PT XYZ

Job Description

1. IDENTIFIKASI

Nama Jabatan : HR & GA Manager Tanggal :

Departemen : HR & GA Lokasi : Plant III
Pemangku : (Nama Pemangku) Persetujuan :(Tandatangan atasan)
Melapor pada : HR & GA GM

2. TUJUAN JABATAN
Mengelola dan mengawasi kegiatan penerimaan karyawan, proses administrasi
penggajian, kesejahteraan karyawan, program pelatihan, pelayanan kepada karyawan, dan
pendekatan dengan masyarakat sekitar sesuai dengan peraturan pemerintah dan
perusahaan, agar tersedia sumber daya manusia yang handal, berkompetensi, dan tetap
terpelihara hubungan baik dengan masyarakat sekitar.

3. TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Mengelola proses penerimaan karyawan dengan cara meninjau kebutuhan
karyawan baru dan mengevaluasi hasil seleksi calon karyawan sesuai persyaratan
yang telah ditentukan oleh perusahaan agar menghasilkan karyawan yang sesuai
dengan kebutuhan dan kompetensi yang disyaratkan.
2. Mengelola, mengevaluasi, dan mengawasi proses kontrak kerja sama dengan
perusahaan pemasok tenaga kerja, cleaning service, training, dan transportasi
sesuai dengan kompetensi dan persyaratan yang ditetapkan oleh Pemerintah dan
Perusahaan, agar kepentingan perusahaan terlindungi.
3. Mengawasi proses administrasi data kepegawaian, dengan mengelola absensi,
penggajian, benefit, dan pelayanan karyawan, agar data kepegawaian teratur rapi,
lengkap, dan tertib administrasi.
4. Mengawasi perencanaan dan pelaksanaan program training karyawan/ti
berdasarkan kebutuhan training menurut hasil penilaian tahunan dan kebutuhan
kompetensi jabatan, untuk meningkatkan kemampuan/kompetensi karyawan
sesuai dengan kebutuhan.
5. Mengawasi dan mengontrol pelayanan yang diberikan kepada karyawan/ti dalam
hal proses kepegawaian, kesehatan, training, dan umum sesuai dengan peraturan
perusahaan, agar hak karyawan/ti terpenuhi.
6. Mengawasi dan mengontrol rencana kerja dan pelaksanaannya dari proses
administrasi kepegawaian, training, klinik, dan bagian umum, agar kepentingan
karyawan dan perusahaan dapat terpenuhi dan lancar.
7. Memelihara dan meningkatkan hubungan baik dengan masyarakat sekitar pabrik,
pemerintahan, kepolisian, TNI, dan pemuka agama dengan cara
 mengkomunikasikan kondisi dan kegiatan perusahaan, agar situasi dan kondisi
perusahaan tetap aman dan lancar.
8. Mengelola, mengevaluasi, dan mengawasi kontrak kerja sama dengan rumah
sakit, klinik, laboratorium kesehatan, dan apotek dalam menyediakan pelayanan
kesehatan bagi karyawan dan keluarganya sesuai dengan peraturan perusahaan,
agar pelayanan kesehatan beserta keluarganya terjamin, mudah dan cepat, serta
biaya yang wajar.
9. Membuat laporan bulanan kepegawaian, training, kesehatan, dan umum sesuai
dengan prosedur, untuk menjamin tersedianya laporan yang akurat, informatif,
dan terdokumentasi.
10. Memotivasi, mengembangkan, dan mengevaluasi kemampuan dan kinerja
bawahan, agar dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan kompetensi jabatan dan
deskripsi jabatan.

