PENGELOLAAN PENGGUDANGAN LOGISTIK PADA DEPARTEMEN

WAREHOUSE PT. KARYA JAYA MANDIRI MEGAH PRAKOSO

LAPORAN MAGANG

Disusun oleh:

Nabila Jihan Farhanah

40010618060014

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

ADMINISTRASI PERKANTORAN SEKOLAH VOKASI

UNIVERSITAS DIPONEGORO

SEMARANG

2020
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan ini telah disetujui pada

Tanggal : 19 Januari 2021

Mengetahui,

Ketua Program Studi Dosen Pembimbing

D-III Administrasi Perkantoran

Titik Djumiarti, S Sos, M.Si Amni Zarkasyi Rahman, S.A.P., M.Si

NIP. 197009251994032001 NIP. 198806062015041006

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT. yang telah memberikan

rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan laporan magang

ini dengan judul “Pengelolaan Penggudangan Logistik Pada Departemen

Warehouse PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso”. Tujuan penulisan laporan ini

adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi di Program

Studi Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Sekolah Vokasi Universitas

Diponegoro.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan magang ini masih terdapat

banyak kekurangan, maka kritik dan saran sangat penulis harapkan untuk

memperbaikinya. Semoga laporan magang ini dapat bermanfaat bagi pembaca

maupun pihak-pihak yang membutuhkan.

Bogor, 26 Desember 2020

Penulis

iii
 PERSEMBAHAN

Pada kesempatan kali ini penulis mengucapkan terimakasih atas segala

dukungan, bantuan, bimbingan, dan motivasi dari beberapa pihak selama penulis

menyusun laporan magang ini. Penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis

sehingga bisa menyelesaikan laporan magang ini.

2. Ayah dan Ibu tercinta, yang selalu memberikan doa, dukungan, perhatian,

serta semangat hingga laporan magang ini terselesaikan.

3. Nadiya Ramadhani Putri, Muhammad Safe’i Ma’arif, Rifai Prima Al-Azhar,

dan Muhammad Shorimullah Ghifari selaku support system.

4. Bapak Prof. Dr. Ir. Budiyono, M. Si., selaku Dekan Sekolah Vokasi

Universitas Diponegoro.

5. Ibu Titik Djumiarti, S.Sos, M. Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi

Perkantoran Fakultas Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro.

6. Bapak Amni Zarkasyi Rahman, S.A.P., M. Si., selaku dosen pembimbing

magang.

7. Bapak Drs. Aufarul Marom. M. Si., selaku dosen wali penulis.

8. Para Dosen Diploma III Administrasi Perkantoran Fakultas Sekolah Vokasi

Universitas Diponegoro.

9. Mbak Dinna Yunina, Mas Riza Maulana., Mbak Nazatul M., Bapak Sri

Mulyono, Mbak Sennih M., Mas Maxensius Agusty J., dan Mas Fransiskus S.,

selaku pembimbing magang di PT Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso.

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN DEPAN ........................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................. ii

KATA PENGANTAR ......................................................................................... iii

PERSEMBAHAN................................................................................................ iv

DAFTAR ISI ......................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ........................................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah ...................................................................................... 3

1.3. Tujuan Kegiatan Magang ........................................................................... 4

1.4. Manfaat Kegiatan Magang ......................................................................... 4

1.5. Landasan Teori ........................................................................................... 6

1.5.1 Pengertian Manajemen .......................................................................... 6

1.5.2 Pengertian Penggudangan, Pergudangan, dan Penyimpanan ................ 6

1.5.3 Pengertian Logistik ............................................................................... 7

1.5.4 Pedoman Penggudangan Logistik ......................................................... 7

1.5.5 Pengertian Gudang ................................................................................ 8

1.5.6 Jenis-Jenis Gudang ................................................................................ 8

1.5.7 Tata Ruang Gudang...............................................................................9

BAB II GAMBARAN UMUM LOKASI MAGANG ....................................... 13

2.1. Sejarah Singkat Lokasi Magang ..............................................................13

2.2. Visi dan Misi ............................................................................................ 14

v
 2.3. Struktur Organisasi...................................................................................15

BAB III HASIL KEGIATAN MAGANG ......................................................... 17

3.1. Deskripsi Kegiatan Magang ..................................................................... 17

3.2. Hasil Pengamatan Pengelolaan Penggudangan Logistik ......................... 19

3.2.1 Penerimaan Barang (Receiving) .......................................................... 20

3.2.2 Penyimpanan Barang (Storage) .......................................................... 23

3.2.3 Pendistribusian Barang (Export dan Delivery) ................................... 24

3.3. Kendala Dalam Pengelolaan Penggudangan Logistik ............................. 27

3.4. Solusi Atas Permasalahan Pengelolaan Penggudangan Logistik ............. 29

BAB IV PENUTUP ............................................................................................. 31

4.1. Kesimpulan .............................................................................................. 31

4.2. Saran ........................................................................................................ 32

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 34

LAMPIRAN

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada hakikatnya, istilah penggudangan, penyimpanan, dan pergudangan

logistik merupakan tiga istilah yang sama pengertiannya. Ketiganya mengacu pada

sebuah pengertian yang berkaitan dengan proses penyimpanan, pemeliharaan, serta

pengamanan barang setelah diterima dari pihak lain dan sebelum barang itu

digunakan pada waktu yang akan datang. Kegiatan penggudangan tidak sekedar

memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih dari itu,

yakni dalam penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian, serta

pengendalian logistik baik sccara teknis maupun administratif sehingga kegiatan

tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap

aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi (Lukas dan Rumsari,

2004:82).

Dalam hal ini, pengertian penggudangan adalah segala upaya pengelolaan

gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian,

pengendalian, dan pemusnahan, serta pelaporan peralatan logistik agar kualitas dan

kuantitas tetap terjamin. Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007,

penyimpanan merupakan kegiatan melakukan penerimaan, penyimpanan,

pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran dari tempat

penyimpanan. Tujuan dari penyimpanan barang-barang adalah agar persediaan

barang-barang kebutuhan operasional perusahaan tersedia dengan cukup dengan

1
kerusakan atau kehilangan yang paling kecil, sehingga potensi operasional

perusahaan dapat berjalan dengan lancar mengingat tersedianya barang-barang

kebutuhan dengan cukup dan bermutu (J. Damiri, 2004:47).

Dalam penyimpanan logistik tidak akan pernah lepas dari adanya sebuah

gudang. Gudang (kb) adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan

barang dagangan. Fungsi utama gudang, yakni sebagai penampung barang-barang

untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan, dan menjamin

kontinuitas pelaksanaan kerja. Gudang dapat diartikan sebagai tempat menampung,

menyimpan dan mendistribusikan barang-barang serta ada unsur manusia (orang)

untuk mengatur (mengelola) barang-barang yang ada di dalamnya. Secara umum,

gudang yang baik harus memiliki jumlah tenaga kerja, peralatan yang memadai,

jarak antar penyimpanan yang teratur, dan gang pemindahan barang yang

mencukupi demi kelancaran kegiatan operasional gudang (Tompkins, 2010).

