APA ITU ERP?

Sistem ERP adalah beberapa paket perangkat lunak modul yang berevolusi terutama dari sistem
perencanaan sumber daya manufaktur tradisional (MRP II). Grup Gartner menciptakan istilah ERP, yang
telah digunakan secara luas dalam beberapa tahun terakhir. Tujuan dari ERP adalah untuk
mengintegrasikan proses utama organisasi seperti entri pesanan, manufaktur, pengadaan dan hutang,
penggajian, dan sumber daya manusia. Dengan demikian, satu sistem komputer dapat melayani
kebutuhan unik setiap area fungsional. Merancang satu sistem yang melayani semua orang adalah
pekerjaan yang sangat berat. Di bawah model tradisional, setiap area fungsional atau departemen
memiliki sistem komputernya sendiri yang dioptimalkan dengan cara menjalankan bisnis sehari-hari.
ERP menggabungkan semua ini menjadi satu sistem terintegrasi yang mengakses database tunggal
untuk memfasilitasi berbagi informasi dan meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi.

Untuk mengilustrasikan, pertimbangkan model tradisional untuk sebuah perusahaan manufaktur yang
diilustrasikan pada Gambar 11.1. Perusahaan ini menggunakan arsitektur database tertutup, yang
konsepnya mirip dengan model file datar dasar. Di bawah pendekatan ini, sistem manajemen database
digunakan untuk memberikan keunggulan teknologi minimal dibandingkan sistem file datar. Sistem
manajemen basis data tidak lebih dari sistem file pribadi tetapi kuat. Seperti halnya pendekatan file
datar, data tetap menjadi milik aplikasi. Dengan demikian, ada database yang berbeda, terpisah, dan
independen. Seperti halnya arsitektur file datar, ada redundansi data tingkat tinggi dalam lingkungan
database tertutup.

Ketika pelanggan memesan, pesanan tersebut memulai perjalanan berbasis kertas di sekitar perusahaan
di mana ia dikunci dan dipasangkan kembali ke dalam sistem dari beberapa departemen yang berbeda.
Tugas yang berlebihan ini menyebabkan penundaan dan kehilangan pesanan, serta mendorong
kesalahan entri data. Selama transit melalui berbagai sistem, status pesanan mungkin tidak diketahui
kapan saja. Misalnya, menanggapi permintaan pelanggan, departemen pemasaran mungkin tidak dapat
melihat ke database produksi untuk menentukan apakah pesanan telah diproduksi dan dikirim.
Sebaliknya, pelanggan yang frustrasi disuruh menelepon manufaktur. Demikian pula, pengadaan bahan
baku dari pemasok tidak terkait dengan pesanan pelanggan hingga mencapai tahap produksi. Hal ini
mengakibatkan penundaan karena manufaktur menunggu kedatangan bahan yang dibutuhkan atau
investasi yang berlebihan dalam persediaan untuk menghindari kehabisan stok.

Kurangnya komunikasi yang efektif antar sistem dalam model tradisional seringkali merupakan
konsekuensi dari proses desain sistem yang terfragmentasi. Setiap sistem cenderung dirancang sebagai
solusi untuk masalah operasional tertentu daripada sebagai bagian dari strategi keseluruhan. Lebih jauh
lagi, karena sistem yang dirancang sendiri muncul secara independen dan seiring waktu, sistem tersebut
sering kali dibangun di atas platform teknologi yang berbeda dan tidak kompatibel. Dengan demikian,
prosedur dan program khusus perlu dibuat sehingga sistem mainframe lama yang menggunakan file
datar dapat berkomunikasi dengan sistem terdistribusi yang lebih baru yang menggunakan database
relasional. Patch perangkat lunak khusus juga diperlukan untuk memungkinkan sistem komersial dari
berbagai vendor untuk berkomunikasi satu sama lain serta dengan sistem kustom yang dikembangkan
sendiri. Meskipun komunikasi antara sistem gado-gado seperti itu dimungkinkan, itu sangat
terfragmentasi dan tidak kondusif untuk operasi yang efisien.

Sistem ERP mendukung aliran informasi yang lancar dan mulus di seluruh organisasi dengan
menyediakan lingkungan standar untuk proses bisnis perusahaan dan database operasional umum yang
mendukung komunikasi. Gambaran ERP disajikan pada Gambar 11.2. Data dalam database operasional
dimodelkan, disusun, dan disimpan sesuai dengan atribut internal data. Mereka tetap independen dari
aplikasi spesifik apa pun. Berbagi data yang luas di antara pengguna terjadi melalui tampilan sensitif
aplikasi yang menyajikan data dengan cara yang memenuhi semua kebutuhan pengguna.