PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT SEKRETARIAT

RUMAH SAKIT ISLAM AMINAH BLITAR

TAHUN 2021

RUMAH SAKIT ISLAM AMINAH BLITAR

MAJELIS PEMBINA KESEHATAN UMUM MUHAMMADIYAH
Jl. Kenari No. 54 Blitar 66134 Telp. (0342) 801662 Ext.3
Email: rsiaminahblitar@gmail.com

1
 DAFTAR ISI

SAMPUL ........................................................................................................................................1

DAFTAR ISI ........................................................................................................................................2

KATA PENGANTAR............................................................................................................................3

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................................................4

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT.................................................................................6

BAB III VISI, MISI, TUJUAN, DAN MOTTO RUMAH SAKIT......................................................9

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT......................................................................10

BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA............................................................................11

BAB VI URAIAN JABATAN................................................................................................................12

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA................................................................................................15

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL..............................................16

BAB IX KEGIATAN ORIENTASI.......................................................................................................18

BAB X PERTEMUAN/RAPAT.............................................................................................................19

BAB XI PELAPORAN...........................................................................................................................20

BAB XII PENUTUP...............................................................................................................................21

LAMPIRAN

2
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga
penyusunan Pedoman Pengorganisasian Unit Sekretariat dapat terselesaikan. Pedoman ini
merupakan acuan yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan kerja dan pengelolaan di Unit
Sekretariat.

Penyusun menyadari bahwa dalam penyusunan pedoman ini masih jauh dari sempurna, untuk itu
mengharap masukan berupa kritik dan saran dari semua pihak guna perbaikan pedoman ini dimasa
mendatang.

Blitar, 01 September 2021

Penyusun

3
 Lampiran : Keputusan Direktur Rumah Sakit Islam Aminah Blitar
Nomor : 731.1/KEP/III.6.AU/A/2021
Tanggal : 23 Muharram 1443 H / 01 September 2021
Tentang : Pedoman Pengorganisasian Unit Sekretariat

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah Sakit Islam Aminah Blitar adalah suatu institusi pelayanan kesehatan
yang kompleks. Kompleksitas ini muncul karena pelayanan di RSI Aminah
menyangkut berbagai fungsi pelayanan, serta mencakup berbagai tingkatan maupun
jenis disiplin. Agar RSI Aminah mampu melaksanakan fungsi yang demikian
kompleks, harus didukung dengan pelayanan yang baik di bidang teknis medis
maupun administrasi rumah sakit.

Pelayanan adminitrasi rumah sakit anatara lain meliputi kegiatan pelayanan

surat menyurat, pelayanan tamu, pelayanan kepegawaian, pelayanan rapat, pelayanan
pengarsipan dan distribusi surat menyurat. Administrasi sekretariat ditinjau dari
sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi sekretariat dalam
pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah
Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administrative dimana segala sesuatu yang berkaitan dengan
catat mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan
laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan
sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal
maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga
merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas pokok Unit
Sekretariat adalah memberikan pelayanan administrasi.

Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan Unit Sekretariat dalam
melakukan pelayanan dan pengelolaan sehingga tercapai mutu dan keselamatan
kerja. Selain itu pedoman ini merupakan acuan Unit Sekretariat dalam melakukan
pekerjaan sehari-harinya sesuai tugas yang sudah ada.

B. Ruang Lingkup Pelayanan

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan Unit Sekretariat

yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada administrasi
sekretariat/perkantoran. Administrasi sekretariat bertanggung jawab dalam
memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala
4
 keperluan rapat yang diadakan di lingkungan rumah sakit.

C. Batasan Operasional

Batasan operasional pedoman ini adalah tugas pokok Unit

Sekretariat/Sekretaris Rumah Sakit sebagai berikut :
a. Pelayanan korespondensi dan distribusi surat menyurat
b. Pelayanan manajemen untuk Direktur
c. Dokumentasi perjanjian kerjasama manajemen
d. Memfasilitasi pertemuan
e. Memberikan laporan berupa laporan kegiatan bulanan, notulen rapat, dan laporan
kegiatan yang diikuti oleh Ka. Unit Sekretariat
f. Menyusun dan pengelolaan arsip dokumen

