Setelah diberitahu oleh klien tentang penerimaan tip anonim, penyelidik akuntansi

forensik harus memperoleh pemahaman tentang semua keadaan kuitansi tersebut.

Sementara keadaan mungkin tampak biasa-biasa saja dan sepele, informasi tersebut
sering kali merupakan faktor kunci dalam menentukan pendekatan terbaik untuk
menangani tip dan, secara lebih luas, sering memberikan petunjuk yang berguna di
bidang lain. Fakta awal dan keadaan yang akan ditetapkan meliputi:
- Bagaimana? Ini mengacu pada bagaimana informasi itu disampaikan—misalnya,
apakah itu dalam surat, panggilan telepon, atau email dan apakah surat itu ditulis
tangan atau diketik. Selain itu, penyelidik akuntansi forensik berusaha untuk
menentukan apakah pesan tersebut menyertakan salinan dokumen perusahaan
atau referensi ke dokumen tertentu dan apakah tipnya anonim, mengacu pada
individu, atau ditandatangani.
- Kapan? Ini termasuk menetapkan tanggal saat pesan diterima oleh entitas,
tanggal tip, dan dalam hal surat, tanggal cap pos dan lokasi cap pos.
- Dimana? Ini melibatkan penetapan dari mana tip dikirim, baik itu kantor pos, di
luar negeri, tempat tinggal pribadi, di dalam kantor, nomor faks pengirim,
atausebuah akun email.
- Siapa? Kepada siapa tip dikirim? Apakah itu referensi umum seperti “Dituju
kepada siapa tip tersebut”? Individu tertentu? Sebuah departemen seperti kantor
pusat atau audit internal? Kantor presiden? Pers? Pesaing? Kadang-kadang
pemberitahuan anonim akan menunjukkan bahwa entitas lain telah disalin pada
dokumen; ini membutuhkan verifikasi. Selalu pertimbangkan kemungkinan
bahwa tipnya mungkin telah dikirim ke auditor atau US Securities and Exchange
Komisi atau keduanya.
- Apa? Ini mengacu pada pemahaman tuduhan dan mengaturnya dengan isu.
Seringkali, tip akan berisi sejumlah tuduhan yang merupakan variasi pada
masalah yang sama atau memiliki tautan ke masalah umum. Untuk alasan ini,
sering kali membantu untuk meringkas tip dengan isu dan subisu terkait. Apakah
informasi diujungnya berisi informasi yang mungkin hanya diketahui oleh lokasi
tertentu atau departemen? Jika demikian, itu mungkin menunjuk ke sekelompok
individu atau mantan karyawan sebagai sumber ujungnya.
 - Mengapa? Apa kemungkinan yang memotivasi tip tersebut? Masalah terkait
kesalahan pelaporan informasi keuangan? Keputusan etis? Karyawan yang tidak
puas? Mantan karyawan menyampaikan keluhan?
Dengan asumsi bahwa tip anonim menjadi perhatian auditor eksternal, praktik terbaik
untuk auditor eksternal mungkin berkonsultasi dengan manajemen risiko dan penyidik
akuntansi forensik untuk menentukan apakah prosedur tambahan harus dilakukan.
PEMAHAMAN AWAL TERHADAP TUGAS
- Penyelidik akuntansi forensik awalnya harus mengambil cukup waktu untuk
memahami tuduhan.
- Semua tuduhan harus ditanggapi dengan serius tetapi dilihat secara objektif dan
tanpa prasangka. Tuduhan itu mungkin mendekati kebenaran tetapi tidak
sepenuhnya benar, mungkin karena kemungkinan pernyataan itu tertutup oleh
emosi atau dibatasi oleh pemahaman individu yang agak tidak lengkap tentang
fakta.
- Itu juga biasanya latihan yang bermanfaat untuk mempertimbangkan
kemungkinan motivasi untuk tip tersebut (lihat sebelumnya, Mengapa? dan untuk
memikirkan bagaimana dugaan kegiatan, tindakan, atau insiden dapat terjadi.
