Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi...

(Paraden Lucas Sidauruk)

ANALISIS HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI VERTIKAL

PT POS INDONESIA (PERSERO)
(KASUS PADA KANTOR POS MEDAN)

ANALYSIS OF VERTICAL COMMUNICATION ORGANIZATION BARRIERS IN

PT POS INDONESIA (PERSERO)
(CASE ON MEDAN POST OFFICE)

Paraden Lucas Sidauruk

Puslitbang Penyelenggaraan Pos dan Informatika – Kementerian Kominfo
Jalan Medan Merdeka Barat No.9
paradensidauruk@yahoo.com

Naskah diterima : 16 Oktober 2013; Direvisi : 6 Desember 2013 ; Disetujui : 13 Desember 2013

ABSTRAK

Masalah utama penelitian ini adalah bagaimana hambatan pelaksanaan komunikasi

organisasi vertikal ke atas pada Kantor Pos Medan. Untuk menjawabnya dilakukan
penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan melalui
wawancara mendalam, observasi, dan studi dokumen serta pengisian Daftar Isian Pos.
Analisis data menggunakan deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa bentuk
komunikasi organisasi vertikal ke bawah didominasi komunikasi lisan tatap muka, sedangkan
bentuk komunikasi organisasi vertikal ke atas umumnya menggunakan komunikasi tulisan
sepanjang mengenai laporan keuangan dan informasi pekerjaan kantor. Jenis informasi yang
disampaikan pimpinan kurang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan karyawan sehingga
timbul kesenjangan informasi. Pelaksanaan komunikasi vertikal ke atas menyangkut
keluhan karyawan masih minim karena adanya hambatan pribadi (personal barriers), dan
hambatan organisasi (organization barriers).

Kata Kunci : Hambatan, Komunikasi Organisasi Vertikal, PT Pos Indonesia (Persero)

ABSTRACT
The main problem of this research is how the implementation of organizational
communication barriers vertically upwards on the Medan Post Office. To answer it,
conducted a research with descriptive qualitative approach. Data collected through in-depth
interviews, observation, and study of documents and filling the Post Checklist. Data analysis
using descriptive qualitative. The results showed that the form of organizational downward
vertical communication generally dominated by face-to-face verbal communication, while the
organizational form of upwards vertical communication generally using written
communications throughout the financial statements and information about office work. In
accordance to the type of information that is presented by the leaders is lack of the needs of
employee so that there are information gaps. Implementation of upward vertical
communication regarding employee complaints still minimal due to personal barriers, and
organizational barriers.

Keywords: Barriers, Vertical Organizational Communication, PT Pos Indonesia (Persero)

133
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

PENDAHULUAN kantor Kementerian Komunikasi dan

Latar Belakang Informatika sekitar 800 orang pegawai dan

pensiunan, 28 Juni 2012 berunjuk rasa
Salah satu faktor penting dalam
menuntut perbaikan kesejahteraan dan
mewujudkan iklim kerja yang kondusif
peningkatan keselamatan dalam bekerja.
dalam organisasi adalah adanya komunikasi
(Kusuma, 2012). Unjuk rasa terbesar diikuti
yang efektif. Setidaknya, komunikasi antara
sekitar 5000 orang dari perwakilan SPPI
pimpinan dan karyawan berlangsung
terjadi 28-30/6-2012 menuntut, antara lain
dengan baik sehingga tercipta hubungan
(1) membayar uang pensiunan Pos
kerja yang harmonis. Munculnya unjuk rasa
Indonesia minimal sama dengan pensiunan
karyawan akhir-akhir ini mengindikasikan
PNS, (2) menerapkan komposisi upah
pelaksanaan komunikasi tidak berjalan
pokok 75 persen dari gaji sebulan, (3)
sebagaimana mestinya. Unjuk rasa tidak
menghapuskan sistem “outsourcing,
perlu terjadi andaikata karyawan
(Nababan, 2012) Jadi, unjuk rasa yang
memperoleh informasi yang dibutuhkannya
terjadi di Medan dan Jakarta selain
dan dapat pula menyampaikan aspirasinya
mengajukan sejumlah tuntutan, pada
melalui sarana komunikasi yang tersedia
dasarnya juga mengharapkan adanya
dalam organisasi.
komunikasi yang intens dengan pimpinan.
Unjuk rasa karyawan dan pensiunan
Menurut Sumartias dalam Sumantri
PT Pos Indonesia di beberapa kota secara
(t.t) “fenomena unjuk rasa yang dilakukan
substantif menuntut kenaikan gaji dan
buruh dilihat dari konteks
penghapusan tenaga alih daya, tetapi secara
komunikasi.Persoalan unjuk rasa juga
implisit juga menghendaki adanya
mengindikasikan hubungan kerja yang
komunikasi dengan pimpinannya. “Sekitar
mengalami gangguan. Hubungan ini
150 orang pensiunan pegawai kantor pos
merujuk pada bentuk komunikasi dan
berdemonstrasi di depan Kantor Pos Besar
interaksi yang terjadi di antara manusia
Medan, Rabu, 1 Juni 2011, meminta
yang terikat pada proses perilaku menuju
penambahan jumlah dana pensiun untuk
suatu kepuasaan kerja secara bersama”
memenuhi kebutuhan sehari-hari. Hingga
Sepanjang masalahnya mengenai
demonstrasi berakhir, tidak ada perwakilan
komunikasi, unjuk rasa dapat dihindari
dari Kantor Pos Besar Medan yang
manakala cukup kesempatan bagi karyawan
menerima dan berdialog dengan seratusan
untuk menyampaikan aspirasinya kepada
pensiunan tersebut"1) Sementara, di depan
pimpinan baik secara formal maupun

