Aktivitas Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran terdiri dari pemesanan barang dan jasa dari pemasok dan pembayaran
konsekuen kepada pemasok. Alur transaksi generik dalam siklus pengeluaran dapat
digambarkan sebagai berikut: kontrol inventaris meninjau catatan persediaan untuk
menentukan persyaratan pesanan. Permintaan pembelian dibuat dan diteruskan ke
departemen pembelian. Daftar permintaan berisi detail barang dan jumlah yang dibutuhkan.
Departemen pembelian memilih pemasok dengan menggunakan daftar pemasok yang disetujui
atau prosedur operasi standar lainnya yang ditetapkan oleh organisasi. Pemasok dipilih dan
pesanan pembelian dibuat dan diteruskan ke pemasok itu. Salinan lain dari pesanan pembelian
pergi ke departemen kontrol inventaris untuk memberi tahu bahwa barang sedang dipesan.
Pemasok mengirimkan barang ke gudang, dan laporan penerimaan dibuat. Laporan penerima
diteruskan ke kontrol inventaris dan hutang dagang. Kontrol inventaris memperbarui catatan
inventaris berdasarkan laporan penerimaan.
Bagian hutang dagang menerima faktur dari pemasok dan membuat paket voucher dengan
merekonsiliasi dokumen yang diperlukan, seperti permintaan pembelian, pesanan pembelian,
menerima laporan dan faktur. Paket voucher kemudian disetujui dengan koreksi, jika ada. Buku
besar pembantu hutang dagang diperbarui dan total ringkasan diteruskan ke buku besar umum.
Paket voucher diteruskan ke departemen pembayaran tunai. Cek disiapkan dan dikirimkan ke
pemasok.
Langkah-langkah umum dalam siklus pengeluaran serupa di seluruh organisasi; namun,
implementasi metode ini mencakup spektrum penuh, dari metode manual hingga metode
otomatis yang didukung Web, hingga kombinasi yang tak terhitung jumlahnya. Tidak ada satu
solusi standar yang cocok untuk semua perusahaan. Siklus pengeluaran telah banyak berubah
karena Internet dan ERP. Tinjauan inventaris dilakukan secara otomatis dan dapat dilakukan
melalui Internet. Pemasok dapat memanfaatkan basis data perusahaan dan memasok barang-
barang yang dibutuhkan berdasarkan tingkat persediaan. Aktivitas pembelian korporasi saat ini
menjangkau seluruh dunia; pemasok dapat berbasis di berbagai negara, dan staf pembelian
dapat diberdayakan untuk melakukan aktivitas pembelian tanpa persetujuan khusus. Seluruh
proses pembelian juga dapat dilakukan melalui Web jika tidak ada kontak langsung.
Manajemen hubungan pemasok dan pengadaan elektronik memungkinkan kegiatan semacam
itu oleh otomatisasi dan Web memungkinkan sebagian besar fungsi pembelian. Alat-alat ini
dapat berinteraksi dengan modul hutang dagang untuk pemrosesan pembayaran. Area lain
dalam siklus pengeluaran yang dipengaruhi oleh Internet, tetapi tidak glamor, adalah
manajemen pengeluaran, seperti perjalanan dan hiburan, dan sistem penggajian. Manajemen
aset tetap juga telah diaktifkan oleh Web. Efek di area aset tetap, bagaimanapun, tidak sedalam
yang dalam pembelian dan pengeluaran.
Bab ini disusun sebagai berikut: Pertama, perubahan dalam urutan, penerimaan dan kegiatan
pembayaran dalam siklus pengeluaran karena manajemen hubungan pemasok dan pengadaan
elektronik diselidiki. Cakupan terperinci dari kartu pengadaan juga disediakan. Kedua,
manajemen pengeluaran online, seperti biaya perjalanan dan pusat perjalanan online, dicakup.
Manajemen penggajian online dibahas secara komprehensif. Ketiga, perubahan akuntansi
untuk aset tetap ditinjau secara singkat. Akhirnya, ringkasan mengakhiri bab ini.

Memesan, Menerima dan Membayar Barang

Fungsi pembelian suatu organisasi melibatkan serangkaian kegiatan dan antarmuka yang
kompleks dengan berbagai fungsi internal, seperti produksi, akuntansi, dan perbendaharaan, di
antara departemen lain. Kegiatan pembelian juga termasuk entitas eksternal, seperti pemasok
dan pengirim. Mari kita lihat berbagai kegiatan dan perubahan yang dilakukan oleh Internet.
Masalah pertama adalah: Apa yang kita beli? Bergantung pada bisnis organisasi, pembelian
dapat mencakup bahan baku, persediaan, layanan atau barang modal. Pada bagian ini, semua
kategori ini dibahas, meskipun interaksi terperinci antara pembelian dan produksi dibahas
dalam bab berikutnya.
Kegiatan pembelian, dalam konteks siklus pengeluaran, terdiri dari menghasilkan daftar
permintaan, memilih pemasok, membuat pesanan pembelian, menerima barang dan
membayar pemasok. Ilustrasi kegiatan tambahan yang umumnya tidak termasuk dalam teks
akuntansi adalah sebagai berikut: Strategi perlu dirancang untuk memilih pemasok. Tujuan
perusahaan seperti meningkatkan hubungan dengan pemasok, meminimalkan biaya pembelian,
meningkatkan pengiriman tepat waktu atau menegakkan kepatuhan kontrak menentukan
pilihan pemasok. Pemasok dapat berada di setiap sudut dunia. Tugas berikutnya sering kali
melibatkan negosiasi kontrak yang membosankan dengan pemasok dan manajemen kontrak.
Tugas ini mungkin melibatkan interaksi tim yang beragam secara geografis dan serangkaian
dokumen yang kompleks.
Setelah pemasok dipilih dan kontrak dinegosiasikan, kegiatan rutin menempatkan pesanan,
menerima barang, dan membayar barang dimulai. Pemasok dapat memperkenalkan produk
dan layanan baru yang perlu dievaluasi secara teratur. Pemasok juga perlu dinilai pada berbagai
dimensi untuk memastikan pencapaian tujuan perusahaan. Ini adalah garis besar kegiatan yang
terlibat dalam pembelian bahan atau layanan langsung atau tidak langsung. Di era Internet dan
ERP, kegiatan ini terintegrasi dan umumnya tidak dapat dipisahkan. Satu set modul perangkat
lunak dapat mengatur seluruh proses pembelian.
Upaya awal di bidang ini menghasilkan apa yang disebut e-procurement. E-procurement
mengacu pada penggunaan Internet dalam membeli bahan langsung atau tidak langsung;
misalnya pembelian Pemeliharaan, Perbaikan dan Operasional (MRO), biaya kantor dan biaya
perjalanan. E-procurement dimulai dengan penggunaan Internet untuk membeli bahan-bahan
tidak langsung, tetapi segera diperluas dengan memasukkan berbagai kegiatan, seperti
merampingkan proses pembelian, mengkonsolidasikan informasi produk dari berbagai pemasok
dan menghubungkan dengan pertukaran online dan pasar. Pengadaan berbasis internet segera
diikuti oleh SRM.
SRM dimulai sebagai bagian dari e-procurement, tumbuh untuk memasukkan sumber daya dan
kemudian menjadi area komprehensif untuk mengelola pemasok. Sumber dianggap lebih
strategis - produk yang tepat, dari pemasok yang tepat, dengan harga yang tepat. Pengadaan
dianggap lebih taktis - tujuannya adalah untuk menghilangkan dokumen dan mengurangi biaya.
Oleh karena itu, SRM dianggap lebih komprehensif daripada pengadaan elektronik. Sekarang,
SRM mencakup pengadaan elektronik di samping sejumlah kegiatan yang berbeda. Istilah lain
yang mungkin ditemui di bidang SRM adalah manajemen pengeluaran. Istilah ini mengacu pada
manajemen pengeluaran atau pengeluaran untuk bahan, jasa dan komoditas langsung dan
tidak langsung, yang menggemakan definisi pengadaan elektronik. Istilah lain yang mirip
dengan SRM adalah Manajemen Siklus Hidup Pemasok (SLM) dan menunjukkan fungsi yang
serupa, meskipun definisi teoretis mungkin berbeda.
SRM didefinisikan sebagai serangkaian pemasok yang menghadapi praktik yang diaktifkan oleh
rangkaian perangkat lunak kolaboratif. SRM terutama berkaitan dengan sumber pemasok dan
pengadaan. Ada banyak kebingungan terminologis di bidang ini; misalnya, bagaimana
membedakan antara SRM dan SCM? Ada banyak kesamaan dan kegiatan yang tumpang tindih.
Paket perangkat lunak yang berbeda dapat menggunakan akronim yang berbeda untuk
menggambarkan fungsi yang serupa. Secara umum, tetapi tidak selalu, SRM akan dianggap
sebagai bagian dari SCM. SCM akan dibahas sebagai bagian dari siklus konversi pada bab
selanjutnya. Definisi istilah-istilah ini bervariasi dan penjelasan yang diberikan di sini didasarkan
pada makna definisi yang diterima secara umum. Bagaimanapun, ingatlah untuk fokus pada
fungsi dan bukan pada label.

Bangkitnya SRM didorong oleh berbagai faktor. Menyusutnya siklus hidup produk dan
akibatnya perlu mendesain ulang produk atau memperkenalkan produk baru, tren ke arah
outsourcing global, gerakan ke arah melihat pemasok sebagai mitra dan bukan musuh, dan
keinginan untuk memeras biaya dari pengadaan adalah beberapa alasan utama. Sistem
pembelian tradisional berbasis ERP tidak dapat menjawab pertanyaan seperti: - Siapa pemasok
top 10 kami ?, siapa pemasok terburuk? Mengapa ?, Siapa yang memasok jumlah maksimum
barang X? dan apakah pemasok Y menguntungkan? Jadi, vendor perangkat lunak
mengembangkan rangkaian perangkat lunak SRM. SRM juga mendukung penciptaan dan
pelestarian pengetahuan; pengetahuan mungkin tidak hilang karena pergantian karyawan.
Kemampuan rangkaian perangkat lunak ini menjadi lebih canggih dengan setiap iterasi.
SRM memungkinkan serangkaian aktivitas pembelian internal dan eksternal. Kegiatan-kegiatan
ini dimulai pada tingkat strategi dan meluas ke intelijen pembelian. SRM umumnya merupakan
rangkaian modul perangkat lunak dan beroperasi di atas sistem ERP. Semua vendor software
akuntansi dan bisnis utama menawarkan fungsionalitas SRM, tetapi pada tingkat yang berbeda-
beda. Modul SRM terkemuka di pasar, setidaknya di atas kertas, menyajikan fungsionalitas SRM
yang sangat komprehensif. Mari kita melihat secara berurutan berbagai fungsi yang berbeda ini
dan memahami hubungan mereka dengan sistem akuntansi.

Strategi Pemilihan Pemasok

Strategi pemilihan pemasok, pada umumnya, didorong oleh tujuan perusahaan. SRM mendukung
strategi pemilihan pemasok dengan memberikan data kuantitatif, proyeksi dan analisis, dan dengan
memfasilitasi kolaborasi online dengan menyediakan alat yang tepat. Data kuantitatif mencakup pola
pengeluaran dan kinerja pemasok, proyeksi kinerja masa depan berdasarkan data yang tersedia dan
perubahan dalam produk dan bisnis yang ada, antara lain. Fasilitas analitis dalam SRM memungkinkan
analisis terperinci kontrak pemasok. Contoh ilustratif dalam analisis kontrak termasuk menghitung
penggunaan pemasok oleh organisasi, mengevaluasi kesenjangan dalam cakupan kontrak dan kinerja
pemasok, mengidentifikasi pembelian yang tidak sesuai dengan kontrak dan menyelidiki pembelian yang
dilakukan dari pemasok yang tidak disetujui.

Persyaratan data dapat berubah, tergantung pada sifat bahan yang disediakan oleh pemasok. Misalnya,
jika persediaan terdiri dari komoditas, maka bisnis menggunakan apa yang disebut strategi bisnis
komoditas atau strategi komoditas. Strategi tersebut umumnya menuntut analisis biaya pembelian yang
mendalam di seluruh unit bisnis, lini produk, lokasi pemasok, atau pusat biaya. Di sisi lain, jika pemasok
menyediakan produk yang unik, maka strategi pemilihan pemasok dapat fokus pada mencari sumber
dan desain produk lain daripada pertimbangan biaya. Modul SRM umumnya menggabungkan data dari
sistem ERP, atau gudang data dibuat untuk mendukung operasi SRM. Alat-alat yang disediakan oleh SRM
meliputi buku kerja yang dibuat sebelumnya, laporan yang telah ditentukan sebelumnya, kemampuan
pelaporan yang dapat disesuaikan dan kemampuan untuk mengunduh dan mengunggah data dari alat
analitik eksternal seperti Excel dan Access.

Faktor non-kuantitatif dalam strategi pemilihan pemasok meliputi perubahan kondisi ekonomi dan
pasar, perubahan tujuan perusahaan, keharusan politik dan sejumlah faktor lainnya. Modul SRM
menyediakan alat kolaboratif, seperti ruang obrolan virtual dan ruang kerja, papan diskusi, alat
manajemen proyek, manajer tugas dan alat manajemen tim. Alat virtual ini berguna untuk tim strategi
yang umumnya tersebar secara geografis dan yang perlu mendapatkan informasi dari sumber yang
dekat dengan pemasok atau pasar. Strategi yang umumnya ditempuh adalah mendiversifikasi basis
pemasok, mengurangi persediaan dan mengurangi total biaya pembelian, meningkatkan kapasitas
dengan menambahkan pemasok tambahan, memfokuskan pada beberapa pemasok dengan
mempersempit basis pemasok atau mengurangi variabilitas pasokan dengan merasionalisasi jadwal
pengiriman.

Mengidentifikasi dan Memilih Pemasok

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi pemasok yang melengkapi strategi pemasok yang
dipilih. Pertama, pemasok perlu ditemukan; kedua, mereka harus berkualitas. Fase penemuan
adalah proses kompleks yang dilakukan dengan pembelian, teknik, dan produksi profesional.
Sumber informasi harus disadap dengan menggunakan telepon, faks, katalog kertas, dan kontak
industri. Fase penemuan mengidentifikasi pemasok difasilitasi oleh alat SRM. Misalnya,
direktori perdagangan online yang dapat dicari berdasarkan berbagai parameter dapat dibuat
tersedia di desktop karyawan karena alat SRM. Tautan langsung dapat diberikan dengan agensi
eksternal seperti eCredit.com dan biro kredit untuk menilai risiko kredit dan bisnis pemasok.
Alat-alat SRM menyediakan cara terstruktur untuk merancang dan mengirimkan Permintaan
Informasi (RFI) ke beberapa pemasok, dan mengumpulkan dan menganalisis tanggapan.
Pemasok dapat memposting balasan di situs Web organisasi pembelian, dan balasan pemasok
dapat dievaluasi dan dianalisis.
Tahap identifikasi pemasok diikuti oleh pemilihan pemasok. Pemasok diminta untuk
memberikan Permintaan untuk Proposal (RFP) dan Permintaan Penawaran (RFQ). Di sini sekali
lagi, ketersediaan dokumen standar dan kemampuan Web memperlancar arus transaksi. Jika
pemasok mengajukan penawaran, penawaran ini dapat dikelola secara online. Tawaran
terstandarisasi dan dapat dianalisis pada dimensi yang diperlukan seperti harga, kualitas, dan
jadwal pengiriman. Jika diperlukan informasi tambahan, informasi tersebut dapat diperoleh
secara online. Alat SRM juga dapat mendukung berbagai bahasa, banyak mata uang dan dapat
menangani zona waktu yang berbeda. Setelah pemasok memenuhi syarat dan ditambahkan ke
daftar yang disetujui, pemasok tersebut tersedia untuk semua departemen dan lokasi.

