Makalah

MENGELOLA KINERJA MUTU

Oleh Kelompok 3:

1. KARINA LINTANG 19013010232

2. OKTARIA MULYA 19013010233
3. MONICA MEGA P 19013010234
4. ARDINESYAH HIBATUL 19013010245
5. RINANDA APRILIA 19013010248
6. DEWI RATIH 19013010257
7. ATIKA RAHMAWATI 19013010258
Kontrol adalah persoalan penting yang dihadapi setiap manajer di setiap organisasi, tetapi
manajer baru terkadang mengalami kesulitan untuk menentukan sejauh mana ia harus
menggunakan kontrolnya untuk membuat orang-orang tetap produktif tanpa menindas
motivasi dan kreativitas mereka.

A.   PENGERTIAN KONTROL
Beberapa panduan untuk menciptakan kebijakan penggunaan yang dapat diterima yang
efektif tetapi juga adil, berkenaan dengan penggunaan internet ditempat kerja :
o   Pastikan bahwa para pegawai memahami bahwa mereka tidak memiliki hak hukum atas
privasi di tempat kerja
o   Buat kebijakan penggunaan internet tertulis
o   Jelaskan proses pendisiplinannya
o   Tinjau kembali kebijakan pada jangka waktu tertentu
Kurangnya kontrol dapat memberikan dampak yang dapat memmbahayakan bagi kesehatan
suatu organisasi, merusak reputasinya dan mengancam masa depannya.

Kontrol organisasi adalah proses sistematis dalam mengatur aktivitas organisasi agar tetap
konsisten dengan pengharapan yang telah dibangun dalam rencana, target, standar kinerja.
Untuk mengontrol suatu organisasi secara efektif, mangharuskan adanya informasi menganai
standar kinerja serta tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi.

1.    Memilih Standar dan Ukuran

Sebagian besar organisasi berfokus pada pengukuran dan pengawasan kinerja
keuangan, seperti penjualan, pendapatan, dan keuntungan. Namun para manajer makin
mengetahui keharusan untuk mengukur aspek-aspek kinerja yang tidak kasat mata lainnya
untuk mengelola aktivitas penciptaan nilai dari organisasi saat itu.

2.    Kartu Skor Berimbang

Kartu Skor Berimbang adalah sistem kontrol manajemen komprehensif yang
menyeimbangkan ukuran keuangan tradisonal dengan ukuran operasional yang berhubungan
dengan faktor-faktor kesuksesaan penting yang ada di perusahaan.
Kartu Skor Berimbang memiliki 4 perspektif utama :
a)        Kinerja Keuangan
Aktivitas organisasi berkontribusi dalam memperbaiki kinerja jangka pendek dan panjang.
Terdiri atas pengukuran tradisional seperti pemasukan bersih dan pengembalian investasi
b)        Layanan Pelanggan
Mengukur hal bagaimana pandangan pelanggan terhadap organisasi serta keterikatan dan
kepuasan pelanggan
c)         Proses Bisnis Internal
Berfokus pada statistik  produksi dan operasiona, seperti pemenuhan permintaan atas biaya
per permintaan.
d)        Keputusan Organisasi untuk Belajar dan Tumbuh
Berfokus pada seberapa baik sumber daya dan modal manusis dikelola demi masa depan
perusahaan.

B.   MODEL KONTROL UMPAN BALIK

Semua sistem kontrol yang dirancang dengan baik akan melibatkan penggunaan umpan balik
untuk menentukan apakah kinerja memenuhi standar yang telah dibuat.
1.    Langkah-langkah Kontrol Umpan Balik
-  Membangun Standar Kinerja
Mencerminkan aktivitas yang berkontribusi pada strategi organisasi secara keseluruhan
dengan cara yang signifikan, juga agar pegawai mengetahui apa yang harus mereka lakukan
dan dapat menentukan apakah aktivitas mereka sesuai target.
-   Mengukur Kinerja yang Ada
Dapat dilakukan dengan pengukuran kinerja kuantitatif, dimana harus berhubungan dengan
standar yang telah ditetapkan.Namun manajer juga harus turun langsung untuk melihat
bagaimana segala hal berjalan.
-  Membandingkan Kinerja dengan Standar
Manajer harus melakukan pendekatan yang bersifat menyelidiki untuk memperoleh
pemahaman  yang luas dari faktor yang mempengaruhi kinerja. Kinerja manajemen yang baik
melibatkan penilaian subjektif dan diskusi bersama pegawai serta analisis objektif terhadap
data kinerja
-  Melakukan Tindakan Korektif
2.    Aplikasi untuk Anggaran
Kontrol anggaran, salah satu metode yang paling sering digunakan dalam kontrol
manajemen, adalah proses penentuan target untuk pengeluaran organisasi, mengawasi hasil
dan membandingkannya dengan anggaran yang ada, dan membuat perubahan jika perlu.
Sebagai alat pengontrol, anggaran adalah laporan yang berisi, pengeluaran terkini dan
terencana untuk uang, aset, bahan mentah, gaji, dan sumber daya lainnya.
Unit dasar analisis untuk sistem kontrol anggaran disebut dengan pusat pertanggungjawaban,
Pusat tanggung jawab adalah departemen atau unit apa pun yang ada dalam organisasi,
dibawah pengawasan seorang pegawai yang bertangggung jawab atas aktivitas departemen
atau unit tersebut.
Anggaran yang biasanya digunakan manajer :
-  Anggaran Biaya
Terdiri atas biaya antisipasi dan biaya aktual untuk setiap pusat pertanggung-jawaban dan
untuk organisasi secara keseluruhan. Menunjukkan semua jenis biaya atau dapat berfokus
pada kategori tertentu.
-  Anggaran Pendapatan
Anggaran yang mengidentifikasikan pendapatan perkiraan dan pendapatan aktual organisasi.
-  Anggaran Kas
Anggaran yang menghitung dan melaporkan arus kas dalam basis harian atau mingguan
untuk menjamin bahwa perusahaan memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kewajibannya.
-  Anggaran Modal
Anggaran yang merencanakan dan melaporkan investasi dalam aset-aset besar untuk
didepreasi setelah beberapa tahun.

