPA/ SIKTTK, tanda tangan apoteker, stempel pemesanan barang

beserta Surat Pemesanan), pembayaran, dan pengarispan.

Secara umum pengelolaan pembekalan farmasi yang dilakukan PT. Great

Mataram dapat dikelompokkan menjadi beberapa macam, diantaranya adalah :

18
 19

1. Pengadaan

Cara pemesanan barang :

a. PT. Great Mataram mengirim surat pesanan (meliputi: nomr SP, tanggal,

item barang, jumlah barang, kondisi, tanda tangan apoteker

penanggungjawab disertai dengan SIKA dan stampel) ke Distributor/

Industri farmasi

b. Setelah diterima oleh distributor/ industri farmasi, dilakukan pengecekan

ketersediaan barang dengan surat pesanan obat (SP)

c. Distributor/ industri farmasi mnghubungi PBF untuk mengkonfirmasi

pesanan tersebut apakah dapat dikirim atau tidak

d. Setelah dikonfirmasi barang disiapkan dan dikirim ke PT. Great Mataram

2. Penerimaan

Penerimaan barang merupakan penerimaan baik obat maupun non obat yang

didapatkan dari proses pengadaan yang bertujuan untuk pngendalian penrimaan

obat dan efektivitas kinerja karyawan ssuai dengan CDOB. Berikut prosedur

dalam penerimaan barang:

a. Ketika barang datang, kepala gudang melakukan pemriksaan meliputi :

 Kesesuaian barang dengan faktur pembelian

 Jenis dan jumlah barang

 Kondisi fisik

 Waktu kadaluwarsa (ED)

 No batch pada obat dengan faktur pembelian

b. Jika barang telah sesuai dengan faktur maka DO atau FK diparaf oleh kepala

gudang dan diberi tanda tangan oleh apoteker penganggungjawab bserta SP,

SIKA dan stampel dari PBF.

c. Bagian penerimaan barang, melakukan pengecekan stok dengan menuliskan

jumlah barang yang datang pada kartu stok, lalu diinput melalui komputer.

d. Bagian input secara komputerisasi menginput berdasarkan DO dan FK yang

sudah ditanda tangani oleh kepala gudang atau apoteker penganggungjawab

e. Barang yang telah diperiksa dan dicocokkan tersebut dipindahkan ke dalam

gudang penyimpanan

f. Bagian gudang menempatkan barang sesuai aturan suhu penyimpanan pada

lokasi yang telah ditentukan dengan metode yang telah ditetapkan yaitu

metode pemetaan suhu, penataan barang menggunakan metode gabungan

antara FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expiry First Out) dimana

barang yang masuk terlebih dahulu merupakan barang yang harus keluar

terlebih dahulu, kecuali jika barang memiliki ED yang lebih pendek maka

barang yang memiliki ED lebih pendek tersebut harus dikeluarkan terlebih

dahulu.

3. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan usaha yang dilakukan untuk mengatur barang

persediaan di gudang penyimpanan. Penyimpanan barang atau obat di dalam

gudang dilakukan dengan cara:

a. Menempatkannya diatas rak, bila dalam jumlah besar diatas pallet

b. Barang disusun secara urut berdasarkan abjad, jenis, bentuk sediaan dan

digolongkan berdasarkan distributornya

c. Obat-obat yang dapat dipengaruhi oleh suhu temperatur, udara, cahaya, dan

kontaminasi bakteri disimpan pada tempat sesuai. Contohnya : sediaan

injeksi, dsb.

d. Pengeluaran barang menggunakan sistem FEFO

Penyimpanan barang atau obat dilakukan dengan tujuan :

 Menjaga mutu dan kualitas obat

 Mempermudah dalam pencarian

 Menghindari gangguan yang tidak diinginkan

 Mempermudah dalam pengawasan dan pengamanan

 Menjaga kelangsungan persediaan

4. Distribusi

Cara pengiriman barang :

a. Pelanggan akan menghubungi fakturis di PBF

b. Fakturis akan menginput data pesanan yang telah disetujui oleh pihak PBF

dan Apoteker yang bertanggungjawab

c. Faktur dicetak, diserahkan ke admin gudang

d. Admin gudang menyerahkan faktur ke kepala gudang atau pembantu gudang

untuk disiapkan

e. Gudang menyiapkan barang yang dipesan, dilakukan pngecekan oleh kepala

gudang atau apoteker penganggungjawab dan diberi tanda tangan jika sudah

sesuai lalu dilakukan pengemasan oleh orang yang berbeda sehingga

melewati double checking.