D. Landasan Hukum

Pedoman ini dibuat dan mengacu pada ketentuan peraturan perundang-

undangan yang berlaku dan peraturan pelaksana lainnya, antaranya :
1. Undang-Undang RI nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran.
2. Undang-Undang RI nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
3. Undang-Undang RI nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 65 tahun 2005 tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
5. Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar
Pelayanan Rumah Sakit.
6. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi dan
Perizinan Rumah Sakit.
7. Peraturan Menteri Kesehatan RI nomor 14 tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Kementrian Kesehatan.
8. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah nomor 269/KEP/I.0/B/2021
tentang Penetapan Kode Indeks Surat Organisasi Untuk Periode 2015-2020
9. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah nomor: 02/PED/0.1/B/20121 tentang
Amal Usaha Kesehatan Muhammadiyah

5
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Profil Rumah Sakit Islam Aminah Blitar

Rumah Sakit Islam Aminah Blitar adalah pengembangan sekaligus rekolasi

dari Rumah Sakit Ibu dan Anak Aminah Blitar yang semula beralamat di Jalan
Veteran No. 12 Blitar. Pada awalnya, Rumah Sakit ini berupa BKIA/RB yang
mendapatkan ijin sementara pada tanggal 1 Juni 1972 dari Depkes Jawa Timur.

Pada tanggal 12 Agustus 1982 mendapatkan ijin RBU Aminah dari

Gubernur Jawa Timur dan tanggal 10 Desember 1987 mendapatkan ijin RB
Aminah dari Depkes Jawa Timur, 01 Februari 1989 sampai dengan 10 Desember
1992. Kemudian tanggal 12 Maret 1998 mendapatkan ijin tetap RS Bersalin dan
Anak dari Depkes Jawa Timur dan mendapatkan ijinj tetap 5 tahun RB/BP/BKIA
Aminah.

Pada tanggal 14 November 2003 sampai dengan 14 November 2008

mendapatkan ijin penyelenggaraan I RSIA Aminah dari Depkes RI Jakarta berlaku
tanggal 24 Maret 2009 samai dengan 24 Maret 2014, selanjutnya mendapatkan ijin
penyelenggaraan II RSIA Aminah dari KPT Pemenrintah Kota Blitar yang berlaku
tanggal 28 April 2014 sampai dengan 28 Maret 2019.

Pada tanggal 30 Juli 2003 mendapatkan ijin prinsip pembangunan Rumah

Sakit Islam Aminah di Jl. Veteran No. 39 dari Walikota Blitar dan beroperasional
tahun 2006 sampai sekarang. Tanggal 27 Desember 2012 mendapatkan ijin prinsip
membangun Rumah Sakit Islam Aminah di Jl. Kenari No. 54 dari Walikota Blitar.

Peletakan batu pertama telah dilakukan oleh Walikota Blitar, Pimpinan

Wilayah Muhammadiyah Jawa Timur dan PD. Muhammadiyah Kabupaten dan
Kota Blitar pada tanggal 22 September 2012. Pada tanggal 27 Desember 2016
mendapatkan izin pendirian rumah sakit dengan Keputusan Walikota Blitar
Nomor: 503/002/410.211.1/IMRS/2016, kemudian mendapatkan ijin operasional
dari Pemerintah Kota Blitar melalui Keputusan Walikota Blitar Nomor:
503/01/410.211.3/IORS/2017 pada tanggal 14 Juni 2017 yang berlaku hingga 14
Juni 2022 dengan nama Rumah Sakit Islam Aminah Blitar.

