RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN ( RPP )

Satuan Pendidikan : SMA Negeri 16 Jakarta

Tahun Pelajaran : 2021/2022
Mata Pelajaran : B-TIK
Kelas/Semester :X/1
Materi Pokok / Topik : Integrasi antar aplikasi office
Alokasi Waktu : 2 x 45 Menit

A. Kompetensi Inti

KI-1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI-2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli
(gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan proaktif dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI-3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang
kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI-4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik dibawah pengawasan langsung.

B. Kompetensi Dasar C. Indikator Pencapaian

Kompetensi

3.1 Mengenal lebih dalam integrasi antar 3.1.1 Mendefinisikan integrasi antar
aplikasi office (pengolah kata, angka, aplikasi office (pengolah
presentasi) kata, angka, presentasi).

3.1.2 Menjelaskan langkah-langkah

membuat dokumen word
dengan mail merge
menggunakan sumber data
Ms. Excel
4.1 Membuat laporan yang membutuhkan
integrasi objek berupa teks, data dalam
bentuk angka maupun visualisasi 4.1.1 Membuat surat/undangan
chart/grafik, gambar/foto. dengan menggunakan mail
merge
 D. Tujuan Pembelajaran

1. Pengetahuan (KI-3)
Melalui kegiatan diskusi dan eksplorasi mandiri peserta didik mampu
a) Mendefinisikan integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka,
presentasi).
b) Menjelaskan langkah-langkah membuat dokumen word dengan mail merge
menggunakan sumber data Ms. Excel
2. Keterampilan (KI-4)
Melalui kegiatan diskusi dan eksplorasi mandiri peserta didik mampu membuat surat
dengan menggunakan mail merge

E. Materi Pembelajaran
Konsep :
Integrasi antar aplikasi office
Fakta :
Membuat surat dengan menggunakan mail merge menggunakan data dari Ms. Excel.
Prinsip :
Proses membuat surat dengan menggunakan mail merge menggunakan
data dari Ms. Excel efektif peserta didik harus terbimbing.
Prosedur : eksplorasi data mailmerge dan praktek.

F. Pendekatan, Model/Strategi Pembelajaran dan Metode Pembelajaran

1. Pendekatan : Saintifik
2. Model/Strategi Pembelajaran : Problem base learning
3. Metode Pembelajaran : Observasi, tanya jawab, diskusi dan penugasan
individu atau kelompok

G. Kegiatan Pembelajaran

Pertemuan 1
Kegiatan Langkah Kegiatan Pembelajaran Alokasi Waktu
Pendahuluan 1. Membuka pertemuan dengan saling 5 menit
menyapa antara guru dan peserta didik
melalui google meet
2. Salah satu peserta didik diminta untuk
memimpin doa.
3. Pengkondisian kelas mengecek kehadiran.
4. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang
akan dicapai.
5. Guru memotivasi peserta didik dengan
menggali potensi Peserta didik, tentang
 materi ajar kompetensi yang ingin dicapai.
6. Guru mengkaitkan apa yang akan dipelajari
dengan kehidupan sehari-hari
7. Menyampaikan apa saja yang akan
dilakukan pada pembelajaran hari ini
Inti 35 menit
Peserta didik mengamati tayangan media
Orientasi peserta didik pembelajaran tentang aplikasi office
kepada masalah

Peserta didik melaksanakan pencarian bahan

Mengorganisasikan peserta data mailmerge
didik

 Guru membimbing siswa menganalisis

Membimbing penyelidikan format surat/undangan dan data excel
individu dan kelompok  Peserta didik mencari solusi yang tepat
untuk membuat format surat/undangan dan
data excel
Mengembangkan dan Peserta didik menampilkan surat/undangan
menyajikan hasil karya dengan mailmerge

Menganalisis dan Peserta didik menyampaikan pendapat atau

mengevaluasi proses pertanyaan jika ada kurang sesuai dengan
pemecahan masalah presentasi teman sekelasnya dengan santun
dan kritis