f. Barang yang sudah dikemas kemudian dicatat dibuku ekspedisi masing-

masing area lalu disalurkan atau dikirimkan

5. Pembayaran

Collector dirangkap oleh seorang sales yang bertugas untuk meminta uang

tagihan kepada pelanggan. Uang tagihan yang telah diterima kemudian diserahkan

kepada pengelola keuangan. Pengelola keuangan akan membuat daftar

pembayaran untuk diserahkan kepada administrasi.

Sistem pembayaran atas faktur penjualan dilakukan dengan dua cara yaitu COD

(Cash On Delivery) dan kredit. Pembayaran secara COD yaitu pembayaran atas

pembelian sesuai SP oleh pembeli dan faktur penjualan dari PT. Great Mataram

secara tunai bersamaan dengan barang datang. Kredit merupakan pilihan

pmbayaran yang diberikan oleh PT. Great Mataram dengan angka waktu 7 hari

dan batas jatuh tempo maksimal 30 hari.

 23

BAB IV

PEMBAHASA

PT. Great Mataram Semarang merupakan Pedagang Besar Farmasi yang

berbadan hukum dan memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan,

pendistribusian, perbekalan farmasi.

Syarat sebagai supplier atau kualifikasi data pemasok:

a. Izin industri masih berlaku

b. Industri harus memiliki sertifikat CPOB

c. Harus memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

d. Harus memiliki SIPA dan SIA

e. Diskon harus sesuai

Syarat outlet yaitu:

a. Harus memiliki SIA yang masih berlaku

b. Harus memiliki SIPA yang masih berlaku

c. Harus memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

d. Harus ada spesimen pelanggan

System pengadaan PT. Great Mataram Semarang berdasarkan Forcast.

Forcast merupakan estimasi kebutuhan untuk penjualan dalam sebulan. Biasanya

dibuat oleh pimpinan, supervisor, Medrep (Medical Representative). Berikut

system pengadaan untuk principle :

PT. Meprofarm : 1 - 2 kali dalam seminggu

PT. Holi Pharma : 2 kali dalam sebulan

23
 24

PT. Derma : 2 kali dalam sebulan

PT. Dion Farma : 1 kali dalam seminggu

PT. Trifa : 2 kali dalam sebulan

System manajemen dan akuntasi yang ada di PT. Great Mataram Semarang

telah sesuai dengan teori manajemen pengadaan farmasi dan akuntansi yaitu

sistem pendistribusian, sistem penyimpanan, dan sistem pelaporan.

System pendistribusian di PT. Great Mataram Semarang bekerjasama

dengan beberapa ekspedisi antara lain :

CITO : Purwokerto, Cilacap, Majenang, Bojonegara, Purbalingga, Banyumas.

JOYO : Demak, Kudus, Pati, Jepara, Purwodadi, Blora.

HA : Ungaran, Salatiga, Ambarawa.

TBT : Kendal, Tegal, Pemalang, Brebes, Slawi, Pekalongan, Batang.

Sistem Penyimpanan di PT. Great Mataram Semarang yaitu FEFO (First Expired

First Out).

Pembagian ruang gudang di PT. Great Mataram:

1. Ruang Stagging In: sebagai tempat menyimpan barang yang baru datang dari

supplier.

Alur barang datang (Stacking in)

a. Barang datang dicek jumlah, nama, no. batch, ed yang disesuaikan antara

fisik dengan faktur atau DO

b. Ekspedisi tandatangan dibuku barang datang

c. Barang dipindah ke gudang utama

 d. Faktur barang datang di tandatangan apoteker penanggung jawab dan

stempel (copy 1 untuk kepala gudang (kartu stock), copy 2 untuk admin

(menginput ke komputer)).

2. Ruang Stagging Out: sebagai tempat menyimpan barang sebelum barang

dikirim ke outlet – outlet.