Negosiasi Kontrak dan Manajemen Kontrak

Negosiasi kontrak dan manajemen kontrak juga difasilitasi oleh perangkat SRM. Kontrak-
kontrak ini dibuat dengan menetapkan syarat dan ketentuan, dan ditinjau oleh pengacara,
pemasok, dan manajemen sebelum penerimaan akhir. Siklus negosiasi panjang dan rumit. Alat
SRM membantu dengan menyediakan akses online ke templat standar untuk kontrak, dan
mereka memusatkan semua dokumen tambahan di satu tempat. Templat standar dapat diisi
dan dikustomisasi secara online, dan uraian persyaratan yang lengkap dan kaya dimungkinkan.
Pemasok dapat diberi akses ke negosiasi jika partisipasi mereka lebih disukai. Individu dalam
organisasi dapat berbagi keahlian dan persyaratan khusus mereka di tempat sentral. Basis
pengetahuan ini berguna dalam menghadirkan wajah yang dipersatukan kepada pemasok.
Setelah kontrak diberikan, alat SRM dapat secara otomatis menghasilkan kontrak khusus dan
pesanan pembelian konsekuen. Kontrak, setelah diberikan, dipantau untuk kepatuhan dengan
syarat dan ketentuan yang ada. Kontrak yang ditandatangani dapat dibagikan secara luas dalam
organisasi untuk ditinjau dan sebagai model. Jika kontrak jangka panjang, sistem dapat
diprogram untuk menghasilkan aturan sumber yang akan memandu permintaan baru kepada
pemasok yang diinginkan. Alat SRM menyediakan statistik penggunaan, riwayat pesanan
pembelian dan peringatan jika pemasok melanggar standar harga, kualitas, pengiriman atau
layanan. Eksekusi kontrak otomatis dan peningkatan visibilitas menyediakan manajemen
kontrak yang baik.

Layanan Mandiri Pemasok

Alat SRM menyediakan berbagai kemampuan swalayan pemasok. Kemampuan ini umumnya
disediakan melalui portal pemasok atau modul SRM yang menghadap pemasok. Alat-alat ini
memungkinkan pemasok membatasi akses ke sistem pembeli. Jika pemasok baru atau dipilih
untuk pertama kalinya, mereka perlu mendaftar dengan pembeli. Pemasok yang disetujui
dalam database perusahaan dapat mendaftar secara langsung, dan ID pengguna dan kata sandi
yang dihasilkan secara otomatis dikirimkan kepada mereka. Pemasok yang tidak disetujui juga
dapat mendaftar, meskipun akan ada proses peninjauan. Proses pendaftarannya mudah, dan
sebagian besar organisasi menawarkan beberapa cara pendaftaran.
Setelah pemasok terdaftar, pemasok dapat melakukan berbagai kegiatan:

• Perbarui alamat dan data kontak

• Buat halaman Web di portal pemasok untuk merinci informasi penting tentang diri mereka
dan mengiklankan layanan mereka
• Dapatkan informasi tentang akun mereka. Informasi ini dapat dikirimkan melalui berbagai
laporan, seperti riwayat pesanan pembelian, konfirmasi pesanan pembelian, informasi faktur
dan pembayaran, perincian mengenai kontrak dan laporan khusus lainnya
• Unggah informasi tentang produk mereka
• Perangkat lunak program (terbatas); misalnya, pemasok dapat memprogram e-mail otomatis
setelah pesanan pembelian diterima
Dukungan untuk Pelelangan
Alat lain yang telah digunakan untuk mengurangi biaya pengadaan adalah lelang. Ide dasar di
balik pelelangan adalah ketika suatu organisasi menjual produk, itu akan mengundang pembeli
untuk bersaing satu sama lain, dan menjual produk ke pembeli yang menawarkan harga
tertinggi. Secara tradisional, lelang telah digunakan di banyak bidang, terutama seni dan barang
antik, di mana harga sebenarnya dari produk mungkin tidak mudah ditentukan. Lelang
menawarkan cara untuk menentukan harga pasar sementara memungkinkan penjual untuk
mendapatkan harga maksimum dan memungkinkan setiap pembeli untuk menawar sesuai
dengan estimasi nilai pasar dari barang tersebut. Ada berbagai jenis lelang, seperti harga naik di
mana harga bergerak ke atas, harga turun di mana harga bergerak ke bawah, penawaran
tertutup dan banyak variasi lainnya.
Karena kami tidak tertarik pada lelang per se tetapi hanya sejauh digunakan dalam alat SRM,
mari kita melihat lelang dari perspektif sumber dan pengadaan. Lelang digunakan oleh
perusahaan dalam pembelian barang langsung dan tidak langsung, komoditas, dan bahkan
produk khusus yang rumit. Suatu bentuk pelelangan yang telah menjadi populer disebut
pelelangan terbalik. Dalam pelelangan ini, pembeli (perhatikan bahwa pembeli menggunakan
pelelangan, bukan penjual) memposting persyaratan untuk produk tertentu dengan harga
tertentu. Pemasok dapat melihat harga dan menawar harganya sendiri. Semua pemasok dapat
melihat tawaran yang dibuat oleh pemasok lain dan mencoba untuk mengalahkan satu sama
lain. Pemasok yang menawarkan harga terendah biasanya memenangkan pesanan. Lelang jenis
ini telah digunakan sejak lama, tetapi menjadi jauh lebih bermanfaat setelah munculnya
Internet.
Lelang terbalik di lingkungan Internet berfungsi sebagai berikut: Pemasok yang diizinkan untuk
berpartisipasi dalam pelelangan umumnya disaring secara menyeluruh. Karena tawaran rendah
menang, pemenang harus dapat memberikan produk berkualitas yang sebanding dengan
penawar yang lebih tinggi. Lelang online dilakukan di situs Web yang aman; pemasok mungkin
harus mendaftar terlebih dahulu dan, jika perlu, diberikan pelatihan lelang online. Peraturan
dan ketentuan yang ditetapkan oleh juru lelang bersifat final. ID Pemasok disamarkan dan
semua pemasok diberi kode alfanumerik. Tawaran akan diteruskan dari lokasi terpencil dan
pemasok dapat menonton tawaran secara real time. Harga penawaran, tetapi bukan nama
pemasok, sekarang menjadi rahasia umum. Pemasok yang memiliki penawaran terendah
umumnya memenangkan pesanan.
Alat SRM memungkinkan lelang melalui portal pemasok atau perangkat lunak yang menghadap
pemasok. Portal pemasok memungkinkan pembentukan pertukaran pribadi, yang ditetapkan
oleh organisasi, yang menghubungkan pemasok dan mitra dalam lingkungan yang aman.
Pemasok sudah disaring sebelumnya; basis data pemasok umumnya tersedia secara online dan
informasi mengenai lelang dapat disampaikan kepada pemasok menggunakan email atau
metode online lainnya. Pemasok dapat menerima lelang dan informasi penawaran, masuk ke
situs lelang di bursa pribadi, melihat pelelangan yang sedang berlangsung, dan meninjau
informasi panggilan dan penawaran. Dalam hal produk unik, direktori pemasok online dapat
disadap untuk memperbesar basis data pemasok.
Perangkat lunak SRM juga menyediakan alat keputusan untuk mengevaluasi tawaran. Jika harga
bukan satu-satunya kriteria, mengevaluasi tawaran secara real time sangat sulit. Jika faktor-
faktor seperti kualitas, kuantitas, lokasi dan reputasi pemasok diperhitungkan, pembuat
keputusan menghadapi informasi yang berlebihan. Alat keputusan dalam SRM dapat
membantu membuat peringkat tawaran yang masuk menggunakan peringkat, bobot, dan
formula pengguna yang telah ditentukan sebelumnya. Evaluasi multivariat dari tawaran yang
masuk dimungkinkan. SRM umumnya mendukung berbagai jenis lelang, tidak hanya lelang
terbalik, dan berbagai jenis kutipan. Kemampuan ini mendukung kegiatan pengadaan /
pengadaan yang strategis dan ad-hoc.

Faktur dan Penyelesaian Elektronik

Mekanisme pembelian / penagihan dan pembayaran / penyelesaian adalah proses yang paling
penting untuk tujuan kita. Proses ini dilakukan dengan menggunakan sistem ERP back-end dan
alat SRM, seperti layanan mandiri pemasok dan layanan mandiri karyawan. Pesanan pembelian
dibuat oleh sistem pembelian, berdasarkan peninjauan otomatis tingkat persediaan atau pada
permintaan pembelian karyawan. Pemasok juga dapat memantau tingkat persediaan dan
menghasilkan pesanan pembelian jika persediaan mencapai tingkat pemesanan ulang yang
ditentukan sebelumnya. Proses pemesanan ini disebut Vendor Managed Inventory (VMI) dan
dibahas dalam bab selanjutnya.
Pesanan Pembelian elektronik ini (e-PO) diteruskan ke portal pemasok dan dikonversi menjadi
Pesanan Penjualan elektronik (e-SO) untuk pemasok. Pemasok menerima email atau log ke
sistem dan memproses e-SO. Respons terhadap PO dibuat; jika responsnya dalam perjanjian
lengkap dengan PO awal, maka PO / SO diterima oleh pihak yang bertransaksi. Jika ada
ketidaksepakatan, negosiasi online berlangsung hingga kompromi tercapai. Jika PO rumit dan
perubahan diperlukan saat pekerjaan berlangsung, perubahan ini dapat dipantau secara online.
Revisi terhadap PO awal diarsipkan dan dapat diakses untuk tujuan perbandingan.
Pengguna juga dapat menentukan status pembelian sebagai kena pajak atau bebas pajak.
Status ini kemudian diteruskan ke PO; seperti yang dijelaskan kemudian, pajak penjualan dan
lokal dapat memperumit mekanisme pembelian. Kode akun untuk akun yang perlu dibebankan
dapat dibuat menggunakan aturan alur kerja. Biaya dapat dibagi ke beberapa kode akuntansi,
beberapa departemen dan / atau beberapa pusat biaya. Jika pemasok berbasis di luar negeri,
harga dapat ditetapkan dalam mata uang asing dan lokal secara bersamaan.
Proses pembelian agak berbeda dalam hal kontrak jangka panjang. Dalam hal ini, pemasok
telah menyetujui persyaratan harga dan kualitas tertentu untuk jangka waktu tertentu. Alur
kerja dalam sistem ERP digunakan untuk menentukan aturan sumber. Aturan alur kerja ini akan
dipicu jika item yang tercakup dalam kontrak jangka panjang diperlukan. Barang-barang ini akan
dicocokkan dengan daftar pemasok yang disetujui, dan pemasok yang sesuai akan dipilih.
Kemudian sistem ERP akan menghasilkan dokumen yang diperlukan, seperti PO, dan yang akan
diproses seperti yang dijelaskan sebelumnya.
ASN, yang dijelaskan dalam bab EDI, dibuat oleh pemasok dan dikirim secara elektronik. ASN
pada dasarnya adalah daftar pengemasan elektronik dan memiliki persyaratan format yang
rumit. ASN membawa informasi ke level kontainer atau ke level detail PO, tergantung pada
persyaratan pembeli. ASN meningkatkan visibilitas barang yang masuk; meningkatkan operasi
gudang, seperti penerimaan dan pembongkaran; dan memungkinkan penggunaan dermaga
penerima yang efisien, karena pengetahuan awal tentang bentuk dan ukuran pengiriman yang
masuk. ASN diperlukan dalam EDI tetapi dapat digunakan dalam SRM, dan membantu
mengotomatiskan proses penerimaan.
Pemasok menerima e-PO dan memasukkannya ke dalam sistemnya. Sistem akuntansi, setelah
memproses PO, membuatnya tersedia untuk gudang atau modul WMS. Pesanan ditinjau di
gudang; barang diambil dari rak dan dikemas. Barang yang dikemas direkonsiliasi dengan PO
untuk mengkonfirmasi pengiriman. Setiap perbedaan dalam PO asli dan barang yang dikemas
dicatat. Data tentang deskripsi barang, harga dan jumlah dikumpulkan selama fase pengepakan.
Data ini digunakan untuk membuat ASN. Modul EDI dari perangkat lunak ERP dapat
mengotomatisasi proses ini.
ASN dibuat dan kemudian digunakan untuk mencetak label kode batang. Kode batang adalah
pola garis persegi panjang yang bervariasi dalam lebar dan spasi. Setiap pola diberikan karakter
tertentu (0 hingga 9). Sinar laser memantul dari pola-pola dan informasi dalam garis atau pola-
pola itu secara otomatis dikenali oleh pembaca kode batang. Ada berbagai jenis kode batang;
yang umum digunakan adalah UCC 128. Label kode batang yang digunakan dengan ASN harus
memiliki format tertentu, dapat dipindai dan dapat dibaca. Label yang tidak mengikuti
pedoman yang diperlukan harus diproses secara manual, dan pemasok menghadapi hukuman
berat karena tidak mematuhi aturan kode batang.
Label kode batang berisi informasi tentang barang yang dikemas dan yang cocok dengan ASN.
ASN ditransmisikan ke pembeli, dan departemen pembelian dan penerima pembeli diberitahu
tentang barang yang masuk. ASN semakin diformat sebagai ASN XML; kemampuan XML
didukung oleh sebagian besar vendor SRM. Pengiriman dalam perjalanan dapat dipantau
menggunakan label ASN dan kode batang. Ketika departemen penerima menerima wadah yang
membawa barang, label kode batang dipindai dan informasi dicocokkan dengan ASN pada file.
Barang dapat diperiksa secara fisik, dan dapat ditransfer ke tempat yang sesuai di gudang.
Setelah informasi kode batang dipindai oleh departemen penerima, departemen pembelian
mengetahui tanda terima dan dapat memantau pengiriman, apakah itu di departemen
penerima atau ditransfer ke gudang.
Alat SRM menyediakan kemampuan elektronik untuk pembayaran dan penyelesaian. Pemasok
mengirimkan faktur secara elektronik, yang dapat dibuat menggunakan portal pemasok atau
sistem akuntansi pemasok. Faktur dicocokkan dengan ASN dan PO, dan kemudian disetujui.
Dalam hal terjadi perbedaan, faktur dialihkan ke manajer yang sesuai untuk koreksi, dan koreksi
dapat dikonfirmasi dengan pemasok. Setelah faktur disetujui, faktur dapat dibayarkan secara
otomatis sesuai dengan syarat dan ketentuan kontrak. Pembayaran dapat dilakukan melalui EFT
atau melalui cek kertas langsung pada tanggal jatuh tempo, dan tanggal jatuh tempo dapat
secara otomatis dihitung untuk mengambil keuntungan dari diskon tunai yang tersedia.
Informasi pembayaran ditransfer ke hutang dan buku besar, dan sistem ERP back-end, setelah
peninjauan, memposting jumlah tersebut ke akun yang tepat. Pemasok dapat melihat faktur
dan pembayaran mereka terhadap faktur tersebut di portal pemasok. Ini memfasilitasi
rekonsiliasi faktur oleh departemen piutang dagang pemasok.
Alat SRM juga dapat mendukung proses ERS yang dijelaskan dalam bab EDI. ASN yang masuk,
sering disebut sebagai Pengiriman Lanjutan dan Pemberitahuan Tagihan (ASBN), diidentifikasi
dan dicocokkan dengan PO atau ketentuan kontrak, dan faktur yang sesuai dibuat oleh sistem
ERP back-end atau alat SRM. Faktur juga dapat dihilangkan. Jumlah karena pemasok dapat
dihitung menggunakan PO dan ASN / ASBN, dan dikreditkan ke pemasok. ASBN sering
mengandung informasi pajak untuk pengiriman kena pajak dan dapat secara otomatis
digunakan dalam faktur. Faktur ditransmisikan secara elektronik ke pemasok atau diposting di
portal pemasok untuk ditinjau. Proses ini mirip dengan proses EIPP yang dijelaskan dalam siklus
pendapatan. Proses ini berbeda dari pencocokan PO secara manual, menerima laporan dan
faktur pembelian, dan kemudian membuat paket voucher. Jika dokumen tidak cocok, laporan
pengecualian diteruskan ke otoritas yang ditentukan dalam alur kerja.

