PEMBUATAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS

BAGIAN FILING di RUMAH SAKIT CITRA

HUSADA KABUPATEN JEMBER

PROPOSAL SKRIPSI

oleh
Muzaffatul Hasan
NIM G41160630

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2019
 PEMBUATAN SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS
BAGIAN FILING di RUMAH SAKIT CITRA
HUSADA KABUPATEN JEMBER

PROPOSAL SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Terapan Kesehatan
(S.Tr.Kes)
di Program Studi D-IV Rekam Medik
Jurusan Kesehatan

oleh
Muzaffatul Hasan
NIM G41160630

PROGRAM STUDI REKAM MEDIK

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2019

i
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
JURUSAN KESEHATAN

HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL

1. Judul : Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit Citra Husada
Kabupaten Jember
2. Identitas Pelaksana
a. Nama Lengkap :Muzaffatul Hasan
b. NIM : G41160630
c. Jurusan/Program Studi : Kesehatan/Rekam Medik
3. Lokasi : Rumah Sakit Citra Husada
Kabupaten Jember
4. Identitas Dosen Pembimbing
Dosen Pembimbing I :
a. Nama Lengkap : Sustin Farlinda, S.Kom.,MT
b. NIP : NIP. 19720204 200112 2 003
c. Jurusan/Program Studi : Kesehatan/Rekam Medik
5. Lama Kegiatan : 7(tujuh) bulan
Jember,2019
Menyetujui:
Dosen Pembimbing I, Pelaksana,

Sustin Farlinda, S.Kom.,MT Muzaffatul Hasan

NIP. 19720204 200112 2 003 NIM G41160630

Mengetahui
Ketua Program Studi Rekam Medik,

Faiqatul Hikmah, S.KM., M.Kes

NIP 19840722 200912 2 004

ii
 SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Muzaffatul Hasan
NIM : G41160630
Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa segala pernyataan dalam
Skripsi yang berjudul “Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis Bagian Filing
di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember” merupakan gagasan dan hasil
karya sendiri dengan arahan komisi pembimbing, dan belum pernah diajukan
dalam bentuk apa pun pada perguruan tinggi manapun.Semua data dan informasi
yang digunakan telah dinyatakan secara jelas dan dapat diperiksa kebenaran.
Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan dari
penulis lain telah disebutkan dalam naskah dan dicantumkan dalam daftar pustaka
di bagian akhir skripsi ini.

Jember, 14 Juni 2019

Muzaffatul Hasan
NIM G41160630

iii
 MOTTO

“Menataplah ke depan dengan penuh percaya dan menolehkan ke belakang

sesekali sebagai pandangan yang lebih baik menuju masa depan”
(noersela diah ratna walupi)

iv
 PERSEMBAHAN

Dengan penuh ucapan syukur Alhamdulillah, skripsi ini saya dedikasikan

untuk:
1. Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dan kemudahan dalam
penulisan skripsi.
2. Keluarga besar dirumah yang selalu memberikan doanya dan dukungannya
kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini
dengan sebik-baiknya.
3. Ibu Sustin Farlinda S.Kom.,M.T yang selalu membimbingku dan
memberikan dukungan dengan sabar.
4. Teman-teman rekam medik Politeknik Negeri Jember tahun 2016 yang
selalu mendukung dan memberi semangat untuk mengerjakan skripsi
sampai selesai.

v
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL...............................................................................................i

HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL.........................................................ii

SURAT PERNYATAAN......................................................................................iii

MOTTO.................................................................................................................iv

PERSEMBAHAN...................................................................................................v

DAFTAR ISI..........................................................................................................vi

DAFTAR TABEL.................................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR..............................................................................................x

DAFTAR LAMPIRAN........................................................................................xii

DAFTAR SINGKATAN....................................................................................xiii

BAB 1. PENDAHULUAN.....................................................................................1

1.1 Latar Belakang..........................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................4

1.3 Tujuan........................................................................................................4

1.3.1 Tujuan Umum..................................................................................................4

1.3.2 Tujuan Khusus..................................................................................................5

1.4 Manfaat penelitian.....................................................................................5

1.4.2 Manfaat Teoritis................................................................................................5

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................6

2.1 Karya Tulis Ilmiah yang mendahului........................................................6

2.2 State of The Art.........................................................................................8

2.3 Rumah Sakit..............................................................................................9

2.4 Rekam Medis.............................................................................................9

vi
 2.5 Sistem Penamaan Rekam Medis.............................................................11

2.6 Sistem Penomoran Rekam Medis............................................................12

2.7 Penyimpanan Rekam Medis....................................................................13

2.8 Sistem Penjajaran Rekam Medis.............................................................14

2.9 Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis...........................15

2.10 Sistem......................................................................................................17

2.11 Sistem Informasi......................................................................................17

2.12 Flowchart.................................................................................................17

2.13 Data Flow Diagram (DFD)......................................................................19

2.14 Entity Relationship Diagram (ERD).......................................................20

2.15 Context Diagram (CD)............................................................................21

2.16 Basis Data................................................................................................21

2.17 Visual Basic 6.0.......................................................................................22

2.18 Waterfall..................................................................................................23

2.19 Blackbox Testing.....................................................................................25

2.20 Penelitian Kualitatif.................................................................................25

2.21 Teknik Pengumpulan Data......................................................................26

2.22 Kerangka Konsep....................................................................................28

BAB 3. METODE PENELITIAN.......................................................................31

3.1 Jenis Penelitian..........................................................................................31

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian...................................................................31

3.3 Unit Analisis............................................................................................31

3.4 Alat dan Bahan........................................................................................32

3.5 Metode Pengumpulan Data.....................................................................33

3.6 Instrumen penelitian................................................................................33

vii
 3.7 Tahapan Penelitian..................................................................................35

3.8 Definisis Istilah........................................................................................38

3.9 Map Menu...............................................................................................40

3.10 Desain Interface.......................................................................................43

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................56

LAMPIRAN..........................................................................................................58

viii
 DAFTAR TABEL
Halaman

1.1 Data Kunjungan Pasien dan Data Duplikasi RM..........................................2

2.1 State Of The Art.............................................................................................8
2.2 Simbol-simbol flowchart...............................................................................18
2.3 Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD)..................................................19
2.4 Simbol-Simbol Entity Relationship Diagram(ERD)...................................20
3.1 Definisi Istilah...............................................................................................38

ix
 DAFTAR GAMBAR
Halaman
2.1 Tahapan Metode Waterfall Model Sommervile............................................23
2.2 Kerangka Konsep..........................................................................................28
3.1 Tahapan Penelitian........................................................................................35
3.2 Map Menu.....................................................................................................40
3.3 Map Menu Petugas Peminjam......................................................................42
3.4 Desain Interface halaman login petugas filing rekam medis........................43
3.5 Desain Interface halaman depan petugas filing rekam medis.......................43
3.6 Desain Interface halaman jatuh tempo peminjaman berkas rekam
medis.............................................................................................................44
3.7 Desain Interface halaman data master, input data petugas...........................44
3.8 Desain Interface halaman data master, input data pasien.............................45
3.9 Desain Interface halaman data master, tambah data unit (rawat jalan)........45
3.10 Desain Interface halaman data master, tambah data unit (rawat inap).......46
3.11 Desain Interface halaman data master, tambah data rak.............................46
3.12 Desain Interface halaman data master, tambah data dokter........................47
3.13 Desain Interface halaman transaksi, peminjaman berkas rekam medis......47
3.14 Desain Interface halaman transaksi, pengembalian berkas rekam
medis............................................................................................................48
3.15 Desain Interface halaman transaksi, penyimpanan berkas rekam
medis............................................................................................................48
3.16 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman per unit (rawat
jalan).............................................................................................................49
3.17 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman total per unit
(rawat jalan).................................................................................................49
3.18 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman per unit (rawat inap).......50
3.19 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman total per unit (rawat
inap)..............................................................................................................50
3.20 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian per unit (rawat
jalan) ............................................................................................................51

x
3.21 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian total per unit (rawat
jalan)............................................................................................................51
3.22 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian per unit (rawat
inap) ............................................................................................................52
3.23 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian total per unit (rawat
inap) ............................................................................................................52
3.24 Desain Interface halaman login petugas peminjam berkas rekam
medis...........................................................................................................53
3.25 Desain Interface halaman depan petugas peminjam berkas rekam
medis...........................................................................................................53
3.26 Desain Interface halaman jatuh tempo peminjaman berkas rekam
medis...........................................................................................................54
3.27 Desain Interface halaman peminjaman berkas rekam medis......................54
3.28 Desain Interface halaman Pengembalian Berkas Rekam Medis.................55

xi
 DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1.Surat Ijin Studi Pendahuluan...........................................................59
Lampiran 2.Surat balasan....................................................................................59
Lampiran 3.Informed Consent............................................................................60
Lampiran 4. Pedoman Wawancara.....................................................................62
Lampiran 5. Lembar Wawancara........................................................................63
Lampiran 6. Lembar Observasi...........................................................................65
Lampiran 7. Lembar Dokumentasi.....................................................................66
Lampiran 8. Pedoman Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD)................70
Lampiran 9. Lembar Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD)...................71
Lmpiran 10. Jadwal Penelitian............................................................................72

xii
 DAFTAR SINGKATAN
PERMENKES Peraturan Menteri Kesehatan
MENKES Menteri Kesehatan
RM Rekam Medis
SIMRS Sistem Informasi Manajemen
Rumah Sakit

DEPKES Departemen Kesehatan

KTP Kartu Tanda Penduduk
SOP Standar Operasional Prosedur
ERD Entity Relationship Diagram
CD Context Diagram
DFD Data Flow Diagram

xiii
 BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di era globalisasi pada zaman sekarang ini, kemajuan teknologi informasi
yang sudah merambah diberbagai bidang berkembang sangat pesat. Salah satu
perkembangan teknologi adalah komputer dimana komputer menjadi salah satu
pendukung perkembangan teknologi informasi yang semakin meningkat sekarang
ini. Pemerataan sistem yang terkomputerisasi disegala bidang salah satunya
dibidang kesehatan yang banyak didapatkan dengan bantuan Teknologi Informasi
baik dalam bidang pengorganisasian rumah sakit, pengobatan, maupun penelitian
pengembangan dari ilmu kesehatan itu sendiri dan dapat mewujudkan dengan
tujuan yang diharapkan dan berjalan baik dalam memberikan pelayanan kepada
pasien (Yani, 2018).
Menurut Menkes (2014) rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan
yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Berbagai
macam cara dan sistem yang digunakan untuk meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan. Salah satunya yaitu dalam menjalankan pelayanan kesehatan, rumah
sakit dituntut untuk menyelenggarakan rekam medis sebagai sarana untuk alat
komunikasi antar pemberi pelayanan kesehatan.
Berdasarkan Menkes (2008) rekam medis yaitu berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis harus dibuat
segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan. Setiap pelayanan yang
telah diberikan kepada pasien selalu dilakukan pencatatan dan pendokumentasian
hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien agar tercipta kesinambungan data rekam medis.