134
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

informal. Sebab para pengunjuk rasa masih kurang, belum dapat memenuhi
menginginkan agar tuntutannya dapat harapan masyarakat pengguna jasa layanan
didengar dan direspons pimpinan secara PT Pos Indonesia yang ditandai dengan
langsung. Jalur unjuk rasa sebenarnya dapat rendahnya masyarakat dalam menggunakan
digantikan dengan efisiensi komunikasi produk-produk PT Pos Indonesia” (Kaban,
organisasi. 2011 : 70)

Kegagalan komunikasi tidak saja Fenomena unjuk rasa dan iklim

memicu munculnya unjuk rasa, tetapi juga kerja yang tidak kondusif menunjukkan
menganggu hubungan kerja antara kurang berfungsinya komunikasi
pimpinan dan karyawan. Hubungan kerja organisasi, terutama komunikasi organisasi
sama yang terganggu juga menciptakan vertikal ke atas. Hal itu dapat dilihat dari
iklim kerja yang tidak kondusif. Menurut rendahnya intensitas komunikasi dari
Pitaloka (2012) “hubungan industrial antara karyawan kepada pimpinan. Minimnya
SPPI dengan Manajemen PT Pos Indonesia pelaksanaan komunikasi itu dipengaruhi
telah mengalami hubungan yang sangat oleh hambatan yang bisa berasal dari
tidak harmonis” Bahkan, hubungan seperti organisasi, bentuk komunikasi, sikap
itu bisa mendorong terciptanya suasana pribadi, ketersediaan sarana komunikasi
permusuhan dalam perusahaan. “Bukan dan budaya masyarakat yang kurang
rahasia umum lagi perseteruan antara SPPI mendukung. Di kantor pos cabang tidak
(Serikat Pekerja Pos Indonesia) dengan adanya ruangan rapat cukup mengganggu
direksi sejak 28 Juni tahun lalu semakin karyawan untuk dapat mengutarakan
memanas. Kondisinya ibarat api dalam pendapatnya secara formal. Sementara di
sekam. Sebenarnya apa-apa yang dituntut kantor pos induk, faktor sistem (jam) kerja
SPPI, jika ditanggapi dengan baik dan yang ketat tidak memberi peluang bagi
diadakan dialog dari hati ke hati, mungkin karyawan untuk mengikuti pertemuan tatap
sudah bisa diselesaikan dengan baik” muka dengan pimpinan.
(Djamin, 2013). Apabila suasana kerja Komunikasi organisasi vertikal ke
seperti ini dibiarkan terus berlarut-larut, bawah pelaksanaannya juga tidak mudah
maka dampaknya dapat menurunkan karena banyaknya jumlah kantor pos
kualitas pelayanan pos. Terlebih lagi, dalam cabang yang lokasinya tersebar sehingga
“Kondisi kualitas layanan pada PT Pos secara geografis terhambat. Kantor Pos
Indonesia dalam perspektif masyarakat
Medan Divisi Regional I misalnya,
pengguna secara umum dapat dikatakan
135
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

mempunyai 32 kantor pos cabang terdiri ke atas pada Kantor Pos Medan ? Selain
atas 22 kantor pos cabang dalam (Kpcdk) di untuk menjawab ketiga masalah tersebut,
Kota Medan dan 10 kantor pos cabang luar tulisan ini juga diharapkan dapat
kota (Kpclk) di kabupaten Deli Serdang.2) melengkapi hasil penelitian terdahulu di
Lokasi kantor pos yang tersebar dan bidang komunikasi organisasi dan
berjauhan antara yang satu dan yang lain perposan.
secara geografis merupakan faktor Komunikasi dari bawah ke atas
penghambat bagi pelaksanaan kegiatan tidak kalah pentingnya dengan komunikasi
komunikasi khususnya secara bertatap organisasi vertikal dari atas ke bawah. Oleh
muka. Para pengantar surat dan paket karena itu, diperlukan upaya peningkatan
umumnya mempunyai jadwal kerja (shift) kegiatan komunikasi organisasi terutama
sendiri sehingga pada hari kerja sukar untuk dari bawah ke atas. Sehubungan dengan itu,
mengumpulkannya di suatu tempat tulisan ini diharapkan dapat dimanfaatkan
pertemuan.
sebagai bahan masukan untuk kebijakan
Bentuk komunikasi pimpinan juga perposan Direktorat Pos pada Direktorat
dapat menimbulkan kejenuhan di kalangan Jenderal Penyelenggaraan Pos dan
karyawan. Terlebih lagi, jika pimpinan Informatika, Kementerian Komunikasi dan
mendominasi komunikasi sehingga kurang Informatika. Di samping itu, dapat
memberi kesempatan bagi karyawan untuk digunakan sebagai bahan evaluasi bagi PT
menyampaikan pendapatnya. Selain itu, Pos Indonesia (Persero) dan Kantor Pos
kebosanan dapat terjadi di kalangan Medan.
karyawan karena ketidaksesuaian jenis
TINJAUAN PUSTAKA
informasi yang dibutuhkannya dengan apa
yang disampaikan pimpinan. Kerangka Konsep