Manajemen Konten
Proses pembelian elektronik tergantung pada ketersediaan produk pemasok dalam format
elektronik, yang disebut sebagai katalog elektronik. Katalog elektronik dapat menyediakan
informasi melalui teks, grafik, gambar, audio dan video, antara lain. Jika deskripsi produk dan
syarat dan ketentuan penjualan tidak elektronik, proses pembelian tidak dapat otomatis. Basis
data produk yang lebih terperinci dan dapat dicari, semakin mudah pekerjaan pembeli.
Mengelola katalog elektronik ini disebut manajemen konten, atau manajemen katalog.
Manajemen konten adalah proses yang kompleks dan mahal. Ada berbagai cara untuk
menangani manajemen konten. Pertama, pemasok dapat mengembangkan katalog secara
internal dalam format yang disetujui dan kemudian mengunggah informasi. Konsolidasi katalog
ini kemudian dilakukan oleh alat SRM. Kedua, layanan manajemen konten khusus dapat
mengelola konsolidasi katalog pemasok. Layanan ini berguna untuk pasar elektronik atau
pertukaran tempat banyak pembeli dan penjual bertemu. Karena sebagian besar pembeli dan
penjual kecil dan membutuhkan format katalog standar, perusahaan manajemen katalog
dengan protokol standar dan perangkat lunak dapat sangat berharga. Akhirnya, organisasi
dapat memperoleh informasi dari pemasok dan membuat katalog dan mengelolanya atau
bahkan dapat membeli konten dari penyedia pihak ketiga. Alat SRM dan organisasi besar
umumnya mengikuti metode pertama, karena hemat biaya.
Alat SRM menyediakan alat penulis mandiri untuk pemasok. Katalog elektronik dalam berbagai
format, seperti XML, spreadsheet, dan CSV, dapat diunggah secara otomatis ke portal pemasok
atau di tempat yang ditentukan dalam sistem pembeli. Pemasok dapat mengontrol konten dan
dapat mengubah, memperbarui, atau memodifikasi konten untuk mengikuti perubahan produk.
Selain itu, katalog ini juga dapat diimpor dari bursa online dan penyedia konten pihak ketiga.
Katalog yang diimpor dapat dievaluasi kualitasnya dan digabung menjadi satu file. Informasi
produk dapat disusun dan diatur menggunakan skema standar seperti PBB / Layanan Produk
dan Kode Standar (UN / SPSC) atau dapat diformat dalam varian XML. Skema standar semacam
itu berguna dalam menghilangkan informasi yang berlebihan dan duplikat, mengembangkan
mekanisme pencarian yang mudah dan menetapkan pengidentifikasi unik.
Alat SRM juga menyediakan fasilitas pencarian untuk pengguna sistem. Katalog elektronik tidak
ada gunanya kecuali mereka dapat dicari secara efisien. Alat pencarian mirip dengan yang
ditemukan di Internet; misalnya, Google. Alat-alat ini dapat dibumbui untuk tujuan bisnis
tertentu. Sistem iProcurment Oracle menawarkan fasilitas untuk mencari hasil berdasarkan
harga dan relevansi. Relevansi suatu item dihitung berdasarkan kemunculan istilah pencarian di
database yang diberikan. Parameter pencarian tambahan mencakup pengurutan menurut
deskripsi, pemasok, dan kategori. Jika Anda telah menggunakan mesin pencari Amzon.com,
Anda sudah memiliki ide bagus tentang bagaimana prosesnya bekerja.

Pembelian Sendiri Karyawan

Seperti disebutkan sebelumnya, SRM bangkit dari pengadaan elektronik, pertama sebagai alat
yang ditetapkan dalam area pengadaan elektronik; kemudian mengkonsumsi kategori e-
procurement. E-procurement mulai memfasilitasi pembelian bahan tidak langsung, seperti
barang MRO, perabot kantor, perlengkapan kantor, dan suku cadang mesin; dan layanan,
seperti biaya kebersihan, berkebun dan perjalanan. Biaya yang terkait dengan dokumen dan
prosedur persetujuan membuat pembelian ini sangat mahal. Secara umum, proses pembelian
berbasis kertas tidak terstandarisasi, jumlah pemasok dapat berjalan dalam ribuan dan
persetujuan memakan waktu, menghasilkan biaya transaksi yang tinggi. Perangkat SRM terus
menyediakan fungsionalitas e-procurement, yang juga disebut sebagai pembelian sendiri oleh
karyawan. Proses pembelian sendiri oleh karyawan dimulai dengan mengidentifikasi barang-
barang yang diperlukan dan kemudian mencari barang-barang tersebut di katalog elektronik.
Katalog yang dikembangkan oleh pemasok dapat di-host di portal pemasok dan diakses dari
desktop oleh pengguna. Konten juga dapat dikelola oleh pihak ketiga organisasi, di-host oleh
pertukaran online atau di-host oleh pemasok di situs Web-nya sendiri. Opsi hosting terutama
ditentukan oleh kekuatan relatif dari organisasi pembelian dan penjualan. Perusahaan raksasa
otomotif seperti GM dapat meminta pemasoknya untuk memposting konten mereka di ruang
Web yang ditentukan GM, tetapi perusahaan kecil mungkin harus menggunakan pertukaran
online atau menavigasi ke situs Web pemasok. Proses pembelian pada dasarnya identik tidak
peduli di mana katalog diselenggarakan; Namun, ada perbedaan dalam infrastruktur yang
mendukung pembelian ini.
Alat SRM juga mendukung katalog elektronik yang dikembangkan secara internal. Barang dan
bahan yang dibeli oleh perusahaan biasanya disimpan di gudang yang berbeda. Karyawan pada
umumnya tidak tahu apa yang ada dalam stok dan apa yang tidak. Untuk mengimbangi masalah
ini, katalog toko internal yang merinci ketersediaan barang di berbagai lokasi dikembangkan.
Dalam hal pemilihan item dari katalog internal, alat SRM akan menghasilkan permintaan
internal. Permintaan internal dapat diubah menjadi pesanan penjualan internal dan diproses
oleh proses siklus pendapatan; dalam kasus di mana gudang diperlakukan sebagai pusat laba
atau penyedia layanan internal, mereka bersaing dengan penyedia eksternal. Jika item yang
diperlukan tersedia baik secara internal maupun eksternal, pengguna dapat memilih pemasok
jika dia berwenang untuk melakukannya. Barang-barang yang dipilih dari katalog internal
dikirimkan dari gudang ke tempat yang diinginkan, dan unit bisnis atau pusat biaya yang sesuai
dibebankan dengan biaya.
Proses pencarian-dan-beli ini mirip dengan yang berpengalaman dalam membeli buku atau CD
musik di Internet. Item yang diperlukan dicari dan dipilih; kemudian keranjang belanja diisi
dengan barang-barang itu. Alat SRM menawarkan beberapa penyempurnaan, seperti
menyimpan template keranjang belanja untuk pesanan berulang, mencari berdasarkan
deskripsi produk atau nomor produk, dan mengisi gerobak dan menahannya sampai waktu
yang ditentukan, yang membuat proses pengadaan perusahaan lebih mudah. Karyawan dapat
menambahkan informasi tambahan ke item yang dipilih; misalnya, jika kartu kunjungan
diperlukan, informasi yang diperlukan seperti nama, alamat dan judul dapat diunggah.
Beberapa alat SRM dapat dikonfigurasi untuk membuat daftar permintaan pembelian
berdasarkan keranjang belanja.
Perangkat SRM membaca informasi produk dalam keranjang belanja / daftar permintaan
pembelian dan memutuskan apakah diperlukan persetujuan berdasarkan aturan keputusan
yang diprogram sebelumnya; misalnya, jumlah pembelian melebihi batas yang ditentukan. Jika
jawabannya ya, keranjang belanja / daftar permintaan pembelian dialihkan ke manajer yang
ditunjuk. Pengguna dapat melampirkan teks, URL, atau file ke keranjang belanja jika mereka
ingin memberikan lebih banyak informasi kepada manajer. Manajer kemudian dapat
menyetujui atau menolak permintaan tersebut. Dalam hal persetujuan, keranjang belanja /
daftar permintaan pembelian diproses oleh sistem; jika tidak disetujui, karyawan mendapat
pemberitahuan bahwa produk tidak dapat dibeli atau perubahan tertentu dalam produk
diperlukan sebelum persetujuan. Alur kerja persetujuan, seperti tingkat otoritas yang
diperlukan untuk persetujuan dan batas pembelian yang ditentukan, dapat dimodifikasi oleh
personel yang berwenang. Sebagai contoh, seorang manajer yang akan berlibur dapat
memberikan hak persetujuan kepada manajer lainnya, sehingga menghindari potensi
kemacetan.
Alur kerja menunjukkan status keranjang belanja / daftar permintaan pembelian setiap saat;
misalnya, disetujui, ditolak, menunggu persetujuan atau disetujui dengan perubahan. Daftar
belanjaan / daftar permintaan pembelian yang tertunda dapat dibatalkan oleh pencetusnya jika
diinginkan. Ketika keranjang belanja disetujui, PO dibuat oleh alat SRM atau sistem ERP back-
end, tergantung pada konfigurasi. PO dikirimkan secara elektronik ke pemasok; transmisi dapat
berupa pesan dari sistem akuntansi ke sistem akuntansi, email atau bentuk lain yang ditentukan
oleh organisasi pembeli. PO juga dapat ditransmisikan dalam berbagai bahasa berdasarkan
preferensi pemasok.
Barang atau jasa kemudian dikirimkan oleh pemasok. Laporan penerima (juga disebut
konfirmasi) dapat dibuat oleh karyawan yang awalnya meminta pembelian. Berbagai rutinitas
tersedia dalam membuat laporan penerimaan. Pertama, jika pengiriman atau layanan parsial,
laporan penerima dapat dibuat tetapi ditunda. Kedua, pemasok yang menyediakan barang dan
jasa dapat secara otomatis meminta sistem untuk menghasilkan laporan penerimaan setelah
pengiriman. Ketiga, jika organisasi membutuhkan kontrol internal yang lebih ketat, pembuatan
laporan penerimaan dapat dikendalikan oleh otoritas pusat. Misalnya, hanya asisten
administrasi yang dapat mengkonfirmasi pengiriman layanan untuk seluruh departemen.
Otoritas pusat ini menerima barang atau jasa dan membuat laporan penerimaan. Faktur
diajukan oleh pemasok dan secara otomatis direkonsiliasi dengan PO dan menerima laporan. Di
sisi lain, pesan pengiriman pemasok (mirip dengan ASN) dapat digunakan untuk membuat
faktur, seperti dalam proses ERS yang dijelaskan sebelumnya.
Dalam kasus situs Web yang dihosting oleh pemasok atau pertukaran online, alat SRM
menyediakan apa yang disebut kemampuan punchout. Jika katalog di-host pada sistem
internal, maka mencari produk itu mudah karena itu adalah masalah pencarian melalui jaringan
pribadi perusahaan. Ketika katalog berada di luar jaringan perusahaan, sulit untuk
menggunakan alat yang tertanam dalam SRM atau ERP perusahaan. Alat SRM menyediakan
kemampuan yang secara otomatis menghubungkan jaringan mereka; yaitu, ia meninju ke situs
pemasok dan situs pemasok dapat dicari menggunakan alat SRM. Ketika produk
dikonfigurasikan, dipilih dan dimuat ke keranjang belanja, keranjang secara otomatis terhubung
dengan sistem internal pembeli. Keranjang belanja atau daftar permintaan pembelian yang
dihasilkan dialihkan sesuai dengan alur kerja internal. Masalah dengan punchout adalah bahwa
setiap situs Web pemasok diatur secara berbeda, artinya ada kurva pembelajaran sebelum
pengguna dapat mencari situs tersebut secara efisien. Juga, alat pencarian internal mungkin
tidak bekerja secara seragam di berbagai situs Web.
Masalah mengintegrasikan sistem akuntansi biaya dengan alat SRM belum banyak dibahas
dalam literatur. Sistem ERP dan alat SRM dari vendor yang sama umumnya memudahkan
integrasi sistem akuntansi biaya dengan SRM. Namun, ada beberapa kasus di mana akuntansi
biaya berbasis aktivitas dan sistem akuntansi biaya proyek sulit dipetakan ke perangkat SRM.
Akuntan perlu memperhatikan area ini.
Alat SRM juga menyediakan kontrol internal dalam pembelian dari katalog elektronik. Pertama,
katalog internal dapat diatur dalam pandangan yang berbeda dan karyawan dari departemen
yang berbeda atau unit bisnis yang berbeda hanya dapat mengakses item tertentu. Kedua, jika
suku cadang langka atau mahal dibutuhkan, suku cadang ini hanya dapat diakses oleh personel
yang memenuhi syarat yang memiliki izin khusus. Ketiga, kereta belanja yang dibuat oleh
karyawan dapat memiliki batas pengeluaran yang telah ditentukan sebelumnya, dan periode
waktu dapat ditentukan selama karyawan diizinkan untuk melakukan pembelian. Kadaluwarsa
hak-hak pembelian setelah waktu tertentu berguna jika karyawan yang mengundurkan diri atau
ditugaskan kembali. Keempat, segera setelah keranjang belanja dibuat, alat-alat SRM
memeriksa status persediaan untuk mengkonfirmasi bahwa barang-barang ini benar-benar
diperlukan. Kelima, jika barang atau jasa tidak dianggarkan, alat SRM dapat menandai semua
pembelian tersebut dan merutekannya untuk persetujuan khusus. Pesan juga dikirimkan
kepada pengguna sehingga pengguna tahu bahwa ia kehabisan anggaran dan dapat mengambil
tindakan korektif. Akhirnya, pemasok dapat mengkonfirmasi ketersediaan barang yang
dibutuhkan secara real time; dan dalam hal kehabisan stok, pemasok alternatif dapat segera
disadap, membuat proses pengadaan yang efektif.

