Menjadi Seorang Sekretaris

dan Tata Usaha

Setelah menonton semua video, membaca ringkasan, dan
mengerjakan kuis pada kelas pelatihan ini, kita telah belajar
cara menggunakan tools digital untuk membuat dokumen
yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint,
Google Drive, Google Docs, dan Google Slides. Selain itu, kita
juga telah mempelajari ilmu dasar komunikasi dan cara
menerapkannya di dunia kerja. Kini setelah mempelajari
hal-hal tersebut, apa langkah selanjutnya?

Salah satu alasan kamu mengikuti kelas pelatihan ini

mungkin karena kamu ingin menjadi seorang sekretaris atau
tenaga tata usaha. Untuk mendapatkan pekerjaan tersebut,
maka langkah selanjutnya adalah mempersiapkan diri untuk
proses lamaran pekerjaan.

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan untuk proses

lamaran pekerjaan di antaranya adalah CV (Curriculum Vitae),
resume, dan persiapan wawancara. Namun sebelum bisa
mempersiapkan ketiga hal tersebut, kita perlu memahami
kembali apa itu profesi sekretaris dan tata usaha. Kita akan
membahas hal-hal tersebut pada artikel ini. Artikel ini juga
mencantumkan beberapa situs di mana kamu bisa melamar
kerja dan juga beberapa materi belajar tambahan. Berikut ini
adalah daftar isi dari artikel ini.

1
 Daftar Isi

Daftar Isi 2
Sekretaris dan Tata Usaha 3
Melamar Kerja Menjadi Seorang Sekretaris dan Tata Usaha 6
Tips Membuat CV dan Resume 6
Tips Melakukan Wawancara Lamaran Kerja 8
Pertanyaan Profil 11
Pertanyaan Keterampilan 14
Hal yang Perlu Diperhatikan saat Wawancara 16
Prinsip Melakukan Wawancara 16
Lowongan Pekerjaan 21
Materi Belajar Tambahan 22

2
 Sekretaris dan Tata Usaha
Sebuah perusahaan pasti akan berkutat banyak dengan
urusan administrasi yang berhubungan dengan kegiatan
operasionalnya. Misalnya, mengurus dokumen perizinan,
catatan hasil rapat, mengarsip dokumen-dokumen pekerjaan,
dan memastikan dokumen yang dibuat sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.

Administrasi yang tidak tertata dengan baik dapat

menyebabkan operasional sebuah perusahaan terhambat. Oleh
karena itu, diperlukan personil dalam perusahaan yang
menangani urusan administrasi. Orang itu lah yang disebut
sebagai sekretaris dan tata usaha.

Agar dapat menata administrasi perusahaan dengan baik,

tentu saja ada kemampuan-kemampuan tertentu yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris dan tata usaha seperti
kemampuan menggunakan Microsoft Office, Google Drive,
dan juga kemampuan berkomunikasi dengan baik. Dalam
kursus ini, kita telah mempelajari hal-hal tersebut.

Pada bab membuat dokumen dengan Microsoft Word,

kita sudah mempelajari dasar-dasar dari Microsoft Word yang
meliputi tampilan muka Microsoft Word, membuat dan
membuka dokumen, mengatur font, paragraf, penomoran,
dan mengenal fitur copy, cut, dan paste.

Selanjutnya, pada bab menggunakan fitur pendukung

pada Microsoft Word kita mempelajari bagaimana
menggunakan fitur-fitur tambahan pada Microsoft Word agar
memaksimalkan hasil pekerjaan kita meliputi cara
menyisipkan objek, membuat tabel, diagram, grafik,
mencetak dokumen, cara menggunakan fitur header, footer,
dan page numbering, membuat daftar isi, dan cara
menggunakan fitur find, replace, dan comment.

3
 Selain Microsoft Word, kita juga telah mempelajari
bagaimana menggunakan Microsoft Excel. Mempelajari cara
penggunaan Microsoft Excel dapat mempermudah kita dalam
melakukan pengolahan data. Pada kursus ini, materi Microsoft
Excel yang telah kita pelajari meliputi mindset dan pondasi
berpikir yang harus dipakai saat menggunakan Microsoft
Excel, tampilan antarmuka Microsoft Excel, cara menulis
data, membuat tabel, cara menggunakan rumus-rumus
dasar, cara melakukan formatting, dan cara membuat grafik.

