Ringkasan Materi The Art of Communication: Effective Communication

Komunikasi adalah proses pertukaran pikiran, pesan, dan informasi yang terjadi karena
keinginan untuk mewujudkan sesuatu. Proses komunikasi dimulai dari pemberi pesan
(komunikator) melalui media tertentu, kepada penerima pesan (komunikan). Pengirim pesan
itu mengodekan pesannya menurut persepsinya sendiri yang ketika diterima oleh penerima
pesannya, diterjemahkan sesuai persepsi penerima pesan itu. Proses ini merupakan
komunikasi satu arah. Untuk menjadikannya dua arah, penerima pesan harus memberikan
umpan balik kepada pengirim pesan awal. Namun, karena pesan dikirim dan diterima dengan
persepsi orang yang berbeda, sangat mungkin jika pesannya tidak diartikan sama oleh kedua
pihak. Maka, komunikasi dapat berjalan efektif jika pengirim dan penerima pesan memiliki
pengertian yang sama akan pesan itu.

Media Komunikasi

Media yang dipilih untuk menyampaikan pesan juga turut berpengaruh terhadap
keefektifan pesan yang disampaikan:

1. Komunikasi lisan
Komunikasi tipe ini dibutuhkan jika ada keharusan terlibat langsung dalam diskusi,
atau ketika penyampaian pesan harus menunjukkan emosi. Namun komunikasi ini
kurang tepat jika pesannya banya dan rumit.
2. Komunikasi tulisan
Komunikasi tipe ini sangat efektif untuk menyampaikan pesan yang banyak dan
rumit, dan pengumuman sebagai komunikasi satu arah, serta untuk menyampaikan
pesan kepada banyak orang dalam satu waktu. Namun tidak cocok jika topik
komunikasinya kontroversial dan membutuhkan masukan orang lain.
3. Komunikasi via media elektronik
Komunikasi tipe ini efektif untuk mengirimkan pesan singkat dengan cepat, baik
kepada satu atau banyak orang, untuk menglarifikasi ulang pembicaraan yang lalu,
dan ketika para pihak yang terlibat komunikasi ini tidak ada di lokasi yang sama.
Komunikasi tipe ini tidak boleh menjadi media utama jika pesannya bersifat negatif,
kontroversial, atau membutuhkan pesan tambahan. Lebih lanjut, meski media ini
 menyampaikan pesan dengan cepat, akurat, dan efisien, diperlukan keterampilan
untuk menggunakannya dengan benar, dengan memerhatikan ejaan, tanda baca, dan
tata bahasa yang tepat.

Hambatan Komunikasi
Agar komunikator dan komunikan dapat saling memahami pesannya, tentu keduanya
harus memiliki pengertian yang sama akan kata, nada, isyarat tubuh, serta simbol-simbol
komunikasi. Hambatan komunikasi harus disadari dan dihindari atau dikurangi efeknya untuk
membantu komunikasi yang lebih efektif. Terdapat tiga jenis hambatan komunikasi, yaitu:
a. Fisik: hambatan karena kondisi fisik, keributan, jarak, interupsi, jaringan internet, atau
alat komunikasi.
b. Psikologik: hambatan yang terjadi karena ada masalah internal, seperti rasa kecewa,
marah, lelah, stress, duka, atau gangguan kejiwaan tertentu.
c. Semantik: hambatan yang disebabkan kesalahan penggunaan bahasa, seperti
banyaknya jargon asing yang tidak dimengerti, bahasa yang berbeda, atau struktur
kebahasaan yang tidak tepat.