Berbagai jenis pelayanan kesehatan yang tersedia di Rumah Sakit Islam Aminah
Blitar antara lain:
1) UGD 24 Jam
2) Rawat Inap VIP, Kelas I, II, dan III
3) Unit Bedah Sentral (Umum dan Covid-19)
4) Intensive Care Unit
6
5) Unit Perawatan Neonatus
6) NICU
7) Ruang Isolasi Covid-19
8) ICU Covid-19
9) Poli Umum
10) Poli Gigi
11) Poli KIA (ANC, imunisasi, KB, Papsmear, Pijat Bayi)
12) Poli Spesialis Bedah
13) Poli Spesialis Penyakit Dalam
14) Poli Spesialis Kebidanan dan Kandungan
15) Poli Spesialis Anak
16) Poli Spesialis Mata
17) Poli Spesialis Orthopedi
18) Poli Spesialis Syaraf
19) Poli Spesialis Paru
20) Poli Spesialis Rehabilitasi Medik
21) Poli Spesialis Kulit Kelamin
22) Poli TB-DOTS
23) Poliklinik Imunisasi Dewasa
24) Poli Fisioterapi
25) Poli Mom’s Care
26) Poli Wound Care Centre
27) Radiologi
28) Konsultasi Gizi
29) Layanan Kerohanian
30) Layanan Perawatan Jenazah
31) Layanan Home Care
32) Layanan Telemedicine
33) Layanan Isoman Dirumah dan Di Rumah Sakit (Program Anosmia “Aman
Nyaman Isolasi Bersama RSI Aminah Blitar)
34) Layanan Antar Obat
35) Farmasi 24 Jam
36) Laboratorium 24 Jam
37) Pendaftaran 24 Jam
38) Kasir 24 Jam
39) Ambulance 24 Jam
40) Kantin
41) Mushola

7
 42) ATM Center
43) Area Parkir yang luas

B. Identitas Rumah Sakit Islam Aminah Blitar

Nama : Rumah Sakit Islam Aminah Blitar
Alamat : Jl. Kenari No. 54 Kelurahan Plosokerep
Kecamatan Sananwetan Kota Blitar No. Telp (0342)
801662 Email: rsiaminahblitar@gmail.com
Pemilik : PP. PERSYARIKATAN MUHAMMADIYAH
Nama Direktur : dr. Mutia Farah Fawziah DF, Sp.A., M.Kes
Alamat : Dsn. Bululawang RT. 05 RW. 01 Bendo Kec. Ponggok
Kabupaten Blitar. Telp. 081-288-333-045
Ketua MPKU Kab. Blitar : H. Sigit Prasetyo, SE
Alamat : Jl. Kesatrian Kabupaten Blitar
Telp. (0342) 814626 / 0811363981
Ketua MPKU Kota Blitar : Drs. Joko Nurbatin
Alamat : Jl. Cokroaminoto Kota Blitar
Telp. 081-233-659-32

8
 BAB III
VISI, MISI, DAN MOTTO RUMAH SAKIT

A. Visi Rumah Sakit Islam Aminah Blitar

Menjadi rumah sakit islami, unggul dan berkemajuan sebagai sarana ibadah kepada
Allah SWT

B. Misi Rumah Sakit Islam Aminah Blitar

1. Memberikan pelayanan kesehatan yang islami, professional, paripurna dan
sesuai standar disertai dakwah amar ma’ruf nahi munkar
2. Mengembangkan sumber daya insani yang berkarakter islami, berwawasan
Muhammadiyah dan professional
3. Mewujudkan rumah sakit islami yang unggul, berkemajuan dan menjadi pusat
rujukan kegawat daruratan dengan standar internasional
4. Membangun manajemen informasi dan komunikasi menggunakan teknologi
terkini yang terintegrasi untuk kemajuan pelayanan rumah sakit.

C. Motto Rumah Sakit Islam Aminah Blitar

LAYANANKU, IBADAHKU

9
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT
PD MUHAMMADIYAH BLITAR
MAJELIS PKU
Lampiran SK MPKU PDM Kota Blitar
Nomor : 125/KEP/III.6.AU/B/2021
Tanggal : 28 J. Akhir 1442 H/ 10 Februari 2021 M
DIREKTUR
Tentang : Struktur Organisasi RSI Aminah Blitar dr. Mutia Farah Fawziah DF, Sp.A, M.Kes

