ANALISIS SWOT

PEMBIAYAAN, PRASARANA, SARANA DAN SISTEM INFORMASI

Pendahuluan
Kualitas pelayaan perguruan tinggi yang merupakan lembaga pendidikan tak lepas
dari kesiapan dan pengelolaan dana, sarana dan prasarana, dan sistem informasi. Standar ini
mendiskripsikan keunggulan mutu pengadaan dan pengelolaan dana, sarana dan prasarana
serta sistem informasi yang diperlukan untuk mendukung penyelenggaraan program-
program dalam perwujudan visi, misi, dan pencapaian tujuan perguruan tinggi.
Pembiayaan adalah tindakan dan upaya yang dilakukan institusi dalam penyediaan,
pengelolaan, pelaporan serta monitoring dan evaluasi pendanaan termasuk kualitas
penganggaran sebagaimana kaidah good institutional governance untuk mendukung
penyelenggaraan program-program akademik, penelitian serta pengabdian kepada
masyarakat berkualitas di universitas Wahid Hasyim Semarang.
Pengelolaan sarana dan prasarana perguruan tinggi merupakan upaya tersetruktur,
terus-menerus, terencana dan terdokumen secara sistematis yang meliputi perencanaan,
pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, pemutakhiran, inventarisasi, dan penghapusan aset
yang dilakukan secara optimal sehingga mamou mendukung terhadap kualitas
penyelenggarakan akademik, penelitian dan pengabdian oada masyarakat di perguruan
tinggi.
Pengelolaan sistem informasi meruapkan upaya tergonisire, berkelanjutan dan
terdokumentasi terhadap yang meliputi pengelolaan masukan, proses, dan keluaran
informasi, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan pengetahuan untuk mendukung
kualitas penyelenggaraan akademik, penelitian, pengabdian pada masayarajat, publikasi dan
dokumentasi serta akurasi pelaporan di perguruan tinggi.
6.1 Pembiayaan
Pembiayaan institusi didapat dari dua sumber yaitu sumber primer dan
sekunder. Sumber primer berupa pendapatan dari mahasiswa seperti uang pendaftaran
mahasiswa baru, registrasi, SPP, SKS, SPI, praktikum, PKPA, skripsi, tesis, PPL,
PKL, KKN, Wisuda dan penerimaan lain yang sah besarannya ditetapkan oleh
peraturan yayasan tentang pembiayaan. Pembiayaan dari sumber primer, sistem
penerimaannya mengacu pada asas satu pintu yaitu lewat bank yang ditunjuk.
Sumber sekunder diperoleh selain dari sumber mahasiswa. Terdapat dua
sumber penerimaaan sekunder, yaitu (1) sumbangan dari berbagai lembaga baik
pemerintah maupun swasta dalam bentuk kerjasama atau bentuk lain yang halal dan
tidak mengikat, (2) sumber dari unit bisnis dilingkungan Yayasan Wahid Hasyim
Semarang. Penerimaan dari dana sekunder berupa sumbangan pihak ketiga, sistem
dan prosedur penerimaan tetap mengacu pada aturan yaitu dengan prinsip satu pintu,
kecuali jika pemberi dana menghendaki dan mengharuskan cara lain, maka sistem dan
prosedur penerimaan dana sekunder tersebut mengikuti aturan pemberi dana selama
tidak bertentangan dengan etika, agama dan peraturan yang berlaku. Penerimaan
sumber sekunder dari unit bisnis di lingkungan Yayasan Wahid Hasyim, sistem
penerimaannya juga lewat satu pintu yaitu setelah masing-masing unit membuat
laporan keuangan pertanggungjawaban tahunan. Laba bersih usaha segera
dimasukkan rekening bank yang ditunjuk.

6.1.1. Proses pengelolaan dana Universitas

Pengelolaan keuangan universitas dibangun atas dasar prinsip terbuka,
transparan, akuntabel dan seimbang dengan pendekatan partisipatf yaitu anggaran
 disusun atas dasar bottom up dengan melibatkan semua bagian yang ada di universitas
dalam penyusunan anggaran.
Mekanisme pencairan dana memperhatikan kaidah otonomi pengelolaan
keuangan terkendali. Maksudnya, kendatipun universitas diberikan otonomi dalam
pengelolaan keuangan namun tetap mengikuti aturan sebagaimana yang tetapkan oleh
yayasan selaku penyelenggara pendidikan tinggi.
Untuk menjamin akuntabilitas, keterbukaan dan kejujuran pengalokasian
keuangan, seluruh alokasi dana (baik tingkat unit-unit maupun tingkat universitas)
harus terdokumentasi secara teratur dan mudah untuk ditracing. Proses pengawasan
dilakukan secara melekat yaitu para pimpinan pengguna anggaran ikut serta
mengawasi dan mempertanggungjawabkan keselarasaan antara input, output dan
outcome. Penggunaan anggaran (pengalokasian) dipertanggungjawabkan lewat
laporan pertanggungjawaban seminggu setelah penggunaan anggaran telah selesai.
Dalam kaitan ini dilakukan audit internal oleh tim audit Yayasan agar terjadi validitas
data dan mencegah adanya kesalahan dan kecurangan (detect affraud). Hasil audit ini
berupa, laporan audit internal yang didalamnya termasuk rekomendasi (management
latter) yang berisisi tentang kesalahan pencatatan, kecurangan, kesalahan prosedur,
perbaikan sistem, penyalahgunaan dan munculnya in-efisensi.
Yayasan memberlakukan sistem pengendalian dan pengawasan (monitoring)
terikat antara pencairan dan pelaporan. Maksudnya, pencairan hanya dapat dilakukan
jika realisasi anggaran sebelumnya sudah dipertanggungjawabkan. Pola ini dilakukan
untuk mencegah munculnya kecurangan dan mencegah meningkatnya saldo kas
menganggur terlalu besar, serta memudahkan dalam evaluasi dan monitoring.

6.1.1.a. Proses Perencanaan Penganggaran Universitas

Pengelolaan keuangan institusi diawali dari perencanaan keuangan
universtas. Perencanaan keuangan universitas menggunakan pendekatan partisipatif
(participatif budgetting). Pola ini memberikan ruang dan peluang bagi manajemen
tingkat lower level (seperti program studi dan sub bagian bahkan pegawai tingkat
bawah) ikut serta memberikan masukan dalam penyusunan anggaran. Pendekatan ini
ternyata memberikan manfaat dalam meningkatkan efektifitas dan pengendalian secara
melekat dalam pelaksanaan anggaran universitas, sehingga seluruh pegawai memiliki
tanggungjawab moral dalam pelaksanaan anggaran.
Prosedur (tahapan) penyusunan anggaran di universitas dijelaskan sebagai
berikut:
a) Rektor yang secara operasional dibantu oleh bagian perencanaan universitas
menyelenggarakan rapat setingkat universtas dengan agenda menyusun rencana
anggaran universitas (institusi). Ini, dilakukan pada awal bulan Oktober setiap
tahun takwim. Rapat membahas tentang relevansi isi Renstra dan Renop,
penyesuaian-penyesuaian yang dibutuhkan karena perubahan teknologi, isu-isu
strategi, kebijakankebijakan pemerintah, pertimbangan kebutuhan para pemangku
kepentingan, skala prioritas, serta asumsi-asumsi terkait dengan penyusunan
anggaran.
b) Bagian perencanaan membagikan Restra, Renop dan Daftar Isian Program dan
Pembiayaan (DIPB) ke fakultas, lembaga, UPT, program pascasarjana, dan bagian
lainnya dalam rangka memperoleh masukan perencanaan anggaran.
c) Fakultas, lembaga-lembaga, UPT, Biro dan bagian dibawahnya, pascasarjana, dan
unit lain mengisi DIPB dengan mengacu pada Renstra dan Renop, serta prioritas-

1
 prioritas yang dibutuhkan, harus sudah diserahkan kembali ke bagian perencanaan
paling lambat akhir Oktober.
d) Bagian Perencanaan dan bagian keuangan dibawah koordinasi Kepala Biro
diatasnya melakukan analisis dan kompilasi masukan-masukan rencana anggaran
yang diperoleh dari fakultas, lembaga, UPT, pascasarjana dan unit lain. Hasil
kompilasi dituangkann dalam form Daftar Isian Program dan Pembiayaan
Kompilasi (DIPBK).
e) Daftar Isian Program dan Pembiayaan (DIPBK) difinalisasi awal oleh bagian
penganggaran untuk dilihat, (a) kebenaran perhitungan dan sistimastika; (b)
kebenaran nomenklatur yang digunakan; (c) kebenaran chart of account; (d) skala-
skala prioritas yang diperlukan; (e), serta melengkapi hal-hal yang dibutuhkan
sebelum diserahkan Rektor untuk memperoleh persetujuan sebagai bahan Raker
Anggaran Universitas
f) Rektor menyetujui DIPBK sebagai bahan Raker anggaran. DPIBK yang telah
memperoleh persetujuan oleh Rektor sebagai bahan Raker Anggran disebut Daftar
Isian Program dan Pembiayaan Universitas, harus sudah selesai minggu kedua
bulan Nopember (DIPBU).
g) Rektor menyelenggarakan Raker Anggaran, yang harus sudah terselenggara akhir
Nopember.
h) Bagian Perencanaan, bagian keuangan dan Biro melakukan perbaikan RAPBU
atas dasar masukan dan penyesuaian-penyesuaian sebagai mana rekomendasi
dalam Raker anggaran, paling akhir minggu pertama bulan Desember.
i) RAPBU yang telah dilakukan penyesuaian selanjutnya ditandatangani oleh rektor
untuk diajukan kepada yayasan. Ini harus sudah diserahkan akhir minggu pertama
bulan Desember.
j) Yayasan menerima RAPBU, dan harus sudah dirapatkan dalam rangka
penyesuaian-penyesuaian yang dibutuhkan. Paling lambat akhir minggu kedua
bulan Desember.
k) Yayasan dengan Tim Penyelaras Rencana Anggaran melakukan telaah dan revisi-
revisi sebagaimana rekomendasi rapat yayasan, paling lambat minggu ketiga
bulan Desember.
l) RAPBU yang telah direvisi oleh tim anggaran yayasan diajukan kepada ketua
yayasan untuk disyahkan Ketua Umum Yayasan, paling lambat minggu keempat
bulan Desember.
m) Penyerahan APBU dari Yayasan kepada Rektor, untuk dilaksanakan pada tahun
berikutnya, paling lambat akhir minggu keempat bulan Desember.

6.1.1.b. Penerimaan
Kebijkan prosedur penerimaan univiersitas, khususnya yang berasal dari sumber
primer mengacu pada peraturan yayasan No.45/Kep.YWH/V/2013 tentang Pedoman
Pengelolaan Keuangan Universitas Wahid Hasyim, dinyatakan bahwa penerimaan
dilingkngan universitas Wahid Hasyim menggunakan model satu pintu.
Kebijakan penggunaan satu pintu didasarkan atas argumen dan pengalaman,
guna mendukung terwujudnya: (a) integrasi otomatisasi sistem dan prosedur yang
berlaku dilingkungan universitas; (b) memudahkan dalam pengendalian; (c)
kapabilitas sumberdaya yang dimiliki; (d) sistem yang berbasis integrasi sehingga
memudahkan ketika dilakukan tracing dan conferming jika terjadi permasalahan.
Untuk menjamin terselenggaran good institutional governance dibidang
penerimaan universitas, khususnya dari sumber penerimaan primer, maka
2
diberlakukan Standard Operasional Prosedur (SOP) penerimaan universitas. Standar
Operasional Prosedur Penerimaan Primer dikategorikan ada 2 sistem, yaitu Standar
Operasional Prosedur untuk penerimaan dari mahasiswa baru dan standar operasional
prosedur penerimaan untuk mahasiswa lama.
Standar Operasional Prosedur (SOP) dari sumber penerimaan mahasiswa baru
adalah penerimaan dari mahasiswa baru pada tahun ajaran baru, yang berupa: (a)
penerimaan pendaftaran; (b) penerimaan registrasi; (c) penerimaan dari SPP; (d)
penerimaan dana bantuan pembangunan. Untuk memberikan gambaran lebih
operasional, prosedur penerimaan primer dari sumber penerimaan mahasiswa baru
dijelaskan sebagai berikut:
a) Calon mahasiswa baru mendaftar dan membayar biaya pendaftaran baik dengan
cara menyerahkan kepada bagian pendaftaran mahasiswa baru universitas,
maupun langsung membayar ke bank (on line).
b) Jika pendaftaran dan pembayaran biaya pendaftaran diserahkan pada bagian
pendaftaraan universitas, maka secara periodik bagian pendaftaran menyetorkan
uang pendaftaran mahasiswa baru tersebut ke bank.
c) Secara periodik bagian keuangan yayasan melakukan rekonsiliasi terhadap data
bagian pendaftaran universitas, dan data di bagian keuangan universitas terhadap
laporan bank dan dilakukan sebulan sekali.
d) Mahasiswa yang diterima sebagai calon mahasiswa baru, melakukan registrasi
yang meliputi; uang registrasi, SPP, SKS, angsuran sumbangan pembangunan
langsung ke bank.
e) Setiap periodik, khusus saat akhir periode pembayaran dilakukan rekonsilisasi
antara laporan bank, catatan di bagian keuangan, bagian akademik oleh yayasan.
f) Hasil rekonsiliasi dijadikan pijakan evaluasi dan monitoring WDMK, daftar
mahasiswa baru, absensi, dan penetapan mahasiswa baru.
g) Proses akuntansi penerimaan di yayasan dalam rangka penyusunan laporan
keuangan yayasan.
Standar Operasional Prosedur (SOP) dari sumber penerimaan mahasiswa lama
adalah penerimaan biaya kuliah dari mahasiswa lama berupa penerimaan: (a) registrasi
awal semester; (b) SPP; (c) angsuran bantuan pembangunan; (d) sks; (e) ujian skripsi;
(f) ujian tesis; (g) PPL, (h) PKL; (i) KKN; (J) Praktikum/PKPA; dan lainnya yang sah.
Untuk memberikan gambaran lebih operasional, prosedur penerimaan primer dari
sumber penerimaan mahasiswa lama, dijelaskan sebagai berikut:
a) Mahasiswa membayar lewat bank untuk membayar: registrasi awal semester, SPP,
sks, angsuran uang sumbangan pembangunan, PPL, PKL, KKN, skripsi, tesis,
praktikum/PKPA, wisuda, dan lainnya yang sah.
b) Mahasiswa memperoleh slip pembayaran dari bank, sebagai bukti dan dapat
digunakan untuk media cross cek dengan bagian akademik, maupun keuangan
universitas
c) Bagian akademik dan keuangan melakukan sortir data (impor data) dari laporan
bank yang dapat dilakukan secara otomatis lewat jaringan bank untuk diproses
dalam Sistem Informasi Akademik (SIA) dan Sistem
Informasi Keuangan (SIKU)
d) Mahasiswa yang telah membayar dan telah masuk di Sistem Informasi Aakademik
(SIA) dan Sistem Informasi Keuangan (SIKU) dapat mengambil hak-nya berupa:
WDMK, daftar ujian skripsi, daftar ujian tesis, mengambil mata kuliah, perwalian,
mendaftar wisuda, mendaftar PPL, mendaftar PKL, mendaftar KKN, mendaftar
praktikum/PKPA dan lainnya terkait.
3
 e) Bagian keuangan melakukan rekonsiliasi dengan laporan bank dan data dari
bagian keuangan yayasan untuk singkronisasi
f) Yayasan melakukan proses akuntansi atas dasar bank report dan menyusun
laporan keuangan.
Untuk menjamin terselenggaranya good institutional governance dibidang
penerimaan universitas, khususnya dari sumber penerimaan sekunder, maka
diberlakukan Standard Operasional Prosedur (SOP) penerimaan universitas.
Penerimaan sekunder universitas adalah penerimaan dari pihak ketiga baik pemerimtah
maupun swasta, seperti dana hibah, sumbangan-sumbangan yang tidak mengikat dan
jenis sumbangan lain yang halal dan tidak mengikat dan penerimaan sekunder dari laba
bersih unit bisnis dibawah lingkungan Yayasan Wahid Hasyim Semarang.
Sistem penerimaan dana sekunder, mengikuti aturan yayasan dan universitas
tentang keuangan yang berlaku yaitu dengan menggunakan satu pintu, kecuali jika
pemberi dana (sumbangan) mensyaratkan cara lain, maka sistem penerimaan dan
pelaporan mengikuti pemberi dana selama tidak melanggar peraturan yang berlaku.
Standar Operasional Prosedur penerimaan sumber sekunder sumbangan dari
pihak ke tiga secara singkat dijelaskan sebagai berikut:
a) Penerimaan (pencairan) dana hibah dan/atau subangan oleh unversitas dan atau
unit dibawahnya dapat melalui rekening yayasan atau rekening lain sebagaimana
yang disyaratkan oleh pemberi sumbangan.
b) Penerimaan yang menggunakan rekening yayasan, mekanisme pencairan dana
tetap memperhatikan syarat yang ditentukan oleh pemberi dana.
c) Penerimaan yang menggunakan rekening sebagaimana yang ditunjuk oleh
pemberi dana, pencairan dana mengacu pada aturan dan manual gaide yang
disyaratkan oleh pemberi dana.
d) Yayasan menerima laporan dari rektor tentang penerimaan bantuan sebesar yang
di terima untuk kepentingan proses akuntansi dan pencatatan aset jika berupa aset,
dan penyusunan laporan keuangan.
Sistem penerimaan dana sekunder dari unit bisnis mengikuti aturan yayasan dan
universitas tentang keuangan yang berlaku yaitu dengan menggunakan satu pintu.
Standar Operasional Prosedur penerimaan sumber sekunder dari unit bisnis
dilingkungan secara singkat dijelaskan sebagai berikut:
a) Unit bisnis dilingkungan Unwahas membuat laporan keuangan tahunan (neraca,
laporan laba-rugi, cash flow, dan perubahan ekuitas).
b) Laporan keuangan unit bisnis diserahkan kepada yayasan.
c) Yayasan membahas laporan keuangan unit bisnis, serta menetapkan sejumlah
tertentu dari laba bersih yang harus diserahkan kepada yayasan
d) Unit bisnis menyerahkan jumlah tertentu dari laba bersih sebagaimana yang
tetapkan yayasan ke rekening yang ditunjuk yayasan
e) Yayasan melakukan proses akuntansi untuk penyusunan laporan keuangan