Untuk mengatasinya, ada tiga langkah yang perlu dilakukan:

1. Persiapkan komunikasi
 Ketahui tujuan penyampaian pesan itu, apakah untuk menginformasikan,
berpendapat, atau meminta persetujuan, agar lebih mudah dalam merumuskan isi
pesan dan memilih media yang tepat.
 Rancang seluruh isi pesan sebelum disampaikan.
 Ketahui dengan jelas penerima pesan untuk menentukan isi pesan itu, mulai dari
tata bahasa, sampai istilah yang digunakan.
2. Umpan balik
 Konfirmasi pesan yang diterima untuk memastikan tidak ada miskomunikasi.
3. Komunikasi secara aktif
 Lakukan komunikasi dua arah untuk mengurangi hambatan dalam komunikasi.
 Jangan berasumsi karena kebenarannya dapat diragukan. Lebih baik
mengonfirmasi ulang maksud komunikator.
 Mendengarlah dengan aktif, bukan untuk menjawab, melainkan untuk
memahami.
Mendengarkan Aktif

Mendengarkan aktif akan membantu komunikan untuk mendengar dan memahami

keseluruhan pesan dan emosi pembicara agar respon yang disampaikan juga tepat. Selain itu,
mendengarkan aktif berarti membangun komunikasi dua arah yang dinamis, dengan
mengklarifikasi dan memberi umpan balik. Prinsipnya adalah untuk menghabiskan 70%
waktu untuk mendengar dan 30% untuk berbicara.

Mendengarkan aktif akan membantu kita mengerti inti pesan yang disampaikan,
meningkatkan hubungan dengan lawan bicara, mendorong orang untuk turut mendengarkan
kita juga, menenangkan orang lain, serta membantu kita memecahkan masalah dengan lebih
tenang dan teliti.

Untuk mendengarkan secara aktif, selalu perhatikan lawan bicara, mulai dari isi
pesannya sampai bahasa tubuhnya. Tunjukkan pula bahwa kita memang mendengarkannya,
misalnya melalui ekspresi wajah, mengangguk, dan kontak mata. Selain itu, berikan juga
umpan balik yang pantas tanpa menginterupsi pembicara. Tanggapan yang diberikan juga
harus tepat, yakni dengan tulus dan jujur, namun juga sopan.

Komunikasi Lintas Media dan Tingkatan Peran

Komunikasi dalam kehidupan sehari-hari pasti berkaitan dengan tingkatan peran dan
berbagai media komunikasi, terlebih instant messaging:

A. Etika berkomunikasi dengan instant messaging:

 Saat memulai komunikasi, ucapkan salam, sampaikan nama dan peromohonan
maaf jika komunikasi itu mengganggu waktu komunikan.
 Sampaikan maksud dan tujuan pengiriman pesan itu.
 Setelah selesai, ucapkan terima kasih atas waktu dan respon dari lawan bicara.
 Perhatikan profil lawan bicara: jika posisi dan usianya di atas kita, hindari
penggunaan istilah yang asing dan tata bahasa formal (tanpa singkatan) agar
pesannya mudah dimengerti.
 Hanya hubungi orang dengan usia atau posisi di atas kita setelah jam 8 padi dan
sebelum jam 8 malam.
  Kirimkan pesan hanya satu kali saja.
 Gunakan emoticon yang sesuai untuk mendukung pesan yang disampaikan.
 Jangan membuka obrolan dengan satu karakter atau satu huruf saja.
 Jika pesan dikirimkan dalam grup, pastikan untuk menyampaikannya hanya jika
kita telah memastikan kebenarannya. Usahakan juga untuk merespon setiap pesan
penting dalam grup.
B. Etika berkomunikasi dengan e-mail
 Isi subjek e-mail dengan jelas dan spesifik, gunakan huruf kapital untuk
menunjukkan bahwa pesan itu formal.
 Gunakan salam pembuka yang sopan dengan kata baku.
 Gunakan tanda baca yang tepat, hindari penggunaan tanda seru.
 Gunakan kata yang umum dan se-formal mungkin.
 Tulis e-mail serinci dan sejelas mungkin, anggap saja penerimanya tidak tahu
sama sekali yang kita bicarakan.
 Koreksi ulang setiap kalimat yang ditulis agar tidak ada typo, kalimat janggal atau
ambigu.
C. Etika berkomunikasi lintas posisi
Dengan supervisor (posisinya di atas kita)
 Persiapan adalah kunci, pastikan untuk mengerti pesannya dan apakah
memungkinkan untuk memberikan umpan balik saat itu.
 Be professional, meskipun lawan bicara adalah teman dekat atau kenalan lama,
tetaplah profesional dan tahu waktu untuk serius.
 Be honest, sampaikan informasi dengan jelas dan tidak bertele-tele.
 Take a step back, analisis ulang sebelum bertanya atau menyampaikan sesuatu.
 Respect, senyum, sapa, dan salam. Hargai ulang lain sebagaimana kita ingin
dihargai juga.
Dengan peers (posisinya setara kita)
 Respect, sebelum mengatakan sesuatu, amati apakah kondisinya memungkinkan
saat itu.
 Use 3 magis words: please, thank you, sorry. Minta tolong-lah jika membutuhkan
bantuan, dan jangan lupa berterima kasih. Jangan ragu pula untuk meminta maaf
atas kesalahan kita.
  Listen, perhatikan dan dengarkan yang disampaikan orang lain dan jangan
memotong pembicaraan mereka.
 Acknowledge, apresiasilah hasil kerja rekan kita.
 Discuss privately, ketika terjadi masalah, analisis apakah masalah itu lebih baik
dibahas dalam forum atau personal saja, serta jangan menghakimi orang lain.
Dengan subordinates (posisinya di bawah kita)
 Lihat situasi sebelum bertindak, pikir dengan bijak dan jangan biarkan emosi
mengendalikan kita.
 Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya sebelum memutuskan.
 Fokuslah pada masalah, bukan kepribadian. Selesaikan masalah dengan informasi
yang didapat dan jangan karena emosi atau perasaan tidak suka.
 Pujilah orang lain di hadapan publik, kritiklah secara privat.
 Untuk mengklarifikasi suatu masalah, bertemulah langsung.
 Berikan tugas dengan jelas dan langsung agar hasilnya optimal.