SPI Plt. KABID YANMED KABID. JANGMED KABID. KABID. ADMIN DAN KABID. SDI DAN KABID. KEUANGAN
Umi Khoiriyah, SE KEPERAWATAN UMUM DIKLAT Sendy AFK, S.Pd
dr. Asteria K. Mustakim, S.Pd Luluk, AMd..Kep Sunan M., S.Ag. Diah P., S..Kep
TIM BPJS
dr. Asteria K.
UNIT.. R. INAP UNIT FARMASI KASIE. UNIT UNIT UNIT
KOMITE dr. Bagus, Sp.OG Wahyu K, Apt KEPERAWATAN SEKRETARIATAN KEPEGAWAIAN & BENDAHARA
KEPERAWATAN Lury T., S..Kep Diana O, S. Ak DIKLAT Yayuk R., AMd.
UNIT LABORAT Intan E, AMd.Kep
UNIT R. JALAN UNIT
KOMITE PPI dr. Rudy B. Titik K, AMd.AK RUMAH TANGGA UNIT UNIT
Sumari AKUTANSI &
SIRS
UNIT REKAM MEDIS PERPAJAKAN
M.Putra, S.Kom
UNIT GD Veradani, SST UNIT Erna P., S.Ak
KOMITE PMKP dr. Dessy R. HUMAS
UNIT UNIT
Imro’atus S, S.PdI BINA ROHANI LOGISTIK UMUM
UNIT RADIOLOGI Khabib MA, SKM
UNIT BS UNIT Wawan E., AMd.
TIM ETIK DAN Abdul, AMd.Rad
dr.Adyuta, Sp.OG PS. & KESLING
DISIPLIN
Irwan Hartono
UNIT INTENSIF DAN UNIT GIZI
TIM ANESTESI Pratiwi W., SST
BUDAYA KERJA
dr. Agung, Sp.An

KOMITE MEDIS
Direktur RSI Aminah Blitar

TIM PFT

KOMITE-PANITIA- 10
TIM dr. Mutia Farah Fawziah DF, Sp.A, M.Kes
NBM : 1354 870
KSM
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

DIREKTUR

dr. Mutia Farah Fawziah DF, Sp.A, M.Kes

KA. BIDANG ADMINISTRASI DAN UMUM

Sunan Mahmud, S.Ag

KA. UNIT SEKRETARIAT

Diana Oktaviani, S.Ak

STAFF ADMINISTRASI PEMBANTU UMUM

Restu Yuniarto

11
 BAB VI
URAIAN JABATAN

A. Persyaratan Jabatan
a. Kepala Unit Sekretariat
1. S1 Administrasi atau S1 jurusan dengan pengalaman dibidang
administrasi
2. Berstatus sebagai karyawan kontrak dengan masa kerja minimal 3 tahun
3. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal Microsoft Office
4. Memiliki komunikasi yang baik
5. Memiliki pengalaman berorganisasi
6. Aktif sebagai anggota Muhammadiyah.

b. Staf Administrasi
1. Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat
2. Mempunyai pengalaman admninistrasi minimal 1 tahun
3. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal microsoft office
4. Memiliki pengalaman berorganisasi dan mampu bekerja secara team
5. Aktif sebagai Anggota Persyarikatan Muhammadiyah

c. Pembantu Umum
1. Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat
2. Mempunyai pengalaman bekerja
3. Mampu mengoperasionalkan komputer minimal Ms. Word
4. Memiliki pengalaman berorganisasi dan mampu bekerja secara team
5. Aktif sebagai Anggota Persyarikatan Muhammadiyah

B. Uraian Tugas

a. Kepala Unit Sekretariat

1. Melaksanakan dan mengkoordinasi pelaksanaan surat-surat kedinasan sesuai

dengan prosedur RS Islam Aminah Blitar
2. Menyusun Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan menuangkan dalam program kerja
tahunan unit kerja kesekretariatan
3. Bertanggung jawab atas administrasi surat-menyurat dan pelaporan surat rumah
sakit kepadapihak-pihak terkait
4. Menjamin terlaksananya transfer informasi antar unit terkait dengan tindak lanjut
pelaksanaan surat masuk maupun surat keluar
5. Bertanggung jawab terhadap kemakmuran dan kesejahteraan karyawan

12
 6. Memilah berkas rumah sakit sesuai dengan fungsi rahasia, sangat penting, dan
lainnya
7. Membuat laporan kegiatan unit sekretariat sesuai dengan ketentuan yang berlaku
8. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidangnya.