Alur barang keluar (stagging out)

a. Surat pesanan diinput oleh admin untuk dibuatkan faktur

b. Admin memberikan faktur ke admin gudang untuk diinput dan mengisi

buku faktur

c. Admin gudang memberikan faktur ke gudang untuk disiapkan

d. Setelah disiapkan barang dicek kemudian dipacking

e. Disesuaikan dengan kota atau ekspedisi

f. Mengisi buku ekspedisi, kemudian ekspedisi tandatangan dan menulis plat

nomor, barang di kirim

3. Ruang karantina: untuk menyimpan barang – barang tanpa status

4. Ruang gudang utama: untuk menyimpan barang – barang yang diletakan

sesuai dengan principle, bentuk sediaan, sesuai abjad, suhu ruang tetap dijaga

25 - 30°C, dan sesuai FEFO.

5. Ruang suhu sejuk: untuk menyimpan barang dengan suhu penyimpanan 15 –

25°C.

6. Ruang suhu dingin / ciller: untuk menyimpan barang dengan suhu

penyimpanan 2 - 8°C
7. Ruang barang rusak: untuk menyimpan barang – barang yang rusak. Seperti

rusak pada kemasan.

8. Ruang barang ED: untuk menyimpan barang – barang yang sudah lewat tanggal

kadaluwarsa.

9. Ruang psikotropika: untuk menyimpan obat psikotropika, di dalam lemari

dengan dua pintu dan dua kunci yang berbeda.

Hal – hal yang perlu diperhatikan di gudang yaitu:

1. Penataan barang disesuaikan dengan suhu penyimpanan yang sesuai dengan

barang tersebut, suhu kamar 25 - 30°C, suhu ruang sejuk 15 - 25°C, suhu

dingin 2 - 8°C.

2. Suhu penyimpanan harus sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan,

menggunakan metode pemetaan suhu dengan alat termohigrometer.

Pengecekan dilakukan oleh kepala gudang atau apoteker penanggung jawab

pada pagi hari jam 08.00, siang jam 12.00, dan sore jam 16.00.

PT. Great Mataram memiliki 2 jenis produk kembalian yaitu :

1. Retur, untuk produk yang rusak ataupun expire nya dekat.

Tanda Terima Barang Retur

a. Barang retur dicatat dibuku retur oleh administrasi gudang kemudian

dilaporkan ke apoteker

b. Sales harus mempunyai alasan retur

c. Jika alasan diterima APJ membuatkan form retur

d. Sales tandatangan kemudian ke pimpinan

e. Proses fakturis menerbitkan nota retur

f. Nota retur ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab di PBF dan cap

outlet retur

g. Diserahkan ke PBF ke bagian inkaso untuk dilakukan penagihan dengan

memotong tagihan.

2. Recall, untuk produk yang ditarik dari outlet karena kemasannya akan diganti

atau kadar tidak sesuai.

Recall ada dua jenis yaitu Mandatory Recall (wajib dari BPOM), dan Voluntary

Recall (sukarela dari industry atau PBF).

Alur recall barang:

a. Apoteker penanggung jawab PBF pusat menerima surat perintah recall dari

industri/ supplier

b. Apoteker penanggung jawab PBF pusat dan kepala gudang mengecek stok

barang recall (apakah memiliki barang dengan nomor batch tersebut, sisa stok

barang yang ada digudang, barang tersalur kemana saja untuk barang dengan

nomor batch tersebut)

c. Apoteker penanggung jawab PBF pusat membuat surat perintah recall dan

form recall, untuk outlet dan PBF cabang.

d. Barang recall dari PBF cabang dan dari outlet – outlet dijadikan satu di PBF

pusat disimpan di ruang karantina serta dicatat stok yang terkumpul

e. Barang recall dikirim ke industri.

 PT. Great Mataram memiliki 2 jenis surat pesanan berdasarkan golongan

obat yang akan dipesan, antara lain:

a. Surat Pesanan (SP) Biasa: yaitu surat pesanan yang digunakan untuk memesan

golongan obat bebas dan obat bebas terbatas. Surat pesanan biasa berisi nama

barang, jumlah barang, kondisi, keterangan, tanda tangan penerima pesanan

dan tandatangan pemesan. Biasanya surat pesanan biasa ditulis tangan dan

ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab.