Komunikasi yang dilakukan sehari-hari tidak terbatas hanya pada komunikasi

perorangan, tetapi juga komunikasi dengan orang banyak, seperti presentasi dan pidato.
Untuk itu, perlu usaha lebih untuk mempersiapkannya.

Kemampuan Presentasi

Untuk tahap persiapan presentasi, persiapkan konten baik dalam bentuk naskah atau
power point. Sesuaikan cara membawakan presentasi dengan audiens dan berlatihlah agar
tidak terlihat gugup. Di tahap pelaksanaan presentasi, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, yakni kualitas suara, posisi, teknik penyampaian, dan question and answer.
Berkaitan dengan kualitas suara, variasikan volume untuk menekankan bagian-bagian
tertentu, variasikan kecepatan untuk merefleksikan suasana dan menekankan perubahan.
Bicaralah dengan jelas dan perlahan, serta gunakan kata-kata yang mudah dimengerti.
Berkaitan dengan posisi, berdirilah tegak dan jangan bersandar, jangan menutupi layar, buat
kontak mata dan jangan membelakangi audiens. Berkaitan dengan teknik penyampaian,
jangan hanya membaca slide, sebaliknya, berikan rangkuman, ilustrasi, atau contoh dengan
slide dan tunjukkan semangat. Berkaitan dengan question and answer, rangkumlah
pertanyaan sebelum menjawabnya, tampilkan juga informasi tambahan untuk mendukung
sudut pandang kita, serta tanyakan kembali kepada penanya, apakah mereka dapat menerima
jawaban itu.

Saat berkomunikasi di depan banyak orang, tentu akan ditemukan berbagai macam tipe
pendengar yang tidak dapat diatasi dengan cara yang sama. Untuk pendengar yang buruk,
ajak mereka untuk lebih terlibat. Bicaralah dengan perlahan, variasikan suara, serta review
secara berkala. Untuk mereka yang sibuk mengobrol sendiri, kontrol melalui komunikasi non
verbal, pecahkan kelompok mereka, dan dekati secara personal. Bagi partisipan yang malu,
tingkatkan level kenyamanan dan libatkan mereka sedikit demi sedikit. Bagi yang tidak
memerhatikan, buat aturan di awal dan gunakan humor untuk menegur mereka. Adapun bagi
partisipan yang ahli, respon mereka dengan halus, kenali keahlian mereka, serta hindari
perhatian khusus, dan bagi si badut, acuhkan tingkahnya, pisahkan ia, dan diskusi dengannya
secara personal.