Microsoft Power Point merupakan salah satu bagian dari

Microsoft office yang lazim dipakai untuk membuat presentasi.
Dalam kursus ini, materi Microsoft Power Point yang telah kita
pelajari meliputi tampilan antarmuka, cara membuat dan
mengatur tata letak slide, cara menyisipkan objek,
memanfaatkan slide navigation pane, mengenal tema dan
template slide yang tersedia, cara mempersiapkan
presentasi offline dan online, cara membuat transisi dan
animasi, serta cara menggunakan fitur pembantu yaitu
notes, presenter view, dan timer. Selain itu, dijelaskan pula
tips dalam membuat slide.

Selain Microsoft Office, kita juga telah mempelajari

program lainnya yang lazim digunakan oleh perusahaan, yaitu
Google Drive. Materi Google Drive yang sudah kita pelajari pada
kursus ini meliputi cara penggunaan Google Docs dan Google
Slides beserta fitur-fiturnya yang tersedia.

Selain keterampilan teknis, keterampilan berkomunikasi

juga diperlukan oleh seorang sekretaris dan tata usaha. Oleh
karena itu, dalam kursus ini kita mempelajari kemampuan
dasar berkomunikasi dan berkomunikasi untuk keperluan
bisnis. Dalam bab keterampilan dasar berkomunikasi efektif,
kita mempelajari konsep dasar berbahasa, prinsip dasar
berkomunikasi, menjadi komunikator berkualitas, kesalahan
umum dalam berkomunikasi, kategori dan kelengkapan

4
kata, serta struktur dalam berlogika. Kemudian pada bab
keterampilan berkomunikasi untuk keperluan bisnis kita
mempelajari cara menulis email, cara melakukan presentasi
dengan baik, analisis ongkos-manfaat, MMP dalam bisnis,
dan cara menyampaikan proposal.

5
 Melamar Kerja Menjadi Seorang
Sekretaris dan Tata Usaha
Seperti yang sudah dijelaskan, seorang sekretaris dan tata
usaha memerlukan keterampilan dan pengetahuan tertentu.
Hal ini juga bisa kamu temukan pada banyak lowongan
pekerjaan sebagai sekretaris dan tata usaha yang biasanya
menuliskan kualifikasi sebagai berikut:

● Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

● Dapat mengoperasikan komputer dengan baik.

● Dapat bekerja dengan rajin, teliti dan cekatan.

Jika kita sudah memenuhi kualifikasi tersebut, maka kita

bisa memulai proses lamaran kerja. Umumnya, proses lamaran
kerja terdiri dari proses seleksi berkas seperti CV dan resume
kemudian dilanjutkan dengan proses wawancara. Agar dapat
meraih pekerjaan yang dilamar, kita perlu mempersiapkan
kedua proses ini dengan baik. Berikut adalah tips-tips dalam
membuat CV dan Resume serta tips dalam melakukan
wawancara.

Tips Membuat CV dan Resume

Kita pasti tidak asing dengan istilah CV dan resume.
Keduanya merupakan dokumen penting dalam proses
rekrutmen pekerjaan di bidang apa pun dan selalu diminta oleh
perekrut pekerjaan. Mungkin, kita mengira kedua dokumen
tersebut sama karena keduanya sering muncul di saat yang
bersamaan. Padahal, CV dan resume itu dua jenis dokumen
yang berbeda. CV merupakan singkatan dari curriculum vitae,
merupakan dokumen yang menjelaskan secara detail tentang
perjalanan karir dan akademik kita semasa hidup. Sedangkan
resume merupakan dokumen yang dapat menggambarkan

6
secara singkat kualifikasi kita dalam bidang tertentu.
Biasanya, panjang resume hanya 1-2 halaman saja sedangkan
CV beragam tergantung dari pengalaman orang tersebut
semasa hidupnya. Pada resume, informasi yang ditampilkan
hanya informasi yang relevan dengan kualifikasi yang
dibutuhkan, sedangkan pada CV seluruh pengalaman kita
ditulis dengan lengkap dan detail.

Sekarang, posisikan diri kita sebagai seorang direktur atau

pemilik usaha. Pastinya, dalam memilih karyawan kita mau
karyawan yang dapat bekerja dengan baik sehingga dapat
memberikan keuntungan secara optimal bagi kita. Salah satu
cara untuk mengetahui apakah seorang kandidat dapat bekerja
dengan baik yaitu dengan melihat pengalaman masa lalunya
seperti pencapaian apa saja yang pernah diraih selama
perjalanan karirnya, dan pelatihan apa saja yang pernah diikuti.
Semua itu dapat digambarkan pada CV dan resume si kandidat.
Oleh karena itu, perekrut membutuhkan CV dan resume dalam
proses rekrutmen. Dalam sebuah proses perekrutan, perekrut
dapat menerima hingga ratusan bahkan ribuan CV dan resume
dari pelamar kerja. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk
membuat CV dan resume sebaik mungkin sehingga menjadi
stand out atau menonjol sehingga menambah peluang untuk
diterima bekerja.