6.1.1.c. Pengalokasian
Kebijakan prosedur tentang pengalokasian (pencairan dana) untuk
kepentingan pembiayaan dilingkungan Universitas diatur dalam peraturan yayasan
tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan, dimana dijelaskan bahwa pengalokasian
pembiayaan dilingkungan universitas menggunakan model termin, yaitu bulanan dan
tiga bulanan. Peraturan yayasan tersebut selanjutnya secara operasional diperjelas
tentang Standar Operasional Prosedur pembiayaan dilingkungan universitas. Dalam
peraturan yayasan tersebut dijelaskan bahwa pembiayaan dilingkungan universitas
4
 dikategorikan kedalam empat tipe pengeluaran pembiayaan, antara lain: (1) prosedur
pembiayaan rutin; (2) prosedur pembiayaan investasi; (3) pengelolaan kas kecil; dan
(4) pembiayaan temporal (insidental).

6.1.1.c.1. Prosedur pengalokasian/pembiayaan rutin

Sistem dan prosedur pembiayaan rutin adalah standar operasional prosedur
yang dijadikan acuan dalam pengajuan pencairan dana untuk pembiayaan yang bersifat
rutin dari universitas kepada yayasan, dan acuan pencairan dana dari yayasan kepada
universitas. Pembelanjaan yang bersifat rutin adalah pembiayaan yang rutin dan/atau
berulang terjadi baik secara harian, mingguan, bulanan, tiga bulanan, maupun
semesteran. Pembiayaan jenis ini umumnya dapat prediksi saat terjadinya,
kuantitasnya, dan spesifikasinya. Termasuk dalam pembiayaan tipe ini, seperti: (1)
belanja pegawai; (2) belanja ATK, (3) belanja untuk UAS, UTS; (4) belanja PPL, PKL,
PKPA, KKN,ujian skripsi dan tesis, (5) belanja perjalanan dinas; (6) belanja wisuda
(7) belanja PMB; (8) belanja pesantren; (9) dan belanja lain yang bersifat rutin dan
mudah terprediksi (terprogram).
Untuk memberikan gambaran, operasional prosedur pembiayaan
(belanja rutin) universtas dijelaskan sebagai berikut:
1. Berdasarkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Universitas dan schedul rencana
pencairan yang telah disepakati, msing-masing unit yang ada di universitas
mengajukan pencairan anggaran kepada bagian keuangan. Permintaan pencairan
anggaran tersebut dilakukan dengan mengisi Lembar Pencairan Pembiayaan Rutin
(LPBR), Surat Permintaan Pencairan Pembiayaan Rutin (SPBR) dan Laporan
Pertanggungjawaban Pencairan sebelumnya (LPJR). SPBR dan LPBR diajukan
kepada Bagian Keuangan.
2. Bagian Keuangan menerima LPBR dan SPBR, dan selanjutnya melakukan
analisis perhitungan, mencocokkan dengan peraturan yayasan dan struktur tarif,
tracing dengan LPJR pencairan sebelumnya, skala prioritas dan memberikan
validasi. LPBR, LPJR dan SPBR yang telah divalidasi selanjutnya diserahkan
kepada Kabiro terkait.
3. Kabiro menerima LPBR, SPBR dan LPJR tervalidasi Kabag Keuangan,
selanjutnya melakukan analisis perhitungan, mencocokkan dengan peraturan
yayasan dan struktur tarif, tracing dengan LPJR pencairan sebelumnya, skala
prioritas dan validasi. Menyerahkan SPBR, LPBR, dan LPJR kepad Warek II.
4. Warek II menerima SPBR, LPBR tervalidasi Kabag Keuangan dan Kabiro,
selanjutnya melakukan analisis secukupnya. Jika tidak terdapat hal yang perlu
perbaikan, meminta surat Permohonan Pencairan Dana (PPD) kepada rektor
dengan melampirkan SPBR, LPBR, dan LPJR.
5. Rektor melakukan analisis secukupnya, dan jika tidak terdapat perbaikan
selanjutnya memberikan PPD. SPBR, LPBR, LPJR dan PPD selanjutnya
diserahkan kepada yayasan.
6. Bagian keuangan yayasan menerima PPD, SPBR, LPBR dan LPJR dari rektor ,
selanjutnya menyerahkan kepada bendahara yayasan untuk dilakukan telaah.
Sebelum diserahkan pada bendahara yayasan, bagian keuangan yayasan
melakukan analisis mendalam baik terkait dengan perhitungan, tracing ke PABU,
skala prioritas, analisis ketersediaan dana, peraturan-peraturan terkait.
7. Bendahara yayasan, melakukan analisis mendalam tentang kesesuaian LPBR
dengan peraturan terkait, struktur tarif, skala prioritas, kebenaran perhitungan,
APBU, LPJR, serta analisis ketersediaan dana. Jika tidak terdapat revisi,
5
 selanjutnya memberikan perintah pencairan atau meminta persetujuan ketua
yayasan, atau diajukan ke rapat pengurus yayasan sebelum memberikan perintah
pencairan kepada bagian keuangan yayasan.
8. Bagian keuangan yayasan mencairkan permohonan dana rektor.

6.1.1.c.2. Prosedur pengalokasian pembiayaan temporal

Sistem dan Prosedur Pembelanjaan (alokasi) Temporal adalah standar
operasional prosedur yang dijadikan acuan dalam pengajuan permohonan pencairan
dana pembelanjaan temporal oleh rektor kepada yayasan dan/atau acuan yang
dijadikan oleh yayasan untuk pencairan dana pembelanjaan temporal. Pembelanjaan
temporal (alokasi) adalah pembelanjaan program dan/atau kegiatan universitas
dan/atau lembaga dibawahnya yang sifatnya tidak rutin (tidak berulang baik secara
harian, mingguan, bulanan, triwulanan atau semesteran). Termasuk dalam
pengalokasian (pembiayaan) teporal seperti: (1) dana penyambutan kunjungan-
kunjungan; (2) dana bantuan tanggap bencana; (3) dana-dana kegiatan-kegiatan
insidental lain.
Untuk menjamin good institutnal governance, ditetapkan pencairan dana
temporal sebagaimana dimuat dalam peraturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan
Keuangan dan peraturan Yayasan tentang Standar Operasional Prosedur Dana
Temporal. Untuk memberikan gambaran, dijelaskan prosedur pengalokasian dana
pembiayaan temporal sebagai berikut:
1. Fakultas/panitia/unit mengadakan kegiatan temporal (insidental), dan menyusun
anggaran kegiatan temporal (insidental).
2. Anggaran Keuangan (AK) untuk kegiatan temporal diterima oleh Bagian
Keuangan. Selanjutnya Bagian Keuangan melakukan analisis tentang item mata
aggaran yang relevan, efektif dan efisien, meng-cross check terhadap peraturan
yang berlaku, struktur tarif, kebenaran perhitungan dan memvalidasi serta
menyerahkan kepada Kabiro
3. Kabiro menerima anngaran keuangan temporal (AK) tervalidasi dari Bagian
Keuangan, selanjutnya melakukan analisis kesesuaian input, output dan outcome,
kesesuaian peraturan dan struktur tarif, memvalidasi jika tidak ada penyesuaian
serta menyerahkan Kepada Warek II.
4. Warek II menerima anggaran keuangan temporal (AK) tervalidasi Bagian
Keuangan dan Kabiro, selanjutnya melakukan analisis secukupnya. Jika
dipandang tidak terdapat penyesuaian, mengajukan kepada rektor untuk meminta
persetujuan dan meminta Pemohonan Pencairan Dana (PPD) untuk diajukan
kepada yayasan.
5. Rektor menerima anggaran keuangan temporal (AK) tervalidasi, jika tidak ada
penyesuaian maka segera memberikan otorisasi membuat PPD dan menyerahkan
kepada yayasan dilampiri SK Kepanitiaan.
6. Bagian Keuangan yayasan menerima anggaran keuangan temporal (AK), PPD dan
SK kepanitiaan, selanjutnya menganalisis kesesuaian input, output, outcome,
peraturan terkait, struktur tarif, kebenaran perhitungan dan menyerahkan kepada
bendahara yayasan.
7. Bendahara menerima anggaran keuangan temporal (AK) dan SK kepanitiaan yang
telah diverifikasi Bagian Keuangan Yayasan, selanjutnya menganalisis secara
detail terkait kesesuaian antara input, outut dan outcome, peraturan terkait,struktur
tarif, serta ketersedian kas yayasan. Jika dipandang tidak ada penyesuaian, segera
memberikan perintah pencairan.
6
6.1.1.c.3. Prosedur pengalokasian pembiyaaan kas kecil
Sistem dan Prosedur Kas Kecil adalah standar operasional prosedur yang
dijadikan acuan dalam mengajukan permohonan pencairan dana kas kecil diberbagai
level manajemen dilingkungan universitas kepada yayasan dan/atau acuan yang
dijadikan yayasan untuk pencairan dana Kas Kecil.
Dana Kas Kecil adalah dana kas yang diperuntukkan untuk pengeluaran-
pengeluaran yang sifatnya kecil, harian, dan bersifat segera. Sistem kas kecil yang
digunakan dilingkungan universitas Wahid Hasyim menggunakan sistem imperes
yaitu sistem pembentukan dana kas kecil yang diasumsikan bahwa saldo kas kecil yang
dipegang oleh pejabat dan/atau pegawai yang ditunjuk dianggap selalu tetap sampai
pengajuan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan melampirkan seluruh
bukti kas kecil yang telah dikeluarkan.
Menurut peraturan yayasan dinyatakan bahwa pembentukan dana kas kecil
untuk universitas dan fakultas menggunakan sistem imperest, dimana pembentukan
ditingkat universitas Rp. 10.000.000 dan ditingkat fakultas Rp. 3.000.000. Penggunaan
atau pengeluaran kas kecil dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Nilai sampai dengan Rp. 1.000.000 kewenangan Kabag Keuangan
b. Nilai Sampai dengan Rp. 2.000.000 kewenagan Kepala Biro
c. Nilai sampai dengan Rp. 5.000.000 kewenangan Wakil Rektor II.
d. Nilai lebih dari Rp. 5000.000 kewenangan Rektor
Untuk memberikan gambaran tentang prosedur Kas Kecil dijelaskan sebagai berikut:
1. Fakultas/progdi, pascasarjana, unit dan lembaga dengan memperhatikan saldo
dana Kas Kecil diunitnya mengajuan pengisian kembali dana Kas Kecil. Pengisian
dana Kas Kecil dilakukan dengan mengisi atau membuat Surat Permintaan Kas
Kecil (SPKK) yang dilampiran Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana
Kas Kecil (LPJ-KK), dan bukti transaksi pengeluaran (Invoice). SPKK
ditandatangi oleh Dekan atau piminan Unit atau Lembaga, diserahkan kepada
Bagian Keuangan.
2. Kabag Keuangan menerima pengajuan pengisian Kas Kecil (SPKK), yang
selanjutnya melakukan analisis dan koreksi SPKK dan dilakukan cross check
dengan LPJ-KK dan invoice. Jika idak ada penyesuaian selanjunta diotorisasi dan
diserahkan kepada Kabiro bidang keuangan
3. Kabiro menerima SPKK, LPJ-KK dan Invoice yang ter-otorisasi Kabag
Keuangan, selanjutnya melakukan analisis, evaluasi dan cros check antara SPKK,
LPJ-KK dan Invoice.Jika tidak ada penyesuaian, SPKK diotorisasi dan diserahkan
ke Warek II.
4. Warek II menerima SPKK, LPJ-KK dan Invoice, selanjutnya melakukan analisis
secukupya. Jika tidak terdapat penyesuaian selanjutnya di otorisasi, dan
diserahkan kepada Rektor untuk dianalisis dan diterbitkan Surat Permintaan
Pencairan Kas Kecil (SPPKK). SPPKK dengan dilampiran SPKK, LPJ-KK dan
Invoice diserahkan ke yayasan untuk pencairan dana
5. Bagian keuangan menerima SPPKK, LPJ-KK dan Invoice dari Rektor, selanjutnya
melakukan analisis dan cek kebenran perhitungan serta cross chek dengan LPJ-
KK dan invoice. Jika dianggap cukup, diserahkan kepada bendhahara yayasan.
6. Bendhahara yayasan menerima SPPKK, LPJ-KK dan invoice yang telah
diverifikasi bagian keuangan yayasan. Selanjutnya melakukan analisis
secukupnya. Jika dianggap tidak ada penyesuaian membuat perintah pencairan
Kas Kecil.
7
6.1.1.c.4. Prosedur pengalokasian pembiayaan investasi
Sistem dan prosedur pembiayaan investasi adalah standar operasional prosedur
yang dijadikan acuan dalam pengajuan pencairan dana untuk pembiayaan investasi dari
universitas kepada yayasan, dan acuan pencairan dana untuk keperluan pembiayaan
investasi dari yayasan kepada universitas. Pembiayaan investasi adalah pembiayaan
terhadap kebutuhan investasi yaitu pembelian aset yang memiliki masa umur lebih dari
satu periode akuntansi. Termasuk dalam pembiayaan investasi, seperti: pembangunan
gedung, pembelian tanah, pembelian kendaraan, pembelian alat-alat yang memiliki
umur lebih dari periode akuntansi.
Pembiayaan investasi mengacu pada peraturan tentang Pedoman Pengelolaan
Keuangan Universitas, dan peraturan yayasan tentang prosedur pembiayaan investasi
Universitas Wahid Hasyim Semarang secara singkat dijelaskan sebagai berikut:
1. Fakultas/Progdi, Lembaga, dan Unit melakukan identifikasi kebutuhan investasi
dengan mengacu pada anggaran pendapatan dan belanja universitas (APBU).
Permintaan pengadaan barang (investasi) dilakukan dengan mengisi Daftar
Kebutuhan Barang (DKB), dan Surat Permintaan Pengadaan Barang (SPPB).
DKB dan SPPB ditandatangani oleh pimpinan unit bersangkutan, dan diserahkan
kepada Bagian Umum.
2. Bagian Umum menerima SPPB dan DKB, yang selanjutnya melakukan telaah dan
analisis terkait:
a) Kesesuaian dengan APBU
b) Melakukan analisis dengan harga pembanding
c) Survey lapangan jika pengadaan barang terdapat keterkaitan dengan fasilitas
lain serta memastikan kebutuhan
d) Analisis barang yang diminta
e) Analisis spesifikasi
f) Menyusun anggaran
g) Validasi
Hasil telaah tersebut selanjutnya dituangkan dalam bentuk anggaran dan
spesifikasi pengadaan barang (ASPB). ASPB selanjutnya diserahkan kepada
Bagian Keuangan.
3. Kepala Bagian Keuangan menerima SPPB, DKB, dan ASPB selanjutnya
melakukan analisis mendalam tentang permintaan tersebut, dengan melakukan
langkah-langkah:
a) Kesesuaian dengan APBU
b) Analisis ketepatan dan kewajaran
c) Skala prioritas
d) Efektifitas dan efisiensiperhitungan
e) Mengkonparasi dengan realisasi pembelanjaan investasi sebelumnya, untuk
memastikan tidak terjadi double budget
f) Mengecek kebenaran perhitungan
g) Analisis spesifikasi
h) Validasi
i) Setelah analisis diangap cukup dan tidak ada penyesuaian, maka diserahkan
kepada kepala biro
4. Kepala Biro menerima SPPB, DKB, dan ASPB selanjutnya melakukan analisis
mendalam tentang permintaan tersebut, dengan melakukan langkah-langkah:
j) Kesesuaian dengan APBU
8
 k) Analisiis ketepatan dan kewajaran
l) Skala prioritas
m) Efektifitas dan efisiensi
n) Kohensi dengan program dan atau departemen lain untuk menjaga supaya
tidak tumpang tindih
o) Melakukan analisis dengan harga pembanding
p) Analisis psefifikasi
q) Validasi
Kepala biro dapat membentuk tim verifikasi, yang dapat diberikan tugas antara
lain melakukan verifikasi: a. Kebutuhan riil lapangan
b. Singkronisasi dengan bagian lain
c. Validitas dan reliabilitas kuantitas barang
d. Validitas dan reliabilitas harga dan harga pembanding
e. Validitas dan reliabilitas spesifikasi
f. Ketepatan penjumlahan
g. Efektifitas dan efisiensi
h. Ketepatan pengisian dan pihak yang berkepentingan
5. Wakil rektor II menerima SPPB, DKB, dan ASPB, melakukan analisis mendalam
tentang permintaan tersebut, dengan melakukan langkahlangkah:
a. Kesesuaian dengan APBU
b. Analisiis ketepatan dan kewajaran
c. Skala prioritas
d. Efektifitas dan efisiensi
e. Koherensi dengan program dan atau departemen lain untuk menjaga supaya
tidak tumpang tindih
f. Melakukan analisis dengan harga pembanding
g. Analisis spesiifikasi
h. Validasi
i. Menyerahkan SPPB, DKB, dan ASPB kepada rektor setelah dilakukan
analisis dan diotorisasi, serta minta supaya diterbitkan surat pengadaan
barang (SPPB)
6. Rektor menerima SPPB, DKB, dan ASPB
a. Menganalisis dan memeriksa SPPB, DKB, dan ASPB
b. Menyetuji dan menerbit Permintaan Pengadaan Barang (PPB)
c. Menyerahkan PPB kepada yayasan yang dilampiri DKB, SPPB dan ASPB
kepada yayasan.
7. Sekretaris Yayasan
a. Menerima permintaan Pengadaan Barang (PPB) yang dilampiri
SPPB, DKB, dan ASPB dari Rektor
b. Memeriksa, mengevalusi, serta menditribukan kepada
Tim Pengadaan Barang