Menurut Purnomo (2004), ruang penyimpanan atau gudang mempunyai peranan

sangat penting dalam proses produksi, dukungan dari operasi pergudangan sangat

mutlak bagi kelancaran proses produksi. Apabila penanganan penggudangan

dilaksanakan dengan baik, maka dapat memperlancar kegiatan produksi secara

keseluruhan. Sayangnya, seringkali masih kita temui suatu kejadian bahwa secara

fisik suatu organisasi telah memiliki gudang, namun dalam pengelolaannya belum

mendapat perhatian sebagaimana mestinya yang selaras dengan tingkat urgensi

fungsi penggudangan (Lukas dan Rumsari, 2004:81).

2
 Berdasarkan hasil pengamatan, mekanisme dalam penggudangan barang

pada departemen Warehouse PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso sudah cukup

terorganisir, namun dalam penerapannya masih terdapat beberapa kendala. Hal ini

dilihat dari masih ditemukannya permasalahan dalam aktifitas penerimaan,

pencatatan, serta penyimpanan barang yang terdapat di gudang material produksi

perusahaan. Beberapa masalah dalam penggudangan barang diantaranya dalam

penerimaan barang belum adanya penjaminan spesifikasi, dan mutu atau kualitas

suatu barang yang diterima secara efektif, dimana hal ini menyebabkan proses

produksi menjadi sedikit terhambat karena harus menunggu kembali proses

penukaran (retur) barang tersebut. Lalu, masalah dari segi administratif ialah belum

terlaksananya pencatatan secara tertib, rapi dan disiplin, hal ini dilihat dari sistem

warehouse yang tidak lagi dapat berfungsi secara maksimal, dan belum adanya

pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang secara manual. Kemudian, dalam

proses penyimpanan barang yang diterima masih belum beraturan sesuai dengan

jenisnya sehingga penataan barang terlihat tidak rapi yang menyebabkan sulitnya

menemukan dan mengidentifikasikan barang.

Dengan ini, dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan departemen

warehouse PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso masih menemui permasalahan

terkait pengelolaan penggudangan barang. Untuk itu, penulis tertarik mengambil

judul “Pengelolaan Penggudangan Logistik Pada Departemen Warehouse PT.

Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso”.

1.2. Rumusan Masalah

3
 Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan oleh penulis, maka

rumusan masalah yang akan dibahas, yaitu:

1. Bagaimana proses pengelolaan penggudangan logistik pada PT. Karya Jaya

Mandiri Megah Prakoso?

2. Apa saja yang menjadi kendala dalam proses pengelolaan penggudangan

logistik pada PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso?

1.3. Tujuan Kegiatan Magang

1. Meningkatkan pengetahuan, pengalaman, kemampuan, dan keterampilan

mahasiswa.

2. Mendapatkan masukan guna umpan balik dalam usaha penyempurnaan

materi mata kuliah.

3. Membina dan meningkatkan kerjasama antara Program Studi D-III

Administrasi Perkantoran Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro dengan

Instansi Pemerintah, maupun pihak Swasta dimana mahasiswa ditempatkan.

(Sumber: Buku Pedoman dan Buku Kerja Magang Program Studi D-III Aministrasi Perkantoran)

1.4. Manfaat Kegiatan Magang

a. Bagi Mahasiswa

1. Melatih keterampilan mahasiswa berdasarkan pengetahuan yang diperoleh

dari Program Studi D-III Administrasi Perkantoran Sekolah Vokasi

Universitas Diponegoro.

4
 2. Belajar mengenal praktek administrasi pada unit-unit kerja baik dalam

Instansi Pemerintah maupun Swasta.

3. Mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dari bangku kuliah dan mencoba

menemukan sesuatu yang baru yang diperoleh dari pendidikan formal.

b. Bagi Program Studi D-III Administrasi Perkantoran

1. Memanfaatkan umpan balik untuk menyempurnakan materi perkuliahan

yang sesuai dengan kebutuhan di lingkungan instansi Pemerintah, BUMN,

maupun Swasta.

2. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan bermanfaat

dengan stakeholder.

c. Bagi PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso

1. Merealisasikan fungsi sosial dari PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso.

2. Menjalin hubungan yang sehat, dinamis dan teratur antara PT. Karya Jaya

Mandiri Megah Prakoso dengan Program Studi D-III Administrasi

Perkantoran Sekolah Vokasi Universitasi Diponegoro.

3. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan bermanfaat

antara PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso dengan Program Studi D-

III Administrasi Perkantoran Sekolah Vokasi Universitasi Diponegoro.

5
 4. Mahasiswa diharapkan dapat memberikan saran atau masukan dari hasil

penulisan laporan magang guna memperbaiki kekurangan yang ada bagi

PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso.

(Sumber: Buku Pedoman dan Buku Kerja Magang Program Studi D-III Aministrasi Perkantoran)

1.5.2 Landasan Teori

1.5.2.1 Pengertian Manajemen

Handoko (2012:08) mengemukakan bahwa manajemen adalah proses

perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para

anggota organisasi dan penggunaan sumber daya - sumber daya organisasi lainnya

agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

1.5.2.2 Pengertian Penggudangan, Pergudangan, dan Penyimpanan

Menurut Lukas dan Rumsari (2004:82), penggudangan pada dasarnya

merupakan serangkaian kegiatan pengurusan logistik dalam gudang, baik yang

bersifat administratif maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun

pelaksanaan tata kerja, tata ruang, maupun tata usaha. Secara lebih operasional,

penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan

logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan,

pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai

dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-

laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus

mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

6
 Menurut Sukadarto (2001:19), pergudangan adalah kegiatan-kegiatan

penampungan, penyimpanan, pengamanan dan pendistribusian atau penyaluran

barang-barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi.

Menurut Subagya (1988:68), penyimpanan dapat diartikan sebagai suatu

kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan

barang persediaan di dalam ruang penyimpanan.

1.5.2.3 Pengertian Logistik

Menurut Sondang P. Siagian (2003), logistik adalah keseluruhan bahan,

barang, alat dan sarana yang diperlukan dan dipergunakan oleh suatu organisasi

dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya.

Sedangkan, menurut Lukas Dwiantara dan Rumsari H.S (2004), logistik

adalah segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara fisik

(tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok maupun

kegiatan penunjang (administrasi).

1.5.2.4 Pedoman Penggudangan Logistik

Merujuk pada beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan

tersebut, ada beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan

menurut Lukas dan Rumsari (2004:82), yakni:

1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik.

7
2. Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin

keamanan barang maupun menyediakan peranti pertanggungjawaban

pengelolaan penggudangan.

3. Melakukan penyimpanan logistik secara tepat sehingga logistik yang ada

mudah dicek, ditemukan, dan diambil.

4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin

keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang

berkepentingan.

5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang

tidak sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai

(ready for use).

1.5.2.5 Pengertian Gudang

Pengertian gudang menurut Ibnu Syamsi (1997:28) adalah ruangan untuk

menyimpan barang yang berdinding, beratap dan terkunci.

Sedangkan, menurut Sukadarto (2001:18), gudang adalah suatu ruangan

yang tidak bergerak, dapat ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan

dipergunakan untuk menyimpan barang-barang.

Lalu, menurut Lukas dan Rumsari (2004:84), gudang merupakan suatu

ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk

menyimpan barang.

1.5.2.6 Jenis-Jenis Gudang

8
 Menurut Lukas dan Rumsari (2004:84), gudang berdasarkan bentuk dan

karakteristiknya dapat dibagi menjadi 3 (tiga), yakni gudang tertutup, gudang

terbuka, dan gudang semi tertutup. Gudang terbuka dibedakan atas gudang terbuka

yang tidak diolah, yaitu berupa suatu lapangan terbuka yang permukaannya hanya

diratakan tanpa diperkeras, dan gudang terbuka diolah, yaitu berupa suatu lapangan

terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras.

