06

Project Time Management

Manajemen Proyek TI – Pertemuan 06
Toni Kusnandar, MT
 06

Pentingnya Jadwal Proyek

 Menyelesaikan proyek tepat waktu sebagai
salah satu tantangan terbesar mereka
 Pada sebuah proyek, Waktu memiliki
fleksibilitas yang paling sedikit
 Masalah jadwal adalah alasan utama bagi
benturan dalam proyek, khususnya selama
pertengahan kedua proyek

Information Technology Project Management, Seventh Edition 2

 06
Gaya Kerja Individu dan Perbedaan
Budaya Penyebab Konflik Jadwal
 Satu dimensi dari Tipe Indicator Meyers-Briggs
berfokus pada sikap masyarakat terhadap
struktur dan batas waktu
 Sebagian orang memilih untuk mengikuti jadwal
dan memenuhi tenggat waktu sementara yang
lainnya tidak (J vs P)
 Perbedaan Budaya mengakibatkan perbedaan
sikap tentang jadwal

Information Technology Project Management, Seventh Edition 3

 06

Media Snapshot
 Berbeda dengan Olimpiade Musim Dingin 2002,
perencanaan dan penjadwalan sangat berbeda untuk
Olimpiade Musim Panas 2004 yang diselenggarakan di
Athena, Yunani
 Banyak artikel yang ditulis sebelum upacara
pembukaan memprediksi bahwa fasilitas tidak akan
siap pada waktunya. ... Banyak orang sangat terkejut
dengan upacara pembukaan yang menakjubkan,
bangunan baru yang indah, keamanan dan sistem
transportasi di Athena sangat luar biasa
 Orang-orang Yunani bahkan membuat senang para
kritikus dengan berpura-pura para pekerja konstruksi
masih bekerja pada saat upacara dimulai

Information Technology Project Management, Seventh Edition 4

 06

Manajemen Waktu Proyek

 Perencanaan pengelolaan jadwal: menentukan kebijakan, prosedur,
dan dokumentasi yang akan digunakan untuk perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek
 Mendefinisikan kegiatan: mengidentifikasi kegiatan khusus bahwa
anggota tim proyek dan stakeholder harus melakukan untuk
menghasilkan deliverable proyek
 Aktifitas Sequencing: mengidentifikasi dan mendokumentasikan
hubungan antara kegiatan proyek
 Estimasi sumber daya : memperkirakan berapa banyak sumber daya
tim proyek sebaiknya digunakan untuk melakukan kegiatan proyek
 Memperkirakan jangka waktu kegiatan: memperkirakan jumlah
periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
 Membangun jadwal: menganalisis urutan kegiatan, estimasi sumber
daya, dan perkiraan durasi kegiatan untuk membuat jadwal proyek
 Mengontrol jadwal: mengendalikan dan mengelola perubahan jadwal
proyek

Information Technology Project Management, Seventh Edition 5

 06

Ringkasan Manajemen Waktu Proyek

6
 06

Planning Schedule Management

 Tim proyek menggunakan pertimbangan ahli,
teknik analisis, dan rapat untuk
mengembangkan rencana pengelolaan jadwal
 Sebuah rencana pengelolaan jadwal meliputi:
◦ Pengembangan model jadwal proyek
◦ Metodologi penjadwalan
◦ Tingkat akurasi dan Satuan ukuran
◦ Ambang batas kendali
◦ Aturan pengukuran kinerja
◦ Format pelaporan
◦ Deskripsi Proses

Information Technology Project Management, Seventh Edition 7

 06

Mendefinisikan Aktifitas
 Suatu aktivitas atau tugas adalah elemen
kerja biasanya ditemukan pada WBS yang
memiliki durasi, biaya, dan kebutuhan
sumber daya yang diharapkan
 Definisi aktivitas melibatkan pembuatan
WBS yang lebih rinci beserta
penjelasannya untuk memahami semua
pekerjaan yang harus dilakukan sehingga
kita dapat membuat perkiraan biaya dan
durasi yang realistis

Information Technology Project Management, Seventh Edition 8

 06

Daftar Aktifitas dan Atribut

 Activity Lists berupa tabulasi kegiatan yang
harus dimasukkan pada jadwal proyek:
◦ nama aktivitas
◦ nomor atau identifier kegiatan
◦ deskripsi singkat aktivitas
 Atribut aktivitas memberikan informasi lebih
lanjut seperti pendahulunya, penerus,
hubungan logis, kebutuhan sumber daya,
kendala, tanggal, dan asumsi yang berkaitan
dengan kegiatan
Information Technology Project Management, Seventh Edition 9
 06

Milestones
 Milestone adalah peristiwa penting yang
biasanya tidak memiliki durasi
 Sering membutuhkan beberapa kegiatan
dan pekerjaan untuk menyelesaikan
milestone
 Milestone merupakan alat yang berguna
untuk menetapkan jadwal dan tujuan
memantau kemajuan

Information Technology Project Management, Seventh Edition 10

 06

Sequencing Activities
 Mengkaji ulang Aktifitas dan menentukan
dependensi
 Sebuah ketergantungan atau hubungan
adalah urutan kegiatan proyek atau tugas
 Anda harus menentukan dependensi
untuk menggunakan analisis jalur kritis

Information Technology Project Management, Seventh Edition 11

 06

Tiga Tipe Dependencies

 Mandatory dependencies: melekat pada sifat
dari pekerjaan yang dilakukan pada proyek,
kadang-kadang disebut hard logic
 Discretionary dependencies: didefinisikan
oleh tim proyek., kadang-kadang disebut soft
logic dan harus digunakan dengan hati-hati
karena mereka dapat membatasi pilihan
penjadwalan kelak
 External dependencies: melibatkan hubungan
antara kegiatan proyek dan non-proyek