Resume yang baik merupakan resume yang dapat

menjelaskan kualifikasi kita secara jelas dan singkat. Dalam
membuat resume, sebaiknya cukup tampilkan informasi yang
relevan dan berhubungan dengan kualifikasi posisi yang ingin
kita lamar. Sedangkan untuk CV, sebuah CV yang baik
merupakan CV yang menjelaskan secara lengkap perjalanan
akademik dan juga karir kita. Meskipun CV menjelaskan
perjalanan akademik dan karir secara menyeluruh, sebaiknya
kita menggunakan bahasa yang singkat dan jelas, sehingga
perekrut dapat memahami kualifikasi kita dengan baik. Intinya,

7
CV yang dan resume yang bagus dapat menjelaskan dengan
singkat, padat, dan jelas mengenai kualifikasi yang kita miliki.

Agar CV dan resume yang kita buat dapat terlihat dengan

baik dan stand out di mata perekrut. Berikut beberapa hal yang
dapat kita lakukan. Pertama, pastikan kita memahami apa
tujuan dibuatnya CV atau resume tersebut. Kemudian,
buatlah desain yang menarik akan tetapi tetap sederhana.
Berikutnya, dalam mencantumkan pengalaman bekerja,
usahakan untuk menjelaskan pencapaian apa yang kita raih,
bukan job description. Apabila memiliki sertifikasi kemampuan
bahasa asing, mencantumkannya di CV dan resume dapat
menaikan daya tawar kita. Selanjutnya, jangan lupa pula untuk
mencantumkan alamat, kontak, dan juga referensi (apabila
ada). Untuk mempermudah pembuatan CV dan resume, kita
bisa menggunakan digital tools seperti Canva yang
menyediakan berbagai template CV dan resume.

Tips Melakukan Wawancara

Lamaran Kerja
Wawancara merupakan proses penting dalam proses
perekrutan. Memang, CV dan resume memberikan gambaran
kepada perekrut mengenai kemampuan kita. Akan tetapi, tidak
semua kemampuan yang kita miliki bisa digambarkan dengan
baik melalui CV dan resume, terutama soft skills. Selain itu,
wawancara juga menjadi sarana bagi perekrut untuk menilai
apakah kepribadian kita cocok dengan kultur perusahaan dan
pekerjaan yang kita lamar. Wawancara juga biasa dilakukan
setelah proses seleksi CV dan resume. Dari banyak kandidat
yang mengirimkan CV dan resume, beberapa kandidat terbaik
akan dipilih untuk masuk ke tahap wawancara. Jika kamu
terpilih, maka pada tahap wawancara kamu juga akan diminta
untuk menjelaskan isi dari CV dan resume kamu. Hal ini
penting agar perekrut dapat menilai apakah kita benar-benar
8
memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan
tersebut.

Sesuai dengan tujuannya, yaitu untuk menilai soft skill dan

juga kepribadian kita, maka tentu saja perekrut ingin menilai
apakah soft skill dan kepribadian yang kita miliki cocok untuk
posisi yang kita lamar. Secara umum, hal-hal yang ingin
diketahui oleh perekrut dalam proses wawancara adalah
berikut:

1. Apa yang memotivasi kita dalam melamar pekerjaan ini.

2. Seberapa tertarik kita dengan posisi yang dilamar.

3. Seberapa dalam pemahaman kita mengenai posisi yang

kita lamar dan tentang perusahaan secara umum.

4. Kesesuaian pribadi kita dengan kultur perusahaan.

Wawancara yang baik adalah wawancara yang dapat

mencapai tujuan dari wawancara, yaitu menilai soft skill dan
kepribadian dari kandidat pelamar kerja. Adapun kriteria dari
wawancara kerja yang baik sebagai berikut:

1. Perekrut mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari

kandidat.

2. Perekrut dapat menilai kemampuan kandidat melalui

jawaban kandidat saat wawancara.

3. Kandidat tidak melakukan blocking atau mengelak

sehingga tidak memberikan informasi relevan yang
dibutuhkan dalam penilaian.