1
 2

Pada pasal 12 ayat 1 PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008

tentang Rekam Medis menyebutkan bahwa berkas rekam medis milik sarana
pelayanan kesehatan. Yaitu sarana pelayanan kesehatan mempunyai tanggung
jawab penuh untuk menjaga, memelihara, dan menyediakan berkas rekam medis
kembali saat dibutuhkan oleh petugas kesehatan, pasien, atau pun pihak lain pada
fasilitas pelayanan kesehatan. Maka dari itu, sarana pelayanan kesehatan
khususnya petugas rekam medis harus bisa meminimalisir permasalahan yang
terjadi di bagian rekam medis.
Penyimpanan (filing) adalah unit kerja rekam medis yang diakreditasi oleh
Departemen Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat pengaturan dan
penyimpanan berkas rekam medis atas dasar sistem penataan tertentu melalui
prosedur yang sistematis. Sehingga pada saat dibutuhkan dapat mencari berkas
secara cepat dan tepat. Pada bagian penyimpanan berkas rekam medis sering
terjadi masalah seperti missfile sehingga mengakibatkan pencarian berkas rekam
medis terlalu lama. Dan juga dapat mengakibatkan duplikasi pada nomor rekam
medis (Rahmadani, 2016).
Berdasarkan studi pendahuluan di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten
Jember pada tanggal 4 Mei 2019 terdapat informasi jumlah kunjungan pasien
rawat jalan dan rawat inap serta terdapat informasi duplikasi nomor RM pasien
tiap bulannya, data kunjungan pasien dan data duplikasi nomor RM di Rumah
Sakit Citra Husada Kabupaten Jember sebagai berikut:
Tabel 1.1 Data Kunjungan Pasien dan Data Duplikasi RM Bulan Januari-Maret
2019
Bulan Pasien Rawat Jalan Pasien Rawat Inap Duplikasi
Nomor RM
Januari 4.172 735 2
Februari 3.636 592 1
Maret 3.840 619 7
Jumlah 11.648 1.946 10
Berdasarkan tabel 1.1 dengan jumlah kunjungan pasien rawat jalan dari
bulan Januari sampai Maret tahun 2019 adalah 11.648 pasien. Jumlah kunjungan
pasien rawat inap dari bulan Januari sampai Maret tahun 2019 adalah 1.946 pasien
dan jumlah duplikasi nomor RM dari bulan Januari sampai Maret sebanyak 10
 3

berkas rekam medis. Di Rumah Sakit Citra Husada telah menggunakan sistem
informasi pada SIMRS dan sistem informasi penyimpanan masih belum ada atau
prosesnya masih manual sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan proses
penyimpanan berkas rekam medis. Pada penyimpanan berkas rekam medis di
rumah sakit, penggunaan pada buku ekspedisi saat peminjaman berkas rekam
medis sudah menggunakan komputerisasi. Walaupun terkomputerisasi,
penginputan data masih dilakukan di microsoft excel. Tetapi di buku ekspedisi
tidak ada pencatatan atau monitoring untuk pengembalian berkas rekam medis,
sehingga tidak tahu berkas yang sudah kembali di ruang penyimpanan sudah
dikembalikan atau belum, dan menyebabkan kendala-kendala yang terdapat dalam
sistem penyimpanan diantaranya terjadinya missfile yang mengakibatkan
terjadinya duplikasi nomor RM.
Permasalahan yang ada di rumah sakit tersebut dapat mengakibatkan sistem
pelayanan pada pasien terhambat, masalah missfile pada pencarian berkas rekam
medis pasien yang seharusnya mendapatkan pelayanan secara cepat tetapi
membutuhkan waktu yang lama dengan kisaran waktu 10 sampai dengan 15 menit
untuk pencarian berkas rekam medis pasien. Bahkan jika pencarian berkas rekam
medis oleh petugas masih belum ditemukan, maka petugas akan memberi nomer
rekam medis baru pada pasien dan mengakibatkan duplikasi pada nomer rekam
medis pasien. Hal tersebut akan berdampak pada tingkat kepuasan pasien
terhadap pelayanan rumah sakit yang terlalu lama.
Berdasarkan masalah di atas, proses penyimpanan berkas rekam medis di
Rumah Sakit Citra Husada dapat mengganggu pelayanan di rumah sakit
tersebut.Oleh karena itu diperlukan sistem yang dapat mengatur penyimpanan
berkas rekam medis. Dengan fungsi diantaranya yaitu mencegah terjadinya
missfile, duplikasi nomor berkas rekam medis, adanya pemberitahuan di sistem
bagi petugas penyimpanan untuk mengetahui berkas yang terlambat di
kembalikan ke penyimpanan rekam medis, dapat menghasilkan laporan
peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis serta mencetak tracer untuk
mengendalikan berkas rekam medis yang dipinjam. Pembuatan sistem informasi
penyimpanan berkas rekam medis, sangat diperlukan untuk menunjang pelayanan.
 4

Sehingga proses kegiatan dibagian penyimpanan berkas rekam medis di rumah

sakit menjadi lebih efektif.
Pembuatan sistem informasi rekam medis bagian filing mempunyai
kegunaan yaitu menyelesaikan permasalahan tersebut. Penelitian terdahulu
(Rahmadani, 2016) menyatakan bahwa sistem informasi rekam medis sub bagian
filing dapat mempermudah petugas rekam medis di unit filing dalam pencarian
dokumen rekam medis yang sedang dipinjam. Dengan adanya sistem informasi
penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Citra Husada, dapat
mempermudah petugas penyimpanan dalam melakukan peminjaman dan
pengembalian berkas rekam medis agar terhindar dari masalah keterlambatan
berkas rekam medis.
Berdasarkan uraian yang dilatarbelakangi masalah diatas maka peneliti
mengangkat judul “Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis Bagian Filing di
Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember”. Pembuatan sistem informasi
rekam medis bagian filing dengan menggunakan metode waterfall dapat
diharapkan untuk mengurangi faktor terjadinya missfile yang mengakibatkan
duplikasi berkas rekam medis di rumah sakit tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakang, maka rumusan masalah yang
dapat dirumuskan yaitu bagaimana membuat sistem informasi rekam medis
bagian filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember secara
terkomputerisasi pada Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember guna
mendukung proses penyimpanan yang tepat dan cepat.

1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum
Membuat sistem informasi rekam medis bagian filing di Rumah sakit Citra
Husada Kabupaten Jember.
 5

1.3.2 Tujuan Khusus

a. Menganalisis kebutuhan sistem informasi rekam medis sub bagian filing di
Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember.
b. Merancang sistem informasi rekam medis bagian filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember.
c. Merancang sistem menggunakan Flowchart, Context Diagram (CD), Data
Flow (DFD), Entitiy Relationship Diagram (ERD) di unit rekam medis sub
bagian filing di Rumah sakit Citra Husada Kabupaten Jember.
d. Merancang sistem informasi menggunakan aplikasi visual basic bagian
filing rekam medis di Rumah sakit Citra Husada Kabupaten Jember.
e. Melakukan pengujian sistem informasi kepada petugas filing rekam medis.

1.4 Manfaat penelitian

1.4.1 Manfaat Praktis
a. Bagi Rumah Sakit
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan
dalam mengatasi masalah pada penyimpanan berkas rekam medis seperti
missfile dan duplikasi RM serta membantu petugas dalam mengendalikan
berkas rekam medis bagian filing berkas rekam medis di Rumah sakit Citra
Husada Kabupaten Jember.
b. Bagi Peneliti
Melalui penelitian ini peneliti dapat menerapkan teori-teori yang telah
didapat selama kuliah, selain itu juga dapat memberikan pengalaman
tentang pembuatan sistem informasi untuk diaplikasikan di dunia kerja.
1.4.2 Manfaat Teoritis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi perpustakaan
Politeknik Negeri Jember dan dapat dijadikan literature penunjang bagi peneliti
lainnya yang akan meneliti dengan tema serupa.
 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Karya Tulis Ilmiah yang mendahului

Penelitian terdahulu adalah penelitian dimana obyek penelitian yang hampir
sama dengan penelitian ini, sehingga peneliti dapat menjadikan sebagai bahan
pembanding terhadap penelitian.
2.1.1 “Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis Sub Bagian Filling di RSIA
Srikandi IBI Jember” (Rahmadani, 2016).
Sistem informasi rekam medis sub bagian filingadalah informasi yang
dihasilkan secara terkomputerisasi yang juga dapat digunakan untuk
mempermudah petugas rekam medis di unit filing dalam pencarian dokumen
rekam medis yang sedang dipinjam dan mempermudah dalam pelaksanaan retensi
RSIA Srikandi IBI Jember. Filing adalah unit kerja rekam medis yang diakreditasi
oleh Departemen Kesehatan yang berfungsi sebagai tempat pengaturan dan
penyimpanan dokumen atas dasar sistempenataan tertentu melalui prosedur yang
sistematis, sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat menyajikan secara cepat
dan tepat. Pada sistem penyimpanan (filing) di RSIA Srikandi IBI Jember
menggunakan sentralisasi dengan penomoran Terminal Digit Filling, dengan
jumlah rata-rata pasien rawat jalan 45-50 pasien dan rawat inap 10-15 pasien.
Peneliti menggunakan jenis penelitian kualitatif yaitu untuk pengumpulan data
dengan cara wawancara, observasi, FGD, serta dokumentasi dan menggunakan
metode waterfall. Dalam proses perancangan sistem ini menggunakan Flowchart
system, Context Diagram, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram serta
dalam mengimplementasikan program menggunakan Microsoft visual basic
6.0.Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi rekam medis filing untuk
mempermudah petugas dalam mengontrol DRM di filing melalui peminjaman,
pengembalian serta retensi. Peneliti selanjutnya diharapkan dapat
mengintegrasikan pada SIMRS yang ada agar pengisian data rekam medis dapat
secara otomatis muncul ketik dibagian filing.