Lalu, menurut Sukadarto (2001:18), gudang berdasarkan artiannya dapat

dikelompokkan menjadi 2 (dua), yaitu gudang dalam arti statis dan gudang dalam

arti dinamis. Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) adalah tempat atau

bangunan tertutup didalamnya terdapat barang-barang serta tidak seorang pun yang

boleh masuk kecuali pegawai yg diserahi tugas. Sedangkan, gudang dalam arti

dinamis (gudang penyaluran) merupakan tempat atau bangunan untuk menyimpan

dan mendistribusikan barang-barang baik dari hasil pembelian maupun hasil

pembuatan sendiri.

1.5.2.7 Tata Ruang Gudang

Menurut J. Damiri (2005:43), suatu gudang (store) tempat penyimpanan

haruslah mempunyai: 1) desain bangunan yang baik; 2) batas-batasnya baik,

lokasinya yang strategis; 3) mempunyai pengamanan yang cukup; 4) ruangan yang

cukup; 5) tepat untuk peruntukan barang-barang yang akan disimpan didalamnya

sehingga barang-barang tersebut aman, tidak mudah rusak dan mudah

pengelolaannya.

9
 Menurut Syarifuddin P. (2017:13), untuk mempermudah pencapaian

aktivitas gudang mulai dari penerimaan sampai dengan pengiriman barang kepada

pelanggan diperlukan penyimpanan atau pengaturan dengan mempertimbangkan

hal berikut ini:

1. Barang yang dengan frekuensi pengeluaran yang sering (fast moving), dapat

diletakkan pada lokasi yang mudah dicapai, atau sebaliknya barang yang

lambat (slow moving) pendistribusiannya ditempatkan ke lokasi ke dalam

gudang.

2. Penempatan barang dapat dilakukan dengan memberikan identitas, yaitu

nomor bagian, lokasi, jenis, dll. Pengidentifikasian ini dilakukan untuk

penyimpanan barang yang sangat bervariasi dengan menggunakan system data

base untuk penginderaan dengan menggunakan identification radio frequency

(RFI).

3. Akses ke gudang dibatasi kepada karyawan dengan memahami peraturan

pergudangan.

4. Transaksi dokumen harus dilakukan secara teliti dengan memakai sistem

manual atau data base.

5. Mempersiapkan jalur atau lorong pergerakan orang; barang; maupun peralatan

yang digunakan dalam penyimpanan dan pengambilan barang. Jarak pemindah

antar barang atau produk diupayakan seminimal mungkin.

6. Membuat informasi yang membantu karyawan dapat melakukan instruksi

dalam bentuk gambar seperti dilarang merokok, rak, penunjuk arah, atau tanda

larangan lainnya. Hal yang perlu diperhatikan juga tentang kebersihan;

10
 keteraturan; pelabelan dan penyimpanan barang yang kadaluarsa. Apabila

terdapat barang yang harus dikemas kembali perlu dipersiapkan lokasi untuk

pengemasan kembali.

7. Semua area dimanfaatkan secara efektif dan efisien.

8. Kepuasan kerja dan rasa aman pekerja dijaga sebaik-baiknya.

9. Pengaturan tata letak harus fleksibel.

Menurut Lukas dan Rumsari (2004:85), perancangan tata ruang gudang

merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam

ruang gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang gudang tersebut.

Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus

diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang adalah sebagai berikut:

1. Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogianya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga pelaksanaan

kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak sependek

mungkin.

2. Asas Mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang

teratur dari suatu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan

metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu

masuk gudang harus dikeluarkan pada urutan pertama pula, atau metode LIFO

(Last In First Out), yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam

gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.

3. Asas Memudahkan Pengawasan

11
 Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas

pelaksanaan pengaturan barang.

4. Asas Fleksibilitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada

gangguan ruangan akan mudah disesuikan dengan kebutuhan.

5. Asas Kemudahan Berhubungan Dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering, seyogianya

diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

12
 BAB II

GAMBARAN UMUM LOKASI MAGANG

2.1. Sejarah Singkat Lokasi Magang

PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso didirikan pada tanggal 28

November 2012. Perusahaan ini beralamat di Kp. Tlajung RT. 001/RW. 006,

Kelurahan Tlajung Udik, Kecamatan Gunung Putri, Kabupaten Bogor, Provinsi

Jawa Barat 16962.

PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso adalah perusahaan yang bergerak

di bidang industri khusus karoseri mobil pemadam kebakaran yang didistribusikan

untuk memenuhi kebutuhan Pemerintah Daerah, Pemerintah Provinsi,

Kementerian, BUMN, oil company, pelanggan korporasi, building management,

manufacturing company, dan general contractor. Perusahaan ini mengkhususkan

diri dalam peralatan manufaktur, rekondisi, dan perlengkapan pemadam kebakaran.

Produk yang disediakan memiliki beragam jenis dan desain seperti peralatan

penyelamatan, pasokan air, pompa, busa, dan tangga. Selain itu, terdapat pula

peralatan pasokan pemadam kebakaran dan sistem proteksi kebakaran dengan

desain dan instalasi yang tersedia. Secara keseluruhan, fokus perusahaan ini adalah

memberikan layanan penyediaan produk dengan kategori berupa Fire Truck,

Ladder Truck, Fire Jeep, Rescue Truck, Water Supply, Airport Fire Fighting,

Ambulance, Fire Fighter Motorcycle, Hydrant System, Recondition Service, Fire

Alarm System, dan Fire Fighting Equipment dengan didukung penuh

13
oleh Morita Corporation yang berpusat di Tokyo Japan. Morita Corporation

merupakan produsen Fire Pump, Fire Truck & Ladder Truck terkemuka di dunia.

Perusahaan ini telah berhasil membangun hubungan bisnis dengan berbagai

industri dan institusi domestik, seperti industri pertambangan, industri minyak dan

gas, pulp dan kertas industri kilang, serta instansi kota dan provinsi pemadam

kebakaran. Dengan ini, perusahaan telah diuntungkan dan mendapat pengalaman

dalam menyediakan api apparatus berdasarkan pelanggan lapangan dan akan benar-

benar memenuhi komprehensif aplikasi terbaik dengan harga dan waktu pengiriman

tanpa mengorbankan kualitas dan kinerja. Produk yang diproduksi dan

distribusikan perusahaan ini telah melalui proses uji pabrik dan dilengkapi sertifikat

resmi serta bergaransi.

2.2 Visi dan Misi

2.1.1 Visi

Menjadikan PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso sebagai perusahaan

mobil pemadam kebakaran terkemuka di Asia, menjadi pemimpin dalam

berinovasi, dan senantiasa mengutamakan kualitas.

2.1.2 Misi

1. Menyediakan produk dan memberikan pelayanan penuh untuk pelanggan.

2. Meningkatkan pelayanan dan memenuhi segala kebutuhan pelanggan dengan

melakukan perbaikan terus-menerus dalam produk, proses, dan sistem.

3. Memastikan dengan segera jangka waktu pengiriman produk.

14
4. Meminimalisasi biaya melalui peningkatan kualitas manajemen, teknologi,

dan produktivitas.