b. Surat Pesanan (SP) Khusus: yaitu surat pesanan yang digunakan untuk

memesan golongan obat – obat tertentu, obat prekursor, dan obat golongan

psikotropika. Surat pesanan khusus berisi identitas lengkap pemesan, nama

obat, bentuk sediaan, kekuatan/potensi

PT. Great Mataram memiliki macam-macam dokumen penting yang harus

selalu diisi antara lain:

1. Kartu stock

2. Kartu suhu

3. Kartu kebersihan

4. Kartu pess kontrol (3 kali sehari)

5. Buku retur

6. Buku penyerahan faktur

7. Buku barang datang

8. Buku keluhan pelanggan

9. Buku ekspedisi
 Faktur pada PBF PT. Great Mataram ada 5 lembar, yaitu :

a. Putih : untuk ditagihkan ke pelanggan/pembeli

b. Pink dan hijau : untuk arsip admin gudang

c. Kuning : untuk pelanggan

d. Biru : untuk gudang

 BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil Praktek Kerja Lapangan (PKL) di pedagang besar farmasi

selama dua minggu dapat kami simpulkan :

1. PT. Great Mataram merupakan salah satu Pedagang Besar Farmasi (PBF) di

kota Semarang yang bergerak dibidang jasa yang mendistribusikan barang-

barang farmasi yang mencakup obat-obatan, kosmetik yang diperlukan oleh

konsumen dan memiliki cabang yaitu PT. Great Mataram Solo.

2. Pengelolaan perbekalan farmasi di PT. Great Mataram Semarang yang meliputi

perencanaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pelaporan sudah

sesuai dengan prosedur CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik).

3. Penyimpanan barang pada gudang berdasarkan :

 Kelompok sediaan farmasi (obat bebas, obat bebas terbatas, prekursor,

obat- obat tertentu (OOT), psikotropika, vaksin, injeksi, dll).

 Disusun berdasarkan abjad dan sistem penyimpanan FEFO (First Expired

First Out).

5.2. Saran

1. Diharapkan agar mampu menerapkan CDOB yang lebih maksimal, agar

menjadi PBF yang lebih berkualitas dan lebih baik untuk kedepannya.

2. Menambah jumlah tenaga farmasi dan gudang, agar obat dapat tertata rapi.

30
5
 31

3. Diharapkan agar lebih melengkapi sarana dan prasarana yang ada di PBF

(Pedagang Besar Farmasi).

 DAFTAR PUSTAKA

Anief, M. 2000, Prinsip dan Dasar Manajemen Pemasaran Umum dan Farmasi.
Yogyakarta : UGM Press
Anonim. 2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun
2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian : Jakarta

Balai POM, 2015, Petunjuk Pelaksanaan Cara Distribusi Obat Yang Baik, Jakarta
: BPOM RI

Depkes. 2014. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2014 tentang Kesehatan.

Jakarta : Menkes RI

Menkes. 2011. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

No.1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi.
Jakarta : Menkes RI

32
 33

LAMPIRAN

Lampiran 1. Sertifikat Distribusi Farmasi PT. Great Mataram

Lampiran 2. Sertifikat CDOB
Lampiran 3. Sertifikat Kalibrasi
Lampiran 4. Monitoring Kebersihan

Lampiran 5. Form Monitoring Ruangan Gudang

Lampiran 6. Form Monitoring Suhu & Kelembaban (Suhu dingin)

Lampiran 7. Form Monitoring Suhu & Kelembaban (Suhu sejuk)

Lampiran 8. Form Monitoring Suhu & Kelembaban (Suhu kamar)

Lampiran 9. Monitoring Pest Control

Lampiran 10. Surat Pesanan
Lampiran 11. Surat Pesanan OOT

Lampiran 12. Surat Pesanan Prekursor

Lampiran 13. Surat Pesanan Psikotropika

Lampiran 14. Form Faktur

Lampiran 15. Kartu Stok Gudang

Lampiran 16. Form Retur Barang

Lampiran 17. Laporan Pengembalian Barang Rusak dan Expired Date ke

Suplier

Lampiran 18. Laporan Pengembalian Barang yang Ditarik dari Peredaran

Lampiran 19. Bukti Penerimaan Barang

Lampiran 20. Penyimpanan Sediaan Padat

Lampiran 21. Penyimpanan Sediaan Semi Padat

Lampiran 22. Penyimpanan Sediaan Cairan Oral

Lampiran 23. Penyimpanan Sediaan Suhu Dingin