8. Tim Pengadaan
a. Menerima perintah telaah dan mengadakan tender dan/atau penunjukkan langsng
dari sekretaris yayasan, yang dilampiri SPPB, DKB, ASPB, dan PPB.
b. Menelaah SPPB, DKB, ASPB, dan PPB, terkait:

9
 Kesesuaian permintaan pembiyaan investasi dengan kebutuhan riil lapangan
dengan memperhatikan asas efektif dan efisien
Menelaah spesifikasi barang yang diminta (investasi)
Membuat harga pembanding (HP)
Menganalisis HP dengan sisi permintaan pembiyaan investasi
Membuat pengumuman tender (untuk pembiayaan yang membutuhkan
tender)
Menyeleksi kelengkapan syarat administrasi calon rekanan
Menyelenggarakan beauty contest
c. Memberikan rekomendasi rekanan-rekanan terpilih sesuai rangking nilai kepada
sekretaris yayasan untuk lembar peserta, dan lembar kedua sebagai arsip.
d. Mengeksekusi pengadaan barang setelah memperoleh persetujuan pengurus
yayasan.
6.1.1.d. Pelaporan
Sesuai dengan peraturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan
Universitas secara prinsip terdapat dua entitas dalam Yayasan Wahid Hasyim
Semarang yaitu entitas akuntansi dan entitas pelaporan. Entitas akuntansi merupakan
entitas yang melakukan proses akuntansi dalam rangka menyusun laporan keuangan.
Entitas ini yang akan menerbitkan laporan keuangan termasuk laporan keuangan untuk
pihak eksternal. Yayasan adalah entitas akuntansi, karena yayasan merupakan lembaga
penyelenggara pendidikan tinggi yaitu universitas Wahid Hasyim Semarang.
Entitas pelaporan merupakan entitas yang tidak memiliki kewajiban menyusun
laporan keuangan sebagaimana Standa Akuntansi yang Berlaku. Entitas ini hanya
mempertanggungjawab atas anggaran dan realisasi anggaran dalam bentuk laporan
pertanggungjawab. Universitas merupakan entitas jenis ini.
Menurut peraturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan
Universitas mengisyaratkan bahwa meksnisme pelaporan universitas dilakukan dalam
bentuk 3 jenis, yaitu: (1) pelaporan rutin; (2) pelaporan berkala; dan (3) pelaporan
dana dari pihak ketiga. Sementara menurut peraturan rektor tentang Prosedur
Pelaporan Keuangan menjelaskan bahwa masing-masing unit harus menyusun laporan
(1) laporan rutin; dan (2) pelaporan dana pihak ketiga.
6.1.1.d.1. Laporan pertanggungjawaban Rektor Kepada Yayasan
Pelaporan rutin universitas dilakukan setiap melakukan pencairan dana. Ketika
universitas melakukan pengajuan pencairan dana (alokasi anggaran) maka harus
membuat laporan pertanggungjawaban pencairan dana (alokasi anggaran) sebelumnya.
Sistem dan prosedur pelaporan mengikuti sistem dan prosedur pelaporan sebagaimana
diatur dalam peraturan yayasan baik terkait kas kecil, pembiayaan rutin, pembiayaan
insidental (temporal), dan pembiayaan investasi. Setiap pencairan dalam rangka
memenuhi pendanaan tersebut selalu diawali dari pelaporan pertanggungjawaban
pencairan sebelumnya.
Pelaporan berkala merupakan laporan pertanggungjawaban tahunan. Laporan
pertanggungjawaban jenis ini bersifat konprehensif, hyang merupakan laporan
pertanggungajwaban tahunan rektor yang disampikan pada rapat pengurus yayasan.
Laporan pertangungjawaban dana dari pihak ketiga adalah laporan
pertanggungjawaban yang harus dibuat karena memperoleh dana dari pihak ketiga.
Sistematika, materi, petunjuk dan saat pelaporan mengikuti manual gaide pemberi
dana. Jenis laporan ini dilakukan setiap selesai pelaksanaan program, bantuan hibah
dan sejenisnya. Laporan ini harus ditembuskan kepada yayasan sebagai laporan.

10
6.1.1.d.2. Laporan pertanggungjawaban Dekan dan unit-unit lain terhadap Rektor
Laporan pertanggugjawaban rutin dekan, lambaga, unit, pascasarjana, dan
profesi dilingkungan Wahid Hasyim dilakukan setiap melakukan permohonan
pencairan pembiayaan rutin. Laporan pertanggungjawaban pembiayaan rutin
dilakukan oleh masing-masing pimpinan di level serta dievaluasi sebelum diserahkan
kepada rektor.
Laporan pertanggungjawaban kas kecil dilakukan setiap pengisian kembali dana
kas kecil, sebagaimana syarat yang diberlakukan dalam sistem imperest kas kecil.
Laporan pertanggungjawaban kas kecil dilakukan oleh pimpinan tiap level dan
dievaluasi sebelum diserahkan kepada rektor.
Laporan pertanggungjawaban dana pihak ketiga yang diterima oleh fakultas
dan/atau program studi dan/atau lembaga harus dipertanggungjawabkan dengan
merujuk pada peraturan rektor, kecuali pemberi dana mensyaratkan lain maka harus
mengikuti pemberi dana selama tidak bertentangan dengan etika dan peraturan yang
berlaku.

6.1.1.e. Audit
Untuk menjamin terselenggarannya sistem pengedalian internal, serta kualitas
dan keandalan data dan laporan keuangan maka universitas dilakukan audit. Terdapat
dua jenis audit yang dilakukan yaitu audit internal (internal audit) dan audit eksternal
(profesional audit).
Audit internal dilakukan oleh pihak internal yaitu lembaga yang diberi tugas
untuk pengauditan. Audit internal mengaudit laporan keuangan, pelaksanaan dan
dipatuhinya kebijakan peraturan-peraturan, audit pengendalian dan sisdur, serta audit
kinerja. Audit internal dibentuk oleh yayasan untuk melakukan penugasan audit.
Audit eksternal dilakukan oleh audit independen (kantor akuntan publik) untuk
melakukan audit laporan keuangan (general audit). Audit independen dilakukan
setahun sekali, yang mana, masa kerja audit dilaksanakan mulai bulan Oktober sampai
bulan Februari..

6.1.1.f. Monitoring dan Evaluasi

Universitas memiliki kebijakan monitoring dan evaluasi dalam rangka menjaga
prefentif, represif serta menjamin upaya konservatif terjadinya indisipliner dan detect
afraud. Bentuk monitoring dan evaluasi tersebut dilakukan sepanjang in bound
logistics sampai pada out bound logistic.
Karena itu, desain monitoring dan evaluasi terjadi mulai dari saat perencanaan
anggaran, alokasi (pencairan anggaran)/ proses eksekusi sampai pada
pelaporan/pertanggungjawaban. Agar monitoring berjlan secara sefektif, dilakukan
secara melakat yaitu monitoring dan evalusi terjadi pada setiap level pimpinan serta
dibentuk lembaga khusus untuk monitoring dan evaluasi.
Lembaga yang memilik tugas dan wewenang monitoring dan evaluasi adalah
satuan pengawasan internal (internal auditor) yang dibentuk yayasan auditor internal,
serta Pusat Penjaminan Mutu (PPM) yang dibentuk oleh rektor.