Kartu Pengadaan
Kartu pengadaan, juga dikenal sebagai P-Card atau kartu pembelian, adalah kartu kredit yang
dikeluarkan untuk staf yang tidak membeli untuk pembelian barang dan jasa bernilai rendah;
misalnya, bahan tidak langsung, persediaan, layanan, dan barang non-kapital bernilai kecil.
Bayer Corporation baru-baru ini menargetkan bantuan sementara, pengiriman semalam, rapat
dan perencanaan acara, seragam, dan komputer pribadi sebagai area tambahan untuk
penggunaan kartu pengadaan. Semakin banyak, kartu pengadaan juga digunakan untuk
membayar pembelian Internet. Sebuah laporan penelitian menunjukkan bahwa pada tahun
2001 sekitar 60.000 kartu pengadaan digunakan di AS, dan total volume transaksi sekitar $ 45
miliar; dan, sekitar 25% perusahaan Fortune 100 telah mengadopsi program kartu pengadaan.
Kartu-kartu ini juga menjadi hit dalam pengaturan pemerintah, nirlaba dan universitas.
Studi penelitian telah menunjukkan bahwa di banyak organisasi, 80% dari pembelian
menyumbang volume pembayaran 20% dolar. Dokumen yang dibuat untuk menyelesaikan
siklus permintaan, pemesanan, persetujuan, penerimaan, faktur, dan pembayaran untuk
pembelian semacam itu dapat dengan mudah membanjiri sistem apa pun dan menghasilkan
biaya yang besar. Bahkan jika sistem ERP digunakan, overhead yang besar terlibat dalam
memproses transaksi untuk pembelian barang-barang kecil. Kartu pengadaan
mendesentralisasi otoritas pembelian dengan memungkinkan karyawan melakukan pembelian
tanpa jejak kertas dan mengurangi biaya pemrosesan transaksi secara signifikan. Namun,
perusahaan kartu kredit mengenakan biaya untuk mengeluarkan kartu, dan struktur biaya
bervariasi sesuai dengan perjanjian dengan perusahaan kartu. Biaya ini perlu diperhitungkan
dalam analisis biaya-manfaat dari kartu pengadaan.
Administrasi kartu pengadaan umumnya ditangani oleh departemen yang
mengimplementasikan kartu, atau dapat dikelola secara terpusat oleh departemen, seperti
pembelian atau keuangan. Pengenalan kartu pengadaan tidak berarti kartu-kartu itu akan
digunakan. Banyak organisasi telah mengadopsi insentif / penalti untuk menggunakan / tidak
menggunakan kartu. Kartu pengadaan mengubah aktivitas pembelian dan menyebabkan
perubahan dalam pencatatan transaksi. Efek utama adalah memetakan pembelian ke akun
yang tepat dan memproses penerimaan barang.
Secara umum, struktur akun dalam buku besar di sebagian besar organisasi dapat mendukung
pencatatan transaksi kartu pengadaan. Masalah utama adalah dalam jumlah transaksi;
pencatatan transaksi ini dapat memakan waktu. Masalah ini sering disebut sebagai rekonsiliasi
dengan sistem keuangan. Masalah ini ditangani dalam beberapa cara. Pertama, beberapa
perusahaan hanya membebankan biaya transaksi ini untuk apa yang disebut pembelian kartu
pengadaan; atau, beberapa judul standar, seperti persediaan kantor, persediaan pengiriman
dan biaya operasional, dapat dikembangkan dan digunakan untuk mendebit transaksi. Kedua,
orang yang berdedikasi dapat mengumpulkan dan mengurutkan laporan dan menetapkan
nomor akun yang tepat. Namun, metode ini memperlambat sistem dan menambah biaya.
Akhirnya, laporan kartu pengadaan yang berasal dari perusahaan kartu kredit dapat langsung
dipetakan ke buku besar dan dicatat. Metode ini mengotomatiskan proses tetapi
menambahkan biaya dimuka pemrograman. Misalnya, Ericsson, perusahaan telepon Swedia
yang telah menerapkan kartu pengadaan, menerima dua file pada akhir bulan dari American
Express. File pertama adalah faktur yang harus dibayarkan ke American Express dan file kedua
memberikan rincian pengeluaran dengan kartu, departemen dan / atau pusat biaya. File kedua
adalah input langsung ke sistem ERP dan entri akuntansi selesai.
Ada juga solusi berbasis web (misalnya, Solusi Web P-Card, www.p- card.com/) yang
memungkinkan pengguna menerima laporan pengeluaran melalui Web, yang dapat dilihat
melalui browser. Solusi ini dapat dipetakan sebelumnya ke database perusahaan yang, tentu
saja, melibatkan pemrograman dimuka. Pemegang Kartu kemudian dapat membagi transaksi
berdasarkan deskripsi item, kategori dan jumlah, dan menetapkan transaksi ke kode akuntansi
yang ditentukan dalam buku besar; setiap kode yang tidak valid ditandai pada sumbernya.
Pengguna kemudian dapat mengirim laporan ke buku besar dan dapat diposting langsung atau
setelah ditinjau.
Pengguna juga dapat mencatat pesanan mereka di formulir pemesanan online dan dapat
memformalkan entri setelah menerima barang atau layanan. Log pesanan online atau catatan
pembelian elektronik dapat secara otomatis direkonsiliasi dengan laporan elektronik yang
diterima dari penerbit kartu. Setelah rekonsiliasi, laporan transaksi dihasilkan yang dapat
dialihkan ke manajer, yang dapat meninjau dan menyetujuinya. Kode akuntansi ditetapkan oleh
pengguna dan dapat diposting ke buku besar umum atau sistem akuntansi biaya, tergantung
pada hubungan yang ada.
Solusi ini dilengkapi dengan apa yang disebut modul administrator. Fungsi ini dapat digunakan
untuk mengelola siklus hidup kartu pengadaan. Administrator dapat memantau aktivitas kartu
dan menghasilkan laporan, seperti pajak penjualan, pengiriman, 1099, dan statistik
penggunaan. Pengguna kartu dapat ditambahkan atau dihapus, atau hak mereka dapat
dimodifikasi dari tempat sentral ini. Entri teks dan multi-media tentang pengguna, penggunaan
atau pemasok dapat ditambahkan ke database untuk tujuan referensi. Untuk usaha kecil, daftar
pemasok yang menerima kartu pengadaan dapat disediakan. Daftar ini dapat dicari oleh SIC,
Kode Kategori Pedagang (MCC), nama dan lokasi, antara lain.
Penerimaan barang pada kartu pengadaan juga perlu ditangani secara terpisah. Tujuannya
adalah untuk mengurangi biaya pembelian dalam jumlah kecil, sehingga barang yang dibeli
dalam jumlah kecil tidak harus melalui proses penerimaan formal. Penerimaan barang atau jasa
umumnya dikonfirmasi oleh satu karyawan yang berwenang; maka proses pembayaran dapat
dimulai. Jika barang datang ke dok penerima, mungkin ada area penerima khusus di mana
hanya pembelian kartu pengadaan yang diterima. Pendekatan lain adalah memberi pemasok
label yang cerah dan khusus yang mengidentifikasi pembelian kartu pengadaan yang masuk.
Barang dan persediaan ini langsung diteruskan ke karyawan yang memesannya dan tidak
dimasukkan ke dalam sistem. Untuk mencapai tujuan ini, sistem kartu pengadaan harus
dihubungkan dengan fungsi penerima. Informasi seperti slip kemasan, nomor pelacakan, nama
pengirim dan operator, dan informasi kontak dari orang yang memesan barang harus tersedia
secara real time ke fungsi penerima.
Kartu pengadaan dapat menyebabkan masalah terkait penjualan dan pajak lokal. Secara
singkat: Apakah informasi yang dikumpulkan dari laporan kartu pengadaan menyediakan
dokumen yang cukup untuk menentukan apakah penjualan dan pajak daerah yang benar
dikumpulkan atas transaksi pada titik penjualan? Perusahaan telah mengembangkan prosedur
khusus untuk menangani masalah penjualan dan pajak negara. Ingat, bisnis membayar penalti
jika pajak penjualan yang sesuai tidak dibayarkan, apakah itu membeli atau menjual.
Pendekatan pertama adalah membuat vendor yang disetujui secara kontrak berkewajiban
untuk menagih dan mengirimkan pajak yang sesuai. Pendekatan lain adalah mendidik karyawan
tentang kena pajak dan penjualan tidak kena pajak. Jika penjualan kena pajak, vendor harus
diminta untuk memberikan rincian pajak penjualan, baik pada faktur atau pada pemberitahuan
pengiriman. Akhirnya, banyak organisasi telah memperoleh pembebasan pajak penjualan dari
setiap negara bagian di mana kartu pengadaan dapat digunakan. Rumah sakit menyediakan
nomor pengecualian untuk semua karyawan atau memasukkannya ke kartu pengadaan.
Organisasi kemudian memperoleh dan mengirimkan pajak penjualan ke berbagai negara
berdasarkan transaksi. Metode ini rumit dan dapat menambah biaya overhead yang besar.
Ada sejumlah pendekatan lain untuk menangani masalah ini. Beberapa organisasi hanya akan
mengirimkan pajak penjualan yang sesuai tanpa memperhatikan pajak penjualan yang
dikumpulkan oleh vendor, karena item dolar kecil. Orang lain mungkin mengandalkan vendor
dan mengambil risiko dengan audit pajak, karena item dolar kecil. Ada juga masalah lain,
seperti pembelian dari usaha milik minoritas dan perempuan dan persyaratan pelaporan
terpisah, yang tidak dibahas di sini.
Mengontrol kartu pengadaan tentu saja merupakan tantangan. Masalah utama adalah
memastikan bahwa kartu pengadaan hanya digunakan sesuai kebijakan perusahaan yang telah
ditetapkan. Kontrol tambahan juga perlu dilakukan untuk mencegah penggunaan yang tidak sah
dan pencurian kartu pengadaan. Sejumlah kontrol internal dapat dirancang untuk mencapai
tujuan ini. Namun, penelitian telah menunjukkan bahwa program kartu pengadaan tidak
menguntungkan jika kontrol internal ketat dan jika alokasi biaya dianggap sangat serius. Ingat,
kartu-kartu ini digunakan untuk memfasilitasi pembelian barang bernilai rendah dan
menghasilkan transaksi berbiaya rendah. Jika kontrol sangat ketat, karyawan mungkin tidak
disarankan untuk menggunakan kartu pengadaan. Daftar ilustrasi kontrol internal disediakan.

• Kartu hanya dapat dikeluarkan oleh manajer yang berwenang. Ada justifikasi tertulis tentang
siapa dan mengapa kartu tersebut dikeluarkan. Ada prosedur operasi standar untuk kartu yang
dicuri atau salah tempat.
• Kartu-kartu ini dikeluarkan hanya untuk karyawan tepercaya setelah dokumentasi dan
persetujuan manajerial yang tepat. Dalam banyak kasus, organisasi bahkan melakukan
pemeriksaan latar belakang sebelum mengeluarkan kartu. Namun, mengeluarkan kartu
pengadaan bukan hanya masalah keuangan. Ada keseimbangan antara kepercayaan dan
pemberdayaan karyawan yang menerima kartu dan semangat kerja rendah pada karyawan
yang tidak menerima kartu.
• Orang yang memegang kartu bertanggung jawab atas semua tagihan pada kartu. Tanggung
jawab utama ada pada perusahaan; Namun, orang tersebut bertanggung jawab kepada atasan
untuk menggunakan kartu.
• Setiap kartu memiliki maksimum dolar, dan maksimum ini dapat diterapkan untuk transaksi
harian, mingguan, atau bulanan. Bahkan batas berapa kali kartu dapat digunakan dalam sehari
atau seminggu dapat ditetapkan. Batasan ini ditetapkan berdasarkan biaya dokumen vs dolar
yang berisiko dalam transaksi pembelian. Sebagian besar organisasi menetapkan batas sekitar $
5.000 atau kurang.
• Pembelian dapat dibatasi untuk pemasok yang disetujui. Pembatasan tersebut mengurangi
pembelian yang tidak wajar, yang mengacu pada pembelian yang dilakukan dari pemasok yang
tidak memiliki kontrak yang ada atau tidak disetujui. Jika pembelian tidak dibatasi untuk
disetujui pemasok, mungkin ada berbagai jenis pembatasan; misalnya, pemasok (seperti yang
diidentifikasi oleh kode SIC) yang menjual alkohol atau bahan kimia mungkin tidak dibayar
menggunakan kartu.
• Dapat ada prosedur khusus untuk pembelian yang dilakukan melalui telepon, melalui faks
atau secara langsung. Karyawan sering kali diminta memelihara log informasi pembelian,
seperti barang pesanan, tanggal pesanan, harga pesanan, dan pajak penjualan, jika ada. Ini
menambah dokumen, dan ada banyak variasi mengenai kontrol ini; banyak organisasi tidak
meminta log sama sekali.
• Barang atau jasa, saat diterima, harus dikonfirmasi oleh orang yang memesannya. Beberapa
organisasi mungkin memerlukan konfirmasi tambahan dari orang independen, meskipun
banyak organisasi tidak akan memintanya.
• Jika kartu digunakan bertentangan dengan kebijakan dan prosedur organisasi, ada proses
penyelidikan standar. Kebijakan disiplin dan hukum umumnya dikembangkan dan, idealnya,
harus ditegakkan.
• Proses rekonsiliasi standar dilakukan pada akhir bulan, di mana pembelian dilakukan sesuai
dengan pembayaran.
• Dapat ada audit berkala untuk kartu pengadaan atau transaksi kartu yang dipilih.

Sekarang setelah kartu pengadaan telah dibahas, pertanyaan di benak Anda mungkin -
mengapa kita melihat kartu-kartu ini sambil meninjau alat SRM? Alat SRM berurusan dengan
keseluruhan hubungan pemasok dan, dengan demikian, harus mendukung kartu pengadaan.
Kartu pengadaan yang diberikan kepada karyawan ditangani dengan cara yang sama seperti
yang dijelaskan sebelumnya. Satu faktur diterima dari perusahaan kartu kredit yang dibayar,
dan uang tunai dikreditkan. Rincian terperinci dari akun disediakan di file lain dan file itu
langsung diumpankan ke sistem ERP. Jika kerusakan secara terpisah dipertahankan dan
dimasukkan ke dalam sistem, maka ringkasan jumlah gangguan ini dan satu faktur dari
perusahaan kartu kredit secara otomatis direkonsiliasi. Jika ada perbedaan, laporan dialihkan ke
manajer yang ditentukan dalam alur kerja.
Kartu pengadaan bahkan dapat digunakan dalam sumber strategis. Dalam hal ini, kartu
pengadaan dikeluarkan untuk pemasok, bukan kepada karyawan. Kontrol atas kartu-kartu ini
serupa dengan yang dijelaskan untuk kartu pengadaan karyawan. Perangkat SRM, selama fase
permintaan, mengidentifikasi pemasok yang telah diberi kartu pengadaan. Informasi kartu
pengadaan disediakan pada pesanan pembelian yang dihasilkan. Dalam hal layanan mandiri
karyawan, kereta belanja secara otomatis ditandai untuk pembayaran kartu pengadaan
berdasarkan profil yang telah ditentukan dari pemasok dan karyawan. Pemasok dapat
membebankan pembayaran pada kartu pengadaan alih-alih memberikan faktur. Jika lebih dari
satu pesanan pembelian dihasilkan, perangkat lunak SRM dapat mengkonsolidasikan biaya ini
dan mengarahkannya ke pemasok.
Pada akhir bulan atau periode tertentu, perusahaan kartu kredit mengirimkan laporan
pembelian elektronik yang dibebankan pada kartu pengadaan. Sekarang pesanan pembelian
dan pembelian yang dibebankan perlu direkonsiliasi, dan itu bisa menjadi pekerjaan yang
menghabiskan waktu. Alat SRM mengotomatiskan proses dengan menghasilkan apa yang
disebut umpan riwayat PO. Umpan riwayat dan laporan elektronik dari perusahaan kartu kredit
ini dicocokkan dan direkonsiliasi secara otomatis. Jika rekonsiliasi tidak memiliki pengecualian,
tagihan faktur ke perusahaan kartu kredit dibuat dan diteruskan ke hutang akun aplikasi sistem
ERP. Ingat, perbedaan utama antara kartu pengadaan karyawan dan pemasok dari sudut
pandang akuntansi adalah pembuatan PO.