Berdasarkan latar belakang Beberapa tahun belakangan ini

tersebut, masalah yang djawab dalam
tulisan ini adalah (1) Bagaimana bentuk
komunikasi organisasi vertikal pada Kantor
Pos Medan ? ; (2) Apakah jenis informasi
yang disampaikan pimpinan telah sesuai
dengan informasi yang
karyawan ? ; (3) Bagaimana hambatan
pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal
muncul unjuk rasa karyawan sebagai
upayanya merespons kebijakan perusahaan.
Unjuk rasa atau demonstrasi dapat diartikan
sebagai suatu pengungkapan pesan
ketidakpuasan atau “pernyataan protes yang
dibutuhkan dilakukan secara massal” (Departemen
Pendidikan Nasional, 2008 : 1531). Aksi
unjuk rasa juga mencerminkan tidak adanya
136
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

iklim komunikasi dalam organisasi. adalah proses dua arah” (DeVito, 2011
Komunikasi organisasi yang tidak efektif :387)
tentu berpengaruh terhadap kinerja Sejalan dengan itu, pendekatan
perusahaan. “Iklim komunikasi yang penuh hubungan antarmanusia sangat menghargai
persaudaraan mendorong para anggota
pemimpin demokratis yang mendorong
organisasi berkomunikasi secara terbuka, karyawannya untuk berpartisipasi dengan
rileks, ramah tamah dengan anggota yang cara memberi saran, memberikan umpan
lain” (Muhammad, 2001 : 85). Dalam balik dan menyelesaikan masalah dan
suasana yang demikian, tentu karyawan keluhannya sendiri. Apa yang sebenarnya
tidak mudah untuk melaksanakan diinginkan menurut Rensis Likert (1961)
komunikasi dalam organisasi, khususnya adalah manajemen partisipatif. (DeVito,
komunikasi vertikal ke atas. 2011 : 379). Pendekatan human relations
Komunikasi Organisasi menurut Chris Agrys seperti dikutip
Senjaya (2008 : 4.31) adalah “komunikasi
Perspektif demokrasi terhadap
sebagai fasilitator penting dalam proses
organisasi dapat dilihat dari proses
pembuatan keputusan”. Dalam konteks ini,
pengambilan keputusan dan pendekatan
komunikasi berfungsi untuk memfasilitasi
komunikasi organisasinya. Organisasi yang
proses pengambilan keputusan bersama
demokratis tidak melakukan pengambilan
antara pimpinan dan karyawan dalam
keputusan secara tertutup, tetapi melalui
organisasi.
diskusi terbuka di mana semua pihak
memiliki peluang untuk menyatakan Oleh karena itu, “Komunikasi
pandangannya (Deetz 2009 : 90) Partisipasi organisasi sangat penting dan layak untuk
karyawan melalui komunikasi terbuka dipelajari, karena sekarang ini banyak orang
menjadi unsur penting dalam pembuatan yang tertarik dan memberi perhatian
keputusan organisasi yang demokratis. kepadanya. untuk mewujudkan tujuan
Komunikasi organisasi yang efektif dapat organisasi” (Sendjaja, 2008:4.3)
meningkatkan partisipasi anggotanya dalam Komunikasi juga diperlukan untuk
mewujudkan tujuan dan strategi organisasi. menjalankan roda organisasi dan
Komunikasinya berlangsung dua arah (two manajemen. “Communicatation helps
way communication), yaitu dari managerial planning to be performance
komunikator kepada komunikan, dan effectively, managerial organizing to be
sebaliknya. “Komunikasi yang efektif carried out effecitvely, managerial

137
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

actuating to be followed effectively, and dan sifatnya berorientasi pada organisasi.

managerial controlling to be applied Isinya berupa cara-cara kerja di dalam
effectively.” (Terry, 1997 :431). organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam
“Dalam suatu organisasi baik yang
organisasi : memo, kebijakan, pernyataan,
berorientasi komersial maupun sosial,
jumpa pers, dan surat-surat resmi.
tindak komunikasi dalam organisasi akan
Komunikasi informal adalah komunikasi
melibatkan empat fungsi, yaitu fungsi
yang disetujui secara sosial. Orientasinya
informatif, regulatif, persuasif, dan
tidak pada organisasinya sendiri, tetapi
integratif”. (Senjaya, 2008 : 4.8) Fungsi
lebih pada anggotanya secara individual”
integratif dapat memadukan atau
Komunikasi formal berlangsung dalam
mengintegrasikan berbagai kepentingan dan
organisasi formal, sedangkan komunikasi
tujuan anggotanya. “Tujuan organisasi
informal dilakukan dalam organisasi
secara keseluruhan dan tujuan para
informal. Komunikasi formal mengikuti
karyawannya dapat diselaraskan melalui
struktur organisasinya sehingga lebih
komunikasi formal maupun informal di
mudah diketahui daripada komunikasi
dalam organisasi” (DeVito, 2011 : 377)
informal.
Perbedaan pandangan anggota organisasi
dapat dijembatani melalui komunikasi Menurut Goldhaber (1990:16)
sehingga menghasilkan kesepakatan “organizational communication is the
bersama. McQuail (2013 :216) process of creating and exchanging
mengemukakan “the predominant applied message within a network of interdependent
purpose of communication (informing, relationships to cope with environmental
persuading, selling, entertaining etc)” uncertainty” Ia tidak membedakan
komunikasi formal dan komunikasi
Konsep komunikasi organisasi tidak
informal, tetapi definisnya “mengandung
hanya mencakup komunikasi formal, tetapi
tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan,
juga komunikasi informal. DeVito (2011
jaringan, saling tergantung, hubungan,
:377) menyatakan “komunikasi organisasi
lingkungan dan ketidakpastian
merupakan “pengiriman dan penerimaan
(Muhammad, 2001 :67)
berbagai pesan di dalam organisasi—di
dalam kelompok formal maupun informal” Salah satu konsep penting dalam
Lebih lanjut, DeVito mengartikan komunikasi organisasi adalah aliran pesan
“komunikasi formal adalah komunikasi dalam jaringan seperti dikemukakan
yang disetujui oleh organisasi itu sendiri Goldhaber (1990 : 22) berikut ini :
138
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)
“direction of the network has been
traditionally trichotomized into downward,
upward, and horizontal communication –
depending upon who initiate the message
and who receives it or is supposed to
receive it. Downward communication refers
to message that flow from superiors to
subordinates, as ini the military example
given earlier. Most downward
communication concerns task or
maintenance message related to directions,
goals, discipline, orders, or questions.
Upward communication refers to messages
that flow from subordinates to superiors,
usually for such purposes as asking
questions, providing feedback, and making
suggestions. Horizontal communication is
the lateral exchange of messages among
people on the same organization level of
authoriy”.
DeVito (2011 : 385-386) “aliran
informasi atau pesan berjalan sesuai dengan
komunikasi ke atas dan ke bawah (vertikal)
dan komunikasi lateral. Komunikasi ke atas
merupakan pesan yang dikirim dari tingkat
hierarki yang lebih rendah ke tingkat yang
lebih tinggi. Komunikasi ke bawah
merupakan pesan yang dikirim dari tingkat
hierarki yang lebih tinggi ke tingkat yang
lebih rendah. Komunikasi lateral adalah
pesan antara sesama—manajer ke manajer,
karyawan ke karyawan”.
Pace dan Faules (2000 : 183-184)
menunjukkan “empat macam arus atau
aliran informasi dalam organisasi, yaitu
komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas,
komunikasi horisontal, komunikasi lintas-
saluran. Dalam komunikasi lintas-saluran
informasi bergerak di antara orang-orang
dan jabatan-jabatan yang tidak menjadi
atasan ataupun bawahan satu dengan yang
lainnya dan mereka menempati bagian
fungsional yang berbeda”.
Sendjaja, (2008 :4.3) mengatakan
bahwa “arus komunikasi yang berlangsung
dalam suatu organisasi, yaitu arus
komunikasi vertikal yang terdiri dari arus
komunikasi dari atas ke bawah (downward
communication) dan arus komunikasi dari
bawah ke atas (upward communication)
serta arus komunikasi yang berlangsung
antara dan di antara bagian ataupun
karyawan dalam jenjang atau tingkatan
yang sama. Arus komunikasi ini dikenal
dengan nama komunikasi horizontal”
Muhammad, (2001 : 107-108) menyatakan
“Ada tiga bentuk utama dari arus pesan
dalam jaringan komunikasi formal yang
mengikuti garis komunikasi seperti yang
digambarkan dalam struktur organisasi
yaitu : “downward communication atau
komunikasi kepada bawahan, upward
communication atau komunikasi kepada
atasan, horizontal communication atau
komunikasi horizontal”
139
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