6.1.1.f.1 Monitoring dan evaluasi selama proses penganggaran

Prosedur perencanaan anggaran universitas menggunakan basis participative
budgetting. Artinya, perencanaan dilakukan dengan melibatkan semua elemen untuk
ikut memberikan masukan dalam budget prepair (bottom up). Dengan demikian secara
psikologis terjadi tanggungjawab semua pihak yang terlibat dalam penyusunan dan
11
pelaksanaan anggaran. Penyusunan anggaran universtas dilakukan dengan mengacu
pada peraturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Universitas. Untuk
memberikan gambaran posisi monitoring dan evaluasi melekat ketika menyusun
anggaran (budget prepair), dijelaskan singkat tahapan sebagai berikut:
a. Proses penganggaran dimulai dari rapat universitas yang diikuti pimpinan-
pimpinan dilingkungan universitas dan fakultas. Disini, pimpinan universitas
memberikan batasan-batasan, hal-hal penting, kontek strategis, serta
pentingnya mengedepankan akuntabilitas, keterbukaan, integritas, efektifitas
dan efisiensi, serta harus dilakukan proses pengawasan dan pengendalian oleh
pimpinan tiap satuan kerja. Bentuk monitoring dan evaluasi adalah masing-
masing pimpinan mencermati setiap mata anggaran serta menghubungkan
setiap mata anggaran dengan capaian input, output dan outcome.
b. Pendistribusian Daftar Isian Program dan Pembiayaan (DIPPB) kepada
masing-masing unit (fakultas, unit, lembaga, pascasarjana). Disini, bagian
perencanaan harus memantau target waktu serta kualitas isian DIPPB,
sehingga anggaran dapat selesai dalam waktu yang ditentukan. Jumlah
rentang waktu yang diberikan untuk pengisian selama 1 bulan.
c. Masing-masing unit (fakultas, Pusat, lembaga, progdi, Profesi, Pascasarjana)
menyelenggarakan rapat tingkat unit masing-masing untuk mengidentifikasi
isu strategis, keunggulan, kebutuhan operasional, kebutuhan investasi,
penelitian, pengabdian, seminar dan sejenisnya dalam rangka pengisan
DIPPB.
d. DIPPB dimasing-masing unit sebelum diserahkan kepada Bagian
Perencanaan Universitas, dibahas dahulu dalam rapat masing-masing unit
untuk dilakukan pengkritisan, pengefisiensian, analisis input output dan
ouutcome, mengurangi potensi-potensi anggaran yang kurang produktif.
Rapat dipimpian oleh Dekan, Direktur pasca, Kabiro, kepala lembaga, kepala
unit sesuai dengan bagiannya masing-masing. Diharapkan pada tahap ini
telah terjadi monitoring dan evaluasi, karena juga melibatkan unit penjaminan
mutu ditingkat level (unit).
e. DIPPB yang telah terevaluasi dalam rapat tingkat unit, selanjutnya diserahkan
kepada bagian perencanaan universitas. Bagian perencanaan universitas
melakukan kompilasi anggaran (penyatuan anggaran dari seluruh unit), serta
melakukan analisis kritis dan evaluasi, dengan memperhatikan.
1. Statuta yayasan
2. Aturan yayasan terkait pengelolaan universitas
3. Aturan-aturan terkait pengelolaan dan keuangan universitas
4. Renstra universitas
5. Renop universitas
6. Renstra fakultas
7. Renop fakultas
8. Struktur tarif
9. Kewajaran beban mengajar oleh dosen
10. Asas keadilan
11. Keterbukaan
12. Keakuratan
13. Penghindaran penyusunan atas dasar keinginan
14. Keunngulan dan isu strategis
15. Kesuaian dan keterukuran hubungan antara input, output dan outcome
12
 16. Kewajaran lain
f. Rektor menyelenggarakan rapat anggaran tingkat universitas untuk
membahas anggaran. DIPPBK tersebut dibahas dalam rapat, dan akhirnya
DIPPBK menjadi DIPPBU.
g. Rektor menyelenggarakan Raker anggaran untuk membahas DIPPBU. Rapat
membahas DIPPBU dan memberikan masukan dan penyesuaian yang
dibutuhkan. Hasil raker tersebut menghasilkan RAPBU.
h. Rektor mengajukan RAPBU kepada yayasan untuk dibahas dan disyahkan
oleh yayasan menjadi APBU.
i. Yayasan menyerahkan APBU kepada Rektor untuk dilaksanakan kepada
Rektor.
6.1.1.f.2. Monitoring dan evaluasi saat alokasi (pencairan)
Pengawasan (monitoring) dan evaluasi pada tahap alokasi (eksekusi anggaran)
dilakukan oleh pimpinan masing-masing unit (program studi, fakultas, pascasarjana,
unit, dan lembaga) baik terkait signifikansi kebutuhan, keterhubungan input output dan
outcome) kuantitas,kualitas serta efektifitas. Dengan demikian, sejak dari tingkat end
user sampai pimpinan yang lebih tinggi dilakukan proses monitoring dan evaluasi.
Prosedur alokasi anggaran mengacu pada peraturan yayasan tentang keuangan
dan peraturan rektor tentamg alokasi anggaran (pencairan). Dalam sistem dan prosedur
alokasi dana disusun untuk menciptakan internal control. Untuk memberikan
gambaran singkat tentang monitoring dan evaluasi pada tahap alokasi dirangkum
sebagai berikut:
a. Pencaran harus mengacu pada APBU, kecuali untuk alokasi kebutuhan temporal
(insidental)
b. Pencairan (alokasi) harus sesuai dengan kebutuhan riil yang efisien dan efektif,
kendatipun telah termuat dalam APBU.
c. Setiap pencairan harus terevaluasi pimpinan dimasing-masing unit.
d. Setiap pencairan harus memperoleh evalusi bagian-bagian terkait
e. Setiap pencairan harus memperoleh otorisasi pejabat terkait
f. Setiap pencairan harus melewati rektor untuk pencairan sebelum diajukan kepada
yaasan.
g. Semua bukti terkait dengan pencairan harus terdokumentasi dengan teratur dan
aman .

6.1.1.f.3. Monitoring dan evaluasi saat Pelaporan

Mengacu pada aturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan
Universitas bahwa setiap kegiatan harus dilaporkan setelah satu kegiatan selesai
dilaksanakan dan dilakukan laporan tahunan. Mengacu pada aturan tersebut, sistem
pelaporan dilakukan dengan dua cara, yaitu (1) laporan kegiatan, (2) laporan kegiatan
dana eksternal, dan (2) laporan berkala tahunan.
Laporan kegatan dilakukan setiap satu kegiatan selesai dilakukan, seperti PMB,
UTS, UAS, OSPEK, dan kepanitian-kepanitian dan lainnya. Laporan kegiatan dari
dana eksternal sistem pelaporannya mengikuti pemberi dana. Laporan keuangan
tahunan merupakan laporan pertanggungjawaban komprehensif dilaporkan rektor
kepada yayasan paling lambat akhir Januari tahun berikutnya.
Monitoring dan evaiuasi pada tahap pelaporan, dibuat standar agar terjadi
pengendalian internal dengan langkah singkat sebagai berikut:
a. Setiap akhir kegiatan dan/atau akhir bulan membuat laporan pertanggungjaab unit
dan/atau kepanitiaan paling lambat dua minggu setelah selesai pekerjaan.
13
 b. Laporan diserahkan kepada pimpinan yang berwenang dan pimpinan harus
melakukan evaluasi
c. Pimpinan dapat melakukan revisi untuk perbaikan terkait dengan kelayakan
pembebanan, nomenklatur, jumlah pembebabanan.
d. Setiap akhir tahun dibuat laporan keuangan tahunan.

6.1.1.f.4. Monitoring dan evaluasi oleh Audit dan Penjaminan Mutu

Sebagaiman diatur dalam peraturan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan
Universitas, maka laporan keuangan universitas dan yayasan harus diaudit baik
internal maupun ksternal. Disamping itu, untuk menjamin terjadinya good institutional
governance, dilakukan juga pengawasan terrkait efektifitas sistem operasional
prosedur lewat lembaga penjaminan mutu.
Monitoring dan evaluasi dilakukan oleh audit internal meliputi audit
manajemen/audit kepatuhan, dan audit laporan keuangan. Audit manajemen atau audit
kepatuhan ditujukan untuk mengaudit efektifitas manajemen dan dipatuhinya tata-
aturan yang berlaku di institusi oleh penjaminan mutu yang pelaksanaanya dapat
meminta bantuan auditor interna. Audit ini dilakukan secara berkala, yang tujuannya
adalah: a. Keandalan data akuntansi
b. Keandalan laparan keuangan
c. Dipatuhinya aturan dan prosedur institusi tentang keuangan
d. Dipatunya peraturan perundangan terkait keuangan
e. Detect affraud
f. Terpenuhinya standar kinerja keuangan
Monitoring dan pengawasan juga dilakukan oleh Unit Penjaminan Mutu sendiri
terutama terkait dengan jaminan pelaksanaan peraturan keuangan dan standar
operasional prosedur keuangan dalam rangka mengurangi tingkat kesalahan
pencatatan dan detect afraud.
Mengacu pada peraturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan
Universitas, maka laporan keuangan tahunan universitas dan yayasa diaudit oleh
auditor independen (akuntan publik). Audit independen dilaksanakan setiap
tahun,yang mana, pihak yang memberi penugasan adalah yayasan selaku
penyelenggara pendidikan. Pada tahun 2014, 2015, dan 2016 hasil audit ekesternal
(independen) memperoleh opni unqualified opinion.

6.1.1.g. Laporan Pertanggungjawaban

Peraturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Universitas,
mengisyaratkan bahwa setap aktifitas yang melibatkan keuangan harus
dipertanggungjawabkan secara tepat waktu. Karena itu, dalam tata kelola keuangan di
universitas memberlakukan sistem pertanggungjawaban, antara lain:
a. Laporan pertanggunjawaban kegiatan
Laporan pertanggungjawaban kegiatan dilakukan setiap selesai kegiatan (kegiatan
yang di danai dari yayasan). Laporan pertanggungjawaaban harus direview
pimpinan perunit dan / atau ketua panitia serta dipertanggungjawabkan kepada
pimpinan terkait. Untuk pembiayaan (alokasi) dana rutin laporan
pertanggungjawaban dilakukan setiap akan pencairan dana periode selanjutnaya.
b. Laporan pertanggungjawaban dana dari kesternal
Laporan pertanggungjawaban dana dari pihak ketiga pada prinsipnya mengacu
pada aturan yayasan, terkecualai pemberi dana mensyaratkan lain maka laporan
pertanggungjawaban mengikuti pemberi dana.
14
 c. Laporan petanggungjawaban tahunan
Laporan pertanggungjawaban tahunan dilakukan setiap tahun sekali baik laporan
petanggungjawaban keuangan maupun non keuangan. Laporan
pertanggungjawaban ini diberikan kepada yayasan oleh rektor.

6.1.2. Mekanisme penetapan biaya pendidikan (SPP dan biaya lainnya), serta jelaskan pihak-
pihak yang berperan dalam penetapan tersebut.
Sejalan dengan komitmen universitas untuk melaksanakan prinsipprinsip good
governance maka dalam menetapkan biaya pendidikan (uang pendaftaran, regristrasi
mahasiswa baru, SPP, SKS, uang sumbanganp, parktikum, PKL, PPL, KKN, Skripsi,
Tesis, Wisuda) disusun dan ditetapkan atas dasar akuntabel, transparan dan
partisipatif. Perubahan biaya pendidikan dilakukan setiap 2 tahun sekali atau pada
kondisi tertentu dapat dilakukan setiap tahun. Adapun tahapan dalam penentuan dan
penetapan biaya pendidikan, antara lain:
a. Bagian keuangan merumuskan rancangan biaya pendidikan dengan mengacu
pada biaya pendidikan tahun sebelumnya serta berbagai peraturan terkait.
b. Bagian keuangan atas nama WR II mendistribusikan rancangan biaya pendidikan
kepada pimpinan dilingkungan universitas, fakultas, lembaga dan unit untuk
meminta masukan.
c. Wakil Rektor II mengadakan rapat universitas dengan agenda membahas biaya
pendidikan. Pihak-pihak yang terlibat dalam rapat penyusunan biaya pendidikan
adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultasm ketua program studi, ketua
lembaga, ketua unit-unit, direktur pascasarjana, elemen yayasan, dan apabila
diperlukan dapat melibatkan stakeholder ekternal.
d. Perbaikan rancangan biaya pendidikan oleh bagian keuangan setelah
memperoleh masukan dari pimpinan universitas, fakultas, pascasarjana, lembaga,
dan unit-unit.
e. Bagian keuangan menyerahkan draft final rancangan biaya pendidikan kepada
WR II
f. WR II mengevaluasi dan menganalisis, jika tidak terdapat perubahan maka
memaraf dan menyerahkan kepada rektor.
g. Rektor menerima rancangan final biaya pendidikan, selanjutnya membuat surat
permohonan penetapan biaya pendidikan untuk diserahkan kepada yayasan.
h. Yayasan menerima rancangan biaya pendidikan dari rektor, selanjutnya
dirapatkan dan dikeluarkan SK yayasan tentang biaya pendidikan.
i. SK Biaya pendidikan yang dilampiri biaya pendidikan diserahkan kepada rektor
untuk di laksanakan.

6.1.3. Kebijakan mengenai pembiayaan mahasiswa yang berpotensi secara akademik dan
kurang mampu, jumlah dan persentase mahasiswa yang mendapatkan keringanan
atau pembebasan biaya pendidikan terhadap total mahasiswa.
Universitas dengan persetujuan yayasan memberlakukan berbagai kebijakan
untuk mahasiswa potensial dan kurang mampu agar dapat menempuh pendidikan di
universitas. Berbagai bentuk keringanan (beasiswa) bagi mahasiswa yang potensial
dan kurang mampu, antara lain:
1. Beasiswa mahasiswa berprestasi Akedemik (PPA)
Beasiswa berpretasi akademik diberikan kepada mahasiswa yang memiliki
prestasi akademik tinggi. Sumber beasiswa berasal dari yayasan, yaitu
pemotongan biaya pendidikan berupa bebas SPP selama dapat mempertahankan
15
 prestasinya. Jumlah mahasiswa yang memoeroleh beasiswa akademik sebanyak
3%.
2. Bantuan beasiswa Bank
Bantuan beasiswa bank diberikan kepada mahasiswa yang berprestasi dan
kurang mampu dari bank. Jumlah mahasiswa yang memperoleh bea siswa Bank
sebanyak 3 % dari jumlah mahasiswa.
3. Beasiswa Pemerintah Propinsi Jawa Tengah
Beasiswa yang diberikan kpada mahasiswa berprestasi yang diberikan oleh
pemerintah propinsi Jawa Tengah. Jumlah mahasiswa yang menerima beasiswa
sebanyak 3 % dari jumlah mahasiswa.
4. Beasiswa bagi mahasiswa luar negeri
Beasiswa yang diberikan mahasiswa luar negeri dari yayasan Wahid Hasyim karena
adanya kerjasama institusi. Penetapan beasiswa bagi mahasiswa luar negeri ini diatur
dalam SK Rektor No. 188/Kep-UWH/IX/2013, No. 182/Kep-
UWH/IX/2014, No. 184/Kep-UWH/IX/2015 dan No. 186/Kep-UWH/IX/2016.
5. Beasiswa dari Kemenag
Beasiswa yang diberikan kepada mahasiswa yang berprestasi dari Kementrian
Agama. Jumlah mahasiswa yang memperoleh beasiswa sebanyak 3 % dari
jumlah mahasiswa.
6. Beasiswa kerjasama PBNU
Beasiswa yang diberikan kpada mahasiswa karena danya kerjasaa dengan PB
NU. Bentuk beasiswa ini ada dua jenis yaitu beasiswa dari PBNU dan beasiswa
yang diberikan yayasan karena adanya kerasama dengan PB NU.
a. Beasiswa mahasiswa kerjasama dengan PBNU dan PWNU dan dari yayasan
Unwahas berupa pemotongan 20% dari SPI
b. Beasiswa mahasiswa keraja sama dengan PBNU dan PWNU dengan dengan
biaya penuh PBNU yaitu mahasiswa dari
Afganistan.
c. Beasiswa mahasiswa luar negeri yang sumberdanannya dari yayasan Wahid
Hasyim penuh
7. Beasiswa mahasiswa Tahfid Alqur’an
Beasiswa yang diberikan kepada mahasiswa yang ketika masuk Unwahas telah
Hafal Alqur’an. Sumber dana beasiswa berasal dari yayasan Unwahas. Jumlah
mahasiswa yang menerima beasiswa sebanyak 3 % dari jumlah mahasiswa.
8. Beasiswa mahasiswa prestasi olahraga dan seni
Beasiswa yang diberikan mahasiswa yang ketika masuk Unwahas memiliki
prestasi olahraga dan seni. Jumlah pendanaan beasiswa sebanyak 3 % dari
jumlah mahasiswa.