Item dan Pengecualian yang tidak biasa

Alat SRM juga dapat membantu menangani barang-barang yang unik, menemukan pemasok
alternatif ketika rantai pasokan terganggu karena alasan yang tidak terduga atau jika ada
perubahan mendadak dalam permintaan barang dan jasa. Alat SRM menyediakan ruang - SAP
merujuk ruang ini sebagai kokpit sumber - untuk mengkonsolidasikan informasi, seperti data
tentang bahan pengganti, daftar vendor yang disetujui di seluruh organisasi, pemasok
alternatif, dan produk baru dan unik. Informasi ini disusun oleh organisasi sebagai bagian dari
pemindaian lingkungan atau sebagai tindakan pencegahan rutin dalam menjalankan bisnis.
Ruang ini juga menyediakan tautan yang terhubung ke basis data eksternal tentang pemasok
dan produk. Ini dapat dikompilasi sebagai bagian dari upaya industri secara luas atau oleh
vendor pihak ketiga atau mitra dagang.
Seluruh jagat informasi ini sekarang tersedia bagi karyawan yang harus menghadapi perubahan
dalam produk, proses, atau pemasok. Ada alat untuk mengkonsolidasikan daftar permintaan
pembelian dari unit yang berbeda untuk mendapatkan diskon, membuat PO terbuka dan
mengedarkannya ke pemasok yang dipilih, menerima kutipan dari pemasok dan
membandingkannya, dan mencari alternatif terbaik. Alur kerja sistem ERP dapat diotomatisasi
sehingga jika pemasok atau produk tidak dapat ditemukan, daftar permintaan pembelian secara
otomatis dialihkan ke ruang ini.

Kecerdasan Pembelian
Intelegensia pembelian melibatkan analisis data yang dikumpulkan oleh perangkat SRM, yang
dilengkapi dengan basis data ekonomi eksternal, pembandingan pesaing, dan wawasan
profesional. Intelijen pembelian dapat digunakan untuk mengevaluasi strategi sumber korporat,
potensi sumber yang lebih baik, efisiensi biaya, serta analisis dan laporan terperinci. Contoh
ilustratif dari intelijen pembelian adalah kartu penilaian pemasok, analisis dan laporan kinerja,
dan penilaian dan kategorisasi pemasok. Ada banyak laporan lain yang dapat dibuat
menggunakan alat SRM.
Analisis strategis sumber melibatkan evaluasi dampak keputusan sumber pada indikator kinerja
utama untuk departemen, unit bisnis atau organisasi. Indikator kinerja utama didefinisikan oleh
manajemen puncak dan kadang-kadang disebut sebagai kartu penilaian pengadaan. Indikator
kunci ini berbeda di antara strategi dan bisnis. Pencarian peluang yang lebih baik termasuk
menstandarisasi dan mengkonsolidasikan pemasok, memantau kinerja pemasok di berbagai
dimensi dan mengoptimalkan portofolio pemasok. Selain itu, organisasi itu sendiri harus
dipantau untuk memastikan kepatuhan dengan tujuan dan kebijakan perusahaan. Pemantauan
seperti itu menuntut laporan analitis yang terperinci. Mari kita lihat laporan apa yang tersedia
di suite SRM.
Alat SRM mengumpulkan informasi operasional terperinci, seperti volume pembelian, kualitas
produk, harga produk, kinerja pengiriman, dan kepatuhan terhadap kontrak ketentuan Rincian
dapat dibuat sebagus yang disyaratkan oleh item baris, grup produk atau pemasok. Data ini
dapat digunakan untuk membuat tolok ukur dan meningkatkan kinerja pemasok pada indikator
yang diinginkan dan mengurangi total biaya kepemilikan. Data operasional dapat digunakan
untuk menghasilkan laporan yang dapat ditindaklanjuti berikut:

Biaya dan analisis pemasok

• Pengeluaran per pemasok, komoditas, pusat biaya, dan permintaan rata-rata
• Kinerja pemasok tepat waktu
• Pengiriman lead time kinerja pemasok
• Rasio penolakan produk pemasok
• Peringkat kredit pemasok
• Status sertifikasi ISO pemasok
• Jumlah pemasok per komoditas

Analisis Kualitas
• Klaim garansi per produk
• Total penolakan material per pemasok, per komoditas
• Tingkat kegagalan per pemasok, per komoditas

Analisa keuangan
• Ketepatan waktu pembayaran
• Rasio turnover hutang dagang
• Rasio hutang terhadap penjualan
• Hutang akun per departemen, per unit bisnis, per komoditas
• Pemasok teratas berdasarkan volume.

Pemasok yang memberikan layanan sebagai lawan dari barang berwujud dapat diukur untuk
respon layanan, jaminan kualitas, kualitas dan biaya yang diukur. Pemasok dapat diberitahu
tentang kinerja mereka menggunakan portal pemasok. Banyak organisasi mengeluarkan
peringkat formal kepada pemasok, memberi tahu mereka tentang kinerja mereka di seluruh
indikator yang ditentukan sebelumnya. Program evaluasi pemasok FedEx menyediakan
pedoman berikut untuk program yang efektif: Pertama, mengukur hasil nilai tambah dan
memastikan bahwa biaya pengukuran tidak melebihi manfaat. Kedua, jangan dibatasi oleh data
yang tersedia. Misalnya, jika sistem ERP menyediakan data keuangan tetapi bukan data kinerja,
jangan secara otomatis mengandalkan data keuangan. Akhirnya, kembangkan langkah-langkah
yang mudah dipahami dan pertahankan jumlahnya sedikit. FedEx menggunakan empat hingga
enam ukuran.
Manajemen juga dapat merancang laporan lain. Sebagai contoh, Oracle memberikan laporan
yang telah ditentukan sebelumnya tentang kinerja kebocoran kontrak. Laporan ini melacak
pembelian maverick; yaitu, pembelian yang dilakukan dari pemasok yang tidak memiliki kontrak
yang ada atau tidak disetujui.
Laporan ini akan mengidentifikasi kapan pembelian maverick melebihi persentase yang
diinginkan dan perlu dikendalikan. Alat-alat SRM menyediakan kemampuan menelusuri yang
memungkinkan menyelidiki data tingkat transaksi dan persyaratan kontrak spesifik untuk
mencari alasan pembelian yang tidak wajar. Laporan lain yang telah ditentukan sebelumnya
melacak rasio pembelian-ke-penjualan. Laporan ini menunjukkan apakah biaya pembelian
relatif terhadap penjualan berada dalam batas yang diinginkan. Selain itu, seseorang dapat
memperhitungkan stabilitas keuangan pemasok untuk mengidentifikasi risiko sumber. Data
eksternal, seperti total pendapatan pemasok dan penjualannya ke organisasi, dapat
dibandingkan untuk mengetahui ketergantungan pemasok pada organisasi pembeli.
Sejumlah alat bantu tambahan mencari basis data yang dikembangkan menggunakan perangkat
lunak SRM. Basis data dapat ditanyakan dengan menggunakan bahasa khusus, diunduh ke
spreadsheet atau disusun di berbagai dimensi dan dianalisis sesuai dengan itu. Laporan dapat
membandingkan pemasok sebagai bagian melintang, melintasi periode waktu atau terhadap
standar dan tolok ukur, di antara hal-hal lain. Ingat, data pemasok dapat berasal dari
departemen yang berbeda, unit bisnis yang berbeda atau anak perusahaan dan rekanan
internasional. Laporan-laporan ini hanya dibatasi oleh imajinasi penganalisa.

Alat SAP SRM

Paket SRM terdiri dari konstelasi modul dan terhubung dengan ERP dasar atau sistem akuntansi
back-end. Alat SRM ditawarkan oleh semua vendor ERP terkemuka, dan banyak vendor
perangkat lunak menjual alat SRM untuk organisasi menengah. Fungsi yang diperlukan untuk
setiap organisasi berbeda dan, untuk mengulangi - tidak ada satu solusi standar. Bagian ini
membahas alat SRM yang dikembangkan oleh SAP. SAP menyediakan semua solusi e-bisnisnya
pada platform yang disebut mySAP.com. Daftar solusi e-bisnis panjang dan terus berkembang
karena SAP membawa lebih banyak fungsi di bawah payung ini. Rangkaian alat SRM berada di
bawah platform ini, dan itu akan memberi kita ide yang bagus tentang keadaan terkini di bidang
ini. Berikut ini adalah deskripsi yang agak sederhana dari rangkaian perangkat lunak yang
sangat kompleks.
Alat SRM beroperasi di atas sistem ERP secara simbiotik. Semua vendor terkemuka mengklaim
bahwa alat SRM mereka akan berjalan di atas sistem ERP apa pun. Namun, kesulitan praktis
untuk mengintegrasikan sistem dari vendor yang berbeda dapat menjadi tangguh dan harus
diingat saat mengevaluasi klaim ini. Alat SRM yang ditawarkan oleh SAP meliputi komponen
berikut: gudang informasi bisnis, gudang pengetahuan, infrastruktur pertukaran, portal
perusahaan, pembeli perusahaan, mesin penawaran, swalayan pemasok, dan peralatan
manajemen katalog oleh Requisite.
Pertama, mari kita lihat modul yang mengaktifkan SRM; ini termasuk gudang informasi bisnis,
gudang pengetahuan, infrastruktur pertukaran, dan portal perusahaan. Gudang informasi bisnis
SAP dan gudang pengetahuan tidak khusus untuk SRM, tetapi dijelaskan di sini dalam konteks
proses SRM. Gudang informasi bisnis SAP mengumpulkan data bisnis dari sistem ERP yang
mendasarinya. Modul ini dioptimalkan untuk sistem SAP ERP, meskipun tidak terbatas pada itu,
dan merupakan kombinasi dari basis data dan alat manajemen basis data. Misalnya, dalam
konteks SRM, gudang ini berisi data transaksi terkait pembelian dan pembayaran, pembelian
dan aktivitas panggilan layanan, kontak pemasok utama, dan detail pembelian produk. Data ini
tersedia untuk pembelian, produksi, dan personel pusat pemeliharaan. Selain itu, data dapat
dipertanyakan, diunduh ke spreadsheet atau digunakan untuk menghasilkan laporan dengan
alat pelaporan bawaan. Informasi bisnis dapat ditambang untuk mendapatkan indikator kinerja
utama, menangkap komentar yang dibuat oleh tim yang bekerja secara kolaboratif dan
mengembangkan peringatan khusus; misalnya, pembelian maverick melebihi persentase
tertentu dari total pembelian.
Tujuan gudang pengetahuan adalah untuk menyimpan, mengatur, memproses, dan
menyebarkan pengetahuan. Gudang ini dapat berisi aturan bisnis, praktik terbaik, informasi
proses bisnis, dan bahkan sistem pendukung keputusan. Data bisa dalam format teks atau
multi-media. Modul ini juga dapat digunakan untuk membuat database pelatihan dan
dokumentasi. Basis data perusahaan-lebar ini dapat digunakan untuk mengurangi kurva belajar
dan biaya pelatihan. Blok bangunan lain alat SRM adalah infrastruktur pertukaran SAP.
Infrastruktur pertukaran ini mendukung berbagai standar seperti XML, WSDL dan SOAP,
bersama dengan protokol komunikasi yang berbeda. Tujuannya adalah untuk memungkinkan
proses bisnis kolaboratif dengan memotong berbagai sistem dan protokol yang digunakan
dalam organisasi. Dengan tidak adanya dukungan tersebut, biaya untuk mengintegrasikan
sistem yang berbeda dapat menjadi penghalang.
Komponen dasar terakhir adalah portal perusahaan SAP, yang berupaya keras untuk
menyediakan lingkungan navigasi yang konsisten untuk pengguna korporat. Sistem ERP dapat
dijalankan pada mainframe, mini atau mikrokomputer dan pada berbagai sistem operasi.
Dengan demikian, organisasi tipikal, bahkan jika hosting sistem ERP tunggal, kemungkinan
memiliki banyak antarmuka pengguna. Portal perusahaan mengintegrasikan aplikasi, data dan
metadata, dan informasi Internet. Informasi terintegrasi ini kemudian dapat digunakan untuk
memberikan laporan sebagaimana ditentukan oleh pengguna atau dapat dibagikan di seluruh
organisasi. Modul ini digunakan dalam apa yang disebut SAP wawasan keuangan, wawasan
pengadaan dan wawasan penjualan, yang pada dasarnya adalah alat intelijen bisnis yang telah
dikemas. Portal perusahaan dan perangkat intelijen bisnis dibahas secara mendalam dalam
siklus buku besar.
Langkah selanjutnya menyelidiki alat yang digunakan untuk mengelola proses SRM. Modul
pembeli perusahaan SAP adalah nexus untuk alat-alat SAP SRM. Modul ini berinteraksi dengan
karyawan, profesional pembelian, manajer, pemasok, dan manajer konten. Karyawan dapat
mencari katalog elektronik, memesan barang yang diperlukan, memeriksa status persediaan
dan barang yang dipesan, dan mengkonfirmasi barang yang dikirim atau layanan yang
dilakukan. Profesional pembelian dapat membuat undangan penawaran, mengelola penawaran
yang diterima, membuat kontrak pembelian, dan memproses pesanan pembelian yang tidak
lengkap. Manajer dapat menggunakan modul ini untuk mengatur alur kerja untuk menyetujui
keranjang belanja atau membeli daftar permintaan. Pemasok dapat memasukkan pengiriman
barang atau jasa dan, jika diizinkan, faktur ke dalam sistem. Manajer konten dapat mengelola
katalog elektronik dengan mengimpor dan menyusun konten dari pemasok, membuat katalog
produk baru atau mengatur katalog produk yang ada. SAP menggunakan Open Catalog
Interface (OCI), protokol berbasis Internet untuk mengelola katalog elektronik. Pembeli
perusahaan memiliki banyak fitur lain untuk administrasi, keamanan dan integrasi dengan
sistem back-end yang tidak dibahas di sini.
Mesin penawaran SAP mendukung RFQ dan membalikkan lelang. Mesin ini dapat digunakan
untuk memantau arus informasi dan perubahan harga. Mesin ini juga mencakup sistem
pendukung keputusan yang memudahkan penentuan tawaran pemenang dan
mengotomatiskan proses PO tindak lanjut. Modul layanan mandiri pemasok SAP
memungkinkan pertukaran dokumen, manajemen konten produk, analitik, dan administrasi
untuk pemasok. Pertukaran dokumen melibatkan pertukaran daftar permintaan, PO,
penerimaan barang, faktur dan rincian pembayaran. Dokumen-dokumen ini berbasis XML dan
tidak memerlukan intervensi pihak ketiga. Pemasok dapat mengunggah, mengubah,
memodifikasi atau menghapus informasi produk dari katalog elektronik mereka. Analytics
melibatkan berbagai laporan yang telah dikemas sebelumnya, seperti riwayat PO, riwayat
pembayaran, dan analisis kontrak. Pemasok juga dapat membuat laporan sendiri. Administrasi
akun juga dapat diselesaikan oleh pemasok dengan menggunakan modul ini dan mungkin
melibatkan perubahan ID dan kata sandi, memungkinkan dan membatasi akses untuk karyawan
mereka sendiri, mengubah informasi kontak dan menambahkan informasi lain yang diinginkan
ke halaman rumah mereka.
Modul layanan mandiri pemasok, seperti yang terlihat sebelumnya, memungkinkan manajemen
konten oleh pemasok. Ini didukung oleh alat manajemen konten, Requisite BugsEye dan Requi-
site eMerge. BugsEye adalah mesin pencari, dan SAP mengklaim bahwa mesin ini dapat
mengakomodasi variasi dalam penyajian konten, pengalaman pengguna, dan persyaratan
pengguna. eMerge adalah alat manajemen konten yang dapat digunakan untuk membuat,
memelihara, dan mengelola katalog elektronik. Alat ini sangat berguna untuk membuat
deskripsi produk dan bahan yang tidak terintegrasi dengan informasi induk produk. Permintaan
alat SRM sangat besar, dan ini berubah per bisnis dan industri. Dengan demikian, tidak
mengherankan bahwa perangkat lunak yang mendukung proses bisnis ini juga besar dan rumit.