- Mungkin bermanfaat untuk berdiskusi dengan klien tentang sifat proses bisnis di
bidang dugaan kesalahan untuk menilai kredibilitas tuduhan.
MENENTUKAN APAKAH TUJUAN YANG DIBUTUHKAN TINDAKAN PERBAIKAN
SEGERA
Penilaian awal tip harus fokus pada apakah ada aspek dari tuduhan menimbulkan
ancaman langsung terhadap keselamatan karyawan atau properti. Dalam banyak
situasi whistle-blower, penilaian ini akan menunjukkan bahwa: entitas harus bergerak
cepat. Pertanyaan apakah aktivitas yang dituduhkan dapat melibatkan
pertanggungjawaban pidana atau perdata juga akan mempengaruhi pendekatan dan
harus dipertimbangkan dengan hati-hati dalam konsultasi dengan penasihat hukum.
Investigasi harus direncanakan sedemikian rupa sehingga jika keadaan memungkinkan,
tindakan segera dapat diambil untuk melindungi individu dan aset yang terlibat dan
untuk menjaga integritas bukti dan informasi yang mungkin terpapar penghancuran,
pengubahan, atau penghapusan.
Dalam setiap rangkaian keadaan tertentu, pertimbangan harus diberikan pada
kebutuhan untuk melindungi identitas pelapor jika diketahui atau mengambil langkah-
langkah untuk memastikan keselamatan dan kesejahteraan individu yang diidentifikasi
dalam tip atau dianggap berada dalam risiko berdasarkan tuduhan. Masalah
kesejahteraan karyawan dapat berkisar dari yang kecil ketidaknyamanan dan
ketidaknyamanan terhadap pelecehan verbal atau, dalam kasus ekstrim, fisik bahaya.
Sementara penyelidik akuntansi forensik biasanya tidak ahli di bidang pribadi, masalah
keamanan, mereka dapat membantu eksekutif klien dengan membuat mereka sadar
akan masalah tersebut dan bekerja dengan mereka untuk mendapatkan nasihat dan
bantuan dari ahli hukum, risiko manajemen, sumber daya manusia, dan personel
keamanan. Tergantung sifatnya tuduhan, penyelidik akuntansi forensik harus memberi
tahu klien tentang: potensi kebutuhan untuk menghilangkan akses ke atau membatasi
akses ke bangunan atau area dan ke sistem komputer untuk menghilangkan atau
mengurangi kehilangan, kerusakan, atau kehancuran dari aset dan informasi.
Pertimbangan harus diberikan untuk menempatkan tim investigasi di situsasi aman
seperti kantor dengan keamanan yang andal dan untuk mengontrol akses ke dokumen
yang diperoleh selama penyelidikan.
PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASISTRATEGI INVESTIGASI
Setelah penerimaan awal dan evaluasi tip dan setelah keputusan tentang keselamatan
karyawan dan pelestarian aset telah diambil, klien, penasihat independen, dan forensic
penyelidik akuntansi harus mendiskusikan organisasi dan struktur tim investigasi dan
kemudian mengembangkan strategi untuk mengatasi tuduhan tip.
Kebijaksanaan, kecepatan, dan efektivitas adalah pertimbangan utama dalam
menghimpun tim untuk menanggapi masalah yang dibuat dengan menerima tip anonim.
Diperlukan tim yang cukup besar untuk mengatasi berbagai masalah, tetapi pada
awalnya tim kecil yang terdiri dari profesional berpengalaman yang paling efektif.
Pertimbangan selanjutnya adalah kontrol tim. Struktur penugasan khusus yang sesuai
untuk banyak situasi adalah komite audit atau komite khusus dewan melibatkan
penasihat independen.
KEPUTUSAN PENGUNGKAPAN
Pengungkapan harus konsisten dengan persyaratan hukum dan akuntansi, pedoman
peraturan, dan setiap informasi akurat yang mungkin telah diperoleh investor dari
sumber lain. Pengungkapan dapat digunakan pada kesempatan untuk melakukan
investigasi sebagai sarana untuk mengumpulkan informasi—misalnya, dengan cara
taktis mengundang perhatian media atau meminta informasi dari karyawan dalam skala
luas. Pengungkapan juga merupakan sinyal kepada otoritas pengatur bahwa
perusahaan dan dewan mengambil tindakan yang cepat, tepat, dan menyeluruh, dan
seringkali tepat untuk bertemu dengan anggota komunitas pengatur yang relevan dan
memberi tahu mereka tentang ruang lingkup dan kemajuan penyelidikan.