Penutup Guru bersama peserta didik (secara individual 5 menit

maupun kelompok) melakukan refleksi untuk
mengevaluasi:
a. seluruh rangkaian aktivitas pembelajaran
dan hasil-hasil yang diperoleh untuk
selanjutnya secara bersama menemukan
manfaat langsung maupun tidak langsung
dari hasil pembelajaran yang telah
berlangsung
b. memberikan umpan balik terhadap proses
dan hasil pembelajaran
c. melakukan evaluasi terkait materi
d. melakukan kegiatan tindak lanjut dalam
bentuk pemberian tugas, baik tugas
individual maupun kelompok
e. mengajak peserta didik untuk berdoa
mengakhiri pertemuan dan mengucap salam

Pertemuan 2
Kegiatan Langkah Kegiatan Pembelajaran Alokasi Waktu
Pendahuluan 8. Membuka pertemuan dengan saling 5 menit
menyapa antara guru dan peserta didik
melalui google meet
9. Salah satu peserta didik diminta untuk
 memimpin doa.
10. Pengkondisian kelas mengecek kehadiran.
11. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang
akan dicapai.
12. Guru memotivasi peserta didik dengan
menggali potensi Peserta didik, tentang
materi ajar kompetensi yang ingin dicapai.
13. Guru mengkaitkan apa yang akan dipelajari
dengan kehidupan sehari-hari
14. Menyampaikan apa saja yang akan
dilakukan pada pembelajaran hari ini
Inti 35 menit
Peserta didik mengamati tayangan media
Orientasi peserta didik pembelajaran tentang aplikasi office
kepada masalah

Peserta didik melaksanakan pencarian bahan

Mengorganisasikan peserta data mailmerge
didik

 Guru membimbing siswa menganalisis

Membimbing penyelidikan format surat/undangan dan data excel
individu dan kelompok  Peserta didik mencari solusi yang tepat
untuk membuat format surat/undangan dan
data excel
Mengembangkan dan Peserta didik menampilkan surat/undangan
menyajikan hasil karya dengan mailmerge

Menganalisis dan Peserta didik menyampaikan pendapat atau

mengevaluasi proses pertanyaan jika ada kurang sesuai dengan
pemecahan masalah presentasi teman sekelasnya dengan santun
dan kritis

Penutup Guru bersama peserta didik (secara individual 5 menit

maupun kelompok) melakukan refleksi untuk
mengevaluasi:
f. seluruh rangkaian aktivitas pembelajaran
dan hasil-hasil yang diperoleh untuk
selanjutnya secara bersama menemukan
manfaat langsung maupun tidak langsung
dari hasil pembelajaran yang telah
berlangsung
g. memberikan umpan balik terhadap proses
dan hasil pembelajaran
h. melakukan evaluasi terkait materi
i. melakukan kegiatan tindak lanjut dalam
bentuk pemberian tugas, baik tugas
individual maupun kelompok
j. mengajak peserta didik untuk berdoa
mengakhiri pertemuan dan mengucap salam
H. Alat/Bahan, Media Pembelajaran
Alat/Bahan : Laptop, handphone
Media : Video pembelajaran, google meet

I. Sumber Belajar
Sumber Belajar :
a. Buku paket Informatika SMA kelas X penerbit Platinum
b. Literatur lain (surat kabar, majalah dan internet)
J. Penilaian Pembelajaran

1. Teknik Penilaian
a. Penilaian sikap
 Observasi/Jurnal
b. Penilaian Pengetahuan
 Tugas
c. Penilaian Ketrampilan
 Tugas Praktek

2. (Instrumen dilampirkan pada bagian akhir RPP ini)

K. Rencana Tindak Lanjut

1. Pengayaan
Bagi peserta didik yang telah mencapai target pembelajaran yakni
KKM 75 sebelumwaktu yang telah dialokasikan berakhir, perlu diberikan
kegiatan pengayaan.

2. Remedial
Bagi peserta didik yang belum mencapai target pembelajaran yakni
KKM 75 sebelum waktu yang telah dialokasikan, perlu diberikan
kegiatan remedial.