Biaya dan Penggajian

Manajemen biaya disebutkan dalam membahas alat SRM, meskipun fokusnya adalah pada
bahan dan layanan langsung dan tidak langsung. Alat SRM dan kartu pengadaan keduanya
digunakan untuk mencatat, memantau dan mengendalikan pengeluaran. Selain itu, solusi
berbasis web dari vendor independen, produk tambahan dari vendor ERP dan penawaran
perangkat lunak dari perusahaan kartu kredit tersedia di area ini. Dengan demikian, manajemen
online dari pengeluaran dan area penggajian online telah cukup matang untuk mendapatkan
diskusi terpisah, yang mengikuti.

Manajemen Biaya Online

Manajemen pengeluaran online umumnya berfokus pada pengelolaan biaya perjalanan dan
hiburan. Biaya Perjalanan dan Hiburan (T&E) dapat menjadi pengeluaran terkendali kedua atau
ketiga terbesar di dunia korporat, dan memiliki biaya pemrosesan signifikan yang terkait
dengannya. Sistem akuntansi, dengan penekanan pada agregat biaya, tidak dapat menjawab
pertanyaan yang memerlukan perincian biaya; misalnya, berapa biaya penggantian satu laporan
pengeluaran? Berapa banyak orang yang terlibat dalam pemrosesan laporan pengeluaran?
Apakah vendor mematuhi persyaratan kontrak? Dan, apa analisis rinci dari kategori
pengeluaran? Pertanyaan-pertanyaan ini mirip dengan yang dibahas di bidang SRM.
Karyawan dapat berada di jalan - di negara bagian atau negara yang berbeda - dan perlu
mengajukan laporan pengeluaran. Sistem pemrosesan biaya di sebagian besar bisnis
melibatkan campuran kertas, spreadsheet, dan penggunaan e-mail. Formulir berbasis kertas
membutuhkan waktu untuk mengisi dan mengarahkan ke manajer, yang menyetujuinya.
Pengauditan klaim semacam itu dapat menghabiskan banyak sumber daya dari departemen
akuntansi. Proses ini penuh dengan kesalahan entri data, karena entri data manual terjadi di
setidaknya beberapa tempat. Perkiraan untuk pemrosesan manual biaya T&E berkisar dari $ 25
hingga $ 35 per laporan, yang dapat diterjemahkan menjadi jutaan dolar per tahun untuk
perusahaan besar. Misalnya, laporan Microsoft tentang pengeluaran menyatakan bahwa
Microsoft memproses 200.000 laporan dalam setahun dan menghabiskan $ 21 untuk
memproses setiap laporan pengeluaran, sebelum mengembangkan solusi pelaporan
pengeluaran internal.
Aspek lain dari biaya T&E adalah pengaturan perjalanan yang sebenarnya. Harga tiket untuk
pelancong bisnis biasanya tinggi. Pengaturan perjalanan, jika tidak dikonsolidasikan dan
ditangani dengan benar, dapat dengan cepat menjadi mahal. Jangan lupa bahwa pembelian
maverick, bahkan jika membeli tiket pesawat, itu mahal. Terlepas dari biaya perjalanan
langsung, ada biaya tidak langsung, seperti waktu yang dihabiskan oleh karyawan dan asisten
administrasi dalam transaksi perburuan, memesan tiket penerbangan dan membayar biaya
perjalanan. Masalah kebijakan lainnya adalah bagaimana suatu organisasi memastikan bahwa
kebijakan perjalanan diikuti secara seragam di seluruh bisnis? Aspek perjalanan T&E telah
berada di bawah pengawasan ketat, dan berbagai langkah telah dirancang untuk
merampingkan dan mengurangi biaya perjalanan.
Manajemen online biaya T&E dapat dikategorikan dalam dua cara: pertama, mengelola
pengeluaran menggunakan alat berbasis web; dan kedua, pusat perjalanan online dan alternatif
untuk bepergian menggunakan teknologi berbasis web. DuPont pada awal 1990-an
mengembangkan sistem manajemen pengeluaran T&E pertama. Sekarang, vendor yang
menawarkan solusi T&E sangat banyak. Ada solusi berbasis web untuk organisasi kecil dan
menengah; sebagian besar vendor ERP, seperti SAP dan Oracle, memiliki tambahan T&E; dan
sejumlah perusahaan telah mengembangkan solusi internal. American Express juga
menawarkan seperangkat alat manajemen pengeluaran online. Solusi berbasis web dapat di-
host oleh penyedia dan ditawarkan dengan biaya kepada perusahaan. Di sisi lain, perusahaan
dapat menggunakan solusi berbasis web - baik dikembangkan secara internal atau dibeli dari
luar - di jaringannya dan menyediakannya untuk karyawan.
Mekanisme dan komponen dasar dari solusi ini, baik dikembangkan secara internal atau dibeli
dari luar, serupa. Mari kita lihat fungsi-fungsi ini; berikut ini adalah deskripsi umum dari proses
tersebut. Saat pengguna masuk, ia dapat dibawa ke beranda yang dipersonalisasi. Halaman
beranda ini memiliki tautan ke laporan pengeluaran sebelumnya, pembayaran laporan
pengeluaran tersebut dan status laporan pengeluaran, dan pengguna juga dapat mengakses
kebijakan dan prosedur perusahaan yang relevan. Jika ada perubahan kebijakan, peringatan
kebijakan dapat memberi tahu pengguna. Antarmuka dengan pengguna baik dalam format
spreadsheet yang akrab dan / atau memiliki beberapa kemiripan dengan voucher berbasis
kertas. Layar menyediakan tanggal, nama pemasok, jenis biaya dan jumlah, antara lain.
Karyawan dapat menetapkan nomor proyek dan kode akun. Fasilitas bantuan juga tersedia
untuk tujuan referensi. Perhatikan bahwa beberapa alat T&E memungkinkan untuk masuk
secara offline laporan pengeluaran melalui alat sisi klien yang diinstal pada mesin pengguna;
beberapa alat mengharuskan untuk masuk ke jaringan untuk mengisi laporan.
Alat T&E umumnya memungkinkan akses langsung ke tagihan kartu kredit online. Tagihan kartu
kredit dapat langsung ditambahkan ke laporan pengeluaran. Jika integrasi antara laporan online
dan perangkat lunak T&E dilakukan dengan benar, bidang dalam laporan pengeluaran secara
otomatis diisi, sehingga menghemat entri manual. Jika bidang data dikunci dan tidak dapat
diubah oleh pengguna, Internal Revenue Service (IRS) akan mengeluarkan persyaratan untuk
penerimaan berbasis kertas. Integrasi semacam itu tergantung pada kerja sama antara penerbit
kartu kredit dan pengembang perangkat lunak. Dalam kasus transaksi yang disengketakan,
hubungan langsung dengan perusahaan kartu kredit dapat diberikan sehingga laporan resmi
dapat segera diajukan. Perangkat lunak T&E juga dapat memperingatkan karyawan melalui
email pada akhir bulan, mengingatkannya bahwa ada laporan pengeluaran untuk kartu tertentu
yang harus dibayarkan.
Bisa juga ada penyihir untuk menyederhanakan entri. Misalnya, MS Expense 6.0 menyediakan
panduan hotel yang membantu membagi tagihan hotel menjadi item baris yang berbeda,
seperti biaya kamar, pajak, parkir, telepon, dan layanan kamar. Biaya tunai dan out-of-pocket
perlu dimasukkan secara manual, meskipun dukungan untuk PDA dan PC Pocket untuk entri
pengeluaran offline menjadi umum. Karyawan juga dapat memasukkan informasi yang
berhubungan dengan pajak penghasilan ketika mengajukan laporan tentang hadiah dan
hiburan. Dalam beberapa kasus, IRS memungkinkan gambar digital dari penerimaan, bukan
penerimaan kertas, dan penerimaan tersebut dapat diarsipkan. Laporan ini juga dapat
memaksa pengguna untuk memasukkan informasi tertentu, seperti detail tur dan rencana
perjalanan, yang diperlukan oleh sistem akuntansi back-end untuk diproses lebih lanjut.
Setelah laporan selesai, dapat dilihat secara online atau dicetak untuk catatan pribadi karyawan
yang mengajukan laporan. Laporan dapat disimpan untuk entri lebih lanjut atau diselesaikan
dan dialihkan ke manajer. Sebelum laporan dialihkan ke tingkat berikutnya, karyawan harus
menyetujui laporan tersebut. Karyawan dapat menolak laporan dan memberikan alasan, dan
laporan tersebut akan disimpan tanpa tindakan lebih lanjut. Karyawan juga dapat meneruskan
laporan ke manajer yang tidak memiliki otoritas persetujuan tetapi yang dapat meninjau
laporan dan menawarkan komentar. Utilitas ini dapat bermanfaat bagi karyawan baru. Jika
karyawan menyetujui laporan, itu akan diteruskan ke manajer yang diperlukan untuk
persetujuan.
Proses persetujuan tergantung pada alur kerja yang ditentukan dalam perangkat lunak.
Administrator program T&E menetapkan aturan untuk alur kerja persetujuan. Administrator
dapat menambah, memodifikasi atau menghapus karyawan dan manajer persetujuan.
Administrator mendesain dan memperbarui kebijakan perusahaan, seperti batasan
pengeluaran untuk karyawan, mengatur peringatan khusus dan manajemen pengeluaran
online. Proses pelaporan pengeluaran dapat berubah berdasarkan pertumbuhan organisasi,
perubahan tujuan perusahaan atau karena alasan lain. Administrator memastikan bahwa
konfigurasi solusi pelaporan berubah dengan perubahan dalam organisasi.
Keamanan transaksi online dipastikan oleh administrator melalui prosedur standar seperti
sistem deteksi intrusi, firewall, Virtual Private Network (VPN), SSL, sertifikat digital, dan
beberapa backup data (masalah keamanan ini dibahas secara rinci dalam Bab 10). Keamanan
menjadi rumit ketika solusi Web yang di-host oleh penyedia digunakan. Dalam hal ini,
keamanan penyedia perlu dinilai dan mungkin melibatkan tinjauan komprehensif situs web
vendor. Banyak organisasi kecil kekurangan sumber daya untuk pengawasan seperti itu dan
mungkin harus menerima kata vendor untuk tujuan keamanan. Peretasan sistem T&E tidak
dilaporkan di media, tetapi itu tidak berarti bahwa potensi masalah tidak ada.
Manajer yang menyetujui laporan pengeluaran mendapat notifikasi otomatis ketika laporan
diserahkan. Laporan dipindai oleh aturan bisnis yang diprogram sebelumnya dan setiap item
pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan ditandai. Manajer bisa sekarang
setujui laporan, tolak laporan atau minta modifikasi. Dalam hal persetujuan, laporan diteruskan
ke hutang. Jika laporan ditolak atau perlu diubah, laporan kembali kepada karyawan dengan
komentar yang sesuai.
Hutang akun meninjau transaksi dan membuat entri yang sesuai dengan mengkredit berbagai
pemasok dan mendebit rekening pengeluaran. Secara umum, perangkat lunak T&E memiliki
hubungan langsung dengan sistem ERP, dan membuat entri hanyalah masalah mengklik di
tempat yang sesuai. Mayoritas alat T&E yang disediakan oleh vendor independen datang
dengan kemampuan file datar. Basis data laporan pengeluaran dapat digunakan untuk
membuat flat file yang dapat digunakan untuk berinteraksi dengan perangkat lunak akuntansi.
Biaya yang disetujui kemudian dibayar melalui metode yang berbeda seperti ACH, setoran
langsung dan cek. Microsoft menghemat sekitar $ 1 juta dengan melakukan pembayaran cepat
ke American Express dan menerima diskon khusus.
Laporan pengeluaran yang disetujui secara berkala dianalisis dengan akuntansi. Akuntansi
dapat meninjau laporan pengeluaran dan menetapkan aturan pra-program untuk pengambilan
sampel dan audit. Audit dan ulasan dapat dilakukan secara online, karena sebagian besar alat
audit otomatis dapat berinteraksi dengan basis data T&E. Perangkat lunak T&E juga
menyediakan sejumlah fitur pelaporan. Biaya dapat dianalisis berdasarkan periode waktu,
karyawan, jenis pengeluaran, nama pemasok atau kriteria lain yang diperlukan. Dokumen yang
mendukung laporan pengeluaran dapat dilacak, baik dalam format digital atau berbasis kertas.
Pelacakan lebih mudah dibandingkan dengan sistem berbasis kertas murni.
Alat T&E juga dapat digunakan untuk mengelola pengeluaran lainnya. Beberapa perusahaan
telah menggunakan alat ini untuk mengelola biaya pendidikan. Karyawan menyerahkan tanda
terima untuk pembayaran biaya dan laporan nilai melalui sistem online. Manajer menyetujui
biaya pendidikan secara online dengan meninjau nilai dan kepatuhan terhadap kebijakan
perusahaan. Biaya kemudian diteruskan ke hutang dan dapat dibayarkan melalui setoran
langsung atau daftar gaji. Setiap biaya di mana karyawan tersebar secara fisik dapat dikelola
secara efektif menggunakan alat T&E. Kelebihan alat ini bisa dirangkum sebagai berikut.