Dalam komunikasi organisasi sendiri-sendiri dan sekaligus diharapkan

vertikal baik komunikasi vertikal ke atas dapat mencegah munculnya unjuk rasa. Hal
maupun komunikasi vertikal ke bawah, itu dilakukan melalui penyampaian
bentuk komunikasi yang dipilih bergantung informasi yang cukup, benar, dan relevan
pada tujuannya sehingga komunikasi bisa dengan kebutuhan karyawan.
berjalan efektif. Menurut Muhammad, Oleh karena itu, diperlukan
(2001 :116), bentuk komunikasi yang biasa komunikasi yang menarik baik dari segi
digunakan adalah (1) Metode Lisan : a) bentuk atau caranya maupun frekuensinya.
rapat, diskusi, seminar, konferensi, b). Kaplan (2013) mengatakan “saya kira
interviu, c). telepon, d) sistem intercom, e) banyak eksekutif tidak sadar betapa
kontak interpersonal, f) laporan lisan, g) pentingnya komunikasi. Berdasarkan
ceramah; (2) Metode Tulisan : a) surat, b) pengalaman kami, perusahaan yang
memo, c) telegram, d) majalah, e) surat mengerjakan ini dengan baik memiliki
kabar, f) deskripsi pekerjaan, g) panduan
beberapa skema komunikasi. Anda harus
pelaksanaan pekerjaan, h) laporan tertulis, berkomunikasi 7 kali dalam 7 cara
j) pedoman kebijaksanaan; (3) Metode
berlainan, tidak boleh hanya satu” Adler
Gambar : a) grafik, (b) poster, (c) peta, (d) dan Rodman dalam Sendjaja, dkk, (2008 :
film, (e) slide, (f) display, (g) foto. Sesuai 4.5) mengemukakan fungsi arus
dengan sifat pekerjaan perkantoran, bentuk komunikasi dari atas ke bawah adalah :
komunikasi yang dimaksud dalam
1. Pemberian atau penyampaian
penelitian ini adalah (1) komunikasi lisan,
instruksi kerja (job instruction);
artinya menggunakan metode lisan; (2)
2. Penjelasan dari pimpinan tentang
komunikasi tulisan, artinya menggunakan
mengapa suatu tugas perlu untuk
metode tulisan; (3) komunikasi gambar,
dilaksanakan (job rationale);
yang menggunakan metode gambar.
3. Penyampaian informasi mengenai
Komunikasi Organisasi Vertikal Ke peraturan-peraturan yang berlaku
Bawah (procedures and practices);
Komunikasi vertikal dari atas ke 4. Pemberian motivasi kepada karyawan
bawah salah satunya untuk menyamakan untuk bekerja lebih baik.
cara pandang dan membangun Di samping itu, komunikasi vertikal
kesepahaman antara karyawan dan ke bawah yang berlangsung dua arah (two
pimpinan. Upaya menyamakan persepsi ini way communication) juga memungkinkan
penting agar karyawan tidak bertindak
140
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

pimpinan mendapatkan umpan balik Menurut Pace dan Faules, (2000:190)

(feedback) dari karyawan berupa aspirasi komunikasi dari karyawan kepada
dan keluhannya. Apabila hal itu dapat pimpinannya bertujuan untuk :
direspons dengan baik, besar kemungkinan 1. Memberitahukan apa yang dilakukan
karyawan tidak akan memilih cara berunjuk
bawahan -pekerjaan mereka, prestasi,
rasa. kemajuan, dan rencana-rencana untuk
Komunikasi Organisasi Vertikal Ke Atas waktu mendatang.