4. Kandidat mendapat gambaran jelas mengenai pekerjaan

yang akan dia kerjakan apabila diterima dan kultur bekerja
dalam perusahaan.

9
 Karena wawancara merupakan proses yang penting untuk
dilalui bagi pelamar kerja, maka perlu persiapan yang matang
agar kita tidak grogi pada saat menjawab pertanyaan.
Sehingga, kita dapat mengkomunikasikan kemampuan kita
dengan baik kepada perekrut. Berikut beberapa persiapan yang
dapat kita lakukan saat akan menghadapi wawancara kerja:

1. Melakukan riset yang cukup mengenai perusahaan yang

kita lamar.

2. Melakukan self-assessment sehingga kita dapat

mengenal kelebihan dan kekurangan diri kita dengan
baik.

3. Memahami dengan betul posisi pekerjaan yang akan kita

lamar.

4. Menyiapkan pertanyaan untuk ditanyakan kepada

perekrut.

5. Mempelajari moda transportasi yang dapat digunakan

untuk menuju lokasi wawancara. Apabila memungkinkan,
kunjungi gedung tempat akan dilakukannya wawancara
sebelum hari-H wawancara.

6. Lakukan latihan wawancara dengan menjawab

pertanyaan-pertanyaan yang kira-kira akan ditanyakan
oleh wawancara. Kamu bisa minta bantuan teman kamu,
atau bicara sendiri di depan cermin untuk latihan
wawancara.

Kalau begitu, apa saja pertanyaan yang umum ditanyakan

dalam wawancara? Secara umum, ada 2 (dua) macam
pertanyaan saat wawancara kerja, yaitu pertanyaan profil dan
pertanyaan keterampilan. Pertanyaan profil merupakan
pertanyaan mengenai diri kita secara umum seperti
pengalaman, motivasi melamar posisi ini, atau kelebihan dan
10
kekurangan diri kita. Sedangkan pertanyaan keterampilan
bertujuan untuk menguji kemampuan kita dalam melakukan
pekerjaan yang kita inginkan.

Pertanyaan Profil
Pertanyaan-pertanyaan terkait profil yang biasanya
ditanyakan oleh perekrut kepada kandidat saat wawancara
adalah sebagai berikut:

1. Perkenalkan diri kamu!

Pertanyaan ini adalah pertanyaan yang paling sering
ditanyakan, namun juga sering membingungkan para
kandidat wawancara. Karena pertanyaannya yang sangat
terbuka, kandidat seringkali bingung informasi apa yang
harus diberikan. Berikut ini beberapa tips dalam
menjawab pertanyaan tersebut:

● Ceritakan latar belakang diri kamu yang relevan

terhadap pekerjaan yang kamu lamar. Kamu bisa
cerita tentang pendidikan terakhir kamu,
pengalaman kerja terakhir, dan juga minat kamu.
Selalu coba hubungkan cerita tersebut dengan posisi
yang kamu lamar. Tidak perlu banyak cerita tentang
hal-hal yang personal, kecuali menurut kamu hal
tersebut mendukung kamu untuk diterima di
pekerjaan tersebut.

● Kamu bisa juga gunakan formula masa lalu-masa

kini-masa depan. Di bagian masa lalu, jelaskan latar
belakang dirimu yang relevan dengan posisi yang
dilamar. Di bagian masa kini, jelaskan pekerjaanmu
atau kesibukanmu saat ini dan jelaskan pencapaian
atau prestasi yang kamu raih selama bekerja, namun
tetap pastikan pencapaian tersebut relevan dengan
posisi yang dilamar. Pada bagian masa depan,
ceritakan hal apa yang kamu cari dari posisi yang

11
 kamu lamar. Di sini kamu bisa cerita motivasi kamu
melamar pekerjaan tersebut, ekspektasi atau
bayangan kamu terhadap posisi yang dilamar, dan
juga alasan mengapa kamu adalah kandidat yang
tepat untuk dipilih.

● Meski rasanya banyak yang perlu dijelaskan, selalu

usahakan untuk menjawab pertanyaan ini dengan
singkat. Di sinilah pentingnya melakukan persiapan
wawancara. Selalu siapkan jawaban pertanyaan ini
lalu lakukan latihan dalam menjawabnya. Hal ini
penting karena pertanyaan ini biasanya merupakan
pertanyaan pertama saat wawancara. Jawaban yang
baik dari pertanyaan ini akan memberikan kesan
pertama yang baik.