2.3 Struktur Organisasi

PT. Karya Jaya Mandiri Prakoso dipimpin oleh seorang Direktur Utama.

Direktur Utama didampingi oleh seorang Wakil Direktur. Management

Representative (MR) bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan Wakil

Direktur. Direktur Utama dan Wakil Direktur membawahi Staf Information

Technology (IT), Health Safety and Environment (HSE), Marketing Support,

Engineering Design, HRD, Accounting, Purchasing, dan Kepala Produksi

(Factory). Kepala Produksi (Factory) membawahi 10 (sepuluh) departemen, yaitu

Umum, Rekondisi, Quality Control, Accessories, Body Work, Tank & Piping,

Machining, Electrical, Maintenance, dan Warehouse.

15
 Direktur
Utama

Wakil Direktur
Management
Representative

Marketing Engineering
IT HSE Factory HRD Accounting Purchasing
Support Design

Umum

Rekondisi

Quality
Control

Accessories

Body Work

Tank &
Piping

Machining

Electrical

Manitenance

16
 BAB III

HASIL KEGIATAN MAGANG

3.1. Deskripsi Kegiatan Magang

Kegiatan kuliah kerja praktik yang dilaksanakan oleh mahasiswa

Administrasi Perkantoran Sekolah Vokasi Universitas Diponegoro merupakan

kegiatan wajib yang harus ditempuh sebagai syarat untuk memenuhi mata kuliah

magang pada semester akhir.

Penyusunan laporan ini telah dilakukan penulis dengan melaksanakan

kegiatan magang pada tanggal 03 Agustus 2020 sampai dengan 03 November 2020

di PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso yang beralamatkan di Kp. Tlajung RT.

001/RW. 006, Kelurahan Tlajung Udik, Kecamatan Gunung Putri, Kabupaten

Bogor, Provinsi Jawa Barat. Kegiatan magang ini dilaksanakan pada hari kerja dan

mengikuti jam operasi kantor, yakni hari Senin hingga Jumat, pukul

08.00 s.d 17.00 WIB.

Selama melaksanakan kegiatan magang, penulis mendapatkan banyak ilmu,

pengetahuan serta pengalaman baru yang sebelumnya belum didapatkan di kampus.

Kegiatan yang dilakukan penulis selama magang adalah membuat purchase order

(PO), melakukan pencatatan keuangan ke dalam form Bukti Kas Purchasing Keluar

(KPK) dan Kas Purchasing Masuk (KPM), membuat laporan keuangan kas

purchasing ke dalam Ms. Excel, menginput penerimaan dan pengeluaran barang

melalui warehouse management system, membuat surat jalan keluar, berita acara

serah terima barang dan packing list, mengisi formulir

17
pengajuan sertifikat barang, serta mengarsip dan menggandakan dokumen-

dokumen secara kondisional. Berikut ini adalah penjabaran dari kegiatan magang:

1. Membuat Purchase Order (PO)

Purchase order adalah sebuah dokumen yang berisi permintaan atas kebutuhan

stok barang dan dikirimkan dari pihak gudang PT. Karya Jaya Mandiri kepada

pemasok.

2. Melakukan Pencatatan Keuangan Ke Dalam Form Bukti Kas Purchasing

Keluar (KPK) dan Kas Purchasing Masuk (KPM)

Pencatatan pengeluaran dan pemasukan keuangan purchasing ke dalam form

bukti Kas Purchasing Keluar (KPK) dilakukan setelah bagian purchasing

menyerahkan nota pembelian logistik yang diperoleh melalui pembelian secara

langsung (cash), serta setelah adanya pemasukan kas kepada pihak purchasing.

3. Membuat Laporan Keuangan Kas Purchasing

Pembuatan laporan keuangan kas purchasing ke dalam Ms. Excel ini dilakukan

setelah pencatatan pengeluaran dan pemasukan kas purchasing ke dalam form

bukti Kas Purchasing Keluar (KPK) dan Kas Purchasing Masuk (KPM) telah

dilakukan.

4. Menginput Penerimaan dan Pengeluaran Barang Melalui Warehouse

Management System

Penginputan penerimaan barang ini dilakukan melalui sistem yang dimiliki

khusus oleh PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso setelah adanya

penerimaan barang dari pembelian barang secara langsung (cash) atau

18
 melalui purchase order (PO) dari bagian purchasing ke gudang, sedangkan

penginputan pengeluaran barang di sistem dilakukan setelah adanya

pengeluaran atau penyaluran barang dari gudang ke produksi.

5. Membuat Surat Jalan Keluar, Berita Acara Serah Terima Barang, dan

Packing List

Dokumen-dokumen ini dibuat setelah unit (kendaraan) atau barang yang

dipesan oleh customer atau klien telah selesai diproduksi dan siap untuk

dikirim.

6. Mengisi Formulir Pengajuan Sertifikat Barang

Formulir pengajuan sertifikat barang ini diajukan kepada vendor tertentu, yang

dikhususkan hanya untuk barang-barang material yang memiliki sertifikat

kelayakan. Sertifikat barang tersebut nantinya akan dilampirkan bersama

dengan pengiriman unit (kendaraan) kepada customer sebagai bahan bukti

bahwa material yang digunakan dalam pembuatan unit (kendaraan) yang

dipesan telah memiliki kualitas yang layak dan bersertifikasi.

7. Mengarsip dan Menggandakan Dokumen-Dokumen

Kegiatan mengarsip dan menggadakan dokumen dilakukan secara kondisional.

Pengarsipan dilakukan ketika terdapat dokumen keluar atau masuk, seperti

surat jalan, nota, invoice dan faktur, bon, berita acara serah terima, sertifikat

barang, job order, purchase order, dan sebagainya.

3.2 Hasil Pengamatan Pengelolaan Penggudangan Logistik

19
 Manajemen pergudangan adalah suatu sistem pengelolaan gudang yang

mengatur proses penanganan barang semenjak dari penerimaan sampai dengan

pengirimannya. Hal ini secara garis besar, fungsi dari pergudangan adalah

penerimaan; penyimpanan; perawatan; dan distribusi (Syarifuddin, 2017).

PT Karya Jaya Manduru Megah Prakoso adalah perusahaan manufacturing

pembuatan unit (kendaraan) pemadam kebakaran (fire truck), penyedia

perlengkapan pemadam kebakaran serta menerima jasa rekondisi unit pemadam

kebakaran. Proses pembuatan unit fire truck membutuhkan bahan baku dan material

penunjang. Untuk mengelola bahan baku dan material tersebut, diperlukan suatu

aktivitas penggudangan yang terorganisir. Maka dari hasil pengamatan, penulis

menyatakan bahwa siklus aktivitas penggudangan pada departemen warehouse PT.

Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso adalah dimulai dari proses penerimaan barang

(receiving), yang dilanjutkan dengan penyimpanan barang (storage) yang diterima,

kemudian dilanjutkan dengan pendistribusian barang (export and delivery). Dalam

pelaksanaannya, operasional pengelolaan penggudangan logistik (barang) pada

departemen warehouse PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso tidak hanya

mencakup kegiatan secara teknis saja, namun didukung pula dengan kegiatan secara

administratif yang merekam seluruh pencatatan tentang arus masuk dan keluar

barang. Berikut ini penulis uraikan proses penggudangan logistik (barang) pada

departemen warehouse PT. Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso.