6.1.4. Ralisasi penerimaan dana (termasuk hibah) dalam juta rupiah, selama tiga tahun
terakhir, pada tabel berikut

Sumber Dana Jumlah Dana (Juta Rupiah) Jumlah (Juta

Jenis Dana Rupiah)
TS-2 TS-1 TS
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
PKM 507,15 715,45 670,15 1892,75
Mahasiswa Pendaftaran PMB 174,25 294,1 370,15 838,5
SPP 8087,677 11017,255 12735,112 31840,044
16
 SKS 5761,908 6840,961 8290,024 20892,893
Praktikum 1382,81 1816,348 2263,645 5462,803
UKT 0 0 1200 1200
SPI 5826,577 3965,972 13126,735 22919,284
Operasional 544,92 553,432 834,779 1933,131
Skripsi 199,06 735,49 616,378 1550,928
KKN 611,75 651,3 846,77 2109,82
PPL/KP/PKL 362 339,1 561,82 1262,92
KKL 485,13 724,9 668,396 1878,426
Wisuda 1183,9 1184,05 1504,4 3872,35
Total Dana 25127,132 28838,358 43688,359 97653,849
dari
Mahasiswa
Toefl/Toafl 92,3 110,9 119,9 323,1
PT sendiri**
Jasa Laboratorium 25,5 35,955 41,441 102,896

Sewa ATM 34,5 34,5 34,5 103,5

Wasit Koni 4 7 9 20
Asessor SD, SMP, 0 0 64,8 64,8
SMK
Auditor MUI 16,5 16 15 47,5
Saksi Ahli 546,4 483,4 518,4 1548,2
Alat – alat Teknik 23,25 85 46,5 154,75
Total Dana dari 742,45 772,755 849,541 2364,746
PT
Sendiri
Smes’Co Mart 104 117 125,5 346,5
Alfamart 125,6 139,75 158,306 423,656
BMT 83,75 87,65 93,738 265,138
Apotik 0 0 54 54
Poliklinik 0 0 45 45
Pend. Profesi Pasar Modal 20 26 35 81
Yayasan
Wakaf Tanah 25500 38500 62500 126500
Sewa Menara Radio 0 4,2 175 179,2
Jasa dan Bunga 97,849 150,616 215,678 464,143
Bantuan Penelitian Dosen 560 950 1240 2750

Batuan Pengabdian kpd 414 618 780 1812

Masyarakat
Total Dana dari 26905,199 40593,216 65422,223 132920,638
Yayasan

Penelitian
Penelitian Dosen 459 455,5 323 1237,5
Kemdiknas/
Penelitian Mhs 67,329 134,728 60 262,057
Kementerian
lain terkait Pengabdian kpd 48 163,5 162 373,5
Masyarakat
Gaji DPK 777,144 951,3 995,278 2723,722
17
 Serdos 1195,362 1195,362 1378,521 3769,245
Hibah
Hibah Rusunawa PU 0 0 15000 15000
Hibah Kewirausahaan 47,13 0 0 47,13
Hibah Rehab Gd Pend. 0 0 135,185 135,185
Kemenag
Hibah Rehab Gd dari 0 265,5 0 265,5
Pemprov
Hibah KKN Tematik dari 250 0 0 250
OJK
Hibah Pengabdian kpd 1600 0 0 1600
Masyarakat dari
Kementerian PDT
Beasiswa
Beasiswa S3 168 156 108 432
Beasiswa Mhs 917,642 817,9 874,35 2609,892
Total Dana dari 5529,607 4139,79 19036,334 28705,731
Kemristekdi
kti/kemente
rian

Sumber lain PBNU (Mhs Afghanistan) 738 744,157 666 2148,157

(dalam dan luar
negeri)
Total Dana 738 744,157 666 2148,157
dari Sumber
lain
Total 59042,388 75088,276 129662,457 263793,121

Catatan: * Dana yang diterima perguruan tinggi dari usaha pemanfaatan sumber daya dan
usaha lainnya.
** Termasuk gaji tenaga pendidik dan tenaga kependidikan.

6.1.5. Penggunaan dana yang diterima pada Tabel 6.1.4 selama tiga tahun terakhir pada
tabel berikut

Juta Rupiah Jumlah (Juta

Jenis
No. Rupiah)
Penggunaan
TS-2 TS-1 TS
(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Penyelenggaraan
1 pendidikan* 20944,794 26684,716 40285,070 87914,58

2 Penelitian

Penelitian Dosen 1019,000 1405,500 1563,000 3987,500

Penelitian Mhs 67,329 134,728 60,000 262,057

18
 Pengabdian kepada
3 masyarakat 2949,280 1372,900 1595,700 5917,88

Investasi prasarana
4 14500,000 21065,500 36835,185 72400,685

5 Investasi sarana 9098,315 14969,548 13082,037 37149,899

6 Investasi SDM
Beasiswa S3 168,000 156,000 108,000 432
Bantuan Studi S2
40,000 120,000 90,000 250
dan S3
7 Beasiswa Mhs 917,642 817,900 874,350 2609,892
Total 49704,36 66726,792 94493,341 210924,493

6.1.6. Dana untuk kegiatan penelitian dalam tiga tahun terakhir dengan mengikuti format
tabel berikut

Besarnya Dana* (Juta Rupiah)

No Sumber Dana
TS-2 TS-1 TS Jumlah
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Institusi sendiri /yayasan 560 950 1240 2750
2 Kemdiknas/Kementerian 459 455,5 323 1237,5
lain terkait
3 Lembaga/institusi di luar - - - -
Kemdiknas/Kementerian
lain terkait
4 Lembaga/institusi luar - - - -
negeri

Total 1019 1405,5 1563 3987,5

Catatan: * Di luar dana penelitian/penulisan skripsi, tesis, dan disertasi sebagai bagian
dari studi lanjut yang dikeluarkan oleh mahasiswa.

6.1.7. Dana yang diperoleh dari/untuk kegiatan pelayanan/pengabdian kepada masyarakat

pada tiga tahun terakhir dengan mengikuti format tabel berikut

Besarnya Dana (Juta Rupiah)

No Sumber Dana
TS-2 TS-1 TS Jumlah
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Institusi sendiri /yayasan 414 618 780 1812
2 Kemdiknas/Kementerian lain 2535,28 754,9 815,7 4105,88
terkait

19
 3 Lembaga/institusi di luar - - - -
Kemdiknas/Kementerian lain
terkait
4 Lembaga/institusi luar negeri - - - -

Total 2949,28 1372,9 1595,7 5917,88

6.1.8. Sistem monitoring dan evaluasi pendanaan internal untuk pemanfaatan dana yang
lebih efektif, transparan, dan memenuhi aturan keuangan yang berlaku
Mengacu pada peraturan yayasan tentang keuangan serta prinsip yang
diberlakukan lembaga dalam pengelolaan keuangan maka pengelolaan keuangan
harus dapat memberikan nilai tambah dalam peningkatan kualitas pendidikan.
Karena itu, setiap alokasi atau penggunaan keuangan harus dilakukan pengawasan
dan evaluasi agar efektif, efisien dan akuntabel.
Kebijakan monitoring dan evalusi pendanaan dari sunber internal dibuat
dengan menerbitkan peraturan yayasan serta peraturan rektor, ditetapkan standar
operasional prosedur, penjaminan mutu, sistem pengawasan melekat, serta dibentuk
internal auditor dan eksternal audit. Monitoring dan evalusi pengelolaan harus
mengacu dengan peraturan dan keputusan yayasan, antara lain:
a. Statuta Universitas Wahid Hasyim Semarang
b. Peraturan yayasan tentang Pedoman Pengelolaan
Keuangan
Universitas Wahid Hasyim Semarang
c. Keputusan Pengurus Yayasan tentang Biaya Pendidikan Mahasiswa
Baru Universitas Wahid Hasyim Semarang Tahun 2014/2015
d. Keputusan Pengurus Yayasan tentang Struktur Tarif
Seluruh penganggaran, penerimaan, pengeluaran (pengalokasian),
pertangungjawab, dan pelaporan harus mengacu peraturan sebagaimana tersebut
diatas. Khusus terkait dengan pengalokasian, setiap pengajuan pengalokasian, pihak
penggunan dana harus menyusun permintaan dengan mengacu peraturan yang
berlaku dan evalusi oleh pimipinan dengan mengacu pada tata peraturan tersebut
diatas dan peraturan lainnya yang terkait.
Monitoring dan evaluasi penggunaan dana (alokasi dana) internal dilakukan
dengan mengacu pada standar operasional prosedur. Yayasan menerbitkan keputusan
pengurus yayasan tentang Standar Operasinal Prosedur (SOP), meliputi:
a. Standar Operasional Prosedur (SOP) penganggaran dilingkungan
UniversitasWahid Hasyim
b. Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan dana Kas Kecil dilingkungan
UniversitasWahid Hasyim
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pembiayaan (alokasi) rutin dilingkungan
UniversitasWahid Hasyim
d. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pembiayan (alokasi) dana untuk kegiatan
temporal (insidental) dilingkungan UniversitasWahid Hasyim
e. Standar Operasional Prosedur (SOP) pembiayaan (alokasi) dana untuk belanja
investasi dilingkungan UniversitasWahid Hasyim
f. Standar Operasional Prosedur (SOP) pengadaan barang dilingkungan
UniversitasWahid Hasyim
20
 g. Standar Operasional Prosedur (SOP) penerimaan barang dilingkungan
UniversitasWahid Hasyim
Untuk menjamin dipatuhinya peraturan tentang keuangan dan standar
operasional prosedur (SOP) tentang keuangan tersebut oleh para pelakasana, maka
dilakukan juga monitoring dan evalusi berupa: pengawasan melakat, sistem
penjaminan mutu, audit internal, dan audit eksternal.
Penjaminan mutu melaksanakan monitoring dan evalusi secara berkala,
khusus terkait dengan:
a. Monitoring tentang pelaksanaan peraturan dan sistem dan prosedur yang berlaku.
b. Monitoring dan Evaluasi tentang Sistem opersioanl prosedur tentang keseuainya
dengan kondisi lapangan sebagai bahan masukan desain perbaikan SOP kepada
Rektor dan Yayasan.
Disamping itu, untuk menjamin apakah dana yang dialokasikan telah
memenuhi kaidah kehati-hatian, efisien,efektif, akuntabel dan transparan, detect
afraud, serta memenuhi kevaliditasan pelaporan maka dilakukan audit internal secara
berkala. Audit internal, sekurang-kurangnya setahun sekali. Dalam kondisi normal,
audit internal dilakukan setiap semester, kecuali kondisi khusus seperti jika diduga
terjadi kecurangan dan ketidak efektifan material maka dilakukan audit investigatif.
Untuk menjamin kualitas pelaporan, laporan keuangan yang disajikan bebas
salah saji material serta untuk memberikan keyakinan memadahi bahwa manajemen
keuangan institusi telah dilaksanakan secara profesional, efektif dan akuntabel maka
setiap setahun sekali dilakukan general audit oleh auditor independen.)

6.1.9. Audit eksternal keuangan

Peraturan Yayasan tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan serta Statuta
UniversitasWahid Hasyim dinyatakan bahwa laporan keuangan harus diaudit oleh
auditor independen sebelum dialporkan kepada yayasan sebagai
pertanggungjawaban kepada pengurus yayasan. Auditor independen ditunjuk oleh
yayasan, dengan tahapan sebagai berikut:
a. Pengurus yayasan rapat untuk memilih dan menunjuk akuntan publik (auditor
independen) mengaudit laporan keuangan yayasan. Ini dilakukan pada bulan stai
bulan Septenber setiap bulan takwim.
b. Penunjukan atau permintaan audit kepada akuntan publik. Ini dilaksanakan pada
bulan Oktobetr setiap tahun takwim.
c. Audit lapangan mulai dilaksanakan 15 Januari Tahun berikutnya.
d. Presentase hasil audit oleh auditor independen (akuntan publik) didepan yayasan
akhir bulan Februari Tahun berikutnya.
e. Penyerahan hasi audit akhir Februari.

6.2 Prasarana dan Sarana

Rencana Induk Pengembangan (RIP), Renstra, Renop serta analisis time series
tentang kapabilitas keuangan institusi, serta perubahan asumsasumsi karena
kontektuaitas yang terjadi selama ini menjadi pijakan pengembangan sarana dan
prasarana.

21
6.2.1. Sistem pengelolaan prasarana dan sarana (kebijakan pengembangan dan pencatatan,
penetapan penggunaan, pemeliharaan / perbaikan / kebersihan, keamanan dan
keselamatan prasarana dan sarana) yang
digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan akademik dan nonakademik, untuk
mencapai tujuan institusi

6.2.1a. Pengembangan dan pencatatan prasarana dan sarana

Pengembagan prasarana dan sarana institusi dilakukan secara terencana,
terkendali dengan mengedepanan efektifitas dan efisiensi. Ini dilakukan dalam rangka
optimalisasi sumberdana institusi serta mengurangi biaya pemeliharaan (carrying cost)
ketika on going. Agar pengembangan prasaran dan sarana dapat dilaksanakan secara
terencana dan terstruktu sesuai dengan kebutuhan dan ketercukupan optimal serta
memiliki kekuatan hukum (landasan hukum), maka yayasan dan universitas
menetapkan seperangkat aturan yang dijadikan dasar untuk pengembangan prasarana
dan sarana, antara lain: a. Statuta Universitas.
b. Rencana Induk Pengembangan sebagai acuan pengembangan institusi jangka
panjang.
c. Rencana strategis universitas.
d. Rencana strategis fakultas.
e. Rencana Operasional Institusi.
f. Rencana Operasional Fakultas.
g. Anggaran Pendapatan dan Belanja Universitas.
h. Standar Operasional Prosedur (SOP) pembiayaan investasi dan SOP pembiayaan
rutin.
Pada tahap eksekusi pengembangan prasarana dan sarana dapat dilakukan
dengan cara membangun sendiri maupun pengadaan lewat pembelian, dimana, setiap
pengembangan prasarana dan sarana selalu dilakukan analisis mendalam tentang
kebutuhan serta kesesuaian dengan RIP, Rensta institusi dan fakultas, Renop institusi
maupun fakultas, dan APBU. Untuk mencamin akuntabilitas serta menjaga
terlaksanannya peraturan yang berlaku di institusi maka pelaksana pengembangan
prasarana dan sarana harus mengacu pada standar operasinal prosedur (SOP)
pembiayaan investasi dan pembiayaan rutin. Adapun tahapan pengembangan
prasarana dan sarana secara garis besar dijelaskan sebagai berikut:
a. Fakultas, unit, lembaga atau bagian lain di universitas dengan mengacu pada RIP,
Renstra, Renop, APBU dan analisis kebutuhan riil dengan memperhatikan dan
meperhitungkan efektifitas dan efisiensi mengajukan permintaan kebutuhan
pengembangan sarana dan prasarana
b. Pimpinan diatasnya dan/atau lembaga yang menangani pengembangan prasarana
dan sarana menerima permintaan, selanjutnya meganalisis baik terkait efektifitas
dan efisiensi maupun peraturan yang berlaku. Jika dipandang tidak perlu
penyesuaian, selanjutnya diajukan rektor untuk diajukan ke yayasan
c. Yayasan menerima pengajuan, selanjutnya menganalisis baik terkait dengan
efektifitas maupun efisiensi serta peraturan yang berlaku. Jika dipandang tidak ada
yang perlu direvisi, selanjutnya memberikan persetjuan.
d. Proses eksekusi pelaksanaan pengembangan sarana maupun prasarana diserahkan
kepada bagian/Tim pengadaan barang. Bagian pengadaan pengadaan barang
melakukan pengadaan barang dengan mengacu pada standar operasional prosedur
pengadaan barang.