• Mengurangi biaya yang terkait dengan pemrosesan transaksi

• Alat bantu mengurangi kebutuhan akan pertanyaan manual yang mahal
• Peningkatan akurasi karena pengurangan entri manual
• Penggantian cepat kepada karyawan untuk biaya yang terjadi
• Pembayaran cepat kepada pemasok dan pemaksimalan diskon
• Persetujuan otomatis, pelaporan, dan audit alur kerja
• Kemampuan untuk mengiris data
• Fasilitas laporan
• Kepatuhan yang dipaksakan dengan kebijakan perusahaan

Jangan lupa biaya yang terkait dengan perangkat lunak T&E, jangan sampai diskusi terdengar
seperti salinan iklan untuk perangkat lunak. Biaya dimuka terkait dengan perangkat lunak
termasuk pemrograman, mengembangkan antarmuka dengan sistem ERP dan menginstal
perangkat lunak. Di kasus vendor eksternal, ada biaya lisensi. Biaya dimuka diikuti oleh biaya
pemeliharaan untuk perangkat lunak. Para pengguna, seperti administrator, manajer dan
karyawan, perlu dilatih dan dididik dalam penggunaan perangkat lunak. Ada faktor tak
berwujud lainnya, juga, seperti resistensi pengguna, penyelarasan alur kerja dengan tujuan
perusahaan dan kegunaan informasi. Singkatnya, semua faktor yang menyebabkan masalah
dalam memperkenalkan perangkat lunak baru hadir dalam memperkenalkan perangkat lunak
T&E.
Pusat Perjalanan Online
Manajemen biaya T&E dapat diambil selangkah lebih maju. Sistem ER sekarang dapat
mendukung pusat perjalanan online atau kemampuan e-travel. Perangkat lunak T&E yang
dijelaskan sebelumnya merampingkan pencatatan dan pembayaran biaya perjalanan, tetapi
tidak berurusan langsung dengan masalah substantif lainnya; misalnya, mengoptimalkan
rencana perjalanan untuk karyawan atau kelas karyawan, bernegosiasi dengan maskapai
penerbangan untuk penawaran terbaik, proses reservasi dan menyarankan alternatif
perjalanan. Pengembangan pusat perjalanan online atau manajemen perjalanan membahas
bidang-bidang yang menjadi perhatian ini. Area ini penting bagi akuntan dan profesional
keuangan sebagai penahanan biaya atau strategi pengurangan biaya yang memiliki efek
langsung pada intinya.
Pusat online dapat di-host dan dioperasikan secara independen atau dapat menjadi bagian dari
sistem ERP, seperti SAP atau Oracle. Ada juga konsultan yang secara komprehensif meninjau
proses T&E perusahaan dan menyarankan solusi. Bisnis perjalanan melibatkan berbagai entitas,
seperti maskapai penerbangan, perusahaan, karyawan, agen perjalanan, dan pemasok lainnya,
seperti hotel, mobil sewaan, dan perusahaan pelayaran. Dalam sebuah perusahaan, kebijakan
perjalanan perlu diterapkan dan dipantau di seluruh organisasi. Pusat perjalanan online atau e-
travel harus memiliki kemampuan untuk berinteraksi dengan konstituen ini dan juga harus
memiliki kemampuan pelaporan dan intelijen. Struktur suite perangkat lunak ini mirip dengan
yang terlihat dalam kasus solusi pengeluaran T&E.
Karyawan masuk ke portal perjalanan online, mirip dengan Expedia, portal perjalanan
konsumen di Web. Portal perjalanan menyediakan kemampuan pemesanan sendiri,
perencanaan perjalanan tips, panduan kota dan peta, dan referensi untuk kebijakan perjalanan
perusahaan, antara lain. Portal ini juga mengidentifikasi maskapai penerbangan dan pemasok
perjalanan pilihan dengan siapa kontrak telah dinegosiasikan. Seorang karyawan dapat
memesan tiket pesawat, hotel, dan mobil sewaan pada saat yang sama dan dapat memperoleh
harga yang dinegosiasikan. Ada beberapa utilitas bermanfaat, seperti kemampuan untuk
melihat kursi dan peta maskapai, rencana perjalanan alternatif sesuai dengan biaya atau
bandara pilihan, templat untuk perjalanan yang sering dilakukan dan konektivitas menggunakan
perangkat seluler. Layanan dapat dibebankan ke akun perusahaan, kartu kredit atau kartu
pintar.
E-Travel, sebuah perusahaan online, bermitra dengan SAP untuk menyediakan beberapa fungsi
menarik. Karyawan mengakses layanan online melalui SAP. Modul sumber daya manusia SAP
menyediakan profil perjalanan untuk karyawan. Profil perjalanan mengidentifikasi kebijakan
perjalanan yang berlaku untuk karyawan, preferensi perjalanan, dan detail frequent flier.
Informasi mengenai pusat biaya yang tepat dan rekening bank karyawan untuk penggantian
juga dapat diidentifikasi. Jika sistem diatur, reservasi dapat ditransfer ke kantor perjalanan
perusahaan untuk masalah tiket elektronik atau berbasis kertas.
Perangkat lunak perjalanan daring juga mengotomatiskan pencatatan pengeluaran. Mekanisme
ini mirip dengan perangkat lunak T&E. Biaya perjalanan dapat mencakup biaya udara, hotel,
dan sewa; selain itu, mungkin ada biaya harian, jarak tempuh dan penyesuaian untuk uang
muka perjalanan. Daftar dapat bervariasi untuk setiap perusahaan. Perangkat lunak ini juga
dapat mengisi bidang pengeluaran tergantung pada biaya yang diterima secara elektronik dari
pemasok perjalanan. Voucher pengeluaran online dapat diisi dan dialihkan ke otoritas yang
sesuai untuk persetujuan. Perangkat lunak ini juga dilengkapi dengan kemampuan pelaporan
atau intelijen. Mungkin ada laporan yang ditentukan sebelumnya dan kemampuan laporan
khusus. Informasi mengenai pelacakan biaya dan tujuan perjalanan, preferensi pemesanan,
pemasok pilihan, dan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak dapat dihasilkan dan dialihkan
ke manajer. Informasi perjalanan juga dapat dikumpulkan menurut departemen, unit bisnis dan
pusat biaya, dan dapat dibandingkan dengan anggaran.
Perjalanan online juga dapat memberikan kemampuan manajemen rapat. Ini termasuk memilih
lokasi yang tepat untuk pertemuan, bernegosiasi dengan pemasok yang berbeda untuk harga
terbaik, membuat anggaran, mendaftarkan peserta dan merencanakan perjalanan serta
pembelian. Fungsi-fungsi ini diaktifkan melalui basis data online pemasok untuk tempat-tempat
pertemuan dan kemampuan elektronik untuk mengedarkan persyaratan, menerima jawaban,
dan menganalisis jawaban itu. Karyawan yang menghadiri rapat dapat menggunakan alat yang
sama untuk mendaftar dan memesan tiket. Alat-alat ini memantau kepatuhan terhadap
kebijakan perusahaan dan memastikan bahwa karyawan menggunakan pemasok pilihan dan
harga yang dinegosiasikan.
Perangkat lunak perjalanan online juga dilengkapi dengan alur kerja dan modul administratif.
Alur kerja ini dapat mengotomatiskan fungsi-fungsi, seperti meminta pra-persetujuan untuk
perjalanan di luar kebijakan perusahaan dari otoritas yang tepat, memberi tahu anggota tim
tentang perjalanan, dan merutekan permintaan sesuai prosedur persetujuan standar. Sistem
membuat pengguna terus diperbarui mengenai permintaan dan status laporan pengeluaran
mereka secara real time. Persetujuan, penolakan atau permintaan untuk modifikasi otomatis
dan karyawan dapat diberitahu ketika ini tiba. Alat administratif memungkinkan pra-konfigurasi
perangkat lunak untuk kebijakan perjalanan perusahaan, memasukkan informasi tentang
pemasok pilihan dan menjaga situs diperbarui untuk harga yang dinegosiasikan. Karyawan yang
diberi wewenang untuk menggunakan layanan ini dapat ditambahkan, dihapus atau
dimodifikasi berdasarkan kebijakan perusahaan.
Ini adalah tinjauan luas kemampuan pusat perjalanan online atau perangkat lunak e-travel.
Perangkat lunak ini mirip dengan alat T&E. Perbedaan utama adalah perencanaan perjalanan
dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perjalanan, karena ini lebih kompleks dari
sekedar otomatisasi atau pencatatan pengeluaran yang memungkinkan web. Keuntungan dari
perangkat lunak adalah implementasi yang seragam dari kebijakan perjalanan; leverage dengan
pemasok untuk menegosiasikan harga, karena diskon volume dapat diambil; dan mengurangi
biaya pemrosesan transaksi. Biaya nyata dan tidak berwujud dari perangkat lunak ini mirip
dengan yang dibahas sebelumnya.

Penggajian Online1
Outsourcing penggajian bukanlah fenomena baru. Layanan persiapan penggajian telah ada
sejak lama. Layanan ini mencakup entri data karyawan dan perhitungan penggajian, setoran
langsung, pemotongan dan pengiriman cek dan transfer rencana 401 (K). Banyak usaha kecil
dan menengah merasa hemat biaya untuk melakukan outsourcing penggajian karena
persyaratan pajak federal dan negara bagian yang memberatkan. Perusahaan pemrosesan
penggajian telah ada di pasar selama beberapa dekade. Perusahaan CPA telah
merekomendasikan layanan outsourcing penggajian, dan bisnis telah menggunakan layanan ini
dengan percaya diri. Model bisnis mapan ini telah menemukan penerimaan yang mudah di
lingkungan Web. Layanan penggajian online telah cukup berhasil meskipun secara umum
kegagalan dot-com.
Sejumlah layanan penggajian yang mapan menawarkan kemampuan Web bersama dengan
kedatangan dot-com baru. Layanan berbasis web mirip dengan layanan penggajian offline,
meskipun Internet memperkenalkan beberapa tikungan yang menarik. Keuntungan utama dari
layanan berbasis web adalah akses 24/7 dan kemampuan untuk memungkinkan karyawan,
pengusaha dan administrator untuk melihat dan melayani sendiri akun penggajian mereka
sendiri. Layanan berbasis web menjangkau spektrum penuh. Di satu sisi, layanan ini akan
memberi organisasi perangkat lunak. Orang yang disetujui dari organisasi akan mengoperasikan
perangkat lunak dari jarak jauh dan menghasilkan penggajian. Dalam hal ini, tugas akuntansi
seperti entri data, perhitungan pajak, dan pencetakan cek ditangani oleh organisasi.
Di sisi lain, organisasi dapat dengan mudah mengirimkan data awal dan layanan penggajian
akan mengurus perhitungan, pemeriksaan, penyimpanan catatan, dan pengaturan jenis 401 (K).
Karyawan dapat mengakses informasi terkait penggajian, seperti melihat dan mencetak
potongan cek pembayaran; mengubah informasi kontak; dan melacak waktu liburan, waktu
sakit, dan waktu lunas. Sejumlah layanan penggajian juga menawarkan fungsi tambahan,
seperti mengelola layanan asuransi, rencana pensiun dan fungsi sumber daya manusia.
Keputusan mengenai tingkat outsourcing penggajian adalah unik untuk masing-masing
perusahaan, dan berbagai praktik ada di dunia nyata.
Kegiatan penggajian dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tahap: Pertama, pengumpulan data
dan perhitungan gaji kotor, disebut sebagai sumber ke kotor. Kebijakan sumber daya manusia
dibuat atau dirujuk untuk menentukan tarif per jam dan tingkat gaji. Kemudian data tenaga
kerja dikumpulkan, persetujuan manajerial diambil dan gaji kotor dihitung. Kedua, perhitungan
pengurangan dan penggajian bersih disebut sebagai gross to net. Ketiga, dana langsung disetor
atau cek dicetak dan dikirimkan, dan pajak serta laporan manajerial dihasilkan. Tahap ini bisa
disebut bersih untuk pelaporan. Semua atau sebagian dari tahapan ini dapat dialihdayakan.
Mari kita lihat solusi online yang komprehensif.
Pengguna bisnis perlu mendaftar dengan perusahaan penggajian online sebelum menggunakan
layanan penggajian. Prosedur pendaftaran memerlukan dokumentasi tertentu yang
dimandatkan oleh peraturan federal. Daftar ilustrasi adalah sebagai berikut:

• Layanan EFT perjanjian penggajian

• Menyatakan surat kuasa
• Formulir IRS 8655
• Dokumen tambahan yang diminta oleh layanan online, termasuk salinan pengembalian
triwulanan atau tahunan, kupon setoran pajak, dan salinan pendaftaran negara, antara lain.

