MODUL PERKULIAHAN

Organisasi &
Manajemen
Perusahaan
Industri
Controlling

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

14
Teknik Teknik Industri W161700016 Hendri, ST. MT.CEA.

Abstract Kompetensi
Penjelasan tentang definsi proses dan Mahasiswa dapat mengetahui definsi
monitoring control proses dan monitoring control
Definisi Kontrol
Kontrol adalah fungsi manajemen yang melibatkan kegiatan monitoring (pemantauan)
untuk memastikan bahwa mereka diselesaikan sebagaimana direncanakan dan mengoreksi
setiap penyimpangan yang signifikan. Manajer tidak dapat benar-benar mengetahui apakah
unit mereka berkinerja dengan baik sampai mereka mengevaluasi kegiatan apa yang telah
dilakukan dan telah membandingkan kinerja aktual dengan standar yang diinginkan. Sistem
kontrol yang efektif memastikan bahwa kegiatan diselesaikan dengan cara yang mengarah
pada pencapaian tujuan organisasi. Efektivitas sistem kontrol ditentukan oleh seberapa baik
itu memfasilitasi pencapaian tujuan. Semakin banyak sistem kontrol membantu manajer
mencapai tujuan organisasi mereka, semakin baik itu

WHY IS CONTROL IMPORTANT?

Operator pers di Pabrik melihat ada barang cacat dari salah satu dari lima mesin press miliknya. Dia
menghentikan mesin dan pergi untuk istirahat makan. Ketika dia kembali, dia melihat mesin berjalan dan
berasumsi bahwa ada seseorang telah produk cacat telah diperbaiki. Namun, setelah pemeriksaan rutin, operator
mesin menyadari bahwa produk cacat dan mesin belum diperbaiki. Mesin yang salah itu sepertinya telah
berjalan selama lebih dari satu jam dan ribuan koin yang cacat sekarang "bergabung" dengan tempat-tempat
yang tak bercacat. Sebanyak 50.000 koin yang salah masuk ke sirkulasi, memicu kolektor koin yang membeli
frenzy.

Bisakah Anda lihat sekarang mengapa mengendalikan adalah suatu fungsi manajerial yang penting?
Perencanaan dapat dilakukan, struktur organisasi yang dibuat untuk memfasilitasi pencapaian tujuan yang
efisien, dan karyawan termotivasi melalui kepemimpinan yang efektif. Tetapi tidak ada jaminan bahwa kegiatan
berjalan sesuai rencana dan bahwa tujuan yang ingin dicapai karyawan dan manajer sebenarnya tercapai.
Pengendalian itu penting, oleh karena itu, karena itu satu-satunya cara agar para manajer tahu apakah tujuan
organisasi terpenuhi dan jika tidak, alasannya mengapa. Nilai fungsi kontrol dapat dilihat dalam tiga bidang
spesifik: perencanaan, memberdayakan karyawan, dan melindungi tempat kerja.

Dalam Bab 5, kami menjelaskan tujuan, yang memberikan arahan spesifik kepada karyawan dan manajer,
sebagai dasar bahwa tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut telah diambil. Seperti kata
pepatah lama, “Rencana yang paling baik sering menjadi serba salah.” Manajer yang efektif menindaklanjuti
untuk memastikan bahwa apa yang seharusnya dilakukan karyawan adalah, pada kenyataannya, sedang
dilakukan dan tujuan sedang dicapai. Sebagai langkah terakhir dalam proses manajemen, pengendalian
memberikan tautan penting kembali ke perencanaan. (Lihat Gambar–1.) Jika manajer tidak mengontrol, mereka
tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah tujuan dan rencana mereka tercapai dan tindakan apa yang akan
diambil

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
2 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
 Gambar 1. Planning–Controlling Link

Alasan pengendalian yang kedua adalah penting karena pemberdayaan karyawan. Banyak manajer
enggan memberdayakan karyawan mereka karena mereka takut ada yang tidak beres yang akan
mereka pertanggungjawabkan. Tetapi sistem kontrol yang efektif dapat memberikan informasi dan
umpan balik pada kinerja karyawan dan meminimalkan kemungkinan potensi masalah.