4. DIMENSI

Dimensi keuangan:
Anggaran atau biaya yang diawasi oleh jabatan ini baik langsung ataupun tak langsung,
di mana tidak semua jabatan mempunyai dimensi keuangan: (per tahun)
1. Recruitment & Labour Rp.1.000.000.000
2. Gaji karyawan Rp.2.000.000.000
3. Medica Rp. 350.000.000
4. Donation & Entertainment Rp. 700.000.000
5. Transportasi Rp. 1.300.000
6. Telephone Rp. 500.000
7. Hand Phone Rp. 1.500.000
8. Peralatan Kantor Rp. 160.000.000
9. Stationery Rp. 440.000.000
10. Informasi (buku, koran, majalah) Rp. 15.000.000
11. Electricity Rp. 30.000.000
12. Training Rp.1.200.000.000

Dimensi non-keuangan:
Bawahan langsung 3 orang
Bawahan tidak langsung IFP 44 orang
Bawahan tidak langsung Kontraktor 81 orang
Total Staf 128 orang
Total Karyawan IFP Pabrik 480 orang
Jumlah Perusahaan Pemasok Tenaga Kerja 5 perusahaan

5. HUBUNGAN KERJA

Internal Perusahaan (Di dalam lingkungan XYZ)

 Semua manajer di pabrik untuk penerimaan dan pelatihan karyawan.
 Manajer keuangan untuk penggajian dan pembayaran.
  Departmen manager yang memerlukan tenaga kontrak untuk menentukan kontrak
kerja.
 Semua karyawan untuk penggajian dan kesejahteraan.
 HR Manager Head Office untuk pengurusan dana pensiun.

Eksternal Perusahaan (Di luar lingkungan XYZ)

 Pemda dan Kadin untuk perijinan.
 Disosnaker untuk urusan kepegawaian.
 Aparat keamanan untuk memfasilitasi kerjasama keamanan.
 Pemuka masyarakat dan agama untuk pendekatan sosial.
 Rumah sakit, klinik, apotik, dan laboratorium kesehatan untuk pelayanan
kesehatan karyawan beserta keluarga.
 Bank dan perusahaan pengembangan perumahan untuk memfasilitasi keperluan
perbankan karyawan.
 Jamsostek untuk pengurusan asuransi karyawan.

6. MASALAH DAN TANTANGAN KERJA

 Ketidakpuasan orang luar (masyarakat, wirausahawan, dan LSM) terhadap
kebijakan perusahaan tentang kesempatan bekerja dan berusaha di perusahaan.
Pemangku jabatan menjelaskan tentang keberadaan perusahaan, kebijakan
perusahaan, serta kondisi perusahaan sampai mereka memahami, mengerti, serta
menyadari tentang permasalahannya.
 Kemungkinan terjadinya anarkisme dari pihak-pihak yang tidak puas terhadap
perusahaan. Untuk itu perlu kerjasama dengan aparat kepolisian dan TNI untuk
bantuan pengamanan.

7. WEWENANG
 Memutuskan penerimaan karyawan di pabrik.
 Menyetujui program training yang diberikan kepada bawahannya dan program
training manajerial bagi karyawan lainnya sesuai dengan masukan dari atasannya.
 Memilih rumah sakit, klinik, laboratorium kesehatan, dan apotik yang akan
menjadi mitra perusahaan.
 Memilih labor supply yang akan bekerja sama dengan perusahaan dalam hal
pengiriman tenaga kerja.
 Memberikan penghargaan dan hukuman kepada karyawan bawahan.

8. SPESIFIKASI JABATAN

Latar belakang pendidikan dan pengalaman:

 Pendidikan S1 dengan 8 tahun pengalaman
 D3 dengan 10 tahun pengalaman
 SMU dengan 12 tahun pengalaman
 Minimal pengalaman di industri sejenis dan sudah menduduki level supervisor
minimum pernah bekerja di bidang SDM minimal 5 tahun.

Pengetahuan dan Keterampilan:

  Administrasi Pengupahan
 Peraturan perundang-undangan tenaga kerja
 Peraturan Dana Pensiun, Jamsostek, dan Asuransi.
 Peraturan Perusahaan

Kompetensi:
 Supervisory and Managerial Skill
 Keterampilan berkomunikasi
 Leadership skill
 Interpersonal skill
 Mampu memberikan pelatihan

9. STRUKTUR ORGANISASI

G.M. HRD&GA

HOHRD Plant HRD&GA HOGA

Manager Manager Manager

HR GA Superintendant Dokter Training

Superintendant Superintendant