HAND

OUT

KEAR
SIPAN
MENG
ELOL
A
SURA
T
KELU
AR
HAND OUT

MATA PELAJARAN : KEARSIPAN

TOPIK : Pengelolaan Surat Keluar
SUB TOPIK : 1. Pengertian Surat Keluar
2. Tahapan Pengelolaan Surat Keluar
WAKTU : 90 Menit
GURU : DIDIT SATRIYA,S.Pd

TUJUAN PEMBELAJARAN
Di akhir kegiatan belajar, peserta didik mampu menjelaskan pengertian dan
ruang lingkup administrasi sarana prasarana.

SUMBER PUSTAKA:
1. http://www.anugerahdino.com/2014/03/penanganan-surat-sistem-buku-
agenda.html
2. Mulyani, Sri.2018. Kearsipan C2. Jakarta: Erlangga.

PENDAHULUAN
Pada pertemuan yang kali ini kita akan membahas tentang pengertian
surat keluar serta tahapan pengelolaan surat keluar
Selama 90 menit kedepan akan disampaikan berdasarkan tahapan-
tahapan sebagai berikut: pertama akan dijelaskan tentang pengertian surat
keluar, kedua menjelaskan tahapan pengelolaan surat keluar dan pada tahap
akhir akan ada evaluasi untuk mengukur tingkat pemahaman siswa terhadap
materi yang telah disampaikan .
Tujuan kita mempelajari materi ini supaya setelah kita menyelesaikan
pembelajaran ini kita mampu menjelaskan tahapan pengelolaan surat keluar.

URAIAN MATERI

I. Pengertian Surat Keluar

 Surat Keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu
badan usaha dari instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ).
Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa
prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat
menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan
kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat
menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.

II. Pengelolaan Surat Keluar

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut :
a.Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b.Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau
nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah
harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep itu
menjadi bentuk surat, setelah melalui koreksi kesalahan.

c.Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat.

d.Penandatanganan
Surat kemudian disampaikan kepada pimpinan untuk ditandatangani

e.Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
•Surat yang sudah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti
lampiran dan amplop
•Surat dinas resmi terlebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang
disebut verbalis
•Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat tersebut
siap untuk dikirim.