Alasan terakhir yang dikendalikan oleh manajer adalah melindungi organisasi dan asetnya.5
Organisasi menghadapi ancaman dari bencana alam, tekanan keuangan dan skandal, kekerasan di
tempat kerja, gangguan rantai suplai, pelanggaran keamanan, dan bahkan kemungkinan serangan
teroris. Manajer harus melindungi aset organisasi jika ada yang harus terjadi. Kontrol yang
komprehensif dan rencana cadangan akan membantu meminimalkan gangguan kerja.

Proses kontrol
Proses kontrol adalah proses tiga-langkah untuk mengukur kinerja aktual, membandingkan
kinerja aktual terhadap standar, dan mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki
penyimpangan atau untuk mengatasi standar yang tidak memadai. (Lihat Gambar 2 berikut
ini.) Proses kontrol mengasumsikan bahwa standar kinerja sudah ada, dan mereka lakukan.
Mereka adalah tujuan khusus dibuat selama proses perencanaan.

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
3 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
 Gambar 2 Proses Kontrol

Monitoring
Definisi monitoring dan evaluasi; menurut PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata
Cara Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan Pembangunan.
monitoring adalah Kegiatan mengamati perkembangan pelaksanaan rencana
pembangunan, mengidentifikasi serta mengantisipasi permasalahan yang timbul
dan/atau akan timbul untuk dapat diambil tindakan sedini mungkin.

Pengawasan atau monitoring adalah pengumpulan dan analisis informasi secara

rutin untuk mengetahui progres rencana yang ditetapkan dan mengcek kepatuhan
terhadap standar yang ditetapkan. Untuk membantu mengidentifikasi tren dan pola,
menyesuaikan strategi dan menginformasikan keputusan manajemen
proyek/program.

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
4 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
 Gambar 5.
Sumber: Project/programme monitoring and evaluation (M&E) guide 2011 (www.ifrc.org)

Evaluasi
Definisi pemantauan/monitoring dan evaluasi; menurut PP Nomor 39 Tahun 2006
tentang Tata Cara Pengendalian Dan Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan
Pembangunan. Evaluasi adalah Rangkaian kegiatan membandingkan realisasi
masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap rencana dan
standar.

Evaluasi adalah penilaian yang sistematis dan objektif, dari suatu program yang
sedang berlangsung atau selesai proyek, program atau kebijakan, desain,
implementasi dan hasil.

Tujuan evaluasi adalah untuk menentukan relevansi dan pemenuhan tujuan,

efisiensi, efektivitas, dampak dan keberlanjutan.

Evaluasi termasuk mengidentifikasi dan mempertimbangkan efek dari apa yang

telah dilakukan, dan menilai. Temuan memungkinkan manajer proyek/program,
mendapat manfaat dan kebutuhan kepentingan program lain untuk dijadikan belajar
dari pengalaman dan meningkatkan perbaikan dimasa depan. Gambar di bawah ini
merangkum pertanyaan evaluasi kunci yang berhubungan dengan tujuan kerangkah

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
5 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
berpikir (logic frame=logframe), yang cenderung lebih fokus pada bagaimana hal-hal
telah dilakukan dan apa perbedaan yang telah dibuat.

Gambar 6.
Sumber: Project/programme monitoring and evaluation (M&E) guide 2011 (www.ifrc.org)

Komponen Kunci Monitoring Yang Baik

Di bawah ini disajikan dua kelompok kriteria evaluasi yang baik. Untuk hasil yang
bermanfaat 7 (tujuh) kriteria konsep evaluasi harus terpenuhi. Di samping itu, 6
(enam) prinsip perlu diperhatikan untuk memantapkan berbagai aspek pelaksanaan
evaluasi, sehingga evaluasi yang dilakukan akan berkualitas. Untuk menghasilkan
manfaat yang maksimal, suatu proses evaluasi harus memiliki kriteria konsep
sebagai berikut:
1. Tujuan yang jelas. Tujuan evaluasi ditentukan lebih awal, sederhana dan
mudah diukur.
2. Metodologi yang tepat. Penggunaan metodologi disesuaikan dengan
maksud dan tujuan pelaksanaan evaluasi
3. Kehandalan (Reliable). Kehandalan dari suatu proses evaluasi dinilai dari
perolehan hasil yang setara untuk berbagai kondisi yang dapat
diperbandingkan. Dengan demikian, faktor-faktor subyektifitas (seperti
karakteristik individu para reviewer, penafsiran dan penilaian yang tidak
berdasar, dsb) dalam pelaksanaan evaluasi dapat dihilangkan atau paling
tidak diminalisir.