2. Apa motivasi kamu melamar pekerjaan ini?

Meski kamu sudah menjelaskan secara singkat pada saat

pengenalan diri, kamu mungkin akan ditanya kembali
tentang motivasi kamu melamar pekerjaan tersebut.
Perekrut akan menanyakan lagi karena pertanyaan ini juga
merupakan pertanyaan penting saat wawancara. Pada
pertanyaan ini, perekrut ingin tahu hal apa yang
mendorong kamu untuk sukses dan juga ingin menilai
apakah motivasi kamu cocok dengan pekerjaan dan
budaya perusahaan. Prinsip utama dari menjawab
pertanyaan ini adalah jujur, hal ini penting bagi kamu dan
juga bagi perekrut. Jika kamu akhirnya diterima namun
kamu tidak jujur saat menjelaskan motivasi, kamu bisa jadi
akan bekerja dengan budaya pekerjaan yang tidak cocok
denganmu. Hal ini dapat membuat kamu tidak termotivasi
dalam bekerja dan akhirnya bekerja dengan tidak baik,
sesuatu yang dihindari oleh perusahaan tempat kamu
bekerja. Maka dari itu, jujurlah dalam menjawab
12
 pertanyaan ini. Jika kamu masih bingung apa motivasi
kamu, kamu bisa coba pikirkan hal-hal berikut:

● Hal apa yang kamu sukai dalam bekerja

● Keterampilan kamu yang kamu rasa cocok dengan

pekerjaan tersebut.

● Potensi yang bisa kamu raih dengan pekerjaan

tersebut.

3. Apa kelebihan dan kekurangan diri kamu?

Dalam menjawab pertanyaan ini, lagi-lagi, selalu kaitkan
dengan pekerjaan yang dilamar. Pertanyaan ini seringkali
dijawab dengan menyebutkan banyak kelebihan namun
sedikit kekurangan. Hal tersebut wajar karena pastinya kita
ingin dilihat sebagai kandidat yang optimal. Namun,
menyebutkan banyak kelebihan akan terlihat “tak berisi”
jika tidak dijelaskan bukti terkait kelebihan tersebut. Inilah
poin penting dalam menyampaikan kelebihan. Dalam
menjelaskan kelebihan kita, usahakan selalu memberi
bukti bahwa kita memiliki kelebihan tersebut. Bukti ini
dapat berupa pencapaian di pekerjaan sebelumnya atau
pencapaian-pencapaian lainnya. Bagaimana dengan
kekurangan? Apakah kita sebaiknya menyembunyikan
kekurangan kita? Sebaiknya jangan karena dengan
menjelaskan kekurangan kita, perekrut akan melihat
bahwa kita mengenali diri kita dengan baik. Namun coba
sampaikan bagaimana kamu mengelola kekurangan
kamu sehingga pekerjaanmu tetap tidak terganggu.

4. Tolong ceritakan pengalaman kamu ketika dalam posisi

menghadapi tekanan!

13
 Pertanyaan ini juga sering ditanyakan pada wawancara.
Dalam bekerja, tidak jarang kita dihadapi situasi di mana
banyak tanggung jawab yang harus dipegang. Situasi
seperti ini dapat membuat kita tertekan dan hal ini wajar.
Yang ingin perekrut tahu adalah bagaimana cara kita
bekerja dan mengelola tekanan tersebut. Jawab
pertanyaan ini sesuai dengan cara kamu menyikapi
tekanan. Sama seperti menjelaskan kelebihan, coba
berikan contoh bagaimana kamu bekerja dalam tekanan.

5. Apa alasan kami harus menerima kamu?

Pertanyaan ini biasa ditanyakan di akhir wawancara.

Penting untuk menjawab pertanyaan ini dengan baik
untuk meyakinkan perekrut bahwa kita tahu kalau kita
adalah pilihan yang tepat. Coba jawab dengan
menjelaskan ulang secara singkat tujuan dan kebutuhan
dari pekerjaan yang kamu lamar, lalu jelaskan kelebihan
diri kamu dan jelaskan kenapa kelebihan tersebut cocok
dengan pekerjaan yang kamu lamar. Jangan lupa untuk
menceritakan bukti ketika menjelaskan kelebihan diri
kamu.