22
 e. Jika pengembangan prasarana dan sarana lewat pembelian, maka barang yang
dibeli oleh bagian pengadaan diterima bagian penerimaan dan disimpan digudang.
Jika barang yang dibeli tersebut langsung didistribusikan kepada bagian/bidang
yang membutuhkan, maka bagian penerimaan langsung menyerahkan pada bagian
atau unit yang membutuhkan tanpa harus menyimpan digudang.
Manajemen pengelolaan prasarana dan sarana yang dimiliki institusi dicatat dan
dibukan agar terdokumentasi dengan baik. Untuk keperluan tersebut terdapat sistem
dan prsoedur inventaris prasarana dan sarana. Sistem pencataatn tersebut telah disusun
dengan mengacu sistem pengendalian internal, sehingga memberikan manfaat untuk
pengamanan aset-aset yang dimiliki institusi serta media tracing terhadap laporan
keuangan instutusi.
Metode pencatcatan prasarana dan sarana (investaris dan aktiva tetap)
dilakukan secara berjenjang, yaitu:
a. Pencatatan inventaris (aktiva tetap) di tingkat program studi
b. Pencatatan inventaris (aktiva tetap) ditingkat fakultas, lembaga dan unit
c. Pencatatan inventaris (aktiva tetap) ditingkat instutusi
d. Pencatatan inventaris (aktiva tetap) ditingkat yayasan
Pencatatan berjenjang tersebut dimasudkan: (1) untuk mengetahui tingkat
keterpenuhan prasarana unit terendah sampai tertinggi; (2) mengethui nilai investaris
(aktiva tetap) mulai dari tingkat terendah sampai tertinggi; (3) mengetahui total aset
yang dimiliki yayasan; (4) memudahan untuk menganalisis efektifitas dan efisien; (5)
sebagai bahan tracing dalam prosedur aset; (6) tersedianya data prasarana dan sarana
diberbagai level manajemen; (7) membantu monitoring dan evalusi disetiap pusat
pertanggungjawaban.

6.2.1b. Penetapan penggunaan prasarana dan sarana

Upaya yang dilakukan untuk menjamin prasarana dan sarana yang dimiliki dapat
dimanfaatkan secara optimal maka terdapat keputusan rektor dengan tentang
pengelolaan dan pemanfaatan prasara dan sarana. Secara garis besar penetapan
penggunaan sarana dan prasarana dikategorikan:
a. Penggunaan sarana dan prasarana pendukung pembelajaran khusus program studi
Prasarana dan sarana ini merupakan perlengkapan pendukung pembelajaran yang
khusus program studi, sehingga tidak dapat digunakan untuk mendukung
pemblajaran program studi lain, seperti: labratorium farmasi, laboratorium
perpajakan, laboratorium akuntansi, laboratorium teknik, laboratorium pertanian
dan jenis lainnya. Tipe prasarana dan sarana ini diserahkan pemanfaatannya
kepada masingmasing program studi untuk dapat dioptimalkan.
b. Penggunaan prasarana dan sarana untuk pelayanan umum yang berada dimasing-
masing unit. Pemanfaatan sarana dan prasarana untuk atau dinikmati secara umum
tidak berkaitan dengan pelayanan spesifik. Pemanfaatan sarana tipe ini seperi:
pelayanan akademik, pelayanan kepegawaan, pelayanan keuangan, PMB,
pelayanan difakultas, pelayanan di lenbaga, pelayanan di unit-unit, sarana parkir.
Kebijakan pelayanan ini diatur oleh rektor dan unit-unit terkait, agar
pemanfaatannya dapat dimaksimalkan.
c. Penggunaan sarana dan prasarana pendukung pembelajaran bersama. Merupakan
pemanfaatan pelayanan untuk prasarana pendukung pembelajaran yang dapat
digunakan secara lintas program studi, seperti UPT Komputer, UPT bahasa, UPT
Perpustakaan, laboratorium universitas, sarana olahraga, dan lain-lain.
Optimalisasi pemanfaatan diatur dalam SK Rektor dan SK unit terkait.
23
 d. Penggunaan sarana dan praasarana keamanan kampus
Merupakan pemanfaatan elemen keamanan kampus. Ini diatur oleh Keputusan
rektor dan peraturan yang dikeluarkan oleh Kabag Umum.
e. Penggunaan sarana dan prasarana akomodasi dan mobilitas.
Merupakan prasarana dan sarana yang mendukung transportasi dan mobilitas.
Kebijakan prasarana dan sarana terkait dengan kendaraan serta driver. Universitas
mengambil kebijakan bahwa:
1. Kendaraan dinas pimpinan selain rektor tidak diberi fasilitas driver. Mobil
dinas untuk rektor diberi fasilitas driver.
2. Seluruh kendaraan universitas selain pimpinan selain rektor diberi fasilitas
driver.
3. Manajemen pengelolaan mobil dinas berada dibawah Kabag Umum.
f. Penggunaan sarana dan prasarana untuk mendukung kebersihan dan keindahan
lingkungan kampus
Kebersihan universitas seluruh diserahkan perusahaan profesional (out
shourching), sehingga kualitasnya terevaluasi secara terus menenrus.

6.2.1c. Keamanan dan keselamatan penggunaan prasarana dan sarana Kebijakan universitas
untuk menjamin keamanan dan keselamatan ketika menggunakan sarana dan
prasarana, diatur dalam peraturan rektor. Adapun secara garis besar untuk menjamin
kesehatan dan keselamatan penggunaan prasarana dan sarana dilakukan dengan
kebijakan:
a. Dilakukan perawatan secara berkala alat-alat pendukung kerja.
b. Dioperasiionalkan oleh pegawai yang memiliki kompetensi.
c. Pengawasan penggunaan alat bahwa alat digunakan sesuai dengan fungsi
penggunaanya
d. Penggunnaan alat sesuai dengan standar operasional
e. Pengawasan sarana dan prasarana sesuai dengan kapasitasnya
f. Setiap pegawai terdapat jaminan asuransi keselatan kerja.

6. 2.1d. Pemeliharaan/perbaikan/kebersihan prasarana dan sarana

Kebijakan universitas untuk pemeliharaan/perbaikan dan kebersihan sarana dan
prasaranan, mengacu pada Keputusan Rektor tentang pemelihaaraan/perbaikan dan
kebersihan Prasarana dan sarana serta kelayakan dan kewajaran sebagaimana umur
teknis jenis peralatan.
Secara garis besar, kebijakan pemeliharaan dan perbaikan antara lain:
a. Pemelihataan berupa mesin (kendaraan, komuter, laptop dan sejenisnya dilakukan
pengecekan dan pemeliharaan berkala.
b. Pemeliharaan berupa gedung atau bangunan didasarkan analisis ahli bangunan
serta jika terjadi kondisi tertentu.
Secara garis besar kebijakan kebersihan sarana dan prasarana antara lain:
a. Berupa mesin, komputer, alat praktikum/laboratorium menjadi tanggungjawab
teknisi yang ditugasi dibagan bersangkutan.
b. Kebersihan berupa gedung kuliah, kantor, halaman dan lingkungan universitas
diserahkan dengan perusahaan kebersihan luar (out sourching).

6.2.2. Lokasi, status, penggunaan dan luas lahan yang digunakan

24
 Lokasi Lahan Status
(Nama dan Nomor Penguasaan/ Luas
No. Penggunaan Lahan
Jalan, Kota, Propinsi) Kepemilikan Lahan
Lahan*
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Jl. Menoreh Tengah X Milik Sendiri Gedung Kuliah, Perkantoran, Lab, 0,5
Lapangan, Tempat parkir, taman dan
Perpustakaan
2 Jl. Menoreh Tengah XI Milik Sendiri Gedung Kuliah, Asrama 0,35
Mahasiswa, Perkantoran,
Lab.,Lapangan, Parkir dan Taman
3 Jl. Menoreh Raya No. 94 Milik Sendiri Perkantoran, Unit Usaha dan Parkir 0,03

4 Jl. Menoreh Tengah Milik Sendiri Asrama Mahasiswa 0,06

XII
5 Jl. Kolonel Wasito Kerjasama Gedung Kuliah, Perkantoran, Lab, 1,5
Sugiarto No 1 Bukit Tempat parkir, taman dan
Manyaran Permai Perpustakaan
Kelurahan Sadeng
Gunung Pati
6 Kelurahan Pongangan Milik Sendiri Gedung kuliah, asrama mahasiswa, 10
Gunung Pati gelanggang olah raga
TOTAL 12,44

6.2.3. Prasarana untuk kegiatan akademik dan non-akademik

Tabel A. Data prasarana (kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, ruang seminar, ruang
perpustakaan, ruang dosen)
Kepemilikan* Kondisi**
Total
Jumlah Milik Sewa/
No. Jenis Prasarana Luas Tidak
Unit Sendir Pinjam/ Terawat
(m2) Terawat
i Kerjasama
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
1 Perkantoran/ 11 2463,00 √ √
administrasi
2 Ruang kuliah 54 2801,00 √ √
3 Ruang diskusi, 11 420,00 √ √
seminar, rapat
4 Ruang kerja dosen 114 466,00 √ √

5 Laboratorium/ 37 1554,00 √ √
studio/bengkel/dsb
6 Lapangan OR 2 5400,00 √ √

Luas Seluruhnya 13104,00

25
 Tabel B. Data prasarana lain yang mendukung terwujudnya visi (misalnya tempat pembinaan
minat dan bakat, kesejahteraan, ruang himpunan mahasiswa, asrama mahasiswa)
dengan mengikuti format tabel berikut:

Kepemilikan* Kondisi**
Jenis Total
Jumla
No. Prasarana Luas Sewa/
h Unit
Pendukung (m2) Milik Pinjam/K Terawat Tidak
Sendiri erjasama Terawat

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1 Asrama Mahasiswa 3 3600 √ √

Putra
2 Asrama Mahasiswa 2 2322 √ √
Putri
3 Pusat Kegiatan 1 400 √ √
Mahasiswa

Kepemilikan* Kondisi**
Jenis Total
Jumla
No. Prasarana Luas Sewa/
h Unit
Pendukung (m2) Milik Pinjam/K Tidak
Terawat
Sendiri erjasama Terawat

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

4 Smes’co Mart 2 240 √ √

5 Apotek 2 120 √ √

6 BMT 1 60 √ √

7 Gerai Investasi 1 60 √ √

8 Radio Gaul 1 50

6852
Luas Seluruhnya

6.2.4. Prasarana tambahan yang dikelola dalam tiga tahun terakhir.

Investasi Prasarana Rencana Investasi Prasarana dalam Lima
Jenis Selama Tiga Tahun Tahun Mendatang
No. Prasarana Terakhir Nilai Investasi
Tambahan (Juta Rupiah) Sumber Dana
(Juta Rupiah)

26
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Gedung kantor 6750,25 75000 Yayasan
2 Laboratorium 19500,02 75000 Yayasan
3 Rusunawa 20000 20000 Hibah
4 Lapangan 4500 50000 Yayasan
5 Auditorium 0 45000 Yayasan
6 Gedung PKM 9750 22000 Yayasan
7 Gedung Kuliah 9000 150000 Yayasan
8 Jalan 500,36 15000 Yayasan
9 Perpustakaan 0 42000 Yayasan
10 Bisnis Center 2400,055 23000 Yayasan
TOTAL 72400,685 517000

6.2.5. Pustaka

Jumlah Judul
No. Jenis Pustaka Jumlah Copy
Cetak Elektronik
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Buku teks 56.100 135.000 191.100
2 Jurnal nasional yang terakreditasi 20 6

3 Jurnal internasional 6 30
4 Prosiding 54 100
TOTAL 56.180 135.136 191.100

6.2.6. Aksesibilitas dan pemanfaatan pustaka.

Aksesabilitas dan pemanfataan perpustakaan terhadap para penggunan, khususnya
civitas akademika menjadi perhatian universitas. Karena itu, universitas menerapkan
serangkaian kebijakan dan perhatian terhadap fasilitas, pengelolaan, serta faktor
pendukung yang menjadi pendorong kemudahan akses dan keyamanan dalam
perpustakaan. Secara operasional, untuk menjamin aksesabilitas dan kenyamaan
pemanfaatan perpustakaan, rektor mengeluarkan kebijakan:
1. Jam buka perustakaan
Kebijakan jam buka pelayanan perpustakaan disesuaikan degan jam masuk kuliah
(bukan jam kantor). Maksudnya, kendatipun jam kantor resmi adalah jam 08.00
s/d 15.30, namun untuk pelayanan perpustakaan buka mulai jam 08.00 s/d jam
27
 20.00. Panjang jam pelayanan perpustakaan karena mengikuti jam kuiah
mahasiswa, yang mana, jabarannya terdapat jam kuliah yang sampai pukul 20.00.
Disamping itu, jam istirahat (Jam 12.00 s/d jam 13.00) setiap hari kerja
perustakaan tetap memberikan pelayanan.
Sementara pelayanan perpustakaan, khususnya e-lebarry dilakukan sepanjang 24
jam. Jadi, pihak-pihak yang mencari atau memanfaatkan perpustakaan
berupafasilitas Website perpustakaan Wahid Hasyim dapat dilakukan selama 24
jam penuh.
2. Pelayanan berbasis Website
Pelayaan Website perpustakaan Unwahas dimaksudkan untuk memberikan
pelacakan terhadap sumber referensi baik dari internal maupun eksternal. Internal,
seperti memberikan fasilitas (jendela) blog bagi dosen sehingga memberikan
materi ajar dan sumber referensi kuliah, tugas mahasiswa, jurnal, data, serta
informasi lain. Sumber eksternal, memberikan fasilitas akses mencari referensi
dari luar.
3. Ketercukupan dan kompetensi petugas pelayanan
Untuk menjamin kualitas layanan serta manajmen personalia perpustakaan maka
jumlah pegawai perpustakaan dilengkapi dengan pegawai pelayanan. Jumlah
pegawai yang memberikan pelayanan sebanyak 53 dan 2 diantaranya adalah
sarjana pustakawan dan deploma tiga (DIII) pustakawan. Disampng itu, untuk
meningkatan kompetensi pegawai daa memberikan pelayanan, juga dilakukan
pelatihan dan workshop. Dengan demikian, petugas memiliki kompetensi
pelayanan perustakaan guna meningkatkan kualitas ayanan perpustakaan.
4. Tangible perpustakaan
Kebijakan pemenuhan fasilitas fisik perpuaskataan, agar aksesabilitas dan
kenyaman pelayanan dapat meningkat. Beberapa fasilitas tangible tersebut seperti:
a. Ruang ber-AC
b. Kebersihan terkontrol dan termonitor dilakukan oleh pihak perusahaan
kebersihan (profesional).
c. Ruang baca memadahi dengan kualitas bagus
d. Tata ruang memudahkan dalam pelacakan dan pencairan referensi
e. Jumlah rak cukup dan penataan buku yang memudahkan dalam pelacakan buku
f. Dukungan sistem informasi perustkaan.
g. E-lebarry
h. Ketersedian Website
i. Bekerjasama dengan perpustakaan instansi lain.
j. Ketercukupan jurnal ilmiah nasional dan internasional.
k. Sistem pengamanan dengan menggunaann CCTV
5. Kebersihan perpustakaan
Mengacu ada keputusan yayasan Wahid Hasyim, maka seluruh kebersihan institusi
diseraan pada pihak luar yang profesional (out shourching).
6. Daya dukung sistem informasi perpustakaan
Untuk meningkatan kuaitas layanan, perpustakan didukung sistem inforamsi
perpustakaan.
7. Buku referensi, jurnal nasional dan internasional.
8. Service Smart :
a. Kedisplinan pegawai
b. Bersikap smart pagi
c. Memberikan penjelasan dengan baik (emphaty)
28
 d. Berpegang pada SOP
e. Penegakan aturan pelayanan
9. Kerjasama dengan perpustakaan lain.
Hasil yang dapat dipetik adalah perpustakaan telah menjadi pusat pertemuan
mahasiswa dan dosen dalam mencari dan menemukan sumber referensi. Hampir setiap
dosen menjadikan perpustakaan sebagai tempat mangkal, sehingga sangat kelihatan
nuansa akademik atmosfir.

