MAKALAH MENYUSUN PESAN BERORIENTASI AUDIENCE

DI SUSUN OLEH

1. JESISCA TUNTA (19304139)

2. ANASTASIA SAMEHE (19304156)
3. NIKITA FANESA ENGKOL (19304155)
4. GABRIEL MARTIN (19304166)

UNIVERSITAS NEGERI MANADO

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI

KELAS E

TAHUN 2021

1
 KATA PENGANTAR

Puji serta syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang maha kuasa yang telah
memberikan kami kesehatan sehingga kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
“Perencanaan Pesan Bisnis Orientasi Audiens” ini dengan tepat waktu.

Makalah ini dibuat berdasarkan tugas mata kuliah komunikasi bisnis yang bertujuan
untuk mengembangkan kompetensi para mahasiswa dalam penalaran dan kemampuan
berbicara. Karena komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam kehidupan sehari-hari
termasuk dalam dunia bisnis. Untuk itu, diperlukan kemampuan komunikasi yang baik antara
para pelaku bisnis supaya terjalin relasi yang baik dan bisnis juga dapat berjalan dengan
lancar.

Dalam penyusunan makalah ini, kami mohon maaf apabila banyak kata-kata atau
istilah yang kurang tepat.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat khususnya bagi penyusun, dan umumnya bagi
semua pembaca.

2
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar……………………………………………………………………………1

Daftar Isi………………………………………………………………………………… 2

Bab I Pendahuluan…………………………………………………………………..……3

1. Latar Belakang………………………………………………………………...3
2. Tujuan………………………………………………………………………….3

Bab II Pembahasan……………………………………………………………………….4

Bab III Penutup…………………………………………………………………...............9

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan
maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai pada kegiatan
komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat,
mengetik e-mail, membuat laporan, meenyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan,
membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk
memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih
menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar
penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat
hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.

B. Tujuan

Pembuatan makalah ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan tentang tahapan

perencanaan pesan bisnis supaya dapat disampaikan dan diterima dengan baik oleh
komunikator maupun komunikan, sehingga pesan yang tersampaikan dapat secara efektif
dilalsanakan dan akan membantu kelancaran dalam hubungan bisnis.

4
 BAB II

PEMBAHASAN

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu
sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran, pengorganisasian ide, membuat
draf, merangkai kata/ kalimat/ paragraph, dan merevisi.

Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat,
dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan
waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi. Caranya adalah dengan
mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator
mengantisipasi rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator
dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens komunikator perlu
mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga bisa dilakukan dengan motivasional
dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan
untuk mengubah perilaku audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak
mau berubah untuk hal baru.

Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan
bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan
bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum dalam menyusun pesan
bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3
( tiga ) tahap sederhana, yaitu :

1. Perencanaan Pesan
2. Penyusunan Pesan
3. Revisi Pesan

Sesuai dengan judul makalah ini maka disini kami lebih memfokuskan perencanaan
bisnis. Dalam tahap Perencanaan Pesan, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan
dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan.secara rinci tahap perencanaan tersebut meliputi:

 PENENTUAN TUJUAN

5
 Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan,sehingga pesan bisnis
hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur (relistis) dan tidak bertentangan

dengan tujuan organisasi. Pesan bisnis juga memiliki tujuan yang spesifik.
Maksud/tujuan tersebut mungkin saja bersifat jelas dan langsung (seperti melakukan
order atau mengkomunikasikan tanggapan survey) atau tidak langsung seperti
meyakinkan tim manajemen untuk meluncurkan produk baru. Jadi tujuan spesifik
berhubungan dengan apa yang mau dicapai dengan pesan anda.
Misalnya apakah hanya sekedar meng “up date” audiens menyangkut seuatu even
perusahaan, atau anda menginginkan mereka melakukan tindakan yang segera.
Nyatakan maksud pesan anda secara spesifik dan jelas Untuk lebih jelasnya, tanyakan
apakah pada diri anda sendiri:
-Apakah maksud pesan realistis?
-Apakah waktunya tepat?
-Apakah orang yang menyampaikan pesan anda sudah tepat?
-Apakah media yang digunakan sudah tepat?
-Apakah maksud pesan anda dapat diterima oleh organisasi anda?

Adapun tujuan umum komunikasi bisnis :

1. Memberi informasi (informing), kendali pesan sepenuhnya ada pada komunikator
2. Membujuk atau persuasi (persuading), memerlukan partisipasi komunikan dan
interaksi yang lebih tinggi
3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating), memerlukan partisipasi
maksimum dari komunikan dengan pengendalian komunikator yang lebih rendah
terhadap isi pesan.

 ANALISIS AUDIENS
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu melakukan
analisis audiens. Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, karena sasaran
komunikasi adalah audiens atau penerima yang memiliki pemahaman berbeda-beda
terhadap isi sebuah pesan.
Adapun langkah-langkah analisis audiens yang dapat kita lakukan adalah sebagai
berikut :
a. Mengembangkan Profil Audiens
Anda harus mengetahui :
Siapakah audiens anda?
Bagaimana sikap mereka?
Apa yang mereka perlu ketahui?
Dan mengapa mereka peduli dengan pesan anda?
Pertanyaan tersebut perlu dijawab supaya pesan anda sesuai dengan profil audiens.
Jika anda berkomunikasi dengan orang yang sangat anda kenal pastinya lebih