3.2.1 Penerimaan Barang (Receiving)

20
 Penerimaan barang adalah menerima fisik barang dari pemasok, distributor,

ataupun supplier yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman

dalam kondisi yang disesuaikan dengan persyaratan penanganan barangnya.

Kegiatan ini merupakan awal dari arus barang yang bergerak di gudang. Kegiatan

penerimaan barang pada departemen warehouse PT. Karya Jaya terbagi menjadi 2

(dua), yaitu penerimaan barang melalui pembelian langsung (cash) dan penerimaan

barang melalui purchase order (PO). Barikut ini penulis uraikan langkah-langkah

penerimaan barang.

3.2.1.1 Penerimaan Barang Langsung (Cash)

1. Setelah barang sampai di gudang dari pihak purchasing, pihak penerima

barang melakukan pemeriksaan fisik barang kembali (jenis dan

kuantitas) sembari menyesuaikannya dengan pemesanan dan nota yang

telah diberikan oleh pihak penjual barang.

2. Jika barang yang diperiksa belum sesuai dengan pemesanan, maka

diajukan retur atau penukaran kembali barang yang dibutuhkan kepada

pihak penjual secara langsung.

3. Jika barang yang diperiksa sudah sesuai dengan pemesanan, maka

petugas melakukan proses penyimpanan barang di rak penyimpanan

sembari diserahkannya seluruh dokumen (nota) oleh pihak penerima

barang kepada admin gudang untuk dilakukan proses penginputan data

penerimaan barang cash pada kartu stok fisik dan warehouse

management system. Dalam sistem warehouse, memuat informasi

21
 penerimaan barang yang berisikan data Supplier, Tanggal Pembelian,

No. Faktur, User Input, Cara Pembayaran, (Nama) Item, Kuantiti Beli,

Satuan Beli, Isi Satuan, Satuan Kecil, Harga, Jumlah Harga, Discount,

PPn, dan Jumlah .

3.2.1.2 Penerimaan Barang Purchase Order (PO)

1. Setelah barang sampai di gudang dari pihak pemasok atau pengirim,

pihak penerima barang menerima lampiran surat jalan dan packing list

yang berisi data barang-barang yang dikirim oleh pihak pemasok.

2. Penerima barang melakukan pemeriksaan dan perhitungan fisik barang

secara langsung untuk memastikan apakah jenis dan kuantitas barang

sudah sesuai dengan dokumen pemesanan (PO) dan dokumen

pengiriman (surat jalan dan packing list) yang dilampirkan.

3. Jika barang yang diperiksa belum sesuai dengan pemesanan, maka

pihak penerima barang memberikan bukti bahwa barang belum sesuai

kepada pihak pemasok atau pengirim yang masih berada di tempat

penerimaan barang, kemudian melakukan pengajuan retur atau

penukaran barang kembali.

4. Jika barang yang diperiksa sudah sesuai dengan pemesanan, maka

pihak penerima barang menandatangani surat jalan tersebut. Lalu,

setelah itu petugas melakukan proses penyimpanan barang di rak

penyimpanan sembari diserahkannya seluruh dokumen pengiriman

barang (surat jalan, packing list, nota) oleh pihak penerima barang

22
 kepada admin gudang untuk dilakukan proses penginputan data

penerimaan barang PO pada kartu stok fisik dan warehouse

management system. Dalam sistem warehouse, memuat informasi

penerimaan barang yang berisikan data No. PO, Supplier, Tanggal PO,

No. Faktur, No. Faktur Pajak, Nama Barang, Kuantiti Beli, Kuantiti

Terima, Kuantiti Sisa, Isi Satuan, Harga Beli, Jumlah, Discount, PPn,

Total, Explore, Tanggal Jatuh Tempo, dan Tanggal Terima.

3.2.2 Penyimpanan Barang (Storage)

Penyimpanan adalah meletakkan barang untuk disimpan pada tempat yang

ditetapkan peruntukkannya atau menempatkan barang dalam kondsii tunggu untuk

diorder atau dipersiapkan untuk diproses penggunaannya atau distribusinya

(Syarifuddin P, 2017: 84).

Setelah barang diterima, maka selanjutnya barang tersebut disimpan di

tempat penyimpanan barang. Tempat penyimpanan barang (gudang) pada PT Karya

Jaya Mandiri Megah Prakoso terbagi menjadi 4 (empat) gudang. Gudang 1 (gudang

utama) adalah gudang yang diperuntukkan untuk menyimpan peralatan dan

perlengkapan unit, dimana gudang 1 ini merupakan jenis gudang tertutup dan

dinamis yang digunakan sebagai tempat atau bangunan utama untuk menyimpan

sebagian besar barang-barang hasil pembelian dan mendistribusikannya ke pihak

produksi, serta gudang ini merupakan satu-satunya gudang yang dijadikan sebagai

kantor operasional, yakni ada unsur manusia (orang) untuk mengelola barang-

23
barang yang ada didalamnya. Kemudian, gudang 2 merupakan gudang jenis tertutup

(beratap dan berpagar) yang diperuntukkan untuk menyimpan barang jenis import

(pompa). Lalu, gudang 3 merupakan gudang jenis setengah terbuka, yaitu memiliki

atap namun tidak berpagar (pintu) yang diperuntukkan untuk menyimpan bahan

baku unit jenis logam, seperti besi, dan juga barang-barang yang tidak terpakai

(non-aktif). Serta yang terakhir adalah gudang 4, yaitu merupakan gudang jenis

tertutup, yang diperuntukkan untuk menyimpan barang jenis painting (cat).

3.2.3 Pendistribusian Barang (Export and Delivery)

Pendistribusian logistik adalah kegiatan dan usaha pengurusan dalam

penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan logistik kepada unit- unit

kerja yang membutuhkan. Dengan kata lain, kegiatan distribusi barang ini

merupakan satu bagian kegiatan dari serangkaian kegiatan guna pemenuhan

kebutuhan logistik bagi unit-unit kerja dalam suatu organisasi (Lukas dan Rumsari,

2004: 99).

Pendistribusian barang yang dilakukan petugas gudang di PT Karya Jaya

Mandiri Megah Prakoso terdiri dari dua, yaitu penyaluran bahan baku dan material

pendukung dari gudang ke produksi (export), serta melakukan proses pengiriman

produk akhir dari produksi dan gudang kepada customer (delivery). Penyaluran

barang dari gudang ke produksi adalah penyaluran bahan baku dan material yang

digunakan sebagai bahan pembuatan dan perakitan unit (kendaraan) pemadam

kebakaran (fire truck) yang telah dipesan oleh pihak customer. Lalu,

24
setelah pembuatan unit oleh produksi telah selesai dilaksanakan, langkah

selanjutnya dari gudang adalah melakukan proses pengiriman unit kepada pihak

customer. Berikut ini penulis uraikan langkah-langkah pendistribusian barang.

3.2.3.1 Penyaluran Barang Dari Gudang Ke Produksi

1. Pihak produksi melakukan pengisian form permintaan dan pengeluaran

barang yang telah disediakan oleh bagian gudang. Didalam form

tersebut terdapat tanda tangan pihak yang menyetujui (kepala

produksi), pihak yang mengajukan dan menerima, dan pihak yang

mengeluarkan (gudang).

2. Pihak yang menyetujui (kepala produksi) dan pihak yang mengeluarkan

(gudang) menandatangani atau memverifikasi form permintaan dan

pengeluaran barang.