Pertanyaan Keterampilan
Pertanyaan keterampilan dalam wawancara kerja adalah
pertanyaan-pertanyaan yang bertujuan untuk melihat apakah
seorang kandidat benar-benar memiliki keterampilan yang
dibutuhkan untuk pekerjaan tertentu. Untuk itu,
pertanyaan-pertanyaan ini pastinya berbeda tergantung posisi
pekerjaan yang dilamar. Untuk pekerjaan koki, berikut adalah
beberapa pertanyaan teknis yang umum ditanyakan:

1. Software apa saja yang kamu kuasai?

14
 2. Dokumen apa saja yang pernah kamu kerjakan
menggunakan Microsoft Excel?

3. Bagaimana cara kamu memprioritaskan pekerjaan?

4. Bagaimana cara kamu mengatur pekerjaan ketika

pekerjaan menumpuk dan deadline sangat dekat?

Sangat penting bagi kita untuk mempersiapkan dan

melatih jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan terkait
keterampilan tersebut. Tentunya kita ingin terlihat menguasai
pekerjaan yang kita lamar. Untuk itu kita perlu dapat menjawab
pertanyaan-pertanyaan ini dengan komprehensif dan
meyakinkan. Akan terlihat kurang baik apabila saat menjawab,
terdapat jeda waktu yang lama untuk kita berpikir. Di sinilah
pentingnya mempersiapkan jawaban wawancara. Namun kita
juga perlu siap terhadap pertanyaan-pertanyaan yang tidak kita
persiapkan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut akan sangat
menguji pemahaman dan keterampilan kita terhadap sebuah
pekerjaan. Pada sesi wawancara ini, tak jarang juga perekrut
memberi kita sebuah studi kasus. Dalam studi kasus, kita akan
diberi pertanyaan berupa permasalahan yang biasa dihadapi di
pekerjaan tersebut. Di sini kita perlu menunjukkan
keterampilan kita dalam pekerjaan ini.

15
 Hal yang Perlu Diperhatikan saat
Wawancara
Agar wawancara kerja berjalan dengan baik, selalu
perhatikan hal-hal berikut ini ketika hendak menghadapi
wawancara kerja:

1. Selalu datang tepat waktu.

Telat dalam wawancara akan memberi kesan pertama
yang buruk. Hal ini mengindikasikan sifat tidak disiplin.
Perekrut akan berpikir “jika datang wawancara saja tidak
bisa tepat waktu, bagaimana ketika diberi tanggung jawab
yang lebih besar?”.

2. Apabila wawancara dilakukan secara daring, maka

pastikan koneksi internet baik dan gunakan headset
atau earphone untuk menghindari suara bergema.
Sejak pandemi, banyak wawancara dilakukan secara
daring. Penting untuk kita memastikan koneksi internet
dan kualitas suara yang baik. Akan percuma jika kita sudah
menjawab pertanyaan dengan baik namun pesan tidak
tersampaikan dengan baik. Hal ini juga bisa menjadi
indikator seberapa besar persiapan kita dalam melakukan
wawancara.

3. Gunakan dress code yang sesuai.

Apa bila tidak disyaratkan dress code tertentu, maka
gunakanlah pakaian formal.

4. Selalu perhatikan tata krama selama proses wawancara

berlangsung.

Prinsip Melakukan Wawancara

1. Selalu kaitkan jawaban dengan posisi pekerjaan.
Selama membaca artikel ini, mungkin kamu telah
menyadari pentingnya prinsip ini. Dalam wawancara,

16
 perekrut ingin mengetahui seberapa cocok kita dengan
posisi yang dilamar. Maka dari itu, penting bagi kita untuk
selalu mengaitkan setiap jawaban kita dengan posisi yang
kita lamar.

2. Berkomunikasi dengan efektif.

Dalam wawancara, kita berusaha meyakinkan
perekrut bahwa kita adalah kandidat yang tepat dengan
cara memberi informasi-informasi terkait diri kita. Agar
informasi ini tersampaikan dengan baik, penting untuk
memperhatikan prinsip komunikasi efektif. Komunikasi
terdiri dari komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
Komunikasi verbal adalah aspek penggunaan bahasa
seperti kata-kata, kalimat, ragam bahasa, dan sebagainya .
Sementara komunikasi nonverbal adalah aspek
komunikasi di luar bahasa seperti bahasa tubuh, ekspresi,
intonasi, kecepatan berbicara, dan sebagainya.

