UPH – Management Audit

Nama: Tita Permata Sari

NIM: 01017200038
Session 13 In Class Assignment and Homework
Findings Review CH. 4 (RR)

1. Ringkaslah Bab 4 mengenai reviu atas temuan dari operational review. Jelaskan proses
dana apa yang harus dilakukan oleh operational reviewer dan tim nya?

Chapter 5 – Development of Review Findings

Salah satu elemen yang paling penting dari operational review yaitu pengembangan temuan
spesifik. Penerimaan dan implementasi dari temuan-temuan ini menjadi tolak ukur kebehasilan
dari operational review, di mana jika tim peninjau dapat meyakinkan manajemen untuk
menerima setidaknya 50% dari temuan dan rekomendasinya, maka tim tersebut dikatakan
berhasil (a good rule of thumb). Mengembangkan temuan review melibatkan:

- Pengumpulan data
- Evaluasi temuan

Atribut dari Temuan Tinjauan

Untuk mengembangkan temuan operational review tertentu, peninjau harus mengetahui dan
menggunakannya secara efektif, atribut berikut ini:
1. Pernyataan kondisi
 What did you find?
 What did you observe?
2. Kriteria
 What should it be?
 What do you measure against?
Dalam banyak kasus, sering tidak tersedianya kriteria, dan harus dikembangkan. Dengan
tidak adanya standar atau kriteria efektif lainnya untuk mengevaluasi kinerja, tiga
pendekatan alternatif tersedia untuk operational review:
a. Analisis komparatif. Membandingkan kinerja saat ini antara individu dalam fungsi yang
sama dapat memberikan tolak ukur seperti apa suatu standar kinerja.
 b. Penggunaan standar pinjaman.
c. Uji kewajaran
3. Penyebab
 Why did it happen?
 What is the underlying cause of deficiency?

Tes tinjauan dan prosedur biasanya cukup untuk menunjukkan apakah kondisi tersebut
terisolasi atau tersebar luas. Penetapan ini diperlukan untuk:

a. Mencapai kesimpulan yang tepat tentang pentingnya kekurangan

b. Mengusulkan rekomendasi yang memadai untuk tindakan korektif jika kondisinya
meluas dan/atau kemungkinan akan terulang kembali

Beberapa kemungkinan Penyebab:

1) Tidak efektif atau kurangnya sistem dan prosedur perencanaan yang memadai
2) Membingungkan
3) Hirarki organisasi yang berlebihan
4) Kurangnya pendelegasian wewenang yang efektif
5) Ketidakmampuan atau keengganan untuk berubah
6) Sistem dan prosedur operasi yang tidak efektif
7) Penyimpangan dari standar atau kriteria yang diharapkan
8) Kurangnya pengetahuan bahwa ada masalah atau kondisi
4. Efek
 What is the effect of the finding?
 What is the end result of the condition?
Efek merupakan hasil akhir dari kondisi, actual dan/atau potensial. Efek harus meyakinkan
manajemen apakah kebijakannya berjalan dengan baik dan tujuannya tercapai, atau bahwa
tujuannya tidak tercapai, dan oleh karena itu sesuatu perlu dilakukan.
5. Rekomendasi
Rekomendasi harus secara logis mengikuti penjelasan mengapa kondisi saat ini ada, dana
pa yang harus dilakukan untuk mencegah terulangnya kembali. Rekomendasi peninjau
harus praktis dan masuk akal, sehingga manajemen akan dengan mudah melihat manfaat
dari mengadopsinya.
 What is recommended to correct the condition?
 Who should implement the recommendation?
Pendekatan untuk Mengembangkan Temuan Tinjauan

6 (enam) langkah yang bisa dianggap sebagai pendekatan dasar:

1. Meninjau dan menganalisis kebijakan, sistem, dan prosedur operasi serta praktik.
a. Menentukan apakah kebijakan sesuai, konsisten dengan tujuan dan sasaran.
b. Tentukan apakah prosedur dan praktiknya sesuai, yang menghasilkan pencapaian
tujuan dan sasaran yang diinginkan.
2. Mengumpulkan bukti-bukti yang sah.
a. Menganalisis sejumlah jenis transaksi yang berbeda.
b. Menganalisis sejumlah transaksi individu.
c. Pastikan hasil: sampel statistik, pengambilan keputusan, pertanyaan, dan sebagainya.
3. Bandingkan transaksi aktual dengan sistem dan prosedur.
a. Uji transaksi versus prosedur.
b. Apakah prosedur diikuti dengan benar?
c. Menganalisis hasil mengikuti atau tidak mengikuti prosedur.
4. Mengukur efek.
a. Hitung dolar yang hilang (jumlah tabungan).
b. Tentukan faktor lain seperti ketidakefektifan, dan sebagainya.
c. Tetapkan efek total.
5. Jika hasil yang diinginkan tidak tercapai, tentukan penyebabnya.
a. Tentukan mengapa hasil tidak tercapai.
b. Dokumen dengan bukti yang tepat dan cukup.
6. Kembangkan rekomendasi.
a. Tentukan bagaimana memperbaiki situasi menggunakan ekonomi, efisiensi, dan
efektivitas.
b. Dokumentasikan bagaimana menerapkan rekomendasi yang praktis dan masuk akal.

Pengembangan Rekomendasi
Pengembangan rekomendasi yang praktis dan masuk akal yang meyakinkan
manajemen untuk mengimplementasikannya terkadang merupakan elemen yang paling sulit
dari temuan. Dalam mengembangkan rekomendasi, tim peninjau harus mempertimbangkan
semua sumber: anggota tim peninjau, konsultan luar, personel departemen, karyawan lain, staf
peninjau lainnya, organisasi lain, asosiasi profesional, hasil studi pembandingan internal dan
eksternal, dan sebagainya.
 Jika peninjau mendokumentasikan rekomendasi mereka secara memadai mengenai
proses implementasi dan hasil yang diharapkan, ada peluang bagus untuk berhasil. Di sisi lain,
jika rekomendasi dinyatakan secara umum, tidak hanya manajemen akan cenderung
menghindarinya, tetapi ada kemungkinan besar bahwa hasilnya akan disabotase.
Tim peninjau harus bekerja untuk mengembangkan suasana kerja sama dengan
manajemen dan personel operasi, di mana peran peninjau menjadi membantu dan agen
perubahan. Dalam hubungan kerja seperti itu, ada kemungkinan yang jauh lebih besar bahwa
manajemen akan menerima rekomendasi peninjau. Peninjau operasional akan jauh lebih
berhasil dalam situasi ini daripada dalam hubungan permusuhan antara peninjau biasa versus
manajemen.

Rekomendasi Melalui Benchmarking/Pembandingan Internal

Menggunakan prosedur benchmarking internal sebagai bagian dari tinjauan operasional
memungkinkan peninjau untuk mengidentifikasi area masalah kritis perusahaan dan peluang
untuk perbaikan positif, memaksimalkan aspek positif dari prosedur yang ada dan
memfokuskan benchmarking eksternal pada area yang paling kritis. Melalui koordinasi kegiatan
berbagai bidang, reviewer menggunakan benchmarking internal untuk mencapai perubahan
positif dalam suatu fungsi atau antar fungsi secara bersamaan.

Contoh Rekomendari Pembandingan Internal

Tim peninjau operasional harus menyajikan kesimpulan dan temuan pembandingan
internalnya tentang praktik yang kurang baik bersama dengan rekomendasi yang dapat
diterapkan, secara lisan dan kemudian dalam sistem pelaporan yang lebih formal, baik
kekurangan demi kekurangan atau pada akhir penelitian.
Berikut area untuk pengembangan operasional dicatat untuk tinjauan manajemen:

 Prosedur Permintaan Pembelian. Permintaan tidak diberikan nomer sebelumnya, dan

dikendalikan secara efektif, yang mengakibatkan barang dipesan lebih dari satu kali atau
bahan atau layanan yang dibutuhkan tidak dipesan.
 Kontrol Anggaran. Permintaan pembelian tidak diperiksa terhadap rencana dan anggaran
yang disetujui. Dengan demikian, pembelian sedang diproses untuk banyak item dalam
perusahaan yang secara sadar melebihi persetujuan anggaran yang ada.
 Fungsi Pembeli. Fungsi pembelian saat ini dilakukan oleh tujuh Pembeli II dan empat
Pembeli I. Setelah analisis fungsi mereka ditemukan bahwa beban kerja didistribusikan oleh
 komoditas. Dengan demikian, ada distribusi beban kerja yang tidak merata untuk hubungan
dan negosiasi vendor, pemrosesan pembelian, dan sebagainya.
 Prosedur Penawaran Kompetitif. Meskipun prosedur pembelian saat ini menyatakan bahwa
prosedur penawaran kompetitif harus digunakan untuk setiap pembelian di atas $2.000 dan
setidaknya setiap tahun untuk barang yang dipesan secara berulang, prosedur seperti itu
jarang diterapkan.
 Program Analisis Nilai. Tidak ada program analisis nilai dimana pembelian menganalisis
barang yang akan dibeli untuk menentukan apakah suatu barang perlu dibeli, apakah
jumlahnya berlebihan, apakah barang yang lebih murah dapat digunakan, dan sebagainya.
 Analisis Vendor. Peninjau menemukan praktik yang dominan dari kebiasaan berurusan
dengan vendor yang sama. Banyak dari vendor ini ditemukan memberikan layanan yang
tidak memadai dan tingkat pengembalian barang dagangan yang tidak dapat diterima.
 Unit Spesifikasi Standar. Pada titik ini, sangat sedikit produk baru yang memerlukan
spesifikasi pembelian baru dan unit ini terutama bertanggung jawab untuk mempertahankan
spesifikasi yang ada.
 Praktik Personel. Tinjauan terhadap praktik personel yang terkait dengan perekrutan,
orientasi, pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan tidak menemukan kebijakan atau
prosedur yang ada. Sebagai akibat dari praktik yang tidak memadai dan penerapan yang
tidak konsisten ini, karyawan menjadi bingung, staf dan manajemen tidak dilatih dengan
benar, dan karyawan yang memenuhi syarat keluar sementara personel yang tidak
diinginkan dipertahankan.

Rekomendasi melalui Benchmarking/Pembanding Eksternal

- Kompetitif Benchmarking.
Benchmarking kompetitif mengarahkan perhatian pada sistem dan prosedur utama pesaing
yang memengaruhi keunggulan kompetitif. Pembandingan kompetitif, di sisi lain, mencari
penyebab dalam cara pekerjaan dilakukan, tanpa menyalahkan orang yang terlibat.
Tujuannya tidak hanya untuk menandingi pesaing tetapi juga untuk melampaui mereka.
Benchmarking eksternal adalah proses perbaikan berkelanjutan menggunakan
pengetahuan karyawan saat ini, menciptakan organisasi pembelajaran, dan menghasilkan
inovasi dan perubahan yang berkelanjutan.
- Industry Benchmarking.
 Benchmarking industri adalah prosedur yang lebih umum yang melihat perusahaan lain
dengan minat yang sama untuk mengidentifikasi tren dalam layanan pelanggan,
produk/jasa, personel, proses, penjualan/pemasaran, dan sebagainya.
- Benchmarking terbaik
Proses mengidentifikasi praktik terbaik di berbagai pengaturan industri. Hal ini didasarkan
pada keyakinan bahwa praktik terbaik dapat diterapkan di berbagai jenis organisasi.

Memilih Pendekatan Benchmarking

Benchmarking internal dapat membandingkan dan menstandardisasi operasi internal
serta mengidentifikasi peluang untuk perbaikan positif dan area untuk benchmark eksternal.
Teknik benchmarking eksternal tersebut dapat digunakan untuk mengukur dan
membandingkan kinerja perusahaan dalam praktik operasi keuangan dan non-keuangan
dengan pesaing (yaitu, analisis kompetitif), industri (yaitu, tren industri), dan lintas
fungsional. daerah (yaitu, terbaik di kelas).
Teknik benchmarking telah diidentifikasi dengan pengembangan kartu skor internal dan
eksternal yang memungkinkan orang lain untuk meninjau kinerja yang sebanding dari para
pemimpin dalam praktik terbaik. Benchmarking lebih peduli dengan perbaikan terus-
menerus dan masa depan. Ini berfokus pada tujuan operasi dan kinerja masa depan,
menetapkan panggung untuk perencanaan strategis dan jangka pendek yang diarahkan
pada pencapaian tujuan tersebut.
Agar peninjau dapat secara efektif menggunakan teknik benchmarking internal dan
eksternal ini untuk mengidentifikasi kesenjangan dalam kinerja dan hasil, dan untuk
mengidentifikasi praktik terbaik, peninjau harus terbiasa dan memahami dampak dari
ukuran kinerja, tolok ukur kuantitatif, dan kualitatif perusahaan.