b. Staf Administrasi
1. Melaksanakan pembuatan, pengarsipan dokumen yang berkaitan dengan tugas
kesekretariatan (laporan, surat-menyurat, notulen rapat) dan kegiatan administrasi
lain yang melibatkan pihak ketiga serta registrasi surat masuk dan surat keluar
2. Melaksanakan kebijakan dan peraturan rumah sakit
3. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan SOP yang berlaku
4. Berperan serta aktif dalam pengembangan diri dengan mengikuti
pendidikan/pelatihan
5. Menjalin kerjasama dan meningkatkan hubungan yang baik dengan unit lain
6. Melaksanakan program keselamatan kerja di unitnya
7. Menjaga kebersihan, kerapian, keamanan, kenyamanan, dan menciptakan
lingkungan kerja yang kondusif di unitnya
8. Melaksanakan pengaturan pemakaian ruangan pertemuan untuk pertemuan atau
kegiatan manajemen baik internal atau eksternal
9. Melaksanakan manajemen telepon masuk dan keluar terkait dengan RS Islam
Aminah Blitar
10. Melaksanakan manajemen penerimaan dan pengiriman faximile dari luar
11. Membuat laporan bulanan kegiatan

c. Pembantu Umum
1. Melakukan distribusi surat menyurat dan dokumen baik di lingkungan internal
rumah sakit maupun eksternal rumah sakit
2. Menyiapkan tempat pertemuan atau kegiatan manajemen di rumah sakit
3. Menjalin kerjasama dan meningkatkan hubungan yang baik dengan unit lain
4. Menjaga kebersihan, kerapian, keamanan, kenyamanan, dan menciptakan
lingkungan kerja yang kondusif di unitnya
5. Membuat laporan bulanan kegiatan

C. Tanggung Jawab
a. Kepala Unit Sekretariat
1. Komunikasi dan koordinasi jajaran staf yang ada di unit sekretariat baik secara lisan
dan tertulis serta terhadap komunikasi vertical maupun horizontal
2. Pelayanan administrasi dan mobilisasi surat-surat dinas RS Islam Aminah Blitar
3. Pengembangan sistem ekspedisi surat, pengelolaan pengarsipan dan analisa beban
13
 kerja dan tenaga di unit sekretariat
4. Penjagaan dan peningkatan mutu pelayanan surat menyurat dan kegiatan
permusyawaratan RS Islam Aminah Blitar.

b. Staf Administrasi
1. Bertanggungjawab dalam mempersiapkan administrasi perjalanan dinas untuk
memastikan kelancaran perjalanan dan akomodasinya.
2. Bertanggungjawab dalam pelaksanaan kesehatan dan keselamatan kerja dan
lingkungan yang kondusif untuk bekerja
3. Bertanggungjawab dalam melaksanakan up date dan pemeliharaan data dan
dokumen administrasi setiap tahun
4. Bertanggungjawab dalam mengatur dan membuat dokumen pembukuan kas kecil
Bagian Administrasi dan Umum

c. Pembantu Umum
1. Bertanggung jawab dalam mempersiapkan administrasi distribusi surat menyurat
maupun dokumen
2. Bertanggung jawab menjaga kerahasiaan dan keamanan distribusi dokumen serta
surat menyurat

D. Wewenang
a. Kepala Unit Sekretariat
1. Melakukan pembinaan peningkatan pelaksanaan kerja staf sekretariat sesuai
dengan visi, misi dan tujuan RS Islam Aminah Blitar
2. Mengatur pelaksanaan rapat-rapat kedinasan.

b. Staf Administrasi

1. Melakukan koordinasi dengan pembantu umum dan staf unit terkait yang
menyangkut kegiatan administrasi di Unit Sekretariat

c. Pembantu Umum

1. Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan unit atau instansi lain dalam
kegiatan penerimaan surat
2.

14
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Tata hubungan kerja Unit Sekretariat dalam struktur organisasi RS Islam Aminah
Blitar dapat dijelaskan dalam uraian berikut ini:
1. Direktur sebagai pimpinan tertinggi RS Islam Aminah Blitar bertanggung jawab langsung
kepada MPKU Kabupaten dan MPKU Kota Blitar sebagai Pembina dan pengawas yang
ditunjuk oleh Persyarikatan Muhammadiyah
2. Kepala Bidang Administrasi dan Umum, secara struktural membantu kinerja Direktur dan
bertanggung jawab langsung kepada Direktur RS Islam Aminah Blitar
3. Kepala Unit Sekretariat, secara manajerial bertanggung jawab langsung kepada Kepala
Bidang Administrasi dan Umum. Kepala Unit Sekretariat secara struktural saling
berkoordinasi dan komunikasi baik secara vertikal maupun horizontal dengan unit-unit terkait
4. Staff administrasi, membantu kinerja Kepala Unit Sekretariat, berkoordinasi dengan staf antar
unit dalam bidang pekerjaannya dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Unit
Sekretariat
5. Pembantu Umum, membantu kinerja Kepala Unit Sekretariat dan staff administrasi yang
bertanggung jawab langsung kepada pimpinannya.