6
 7

2.1.2 “Pengembangan Sistem Informasi Penyimpanan Berkas Rekam Medis di

Rumah Sakit Umum Daerah Tongas Probolinggo” (Kusumaningtias, 2017).
Salah satu kebutuhan utama setiap orang adalah hak yang sama dalam
memperoleh akses atas sumber daya di bidang kesehatan, dimana seluruh
kebutuhan pelayanan kesehatan yang didapat harus aman, bermutu dan
terjangkau. Salah satunya yaitu dalam menjalankan pelayanan kesehatan, rumah
sakit dituntut untuk menyelenggarakan rekam medis sebagai sarana untuk alat
komunikasi antar pemberi pelayanan kesehatan.Masalah yang terjadi di RSUD
Tongas Probolinggo yaitu terjadinya keterlambatan dalam pengembalian berkas,
tidak terkontrolnya keluar masuk berkas ke ruang filing.Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengembangkan sistem informasi penyimpanan rekam medis di
Rumah Sakit Umum Daerah Tongas Probolinggo.Penelitian ini merupakan
penelitian kualitatif dengan metode pengembangan FAST. Pengumpulan data
menggunakan wawancara dan observasi. Hasil dari penelitian ini berupa
kebutuhan dan pengembangan suatu sistem informasi penyimpanan berkas rekam
medis.Kebutuhan untuk pengembangan sistem informasi penyimpanan rekam
medis tersebut ditranslasikan dalam bentuk flowchart, context diagram, data flow
diagram, entity relation diagram. Rancangan tersebut selanjutnya diterjemahkan
dalam bahasa pemograman Micrososft Visual Foxpro 9.0 menghasilkan data
master, data transaksi, dan data laporan. Hasil uji yang dilakukan menunjukkan
bahwa sistem tidak menunjukkan adanya error. Adanya sistem informasi
penyimpanan rekam medis. Ini dapat mempermudah proses pengontrolan berkas
secara elektronik. Selanjutnya akan lebih baik jika sistem informasi yang telah
dibuat ini bisa dikembangkan secara online sehingga bisa terintegrasi dengan baik.
 8

2.2 State of The Art

Tabel 2.1 State Of The Art
No. Materi Sapitri Adinta Putri Muzaffatul
Rahmadani Kusumaningtyas Hasan
(2016) (2017) (2019)
1. Judul Perancangan Pengembangan Pembuatan
Sistem Informasi Sistem Informasi Sistem
Rekam Medis Penyimpanan Informasi
Sub Bagian Berkas Rekam Rekam Medis
Filing di RSIA Medis di Rumah Bagian Filing
Srikandi IBI Sakit Umum di Rumah Sakit
Jember Daerah Tongas Citra Husada
Probolinggo Kabupaten
Jember
2. Model Waterfall pengembangan Waterfall
FAST
3. Lokasi RSIA Srikandi Rumah Sakit Rumah Sakit
IBI Jember Umum Daerah Citra Husada
Tongas Jember
Probolinggo
4. Program yang Microsoft visual Micrososft Visual Microsoft visual
digunakan basic 6.0 Foxpro 9.0 basic 6.0
Kelebihan dalam penelitian ini adalah pada sistem informasi rekam medis
bagian filing memiliki proses peminjaman dan pengembalian yang dapat
dilakukan oleh setiap unit. Terdapat pemberitahuan untuk setiap unit tentang
keterlambatan pengembalian berkas rekam medis yang terlambat dikembalikan
diruangan filing, sistem ini dapat mencetak tracer sehingga petugas lebih efisien
tanpa menulis manual dalam proses peminjaman berkas rekam medis, tracer juga
dapat memudahkan dalam melakukan pengembalian berkas rekam medis, dan
terdapat menu scan file untuk menyimpan data rekam medis pasien yang akan
disimpan di sistem. Hal ini untuk menghindari hilangnya data rekam medis saat
dibutuhkan dan diperlukan maka data scan file rekam medis dapat dicetak
kembali.
 9

2.3 Rumah Sakit

Menururt (UU RI No. 44, 2009) rumah Sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakanpelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat
darurat.
Kewajiban rumah sakit adalah membuat, melaksanakan dan menjaga
standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai acuan dalam melayani
pasien. Menyelenggarakan rekam medis, memberikan pelayanan gawat darurat
kepada pasien sesuai dengan kemampuan pelayanannya. Memberikan informasi
yang benar, jelas dan jujur mengenai hak dan kewajiban pasien. Melindungi dan
memberikan bantuan hukum bagi semua petugas Rumah Sakit dalam
melaksanakan tugas (UU RI No. 44, 2009).

2.4 Rekam Medis

2.4.1 Definisi Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269 / MENKES / PER /
III /2008 Pasal 1 ayat 1, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien, untuk
menghasilkan informasi yang lengkap, tepat, akurat dan dapat dipertanggung
jawabkan dalam berkas rekam medis, diperlukan tahap pengolahan berkas rekam
medis yaitu bagian perakitan (Assembling), penganalisa (Analisis), pengkodean
(Coding), pengindeksan (Indexing) dan penyimpanan (Filing).Dalam pelaksanaan
berkas rekam medis perlu di dukung oleh ketepatan dalam pengembalian DRM
dari ruang perawatan serta pengetahuan petugas dan keterampilan dalam
pengolahan berkas rekam medis. Sehingga pengelolahan berkas rekam medis
dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya, sehingga tidak terjadi keterlambatan
dan dapat mendapatkan hasil maksimal dalam pemberian pelayanan (Menkes,
2017).
 10

2.4.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan
tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan
tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya
pelayanan kesehatan di rumah sakit (Departemen Kesehatan RI, 2006).
2.4.3 Kegunaan Rekam Medis
Menurut Depkes RI 2006 kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa
aspek, antara lain:
a. Aspek Administrasi
Didalam rekam medis mempunyai nilai administrasi karena isi rekam
medis menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis, para medis dan tenaga kesehatan lainnya dalam
mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis karena
catatan/rekaman tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan
pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien dan
dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui
kegiatan unit medis, manajemen resiko klinis serta keamanan/keselamatan
pasien dan kendali biaya.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nlai hukum karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,
dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti
untuk menegakkan keadilan.
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang karena mengandung
data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai dasar pembiayaan.
 11

e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya
menyangkut data/informasi yang dapat dipergunakan sebagai dasar
penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data/informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan
pelayanan medik yang diberikan pasien. Informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran di bidang kesehatan.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai
sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

2.5 Sistem Penamaan Rekam Medis

Sistem penamaan rekam medis pada dasarnya adalah untuk memberikan
identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu
dengan lainnya, sehingga mempermudah dalam memberikan pelayanan rekam
medis kepada pasien yang datang berobat kerumah sakit. Menurut Departemen
Kesehatan RI 2006, tata cara penulisan nama pasien di rumah sakit meliputi antara
lain :
a. Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih.
b. Penulisan nama sesuai dengan KTP/SIM/PASPOR yang masih berlaku.
c. Keseragaman penulisan nama pasien digunakan ejaan baru yang
disempurnakan dengan menggunakan huruf cetak.
d. Tidak diperkenankan adanya pencantuman jabatan/gelar.
e. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan dalam penulisan nama
pasien.
f. Apabila pasien berkewarganegaraan asing, dalam penulisan namanya harus
disesuaikan dengan paspor yang berlaku di Indonesia.
 12

g. Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai
nama, maka penulisan namanya adalah Bayi Ny xxx.

2.6 Sistem Penomoran Rekam Medis

Penyimpanan berkas rekam medis pada setiap pelayanan kesehatan
disimpan berdasarkan nomor pasien, yaitu nomor rekam medis pasien pada saat
masuk rumah sakit. Penyimpanan secara alpabetes menurut nama-nama pasien
lebih menyulitkan dan memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan
dibandingkan dengan penyimpanan berdasar nomor pasien, jika kartu pasien
hilang, nomor pasien masuk dapat diperoleh dari data dasar pasien yang tersimpan
di dalam sistem. Dengan mengetahui nama lengkap dan tanggal masuk pasien.
tetapi jika menggunakan nomor kartu indeks pasien keluar, sehingga lokasi rekam
medisnya sulit ditemukan. Menurut Departemen Kesehatan RI 2006, ada tiga
sistem pemberian nomor pasien pada saat pasien datang ke unit pelayanan
kesehatan yang umumnya dipakai yaitu :
a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)
Dengan sistem ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap setiap
kunjungan/berobat baik itu ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali.
Maka ia akan mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang telah
diberikan kepada penderita tersebut harus dicatat pada “Kartu Indeks Utama
Pasien” yang bersangkutan.Sedang rekam medisnya disimpan diberbagai
tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya.
b. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Didalam sistem pemberian nomor secara unit ini, pada saat pasien datang
pertama kali untuk berobat jalan maupun rawat inap maka pasien tersebut
akan mendapatkan satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan
dipakai selamanya untuk kunjungan-kunjungan selanjutnya baik untuk
rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke unit-unit penunjang medis dan
instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di suatu rumah sakit,
dan berkas rekam medis pasien tersebut akan tersimpan didalam satu berkas
dengan satu nomor pasien.
 13

c. Pemberian Nomor Cara Seri-Unit (Serial Unit Numbering System)

Sistem pemberian nomor ini merupakan sintesis/gabungan antara sistem
pemberian nomor secara seri dan unit. Setiap pasien berkunjung ke rumah
sakit, maka diberikan satu nomor baru.Tetapi berkas rekam medisnya yang
terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru.
Dengan cara ini terciptalah satu unit berkas rekam medis. Apabila satu
berkas rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor
yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda petunjuk (out
guide) yang menunjukkan kemana berkas rekam medis tersebut telah
dipindahkan.Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat
berkas rekam medis yang lama, dari tiga sistem pemberian nomor diatas
atau yang telah diuraikan diatas, maka Rumah Sakit dan Instansi Pelayanan
Kesehatatan lain dianjurkan untuk menggunkanan Sistem Pemberian Nomor
Secara Unit (Unit Numbering System). Dengan sistem pemberian nomor
secara unit semua pasien akan memiliki satu nomor rekam medis yang
terkumpul dalam satu berkas.
Sistem tersebut secara cepat memberikan kepada rumah sakit/staf medis.
Satu gambaran lengkap mengenai riwayat penyakit, proses pengobatan serta terapi
yang diberikan kepada seorang pasien. Sistem pemberian nomor secara unit akan
menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan rekam medis pasien yang
terpisah-pisah dalam sistem seri. Sistem ini juga menghilangkan kerepotan
mengambil rekam medis lama, untuk disimpan kedalam nomor baru dalam sistem
pemberian nomor secara seri unit.

