Dr. Rudi Andri Syahputra, S.S., M.A.

Arsiparis Madya (Pembina Tingkat I/IVb)

Koordinator Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Wilayah II B
HP: 085759758870 - 081282750203

Materi disampaikan pada

Webinar Pengelolaan Arsip Terjaga
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Barat
Jakarta, 16 Februari 2021
 Biodata Pemateri

• Nama : Dr. Rudi Andri Syahputra, S.S., M.A.

• TTL : Medan, 20 November 1981
• NIP : 19811120 200604 1 003
• Jabatan : Koordinator Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Wilayah II B
• Pangkat/Gol. : Pembina Tingkat I / IV b
• Pendidikan : S1 Ilmu Sejarah Universitas Padjadjaran
S2 Archival Studies, Leiden University, Belanda
S3 Ilmu Sejarah Universitas Padjadjaran, Bandung
• Beberapa Pengalaman Kerja dan Penugasan
- Tim Pengolah Arsip Dienst van Mijnwezen (2011-2012)
- Tim Penelusur Arsip Perbatasan ke Belanda (2014)
- Koordinator pengolahan arsip Departement van BOW - V en W (2013-2015)
- Tim Penelusur Arsip Maluku Utara ke Belanda, Belgia, Prancis, Spanyol, dan Portugal (2015)
- Kajian Kearsipan dalam rangka Ketahanan Nasional di Singapura (2015)
- Pembinaan kearsipan di wilayah Prov. Sulawesi Tenggara dan Gorontalo (2018)
- Koordinator Penyelenggaraan Kearsipan Daerah Wilayah II B: Jambi, Bengkulu, Bangka
Belitung, Sumatra Selatan, Lampung, dan Jawa Barat (2021)
• Fellowship Program
- Lembaga Ketahanan Nasional
(LEMHANNAS) RI (2015)

• Penghargaan
- Satyalancana Karya Satya X Tahun (2017)

- Juara I Pemilihan Arsiparis Teladan

Arsip Nasional Republik Indonesia
Jenjang Arsiparis Ahli Madya (2019)
Kantor
Direktorat Kearsipan Daerah II
Jln. Ampera Raya No. 7, Cilandak Timur,
Jakarta Selatan 12560
Telp. 021-780 5851, ext. 234

Rumah
Taman Melati, Jln. Melati Tirta II, Blok FA No. 6
Sawangan, Depok, Jawa Barat
HP: 085759758870 - 081282750203
Email: rudi_as2000@yahoo.com,
ra.syahputra@gmail.com
KONDISI PENGELOLAAN
ARSIP
 ARSIP MASIH DIKELOLA SEPERTI INI

SURAT
MASUK
SURAT
2020
KELUAR
2020

ORDNER ORDNER
 KONDISI KEARSIPAN
DI KANTOR SAAT INI
1. Sarana penyimpanan arsip terbatas
2. Tidak ada ruang arsip
3. Perhatian pimpinan kurang
4. Penumpukan arsip di kantor
5. Tidak ada staf yag ditugaskan
6. Penyusutan arsip tidak sesuai prosedur
(kurangnya pengetahuan tentang JRA)
7. Anggaran terbatas
 DASAR HUKUM
1. UU 43/2009 tentang Kearsipan;
2. PP 28/2012 tentang Pelaksanaan UU 43/2009 tentang
Kearsipan;
3. Perka ANRI 6/2005 tentang Pedoman Perlindungan,
Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital
Negara;
4. Perka ANRI 41/2015 tentang Pengelolaan Arsip Terjaga;
5. Surat Edaran Menpan RB Nomor 01 Tahun 2020 Tentang
Penyelamatan Arsip Periode 2014-2019;
6. Surat Edaran Menpan RB Nomor 62 Tahun 2020 Tentang
Penyelamatan Arsip Penanganan Covid 19 Dalam Mendukung
Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
 ARSIP
REKAMAN DALAM BERBAGAI BENTUK DAN
KEGIATAN MEDIA SESUAI DENGAN YANG DIBUAT
ATAU PERKEMBANGAN TEKNOLOGI DAN DITERIMA
PERISTIWA INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Oleh LEMBAGA NEGARA, PEMERINTAH