6
 mudah. Anda bisa tahu kebutuhan dan keinginan atas informasi dan anda tahu
karakteristik mereka. Namun jika anda tidak menganhui profil audiens anda

pastinya komunikasi akan lebih sulit. Untuk itu anda perlu mempelajari audiens
anda sebelum anda membuat pesan.
b. Mengenali Penerima Primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang maka kita perlu mengetahui dan
mengenali siapa orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai
pengambil keputusan. Jika anda mengetahui audiens utama anda,mereka para
pengambil keputusan maka komunikasi anda dengan audiens utama akan diikuti
oleh anggota audiens lainnya.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Suatu pesan bisnis untuk audiens yang besar memerlukan suatu gaya penulisan,
organisasi dan format yang formal, dibandingkan untuk audiens yang kecil.
d. Mengukur tingkat Pemahaman audiens
Penting sekali untuk mengetahui siapa saja mereka, bagaimana pendidikan
mereka, status serta sikap mereka, karena tujuan pesan kita adalah memberikan
pemahaman kepada mereka, untuk itu penting sekali mengetahui tingkat
pemahaman mereka terhadap berbagai informasi.
e. Proyeksikan pengharapan dan preferensi audiens. Apakah audiens anda
mengharapkan suatu pesan yang lengkap dan detail, atau apakah mereka cukup
mengharapkan ringkasan atau poin-poin utama dari laporan. Apakah memo yang
kita buat harius pendek atau komprehensif (lengkap). Untuk menghindari kritik
dan perdebatan, pesan bisnis sebaiknya dilengkapi dengan argumentasi yang
didukung dengan bukti-bukti yang cukup dan penjelasan yang memadai, serta
diakhiri dengan simpulan dan saran.
f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Fokus kepada audiens supaya pesan kita efektif berarti kita harus betul-betul
menemukan apa yang sebenarnya ingin diketahui oleh audiens dengan
memberikan pertanyaan yang spesifik kepada audiens untuk menghindari
keragu-raguan.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi tambahan (up-date) yang relevan perlu diberikan kepada audiens
untuk memnuhi kebutuhan informasi yang tidak disadari audiens, sehingga
akan muncul kesan baik karena audiens merasa memperoleh info yang lebih
luas dari apa yang diharapkan dan diperkirakannya.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan audiens

7
 Uji kelengkapan isi pesan dengan metode kunci 5W+1H
4. Pastikan informasi yang diberikan akurat

Lakukan kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan matematika, atau

keuangan untuk memastikan keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens dari beberapa gagasan
yang disampaikan.
g. Memuaskan Kebutuhan Emosinal yang paling menarik bagi audiens.
Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan
hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dengan mengatur pesan – pesan
sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi
yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang
baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi antarpersonal.

Secara singkat, tahapan analisis tersebut dapat diringkas sebagai berikut :

Dengan mengembangkan profil audiens dan menganalisa pemuasan konsumen.
Komunikator mengantisipasi reaksi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui
hubungan komunikator dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan
audiens komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga
bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional, dan
emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku audiens saat
terjadi kecenderungan sikap audiens yang tak mau berubah.

 PENENTUAN IDE POKOK

Ada 3 teknik yang dapat dipergunakan untuk menentukan ide pokok dalam
perencanaan pesan bisnis :

1. Brainstorming
Yaitu dengan membiarkan pikiran mencari berbagai kemungkinan ide pokok
secara leluasa, sehingga ide yang muncul akn orisinil dan baru.
2. Petunjuk atasan
3. Kebiasaan, dengna ide pokok yang berulang dan relatif sama.
Setelah ide pokok ditentukan, selanjutnya kita perlu memperhatikan batasan
informasi pesan bisnis yng akan disampaikan.
Bagaimanapun ide pokok yang akan dimunculkan, satu hal yang paling penting adalah
megaitkan ide tersebut dengan hasil dari analisis audiens di atas.

 PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

8
Pemilihan Saluran dan media komunikasi sangat penting dalam perencanaan pesan
bisnis yang berpusat pada penerima, karena menentukan efektif tidaknya komunikasi

tersebut. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan,
waktu, formalitas, dan harapan penerima.
Saluran komunikasi terdiri atas 2 jenis:
1. Saluran komunikasi Tertulis
Saluran tertulis akan lebih baik manakala:
- Anda tidak membutuhkan umpan balik yang segera.
- Pesan anda sangat kompleks dan detil/rinci, dan membutuhkan perencanaan
yang hati-hati/seksama.
- Anda membutuhkan bukti catatan yang permanen dan dapat disimpan.
- Audiens anda jumlahnya besar dan secara geografi tersebar.
Media tertulis, termasuk Surat dan memo, Laporan dan proposal, Surat elektronik,
Mesinfax,dll.

2. Saluran Komunikasi Lisan

Sebaliknya saluran oral, akan lebih baik dipergunakan manakala:
- Anda menginginkan umpan balik yang segera dari audiens.
- Pesan anda secara relatif sederhana dan mudah diterima.
- Anda tidak memerlukan bukti catatan untuk disimpan.
- Anda dapat mengumpunlkan audiens dengan ekonomis dan nyaman.
- Anda menginginkan interaksi untuk memecahkan masalah atau mencapai
keputusan.

Media dalam saluran komunikasi Lisan, termasuk: Percakapan tatap muka,

Telepon dan voice mail, Audiotape dan videotape, Teleconfrences dan
videoconferences,E-mail,Websites.

Pemilihan saluran dan media yang tepat akan membantu efektifitas pesan-
pesan anda, seperti yang anda dan audiens atau penerima harapkan.

9
 BAB IV

PENUTUP

KESIMPULAN

Dalam proses penyusunan pesan bisnis ada beberapa hal yang harus diperhatikan,
diantaranya adalah merencanakan pesan yang akan disampaikan kepada pihak penerima. Agar
pesan yang disampaikan dapat terkomunikasikan, maka terlebih dahulu kita harus mngetahui
siapa penerima pesan tersebut. Maka dari itu, perencanaan pesan bisnis yang fokus terhadap
penerima merupakan sesuatu yang tidak boleh disepelekan karena merupakan hal yang
penting.

10