2.7 Penyimpanan Rekam Medis

Penyimpanan rekam medis adalah kegiatan menaruh berkas-berkas dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara
yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan berkas-berkas tersebut dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Penyimpanan berkas rekam medis di rumah sakit disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir
 14

pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana
dimaksud yaitu rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal
dibuatnya ringkasan tersebut (Menkes, 2008).
Menurut Departemen Kesehatan RI 2006, sebelum menentukan sistem yang
akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui bentuk penyimpanan yang
diselenggarakan didalam pengelolaan instalasi rekam medis. Ada 2 cara
penyimpanan berkas rekam medis didalam penyelenggaraan rekam medis yaitu:
a. Sentralisasi
Penyimpanan berkas rekam medis secara sentral yaitu sistem
penyimpanan berkas rekam medis dengan cara penyimpanan rekam medis
seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat.
b. Desentralisasi
Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi yaitu
sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan cara memisahkan antara
rekam medis polklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Berkas
rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan tempat penyimpanan yang
terpisah.

2.8 Sistem Penjajaran Rekam Medis

Menurut Departemen Kesehatan RI 2006, sistem penyimpanan rekam medis
menurut nomor yang sering dipraktekkan yaitu:
a. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System)
Penyimpanan dengan sistem nomor langsung (Straight Numerical Filling
System) adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara
berturut sesuai dengan urutan nomornya.
Contoh : 46-50-23
46-50-24
46-50-25
 15

46-50-26
b. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System)
Penyimpanan dengan sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System)
adalah penyimpanan rekam medis dimana menggunakan 6 angka, yang
dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka
kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak ditengah dan angka ketiga
adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
Contoh : 46-52-02
47-52-02
48-52-02
49-52-02
c. Sistem Angka Tengah (Midle Digit Filling System)
Penyimpanan dengan sistem angka tengah (Midle Digit Filling System)
adalah penyimpanan rekam medis yang diurut dengan pasangan angka-
angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka
kedua, angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal
ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama. Pasangan
angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka
paling kanan menjadi angka ketiga.
Contoh : 58-78-96
58-78-97
58-78-98
58-78-99

2.9 Peminjaman dan Pengembalian Berkas Rekam Medis

Sistem informasi rekam medis subsistem peminjaman dan pengembalian
berkas rekam medis adalah suatu sistem informasi untuk mengendalikan berkas
rekam medis baik dalam peminjaman dari rak penyimpanan dan pengendalian
berkas rekam medis ke suatu rak penyimpanan.
 16

Menurut Departemen Kesehatan RI 2006, Permintaan-permintaan rutin

terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan
riset, harus ditujukan ke bagian rekam medis setaip hari pada jam yang telah
ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien
perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi) “Kartu
peminjaman Rekam Medis”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama
penderita dan nomor rekam medisnya.
Untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter dan bagian administrasi,
surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas bagian rekam medis sendiri.
Permintaan-permintaan peminjaman rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk
pertolongan unit gawat darurat, unit rawat inap harus dipenuhi sesegera mungkin.
Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dan petugas Instalasi Rekam Medis
harus menulis surat permintaan dari bagian lain yang meminta. Petugas dari
bagian lain yang meminta, harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis
yang diminta ke unit/bagian rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk
satu formulir yang berisi nama penderita dan nmor rekam medis, nama poliklinik
atau nama bagian/orang yang meminjam, tanggal pinjam rekam medis, dan
tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis. Formulir tersebut biasanya
dibuat rangkap tiga, satu ditempelkan pada rekam medisnya, satu disimpan
sebagai tanda bukti keluarnya rekam medis pada rak dimana rekam medisnya
tersebut disimpan dan satu tinggal dipoliknik atau orang yang meminjam berkas
rekam medis tersebut.
Seseorang yang menerima atau meminjam dokumen rekam medis,
berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktu. Dalam
peminjaman harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu untuk satu rekam
medis diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan.Seharusnya setiap
dokumen rekam medis kembali ke rak pada setiap akhir hari kerja, atau membuat
peraturan tentang batas maksimal pengembalian berkas rekam medis rawat jalan
dengan waktu 1 x 24 jam dan rawat inap 2 x 24 jam, tetapi tergantung dari
kebijakan instansi tersebut dalam menentukan berapa lama batas maksimal untuk
pengembalian berkas rekam medis. Sehingga petugas filing dapat mencari
 17

dokumen rekam medis yang diperlukan. Mengingat pentingnya kegunaan rekam

medis, keterlambatan pengembalian berkas rekam medis akan memepersulit
tindakan atau kegiatan bagian unit fungsional pada instansi yang bersangkutan.
Keterlambatan berkas rekam medis yang berlarut akan menyebabkan hilangnya
berkas tersebut (Wardani, 2012).

2.10 Sistem
Menurut Hutahaean (2014) sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Sistem ini
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu
objek nyata, seperti tempat, benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan
terjadi. Dengan demikian sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-
prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu.

2.11 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat
lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Selain itu data juga memegang
peranan yang penting dalam sistem informasi. Data yang akan dimasukkan adalah
sebuah sistem informasi dapat berupa formulir-formulir, prosedur-prosedur dan
bentuk data lainnya (Kristanto, 2018).

2.12 Flowchart
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan
urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analisis dan
 18

programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih

kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam
pengoperasian.Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah
khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut.
Menurut Kristanto (2018) flowchart berfungsi untuk memodelkan masukan,
keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.
Pembuatan flowchart harus memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur
dari sistem atau transaksi. Adapun sismbol-simbol yang sering digunakan dalam
folowchart dapat dilihat pada tabel berikut ini :
Tabel 2.2 Simbol-simbol flowchart (Kristanto, 2018)
Nama Simbol Keterangan

Terminator Permulaan atau akhir program

Garis alir(flow
Arah aliran program
line)

Preparation Proses instalasi atau pemberian harga awal

Process Suatu proses pengolahan data

Data Data Input atau Ouput

Perbandingan pernyataan, pemberian pilihan

Decision untuk langkah selanjutnya.

Menunjukkan sambungan dari flowchart

Penghubung yang terputus dihalaman yang sama atau
dihalaman selanjutnya

Menunjukkan input/output yang

Card
menggunakan card

Display Menunjukkan output yang ditampilkan

Menyatakan suatu tindakan atau proses yang

Manual
dilkaukan secara manual

Memasukkan data secara manual dengan

Manual Input
menggunakan keyboard

Nama Simbol Keterangan

 19

Menunjukkan input/output menggunakan

Drum Magnetik
drum magnetik

Dokumen Input atau output dalam format yang dicetak

2.13 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk
memodelkan sistem seoara logik. Seperti halnya bagan alir dokumen, diagram alir
data pun dapat digunakan baik pada tahap analisis maupun tahap desain, namun
kecenderungan diagram ini lebih cocok digunakan untuk tahap desain karena
dengan diagram tersebut batasan ruang lingkup sistem terlihat sangat jelas
sehingga pekerjaan pengembangan sistem yang dilakukan dapat lebih fokus.
Simbol DFD yang umum dipakai menggunakan teknik Gane atau Sarson,
Kristanto (2018) sebagai berikut:
Tabel 2.3 Simbol-simbol Data Flow Diagram (DFD)
Nama Simbol Keterangan
Berkas atau merupakan komponen yang
Tempat berfungsi untuk
Penyimpanan menyimpan data atau file.
1 Data Store_1
Simbol dari berkas ini
dapat digambarkan dengan
segi empat terbuka.

Aliran Data menggambarkan aliran data

dari satu proses ke proses
lainnya.

Proses Proses atau fungsi yang

mentransformasikan data
secara umum digambarkan
1
dengan segi empat tumpul.
Process_1

Nama Simbol Keterangan

 20

Entiti Luar entiti luar digambarkan

dengan symbol
A K bujursangkar dengan
bayangan di kedua sisinya.
Seringkali entiti luar diberi
Agen Konsumen huruf sebagai identitas
misalnya K untuk
konsumen dan A untuk
agen.
Entiti luar merupakan
sumber atau tujuan dari
aliran data dari atau ke
sistem. Entiti luar
merupakan lingkungan luar
sistem, jadi sistem tidak
tahu mengenai apa yang
terjadi di entiti luar. Entiti
luar bisa digambarkan
secara fisik dengan
sekelompok orang atau
mungkin sebuah sistem
(Gane//Searson).

2.14 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship diagram (ERD) salah satu pemodelan yang sering
digunakan untuk merancang basis data relasional. ERD digunakan untuk
mengembangkan dari desain basis data, menyediakan suatu konsep yang
bermanfaat yang dapat mengubah deskripsi informasi dari apa yang diinginkan
oleh user menjadi hal yang lebih detail dan dapat diimplemasikan ke dalam
DBMS (Kristanto, 2018).
Tabel 2.4Simbol-Simbol Entity Relationship Diagram(ERD)
Nama Simbol Keterangan
Entity (entitas) Objek yang diidentifikasi dan dapat dibedakan
dari objek lainnya dalam lingkungan pemakai

Relationship (relasi) Menunjukkan adanya hubungan yang terjadi

antara dua entitas atau lebih yang dianggap
penting serta harus memelihara dan menyajikan
informasi

Atribute (atribut) Berfungsi mendeskripsikan karakter entitas

(atribut yang berfungsi sebagai key )diberi garis
bawah

Nama Simbol Keterangan

Link (penghubung) Penghubung antara relasi dengan entitas, relasi
 21

dan entitas dengan atribut

Dalam ERD, relasi yang bisa terjadi antara 2 file adalah sebagai berikut:
a. One to one relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding satu
(1:1). Contoh dari hubungan one to many relationship 2 file adalah file
dosen dengan file mahasiswa. Artinya dosen mengajar 1 mahasiswa dan
mahasiswa tersebut hanya diajar oleh 1 dosen tersebut.
b. One to many relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu banding
banding banyak (1:N). Contoh dari hubungan one to many relationship 2
file adalah file dosen dengan file mahasiswa baru dimana dosen tersebut
mengajar di Politeknik Negeri. Artinya dosen mengajar banyak mahasiswa
dan mahasiswa baru yang banyak tersebut hanya diajar oleh 1 dosen
tersebut.
c. Many to many relationship
Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah banyak banding
banyak (N:N).

2.15 Context Diagram (CD)

Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan
hubungan antara entiti luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks
dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem
(Kristanto, 2018).