3. Barang dikeluarkan kepada pihak produksi oleh pihak gudang.

4. Pihak produksi menandatangani form permintaan dan pengeluaran

barang sebagai bukti telah menerima barang.

5. Form permintaan dan pengeluaran barang diarsip di bindex.

6. Dilakukan penginputan permintaan dan pengeluaran barang oleh admin

gudang pada kartu stok fisik dan warehouse management system.

Penginputan pengeluaran barang di sistem warehouse dilakukan

berdasarkan departemen dan proyek. Dalam sistem tersebut, memuat

informasi yang berisikan data Lokasi Pengeluaran Barang,

25
 Departemen, Proyek, User Entry, Keterangan, (Nama) Item, Quantity,

Quantity Gudang, dan Satuan.

3.2.3.2 Pengiriman Unit Dari Gudang Ke Customer

1. Ketika pembuatan unit (fire truck) telah selesai dilaksanakan, pihak

gudang menyiapkan segala perlengkapan (aksesoris) yang dibutuhkan

per-unit, beserta 2 (dua) rangkap dokumen pengiriman produk akhir

berupa berita acara serah terima barang dan surat jalan barang keluar.

2. Pengiriman unit dilakukan melalui 2 (dua) opsi, yaitu menggunakan

jasa ekspedisi atau melalui pihak PT Karya Jaya Mandiri Megah

Prakoso.

3. Jika unit dikirimkan menggunakan jasa ekspedisi, maka 2 (dua)

rangkap dokumen berita acara serah terima dan surat jalan barang yang

telah disiapkan pihak gudang dapat ditandatangani dan diberikan cap

stempel oleh pihak ekspedisi sebagai pihak penerima unit dan pihak

produksi sebagai pihak yang menyerahkan unit.

4. Jika unit dikirimkan oleh pihak PT Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso,

maka 2 (dua) rangkap dokumen berita acara serah terima dan surat jalan

barang yang telah disiapkan pihak gudang dapat ditandatangani dan

diberikan cap stempel langsung oleh pihak customer sebagai pihak

penerima unit dan pihak produksi sebagai pihak yang menyerahkan

unit.

26
 5. Setelah sudah dibubuhi tanda tangan dan cap stempel oleh pihak

penerima dan pihak yang menyerahkan, maka 1 (satu) rangkap

dokumen berita acara serah terima dan surat jalan barang dapat

diserahkan kepada pihak ekspedisi untuk dilakukan pengeksekusian

pengiriman unit atau diserahkan kepada pihak customer sebagai bukti

telah diterimanya unit. Lalu, 1 (satu) rangkap lainnya disimpan untuk

diarsip di PT Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso.

6. Gudang membuat catatan log book kendaraan keluar.

3.3 Kendala Dalam Pengelolaan Penggudangan Logistik

Dari seluruh proses pelaksanaan pengelolaan penggudangan logistik yang

dilakukan oleh departemen warehouse PT Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso

dapat disimpulkan bahwa dalam pengelolaannya masih menemui permasalahan

yang terjadi. Permasalahan tersebut diantaranya:

1. Penerimaan Barang

Berdasarkan pengamatan penulis, penjaminan spesifikasi, mutu atau kualitas

barang yang diterima belum dapat terjamin secara efektif oleh bagian quality

control (QC). Hal ini dilihat dari salah satu contoh kasus dari beberapa kasus

yang ada, yaitu saat proses produksi unit berlangsung, terdapat barang berupa

lampu yang ketika dicoba untuk dipasang pada unit namun nyatanya lampu

tersebut telah rusak. Kendala diatas secara tidak langsung dapat menghambat

proses produksi, karena harus menunggu proses retur barang kembali.

27
2. Pencatatan Administratif

Berdasarkan pengamatan penulis, pelaksanaan administrasi pergudangan

masih belum berjalan secara tertib, rapi, dan disiplin. Dilihat dari sistem

warehouse yang dijalankan saat ini sudah tidak dapat lagi berfungsi secara

maksimal, yakni sudah beberapa bulan belakangan ini menu penerimaan

barang PO pada sistem mengalami error, sehingga admin melakukan

penginputan penerimaan barang PO menjadi satu pada menu penerimaan

barang cash. Kemudian, data stok beberapa barang yang terekam pada sistem

tidak lagi bersifat rill (mengalami minus), permasalahan ini disebabkan karena

human error, yaitu adanya kesalahan atau kelalaian pengguna dalam

menginput beberapa barang diawal. Hal ini menyebabkan sistem tidak lagi

dapat menyediakan laporan stok barang secara rill.

Selain itu, sudah diketahui bahwa sistem tidak lagi berfungsi secara

maksimal, namun belum adanya pencatatan penerimaan dan pengeluaran

barang secara manual dengan baik dan rapi. Hal ini sangat penting untuk

dilakukan, sebab jika hanya mengandalkan pencatatan melalui sistem atau

software tidaklah cukup. Belajar dari pengalaman sebelumnya, bahwa sistem

bisa saja mengalami error, dan user bisa melakukan kesalahan atau kelalaian

penginputan barang pada sistem yang berujung fatal.

3. Penyimpanan Barang

Berdasarkan pengamatan penulis, proses penataan barang di rak penyimpanan

gudang masih belum beraturan, yaitu masih terdapat barang-barang sejenis

28
 yang terpencar di beberapa rak. Salah satu contohnya di gudang 1 terdapat

barang jenis fire blanket terpencar di rak 1 dan juga rak 5, lalu batu gerinda

jenis A terpisah di rak 3 dengan batu gerinda jenis B, C, D E di rak 4. Hal ini

dilihat bahwa belum adanya sistem pengelompokan barang secara pasti dalam

penyimpanan, yang mengakibatkan penyimpanan barang terlihat tidak rapi.

3.4 Solusi Atas Permasalahan Pengelolaan Penggudangan Logistik

Untuk mengatasi kendala dari pengelolaan penggudangan logistik pada

departemen warehouse PT Karya Jaya Mandiri adalah dengan cara berikut:

1. Penerimaan Barang

PT Karya Jaya Mandiri sebaiknya mulai mengevaluasi kinerja bagian quality

control (QC), serta mengoptimalisasikan kembali perannya dengan

memberikan arahan, pemahaman, dan pembekalan ilmu pengetahuan sebagai

penanggung jawab dalam pemeriksaan dan pengujian spesifikasi, kualitas,

kesesuaian atau kelayakan material masuk (bahan baku, bahan pendukung)

yang disesuaikan dengan surat jalan yang diterima.

2. Pencatatan Administratif

Hendaknya perusahaan dapat menggantikan sistem lama dengan sistem

yang lebih komprehensif untuk gudang, sebab sistem warehouse ini

keberadaannya sangat vital untuk merekam seluruh catatan arus keluar

masuknya barang secara efektif, efisien, praktis, mudah, dan bersifat real time.

Lalu, agar tidak terulang kembali pengalaman yang sama, maka ketika

29
 sistem baru sudah tersedia, tak lupa untuk selalu memberikan arahan serta

pembekalan ilmu dan keterampilan kepada user (admin gudang) dalam

mengelola sistem tersebut.

Kemudian, untuk pencatatan penerimaan dan pengeluaran secara manual

dapat diinisiasikan dengan menggunakan buku khusus catatan penerimaan dan

pengeluaran barang, atau menggunakan Ms. Excel dengan menyesuaikan

standar format yang ada agar data dapat bersifat informatif.