Komunikasi organisasi vertikal dari 2. Menjelaskan persoalan-persoalan

bawah ke atas berfungsi untuk menyalurkan kerja yang belum dipecahkan
aspirasi karyawan kepada pimpinan. bawahan yang mungkin memerlukan
Keluhan karyawan dapat diketahui beberapa macam bantuan.
pimpinan secara akurat dan lengkap 3. Memberikan saran atau gagasan untuk
sehingga tidak timbul kesalahpahaman (mis- perbaikan dalam unit-unit mereka atau
communication) dan kecurigaan. dalam organisasi sebagai suatu
Komunikasi ini dapat juga digunakan untuk
keseluruhan.
menyampaikan saran atau pendapat
4. Mengungkapkan bagaimana pikiran
terhadap kebijakan pimpinan. Menurut
dan perasaan bawahan tentang
Adler dan Rodman dalam Sendjaja, dkk, (
pekerjaan mereka, rekan kerja
2008 : 4.5-4.6) fungsi arus komunikasi dari
mereka, dan organisasi.
bawah ke atas adalah :
Dalam komunikasi vertikal ke atas
1. Penyampaian informasi tentang
ternyata tidak hanya untuk
pekerjaan ataupun tugas yang sudah
memberitahukan, tetapi bisa juga
dilaksanakan;
menjelaskan, memberikan saran dan
2. Penyampaian informasi tentang
mengungkapkan. Begitu juga jenis
persoalan-persoalan pekerjaan
informasi yang disampaikannya tidak
ataupun tugas yang tidak dapat
terbatas pada soal pekerjaan, tetapi dapat
diselesaikan oleh bawahan;
menyatakan pikiran, perasaan dan keluhan.
3. Penyampaian saran-saran perbaikan
dari bawahan; Untuk mendorong karyawan agar
4. Penyampaian keluhan dari bawahan tidak ragu-ragu mengungkapkan pendapat,
tentang dirinya sendiri maupun saran, dan keluhannya, pimpinan organisasi
pekerjaannya. seyogyanya menyediakan sarana

141
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

komunikasinya. Menurut Schiemann mengenai bagaimana melakukan pekerjaan,

(1992), “by far the most effective efforts to (2) informasi mengenai dasar pemikiran
communicate the change message were untuk melakukan pekerjaan, (3) informasi
face-to-face encounters using a wide array mengenai kebijakan dan praktik-praktik
of personal communication such as ‘town organisasi, (4) informasi mengenai kinerja
meetings’ and company-wide meetings with pegawai, dan (5) informasi untuk
senior management. One of the best mengembangkan rasa memiliki tugas (sense
communication vehicles is the Employee of mission).
Discussion Groups” Mencermati kelima jenis informasi
Jenis Informasi tersebut, pada dasarnya informasi yang
dibutuhkan oleh karyawan dapat
Informasi atau pesan merupakan salah
satu komponen dalam komunikasi. dikelompokkan atas (1) informasi
menyangkut tugas dan pekerjaan, dan (2)
“Formulasi Lasswell dalam Unsur-unsur
organisasi dan kebijakan. Dalam konteks
Proses Komunikasi Who (communicator),
says what (message), in which channel PT Pos Indonesia (Persero), kebijakan
mencakup informasi sistem penggajian dan
(medium), to whom (communican), with
uang pensiun, outsourcing, dan sistem
what effect (effect)” (Ruslan, 2010 : 99).
karier pegawai. Goldhaber (1986) dalam
Unsur-unsur itu juga berlaku pada
Muhammad (2001 : 112) mengemukakan
komunikasi organisasi vertikal baik
“Kebutuhan informasi yang utama bagi
komunikasi vertikal ke atas dan komunikasi
karyawan mencakup informasi yang banyak
vertikal ke bawah. Unsur pesan (message)
berhubungan dengan pekerjaannya dan
menjadi penting jika dikaitkan dengan
informasi tentang pembuatan keputusan”.
aliran informasi dalam jaringan atau
Sejalan dengan itu, dalam komunikasi ke
struktur organisasi. Menurut Thayer dalam
bawah “Pimpinan hendaklah sanggup
Muhammad (2001 : 99), fungsi pesan dalam
memberikan informasi kepada karyawan
organisasi adalah untuk memberi informasi,
apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan
membujuk, memerintah, memberi instruksi,
tidak mempunyai informasi yang
dan mengintegrasikan organisasi”
dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan
Menurut Katz & Khan (1966) dalam
terus terang dan berjanji akan
Pace dan Faules (2000:185) “ada lima jenis
mencarikannya.” (Muhammad, 2001 : 112)
informasi yang biasa dikomunikasikan
atasan kepada bawahan : (1) informasi Hambatan Komunikasi Organisasi
Vertikal Ke atas
142
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