Jakarta , 12 Juli 2021

Mengetahui,
Kepala Sekolah Guru Mata Pelajaran
SMA Negeri 16 B-TIK

Drs. Sariaman Sitanggang, M.M. Yudo Tamtomo, S.Kom

NIP.196406101993021001 NIP.
LAMPIRAN 1:

PENILAIAN RANAH SIKAP SOSIAL

Mata Pelajaran : Informatika
Kelas/Semester : X/I
Waktu Pengamatan : Selama pembelajaran dan saat diskusi
Indikator perkembangan karakter : Kerjasama, Kreatif.
Bubuhkan check list (√) pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.
Nama Kerjasam Kreatif Total Skor Predikat
No. Peserta a
didik 1 2 3 4 1 2 3 4
1.
2.
3
4
5

Keterangan : Total Skor :

1 = Tidak Pernah, apabila tidak pernah melakukan 16-25 : Sangat baik
2 = Kadang-kadang,apabila kadang-kadang melakukan 11-15 : Baik
3 = Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan 6-10 : Cukup Baik
4 = Selalu, apabila selalu melakukan sesuai pernyataan 1-5 :Kurang Baik

LAMPIRAN 2:

PENILAIAN RANAH SIKAP SPIRITUAL

Mata Pelajaran : Informatika
Kelas/Semester : IX/I
Waktu Pengamatan : Selama pembelajaran dan saat diskusi
Indikator perkembangan karakter : berdoa.
Bubuhkan check list (√) pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.
Nama Berdoa
No. Peserta didik 1 2 3 4 Total Skor Predikat
1.
2.
3
4
5
Keterangan : Total Skor :
1 = Tidak Pernah, apabila tidak pernah melakukan 13-16 : Sangat baik
2 = Kadang-kadang,apabila kadang-kadang melakukan 9-12 : Baik
3 = Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan 5-8 : Cukup Baik
 4 = Selalu, apabila selalu melakukan sesuai pernyataan 1-4 :Kurang Baik

LAMPIRAN 3:
KISI KISI SOAL PENGETAHUAN

Kompetensi IPK Materi Indikator Soal Bentuk No

Dasar Soal Soal
Peserta didik tugas 1
3.1 Mengenal lebih 3.1.2 Menjelaskan Integrasi
langkah-langkah antar aplikasi mampu
dalam integrasi menjelaskan
membuat office
antar aplikasi langkah-langkah
office (pengolah dokumen word membuat
kata, angka, dengan mail dokumen word
presentasi) merge dengan mail
menggunakan merge
sumber data Ms. menggunakan
sumber data Ms.
Excel
Excel

LAMPIRAN 4:
Instrumen/butir Soal Pengetahuan

N Soal
o
1 Jelaskan langkah-langkah membuat mailmerge pada ms word
dengan sumber data ms excel

Pedoman Penskoran :
Nomor Ketepatan pembuatan slide Skor
1 Sesuai 5
4
Kurang sesuai
3
Hampir selurunhya tidak sesuai

Pedoman Penilaian :

Total nilai = 100

Total skor = 10

Nilai = (Skor yang diperoleh / Total skor) x Total nilai

 LAMPIRAN 5:

KISI-KISI KETRAMPILAN

Kompetensi IPK Materi Indikator Soal Bentuk Soal No

Dasar Soal
4.1 Membuat 4.1.1 Membuat Integrasi antar Peserta didik mampu Tugas 1
laporan yang surat/undangan aplikasi office membuat individu
membutuhkan dengan surat/undangan
integrasi objek
menggunakan dengan menggunakan
berupa teks,
data dalam mail merge mail merge
bentuk angka
maupun

LAMPIRAN 6:

BENTUK SOAL KETRAMPILAN

Buatlah sebuah dokumen surat/undangan dengan ms word dengan sumber data dari ms excel

LAMPIRAN 7:

Pdeoman Penskoran:

No Butir skor Skor 1-4 Kriteria skor

1 Kesesuaian dokumen maimerge Skor 4 = Tepat
Skor 3 = Kurang tepat
Skor 2 = Tidak tepat
Skor 1 = Tidak melakukan
Kesesuaian sumber data Skor 4 = Tepat
Skor 3 = Kurang tepat
Skor 2 = Tidak tepat
Skor 1 = Tidak melakukan

Pedoman penilaian:

Skor maksimal = 8
Nilai = (Skor yang didapat / Skor maksimal) x 100
 SMA Negeri 16 Jakarta
Mapel : B-TIK

Guru Mapel : Yudo Tamtomo, S.Kom

LKPD

LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK

Nama : …………………………………………………………….