2.16 Basis Data

Basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas
dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. Sebagai contoh, basis data Politeknik
Negeri berisi informasi mengenai: Entiti, semisal mahasiswa, fakultas, mata
kuliah, dan ruang kelas. Relasi diantara entitas, seperti pengambilan kuliah yang
dilakukan oleh mahasiswa, staf pengajar di prodi dan penggunaan ruang
perkuliahan (Kristanto, 2018).
 22

2.17 Visual Basic 6.0

Menurut Anhar (2016) Visual Basic merupakan bahasa pemograman yang
menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat
program perangkat lunak berbasis GUI (Graphical Use Interface) pada sistem
operasi Microsoft Windows.
Visual Basic 6.0 begitu popular karena menggunakan bahasa basic untuk
pemogramannya dan merupakan bahasa pemograman tingkat awal. Sehingga
lebih mudah dimengerti daripada bahasa-bahasa pemograman lain. Selain itu,
Visual Basic juga memiliki sumber yang begitu melimpah di internet.
Layar awal tampilan Microsoft Visual Basic memiliki beberapa bagian yaitu:
a. Form Designer
Pada form design merancang user interface (pemakai). Untuk
menampilkan layar ini dapat mengklik pada tombol Design View atau
dengan menekan tombol Shift+F7 . Sedangkan untuk layar dapat menekan
tombol F7.
b. Menu Toolbar
Menu standar pada windows, dapat digunakan untuk membuka project,
menyimpan project, menjalankan project, dan sebagainya.
c. Toolbox
Disinilah tempat komponen yang disediakan untuk merancang user
interface. Masing-masing memiliki ciri dan kegunaan.Komponen kita
gunakan sesuai kebutuhan kita.
d. Project Explorer
Disini adalah struktur project yang sedang kita kerjakan. Suatu project
dapat terdiri dari beberapa form.

e. Properties
 23

Pada kolom ini menampilkan properties dari komponen yang sedang

aktif. Property adalah data-data atau karakteristik yang dimiliki oleh suatu
objek komponen.

2.18 Waterfall
Metode air terjun atau yang sering disebut metode waterfall sering
dinamakan siklus hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menggambarkan
pendekatan yang sistematis dan juga berurutan pada pengembangan perangkat
lunak.Model ini adalah model yang muncul pertama kali sekitar tahun 1970
sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak
dipakai didalam Software Engineering (SE). Disebut dengan waterfall karena
tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan
berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap
sebelumnya yaitu tahap requirement.Kelebihan metode waterfall adalah :
a. Mudah diaplikasikan.
b. Semua kebutuhan sistem dapat didefinisikan secara utuh dan benar di awal
project, maka sistem dapat berjalan dengan baik dan tanpa masalah.

Gambar 2.1 Tahapan Metode Waterfall Model Sommervile (2011)

Tahapan metode waterfall menurut (Sommerville, 2011) :
 24

a. Requirements analysis and definition

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data yang diperlukan secara
lengkap untuk memenuhi kebutuhan analisis yang harus dipenuhi.
Melakukan observasi dan wawancara merupakan salah satu teknik dalam
pengumpulan data untuk mempelajari suatu sistem yang akan dibuat. Tahap
ini meliputi identifikasi kebutuhan, yaitu data-data yang peneliti butuhkan
untuk merancang sistem informasi di unit filing seperti data pasien, data
peminjaman dokumen rekam medis, data pengembalian dokumen rekam
medis, data pegawai/karyawan (Rahmadani, 2016).
b. System and software design
Pada tahapan ini, desain dikerjakan setelah kebutuhan selesai
dikumpulkan secara lengkap. Dilakukan pembuatan desain dari program
yang akan dibuat untuk mendukung pembuatan sistem. Tahap ini adalah
mentransiasi kebutuhan perangkat lunak dari tahap Requirements analysis
and definition ke representasi desain dalam bentuk flowchart, context
diagram, data flow diagram dan entity relationship diagram (Rahmadani,
2016).
c. Implementation and unit testing
Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan
menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Hasil dari tahap
ini adalah pemograman Visual Basic 6.0 sesuai dengan desain yang telah
dibuat pada tahap desain (Rahmadani, 2016).
d. Integration and system testing
Penyatuan unit-unit program kemudian diuji secara keseluruhan (system
testing). Setelah sistem pendukung keputusan selesai dibuat maka tahap
selanjutnya adalah tahap mengintegrasikan bagian-bagian program menjadi
satu kesatuan dan melakukan uji coba sistem. Tahap ini fokus untuk uji coba
aplikasi yaitu kepada petugas rekam medis untuk memastikan agar aplikasi
sudah benar-benar layak untuk ditampilkan pada pihak rumah sakit
(Rahmadani, 2016).
 25

Melakukan pengujian secara fungsional dan penanganan error pada

sistem.Tahap pengujian ini dilakukan oleh petugas unit rekam medis untuk
mengetahui sistem informasi sudah benar-benar pantas digunakan kepada
pihak rumah sakit.
e. Operation and maintenance
Tahapan terakhir ini dapat mengoperasikan program dan melakukan
pemeliharaan.Semua fungsi software bebas dari error, dan hasilnya harus
sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya.

2.19 Blackbox Testing

Blackbox Testing merupakan pengujian yang dilakukan dengan mengamati
hasil melalui data uji dan memeriksa fungsi dari perangkat lunak, pengujian yang
dilakukan yaitu menguji antara tampilan serta inputan normal dan inputan yang
tidak sesuai, berdasarkan bukti pengujian dapat diambil kesimpulan bahwa sistem
bisa diterima (Hanifah dkk. 2018).
Blackbox Testing berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat
lunak.Tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan
pengetesan pada spesifikasi fungsional program. Black Box Testing cenderung
untuk menemukan hal-hal berikut:
a. Fungsi yang tidak benar atau tidak ada.
b. Kesalahan antarmuka (interface errors).
c. Kesalahan pada struktur data dan akses basis data.
d. Kesalahan performansi (performance errors).

2.20 Penelitian Kualitatif

Penelitian kualitatif adalah peneliti bertindak sebagai instrumen sekaligus
pengumpul data. Instrumen selain manusia (seperti: pedoman wawancara,
pedoman observasi dan dokumentasi) dapat pula digunakan, tetapi fungsinya
terbatas sebagai pendukung tugas peneliti sebagai instrumen kunci. Oleh karena
itu dalam penelitian kualitatif kehadiran peneliti adalah mutlak, karena peneliti
 26

harus berinteraksi dengan lingkungan baik manusia dan non manusia yang ada
dalam kancah penelitian (Wahidmurni, 2017).

2.21 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data, Wahidmurni (2017) mengatakan teknik
pengumpulan data secara teoritis dengan penjelasan langkah yang paling strategis
dalam penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan
data.Pengumpulan data berdasarkan tekniknya, yaitu melalui wawancara,
observasidan dokumentasi. Macam-macam teknik pengumpulan data adalah:
a. Wawancara
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti
ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang
harus diteliti.Peneliti juga ingin mengetahui hal-hal dari responden yang
lebih mendalam. Pengertian wawancara adalah pertemuan dua orang atau
lebih untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat
dikonstruksikan makna dalam suatu topik. Hasil wawancara segera harus
dicatat setelah selesai melakukan wawancara untuk menghindari lupa
bahkan hilang.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan cara observasi akan memperoleh
pengalaman langsung. peneliti melihat berdasarkan data dan fakta mengenai
dunia kenyataan yang terjadi melalui observasi tersebut. Data dikumpulkan
dengan bantuan alat yang canggih seperti rekaman yang sangat kecil.
c. Dokumentasi
Dokumentasi, berasal dari kata dokumen, yang artinya barang-barang
tertulis. Didalam melaksanakan metode dokumentasi, penelitian menyelidiki
benda-benda tertulis seperti buku-buku, dokumen, peraturan-peraturan,
notulen rapat dan sebagainya. Hasil penelitian dari observasi dan wawancara
akan lebih dapat dipercaya jika didukung oleh pribadi kehidupan atau bukti
dokumen yang ada.
 27

d. Focus Group Discussion (FGD)

Metode Focus Group Discussion merupakan salah satu strategi untuk
mengumpulkan data yang melibatkan interaksi sosial diantara para individu
dalam suatu diskusi Metode ini terbukti banyak digunakan untuk
pengumpulan data di berbagai penelitian kualitatif. Kekuatan utama metode
FGD adalah kemampuan menggunakan interaksi antar partisipan untuk
memperoleh kedalaman dan kekayaan data yang lebih padat yang tidak
diperoleh dari hasil wawancara mendalam (Afiyanti, 2008).
 28

2.22 Kerangka Konsep

INPUT
Requirments Analysis and Definition :
1. Data Petugas
2. Data Pasien
3. Data Unit
4. Data Rak
5. Data Dokter

PROSES
1. System and Software Design
a. Membuat desain interface
b. Membuat flowchart sistem
c. Membuat context diagram
d. Membuat DFD
e. Membuat ERD
2. Implementation and Unit Testing
a. Pengkodean menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0
3.Integration and System Testing
a. Pengujian dengan blackbox testing

4. Operation and Maintenance

OUTPUT
Sistem Informasi Rekam Medis Bagian Filing
di Rumah Sakit Citra Husada
Kabupaten Jember

Gambar 2.2 Kerangka Konsep

Keterangan:
= Diteliti
= Tidak diteliti
 29

Kerangka konsep pada gambar 2.2 diatas, dalam penelitian ini terdiri dari tiga
tahap yang meliputi:
a. Input
Tahap input yaitu Requirments Analysis and Definition merupakan tahap
dimana peneliti mengidentifikasi dan mendeskripsikan segala yang di
butuhkan dalam proses pembuatan sistem informasi rekam medis bagian
filing seperti data petugas, data sosial pasien, data unit, data rak, data dokter.
Sebagai berikut :
1) Data petugas
Data petugas adalah data yang didapat dari petugas yang ada di rumah
sakit citra husada untuk kebutuhan pengisian data master petugas yang
bertujuan untuk sebagai data peminjam berkas rekam medis.
2) Data pasien
Data Pasien adalah data untuk memasukkan data pasien yang di simpan
pada sistem informasi rekam medis bagian filing, yang bertujuan
mengetahui pencarian data pasien secara otomatis untuk meminjam berkas
rekam medis.
3) Data unit
Data unit adalah data yang berisi kode rawat jalan dan rawat inap yang
bertujun untuk membedakan dan mengetahui jenis perawatan apa dan
instalasi mana yang dituju pasien saat melakukan transaksi peminjaman
maupun pengembalian berkas rekam medis yang dilakukan oleh petugas.
4) Data rak
Data rak adalah data yang berisi nomor rak, yang berguna untuk
mempermudah petugas dalam mengembalikan berkas rekam medis dirak
penyimpanan rekam medis. Bertujuan untuk menghindari masalah salah
letak dalam pengembalian berkas rekam medis dirak penyimpanan berkas
rekam medis.
 30