Penganggaran  adalah bagian yang penting dari perencanaan dan pengawasan organisasi
Penganggaran dari atas ke bawah  merupakan proses penganggaran dimana manajer tingkat
menengah dan tingkat bawah menentukan target anggaran departemen berdasarkan
pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan yang telah dispesifikasi oleh
manajer-manajer puncak.
Penganggaran dari bawah ke atas merupakan proses penganggaran dimana manajer-manajer
tempat bawah menganggarkan kebutuhan sumberdaya departemennya dan melemparkannya
ke atas untuk disetujui oleh manajer-manajer puncak.
C.   KONTROL KEUANGAN
Kontrol keuangan tidak hanya menginformasikan apakah keuangan perusahaan besar dalam
posisi yang baik, tetapi kontrol keuangan juga bisa menjadi indikator berguna menunjukan
permasalahan kinerja lainnya. Misalnya layanan pelanggan atau keefektifan tenaga kerja
penjualan.
1.    Laporan Keuangan
Memberikan informasi dasar yang digunakan untuk melakukan kontrl keuangan dari sebuah
organisasi. Dua laporan keuangan besar, yaitu :
a)  Neraca keuangan
Menunjukkan posisi keuangan perusahaan yang berhubungan dengan aset( apa yang dimiliki
suatu perusahaan) ,ekuitas(perbedaan antara aset dan kewajiban serta nilai bersih milik
perusahaan dalam saham dan saldo laba)  dan kewajiban(utang yang dimiliki)  pada waktu
tertentu
b)    Laporan laba rugi
Meringkas kinerja keuangan perusahaan untuk interval tertentu, biasanya satu tahun.
Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi
Kontrol Hierarki adalah penggunaan aturan, kebijakan, hierarki wewenang, dan alat formal
lainnya untuk memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja.
Kontrol Desentralisasi adalah penggunaan budaya perusahaan, norma kelompok, dan fokus
terhadap tujuan, daripada aturan dan prosedur, untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Manajemen Buka-Buku
Manajemen Buka-Buku adalah berbagai informasi keuangan dan hasil-hasilnya dengan
semua pegawai di organisasi. Tujuannya adalah untuk membuat setiap pegawai berfikir dan
bertindak seperti seorang pemilik bisnis.
2.    Analisis  Keuangan : menafsirkan Angka
Analisis keuangan yang biasa dilakukan berfokus pada rasio, statistik yang menunjukkan
hubungan antara indikator-indikator kinerja seperti keuntungan dan aset, penjualan, dan
persediaan. Merangkum beberapa rasio keuangan, yang merupakan ukuran dari :
-  Rasio Likuiditas
Perbandingan keuangan yang menunjukkan kemampuan organisasi untuk memenuhi
kewajiban utangnya.
Perhitungan : Rasio lancar – Aset Lancar/ kewajiban lancar
-  Rasio Keaktifan
Rasio keuangan yang mengukur kinerja internal organisasi yang berhubungan dengan
aktivitas penting yang ditentukan oleh manajemen.  Perhitungan :
Perputaran persediaan – jumlah penjualan/ inventaris rata rata
Rasio konversi(indikator dari keefektifan perusahaan dalam mengubah penelusuran
pelanggan ) – Permintaan pembelian/ pemeriksaan pelanggan
-  Rasio Keuntungan
Rasio keuangan yang menggambarkan keuntungan milik perusahaan yang berkenaan dengan
sumber daya keuntungan.
Perhitungan :
Margin keuntungan dari penjualan – pendapatan bersih / penjualan
Margin kotor – pendapatan kotor / penjualan
Pengembalian aset (ROA)- Pendapatan bersih/ jumlah aset
§  Rasio Leverage
Merupakan aktivitas pendanaan dengan uang pinjaman. Perhitungan :
Rasio utang – Jumlah utang/ jumlah aset