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
6 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
 4. Transparan. Transparansi evaluasi bergantung pada sejauh mana pihak
yang terlibat memahami dengan baik proses pelaksanaannya. Ini termasuk
pemahaman mengenai tujuan, alasan maupun hasil yang diharapkan.
5. Dapat dipercaya (Credible). Tingkat kredibilitas suatu proses evaluasi
sangat bergantung pada tingkat validitas hasil proses evaluasi tersebut.
Oleh karena itu, kecermatan dalam mengukur capaian sesuai sasaran dan
indikator yang telah ditetapkan, mengukur kewajaran dalam budget untuk
pembiayaan implementasi kegiatan pembangunan, serta keterbukaan ketika
menyelenggarakan evaluasi merupakan faktor penting dan perlu
diperhatikan.
6. Tingkat komprehensifitas (Comprehensiveness). Tingkat Komprehensif
dari suatu proses evaluasi sangat bergantung kepada kesesuaian jumlah
obyek yang diamati dan kesesuaian jumlah sampel responden.
7. Efektifitas (Effectiveness). Efektivitas proses evaluasi yang berkualitas
bergantung pada sejauh mana dampak dari proses tersebut menyebabkan
perubahan dan perbaikan yang berkesinambungan (Continuous
improvement), termasuk identifikasi peluang perubahan dan ketersediaan
informasi.

Selain ketujuh konsep di atas, aspek yang menjamin kemantapan pelaksanaan

suatu proses evaluasi juga harus diperhatikan. Enam prinsip pada Tabel berikut
merupakan komponen kunci kualitas kemantapan itu. Dengan demikian selain
secara konsep mantap, kualitas evaluasi juga terjaga, relevan dengan substansi
yang dievaluasi, dan dapat diperhitungkan keberlanjutannya.

Tabel. 1. Prinsip Evaluasi

PRINSIP PENJELASAN
EVALUASI
Relevansi Apakah tujuan Prioritas atau Fokus
(Relevance) Prioritas/Program pembangunan mendukung
tujuan kebijakan?
Keefektifan Apakah tujuan Prioritas atau Fokus
(Effectiveness) Prioritas/Program pembangunan dapat
tercapai?
Efisiensi (Efficiency) Apakah tujuan Prioritas atau Fokus
Prioritas/Program pembangunan tercapai
‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan
8
7 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.

Hasil (Outcomes)
Dampak (Impact)
Keberlanjutan
(Sustainability)
Sumber: Bappenas 2004, Buku Pedoman Penyusunan Indikator, Pemantauan dan Evaluasi Anggaran Berbasis Kinerja
dengan biaya paling rendah?
Apakah indikator-indikator tujuan Prioritas
atau Fokus Prioritas/ Program pembangunan
semakin membaik?
Apakah indikator-indikator tujuan
Kebijakan/Priopritas atau Fokus
Prioritas/Program membaik?
Apakah perbaikan indikator-indikator kinerja
terus berlanjut setelah program
pembangunan selesai?
Apakah hasl evaluasi dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan dalam
menentukan tindak lanjut?

Jenis Evaluasi
Menurut WAKTU PELAKSANAAN, terdapat 2 (dua) jenis yaitu:
1. Evaluasi formatif: Dilaksanakan pada waktu pelaksanaan, Prioritas, Fokus
Prioritas/Program Prioritas atau Kegiatan Prioritas, dengan tujuan
memperbaiki pelaksanaannya. Temuan utama berupa masalah-masalah
dalam pelaksanaannya.
2. Evaluasi sumatif: Dilaksanakan pada saat Prioritas, Fokus
Prioritas/Program Prioritas atau Kegiatan Prioritas sudah selesai
diselenggarakan, dan bertujuan untuk menilai hasil pelaksanaan. Temuan
utama berupa capaian-capaian dari pelaksanaan Prioritas, Fokus
Prioritas/Program Prioritas atau Kegiatan Prioritas.

