BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang Masalah

Kantor / sekretariat tidak terlepas dari organisasi, kantor sangat dibutuhkan dalam
kehidupan berorganisasi karena kantor merupakan tempat dimana semua organsasi
bernaung dan sebagai tempat bagi para personil organisasi sebagai rumah.dalam kantor
dibutuhkan suatu manajemen kantor agar kegiatan dalam kantor dapat bejalan secara
teratur guna dalam pencapaian tujuan organisasi.

Dengan penulisan makalah ini, diharapkan penulis dapat mengetahui pengertian kantor
dan manajemen (pengaturan) kantor,seta hal apa saja didalam suatu manajemen kantor.

B.Perumusan Masalah

1.apa pengertian kantor

2.apa pengertian manajemen kantor

3.sudut penglihatan manajemen kantor 

4. Aktifitas dan jasa Tata Usaha

5. Proses Manajemen Kantor

6. Pengorganisasian kantor

7. Pengawasan kantor (Pengendalian )

8. Aspek Manajemen Kantor

9. Harapan Manajemen kepada manajemen kantor

10. Peranan manajet kantor

11. Tujuan kantor

C.Kegunaan Penulisan

1.untuk mengetahui apa pengertian kantor

2. untuk mengetahui apa pengertian manajemen kantor

3. untuk mengetahui sudut penglihatan manajemen kantor 

4. untuk mengetahui Aktifitas dan jasa Tata Usaha

 5. untuk mengetahui Proses Manajemen Kantor

6. untuk mengetahui Pengorganisasian kantor

7. untuk mengetahui Pengawasan kantor (Pengendalian )

8. untuk mengetahui Aspek Manajemen Kantor

9. untuk mengetahui Harapan Manajemen kepada manajemen kantor

10. untuk mengetahui Peranan manajet kantor

11. untuk mengetahui Tujuan kantor

BAB II

PEMBAHASAN

Pengertian kantor

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang
tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa
Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau
ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan tempat orang-orang.

melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan berbagai

keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan perkembangan yang pesat pada
 bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang, ia bukan sekedar tempat, melainkan
sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kemudahan pelaksanaan
tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi
dari kegiatan perusahaan dan organisasi.

Sedangkan manajemen kantor didefinisikan dari penggabungan manajemen dan kantor. Ada
 berbagai definisi atau batasan yang diberikan oleh para ahli tentang manajemen kantor,
 beberapa diantaranya:

Pengertian manajemen kantor

1. Office management is the directing and controlling of an office in order to achieve its
specified purpose in the most economical way “Manajemen perkantoran adalah pengarahan
dan pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang
sehemat-hematnya” (J.C. Denyer, 1973).

2. Office management can thus be defined as the organizati on of an office to achieve a

specified purpose and to make the best use of the personal by uing the most appropriate
 machines and equipment, the best possible methods, and by providing the most suitable
envoronment “Manajemen kantor dapat dirumuskan sebagai pengorganisasian suatu kantor
untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan untuk memanfaatkan pegawai dengan sebaik-
 baiknya dengan menggunakan mesin-mesin dan perlengkapan yang paling cocok, metode-
metode yang paling baik dan dengan memberikan lingkungan yang sesuai (J.C. Denyer,
1973).

3. Office management can be defined as the planning, controlling, organizing of fice work
and actuating those perfor ming it so as to achieve the determined objectives “Manajemen
kantor dapat dirumuskan sebagai perencanaan pengawasan, pengorganisasian pekerjaan
kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu” (GR Terry, 1974).

4. The term office management will be used in such a broad sense in this book; it will be
considered to encompass the management of office work wherever and by whom ever
 performed. “Istilah manajemen perk antoran akan dipergunakan dalam arti luas demikian
dalam buku ini; manajemen perkantoran akan dianggap meliputi manajemen daripada
 pekerjaan kantor dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.” (Littlefield dan Peterson, ).
5. Manajemen Perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan pekerjaan
 perkantoran (Edwin Robinson. 1953).

6. Manajemen kantor adalah seni membimbing personel katnor dalam menggunakan sarana
yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditentukan (Mills,
1990).

7. Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian

dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan

8.Manajemen Kantor adalah seluruh kegiatan penataan yang berhubungan dengan

 pelaksanaan tatausaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi
yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan

Sudut penglihatan Manajemen Kantor

 Dari sudut manajemen : Manaj kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan,

mengarahkan, mengendalikan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurus,
menyekbpurnakan dan menertibkan tatausaha kantor

 Dari sudut sasaran: manajemen kantor adalah segal a kegiatan penataan yang ditujukan
kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tatausaha dalam sistem
 perkantoran untuk mencapai sasarn organisasi

Aktifitas dan jasa Tata Usaha

1. Kegiatan komunikasi
 2. Kegiatan kalkulasi

3. Pengolahan Warkat

4. Penyusunan laporan

5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

Proses Manajemen Kantor

 Perencanaan kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus dilakanakan dana cara-
cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor. Maksud perencanaan kantor adalah
mencapai efesien yang tertinggi dalam pelaksanaan ta ta usaha tersebut.

Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan atata ruang
kantor .

Pengorganisasian kantor

 Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk mencapai
tujuan tertentu.

 Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja, susunan
hubungan kerja, lelu lintas wewenang dan tanggung jawab antara para petugas dan
struktur hubungan tersebut.

Pengoordinasian kantor merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan
 partisipasi sejumlah kegiatan kantor.

Pengawasan kantor (Pengendalian )

Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang meliputi se luruh
kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti, menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan
ketatausahaan agar pelaksanaan tepat seperti rencana.

Aspek Manajemen Kantor

1. Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan keberhasilan mengarahkan
dan mengkoordinasian elmen-elemen manajemen

2. Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk staf tersebut

3. Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan manajemen

dilangsungkan.
4. Personalia, meliputi perekrutan staf,
tempat, latihan, dan pengehntian karyawan

5. Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di dalam kantor

6. Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap be nda mati yang digunakan dalam kantor
untuk membantu pelaksanaan kerja

Harapan Manajemen kepada manajemen kantor

 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pengorganisasi

 Manajer kantor hendaknya menjadi seorang pemimpin dinamis

 Manajer kantor hendaknya mempunyai kemauaan dan kemampuan untuk

melimpahkan wewenang kepada rekan-rekan dan bawahannya.

 . Manajer kantor hendaknya dapat memperoleh dan melatih pekerja-pekerja kunci dan
asisten-asisten untuk mengawasi pekerjaan di bawah pengawasannya

 5. Manajer kantor hendaknya menyisihkan waktu untuk mengembangkan dirinya dan

mengembangkan sifat-sifat kepribadiannya yang merupakan karanter eksekutif yang
 berhasil

 6. Manajer kantor hendaknya dapat meramalkan, membayangkan dan merencanakan

 pemecahan masalah kantor yang akan terjadi hari esok.

PERANAN MANAJER KANTOR

Menyiapkan informasi agar manajemen

 puncak dapat membuat keputusan
Informasi tersebut harus :
1. Ringkas (concise)
2. Cermat (accurate)
3. Dalam bentuk yang tepat (in the correct form)
4. Tepat waktu (right time)
5. Biaya rendah (low cost )

TUJUAN KANTOR

1. Penerimaan Informasi

2. Pencatatan informasi

3. Penyusunan informasi

4. Pemberian Informasi

5. Perawatan aktiva
 BAB III

PENUTUP

A.Kesimpulan dan saran

Inti yang dapat diperoleh adalah bahwa manajemen perkantoran merupakan

 penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasin,
 penggerakan dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai, dimana
tujuan kantor adalah pemberian pelayanan informasi pada pihak-pihak yang memerlukan,
yaitu: pimpinan, para karyawan, konsumen dan masyarakat. Oleh karena itu akan sangat aneh
 bila kita mendatangi sebuah kantor, ketika ditanya dimana kami bisa memperoleh informasi
ini? Dengan santai sang petugas menjawab “tidak tahu ya”. Petugas yang demikian tentunya
dapat kita kategorikan pada orang yang tidak memahami fungsi dari kantor

DAFTAR PUSTAKA

1. http://manajemen-kantor2-salmia.blogspot.com/

2. http:/susilawati.files.wordpress.com
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji bagi Allah, shalawat dan salam semoga dilimpahkan atas Nabi Besar Muhammad
SAW beserta keluarganya, sahabat dan sekalian umatnya yang bertakwa.

Atas berkat rahmat serta inayah Allah jugalah penulis telah dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul : “ PENGERTIAN KANTOR dan MANAJEMEN KANTOR ”.   Adapun

 penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Pendidikan
Agama Islam program D4 administrasi bisnis,politeknik negeri ujungpandang,Makassar.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini tidak menutup kemungkinan
apabila masih terdapat kesalahan dan kekurangan.Dengan lapang dada penulis menerima
saran dan kritiknya demi untuk menambah wawasan.Semoga karya ilmiah ini mendatangkan
manfaat bagi penulis khususnya dan bagi rekan-rekan semua pada umumnya. Amin

Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Penyusun

Irwandi pratama p
Mata Kuliah : Pengantar Perkantoran
Dosen : Andi Yahya, S.sos , m.si.

PENGERTIAN KANTOR DAN MANAJEMEN

KANTOR

 NAMA : IRWANDI PRATAMA PUTRA

 NIM : 452 11 023

KELAS : 1 A / D4

JURUSAN : ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG

TAHUN AJARAN 2011 / 2012