5) Data dokter
Data dokter adalah data nama dokter yang memeriksa pasien, yang
bertujuan untuk mengetahui nama dokter yang melakukan pemeriksaan
pada pasien tersebut.
b. Proses
Adapun yang merupakan prosesnya adalah sebagai berikut :
1) System and SoftwareDesign
Tahap ini membuat desain kebutuhan perangkat lunak dari tahap
sebelumnya Requirements Analysis and Definition dalam bentuk
flowchart menggunakan Microsoft visio 2007. Data flow diagram,
context diagram, dan entity relationship diagrammenggunakan sybase
power designer 16.5 serta desain interface untuk sistem informasi
rekam medis bagian filing.
2) Implementation and Unit Testing
Tahap tersebut membuat sistem informasi berbasis desktop
menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0.Hasil tahap ini
adalah sistem informasi rekam medis bagian filing sesuai dengan
desain yang telah dibuat.Setelah tahap implementasi selesai, maka
sistem informasi rekam medis bagian filingsiap dilakukan pengujian.
3) Integration and system Testing
Tahap ini melakukan pengecekan kesalahan dan memastikan hasil
output sesuai dengan pembuatan sistem informasi yang
diinginkan.Sistem informasi rekam medis bagian filing siap
dioperasikan dan diuji secara keseluruhan dengan pengujian blackbox
testing.
c. Output
Hasil akhir dari proses tersebuat adalah sistem informasi rekam medis
bagian filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember.
 BAB 3. METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Penelitian dengan judul “Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis Bagian
Filingdi Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember” menggunakan penelitian
kualitatif. Dalam penelitian ini menggunakan perancangan pemrograman
terstruktur dengan metode waterfall.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Judul penelitian yang berjudul Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis
Bagian Filingdi Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember. Waktu penelitian
ini dilaksanakan pada bulan Mei 2019 sampai bulan Desember 2019. Lokasi
penelitian di Rumah Sakit Citra Husada yang beralamat Jl. Teratai No.22 Jember.

3.3 Unit Analisis

Penelitian ini tidak menggunakan sampel dan populasi penelitian tetapi
menggunakan unit analisis. Unit analisis dalam penelitian ini berguna untuk
memperoleh informasi terkait dengan penelitian yang dilakukan, dalam hal ini
peneliti menggunakan subjek dan objek penelitian.
3.1.1 Subjek Penelitian
Subjek dalam penelitian ini adalah petugas rekam medik bagian unit humas
dan rekam medis. Peneliti juga melakukan FGD pada petugas dirumah sakit yang
berjumlah 4 orang dengan keterangan bagian petugas unit humas dan rekam
medis, petugas pendaftaran, petugas rawat jalan dan rawat inap sebagai responden
yang mengikuti jalannya diskusi.
3.1.2 Objek Penelitian
Objek dalam penelitian ini adalah rekam medis bagian filing Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember.

31
 32

3.4 Alat dan Bahan

3.4.1 Alat
Adapun alat yang digunakan dalam penelitian yang berjudul Pembuatan
Sistem Informasi Rekam Medis Bagian Filingdi Rumah Sakit Citra Husada
Kabupaten Jemberadalah terdiri dari:
a. Perangkat Keras
1) Laptop
2) Processor Intel® Celeron® Processor 1007U (2M Cache, 1.50 GHz) 
3) Ram 2 GB
4) Flashdisk
b. Perangkat Lunak
1) Sistem operasi Winndows 8.
2) Microsoft Word 2007 sebagai sistem pengolah data.
3) Micrososft Visio 2007 sebagai pembuat sistem flowchart.
4) Sybase Power Designer 16.5 sebagai pembuat DFD dan ERD.
5) Visual Basic 6.0 untuk membuat aplikasi rekam medis bagian filing.
3.4.2 Bahan
Bahan yang digunakan dalam Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis
Bagian Filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jemberadalah sebagai
berikut :
a. Data petugas
b. Laporan data kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap bulan
Januari,Februari,Maret 2019 di Rumah Sakit Citra Husada.
c. Buku ekspedisi Peminjaman menggunakan Microsoft excel rawat jalan dan
rawat inap bulan Januari,Februari,Maret 2019 di Rumah Sakit Citra Husada.
d. Buku duplikasi No.RM rawat jalan dan rawat inap bulan
Januari,Februari,Maret 2019 di Rumah Sakit Citra Husada.
 33

3.5 Metode Pengumpulan Data

3.5.1 Wawancara
Pengumpulan data dengan wawancara adalah melakukan sesi tanya jawab
kepada narasumber mengenai segala sesuatu yang dibutuhkan dalam penelitian.
Wawancara dilakukan pada tanggal 4 mei 2019 dengan narasumber yaitu petugas
rekam medis bagian unit humas dan rekam medis. Setelah dilakukannya
wawancara, pertanyaan yang diajukan dalam sesi wawancara merupakan
informasi yang dibutuhkan dalam Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis
Bagian Filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember. Pengumpulan
data wawancara meliputi kebutuhan dan berlangsung bersamaan dengan proses
pelaksanaan observasi.
3.5.2 Observasi
Pengumpulan informasi yang dilaksanakan dengan pengamatan langsung ke
Rumah Sakit Citra Husada, kegiatan ini dilakukan sebagai penunjang yang
bertujuan untuk mengetahui kebutuhan-kebutuhan fungsional maupun non
fungsional dalam pembuatan sistem informasi rekam medis bagian filing.
3.5.3 Focus Group Discussion (FGD)
Focus Group Discussion (FGD) dilakukan pada saat perancangan sistem
informasi rekam medis bagian filing telah selesai dibuat oleh peneliti dan
bertujuan dari sistem informasi yang telah dibuat adakah tambahan item ataupun
form untuk lebih bisa mempermudah petugas dalam pengoperasian sistem
informasi yang digunakan.
3.5.4 Dokumentasi
Dokumentasi yang dilakukan peneliti pada saat observasi awal untuk
mendokumentasi buku ekspedisi dalam bentuk excel, buku duplikasi No.RM dan
ruangan penyimpanan berkas rekam medis.

3.6 Instrumen penelitian

Instrumen pengumpulan data adalah alat bantu yang dipilih dan digunakan
oleh peneliti dalam kegiatannya mengumpulkan agar kegiatan tersebut menjadi
 34

sistematis dan dipermudah. Instrumen penelitian dalam penelitian ini adalah

pedoman wawancara, lembar observasi, lembar Focus Group Discussion (FGD).
3.6.1 Pedoman wawancara
Pedoman wawancara berisi daftar pertanyaan yang digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan pengguna dan informasi data untuk mendukung
dalam Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember.
3.6.2 Lembar observasi
Lembar observasi berisi daftar check list yang akan digunakan peneliti
untuk mengetahui data yang dibutuhkan dalam kelancaran selama penelitian
terkait Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember.
3.6.3 Pedoman Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD)
Lembar Focus Group Discussion (FGD) adalah pengumpulan data yang
dilakukan dengan sebuah forum diskusi kelompok.Tujuan utama diskusi ini yaitu
untuk memperoleh data berupa masukan maupun informasi sebanyak-banyaknya
tentang suatu tema yang disajikan fokus penelitian.
 35

3.7 Tahapan Penelitian

Dalam pelaksanaan penelitian, peneliti merancang aplikasi penyimpanan
berkas rekam medis di Rumah Sakit Citra Husada dengan tahapan-tahapan alur
kegiatan sebagai berikut:

Studi pendahuluan Identifikasi masalah Studi literatur

Rumusan masalah

Tujuan penelitian

Pengumpulan Data

Requirments Analysis and

Definition

System and Software Design :

1. Membuat desain interface
2. Membuat flowchart sistem
3. Membuat context diagram
4. Membuat DFD
5. Membuat ERD

Implementation and Unit Testing :

Pengkodean menggunakan bahasa
pemograman Visual Basic 6.0

Integration and System Testing :

Pengujian dengan blackbox
testing

Melakukan Focus Group

Discussion (FGD)

Hasil dan pembahasan

Kesimpulan dan saran

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian

 36

Penjelasan dari alur penelitian yang dilakukan dapat dijelaskan sebagai

berikut :
a. Studi pendahuluan
Studi pendahuluan merupakan pengumpulan data dan mendapatkan
informasi secara langsung di Rumah Sakit Citra Husada untuk
menyelesaikan permasalahan yang diteliti oleh peneliti.
b. Studi literatur
Studi literatur merupakan studi yang dilakukan peneliti untuk mencari
informasi dengan cara studi buku skripsi, jurnal, buku yang terkait dengan
penelitian . Studi ini dimaksudkan untuk menentukan metode dan hal lain
terkait penelitian.
c. Identifikasi masalah
Mengidentifikasi dan menganalisis masalah terkait di unit filing rekam
medis yang ada dalam bagian filing yang telah dijelaskan pada latar
belakang.
d. Rumusan masalah
Rumusan masalah merupakan bagaimana merumuskan suatu
permasalahan dan bagaimana merumuskan solusi dari permasalahan yang
ada di rekam medis bagian filing Rumah Sakit Citra Husada.
e. Tujuan penelitian
Tujuan penelitian merupakan rumusan kalimat yang menunjukkan
adanya hasil dan menjelaskan suatu penyelesaian masalah yang ada selama
penelitian berlangsung.
f. Pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukannya dengan cara wawancara, observasi dan
dokumentasi. Pengumpulan data bertujuan untuk mengetahui keadaan dan
kebutuhan terkait sistem informasi rekam medis bagian filing di Rumah
Sakit Citra Husada Kabupaten Jember.
g. Metode waterfall
Merupakan metode yang digunakan sebagai pedoman untuk tahapan
penelitian. Tahapan metode waterfall sebagai berikut:
 37