6.2.7. Upaya Universitas menyediakan prasarana dan sarana pembelajaran yang terpusat,
serta aksesibilitasnya bagi sivitas akademika.
Disamping melengkapi prasarana dan sarana di tingkat program studi dan
fakultas, universitas juga melengkapi prasarana dan sarana tingkat institusi.
Prasarana dan sarana tersebut digunakan untuk interaksi sivitas akademika (dosen
dan mahasiswa) tingkat universitas serta menjadi pendukung pembelajaran. Adapun
prasara dan sarana universitas tersebut atara lain;
a. Perpustakaan universitas
Merupakan perpustakaan terpusat yang menyedian sumber referesi buku,
majalah, jurnal imiah, e-lebrarry, Website perpustakaan yang multidisipliner
yang dapat digunakan dn dikases oleh mahasiswa setiap saat. Di perpustakaan ini
juga disediakn bnk data untuk peneitian, jurnal soft copy, CD ROM dan
sebagainya.
b. Laboratorium institusi
Merupakan laboratorium terpadu yang dapat digunakan utuk mendukung
pembelajaran diberbagai program studi
c. Ruang diskusi
Meruang diskusi yang dimanfaatkan oleh mahasiswa dan dosen
menyelenggarakan diskusi, kajian ilmiah, seminar secara multidisipliner.
d. UPT bahasa
Unit pelaksana teknis bahasa yang dapat digunakan dosen dan mahasiswa secara
multidisipner
e. UPT Komputer
Unit pelaksana teknis komputer yang daoat dimanfaatkan oleh dosen dan
mahasiswa dalam mendukung pembelajaran secara multidisipliner
f. UPT Micro Teaching
Merupakan unit elaksana teknis praktik mengajar yang daat digunakan untuk
fakutas pendidikan.
g. Pondok Prsantren Luhur Wahid Hasyim
Merupakan bagian sarana mendukung untuk emmperkuat kemaampuan
pemahaman keagamaan,mkejadian keagaman, tahfidz al-qur’an. Peserta pondok
pesanyren adalah mahasiswa Wahid Hasyim dari berbagai disiplin ilmu.
h. Lapangan Olahraga
Merupakan prasarana dan sarana untuk kepentingan olahraga yang dapat
digunakan mahasuswa dari berbagai fakutas
i. Lembaga Pengembangan Pasar Modal (LPPM) merupakan lembaga yang dapat
digunakan secara multidispliner utuk mengembangkan entrepreneurship
dibidang keuagan dan investasi

6.3. Sistem Informasi

29
6.3.1. Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh perguruan tinggi untuk kegiatan
pembelajaran (hardware, software, e-learning, e-library).
Peningkatan kualitas pembelajaran menjadi kebijakan penting universitas,
sehingga berusaha untuk memenuhi kebutuhan alat dan media pendukung
pembelajaran termasuk berbasis teknologi informasi. Untuk menjamin aksesabilitas
dosen dan mahasiswa serta meningkat kemampuan dan kemanfaatan media
pembelajaran dalam kelas, maka universitas mengambil kebijakan yaitu disetiap kelas
dilengkapi dengan AC, komputer dan LCD Projector. Komputer tersebut diberi
fasilitas koneksi dengan internet baik dengan menggunakan kabel maupun WIFI.
Jaringan komputer antar ruangan (LAN) dibangun dengan koneksi internet bandwidth
(6MB).
Upaya meningkatkan pelayanan dengan berbasis intenet ini telah dimulai sejak
tahun 2006, yaitu dengan memanfaatkan Website Unwahas dengan alamat website
www.unwahas.ac.id. Pada tahun ini telah dibangun infrastruktur pembelajaran online
(e-learning), dengan menyiapkan 2 buah server berkapasitas 2 terabyte.
Perluasan jaringan komputer berbasis internet juga dilakukan diruang diskusi,
ruang seminar, area kampus. Fasilitas jaringan WIFI diseluruh area kampus
dimaksudkan untuk optimalisasi penggunaan jaringan internet bagi sivitas
akademika,terutama dosen dan mahasiswa dalam melacak informasi, mencari jurnal,
referensi, serta pemberdayaan kemampuan mahasiswa dalam pemanfaatan internet dan
pembentukan sikap entrepreneurship. Kebijakan ini ternyata membuahkan hasil yang
signifikan, termasuk meningkatkan hubungan dosen dan mahasiswa dalam konsultasi,
bimbingan dan pembelajaran berbasis internet.
Manfaat lain yang dapat dipetik dengan pemenuhan fasilitas komputer dan
jaringan internet ada;ah meningkatnya kemampuan dosen dalam mengembangkan
variasi metode pembelajaran e-leaning. Kebijakan ini semakin memperkuat motivasi
dosen untuk menyiapan materi ajar, pengembangan model penugasan, penyampaian
materi pembelajaran, serta bimbingan. Dosen dituntut untuk memiliki blog/website
agar mereka dapat memanfaatkan e-learning. Universitas lewat UPT komputer
memberikan fasilitas jendela e-learning dalam website yang dikelolannya
www.elsi.unwahas.ac.id. Dengan demikian, bagi dosen yang belum memiliki alamat
website dan blog, maka dapat memanfaatkan website yang disediakan universitas.
Untuk mata kuliah dan/atau praktikum yang membutuhkan basis komputerisasi,
universitas dengan Surat Keputusan Rektor memerintahkan untuk menggunakan
software berlisensi. Kebijakan ini merupakan komitmen universitas untuk berusaha
mengembangkan kualitas pembelajaran berbasis teknologi informasi serta patuh dan
taat pada aturan yang berlaku.
Berbagai produk program aplikasi komputer (software) yang berlisensi
digunakan dalam mendukung pembelajaran, terutama di program studi seperti:
1. Statistik dengan program SPSS dan Amos
2. Akuntansi dengan progrm MYOB
3. Pasar modal dengan program milik BNI Securities
4. Farmasi dengan SPSS dan Amos
5. Teknik dengan program Solidwork, Autocad
Program-program aplikasi tersebut digunakan dalam mendukung proses
pembelajaran dan kualitas pelayanan. Sistem informasi juga digunakan untuk
mendukung kualitas layanan dan aksesabilitas perpustakaan. Rektor membuat
keputusan agar pelayanan perpustakaan dapat ditingkatkan dengan pelayanan berbasis

30
 sistem informasi dan menambah koleksi referensi dan jurnal dengan memanfaatkan e-
library. www.lib.unwahas.ac.id.
Sistem informasi perpustakaan universitas memberikan layanan memadahi
yaitu memberikan kemudahan dalam melacak buku, melacak jurnal, serta kemudahan
pengamanan buku. Untuk meningkatkan aksesabilitas sumber referensi dari eksternal,
pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan e-library untuk melacak atau mencari
sumber informasi referensi dengan berbagai sumber eksternal.

6.3.2. Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh Universitas untuk kegiatan
administrasi (akademik, keuangan, dan personil) serta aksesibilitasnya
Aksesabilitas data dalam rangka meningkatkan kualitas layanan dibidang
administrasi, keuangan dan kepersonaliaan sudah dilengkapi dengan fasilitas berbasis
sistem informasi. Bentuk daya dukung sistem informasi dalam pelayanan administrasi,
keuangan, dan personalia adalah sistem informasi akademik (SIA), sistem infirmasi
keuangan (SIKU), sistem infirmasi kepegawaian (SIP), dan sistem informasi aset dan
investaris (SII).
Sistem informasi akademik (SIA) merupakan kebijakan peningkatan pelayanan
akademik bagi mahasiswa. Sistem informasi akademik telah menggunakan basis
sistem informasi, sehingga mahasiswa dapat melaksanakan hak dan kewajiban
pelayanan secara on line. Sistem ini memberikan tingkat aksesabilitas tinggi bagi
mahasiswa dalam memperoleh layanan.
Prosedur sistem informasi akademik (SIA) secara singkat dapat dijelaskan
sebagai berikut:
a. Mahasiswa meyelesaikan kewajiban keuangan yang dapat dilakukan lewat on line,
yaitu mahasiswa membayar kewajiban keuangan lewat bank.
b. Secara harian dan/atau periodik, bagian keuangan melaksanakan impor data dari
sistem perbankan untuk melakukan up date data pembayaran mahasiswa. Hasil
impor data diproses bagian keuangan untuk dijadikan pijakan penentuan
mahasiswa yang telah memenuhi syarat memperoleh hak pelayanan akademik.
Data hasil olahan bagian keuangan ditransformasi secara on line ke bagian
administrasi keuangan, bagian kemahasiswaan dan ke bagian keuangan yayasan.
c. Bagian akademik memperoleh impor data (data langsung masuk ke program SIA)
dari bagian keuangan yaitu berupa mahasiswa yang telah meenyelesaikan
tanggungjawaab keuangan dan berhak memperoleh pelayanan akademik. Data ini
oleh bagian akademik digunakan sebagai pijakan memberikan pelayanan. Bagi
mahasiswa yang identitasnya tidak masuk program SIA maka tidak dapat terlayani
hak dibidang akademik.
d. Mahasiswa yang telah menyelesaikan kewajiban keuangan melakukan hak
akademik (WDMK, mengisi KRS, registrasi). Proses ini dilakukan oleh mahasiswa
lewat anjungan akademik yang disediakan oleh bagian akademik, atau dapat
melalui alamat website yang disediakan.
e. Bagian akademik dapat mentransformasikan data mahasiswa ke program studi
dengan menggunakan cara on line atau data dari bagian akademik masuk ke
program studi atau bagian adminsitrasi program studi
f. Administrasi program studi dapat mencetak KST, absensi, dan output lainnya
terkait mahasiswa dan akademik mahasiswa.
g. Pada proses pengurusan nilai setelah ujian akhir semester, pemasukan nilai dalam
SIA dapat dilakukan di berbagai anjungan akademik, ruang dosen, ruang

31
 administrasi, atau lewat Website yang disediakan. Ini dapat dilakukan oleh dosen
bersangkutan atau oleh administrasi program studi.
Sistem informasi juga digunakan untuk mendukung kualitas layanan di bidang
keuangan institusi. Bentuk dukungan tersebut adalah integrasi antara bank, yayasan
dan universitas dalam memberikan pelayanan terhadap mahasiswa. Secara
operasional, sistem ini melakukan runut kegiatan dimulai input data dari pembayaran
mahasiswa di bank. Atas dasar pembayaran dari mahasiswa, bank menyiapkan laporan
bank yang dapat diimpor secara on line oleh yayasan dan universitas. Data laporan dari
bank tersebut selanjutnya masuk ke sistem akuntansi untuk diproses menjadi laporan
keuangan. Secara singkat proses daya dukung sistem informasi terhadap sistem
keuangan institusi dijelaskan sebagai berikut:
a. Mahasiswa membayar biaya pendidikan ke bank, sesuai dengan kalender
pembayaran pendidikan (kuliah).
b. Bank menerbitkan laporan bank, dimana laporan bank tersebut dilakukan secara on
line.
c. Bagian keuangan yayasan dan bagian keuangan universitas dapat mengimpor data
secara on line laporan bank. Disini, baik universitas maupun yayasan dapat
mengecek mutasi berikut saldo rekening koran di bank setiap saat, sehingga dapat
diketahui posisi keuangan setiap saat. Pola seperti itu sangat membantu
akuntabilitas dan keterbukaan antara universitas dan yayasan (tidak terjadi asimetri
informasi). Bagian keuangan universitas hanya sebatas akses membaca saldo
rekening koran.
d. Bagian keuangan universitas memanfaatkan data tersebut untuk diolah kedalam
sistem informasi akademik (SIA), hasil olahan SIA dapat dijadikan dasar untuk
melakukan proses WDMK, registrasi, mengisi KRS, mencetak KST, mencetak
absen mahasiswa, mengisi dan mencetak nilai ujian, yudisium dan sebagainnya.
e. Bagian keuangan yayasan mengolah data keuangan (rekening koran yayasan) yang
diimpor secara on line dari bank untuk diproses dalam Sistem Informasi Akuntansi
dalam rangka menyusun laporan keuangan.
f. Secara periodik atau waktu yang dibutuhkan, Yayasan melakukan rekonsiliasi data
keuangan untuk menemukan perbedaan dan melakukan penyesuaian.
Sistem Infomasi Kepegawaian (SIP) institusi juga telah didukung oleh sistem
informasi berbasis komputer. Bentuk dukungan sistem informasi terhadap sistem
kepegawaian berupa integrasi sistem mulai dari recruitment, sistem dan prosedur absen
dan penggajian, sistem pengendalian kedisplinan pegawai, sampai pada pemutusan
hubungan kerja pegawai. Secara lebih rinci bentuk daya dukung sistem informasi
terhadap sistem kepegawaian dijelaskan singkat sebagai berikut:
a. Bagian kepegawaian dengan dibantu oleh sistem informasi kepegawaian dapat
melihat dan menganalisis jumlah pegawai, rasio pegawai, rasio dosen, masa purna
tugas pegawai, serta melakukan schedulling recruetment. Proses ini telah dilakukan
secara otomatis oleh sistem informasi kepegawaian.
b. Hasil analisis tersebut dijadikan dasar bagian kepegawaian untuk melakukan
koordinasi dengan unit lain guna mematangkan tingkat kebutuhan, dan proses
recruetment.
c. Data hasil analisis tersebut juga dapat dijadikan pijakan promosi, pengurusan
jabatan fungsional dosen, kenaikan gaji berkala, dan lembur dan sebagainya.
Sistem informasi juga digunakan untuk mendukung sistem dan prosedur
penggajian. Bentuk daya dukung sistem informasi terhadap daya dukung sistem
penggajian dimulai dari proses absensi, input data absen, processing data sampai pada
32
 penyelesaian form penggajian pegawai. Proses kerja sistem tersebut sudah didasarkan
otomatisasi komputer. Untuk memberikan gambaran secara lebih rinci dijelaskan
sebagai berikut:
a. Pegawai pada jam masuk ketja (08.000 s/d 08.30) absen dengan menggunakan
mesin absen.
b. Secara harian, mesin fringer (mesin absen) dikoneksitas dengan sistem informasi
pegawai untuk memasukkan data hadir pegawai. Hal itu juga yang terjadi saat
absen pulang kerja oleh pegawai
c. Setiap bulan, dilakukan pengisian form gaji secara langsung (proses dalam SIP).
d. Form gaji dicetak, untuk dimintakan otorisasi pejabat berwenang