3. Penyimpanan Barang

Penataan barang yang masih belum beraturan di rak penyimpanan gudang 1

sebaiknya dapat dilakukan dengan cara mengumpulkan terlebih dahulu barang

sejenis yang masih terpencar untuk dijadikan satu penyimpanan. Kemudian,

agar penyimpanan terlihat rapi dan barang menjadi lebih mudah untuk

ditemukan dan identifikasikan, penulis menyarankan agar dilakukan

penyusunan barang di rak berdasarkan kategori barang yang sudah ada, dari

mulai kategori accecories, body, consumable, electric, engine, equipment,

fitting, local, mig, nok, safety, tangki, dan umum.

30
 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan hasil pengamatan diatas mengenai pengelolaan

penggudangan logistik pada departemen warehouse PT Karya Jaya Mandiri Megah

Praksoso, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Proses pengelolaan penggudangan logistik pada departemen warehouse

dimulai dari proses penerimaan barang (receiving), yang dilanjutkan dengan

penyimpanan barang (storage) yang diterima, kemudian dilanjutkan dengan

pendistribusian barang (export and delivery). Penerimaan barang terbagi

menjadi penerimaan barang melalui pembelian langsung (cash) dan

penerimaan barang melalui purchase order (PO). Lalu, pelaksanaan

penyimpanan barang terbagi menjadi 4 tempat, yaitu penyimpanan barang pada

gudang 1, 2, 3 dan 4. Kemudian, untuk kegiatan pendistribusian dilakukan dari

mulai penyaluran bahan baku dan material pendukung dari gudang ke produksi

(export), serta melakukan proses pengiriman produk akhir dari produksi dan

gudang kepada customer (delivery).

2. Kendala yang dialami dalam proses pengelolaan penggudangan logistik pada

departemen warehouse adalah dimulai dari proses penerimaan barang, yaitu

belum adanya penjaminan spesifikasi, mutu dan kualitas suatu barang secara

efektif. Lalu, dari proses pencatatan administratif belum berjalan secara tertib,

rapi, dan disiplin, yakni dilihat dari sistem warehouse yang tidak lagi dapat

31
 berfungsi secara maksimal, serta belum adanya pencatatan penerimaan dan

pengeluaran barang secara manual. Kemudian, dari proses penyimpanan

barang, yakni penataan barang pada gudang 1 yang dinilai masih belum

terorganisasi.

3. Solusi atas kendala yang dialami dalam proses pengelolaan penggudangan

logistik pada departemen warehouse adalah dengan mengoptimalisasikan

peran quality control (QC) dalam penerimaan barang. Lalu, dalam pencatatan

administratif, perusahaan dapat menyediakan sistem warehouse baru yang

lebih komprehensif, kemudian melatih user dalam mengelola sistem tersebut

secara baik, serta dalam pencatatan penerimaan dan pengeluaran gudang

penting dilakukan pula secara manual dengan baik dan rapi melalui buku

catatan khusus atau Ms. Excel. Kemudian, dalam proses penyimpanan barang

dapat dilakukan penataan barang secara rapi dengan cara mengumpulkan

barang berdasarkan jenisnya kembali dan mengelompokkannya menjadi satu

berdasarkan kategori yang sudah ada pada rak yang tersedia.

4.2. Saran

Adapun saran yang ingin penulis sampaikan, yaitu PT Karya Jaya Mandiri

Megah Prakoso dapat melakukan perbaikan dan pembenahan dalam proses

pengelolaan penggudangan logistik dengan cara menggantikan sitem warehouse

lama dengan sistem baru, guna terlaksana administrasi pergudangan yang efektif

dan efisien. Lalu, hendaknya perusahaan dapat menyediakan seorang ahli di bidang

pergudangan (manajer gudang) untuk melakukan pengawasan aktivitas

32
gudang secara berkala, agar proses teknis dan administratif dalam pengelolaan

penggudangan dari mulai penerimaan barang, penyimpanan barang, sampai

pengeluaran barang dapat terus terkondisi. Selain itu, penulis menyarankan agar

perusahaan dapat kiranya menambah kembali jumlah karyawan gudang, dengan

memperhatikan kompetensi di bidang pergudangan yang mumpuni, mengingat

jumlah karyawan gudang saat ini hanya berjumlah 3 orang. Kemudian, untuk para

karyawan gudang yang telah ada tersebut, termasuk bagian quality control (QC)

kiranya dapat selalu dibekali ilmu dan keterampilan dalam mengelola

penggudangan dengan baik, hal ini dapat direalisasikan dengan cara menyediakan

pendidikan dan pelatihan kepada karyawan-karyawan tersebut, guna tercipta

kualitas karyawan yang mumpuni dalam bidang gudang dan logistik.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Dwiantara, L., Sumarto HR. 2004. Manajemen Logistik. Jakarta (ID):

Grasindo.

Damiri, J. 2005. Manajemen Pembelian, Penerimaan dan Penyimpanan.

Yogyakarta (ID): Graha Ilmu

Pandiangan, S. 2017. Operasional Manajemen Pergudangan. Jakarta (ID):

Mitra Wacana Media.

Pedoman Manajemen Pengelolaan Gudang. Diperoleh dari

https://jdihn.go.id/files/617/Perbaikan%20Manajemen%20Pengelolaan%20G

udang.pdf diakses pada 30 Oktober 2020.

Djumiati, T. 2019. Buku Pedoman dan Buku Kerja Magang Program Studi D-

III Aministrasi Perkantoran. Semarang.

Hapsari DSE, Subawa. 2019. Manajemen Pergudangan PT Preformed Line

Product Indonesia. Jurnal Administrasi Kantor. 7(1): 99-108. Diperoleh dari

https://ejournal-binainsani.ac.id/index.php/JAKBI/article/view/1177/1015

diakses pada 09 Desember 2020.

Makatengkeng, C., dkk. 2019. Analisis Sistem Manajemen Pergudangan Pada

PT. Timur Laut Jaya Manado. Jurnal EMBA. 7(4): 5912-5933. Diperoleh dari

https://ejournal.unsrat.ac.id/index.php/emba/article/download/26572/26194

diakses pada 09 Desember 2020.

34
Kurniawan, AA. 2014. Kegiatan Administrasi Gudang Pada PT. Citra Rasa

Selaras Mandiri (Killiney Koptiam) Jakarta. Administrasi Bisnis. Politeknik

LP31 Jakarta.