Kelas : ……………………………

A. Materi
Teknik merancang Slide

B. Tujuan
Setelah menyelesaikan LKPD ini:
Peserta didik mampu
1. Menjelaskan langkah-langkah membuat dokumen word dengan mail merge menggunakan
sumber data Ms. Excel
2. Membuat surat/undangan dengan menggunakan mail merge

C. Kegiatan
Tugas individu
1. Peserta didik mengisi jawaban pada kolom berikut dan mengunggah pada google drive atau
grup chat kelas

N Soal
o
1 Jelaskan langkah-langkah membuat mailmerge pada
ms word dengan sumber data ms excel membuat desain
presentasi yang efektik dengan kaidah yang telah
dibahas sebelumnya.

2. Buatlah sebuah dokumen surat/undangan dengan ms word dengan sumber data dari ms
excel
INTREGASI ANTAR APLIKASI OFFICE
Kompetensi Dasar
3.1. Mengenal lebih dalam integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka,
presentasi).
4.1. Membuat laporan yang membutuhkan integrasi objek berupa teks, data dalam
bentuk angka

Indikator Pencapaian Kompetensi

1.         Mendefinisikan integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka, presentasi).
2.         Mengintegrasikan aplikasi office antara pengolah kata dengan pengolah angka.
3.         Membuat surat dengan mail merge.

TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mengikuti pembelajaran diharapkan peserta didik mampu:
1.   Mendefinisikan integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka, presentasi) dengan
benar.
2.   Mengintegrasikan aplikasi office antara pengolah kata dengan pengolah angka dengan
benar.
3.   Membuat surat dengan mail merge dengan benar.
PETA MATERI

Definisi Integrasi
Office

Mengenal lebih dalam

Teknologi Informasi integrasi antar aplikasi
dan Komunikasi office (pengolah kata,
angka, presentasi). OLE

Integrasi Ms Word
dengan Ms Excel
Mail Merge

Integrasi Antar Aplikasi Office

I. Definisi Integrasi Office

Integrasi adalah adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu
sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang
lain.
Sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk
menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara
fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-
sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut
sebagai satu kesatuan sistem.
Integrasi aplikasi office bertujuan untuk menggabungkan aplikasi lain dalam satu
aplikasi. Contohnya, pada aplikasi Microsoft Office yakni Ms Excel digabungkan dalam
satu lembar kerja Ms Word atau dalam satu slide show Ms Powerpoint.
Secara umum, ada empat cara untuk mengintegrasikan aplikasi satu dengan lainnya:
1.   Pemanggilan prosedur/function
 Dalam hal ini aplikasi yang akan melayani harus menyediakan mekanisme agar bisa
dipanggil aplikasi lain.
2.   Messaging
Aplikasi saling terhubung satu sama lain dengan bertukar pesan.
3.   Sharing database
Pengirim dan penerima menggunakan database sebagai media pertukaran data.
Pengirim menaruh datanya ke suatu tabel di database untuk kemudian dibaca oleh
penerima.
4.   File transfer
Mekanisme ini biasanya format file dan struktur data di dalamnya sudah ditentukan.
Demikian juga dengan lokasi penyimpanan file dan aturan penamaannya.
Dari keempat cara integrasi di atas, pemanggilan prosedur/function dan file transfer
merupakan cara yang sering digunakan dalam mengintegrasikan sesama aplikasi
Microsoft Office.