15
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. POLA KETENAGAAN
Adapun pola ketenagaan di Unit Sekretariat adalah sebagai berikut:

No. Nama Jabatan Waktu Kerja Jumlah

6 hari kerja
1. Kepala Unit Sekretariat 1
08.00 – 14.00 WIB
6 hari kerja
2. Staf Administrasi -
07.00 – 14.00 WIB
6 hari kerja
3. Pembantu Umum 1
07.00 – 14.00 WIB

B. KUALIFIKASI PERSONIL
Adapun kualifikasi personil di Unit Sekretariat baik secara formal maupun
informal adalah sebagai berikut:
Kebutuha
No. Nama Jabatan Kualifikasi
n
1. S1 Administrasi atau S1 jurusan
dengan pengalaman dibidang
administrasi
2. Berstatus sebagai karyawan
kontrak dengan masa kerja
minimal 3 tahun
3. Mampu mengoperasionalkan
1. Kepala Unit Sekretariat 1
komputer minimal Microsoft
Office
4. Memiliki komunikasi yang baik
5. Memiliki pengalaman
berorganisasi
6. Aktif sebagai anggota
Muhammadiyah.
2. Staf Administrasi 6. Pendidikan minimal SMA/SMK 1
sederajat
7. Mempunyai pengalaman
admninistrasi minimal 1 tahun
8. Mampu mengoperasionalkan
komputer minimal microsoft
16
 office
9. Memiliki pengalaman
berorganisasi dan mampu
bekerja secara team
10. Aktif sebagai Anggota
Persyarikatan Muhammadiyah
1. Pendidikan minimal SMA/SMK
sederajat
2. Mempunyai pengalaman bekerja
3. Mampu mengoperasionalkan
komputer minimal Ms. Word
3. Pembantu Umum 1
4. Memiliki pengalaman
berorganisasi dan mampu
bekerja secara team
5. Aktif sebagai Anggota
Persyarikatan Muhammadiyah

17
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

A. Orientasi Umum
Dalam upaya meningkatkan mutu kualitas sumber daya manusia di Rumah Sakit
Islam Aminah Bitar, maka untuk calon karyawan diwajikan mengikuti orientasi umum
selama 1 (satu) hari sebagai pembekalan awal sebelum memasuki unit atau ruangan
kerja sesuai dengan ketentuan penempatan karyawan baru. Adapun materi yang
disampaikan dalam kegiatan orientasi umum adalah:
a) Pengenalan tentang Visi, Misi dan Tujuan Rumah Sakit
b) Pengenalan Al-islam, Kemuhammadiyahan dan peran karyawan dalam
Muhammadiyah
c) Tanggungjawab karyawan yang spesifik dalam berkontribusi pada misi RS
d) Pengenalan tentang keselamatan pasien serta pencegahannya, diantaranya materi
tentang :
- Pencegahan dan sistem pelaporan medical eror
- Perintah medikasi melalui telepon
e) Pengenalan tentang Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
f) Pedoman hak dan kewajiban pasien
g) Aplikasi HPK dalam pelayanan
h) Praktek cardiac life support

B. Orientasi Khusus
Setelah mengikuti orientasi umum, karyawan baru diwajibkan mengikuti orientasi
khusus dimana orientasi ini dilakukan selama 1 (satu) bulan yang dilakukan di unit kerja
atau ruangan kerja sesuai dengan ketentuan penempatan karyawan baru. Orientasi
khusus dilakukan dengan tujuan untuk lebih memahami prosedur pelayanan dan
prosedur kerja sesuai dengan kebijakan RS Islam Aminah yang telah berlaku. Adapun
materi yang disampaikan dalam orientasi khusus adalah sebagai berikut:
a) Sosialisasi Tugas dan tanggungjawab yang spesifik di Unit Sekretariat
b) Pengenalan terhadap staf di Unit Sekretariat
c) Pengenalan kebijakan dan prosedur di Unit Sekretariat
d) Fasilitas dan sarana yang tersedia di Unit Sekretariat dan cara penggunaannya