35
LAMPIRAN
Surat Permohonan Magang
Surat Konfirmasi Magang
 DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PROGRAM MAGANG

Nama Mahasiswa : Nabila Jihan Farhanah

Nomor Induk Mahasiswa : 40010618060014
Jurusan : D-III Administrasi Perkantoran
Tempat Magang : PT Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso

NILAI
NO UNSUR PENILAIAN
HURUF **)
1. Disiplin A

2. Kerajinan A

3. Ketekunan A

4. Kejujuran A

5. Inisiatif A

6. Kerjasama A

7 Tanggung Jawab A

TOTAL NILAI RATA-RATA HURUF 90

Bogor, 03 November 2020

Manager HRD
PT KARYA JAYA MANDIRI MEGAH PRAKOSO

SRI MULYONO

**) Keterangan A : 80 – 100

B : 70 – 79
C : 60 – 69
D : 50 – 59
E : < 50
 AGENDA MAGANG
PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI PERKANTORAN
SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
TAHUN AKADEMIK 2020/2021

Nama : Nabila Jihan Farhanah

NIM : 40010618060014
Nama Perusahaan : PT Karya Jaya Mandiri Megah Prakoso
Tanggal Mulai : 03 Agustus 2020
Tanggal Berakhir : 03 November 2020

MINGGU KE-1
NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF
MAGANG
1 Senin, 03 Agustus 1. Mempelajari arsip surat 1
2020 2. Mengenal tentang
perusahaan

2 Selasa, 04 Agustus 1. Memahami sistem 2

2020 marketing

3 Rabu, 05 Agustus 2020 1. Memahami bagian admin 3

support marketing

4 Kamis, 06 Agustus 1. Scan dokumen 4

2020

5 Jum’at, 07 Agustus 1. Scan dokumen 5

2020
MINGGU KE-2

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 10 Agustus 1. Print dan scan dokumen 1
2020

2 Selasa, 11 Agustus 1. Mempelajari bagian 2

2020 akunting dan pajak

3 Rabu, 12 Agustus 1. Fotokopi dan scan 3

2020 dokumen

4 Kamis, 13 Agustus 1. Memberi feedback 4

2020 proposal kepada pihak
eksternal

5 Jum’at, 14 Agustus 1. Fotokopi dan scan 5

2020 dokumen
MINGGU KE-3

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 17 Agustus Libur Nasional HUT RI 1
2020

2 Selasa, 18 Agustus 1. Print dokumen tender 2

2020 2. Membuat surat
perizinan penawaran

3 Rabu, 19 Agustus 1. Rekap cuti karyawan 3

2020 2. Mengecek dokumen
tender
3. Print surat

4 Kamis, 20 Agustus Libur Nasional Tahun Baru 4

2020 Islam

5 Jum’at, 21 Agustus Cuti Bersama 5

2020
MINGGU KE-4

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 24 Agustus 1. Melanjutkan rekapan 1
2020 cuti karyawan

2 Selasa, 25 Agustus 1. Print dan scan dokumen 2

2020

3 Rabu, 26 Agustus 1. Membantu rekap absen 3

2020 karyawan

4 Kamis, 27 Agustus 1. Fotokopi bukti gaji 4

2020 karyawan

5 Jum’at, 28 Agustus 1. Print dan scan dokumen 5

2020
MINGGU KE-5

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 31 Agustus 1. Print dan scan dokumen 1
2020

2 Selasa, 01 September 1. Print dan scan dokumen 2

2020

3 Rabu, 02 September 1. Print dan scan dokumen 3

2020

4 Kamis, 03 September 1. Membuat form tanda 4

2020 terima kertas gesekan
kendaraan

5 Jum’at, 04 September 1. Fotokopi dokumen 5

2020
MINGGU KE-6

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 07 September 1. Mengetik surat masuk 1
2020 permintaan harga
barang

2 Selasa, 08 September 1. Mengetik dokumen 2

2020 tender

3 Rabu, 09 September 1. Mengetik surat keluar 3

2020 pengajuan faktur
kendaraan

4 Kamis, 10 September 1. Mengetik surat keluar 4

2020 pengajuan faktur
kendaraan

5 Jum’at, 11 September 1. Fotokopi dokumen 5

2020
MINGGU KE-7

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 14 September 1. Mengetik kerangka 1
2020 acuan kerja

2 Selasa, 15 September 1. Fotokopi dokumen 2

2020

3 Rabu, 16 September 1. Print dan scan dokumen 3

2020

4 Kamis, 17 September 1. Print dan scan dokumen 4

2020

5 Jum’at, 18 September 1. Print dan scan dokumen 5

2020
MINGGU KE-8

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 21 September 1. Mengarsip surat keluar 1
2020

2 Selasa, 22 September 1. Print dan scan 2

2020 dokumen

3 Rabu, 23 September 1. Fotokopi dokumen 3

2020

4 Kamis, 24 September 1. Mengarsip surat 4

2020 masuk

5 Jum’at, 25 September 1. Mengarsip surat 5

2020 masuk dan keluar
MINGGU KE-9

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 28 September 1. Memahami bagian 1
2020 gudang

2 Selasa, 29 September 1. Memahami bagian 2

2020 produksi

3 Rabu, 30 September 1. Mempelajari arsip 3

2020 keluar gudang

4 Kamis, 01 Oktober 1. Mempelajari arsip 4

2020 masuk gudang

5 Jum’at, 02 Oktober 1. Memahami sistem 5

2020 warehouse
MINGGU KE-10

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 05 Oktober 1. Mencatat bukti kas 1
2020 purchasing keluar dan
masuk

2 Selasa, 06 Oktober 1. Menginput data 2

2020 penerimaan barang ke
sistem

3 Rabu, 07 Oktober 1. Membuat laporan 3

2020 keuangan kas
purchasing

4 Kamis, 08 Oktober 1. Membuat purchase 4

2020 order (PO)

5 Jum’at, 09 Oktober 1. Membuat surat jalan 5

2020 keluar
MINGGU KE-11

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 12 Oktober 1. Membuat log book 1
2020 kendaraan

2 Selasa, 13 Oktober 1. Mengisi pengajuan 2

2020 sertifikat barang

3 Rabu, 14 Oktober 1. Menggandakan dan 3

2020 mengarsip dokumen

4 Kamis, 15 Oktober 1. Mencatat bukti kas 4

2020 purchasing keluar dan
masuk

5 Jum’at, 16 Oktober 1. Menginput data 5

2020 penerimaan barang ke
sistem
MINGGU KE-12

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 19 Oktober 1. Membuat form 1
2020 pengeluaran dan
permintaan barang

2 Selasa, 20 Oktober 1. Membuat surat jalan dan 2

2020 berita acara serah
terima barang

3 Rabu, 21 Oktober 1. Mencatat bukti kas 3

2020 purchasing keluar dan
masuk

4 Kamis, 22 Oktober 1. Menginput data 4

2020 penerimaan barang ke
sistem

5 Jum’at, 23 Oktober 1. Mengisi kartu stok 5

2020
MINGGU KE-13

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 26 Oktober 1. Mencatat bukti kas 1
2020 purchasing keluar dan
masuk

2 Selasa, 27 Oktober 1. Menginput data 2

2020 penerimaan barang ke
sistem

3 Rabu, 28 Oktober Cuti Bersama 3

2020

4 Kamis, 29 Oktober Libur Nasional Maulid Nabi 4

2020 Muhammad SAW

5 Jum’at, 30 Oktober Cuti Bersama 5

2020

MINGGU KE-14

NO. HARI/TANGGAL URAIAN PELAKSANAAN PARAF

MAGANG
1 Senin, 02 November 1. Mengamati 1
2020 penyimpanan barang

2 Selasa, 03 November 1. Mengamati unit 2

2020 kendaraan di produksi
 Kegiatan Foto Bersama Dengan Pembina Magang

Kegiatan Mencatat Bukti Kas Purchasing Keluar dan Menginput Penerimaan Barang
Unit (Kendaraan) Fire Truck Yang Sudah Jadi

Gudang 1
 Kantor Gudang (Gudang 1)

Software (Warehouse Management System)

Berita Acara Serah Terima Barang (Unit) Keluar
Surat Jalan Barang (Unit) Keluar
Kartu Stok Manual
Form Permintaan dan Pengeluaran Barang