II. Integrasi Ms Word dengan Ms Excel

Penggunaan komputer dalam kehidupan sehari-hari makin pesat. Dalam bidang
pendidikan dan bisnis, komputer bermanfaat di segala bidang. Konsep dan teknologi
sistem operasi serta program aplikasi berkembang sejalan dengan perkembangan
teknologi komputer. Komputer merupakan perangkat elektronik yang dirancang untuk
membantu menyelesaikan permasalahan yang dihadapi manusia.
Integrasi data dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word, bisa berupa data
angka, teks, gambar, grafik, dan lain-lain. Pada modul ini akan dibahas mengenai cara
integrasi dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word dan atau sebaliknya.
Ada banyak macam dan fungsi dari integrasi kedua aplikasi office ini, jika dilihat dari
bentuk formatnya dapat diklasifikasikan:
1.    Worksheet objek
2.    Formatted text (RTF)
3.    Unformatted text
4.    Bitmap
5.    Picture (Enhanced Metafile)
6.    Picture (Windows Metafile)
7.    Word hyperlink
8.    HTML format
9.    Unformatted unicode text
 Jika dikategorikan dalam visualnya dapat berupa:
1.    Illustrations
2.    Charts
3.    Sparklines

Dalam kegiatan belajar selanjutnya, yang akan kita bahas mengenai konsep dari
integrasi Ms Word dengan Ms Excel adalah sebagai berikut, diantaranya:
A. Transfer objek secara linking;
B. Transfer objek secara embedding;
C.Mail merge.

Transfer Objek Linking Embedding (OLE)

Transfer Objek Linking Embedding (OLE)

Objek Linking adalah membuat link (tautan) file berupa objek bisa merupakan gambar,
file office lain, audio ataupun grafik untuk ditampilkan dalam satu file. Sedangakan Objek
Embeding adalah menempelkan suatu file yang berbeda format maupun fungsinya. Embeding
biasanya terletak pada form tersebut dan tersimpan sebagai bagian form.

Keuntungan dan kelemahan menggunakan linking

Keuntungan menggunakan linking :
- tanpa membuka Excel, kita bisa meakukan perubahan pada objek secara langsung dan
dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi sumber nya
Kelemahan menggunakan linking :
- jika alamat filenya berubah, maka link yang telah dibuat rusak dan ketika kita buka excel
maka akan muncul peringatan error.

Keuntungan dan kelemahan menggunakan embeding

Keuntungan menggunakan embeding:
- Tidak perlu khawatir dengan adanya perubahan dari lokasi file yang digunakan karena
file yang digunakan telah menjadi bagian dari file excel
Kelemahan menggunakan embeding :
- Harus menyipakan free space hardisk yang cukup besar untuk menampung database excel
yang digunakan akan menjadi lebih besar.
Pada bahan ajar ini cara transfer objek yang dibahas yaitu : transfer objek menggunakan icon
paste special secara embeding, transfer objek menggunakan icon paste special secara linking
dan transfer objek menggunakan icon objek di menu insert.

Gambar 1. transfer objek paste special Gambar2.transfer objek menggunakan icon

objek

A. Transfer objek secara linking

Cara mentransfer objek secara linking adalah ketika melakukan transfer objek
dengan cara linking, objek atau yang ditransfer ke program aplikasi masih mempunyai
hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Maka ketika kita melakukan
pengeditan objek pada program aplikasi sumber, objek yang ditransfer pada aplikasi
program tujuan ikut berubah juga. Karena ada hubungan (link) maka terjadi proses
sinkronisasi data dari aplikasi sumber yang diedit hingga aplikasi tujuan yang
menampilkan visual data.
Langah-langkah untuk mentransfer objek secara linking sebagai berikut:
1.   Lakukan persiapan yang sama dengan yang di atas (Embedding)
2.   Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer diblok
 Gambar 3. Data yang akan dipindahkan

3.   Buka lembar kerja baru di Ms Word, klik File lalu klik tanda panah ke bawah pada
ikon Paste  lalu pilih Paste Special.

Gambar 4. Menu Home Paste pada Ms Word

4.  Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste Link, dan pada kotak pilihan objek
pilih Microsoft Excel Worksheet Objek. Kemudian klik Ok pada kotak dialog
tersebut.
 Gambar 5 Dialog Paste Special

5. Hasil setelah di transfer seperti berikut

Gambar 6. Hasil transfer object linking

Jika kita mengedit lembar kerja pada Ms Excel maka secara otomatis lembar kerja yang
ada pada Ms Word akan ikut berubah juga. Untuk melakukan pengubahan data klik dua
kali pada tabel word, maka aplikasi excel secara utuh akan terbuka. Kita akan melakukan
pengubahan nomor urut, yang tadi nya tidak urut akan kita jadikan urut, maka hasil nya
akan seperti ini
Gambar 7. Pengeditan data