1) Requirements Analysis and Definition

Analisa data yang dipakai mengacu pada hasil observasi dan wawancara
yang telah dilakukan saat program aplikasi selesai untuk mendapatkan hasil
yang dibutuhkan pada sistem informasi dalam bentuk item-item, tabel,
gambar desain sistem informasi bagian filing rekam medis.
2) System and Software Design
Desain adalah tahapan yang menentukan dibuat arsitektur sistem secara
keseluruhan, perancangan melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi
sistem perangkat lunak yang mendasar dan hubungan-hubungannya.
Tahapan ini dilakukannya pembuatan flowchart, CD, DFD, dan ERD.
Apabila dalam tahap ini sudah memenuhi sesuai yang diinginkan maka
dapat melanjutkan penelitian ke tahap berikutnya, dan apabila masih belum
memenuhi maka peneliti dapat kembali ke tahap sebelumnya untuk
melengkapi bagian yang masih kurang.
3) Implementation and Unit Testing
Pengkodean yaitu proses memsaukkan kode-kode atau script program ke
perangkat lunak atau ke dalam bahasa pemograman Visual Basic
Berdasarkan desain yang telah dibuat.
4) Integration and system Testing (integrasi dan pengujian sistem)
Tahap pengujian ini dilakukan oleh petugas unit rekam medis sebagai
user untuk memastikan agar sistem informasi yang dibuat oleh penulis
terdapat error atau tidak. Uji coba aplikasi ini untuk memastikan agar
aplikasi sudah benar-benar layak untuk digunakan pada pihak rumah sakit.
h. Melakukan Focus Group Discussion (FGD)
Focus group discussion dilakukan dengan diskusi kelompok terarah yang
digunakan mengambil data dari sekelompok orang berdasarkan hasil diskusi
yang terfokus pada suatu permasalahan. Tujuan focus group discussion
adalah mendapatkan informasi tentang suatu permasalahan yang dijadikan
fokus penelitian melaui diskusi kelompok.
 38

i. Hasil dan pembahasan

Merupakan tahapan dimana peneliti membahas hasil tahapan dari
tahapan waterfall berupa analisis kebutuhan user, desain dari perancangan
sistem informasi di unit bagian filing rekam medis, coding yang
ditranslasikan ke dalam Micrososft Visual Basic dan pengujian terhadap
program untuk mengetahui error pada program yang akan dibuat.
j. Kesimpulan dan saran
Merupakan tahapan dalam menarik kesimpulan dari penelitian yang telah
dilaksanakan serta memberikan saran kepada Rumah Sakit Citra Husada
Kabupaten Jember sebagai objek penelitian ini.

3.8 Definisis Istilah

Tabel 3.1 Definisi Istilah
Variabel Definisi Istilah Indikator Cara Pengumpulan
Data
INPUT
a. Requirements 1.Data petugas Data Petugas berisi 1. Wawancara
Analysis and Data petugas adalah nama, jenis kelamin, 2. Observasi
Definition data untuk membuat alamat, tempat lahir,
username dan tanggal lahr, jabatan.
password baru untuk
menambah petugas
yang menggunakan
sistem informasi
rekam medis bagian
filing.
2.Data Pasien Data Pasien berisi 1. Wawancara
Data Sosial Pasien No.RM, nama, 2. Observasi
adalah data untuk tempat lahir, tanggal
memasukkan data lahir, jenis kelamin,
pasien yang di alamat, rak.
simpan pada sistem
informasi rekam
medis bagian filing.
3.Data Unit Data unit berisi kode 1. Wawancara
Data unit adalah data rawat jalan atau 2. Observasi
yang berisi kode rawat inap, nama
rawat jalan dan rawat rawat jalan atau
inap guna untuk rawat inap.
membedakan jenis
perawatan pasien.
 39

Variabel Definisi Istilah Indikator Cara Pengumpulan

Data
INPUT
a. Requirements 4.Data Rak Data rak berisi kode 1.Wawancara
Analysis and Data rak adalah data rak, nama rak, nomer 2. Observasi
Definition yang berisi nomer rak rak.
guna mempermudah
petugas
mengembalikan
berkas dirak
penyimpanan rekam
medis, sehingga
terhindar dari
masalah salah letak
dalam pengembalian
berkas rekam medis
dirak.
5.Data Dokter Data dokter berisi 1.Wawancara
Data dokter adalah kode dokter, nama 2. Observasi
data nama dokter dokter.
yang memeriksa
pasien, jadi guna
untuk mengetahui
siapa nama dokter
yang memeriksa
pasien.
PROSES

b.System and Merancang desain flowchart,DFD,ERD 1. Wawancara

Software Design sistem informasi dan desain interface. 2. Observasi
rekam medis bagian 3. FGD
filing.
c.Implementation Mengimplementasi Visual Basic 6.0 1. Wawancara
and Unit Testing sistem informasi 2. FGD
rekam medis bagian
filingyang dirancang
ke dalam kode-kode
dengan bahasa
pemograman.
d.Integration and Tahap integrasi dan Pengujian dengan 1. Wawancara
System Testing pengujian sebagai blackbox testing 2. Observasi
sistem yang lengkap 3. FGD
untuk menjamin
bahwa persyaratan
sistem telah
terpenuhi.
OUTPUT
Sistem Informasi Pembuatan Hasil rencana
rekam medis menghasilkan sistem sesuai kebutuhan,
bagian filing. informasi rekam desain sistem, dan
medis bagian filing. implementasi.
 40

3.9 Map Menu

3.9.1 Map Menu Petugas filing
Data Petugas

Data Pasien

Data Unit

Data Master Data Rak

Data Dokter

Peminjaman Cetak Tracer

Sistem Informasi
Rekam Medis Sub Login Transaksi Pengembalian
Bagian filing

Penyimpanan Scan Berkas

Laporan Per
Unit
Laporan
Peminjaman

Laporan Total
Laporan Per Unit

Laporan Per
Unit

Laporan
Pengembalian

Laporan Total

Log Out

Gambar 3.2 Map Menu Petugas filing

Pada gambar 3.2 merupakan map menu sistem informasi rekam medis sub
bagian filing. Pada sistem tersebut terdapat 3 bagian pokok diantaranya menu
master, transaksi dan laporan yang terdiri dari:
 41

a. Login
Menu yang digunakan untuk akses masuk petugas penyimpanan dengan
menggunakan username dan password tertentu.Berguna untuk membatasi
pihak yang tidak berkepentingan untuk masuk.
b. Master
Merupakan data yang ada dalam master suatu program sistem informasi
yang berfungsi untuk mengetahui dari awal dokumen rekam medik. File
master yang ada didalamnya yaitu: data petugas, data pasien, data unit, data
rak, data dokter.
c. Transaksi
Transaksi merupakan data dimana dokumen rekam medis keluar dari unit
penyimpanan.Untuk keperluan pasien pada saat melakukan pemeriksaan
ataupun pengembalian berkas rekam medis ketika pasien selesai melakukan
pemeriksaan. Yang ada didalamnya yaitu : data peminjaman berkas rekam
medis, data pengembalian rekam medis, data peyimpanan berkas rekam
medis.
d. Laporan
Merupakan data yang ada untuk mempermudah petugas penyimpanan
dalam proses membuat laporan seperti data laporan peminjaman berkas
rekam medis (berdasarkan nama petugas, nama peminjam, No.RM, nama
pasien, rak, nama dokter, jenis perawatan, asal berkas, tanggal keluar berkas
dari RM, tanggal masuk berkas ke RM, total peminjaman berkas rekam
medis). Laporan pengembalian berkas rekam medis (berdasarkan nama
petugas, nama peminjam, No.RM, nama pasien, rak, nama dokter, jenis
perawatan, asal berkas, tanggal keluar berkas dari RM, tanggal masuk
berkas ke RM, total pengembalian berkas rekam medis tepat waktu dan
tidak tepat waktu).

3.9.2 Map Menu Petugas Peminjam

 42

Data
peminjaman
Peminjaman

Sistem Informasi
Data
Rekam Medis Sub Login Pengembalian
Pengembalian
Bagian filing

Log Out

Gambar 3.3 Map Menu Petugas Peminjam

Pada gambar 3.3 merupakan map menu sistem informasi petugas peminjam
berkas rekam medis. Pada sistem tersebut terdapat 3 petugas peminjam berkas
rekam medis antara lain petugas pendaftaran, petugas poli, petugas rawat inap.
Disistem informasi petugas peminjam, terdapat menu peminjaman yang berfungsi
untuk menginputkan data peminjaman berkas pada pasien.
 43

3.10 Desain Interface

3.10.1 Desain Interface petugas filing rekam medis

Gambar 3.4 Desain Interface halaman login petugas filing rekam medis

Gambar 3.5 Desain Interface halaman depan petugas filing rekam medis
 44

Gambar 3.6 Desain Interface halaman jatuh tempo peminjaman berkas rekam
medis

Gambar 3.7 Desain Interface halaman data master, input data petugas
 45

Gambar 3.8 Desain Interface halaman data master, input data pasien

Gambar 3.9 Desain Interface halaman data master, tambah data unit (rawat jalan)
 46

Gambar 3.10 Desain Interface halaman data master, tambah data unit (rawat inap)

Gambar 3.11 Desain Interface halaman data master, tambah data rak
 47

Gambar 3.12 Desain Interface halaman data master, tambah data dokter

Gambar 3.13 Desain Interface halaman transaksi, peminjaman berkas rekam

medis
 48

Gambar 3.14 Desain Interface halaman transaksi, pengembalian berkas rekam

medis

Gambar 3.15 Desain Interface halaman transaksi, penyimpanan berkas rekam

medis
 49

Gambar 3.16 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman per unit (rawat

jalan)

Gambar 3.17 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman total per unit

(rawat jalan)
 50

Gambar 3.18 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman per unit (rawat

inap)

Gambar 3.19 Desain Interfacehalaman laporan, peminjaman total per unit (rawat
inap)
 51

Gambar 3.20 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian per unit (rawat

jalan)

Gambar 3.21 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian total per unit

(rawat jalan)
 52

Gambar 3.22 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian per unit (rawat

inap)

Gambar 3.23 Desain Interfacehalaman laporan, pengembalian total per unit

(rawat inap)
 53

3.10.2 Desain Interface petugas Peminjam berkas rekam medis

Gambar 3.24 Desain Interface halaman login petugas peminjam berkas rekam
medis

Gambar 3.25 Desain Interface halaman depan petugas peminjam berkas rekam
medis
 54