Menurut Smith (2013), ada tujuh komunikasi / telepon sering rusak

hambatan komunikasi, yaitu (1) physical merupakan salah satu kelemahan
barriers, (2) perceptual barriers, (3) (weakness) pada Kantor Pos Jakarta dan
emotional barriers, (4) cultural barriers, Kantor Pos Bandung” (Wahyuningsih, 2012
(5) language barriers, (6) gender barriers, : 301)
(7) interpersonal barriers. Handoko, (1991 Hambatan atau rintangan komunikasi
: 283-285) mengelompokkan hambatan dalam organisasi juga dapat timbul dari
komunikasi yang efektif sebagai “1) masalah hubungan-hubungan antarpribadi.
hambatan-hambatan organisasional, dan 2) “Kapan pun dua orang atau lebih bersama-
hambatan-hambatan antar pribadi.Ada tiga sama mengatasi masalah, rintangan
hambatan organisasional, yaitu 1) tingkatan antarpersonal muncul. Rintangan seperti
hirarki, 2) wewenang manajerial, dan 3) ini meliputi keharusan menjelaskan gagasan
spesialisasi.Manajer perlu memperhatikan kepada orang lain, menyikapi masalah,
hambatan-hambatan antar pribadi seperti 1) mengatur perbedaan, dan seterusnya”
persepsi selektif, 2) status atau kedudukan (Littlejohn dan Foss, 2009 : 331)
komunikator, 3) keadaan membela diri, 4)
Oleh karena itu, pelaksanaan
pendengaran lemah, dan 5) ketidak tepatan
komunikasi organisasi vertikal dari
penggunaan bahasa” Menurut Pujari (t.t.)
karyawan kepada pimpinannya banyak
hambatan komunikasi dapat dibagi atas
ditentukan oleh kebijakan pimpinan dan
hambatan semantik, hambatan psikologis
organisasinya. Apakah komunikasi ke atas
atau emosional, dan hambatan
dapat direalisasikan atau tidak, sebenarnya
organisasional. Hambatan organisasional
banyak bergantung kepada pimpinannya.
mencakup kebijakan organisasional,
Seperti dikatakan DeVito, (2011 :387), “Di
peraturan dan regulasi, status, kompleksitas
kedua jenis komunikasi ke atas maupun ke
dalam struktur organisasi, dan fasilitas
bawah, manajemen mengendalikan sistem
organisasional termasuk telepon.
komunikasinya.” Jadi, pimpinan lebih
Telepon tetap (fixed-line) merupakan menentukan terlaksananya komunikasi
sarana komunikasi lisan, sedangkan telepon vertikal ke atas daripada karyawan.
seluler (ponsel) yang digunakan untuk
Untuk melaksanakan komunikasi ke
menyampaikan pesan tertulis melalui short
atas tidaklah begitu mudah karena selain
messages services (sms) adalah sarana
hambatan organisasional, juga terdapat
komunikasi tulisan. Sayangnya, telepon
sejumlah hambatan pribadi. Hambatan
tidak selalu dalam kondisi baik. “Sarana
143
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

pribadi dari karyawannya seperti kuatnya Kombinasi dari keempat perasaan dan
rasa ewuh pekewuh bisa berasal dari keyakinan ini menghambat pengungkapan
budayanya. “Culture consists of the habits gagasan, pendapat, dan informasi oleh para
and tendencies to act in certain ways, but bawahan, terutama bila proses dan prosedur
not the actions themselves. It is the munculnya komunikasi ke atas tidak praktis
language patterns, values, attitudes, beliefs, dan sulit. Pada organisasi perusahaan yang
customs, and thought patterning” (Barnett menerapkan pendekatan manajemen
dalam Goldhaber dan Barnett, 1995 : 102) partisipatif, karyawan secara terbuka berani
Di samping itu, menurut Garner (t.t) “ One menyampaikan pendapatnya. Sebaliknya,
of the chief barriers to open and free pada perusahaan yang otoriter,
communications is the emotional barrier. It karyawannya merasa khawatir
is comprised mainly of fear, mistrust and mengutarakan pendapatnya. Apalagi, jika
suspicion”. Hambatan emosional yang pimpinan tidak suka menerima saran atau
terdapat dalam diri karyawan menghalangi kritik dari bawahannya. Rendahnya
karyawan untuk mengungkapkan kesediaan (goodwill) pimpinan
keluhannya kepada pimpinan. mendengarkan masukan dari karyawannya
Sehubungan dengan itu, Sharma berpengaruh terhadap pelaksanaan
(1979) dalam Pace dan Faules, (2000:191) komunikasi vertikal dari bawah ke atas. Hal
mengemukakan empat alasan mengapa ini semakin diperparah jika budaya
komunikasi ke atas terlihat amat sulit: masyarakatnya masih bersifat feodal.

1. Kecenderungan bagi pegawai untuk Batasan Konsep

menyembunyikan pikiran mereka. 1. Kantor Pos Medan adalah Kantor Pos
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer di Jalan Pos 1 Medan dan tiga kantor
tidak tertarik kepada masalah pos cabang, yaitu Kantor Pos Medan
pegawai. Baru, Kantor Pos Medan Denai,

3. Kurangnya penghargaan bagi Kantor Pos Medan USU. Kantor pos

besar adalah Kantor Pos Medan tanpa
komunikasi ke atas yang dilakukan
ketiga kantor pos cabang tersebut.
pegawai.
2. Bentuk komunikasi adalah
4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer
komunikasi dengan menggunakan
tidak dapat dihubungi dan tidak
metode lisan (komunikasi lisan),
tanggap pada apa yang disampaikan
komunikasi dengaan metode tulisan
pegawai.
(komunikasi tulisan) dan komunikasi
144
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