B. Transfer objek secara embedding

Cara mentransfer objek dengan embedding adalah ketika melakukan transfer
objek dengan cara embedding, objek atau yang ditransfer ke program aplikasi tidak
mempunyai hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Maka kita mengedit objek
yang ditransfer pada program aplikasi tujuan. Karena tidak ada hubungan (link) maka
tidak terjadi sinkronisasi data antara kedua aplikasi tersebut, misalkan antara Ms Excel
dan Ms Word.

Langkah-langkah mentransfer objek secara embedding:

1.   Pilih salah satu file yang akan ditransfer. Misalnya, contoh dokumen pada Ms Excel
2.   Buka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer di blok lalu tekan ctrl+c
 Gambar 8 Tampilan Area Ms Excel

3.   Buka lembar kerja baru di Ms Word, klik Home lalu klik tanda panah ke bawah pada
ikon Paste lalu pilih Paste Special.

Gambar 9. Menu Home Paste pada Ms Word

4.   Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste, dan pilih Microsoft Excel Worksheet

Objek. Klik OK
 Gambar 10. Dialog Paste Special

5.   Hasil salinan adalah sebagai berikut.

Gambar 11. Data yang sudah ditransfer ke Ms Word

Jika ada perubahan data, klik dua kali pada tabel maka akan muncul tabel excel nya
didalam aplikasi word seperti berikut :
 Gambar 12. Aplikasi excel di dalam aplikasi word

Perhatikan pada bagian atas program word, dapat dilihat bahwa menu tab dan ikon pada
bagian atas microsoft word sudah berubah menjadi menu tab dan ikon microsoft excel.
Dengan menu dan ikon ini dapat dilakukan manipulasi tabel sebagaimana menggunakan
microsoft excel

Catatan: Jika ada data yang tidak sesuai dengan keinginan kita maka data tersebut dapat
diedit pada lembar kerja Ms Word. Tapi data di lembar kerja pada Ms Excel sumber tidak
akan berubah.

Mentransfer objek secara linking dengan tool Insert Objek, langkah-langkahnya

adalah sebagai berikut :
1.   Lakukan langkah-langkah persiapan seperti di atas (Embedding/Linking)
2.   Klik insert lalu pilih objek

Gambar 13. Menu Insert pada Ms Word

3.   Klik tab Create from File, gunakan Browse  pada kotak dialog untuk memilih data
yang akan digunakan dimana objek Excel yang akan ditransfer berada.
 4.   Setelah memilih objek klik kotak cek pilihan Link to file untuk memberi tanda ceklist.

Gambar 15. Dialog Insert Objek

5. Kemudian klik OK. Maka isian data tabel di excel akan tersalin ke word. Jika kotak
Link to file di ceklist maka akan melakukan paste secara linking. Dan jika tidak di
ceklist akan melakukan paste secara embedding.

Mail Merge

C. Mail Merge

Mail merge adalah suatu fasilitas dalam Ms Word yang digunakan untuk
menangani masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat
tagihan, surat promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang
dapat dikirim ke banyak penerima / tujuan. Kelebihan penggunaan mail merge adalah
memudahkan pembuat surat / dokumen karena hanya dengan membuat 1 jenis surat /
dokumen saja dapat dikirim ke banyak penerima yang berbeda.

Mail Merge dapat menangani pembuatan 4 jenis dokumen yaitu

1. Surat / Letter
2. Label Surat / Maling label
3. Amplop / Envelope
4. Direktori / Directories
Hal penting yang ada dalam pembuatan suatu mail merge yaitu:
1.   Main Document / Dokumen Utama.
Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang
dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka
akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan.
2.   Data Source / Sumber Data.
Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge-kan di dokumen utama. Data
Source dapat berasal dari:
a.   Microsoft Office Excel Worksheets
b.   Microsoft Office Access Database Tables
c.   Microsoft Office Word Tables
d.   Microsoft Office Outlook Contact List

Langkah-langkah dalam pembuatan dokumen dengan Mail Merge sebagai berikut:

A.   Membuat Dokumen Utama
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat Dokumen Utama, yaitu:
1.    Buka program Word, (disini saya menggunakan word 2016)
2.    Klik tab menu Maillings

Gambar 16. Menu Mailings

3.    Klik sub menu Start Mail merge, Kemudian pilih Letters
 Gambar 17. Sub Menu Mailings Start Mail Merge

4.    Ketik isi dokumen, contoh pembuatan surat undangan pelepasan siswa

Gambar 18. Contoh Format Surat

5.    Simpan dengan Nama Surat_Undangan.docx

B.   Membuat Data Source

1.   Data Source dalam format Ms Excel
 Jika membuat data source dalam format Ms Excel, langkah-langkah yang harus
dilakukan yaitu :
a.    Buka program Ms Excel
b.    Ketik data berikut dalam worksheet

Gambar 19. Tabel Worksheet Ms Excel

c.    Kemudian simpan dengan nama datasiswa.xlsx

2. Data Source Dalam Format Access

Untuk membuat data source dalam format access, langkah – langkah yang harus
dilakukan yaitu :
1. Buka Program Microsoft Word 2010
2. Klik Tab Maillings.
 Gambar 20. Membuat mailmerge
3. Klik tanda panah bawah pada Select recipients, akan muncul 3 pilihan :
1. Type New List, Bagian ini dipilih jika ingin membuat data source baru.
2. Use Existing List, Bagian ini dipilih jika data source sudah dibuat
sebelumnya.
3. Select From Outlook Contacts, Bagian ini dipilih jika data source
diambil dari Outlook Contacts
Karena akan membuat data source baru maka pilih Type new List.
4. Akan Muncul Form isian default sistem

Gambar 21. Form pengisian data

- New Entry, digunakan untuk memasukkan data yang baru
- Delete Entry, digunakan untuk menghapus data yang telah dimasukkan
dalam daftar alamat tujuan
- Find, digunakan untuk mencari data tertentu pada data daftar tujuan
- Customize Columns, digunakan untuk menentukan nama field baru
sesuai dengan kebutuhan data.
Karena akan dilakukan kustomisasi pada data source maka pilih Customize
Columns
5. Akan Muncul daftar list data yang akan dikustomisasi

Gambar 17. pengaturan field

Pada kotak dialog tersebut terdapat beberapa tombol pilihan, yaitu :
a. Add digunakan untuk menambah field name yang baru
b. Delete digunakan untuk menghapus nama field yang telah dibuat
sebelumnya
c. Rename digunakan untuk mengubah field name yang tersedia di daftar
field name.
d. Move Up digunakan untuk memindahkan field name ke atas
e. Move Down digunakan untuk memindahkan field name ke bawah
Hapus Semua Field yang ada dengan memilih nama field kemudian pilih
delete
f. Pilih Add untuk menambah field baru dan ketikan Nama pada kotak
isian yang ada
 Gambar 18. Menambah field
g. Tambahkan Nama_siswa dan Kelas dengan cara lakukan kembali
langkah ke f sehingga akan muncul hasilnya sebagai berikut, kemudian
OK.

Gambar 19. Menambah field

h. Masukan data isian sebagai berikut, kemudian ok.
 kemudian beri nama namasiswa.mdb

C.  Menjalankan Mail Merge

Untuk menghubungkan Dokumen Utama dengan Data Source yang sudah ada
sebelum nya adalah sebagai berikut:
1.   Mail Merge dengan Data Source Ms Excel
a.    Buka file Surat_Undangan.docx
b.    Klik tab menu Maillings

Gambar 21. Menu Mailings

c.    Klik sub menu pada Select Recipients, kemudian pilih Use Existing List

 Gambar 22. Sub Menu Mailings Select Recipients

d.    pada kotak pencaria file, Cari dan pilih file namasiswa.xlsx  yang telah dibuat
sebelumnya kemudian open