18
 BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk
memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh
banyak organisasi baik pemerintah maupun swasta. Rapat sering dijadikan seseorang atau
sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu. Sasaran
akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi
terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan
sehingga pemikiran ide untuk penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta
rapat dapat terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan yang dihadapi,
agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu (Wikipedia
Bahasa Indonesia).
Kegiatan rapat yang diselenggarakan dan diikuti oleh Unit Sekretariat yaitu:
1. Rapat Bersama MPKU Kabupaten dan MPKU Kota Blitar, dilakukan minimal 1 (satu)
bulan satu kali pada tanggal 21 setiap bulannya atau sesuai kesepakatan. Rapat dihadiri oleh
Direktur beserta jajaran direksi rumah sakit, ketua dan anggota MPKU Kabupaten dan Kota
Blitar
2. Rapat Setingkat Kabid RSI Aminah Blitar, dilakukan minimal 1 (satu) bulan satu kali
pada tanggal 15 setiap bulannya atau sesuai keputusan Direktur. Rapat ini dihadiri oleh
seluruh kepala bidang dan Ketua SPI di RS Islam Aminah Blitar
3. Rapat Struktural, rapat yang diikuti oleh seluruh pejabat struktural di lingkungan RSI
Aminah Blitar dimana dalam rapat ini akan membahas evaluasi kinerja dan capaian kinerja
manajemen RS. Rapat struktural dilakukan setiap 3 bulan sekali.
4. Rapat Bidang, dilakukan minimal 1 (satu) bulan satu kali pada tanggal 5 setiap bulannya
atau menyesuaikan kondisi kegiatan. Rapat ini diikuti oleh seluruh kepala unit, kepala atau
koordinator dibawah tanggung jawab bidang administrasi dan umum
5. Rapat Lainnya, rapat yang tidak terjadwal diikuti unit sekretariat untuk membuat risalah
rapat. Misalnya, rapat laporan bulanan tim casemix, pertemuan Direktur dengan pihak Bank,
rapat lainnya yang dihadiri oleh Direktur Rumah Sakit

19
 BAB XI
PELAPORAN

A. Laporan Harian

Laporan harian adalah laporan yang memuat kegiatan harian unit sekretariat. Laporan ini
dimuat dalam dokumentasi berupa logbook harian, dimana logbook harus diisi kegiatan
yang telah dilakukan selama jam kerja. Adanya laporan ini diharapkan dapat
meminimalisir tingkat ketidak produktifan karyawan atau staff di jam kerja.

B. Laporan Bulanan

Laporan bulanan adalah laporan kegiatan dan kendala yang terjadi di unit sekretariat
selama 1 (satu) bulan, dimana laporan ini akan disampaikan kepada Kepala Bidang
Administrasi dan Umum setiap minggu pertama di awal bulan sebelum tanggal 5.
Laporan ini kan digunakan sebagai bahan atau materi rapat bidang.

C. Laporan Tahunan

Laporan tahunan adalah laporan yang disusun Kepala Unit Sekretariat memuat segala
kegiatan yang telah dilakukan selama 1 (satu) tahun meliputi kegiatan surat menyurat,
pengarsipan, evaluasi penyelenggaraan kegiatan rapat yang diadakan sekretariat,
pencapaian, indicator mutu, dan kendala atau hambatan dalam bekerja.

20
 BAB XII
PENUTUP

Pedoman Pengorganisasian Unit Sekretariat dapat dilakukan perubahan oleh

berdasarkan pertimbangan yang diketahui Kepala Bidang Administrasi dan Umum dan disetujui
Direktur RS Islam Aminah Blitar melalui mekanisme administrasi yang berlaku.
Demikianlah Pedoman Pengorganisasian Unit Sekretariat ini disusun sebagai acuan
dalam proses pelayanan kepada unit-unit di lingkungan RS Islam Aminah Blitar. Kami
menyadari pedoman ini belum tersusun secara sempurna, oleh sebab itu kritik dan saran yang
membangun dalam penyempurnaan pedoman ini sangat kami harapkan.

Blitar, 01 September 2021

Mengetahui,
Kepala Bidang Administasi dan Umum Kepala Unit Sekretariat

Sunan Mahmud, S.Ag Diana Oktaviani, S.Ak

Menyetujui,
Direktur RSI Aminah Blitar

dr. Mutia Farah Fawziah DF, Sp.A,M.Kes

NBM: 1354 870

21