DAERAH, PERGURUAN TINGGI NEGERI,
PERUSAHAAN, ORGANISASI POLITIK,
ORGANISASI KEMASYARAKATAN, DAN
PERSEORANGAN

DALAM PELAKSANAAN
KEHIDUPAN BERMASYARAKAT,
BERBANGSA, DAN BERNEGARA.
 DEFINISI
DEFINISI:

• Arsip TERJAGA:

Arsip Terjaga adalah arsip negara yang

berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang
harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
 PENGELOLAAN ARSIP

o Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip

vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

o Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab

pencipta arsip.

o Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab

lembaga kearsipan.

o Pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan oleh

arsiparis/tenaga kearsipan.
 PENCIPTA ARSIP
DEFINISI:

• lembaga negara,
• pemerintahan daerah,
• perguruan tinggi negeri,
• badan usaha milik negara,
• badan usaha milik daerah,
• organisasi massa, organisasi politik,
• perseorangan
 TANGGUNG JAWAB
DEFINISI: DAN
KEWAJIBAN PENCIPTA ARSIP
• memelihara, melindungi, dan menyelamatkan arsip
yang termasuk dalam kategori arsip terjaga;
• memberkaskan dan melaporkan arsip yang termasuk
dalam kategori arsip terjaga kepada Kepala ANRI
paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan
kegiatan;
• menyerahkan salinan autentik dari naskah asli arsip
terjaga kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun
setelah dilakukan pelaporan.
 JENIS ARSIP TERJAGA
DEFINISI:
1. Arsip Kependudukan

2. Arsip Kewilayahan

3. Arsip Kepulauan

4. Arsip Perbatasan

5. Arsip Perjanjian Internasional

6. Arsip Kontrak Karya

7. Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang Strategis

 IDENTIFIKASI:
7 JENIS & KATEGORI ARSIP TERJAGA
No. Jenis Arsip Kategori Arsip Contoh Institusi /
OPD terkait
1. Kependudukan a. Database kependudukan dan Sistem - Dinas
Informasi Administrasi Kependudukan Kependudukan
(SIAK) dan Catatan Sipil
b. Arsip tentang penetapan parameter - Kantor Kecamatan,
pengendalian penduduk Kelurahan/Desa
c. Arsip tentang administrasi dan demografi
kependudukan di wilayah perbatasan
dan kepulauan terdepan
d. Arsip tentang status kewarganegaraan
(naturalisasi)
2. Kewilayahan a. Arsip tentang dasar penetapan wilayah - Kemlu
NKRI - Badan Informasi
b. Arsip tentang pengakuan dunia Geospasial
internasional mengenai batas wilayah - Badan Pusat
NKRI Statistik
c. Arsip tentang batas perairan Indonesia - Dinas Statistik
d. Arsip tentang tata ruang laut nasional - Bakamla
dan perairan yuridiksi
No. Jenis Arsip Kategori Arsip Contoh Institusi /
OPD terkait
3. Kepulauan a. Arsip tentang potensi sumber daya alam - Kemendagri
yang terkandung dalam suatu pulau - Kemhan
b. Arsip tentang luas dan besarnya - TNI
kepulauan - BNPP
c. Arsip tentang jumlah pulau-pulau
terdepan Indonesia, berikut administrasi
kependudukannya
d. Arsip tentang pulau-pulau yang
berbatasan langsung antara wilayah NKRI
dengan negara lain