Building Rapport

Rapport merupakan keadaan pemahaman yang harmonis dengan orang lain yang
memungkinkan komunikasi lebih jauh dan lancar. Rapport juga dapat diartikan sebagai
hubungan baik yang membantu komunikasi menjadi lebih mudah. Langkah awal untuk
membangun rapport adalah mirroring, yang berdasarkan prinsip bahwa orang merasa paling
nyaman dan dipahami di sekitar orang yang memiliki kesamaan dengannya. Teknik ini
dilakukan dengan meng-copy perilaku orang lain. Jika dilakukan dengan hormat dan hati-
hati, tenik ini juga dapat menciptakaan emosi dan respon positif.

Untuk membangun rapport, bangun juga empati, pahami perspektif dan emosi orang
lain. Tunjukkan juga aura yang mudah didekati orang lain, dan tanyakan banyak hal
mengenai lawan bicara untuk menemukan kesamaan antara kalian. Coba ceritakan juga hal-
hal singkat mengenai diri sendiri kepada orang yang baru dikenal.

Teamwork

Tim merupakan kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai satu tujuan. Kerja
sama tim lebih menguntungkan dibandingkan bekerja sendiri karena dapat meningkatkan
efisiensi kerja dengan pembagian tanggung jawab. Kerja tim juga dapat memperbanyak ide-
ide kreatif untuk mendapat solusi terbaik. Tak hanya itu, kerja tim juga dapat mengurangi
beban karena beban itu dapat dibagi kepada orang lain dan saling tolong-menolong.

Namun, untuk bekerja dengan banyak orang juga tidak mudah. Beberapa tips untuk
membuat tim menjadi lebih baik adalah:

1. Atasi konflik dengan hormat dan menghargai diri sendiri dan orang lain untuk
mencapai solusi win-win.
2. Pastikan bahwa semua anggota berkontribusi aktif sejak awal tim dibentuk.
3. Selalu support anggota tim kita, tanyakan hal-hal yang dapat dibantu dan ingatkan
tujuan bersama tim.
4. Berkomunikasi dengan terbuka dan positif, terima ide dan perspektif masing-masing
anggota tanpa interupsi atau ejekan.
5. Berkomunikasilah dengan asertif agar hubungan tetap terjaga baik.

Komunikasi Asertif

Komunikasi asertif artinya dapat menyampaikan pikiran, perasaan, dan keinginan

secara pantas, jujur, dan langsung, tanpa melanggar hak orang lain. Tujuannya adalah untuk
tetap menjaga suasana komunikasi yang baik tanpa menyakiti orang lain, namun dengan tetap
menyampaikan maksud kita. Komunikasi ini cenderung sulit dilakukan karena tegas sering
disamakan dengan agresif, sehingga seringkali orang memilih berkomunikasi dengan pasif
atau agresif.

Komunikasi pasif meliputi ketidaklangsungan, menghindari konflik, mudah

diintimidasi, selalu ingin menyenangkan orang lain dengan menahan pikiran dan perasaan.
Akibatnya, kita tidak akan mendapatkan yang kita inginkan, dan selalu berpura-pura, serta
tidak bahagia. Adapun komunikasi agresif meliputi kontrol terhadap orang lain,
mempermalukan, mendominasi, serta menyalahkan orang lain. Komunikasi ini membuat kita
dihindari dan sulit membangun hubungan baik.

Berhubungan dengan orang lain tidaklah mudah karena setiap orang pasti berbeda dan
membutuhkan pendekatan yang berbeda pula. Untuk dapat mengembangkan komunikasi
asertif, terdapat tiga cara, yakni: gunakan perspektif kita atau situasinya, perasaan kita
tentang situasi itu, dan keinginan kita tentang situasi atau hasilnya. Jangan salahkan orang
lain dan nyatakan keinginan dengan menggunakan ‘saya’ agar tidak mendominasi lawan
bicara.