D.   FILOSOFI KONTROL YANG BERUBAH-UBAH

Berkenaan dengan pergerakan menuju partisipasi dan pemberdayaan pegawai, banyak
perusahaan mengadopsi proses kontrol desentralisasi daripada hierarki. Kontrol tersebut
mewakili filosofi budaya perusahaan yang berbeda.
1.    Pendekatan Hierarki versus Pendekatan Desentralisasi
Kontrol hierarki merupakan penggunaan aturan, kebijakan, hirarki wewenang dan alat
formal lainnya untuk memengaruhi perilaku pegawai dan menilai kinerja.
Konterol Desentralisasi merupakan penggunaan nilai budaya perusahaan ,tradisi, keyakinan
dan kepercayaan dalam mencapai tujuan organisasi.
2.    Manajemen Buka Buku
Berbagai informasi keuangan dan hasil-hasilnya dengan semua pegawai di organisasi.
Manajemen ini membuat pegawai mempelajari sendiri melalui grafik, gambar, rapat dan
sebagainya. Manajemen ini juga akan memberikan penghargaan kepada pegawai apabila
mencapai kesuksesan.
E.   MANAJEEN KUALITAS TOTAL
Manajemen kualitas total adalah komitmen seluruh anggota perusahaan untuk menanamkan
kualitas ke dalam setiap aktivitas denagn cara melakukan perbaikan terus menerus.

1.    Teknik-Teknik TQM
-  Siklus Kualitas
Sebuah kelompok yang terdiri atas 6 hingga 12 pegawai sukarela yang bertemu secara rutin
untuk membahas dan menyelesaikan masalah yang memengaruhi kualitas kerja mereka.
-  Tolok Ukur
Proses terus mnerus dalam mengukur produksi, layanan dan praktik dengan dibandingkan
pada pesaing – pesaing besar atau perusahaan yang unggul di industrinya.
-  Six Sigma
Pendekatan kendali mutu yang memperhitungkan segala hal dan menekankan pengejaran
yang disiplin dan gigih untuk mencapai kualitas yang lebih tinggi serta biaya yang lebih
rendah.
-  Pengurangan Siklus Waktu
Siklus waktu merupakan langkah yang diambil oleh perusahaan untuk menyelesaikan suatu
proses
-  Perbaikan Terus Menerus
Pelaksanaan sejumlah besar perbaikan tambahan kecil di semua area organisasi secara terus-
menerus
2.    Faktor-faktor Kesuksessan TQM
Faktor positif :
· Tugas-tugas yang ada menuntut pegawai yang berketerampilan tinggi
· TQM berguna untuk memperkaya pekerjaan dan memotivasi pegawai
· Keterampilan memecahkan masalah ditingkatkan untuk semua pegawai
· Partisipasi dan kerja tim digunakan untuk menghadang permasalahan yang signifikan
· Perbaikan terus-menerus adalah cara hidup
Faktor negatif :
· Ekspektasi manajemen biasanya tinggi
· Manajer tingkat menengah merasa tidak puas jika kehilangan wewenang
· Para pekerja tidak puas dengan beberapa aspek kehidupan organisasi
· Pemimpin serikat pekerja tidak disertakan dalam diskusi kendali mutu
· Manajer manunggu inovasi yang besar dan dramatis

F.    TREN DALAM KENDALI MUTU DAN KEUANGAN

Banyak perusahaan menjawab realitas ekonomi yang berubah-ubah serta kompetisi global
dengan menilai kembali manajemen dan proses-proses di organisasinya sendiri, diantaranya
mekanisme kontrol.
1.    Standar Kualitas Internasional
Daya dorong untuk melakukan manajemen kualitas di Amerika Serikat adalah signifikasi
yang meningkat dari ekonomi global.
Standar ISO 9000  merupakan standar yang merupakan hasil dari konsensus internasional
tentang syarat manajemen kualitas yang baik, sebagaimana yang diuraikan oleh Internasional
Organization for Standardization
2.    Sistem Kontrol Keuangan Baru
§  Pertambahan Nilai Ekonomis ( EVA )
sistem kontrol yang mengukur kinerja yangberkenaan dengan keuntungan setelah pajak
dikurangi biaya modal yang diinvestasikan pada saat nyata.
§  Pertambahan Nilai Pasar ( MVA )
sistem kontrol yang mengukur perkiraan pasar saham terhadap nilai perusahaan terdahulu dan
proyek investasi modal yang diharapkan.
§  Pembiayaan Berbasis Aktivitas ( ABC )
sistem kontrol yang mengidentifikasi beragam aktifitas yang dibutuhkan untuk menyediakan
produk dan mengalokasikan biaya sesuai aktivitas tersebut.
§  Tata Kelola Perusahaan
sistem tata kelola organisasi sehingga kepentingan pemilik perusahaan dapat dilindungi.