Terlepas dari keputusan pengungkapan, struktur, waktu, dan format pemberitahuan apa
pun kepada karyawan harus dipertimbangkan dan strategi diterapkan untuk
meminimalkan rumor tentang selentingan perusahaan karena adanya penyidik
eksternal.
Pengungkapan kepada publik, termasuk regulator, tentang penyelidikan mungkin juga
diperlukan atau diperlukan. Pengungkapan kepada publik, termasuk regulator, tentang
penyelidikan mungkin juga diperlukan atau diperlukan. Nasihat penasihat harus dicari
dalam hal ini. Pertimbangan juga harus diberikan untuk melibatkan departemen
komunikasi korporat perusahaan pada tahap awal untuk mempersiapkan tanggapan
yang sesuai terhadap kepentingan pers yang tidak terduga atau jika pengungkapan
publik diperlukan.
PRIORITASKAN TUDUHAN
Tip anonim sering kali menyertakan sejumlah tuduhan dan informasi yang disajikan
dalam urutan acak, dengan masalah yang tumpang tindih dan masalah yang awalnya
tampak unik tetapi kemudian terbukti menjadi bagian dari pola yang lebih besar.
Tuduhan itu harus disaring dengan hati-hati untuk menetapkan yang berpotensi asli dan
untuk menetapkan prioritas untuk penyelidikan.
Tujuan dari penyelidik akuntansi forensic adalah untuk mengatur struktur yang
membahas setiap masalah, untuk merancang peta jalan ke informasi yang relevan, dan
untuk mempertimbangkan bukti yang akan memungkinkan penyelidikan untuk
mengkonfirmasi atau membantah tuduhan tersebut.
Setelah tuduhan inti telah diidentifikasi, masing-masing harus dipahami dalam konteks
kekhususan bisnis yang bersangkutan, dan sebuah rencana harus dikembangkan untuk
menyimpulkan pada setiap tuduhan.
Misalnya, jika tuduhan pertama adalah bahwa seseorang telah memalsukan dokumen,
langkah-langkah harus diambil untuk menemukan dan menganalisis dokumen itu. Jika
tuduhan itu menyangkut suap vendor, sebuah rencana harus dikembangkan untuk
menyelidiki, dengan cara hukum, aliran uang atau hadiah apa pun di antara para pihak
dalam pertanyaan, hubungan apa pun antara perusahaan vendor dan perusahaan
subjek karyawan, dan mereka yang mungkin terlibat di perusahaan vendor.
Kunci untuk merencanakan penyelidikan setiap tuduhan adalah memahami bagaimana
kegiatan yang diduga dapat dilakukan. Seperti bagaimana kerangka kerja sistem,
struktur, dan praktik organisasi yang bersangkutan.
Pertimbangan juga perlu diberikan untuk jangka waktu ketidakwajaran, seperti yang
disarankan oleh tuduhan. Jika diduga bahwa peristiwa tertentu terjadi pada satu titik
waktu, masalah jangka waktu kurang relevan. Namun, jika diduga, misalnya, bahwa
seseorang telah mencuri inventaris dan memalsukan catatan untuk waktu yang lama,
maka pertimbangan harus diberikan, setidaknya pada tahap awal penyelidikan,
perlunya dan efektivitas biaya penyelidikan pada setiap kejadian.
Akhirnya, di satu sisi, penyidik akuntansi forensik harus mendekati tuduhan dengan
pikiran terbuka; tidak ada tuduhan yang dapat diberhentikan tanpa penyelidikan yang
semestinya. Di sisi lain, penyidik akuntansi forensik harus menghindari jebakan
mempercayai tuduhan tanpa bukti pendukung.