Gambar 23. Browse file Data Source

e.   Akan muncul kotak dialog, pilih sheet1$  dan pastikan tanda ceklis tertera

pada First row of data contains column headers, kemudian klik OK
 Gambar 5.3.5. Pilihan tabel pada Browse file Data Source

f.   Untuk melakukan Merging, pilih posisi yang ingin diinsertkan data

mergingnya, sebagai contoh letakan kursor ke bagian <nama_penerima> pada
dokumen utama, hapus bagian tersebut kemudian pilih
Tab menu Maillings, kemudian pilih Insert Merge Field dan
pilih nama_penerima

Gambar 24. Sub Menu Mailings Insert Merge Field

g.    Lakukan kembali seperti langkah ”f” dan sisipkan Jabatan, sehingga hasilnya

dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 25. Tampilan format surat beserta Merge Field
h. Untuk Melihat hasilnya, pada tab menu Maillings pilih Preview Result.
Untuk menggeser nama-nama nya dapat digunakan tanda panah biru

Gambar 26. Sub Menu Mailings Preview Results

i.    Untuk mencetak hasil Mergingnya, pada tab menu Maillings pilih Finish &

Merge

Gambar 27. Sub Menu Mailings Finish & Merge

j.    Jika surat akan di cetak, Pada pilihan Finish & Merge pilih Print
Documents...

Gambar 28. Sub Menu Mailings Print Documents

k.   Setelah itu akan muncul kotak dialog dan beberapa tombol pilihan. Adapun
tombol pilihan tersebut yaitu :
 Gambar 29. Dialog perintah cetak/print

1)    All digunakan untuk menggabung atau mencetak seluruh record yang

ada
2)    Current Record digunakan untuk menggabung atau mencetak data
khusus record atau data yang aktif dan sedang dipilih.
3)    From… To.... digunakan untuk menggabung atau mencetak data
tertentu mulai dari (From) dan sampai dengan (To)

l.   Jika ingin menyunting dokumen hasil mail merge terlebih dahulu maka pada
pilihan Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents, nantinya akan
terbentuk dokumen baru dengan nama letter1

Gambar 30. Sub Menu Mailings Edit Individual Documents

RANGKUMAN

1.    Integrasi aplikasi office bertujuan untuk menggabungkan aplikasi lain dalam satu
aplikasi.
2.    Integrasi data dari Microsoft Excel ke dalam Microsoft Word, bisa berupa data
angka, teks, gambar, grafik, dan lain-lain.
3.    Embedding  adalah ketika melakukan transfer objek dengan cara embedding, objek
atau yang ditransfer ke program aplikasi yang tidak mempunyai hubungan (link)
dengan program aplikasi sumber.
 4.    Linking adalah ketika melakukan transfer objek dengan cara linking, objek atau
yang ditransfer ke program aplikasi masih mempunyai hubungan (link) dengan
program aplikasi sumber.
5.    Pada Microsoft Word terdapat fasilitas Mail Merge yang dapat kita gunakan untuk
membuat surat massal, seperti surat undangan, sertifikat, kartu ucapan selamat, dan
lain-lain. Langkah awal yang harus dipersiapkan untuk membuat dokumen mail
merge adalah membuat master dokumen atau yang sering disebut dengan surat utama
atau dokumen master. Langkah kedua adalah dengan membuat dokumen sumber data
atau table database. Selanjutnya, anda dapat menggabungkan field-field dalam table
database dengan dokumen master.

Quiz
1.   Sebutkan 2 macam dokumen penting dalam mail merge !
2.   Sebutkan 4 macam dokumen yang dapat dibuat menggunakan mail merge !
3.   Sebutkan 3 macam data source dalam mail merge !

Daftar Pustaka
Sumber https://ukinum.blogspot.com/2019/10/belajar-mail-merge.html, kamis 27 april
2021, 21.00 wib

https://www.scribd.com/presentation/428553156/Integrasi-Antar-Aplikasi-Office-
Pertemuan-1, Minggu 2 mei 2021, 07.00 wib

Wildan Aprizal Arifin; Fernaldy Akbar Faudzan, 2019. Informatika untuk SMA / MA
kelas X, Bandung : PT. Grafindo Media Pratama, Grafindo

Dwi Maryono, 2019. Cakap Mengaplikasikan Informatika untuk kelas X SMA dan MA,
Solo : PT. Tiga Serangkai Pustaka Mandiri, Platinum