Komunikasi verbal yang baik adalah komunikasi yang

menggunakan bahasa yang sesuai dengan situasi. Dalam
wawancara, biasanya bahasa yang digunakan adalah
bahasa yang formal. Gunakan kalimat yang efektif, tidak
bertele-tele dan jelas dalam berbicara. Dalam wawancara,
selalu coba pahami apa yang perekrut maksud, jika kita
tidak yakin, jangan malu untuk bertanya apa yang
perekrut maksudkan. Hal ini akan lebih baik dibandingkan
kita menjawab sesuatu namun ternyata tidak sesuai
dengan apa yang dimaksudkan oleh perekrut.

Komunikasi tidak hanya lewat bahasa, perekrut juga

dapat menilai diri kita dari kesan yang ditimbulkan dari
bentuk komunikasi nonverbal kita. Komunikasi nonverbal
yang baik adalah bahasa tubuh, ekspresi, intonasi, dan
kecepatan bicara yang memunculkan kesan percaya diri.
Selama wawancara, usahakan diri kita untuk selalu rileks,
badan tegap, lakukan kontak mata secukupnya, senyum

17
 dan anggukan kepala pada situasi yang tepat. Bicaralah
dengan suara yang jelas, intonasi yang tidak datar, dan
kecepatan yang wajar.

3. Percaya diri

Selalu tenang dan tunjukkan sikap percaya diri

selama wawancara. Sikap ini akan mempengaruhi
berjalannya wawancara. Jika kita sudah panik dan tidak
percaya diri, akan sulit bagi kita untuk berpikir jernih untuk
menjawab pertanyaan wawancara dengan benar. Sikap
yang tidak percaya diri juga akan terlihat dari komunikasi
nonverbal kita. Jika sikap ini terlihat, perekrut mungkin
akan mempertimbangkan ulang apakah kita merupakan
kandidat yang tepat. Tentunya perekrut ingin memilih
seorang kandidat yang yakin bahwa dirinya tepat untuk
posisi tersebut. Hal ini dapat dikomunikasikan lewat sikap
yang percaya diri.

4. Latihan

Selalu lakukan persiapan dan latihan. Jangan

pernah sepelekan tahap ini. Seringkali kita sudah merasa
yakin dengan mempersiapkan segala jawaban dalam hati,
tapi saat wawancara kita menjadi tidak lancar berbicara
dan panik. Hal ini sering disebabkan karena ketika
mempersiapkan wawancara hanya dalam hati, ada banyak
detail yang kita lupakan, sehingga saat kita bicarakan, kita
perlu memikirkan terlebih dahulu hal-hal tersebut. Situasi
ini yang sering membuat kita panik. Maka dari itu, selalu
lakukan persiapan dengan cara menulis daftar pertanyaan
yang kira-kira akan ditanyakan, tulis jawabannya, lalu
praktikkan proses wawancara dengan menjawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut secara lisan, bisa
dilakukan dengan teman/kerabat, atau dengan diri sendiri
di depan cermin. Dengan persiapan yang matang, pikiran

18
 dan badan kita akan lebih siap dalam melakukan
wawancara sehingga kita bisa lebih tenang.

5. Istirahat cukup

Proses wawancara bisa menjadi proses yang

melelahkan karena kita harus mengerahkan pikiran kita
untuk memikirkan jawaban terbaik, ditambah lagi dengan
tekanan yang kita rasakan karena perasaan ingin tampil
dengan baik. Maka dari itu penting bagi kita untuk
mendapat istirahat yang cukup sebelum melakukan
wawancara. Sebisa mungkin dapatkan tidur selama 8 jam
sebelum hari wawancara. Hal ini juga akan berpengaruh
terhadap komunikasi nonverbal kita. Jika kurang istirahat,
bahasa tubuh dan ekspresi kita akan cenderung
menyampaikan pesan yang kurang bersemangat dan
kurang percaya diri. Kurang istirahat juga dapat
menghambat proses berpikir sehingga dapat
menghambat kita dalam menjawab pertanyaan dengan
baik.