Menurut TUJUAN, dapat dilakukan 4 (empat) jenis evaluasi yaitu:

1. Evaluasi Formulasi: Mengkaji apakah formulasi desain Kebijakan atau
Program yang dilakukan pada saat penyusunan awal telah menggunakan
metode yang benar (Misal: Logic Model)
2. Evaluasi Proses: Mengkaji apakah pelaksanaan Fokus Prioritas/Program
atau Kegiatan Prioritas berjalan kearah pencapaian sasaran.
3. Evaluasi Biaya-Manfaat/Efektifitas (Cost-Benefit): Mengkaji apakah biaya
Prioritas, Fokus Prioritas/Program atau Kegiatan Prioritas efektif untuk
mencapai capaian atau sasaran yang sudah ditetapkan

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
8 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
 4. Evaluasi Dampak: Mengkaji apakah Prioritas, Fokus Prioritas/Program atau
Kegiatan Prioritas memberikan pengaruh/manfaat yg telah ditetapkan
terhadap penerima manfaat.

Tahapan Evaluasi pada Perusahaan

Tahapan pekerjaan evaluasi dalam satu perusahaan ataupun organisasi adalah
sebagai berikut.
1. Menentukan apa yang akan diukur.
2. Menentukan ukuran standar.
3. Melakukan pengukuran kinerja.
4. Membandingkan kinerja aktual dengan standar.
5. Mengambil tindakan.
Bila hasil berada diluar toleransi yang diinginkan, maka harus diambil
tindakan berikut:
 Apakah penyimpangan merupakan fluktuasi semata.
 Apakah proses yang dilakukan tidak tepat.
 Apakah proses sesuai dengan standar yang diharapkan?
 Siapa yang orang terbaik untuk mengambil tindakan

MENGUKUR KINERJA
 Kinerja adalah hasil akhir daripada kegiatan, walaupun sebenarnya kinerja
dapat juga berupa suatu proses yang dikehendaki.
 Pengukuran hasil akhir ini akan tergantung kepada bentuk organisasi,
mungkin dengan mempertimbangkan tingkatannya dalam satu perusahaan.
 Ukuran yang digunakan meliputi: kemampulabaan, pangsa pasar,
pengurangan biaya, dan lain-lain sesuai dengan apa yang telah dsepakati
oleh organisasi ataupun perusahaan sebelum kegiatan dimulai.
 Ukuran Yang Tepat
 Activity Cost Based (ABC)
 Bentuk Pengendalian ;
 Behavior Controls: menjelaskan bagaimana sesuatu dilaksanakan;
apakah sesuai dengan kebijakan, aturan, standar, maupun arahan
yang digariskan oleh perusahaan
‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan
8
9 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
  Output Controls: menspesifikkan apa yang akan dicapai dengan fokus
terhadap hasil daripada perilaku organisasi dengan menggunakan
sasaran, target dan ukuran lain dalam perusahaan.
 Input Controls: fokus kepada penggunaan sumberdaya, pengetahuan,
keahlian dan nilai yang digunakan dalam proses produksi.

EVALUASI DAN STRATEGI

 evaluasi berkaitan dengan strategi yang digunakan, apakah strategi
menghasilkan sesuatu yang direncanakan atau tidak.
 ketika perusahaan menyadari berdasarkan hasil evaluasi bahwa capaian
yang mereka dapatkan tidaklah seperti yang diharapkan, maka strategi yang
telah ditetapkan harus dievaluasi bersama.

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
10 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.
Daftar Pustaka
Robbins, Stephen P. De Cenzo, David A. Coulter, Mary. 2013. Fundamentals of
Management: Essential Concepts and Applications, 8th Edition. Pearson Education,
Limited.

‘201 Organisasi & Manajemen Perusahaan

8
11 Industri Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
Hendri, ST.MT.CEA.