6.3.3. Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan oleh Universitas untuk pengelolaan
prasarana dan sarana (hardware, software).
Sistem pengelolan prasarana dan sarana juga dibantu degan sistem informasi
serta fasilitas pendukungnya. Bentuk dukungan sistem informasi terhadap pengelolaan
prasarana dan sarana adalah kebijakan pemberlakukan sistem informasi aset dan
inventaris (SII) yang terinteragrasi. Sistem ini membantu mengelola prasarana dan
sarana (aset) yang ada di institusi dengan menggunakan pola yang telah teintegrasi,
yaitu mulai dari permintaan pembiayaan aset dan inventaris, sistem pengadaan aset dan
inventaris, pembelian aset dan inventaris, penerimaan aset dan inventaris yang di beli,
distribusi aset yang dibeli kepada bagian/unit yang membutuhkan, dan sistem
penglolaan dan pemeliharaan aset, sampai pada penghapusan dan pelepasan aset.
Proses tersebut didukung dengan sistem informasi.
Rektor memberlakukan kebijakan pemeliharaan dan pengelola aset meliputi
ranah antara lain:
1. Peraturan rektor tentang standar operasional prosedur pengelolaan dan
pemeliharaan aset dan investasi.
2. Peraturan rektor batasan dan mekanisme pelepasan dan penghapusan aset.
3. Peraturan rektor tentang sistem pengelolaan dan pemeliharraan sarana dan
prasarana (aset) berbasis sistem informasi, berbagai sistem informasi tersebut
antara lain:
a. Sistem informasi akuntansi dan keuangan
b. Sistem Informasi Perpustakaan
c. Sistem Informasi pemeliharaan dan pengawasan saran dan prasarana
d. Sistem informasi kepegawaian
e. Sistem informasi akademik
f. Sistem pengamanan data (security)

6.3.4. Sistem pendukung pengambilan keputusan

Sistem pendukung (decisiion making support system) dibutuhkan untuk
mendukung pengambilan keputusan manajemen diberbagai level (unit). Sistem ini
ditujukan untuk memoeroleh data yang akurat dan data yang validitas untuk sebagai
pijakan pengambilan keputusan. Untuk kebutuhan tersebut, rektor membuat peraturan
tentang pemberlakukan sistem pendukung pengambilan keputusan. Berbagai sistem
yang diberlakukan dalam rangka pengambilan keputusan, antara lain:
a. Untuk menyediakan data yang akurasi, keamanan, kecepatan dan reliabilitas maka
diberlakukan sistem informasi akuntansi. Sistem ini memproses data menjadi
laporan keuangan sebagaimana standar akuntansi keuangan yayasan, yaitu laporan
keuangan tahunan, laporan sumber dan penggunaan dana, laporan arus kas, laporan
33
 segmental, penganggaran, dan realisasi anggaran. Laporan tersebut mendukung
keputusan rektor dan unit dibawahnya, seperti: keputusan pembiayaan serta
penentuan biaya pendidikan, keputusan investasi, kebutuhan pertanggungjawaban
dan lainnya.
b. Sistem informasi perpustakaan, yang ditujukan untuk mendukung pemgambila
keputsan pengadaan dan pengembangan referensi, up date referensi, memudahkan
pelacakan referensi, sistem pengawasan dan pemeliharaan perpustakaan guna
mendukung kualitas layanan perpustakaan.
c. Sistem informasi pemeliharaan prasarana dan sarana (aset) digunakan untuk
mendukung keputusan pembiyaan invetasi, pemghapusan aset, pemeliharaan aset
dan efektifitas pemanfaatan aset
d. Sistem informasi kepegawaian untuk mendukung pengambilan keputusan tentang
perencanaan recruetment, recruetmen, promosi, pemutusan hubungan kerja,
reward, panishment, sistem pendisiplinan, motivasi pegawai, dan pensiun
e. Sistem informasi pengadaan barang untuk mendukung pengambilan keputusan
investasi, pengadaan dan standar prosedur pengadaan.
f. Sistem informasi pemeliharaan prasarana dan sarana utuk mendukung
pengambilan keputusaan pemeliharaan dan pengawasan penggunaan parasarana
dan sarana (aset).
g. Sistem informasi akademik untuk mendukung pengambilan keputusan pengelolaan
akademik mulai dari recruitment mahasiswa, penjadwalan, daftar ulang, KRS,
KST, yudisium sampai pada keputusan kelulusan
h. Sistem informasi kemahasuswa digunakan untuk mendukung keputusan dibidang
pembinaan mahasiswa dan penyediaan data untuk pembinaan kemahsiswaan.

6.3.5. Sistem informasi

Universitas Wahid Hasyim sebagai perguruan tinggi yang terus berkembang
telah mengembangkan website www.unwahas.ac.id. Website ini berfungsi untuk
sarana komunikasi antara unwahas dengan mahasiswa maupun dengan masyarakat.
Sehingga diharapkan mayarakat dan mahasiswa selalu mendapatkan informasi terkini
mengenai perkembangan unwahas.
Beberapa fakultas dilingkungan unwahas juga sudah memanfaatkan dunia
maya untuk sarana interaksi. www.teknik.unwahas.ac.id, www.fai.unwahas.ac.id,
www.pspa.unwahas.ac.id , www.pascasarjana.unwahas.ac.id. Pada saat ini sedang
dibangun website fakutas lainnya.
Penerbitan jurnal ilmiah secara elektronik dapat diakses oleh masyarakat
melalui website www.publikasiilmiah.unwahas.ac.id. Ketersediaan koneksi internet
dilingkungan unwahas memberikan kemudahan bagi civitasnya untuk mengakases
informasi-informasi tersebut.
Koleksi buku perpustakaan dapat diakses melalui www.lib.unwahas.ac.id
Ketersediaan webside memudahkan mahasiswa, dosen dan civitas akademika
laun dalam mencari sumber data, informasi referensi, materi kuliah dan lainnya. Hal
itu dapat dilakukan secara bebas di seluruh lingkungan kampus dan sekitar kampus.
Civitas akademika dapat memanfaatkan akses internet tidak harus masuk di UPT
komputer, melainkan diseluruh wilayah kampus.

6.3.6. Kapasitas internet yang tersedia dan bandwidth per mahasiswa.

34
 Seluruh area kampus unwahas sudah tersedia koneksi internet dengan
menggunakan wifi maupun jaringan kabel. Jaringan wifi dengan bandwidth 4MB dan
5MB jaringan kabel LAN . Sehingga total bandwidth yang dimilikiunwahas sebesar
9MB. Saat ini mahasiswa aktif sebanyak 5735, maka setiap mahasiswa mendapatkan
akses 1,5 kbps.

6.5.7. Aksesibiltas Data

SistemPengelolaan Data

DenganKo DenganKo DenganKo

No. Jenis Data mputerTa mputerJari mputerJar
Secara
Manual npaJaring an nganLokal inganLuas
(Intranet) (Internet)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Mahasiswa √
2 Pembayaran SPP √
3 Kartu Rencana
√
Studi (KRS)
4 Jadwal mata kuliah √

5 Nilai mata kuliah √

6 Transkrip akademik √

7 Lulusan √
8 Tenaga pendidik √
9 Tenaga kependidikan √

10 Tenaga pendukung √
lainnya
11 Keuangan √
12 Inventaris √
SistemPengelolaan Data

DenganKo DenganKo DenganKo

No. Jenis Data mputerTa mputerJari mputerJar
Secara
Manual npaJaring an nganLokal inganLuas
(Intranet) (Internet)
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
13 Perpustakaan √
Jumlah tanda √ NA=0 NB=0 NC =4 ND =9

35
6.3.8. Blue print sistem informasi.
Sistem informasi dan teknologi informasi saat ini menjadi bagian penting dalam proses
kegiatan diunwahas, maka perencanaan dan pengembangan sistem informasi mendapatkan
perhatian khusus dari pimpinan. Sehingga diperintahkan untuk membuat suatu perencanaan
strategis bagi pengembangan sistem informasi unwahas untuk 5 tahun yang akan datang.
Pembuatan perencanaan strategis sistem informasi ini bertujuan mengantisipasi
perkembangandan perubahan universitas Wahid Hasyim..Pada awalnya komputer hanya
digunakan sebagai alat bantu pekerjaan saja dan bersifat terpisah. Kemudian era jaringan
komputer. Semua komputer dikoneksikan dengan lainnya dalamsatu jaringan local area
network. Pengadaan sistem informasi dan teknologi informasi bersifat sporadis. Dengan
berkembangnya universitas wahid hasyim kebutuhan akan sistem informasi dan teknologi
informasi juga bertambah banyak.tetapi dengan adanya renstra ini pemenuhan dan
pengelolaannya menjadi lebih tertata dan terorganisir.
Kebutuhan sarana dan prasarana sistem informasi dan teknologi informasi dipenuhi
secara bertahap. Pengadaan koneksi internet dibangun mulai tahun 2005 dengan bandwidth
up to 512 kbps. Secara bertahap meningkat menjadi 1 MBps pada tahun 2007. Sampai
dengan tahun 2014 bandwidth sebesar 3MBps. Tahun 2016 bandwidth koneksi internet
sebesar 9MBps.
Untuk mendukung sistem informasi yang cepat akurat dan akuntable berbasis web unwahas
telah mengalokasikan anggaran untuk pengadaan webserver, penambahan koneksi internet
sesuai dengan perkembangan kebutuhan unwahas dan pengadaan sistem informasi.

Analisis SWOT:
Tabel 1. Analisis SWOT terhadap Pembiayaan.
ANALISIS SWOT
Kekuatan: Kelemahan:
• Akuntabilitas pengelolaan dana dan • Masih terbatasnya dana yang
pelaporannya berjalan dengan baik dengan diberikan Yayasan, hal ini bisa
diterapkannya sistem keuangan menghambat pengembangan
yang tersentral di yayasan kampus.
• Adanya program kerja yang tertuang dalam • Masih ada sebagian mahasiswa yang
RAB memudahkan pengaturan alokasi dana dari membayar biaya kuliah tidak tepat
yayasan ke Universitas waktu.
sesuai dengan dana yang tersedia. mendominasi
Program kesejahteraan karyawan baik dosen pendapatan
maupun tenaga administrasi juga menjadi Universitas Wahid Hasyim.
perhatian pimpinan, hal ini diantaranya
dibuktikan dengan adanya Jamsostek bagi
seluruh karyawan Universitas WahidHasyim
yang dibiayai oleh yayasan.

36
Peluang: Ancaman:
• Minat masyarakat terhadap Universitas Wahid • Pencairan dana yang kadang-kadang
Hasyim yang semakin meningkat berdampak tidak tepat waktu
pada semakin meningkatnya jumlah mahasiswa • Terjadinya inflasi dan daya beli yang
setiap tahunnya sehingga pendapatan juga menurun
bertambah
• Adanya program dari KEMENAG untuk
mengembangkan PTNU,hal ini membantu
dalam hal pendanaan pengembangan kampus
• Meningkatkan kerjasama dengan pihak ekternal
guna penggalangan
dana,disamping itu adanya peluang-
peluang dana dari luar yang bisa
dimanfaatkan (Kementrian, DIKTI,
Penelitian,Hibah,Pengabdian
Masyarakat, KEMENDIKNAS dll).

Tabel 2.
Analisis SWOT Sarana dan Prasarana.
ANALISIS SWOT
Kekuatan: Kelemahan:
• Pengadaan, perawatan serta pemenuhan • Ketersediaan dan kualitas
dana untuk kebutuhan sarana dan laboratorium masih terbatas.
prasarana oleh • Sarana intensitas dan frekuensi penggunaan
Pimpinan. sarana dan prasarana yang tinggi sehingga
• Sarana dan fasilitas perkuliahan yang mengakibatkan kerusakan sarana dan
memenuhi standar. prasarana tersebut.
• Fasilitas yang dimiliki oleh Universitas • Sistem Informasi Akademik (SIA) yang
memadai. belum optimal.
• Ketersediaan jaringan internet 24 jam
dimanfaatkan untuk
pengembangan materi dan metode
pembelajaran, penelitian dan
pengabdian masyarakat terbuka luas
• Jaringan internet berupa LAN (Local
Area Network) untuk menunjang
perkuliahan.

Peluang: Ancaman:
• Hibah sarana prasarana diperoleh dari • Penyusutan sarana dan prasarana yang
DIKTI, Pemprov Jateng, dan lainnya tidak diimbangi dengan pemeliharaan yang
• Adanya kerjasama dan MOU dengan memadai.
instansi pemerintah dan swasta • Iptek yang semakin berkembang dan
• Bantuan dari Alumni dan inovatif
Stakeholders

37
 Tabel 3.
Analisis SWOT SISTEM INFORMASI.
ANALISIS SWOT
Kekuatan : Kelemahan :
• Konektifitas dan akses di sivitas • Belum semua SDM menguasai IT
akademika diantaranya pimpinan, dosen, • Sumber dana yang terbatas untuk
mahasiswa, karyawan dan stakeholder pengembangan untuk menunjang
lebih mudah. kemajuan IT
• Adanya program studi tehnik informatika
di Unwahas sehingga kualitas SDM dan
jaringan SIKAP akan selalu terpeliharan
dengan baik.
Peluang : Ancaman :
• Peluang lebih mudah untuk mengakses • Perguruan Tinggi lain yang sudah lebih
berbagai informasi maju dalam penerapan IT.
IPTEKS terkini. • Perkembangan IT yang cepat membuat
• Bantuan dari berbagai macam institusi tehnologi menjadi cepat usang.
baik pemerintah maupun swasta

38