6. Jujur

Ketika wawancara pasti kita ingin dilihat sebagai

kandidat yang tepat agar bisa diterima di pekerjaan
tersebut. Kondisi ini seringkali mendorong kita untuk terus
membuat citra atau kesan yang baik di hadapan perekrut.
Hal ini wajar, namun tidak baik jika kita akhirnya
menyampaikan pesan yang tidak sesuai dengan
kenyataannya. Mungkin kita merasa tidak jujur itu tidak
apa-apa, yang penting kita diterima di pekerjaan tersebut.
Pola pikir seperti ini salah karena hanya memikirkan
konsekuensi jangka pendek. Konsekuensi jangka
panjangnya adalah ada kemungkinan kita mendapat
pekerjaan yang tidak sesuai dengan kualifikasi diri kita.
Atasan kerja kita akan memiliki ekspektasi yang tidak
sesuai dengan diri kita. Hal ini akan berdampak pada
19
performa kerja yang buruk dan dapat menyebabkan kita
akhirnya kehilangan pekerjaan tersebut. Tidak berhenti di
situ, dalam banyak lamaran kerja, terdapat proses
reference check di mana perekrut menanyakan performa
kita di pekerjaan lama kita kepada atasan lama kita. Pada
proses ini sangat mungkin atasan lama kita menceritakan
tentang kurang baiknya performa kita selama dulu
bekerja. Ini jelas berdampak pada sulitnya kita untuk
mendapatkan pekerjaan. Jadi, selama wawancara,
bersikap jujur lah selalu. Jangan takut terlihat buruk.
Sudah merupakan kenyataan bahwa setiap manusia
memiliki kelebihan dan kekurangan. Yang penting untuk
ditunjukkan adalah sikap bahwa kita selalu punya
semangat untuk belajar, sehingga pada suatu saat,
kekurangan kita bisa dikelola dan kita akan menjadi orang
yang lebih baik.

20
Lowongan Pekerjaan
Jika sudah siap semua, maka apa lagi yang
ditunggu? Carilah lamaran pekerjaan koki lalu ajukan
lamaran. Di era digital saat ini, kamu dapat dengan mudah
menemukan lowongan pekerjaan pada situs-situs di
internet. Yang perlu kamu siapkan hanyalah akun email,
akun pada website lowongan pekerjaan, dan tentunya
berkas-berkas yang dibutuhkan untuk melamar pekerjaan
seperti CV dan resume. Karena lowongan dilakukan secara
daring, maka berkas-berkas yang disiapkan merupakan
berkas digital. Apapun berkasnya, sebaiknya berkas
tersebut disimpan dalam format PDF karena format ini
ringan dan memudahkan perekrut dalam membaca
berkas kita. Jika sudah siap, maka berikut ini adalah
beberapa situs lowongan untuk pekerjaan koki yang bisa
kamu kunjungi (tekan teks berwarna biru untuk
mengunjungi situs):

Jobstreet
Indeed
Jooble
Loker.id

21
 Materi Belajar Tambahan
Bagi kamu yang belum yakin untuk melamar pekerjaan
sebagai koki, atau bagi kamu yang ingin semakin
memperdalam pengetahuan kamu, kamu bisa terus belajar
dan memperdalam keterampilan kamu. Selain dengan
memahami kembali isi dari kelas pelatihan dari ZenPro, kamu
juga bisa belajar lewat materi-materi tambahan berikut ini.

Catatan: Artikel-artikel di bawah ini menggunakan bahasa Inggris.

Jika kamu menggunakan browser Google Chrome dan kamu ingin
menerjemahkan ke bahasa Indonesia, kamu bisa menerjemahkan
artikel ke dalam bahasa Indonesia dengan cara:

Untuk Google Chrome HP:

● Tekan tanda titik tiga di pojok kanan atas

● Tekan “terjemahkan”/”translate”

Untuk Google Chrome di laptop atau komputer

● Klik kanan pada halaman situs

● Klik “terjemahkan ke bahasa Indonesia”

22
 Bahan tambahan:

● Tips Menggunakan Excel

Pada artikel berikut ini, dijelaskan tips dalam

menggunakan Microsoft Excel sehingga dapat
mempercepat pekerjaan kita.

https://www.goskills.com/Excel/Resources/Excel-hacks

● Tips Memprioritaskan Pekerjaan

Membuat prioritas ketika banyak pekerjaan yang harus

dikerjakan merupakan skill yang penting untuk dimiliki
seorang sekretaris dan tata usaha. Artikel berikut
menjelaskan bagaimana kita harus memprioritaskan
pekerjaan kita.

https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work

● Mengenal Konsep Deep Work

Deep work adalah sebuah kondisi dimana kita bekerja

tanpa pengalih perhatian. Menguasai penerapan konsep
ini dapat meningkatkan produktivitas kita secara
signifikan.

https://blog.doist.com/deep-work/

● Studi Kasus

Berikut ini merupakan beberapa contoh studi kasus pada

pekerjaan sekretaris.

https://www.kingston.ac.uk/news/archive/2009/october/26-
Secretarial-case-study-amanda/
23
https://www.linkedin.com/pulse/case-study-how-company-
secretary-can-lift-your-nfp-justin-hogg

24