dengan metode gambar (komunikasi organisasi terhadap efektivitas kerja pada

gambar). PT Pos Indonesia (Persero) Medan sebesar
3. Jenis informasi adalah informasi yang 51,4%. Penelitian Citra (2011) ”Upaya
disampaikan pimpinan dalam Peningkatan Pelayanan Dan kemudahan
komunikasi organisasi vertikal ke Bagi Konsumen PT Pos Dan Giro Medan”
bawah, yaitu informasi tugas dan menyimpulkan bahwa upaya-upaya yang
pekerjaan, dan informasi kebijakan dilakukan oleh PT Pos dan Giro Medan
dan organisasi. untuk meningkatkan pelayanannya dapat
4. Hambatan komunikasi adalah hal-hal dikategorikan cukup baik meskipun masih
yang menyebabkan ketidaklancaran kurang optimal. Dua penelitian ini berguna
atau tidak terlaksananya komunikasi untuk menambah referensi locus di Kantor
organisasi verikal ke atas. Pos Medan.
5. Unjuk rasa atau demonstrasi adalah Asri (2008) dalam penelitiannya
kegiatan yang dilakukan oleh seorang “Analisis Corporate Turn-Around dan
atau lebih untuk mengeluarkan Implikasinya Studi Kasus : PT Pos
pikiran dengan lisan, tulisan dan Indonesia” merekomendasikan agar PT Pos
sebagainya secara demonstratif di Indonesia meningkatkan intensitas
muka umum. (pasal 1 Undang- komunikasi, baik internal maupun eksternal
Undang Nomor 9 Tahun 1998) untuk mendapatkan keterlibatan dan
dukungan penuh dari para stakeholder
Penelitian Terdahulu utama bagi keberhasilan proses turn-around
Sejauh ini belum ditemukan adanya yang dijalankan. Priatmaja (2008) dalam
penelitian komunikasi organisasi vertikal penelitian “Analisis Pengembangan Sistem
yang formal pada PT Pos Indonesia Manajemen Stratejik Studi Kasus : PT Pos
(Persero) Medan. Namun, beberapa Indonesia” menyatakan pengukuran kinerja
penelitian terdahulu berkaitan dengan topik perusahaan maupun karyawan masih belum
komunikasi organisasi dan locus PT Pos terlihat telah terkait dengan strategi
Indonesia telah dipublikasikan. Penelitian perusahaan, sehingga karyawan cenderung
Arif (2011) “Pengaruh Desain Struktur tidak melakukan pekerjaannya sesuai
Organisasi Terhadap Efektivitas Kerja dengan strategi perusahaan. Selain itu,
Karyawan PT Pos Indonesia (Persero) karyawan bahkan tidak mengerti peran
Medan” menunjukkan bahwa terdapat sertanya bagi pencapaian sasaran
pengaruh signifikan antara desain struktur perusahaan. Kedua penelitian tersebut
145
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

menyiratkan pentingnya komunikasi pemecahan masalah dan konflik, serta

organisasi untuk peningkatan kinerja PT pertukaran informasi) berpengaruh terhadap
Pos Indonesia. Temuan intensitas kinerja perawat pelaksana di Rumah Sakit
komunikasi yang disarankan Asri (2008) Bhayangkara Tingkat II Medan. Penelitian
sejalan dengan hasil penelitian ini. dengan tema komunikasi organisasi di luar
PT Pos Indonesia berhasil memperlihatkan
Penelitian Winarsih (2011) “Iklim
pentingnya faktor komunikasi organisasi
Komunikasi Organisasi dan Kepuasaan
terhadap peningkatan kepuasan dan kinerja
Kerja (Studi Korelasional Pengaruh Iklim
karyawannya. Semua penelitian terdahulu
Komunikasi Organisasi terhadap Tingkat
ini merupakan penelitian berparadigma
Kepuasaan Kerja pada Karyawan PT Bank
positivistik dengan tipe eksplanatif yang
Rakyat Indonesia (Persero) Tbk Cabang
menggunakan dan mengutamakan data
Medan Iskandar Muda” menyimpulkan
kuantitatif dalam analisisnya.
“terdapat hubungan yang cukup berarti
antara pengaruh iklim Komunikasi Penelitian kualitatif bersifat deskriptif
Organisasi terhadap Kepuasaan Kerja pada dilakukan oleh Isnaeni (2011) dalam
Karyawan PT Bank Rakyat Indonesia “Penelitian Komunikasi Organisasi di
(Persero) Tbk Cabang Medan Iskandar Perpustakaan Perguruan Tinggi : Studi
Muda, di mana semakin baik iklim Kasus pada UPT Perpustakaan Perguruan
komunikasi organisasi maka semakin tinggi Tinggi XY” Penelitiannya dengan
pula tingkat kepuasan kerja karyawan PT pengumpulan data melalui wawancara
Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk mendalam, pengamatan dan dokumen
Cabang Medan Iskandar Muda. menemukan bahwa komunikasi yang baik
diharapkan membantu budaya kerja
Situmorang (2012) melakukan
organisasi menjadi semakin baik.
penelitian “Pengaruh Komunikasi
Organisasi Vertikal ke Bawah, Vertikal ke Berbagai penelitian terdahulu yang
Atas dan Horizontal terhadap Kinerja dikemukakan di atas berbeda dengan
Perawat Pelaksana di Rumah Sakit penelitian yang dilakukan penulis, yaitu
Bhayangkara Tingkat II Medan” Hasilnya penelitian yang bersifat deskriptif dengan
menunjukkan komunikasi vertikal ke menggunakan metodologi penelitian
bawah (instruksi tugas dan umpan balik), kualitatif dengan lokus di Kantor Pos
komunikasi vertikal ke atas (informasi Medan. Data kualitatif digali lebih
pekerjaan serta saran dan ide), serta mendalam untuk melengkapi penelitian
komunikasi horozontal (koordinasi, terdahulu yang sejenis dan diharapkan
146
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