Dokumen-dokumen ini memungkinkan layanan online untuk memenuhi kewajiban hukum dan
memproses penggajian. Secara umum, pengguna perlu menunjuk administrator penggajian
yang akan bertanggung jawab atas penggajian. Orang semacam itu berwenang untuk
mengubah informasi penggajian dan menambah, menghapus, atau mengubah informasi
karyawan. Selain itu, pemberi persetujuan penggajian juga dibutuhkan. Penerima penggajian
akan meninjau penggajian terakhir dan menyetujui pencetakan cek atau setoran langsung.
Selanjutnya adalah menyiapkan akun pengguna bisnis. Informasi penggajian dapat dimasukkan
melalui Web, PC, telepon atau faks. Entri berbasis web umumnya hanya memerlukan browser
dan koneksi Internet. Entri PC membutuhkan alat sisi klien; yaitu, perangkat lunak perlu diinstal
pada mesin pengguna. Entri data dapat dilakukan secara offline dan kemudian dimuat ke
perangkat lunak online menggunakan koneksi Internet. Entri telepon berarti hanya menelepon
perusahaan online dan membaca informasi melalui telepon; dan entri faks melibatkan
pengiriman faks melalui informasi yang diperlukan.
Sejumlah perusahaan online menyediakan alat yang mengotomatisasi dan memungkinkan entri
jarak jauh dari data terkait tenaga kerja; umumnya, mereka disebut sebagai solusi manajemen
waktu dan tenaga kerja. Karyawan itu memeriksa dan meninju kartu atau memindai kartu
sepanjang waktu. Ini adalah langkah yang diperlukan dalam otomatisasi pengumpulan data
tenaga kerja. Mesin pemindaian secara otomatis menangkap detail mengenai karyawan dan
jam kerja. Informasi ini ditransmisikan ke PC, yang umumnya menjalankan perangkat lunak
yang disediakan oleh layanan online; misalnya, eTime oleh perangkat lunak ADP. Perangkat
lunak ini diprogram untuk menerapkan kebijakan dan prosedur bisnis pada data yang
dikumpulkan; misalnya, tarif untuk berbagai kategori karyawan, tarif untuk lembur dan tarif
upah berbahaya.
Ada dua masalah, bukan terkait Web, yang menarik bagi akuntan. Sejumlah solusi yang
mengumpulkan data per jam di lantai toko juga dapat dikonfigurasikan untuk mengumpulkan
data tambahan, seperti waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan tertentu, jumlah yang
diproduksi, dan nomor pesanan kerja. Data ini dapat digunakan dalam penetapan biaya
pekerjaan atau analisis produktivitas. Aplikasi kedua perangkat ini adalah di bidang
penjadwalan. Jam kerja karyawan dapat disesuaikan dengan jadwal produksi, dan kekurangan
atau kelebihan tenaga kerja dapat diperkirakan. Area antarmuka biaya kerja dan penjadwalan
sangat kompleks dan di luar cakupan buku ini; namun, sadari bahwa pengumpulan data tenaga
kerja dapat memiliki kegunaan alternatif.
Laporan seperti total jam kerja, waktu liburan dan waktu sakit selama seperempat atau tahun
dapat dihasilkan menggunakan perangkat lunak ini. Laporan otomatis untuk meninju masuk
dan keluar dari karyawan juga dihasilkan, yang diharuskan menurut undang-undang. Laporan-
laporan ini dapat menyoroti masalah ketidakhadiran, keterlambatan kedatangan dan
keberangkatan, dan pukulan yang terlewat. Data aktual dapat dibandingkan dengan data yang
dianggarkan dan laporan pengecualian dapat dihasilkan. Tarif tenaga kerja yang dikumpulkan
dan data lainnya langsung ditransfer ke layanan penggajian online. Data juga dapat diarsipkan
dan disimpan di lokasi pengguna. Data ini dapat ditinjau, dianalisis, dan diteruskan ke manajer
yang tepat.
Layanan online umumnya mengirim email yang menginformasikan bisnis bahwa informasi
penggajian akan jatuh tempo pada tanggal tertentu. Karyawan yang berwenang dapat masuk ke
layanan online dan, setelah otentikasi yang sesuai, melakukan berbagai fungsi; misalnya
menjalankan payroll, menjalankan laporan, melakukan pembayaran gaji atau fungsi
administrasi lainnya.
Informasi penggajian untuk karyawan, seperti jam kerja, perubahan gaji, pengurangan dan
perubahannya, dan informasi terkait lainnya, dapat dimasukkan dan dilihat. Bidang data
tambahan dapat mencakup nomor departemen, pusat biaya atau unit bisnis. Proses penggajian
umumnya sangat cepat dan dilakukan dalam hitungan menit. Penggajian, saat diproses, siap
untuk ditinjau. Tinjauan dapat dilakukan oleh karyawan entri data atau manajer yang
berwenang, tergantung pada pemisahan tugas dalam organisasi tertentu.
Fase berikutnya adalah pembayaran kepada karyawan, yang dapat dilakukan dalam berbagai
format. Pemeriksaan kertas dapat dicetak dan dikirimkan kepada karyawan berdasarkan alamat
mereka dalam database. Pemeriksaan harus memiliki fitur keamanan, seperti tanda air, tinta
pudar, logo perusahaan atau pencetakan mikro. Kontrol internal tambahan dapat
diperkenalkan untuk pemeriksaan kertas. Saat cek dikirimkan, file elektronik yang berisi rincian
semua cek diteruskan ke bank. Bank akan mencocokkan setiap cek yang disajikan dengan file
elektronik dan mentransfer dana hanya setelah kecocokan dikonfirmasi. Sebagian besar
layanan online mendukung setoran langsung, karena setoran langsung wajib untuk beberapa
karyawan. Setoran langsung mentransfer dana ke rekening bank yang ditunjuk karyawan pada
akhir bulan. Beberapa layanan penggajian online menawarkan untuk mengisi kartu nilai
tersimpan. Kartu-kartu ini bekerja mirip dengan kartu debit dan berguna ketika karyawan tidak
memiliki rekening bank. Beberapa variasi metode pembayaran yang dijelaskan sejauh ini
tersedia di dunia online.
Fitur yang paling menguntungkan dari perusahaan penggajian, online atau offline, adalah
penanganan pajak federal, negara bagian, dan lokal. Pajak-pajak ini dihitung dan dikurangkan
pada saat proses penggajian. Kemudian, pajak dibayarkan dan pengajuan yang sesuai dengan
departemen pemerintah diselesaikan. Sejumlah perusahaan online memberikan kinerja yang
dijamin di bidang pembayaran pajak. Formalitas kontrak tertentu perlu diselesaikan sebelum
layanan ini beroperasi.
Data penggajian diarsipkan dan disimpan. Sejumlah laporan dapat dihasilkan dari data ini.
Laporan standar, tentu saja, daftar gaji untuk bulan itu. Daftar karyawan dengan gaji kotor,
potongan dan gaji bersih dapat dihasilkan, dicetak, dan ditinjau. Laporan lain mungkin termasuk
W-2s akhir tahun dan 401 (K) - laporan khusus untuk kontribusi karyawan dan majikan.
Penggajian dapat dianalisis menurut departemen, proyek atau pusat biaya, dan laporan khusus
juga dapat dihasilkan. Fasilitas pelaporan tergantung pada detail data yang dimasukkan pada
tahap awal, dan umumnya cukup untuk laporan standar. Data ini juga dapat diekspor ke Excel
atau Access jika analisis lebih lanjut diinginkan.
Layanan penggajian online telah bercabang dengan sejumlah layanan bernilai tambah. Layanan
online dapat menyediakan portal yang menawarkan basis data undang-undang dan peraturan
yang berlaku untuk gaji, berisi formulir pekerjaan dan memiliki poster undang-undang
ketenagakerjaan dan alat kepatuhan. Portal ini bermanfaat bagi para profesional penggajian.
Beberapa layanan online menawarkan skrining karyawan dan pengujian obat berbasis Internet.
Mengelola asuransi - medis, gigi, visi, rencana manfaat Bab 125 dan asuransi jiwa - menawarkan
dan mengelola rencana pensiun, dan sistem waktu dan kehadiran adalah layanan tambahan
yang ditawarkan oleh perusahaan online. Layanan yang ditawarkan cukup komprehensif dan
mencakup keseluruhan bidang sumber daya manusia. Mereka disebutkan di sini untuk
menyoroti sifat cepat berubah dari bisnis penggajian online.

Aset Tetap

Aset tetap dibeli, dikelola, dan pada akhirnya dibuang. Akun aset tetap melibatkan
penghitungan biaya aset, membuat entri penyusutan berkala dan akuntansi untuk pelepasan
aset tetap. Area akuntansi lainnya melibatkan perbaikan, penambahan, dan perbaikan yang luar
biasa. Tidak banyak penggunaan solusi berbasis web di bidang ini, karena sebagian besar
perangkat lunak akuntansi internal dapat menangani akuntansi aset tetap. Namun, ada
beberapa tikungan berbasis web di area ini.
Aset tetap dapat secara otomatis dibuat dari modul hutang dan pembelian. Jika aset dibeli di
lokasi yang berbeda dari lokasi rekaman, maka aplikasi utilitas berbasis web ini bisa berguna.
Daftar permintaan pembelian, PO, dan laporan penerimaan dapat dibuat dan dimasukkan
dalam perangkat lunak akuntansi. Perangkat lunak kemudian dapat secara otomatis membuat
aset tetap berdasarkan pada aturan bisnis terprogram dan menginformasikan departemen aset
tetap. Aset tetap kemudian dapat ditinjau di lokasi pusat dan diproses lebih lanjut.
Aset tetap dalam perangkat lunak akuntansi yang diaktifkan Web juga dapat dikelola dari jarak
jauh. Entri biaya penyusutan umumnya dihitung secara otomatis dan diposting ke buku besar.
Akses jarak jauh dapat digunakan untuk memverifikasi perhitungan penyusutan ini; membuat
entri untuk perbaikan, penambahan, dan perbaikan yang luar biasa; dan menjelaskan
keuntungan atau kerugian dari pelepasan aset. Fungsi-fungsi ini tersedia di sebagian besar
paket perangkat lunak akuntansi, dan disebutkan di sini untuk kelengkapannya. Namun, proses
akuntansi aset tetap dasar tidak berubah secara dramatis karena pemberdayaan Web.

Ringkasan

Siklus pengeluaran telah banyak berubah karena munculnya SRM, alat e-pengadaan,
manajemen pengeluaran online dan pusat perjalanan online. Kegiatan akuntansi dokumen yang
sesuai seperti permintaan pembelian, PO, menerima laporan dan faktur untuk membuat paket
voucher dan pembayaran konsekuen telah berubah secara signifikan. Penciptaan kewajiban,
posting pengeluaran, pencocokan dokumen, kontrol internal, alur kerja dan pembayaran telah
otomatis. Perubahan telah menyederhanakan kehidupan para profesional akuntansi dan pada
saat yang sama telah menuntut keterampilan baru, seperti memahami alat SRM.
Proses bisnis yang berubah dan persyaratan analitik terperinci dari manajemen modern
mempercepat pendakian perangkat lunak SRM. Alat-alat SRM memiliki kegiatan pengadaan dan
pengadaan yang terintegrasi dan telah menciptakan satu proses tunggal yang mengendalikan
kegiatan terkait pemasok. Prosesnya dimulai dengan strategi pemilihan pemasok, yang
membutuhkan data analitis yang keras dan input strategi dan politik yang lunak. Alat SRM
menyediakan banyak laporan analitis dan alat kolaborasi untuk mengoordinasikan kegiatan ini.
Identifikasi pemasok difasilitasi oleh direktori perdagangan online, basis pengetahuan historis,
cara elektronik terstruktur untuk meneruskan dan menerima informasi, dan alat-alat
kolaboratif.
Internet, ditambah dengan alat-alat SRM, telah memungkinkan bisnis untuk bernegosiasi dan
mengelola kontrak pemasok tanpa kertas. Template kontrak disimpan dalam repositori sentral
dan dapat diisi online untuk menghasilkan kontrak yang disesuaikan. Kontrak-kontrak ini dapat
secara otomatis dipantau untuk kepatuhan dan pengumpulan data intelijen. Kemampuan
swalayan pemasok termasuk mengubah informasi kontak, membuat halaman Web,
memposting informasi pada halaman Web, mengelola katalog elektronik dan kemampuan
pemrograman terbatas. Kemampuan swalayan pemasok mengurangi beban administratif pada
departemen pembelian. Alat SRM juga memfasilitasi pelelangan, varian populer kontemporer
adalah pelelangan terbalik. Lelang terbalik memungkinkan pembeli untuk menjadi tuan rumah
pelelangan dan menyaksikan pemasok mengirimkan tawaran dan menurunkan harganya;
penawar terendah adalah pemenangnya. Alat SRM menyediakan ruang Web, keamanan dan
alat elektronik untuk melakukan lelang terbalik. Alat analitik otomatis memungkinkan analisis
penawaran pada dimensi selain harga.
Faktur dan penyelesaian telah tertanam dalam proses pembelian. Permintaan pembelian
dihasilkan oleh karyawan atau dari keranjang belanja. Pembuatan PO otomatis dan pengiriman
PO dilakukan melalui portal pemasok. Barang dalam perjalanan dan di dok penerima dipantau
oleh ASN. ASN disesuaikan dengan pengiriman yang masuk dengan menggunakan kode batang,
dan secara otomatis dialihkan ke lokasi yang tepat di gudang atau ke karyawan yang memesan.
Faktur yang masuk dikonfirmasi oleh sistem dengan mencocokkan dan merekonsiliasi PO dan
ASN. Faktur secara elektronik dialihkan untuk persetujuan dan dibayar pada saat jatuh tempo.
Alat SRM juga mendukung ERS, di mana faktur dikeluarkan atau dihasilkan dari PO dan ASN.
Katalog elektronik ditopang oleh alat SRM. Katalog ini, penting untuk pembelian elektronik,
dapat dibuat, dihosting, dimodifikasi dan dicari oleh alat SRM. Karyawan dapat mencari katalog-
katalog ini dari desktop mereka dan memesan barang-barang yang diperlukan tanpa merutekan
pemesanan melalui departemen pembelian. Persetujuan pembelian ini ditentukan dalam alur
kerja dan dapat dilakukan secara online. Kwitansi barang dapat dikonfirmasi oleh karyawan
atau otoritas pusat khusus. Jika barang tiba di dermaga pengiriman, barang-barang itu dapat
dialihkan langsung ke departemen pemesanan atau karyawan. Pembayaran dapat disetujui oleh
karyawan atau ditangani melalui prosedur otomatis.
Kartu pengadaan digunakan untuk membeli barang-barang bernilai rendah, seperti
perlengkapan kantor. Kartu-kartu ini telah menjadi populer di industri, pemerintahan dan
universitas sebagai langkah penghematan biaya. Pernyataan elektronik yang berasal dari
perusahaan kartu kredit dapat langsung diposting ke buku besar; alat SRM dapat memfasilitasi
antarmuka seperti itu. Ada layanan berbasis web yang memungkinkan administrasi kartu
pengadaan dari Internet. Sejumlah kontrol internal dapat dilembagakan untuk kartu
pengadaan, meskipun penelitian telah menunjukkan bahwa terlalu banyak kontrol menjadi
kontraproduktif dalam penggunaan kartu pengadaan. Alat SRM dapat mendukung kartu
pengadaan karyawan serta kartu pengadaan pemasok.
Alat SRM juga menyediakan ruang atau sumber kokpit untuk menghadapi situasi yang tidak
terduga. Kecerdasan dan kemampuan pelaporan alat-alat SRM memungkinkan pengirisan dan
pengambilan data pemasok dengan cara apa pun. Kinerja pemasok, biaya pembelian, analisis
kualitas dan analisis keuangan didukung. Indikator kinerja utama dapat ditangkap dan
dikomunikasikan untuk tujuan manajerial. Alat SRM dilengkapi dengan sejumlah laporan yang
telah ditentukan sebelumnya, dan laporan tambahan dapat dibuat menggunakan alat bawaan.
Database pemasok ini dapat diekspor dan dianalisis melalui spreadsheet dan bahasa
permintaan.
Manajemen pengeluaran online termasuk mengelola biaya T&E, karena pengeluaran ini
dikeluarkan di seluruh negara atau dunia. Manajemen online dari pengeluaran ini melibatkan
penyediaan alat berbasis web untuk memasukkan pengeluaran, fasilitas bantuan, perutean
otomatis ke otoritas persetujuan dan penggantian langsung melalui setoran langsung. Di sisi
akuntansi, database pengeluaran ini dapat digunakan untuk membuat berbagai laporan,
melakukan pengambilan sampel dan audit otomatis, dan mengirim biaya langsung ke buku
besar. Pusat perjalanan online membawa konsep ini selangkah lebih maju. Mereka
memungkinkan penegakan kebijakan perjalanan di seluruh organisasi dan merampingkan
reservasi, masalah dan pembayaran tiket. Pusat perjalanan dapat membantu dalam
merencanakan dan mengoptimalkan perjalanan lintas organisasi.
Bab ini berakhir dengan ulasan singkat tentang aset tetap. Web belum mengubah proses dasar
akuntansi aktiva tetap. Entri jarak jauh dan pembuatan otomatis aset berdasarkan PO dan
faktur memungkinkan mengelola aset di lokasi yang jauh melalui situs pusat. Entri penyusutan,
laporan penambahan dan perbaikan, dan pelepasan aset juga dapat dikelola dari jarak jauh,
membuat proses akuntansi lebih sederhana.