4. Perbatasan a. Arsip tentang kawasan perbatasan dari - BNPP

sudut pandang pertahanan dan - Kemendagri
keamanan yang meliputi 10 kawasan - Kemhan
perbatasan, yaitu 3 kawasan perbatasan - TNI
darat (Malaysia, Timor Leste, dan Papua - KKP
Nugini) dan 7 kawasan perbatasan laut - Dinas Kelautan dan
dan pulau-pulau kecil terluar Perikanan
b. Arsip tentang batas wilayah negara yang
meliputi batas darat, batas laut teritorial,
dan batas laut yurisdiksi (Zone Economic
Exclusive/ZEE dan landasan kontinen)
No. Jenis Arsip Kategori Arsip Contoh Institusi /
OPD terkait
5. Perjanjian a. Arsip tentang proses penyusunan - Kemlu
Internasional perjanjian internasional dari lembaga - Biro Hukum Setda
pemrakarsa - Biro Kerja Sama
b. Arsip tentang proses konsultasi dan Setda
koordinasi di Kementerian Luar Negeri
c. Arsip tentang proses pembuatan
perjanjian internasional, mulai draft,
counterdraft dan draft final sampai
dengan pengajuan permohonan full
power dari perjanjian internasional
d. Arsip tentang pertukaran nota diplomasi
e. Arsip tentang ratifikasi perjanjian
internasional
6. Kontrak Karya a. Arsip tentang perjanjian usaha - Kemen ESDM
pertambangan - Dinas ESDM
b. Arsip tentang perjanjian usaha - PLN
ketenagalistrikan untuk kepentingan - Kemen Hutan
umum - Dinas Kehutanan
c. Arsip tentang perjanjian kontrak bagi
hasil pengusahaan minyak dan gas bumi
d. Arsip tentang perjanjian izin usaha
pemanfaatan hutan
No. Jenis Arsip Kategori Arsip Contoh Institusi /
OPD terkait
7. Masalah-masalah a. Arsip tentang Hasil dan Penetapan - KPU
Pemerintahan Pemilu Presiden - KPUD
yang Strategis b. Arsip tentang kebijakan strategis yang - Bawaslu
dikeluarkan oleh Presiden selaku Kepala - Kemhan
Negara dan Kepala Pemerintahan - TNI
c. Arsip tentang kebijakan atau keputusan - POLRI
strategis yang ditetapkan oleh pimpinan - Kementan
lembaga tinggi Negara - Dinas Pertanian
d. Arsip tentang kebijakan pengembangan - Kemenkumham
pertahanan negara - Kemen PUPR
e. Arsip tentang operasi militer - Dinas PUPR
f. Arsip tentang intelijen dan pengamanan - Dinas Penanaman
g. Arsip tentang pengembangan sarana alat Modal
utama sistem pertahanan (alutsista)
h. Arsip tentang ketersediaan ketahanan
dan kerawanan pangan nasional
i. Arsip tentang HAKI (Hak Atas Kekayaan
Intelektual) khususnya hak cipta
j. Arsip tentang investasi pembangunan
infrastruktur nasional
k. Arsip tentang regulasi atau deregulasi
penanaman modal dan investasi
1. Arsip Kependudukan

Bupati terpilih Sabu Raijua, NTT

Orient Patriot Riwu Kore: WNI/WNA ??
2. Arsip Kewilayahan

Peta terkait Daerah Otonomi Baru (DOB),

misalnya: Kabupaten Bogor Barat dan Garut Selatan
3. Arsip Kepulauan
4. Arsip Perbatasan

Batas Depok (Jawa Barat) dan DKI

5. Arsip Perjanjian Internasional

Jabar Gandeng IFC (International Finance Corporation)

Kembangkan Infrastruktur dan Revitalisasi BUMD, 2019
 6. Arsip Kontrak Karya

Arsip terkait perjanjian usaha pertambangan, ketenagalistrikan untuk

kepentingan umum, perjanjian kontrak bagi hasil pengusahaan
minyak dan gas bumi, perjanjian izin usaha pemanfaatan hutan
 7. Arsip Masalah-masalah Pemerintahan yang
Strategis

HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual):

Arsip terkait Pemilihan Presiden Angklung warisan budaya Indonesia
(UNESCO, 2010)

Arsip terkait Penanganan Covid-19

UU 43/2009
Pasal 78-88
KITA JAGA ARSIP ...
ARSIP JAGA KITA …!