Gambar 3.26 Desain Interface halaman jatuh tempo peminjaman berkas rekam
medis

Gambar 3.27 Desain Interface halaman peminjaman berkas rekam medis

 55

Gambar 3.28 Desain Interface halaman Pengembalian Berkas Rekam Medis

 56

DAFTAR PUSTAKA

Afiyanti, Y. (2008). Focus Group Discussion (Diskusi Kelompok Terfokus)

sebagai Metode Pengumpulan Data Penelitian Kualitatif. Jurnal
Keperawatan Indonesia, 12(1), 58–62. https://doi.org/10.7454/jki.v12i1.201
Anhar. (2016). Kumpulan Source Code Visual Basic 6.0 Untuk Skripsi. Retrieved
from https://books.google.co.id/books?
id=XYpKDwAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=visual+basic+6.0&hl=id&
sa=X&ved=0ahUKEwill_6xv53iAhUTEnIKHShWCkAQ6AEILTAB#v=on
epage&q=visual basic 6.0&f=false
Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
Rumah Sakit Di Indonesia. Retrieved from Departemen Kesehatan RI
website: https://dokumen.tips/documents/pedoman-penyelenggaraan-rekam-
medis-rs-2006pdf.html
Hanifah, A. P., Fitrisia, Y., & Hajar, D. (2018). Sistem Informasi Pelayanan
Klinik Berbasis Web (Studi Kasus: Klinik Annisa Medika 2). Jurnal RESTI
(Rekayasa Sistem Dan Teknologi Informasi), 2(3), 668–673.
https://doi.org/10.29207/resti.v2i3.513
Hutahaean, J. (2014). Konsep Sistem Informasi. Retrieved from
https://books.google.co.id/books?
hl=id&lr=&id=o8LjCAAAQBAJ&oi=fnd&pg=PR7&dq=pengertian+sistem
+menurut+para+ahli&ots=t_vdzkQUfG&sig=3Gv6uJVKLYhUzWeMS-
3Nq0i_Ef4&redir_esc=y#v=onepage&q=pengertian sistem menurut para
ahli&f=false
Kristanto, A. (2018). Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasi. Yogyakarta:
Gava Media.
Kusumaningtias, P. (2017). Pengembangan Sistem Informasi Penyimpanan
Berkas Mekam Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Tongas Probolinggo.
Politeknik Negeri Jember.
Menkes, R. (2008). Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam
Medis (pp. 1–7). pp. 1–7. Jakarta.
Menkes, R. (2014). Permenkes Nomor 56 Tahun 2014 Tentang Klasifikasi Dan
Perizinan Rumah Sakit. Jakarta.
Menkes, R. (2017). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
377/Menkes/SKIII Tentang Standar Profesi Rekam Medis Dan Informasi
Kesehatan. Retrieved from
https://rusmanefendi.files.wordpress.com/2010/11/standar-profesi-perekam-
medis.pdf
Rahmadani, S. A. (2016). Perancangan Informasi Rekam Medis Sub Bagian
Filing Di RS IA Srikandi IBI Jember Tahun 2016. Politeknik Negeri Jember.
RI, U. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009
Tentang Rumah Sakit. Retrieved from https://ngada.org/uu44-2009bt.htm
Sommerville, I. (2011). Software Engineering (9th ed.). Boston: Person
 57

Education.
Wahidmurni. (2017). Pemaparan Metode Penelitian Kualitatif. UIN MAulana
MAlik Ibrahim Malang.
Wardani, D. A. (2012). Dokumen Rekam Medis Di Unit Filing Rumah Sakit
Umum Daerah Pandan Arang Boyolali Tahun 2012. 59–71.
Yani, A. (2018). Pemanfaatan Teknologi Dalam Bidang Kesehatan Masyarakat.
Jurnal Kesehatan Masyarakat, 8(1), 97.
https://doi.org/10.31934/promotif.v8i1.235
 58

LAMPIRAN
 59

Lampiran 1.Surat Ijin Studi Pendahuluan

Lampiran 2.Surat balasan

 60

Lampiran 3.Informed Consent

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis
Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

INFORMED CONSENT
Assalamualaikum Wr. Wb.
Yang terhormat bapak/ibu sebagai responden dalam penelitian ini.
Saya bernama Muzaffatul Hasan / G41160630 adalah mahasiswi dari D-IV
Rekam Medik Jurusan Kesehatan Politeknik Negeri Jember. Penelitian ini
dilakukan sebagai salah satu kegiatan dalam menyelesaikan proses belajar di D-IV
Rekam Medik Jurusan Kesehatan Politeknik Negeri Jember.
Tujuan dari wawancara, observasi dan dokumentasi ini adalah untuk
mengetahui kebutuhan terkait Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis Bagian
Filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember.Untuk keperluan tersebut,
saya mohon bapak/ibu bersedia menjadi responden dalam penelitian ini.
Identitas pribadi sebagai responden akan dirahasiakan dan semua informasi
yang diberikan hanya akan digunakan untuk pendukung data dalam penelitian ini.
Jika ada hal yang kurang dipahami, bapak/ibu dapat bertanya langsung kepada
peneliti.
Atas perhatian dan kesediaan bapak/ibu menjadi responden dalam penelitian
ini, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat Saya,
Peneliti

Muzaffatul Hasan
NIM G41160630
 61

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

INFORMED CONSENT
Dengan ini saya menyatakan secara sukarela untuk ikhlas mengisi lembar
observasi dan wawancara ini.
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama :
Umur :
Jenis Kelamin :
Alamat :
Bersedia untuk dijadikan subyek dalam penelitian dari:
Nama : Muzaffatul Hasan
NIM : G41160630
Jurusan/Prodi : Kesehatan/Rekam Medik
Dengan judul skripsi ”Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis Bagian
Filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember”.

Jember,........................2019
Responden

(.................................)

Lampiran 4. Pedoman Wawancara

 62

PEDOMAN WAWANCARA

Responden yang saya hormati.

Tujuan wawancara ini adalah untuk mengetahui dan memperoleh garis-garis
besar permasalahan serta hal-hal yang berkaitan dengan sistem informasi rekam
medis bagian filing di rumah sakit citra husada kabupaten jember.
Responden, sebagai bagian dari rencana penelitian yang telah dikembangkan
dengan baik, sehingga peran serta responden akan sangat membantu kami dalam
mencapai tujuan penelitian ini. Semua informasi yang diberikan oleh responden
akan dirahasiakan dan hanya digunakan sebagai bahan dari penelitian.
Kami mohon, responden menjawab pertanyaan-pertanyaan yang kami ajukan
dengan bebas dan tulus iklas sesuai dengan pendapat responden.
Petunjuk pengisian:
1. Pengisian lembar wawancara ini semata-mata untuk tujuan ilmiah dan
pengembangan ilmu pengetahuan, semua pilihan jawaban anda akan
dirahasiakan oleh peneliti.
2. Setiap pertanyaan telah disediakan oleh peneliti, dan peneliti memohon
responden harus menjawab dengan keadaan yang sebenarnya telah terjadi
tanpa adanya rekayasa.

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

Lampiran 5. Lembar Wawancara

 63

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

N Pertanyaan Responden Hasil

o
Berapa jumlah kunjungan pasien Petugas Rekam Medis
1. rawat jalan dan rawat inap bagian unit humas dan
perbulan? rekam medis.
2. Standar Operasional Prosedur Petugas Rekam Medis
(SOP) penyimpanan di Rumah bagian unit humas dan
Sakit Citra Husada? rekam medis.

3. bagaimana sistem penyimpanan, Petugas Rekam Medis

sistem penomoran, sistem bagian unit humas dan
penamaan rekam medis? rekam medis.
4. apakah terdapat kesulitan saat Petugas Rekam Medis
pencarian rekam medis? bagian unit humas dan
rekam medis.
5. kendala kendala apa yang Petugas Rekam Medis
bagian unit humas dan
terdapat dalam sistem
rekam medis.
penyimpanan diantaranya berapa
persen tingkat terjadinya misfile,
keterlambatan waktu
pengembalian,berkas rekam
medis yang terselip, duplikasi
berkas rekam medis?
6. Ada berapa rak berkas rekam Petugas Rekam Medis
bagian unit humas dan
medis di Rumah Sakit Citra
rekam medis.
Husada?
 64

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember
 65

Lampiran 6. Lembar Observasi

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember
 66

Penelitian ini melakukan observasi pada objek yang diteliti yaitu pada
pembuatan sistem informasi penyimpanan berkas rekam medis yang digunakan
pada tempat penelitian. Berikut lembar observasi dan hasilnya:
No Unsur yang
Ya Tidak Keterangan
diteliti

SOP pada
penyimpanan berkas
1. rekam medis Rumah
Sakit Citra Husada
Kabupaten Jember

Alur yang sedang

berjalan pada
penyimpanan berkas
2. rekam medis di
Rumah Sakit Citra
Husada Kabupaten
Jember
Sistem Informasi
yang berjalan di
3.
penyimpanan rekam
medis

Lampiran 7. Lembar Dokumentasi

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

NO Sumber Hasil
 67

Dokumentasi
1 Tracer Rekam
Medis
 68

2 Jumlah Kinjungan
Pasien Rawat Inap

3 Jumlah Kinjungan
Pasien Rawat Inap

4 Ruangan
Penyimpanan Rak
Rekam Medis
 69

5 SOP Penyimpanan

6 Buku Duplikasi RM
 70

7 Buku
Ekspedisi(Microsoft
Excel)
 71

Lampiran 8. Pedoman Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD)

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis
Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

PEDOMAN PELAKSANAAN FOCUS GROUP DISCUSSION(FGD)

1. FGD dilaksanakan sebagai alat penelitian.
2. FGD merupakan forum diskusi kelompok untuk menggali pendapat dari
peserta tentangrekam medis bagian filing di Rumah Sakit Citra Husada
Kabupaten Jember.
3. FGD dilakukan perekaman dalam tape recorder, pencatatan, kamera
dengan sebelumnya meminta ijin pada peserta.
4. Segala hal dalam FGD merupakan masukan bagi peneliti dan tidak akan
menjadi konsumsi publik.
5. Peserta FGD terdiri dari :
a. Seorang moderator, yang bertindak sebagai pemandu FGD sehingga
tetap pada topik permasalahan utama. Moderator adalah peneliti.
b. Seorang notulen, yang mencatat hal penting dalam FGD.
c. Peserta aktif yaitu petugas rekam medis.
6. FGD dilakukan satu kali dengan waktu sekitar 60 menit bertempat di
Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember.

Lampiran 9. Lembar Pelaksanaan Focus Group Discussion (FGD)

 72

Pembuatan Sistem Informasi Rekam Medis

Bagian Filing di Rumah Sakit
Citra Husada Kabupaten Jember

LEMBAR PELAKSANAAN FOCUS GROUP DISCUSSION (FGD)

1). Informan :
2). Waktu Pelaksanaan :
3). Tempat :
4). Permasalahan : Tidak ada sistem informasi rekam medis bagian
filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten
Jember.

No Pokok Diskusi Analisa dan Saran

.
1. Bagaimana saran anda mengenai pembuatan
aplikasi sistem informasi rekam medis bagian
filing di Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten
Jember ?
2. Anda selaku pengguna sistem, bagaimanakah
tampilan / interface yang anda inginkan ?
3. Menu-menu apa sajakah yang dibutuhkan pada
sistem informasi rekam medis bagian filing di
Rumah Sakit Citra Husada Kabupaten Jember ?

Lmpiran 10. Jadwal Penelitian