Information Technology Project Management, Seventh Edition 12

 06

Network Diagrams
 Network diagrams adalah teknik yang
lebih disukai untuk menunjukkan aktivitas
sequencing
 Network diagram adalah tampilan
skematis dari relasi logis antara, atau
urutan, aktivitas proyek

Information Technology Project Management, Seventh Edition 13

 06

Network Diagram Proyek X

14
 06

Arrow Diagramming Method(ADM)

 Seringkali disebut activity-on-arrow
(AOA) network diagrams
 Aktivitas digambarkan dengan panah
 Nodes atau lingkaran adalah awal dan titik
akhir dari Aktifitas
 Hanya dapat menampilkan dependensi
finish-to-start

Information Technology Project Management, Seventh Edition 15

 06

Proses Membuat Diagram AOA

 Cari semua kegiatan yang dimulai pada node 1. Gambarkan
node finishnya dan tarik panah antara node 1 dan node-node
berikutnya. Masukan nama dan durasi estimasi kegiatan pada
panah yang sesuai
 Menggambar diagram network, dari kiri ke kanan. Carilah
burst dan gabungan. Burst terjadi ketika sebuah node tunggal
diikuti oleh dua atau lebih aktifitas. Sebuah penggabungan
terjadi ketika dua atau lebih node mengawali node tunggal
 Lanjutkan menggambar network diagram proyek sampai
semua aktifitas pada diagram memiliki dependensi
 Sebagai aturan praktis, semua panah harus menghadapi ke
arah kanan, dan sebaiknya tidak ada panah yang memotong
network diagram AOA

Information Technology Project Management, Seventh Edition 16

 06
Precedence Diagramming Method
(PDM)
 Aktivitas digambarkan dengan Kotak
 Panah menggambarkan relasi antar
aktivitas
 Lebih populer daripada metode ADM dan
digunakan oleh perangkat lunak
manajemen proyek
 Lebih baik dalam menampilkan berbagai
jenis dependensi

Information Technology Project Management, Seventh Edition 17

 06

Task Dependency Types

18
 06

Contoh PDM Network Diagram

19
 06

Estimasi Resourcess Kegiatan

 Sebelum memperkirakan durasi kegiatan, kita harus
memiliki gagasan yang bagus tentang jumlah dan jenis
sumber daya yang akan ditugaskan untuk setiap
kegiatan; sumber daya manusia, peralatan, dan material
 Mempertimbangkan isu-isu penting dalam
mengestimasi sumber daya
◦ Bagaimana sulitnya akan melakukan kegiatan tertentu pada
proyek ini?
◦ Pengalaman organisasi dalam melakukan kegiatan serupa?
◦ Apakah sumberdaya yang diperlukan tersedia?
 Sebuah resource breakdown structure adalah
struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya
proyek berdasarkan kategori dan jenisnya

Information Technology Project Management, Seventh Edition 20

 06

Estimasi Durasi Kegiatan

 Durasi termasuk jumlah aktual waktu
bekerja pada kegiatan ditambah waktu yang
telah berlalu
 Effort adalah jumlah hari kerja atau jam kerja
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas
 Effort setiap durasi pekerjaan biasanya tidak
sama
 Orang yang melakukan pekerjaan harus
membantu membuat estimasi, dan seorang
ahli harus mengkajinya

Information Technology Project Management, Seventh Edition 21

 06

Estimasi Three-Point
 Estimasi yang mencakup, kemungkinan
besar, dan perkiraan pesimis serta
perkiraan optimis, seperti tiga minggu
untuk optimis, empat minggu untuk yang
paling mungkin, dan lima minggu untuk
estimasi pesimis
 Three-point estimates diperlukan untuk
PERT dan Simulasi Monte Carlo

Information Technology Project Management, Seventh Edition 22

 06

Membuat Penjadwalan
 Menggunakan hasil dari proses manajemen
waktu lain untuk menentukan tanggal awal
dan akhir proyek
 Tujuan utamanya adalah untuk membuat
jadwal proyek yang realistis yang
menyediakan bahan untuk pemantauan
kemajuan proyek berdasarkan dimensi waktu
proyek
 Tools dan teknik penting diantaranya adalah
Gantt Chart, Analisis Critical Path, dan
Penjadwalan Critical Chain, dan analisis PERT
Information Technology Project Management, Seventh Edition 23
 06

Gantt Charts
 Gantt chart menyediakan format standar
untuk menampilkan informasi jadwal proyek
dengan daftar kegiatan proyek yang
berhubungan dengan tanggal dimulai dan
diselesaikannya dalam format kalender
 Simbol yang digunakan:
◦ Diamond hitam: sebuah milestones
◦ Batang Hitam Tebal: Ringkasan tasks
◦ Batang tipis horisontal: durasi setiap task
◦ Panah: dependencies between tasks
Information Technology Project Management, Seventh Edition 24
 06

Gantt Chart for Project X

25
 06
Gantt Chart Proyek Peluncuran
Software

26
 06
Menambahkan Milestones pada
Gantt Charts
 Banyak orang ingin fokus pada pencapaian
milestone, terutama untuk proyek-proyek
besar
 Milestones menekankan peristiwa penting
atau prestasi pada proyek
 Secara normal membuat milestone
dengan cara memasukkan Task berdurasi
nol, atau kita dapat menandai setiap Task
sebagai tonggak
Information Technology Project Management, Seventh Edition 27
 06

SMART Criteria
 Milestones haru
◦ Specific
◦ Measurable
◦ Assignable
◦ Realistic
◦ Time-framed

Information Technology Project Management, Seventh Edition 28

 06

Contoh Tracking Gantt Chart

29