hasilnya dapat menawarkan solusi upaya (Kpcdk), yaitu Kantor Pos Medan Baru di
peningkatan komunikasi organisasi vertikal wilayah perdagangan, Kantor Pos Medan
guna mencegah atau mengurangi terjadinya Denai di permukiman, dan Kantor Pos
unjuk rasa karyawan atau pensiunan PT Pos Medan USU di Kampus Universitas
Indonesia. Sumatera Utara (USU). Pengamatan
dilakukan dengan menggunakan Pedoman
METODE PENELITIAN
Observasi (check-list), kecuali observasi di
Penelitian ini bersifat deskriptif
kantin kantor pos besar. Pengamatan
dengan menggunakan metodologi
dilakukan terhadap setting sosial atau
penelitian kualitatif. Lokasi penelitian
situasi sosial, yaitu pelaku atau petugas,
ditetapkan secara purposive dengan tujuan
kejadian atau aktivitas, tempat, dan
untuk mendapatkan data dan informasi dari
waktunya (Satori dan Komariah, 2009 :22).
Kantor Pos Medan yang merupakan salah
Untuk mendapatkan data profil,
satu ikon Kota Medan. Kantor Pos Medan
deskripsi dan struktur organisasi,
Divisi Regional I juga merupakan salah
kepegawaian, dan data layanan posnya,
satu dari PT Pos Indonesia (Persero) yang
Manajer SDM Kantor Pos Medan
tergolong besar dengan aktivitas perposan
melakukan pengisian Daftar Isian Pos. Di
masih tinggi.
samping itu, dipelajari buku, penelitian
Pengumpulan data dilakukan dengan
terdahulu, peraturan perundangan-undangan
wawancara mendalam menggunakan
dan kebijakan di bidang perposan.
Pedoman Wawancara, observasi
Penelaahan dokumen dilakukan di Jakarta
nonpartisipan, studi dokumen dan pengisian
sebelum pengumpulan data di Medan.
Daftar Isian Pos. Wawancara mendalam
Sejalan dengan itu, dilakukan pengumpulan
dilakukan dengan tujuh orang informan
data sekunder dari BPS Kota Medan.
yang bekerja di Kantor Pos Medan dan
memahami permasalahan penelitian. Analisis data dilakukan dengan
menggunakan metode deskriptif-kualitatif,
(Lampiran 1). Sebagian wawancara
yaitu mengikuti tahap reduksi data, display
direkam dengan tape recoder setelah
data, dan penarikan kesimpulan (Miles dan
mendapat persetujuan informan dan
Huberman, 1992 :16-19) Dalam reduksi
sebagian lagi dengan pencatatan.
data, secara cermat hasil transkripsi
Observasi diadakan 2-5 Juli 2013 di
wawancara mendalam dan catatan
kantor pos besar di Jalan Pos 1 Medan dan
penelitian dibaca berulang-ulang. Setelah
di tiga kantor pos cabang dalam kota
147
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164
itu data diseleksi dan dibuat kategorinya
dengan merujuk pada masalah dan tujuan
penelitian. Penyajian data
menggunakan narasi juga dengan bentuk
matriks. Interpretasi dan verifikasi data
dilakukan sebelum penarikan kesimpulan
penelitian. Unit analisis penelitiaan ini
adalah organisasi, yaitu Kantor Pos Medan
sebagai satuan organisasi yang membawahi
kantor pos cabang dalam kota Medan Baru,
Medan Denai, Medan USU.
HASIL PENELITIAN
PEMBAHASAN
Sekilas Kota Medan dan Unjuk Rasa
Unjuk rasa di depan Kantor Pos
Medan tahun 2011 dilakukan
pensiunan pos. Mereka
penambahan jumlah uang pensiun seperti
dikemukakan di awal tulisan ini. “Unjuk
rasa pensiunan di Medan, pegawai tidak
ada. Wajar-wajar saja karena gaji tidak
dikaji, kalau golongan II sekitar Rp
500.000,- Tuntutan kenaikan gaji pokok
minimal gaji pokok 75 % dan 25 %
tunjangan, sekarang kebalikannya”.
(Tarmizi, wawancara 3/7/2013)
Menyikapi gelombang unjuk rasa
yang terjadi di Jakarta tahun
karyawan Kantor Pos Medan tidak ada
yang mengikutinya di Medan. Akan tetapi,
Ketua SPPI dan tiga orang anggotanya
berdemonstrasi di depan gedung DPR atas
nama SPPI Medan. Unjuk rasa tersebut
dilakukan sesuai dengan prosedur sehingga
selain tidak bertentangan dengan Instruksi
Direktur Utama PT Pos Indonesia Nomor
02/Dirut/0612/2012 tanggal 22 Juni 2012
yang melarang karyawan untuk berunjuk
rasa. Pengurus dan anggota SPPI Medan
yang berunjuk rasa di Jakarta mendapat izin
dari SPPI Pusat di Bandung dan juga
sepengetahuan pimpinan Kantor Pos
Medan. “Kalau tidak ada izin dari Pusat,
aksi dianggap mencemarkan nama baik
DAN perusahaan. Demo di Jakarta pakai surat
cuti, tanpa izin perusahaan”. (Tarmizi,
wawancara 3/7/2013)
Ironinya, Ketua SPPI Medan sendiri
oleh meragukan efektivitas dari unjuk rasa
menuntut pegawai pos yang pernah diikutinya di
Jakarta. Unjuk rasa hanya sebatas tanda
adanya solidaritas sesama pegawai pos,
sedangkan tuntutanya juga sudah lama
disampaikan kepada pimpinan PT Pos
Indonesia (Persero) di Bandung. “DPR
memandang sebelah mata karena PT
Posindo bukan inti, tidak ada pun tetap
jalan. Tidak ada guna berdemo karena tidak
ada hasilnya, tapi bekerja. Kalau demo
lebih rancu PT Posindo karena masyarakat
tidak percaya lagi”. (Tarmizi, wawancara
2012,
3/7/2013) Mengapa karyawan tidak
berunjuk rasa di Kantor Pos Medan
menurut Siburian, (wawancara, 2/7/2013)
148
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

“Daripada demo bagus cari makan, demo yang benar, jangan mempengaruhi layanan
tidak makan”. kita”. (Muklis, wawancara 2/7/2013)
Sementara itu, karyawan di kantor pos
Walaupun karyawan pos Medan tidak
cabang tidak ada yang melakukan unjuk
berunjuk rasa secara terbuka, kenyataannya
rasa karena tidak ada permintaan dari
mereka menunjukkan sikap keber-
pimpinan Kantor Pos Medan.“ Selama ini
pihakannya terhadap aksi itu secara tidak
tidak ada unjuk rasa karena fokus melayani,
langsung. “Cuma empati karyawan pakai
tidak ada instruksi”. (Tanjung, wawancara
pita hitam dilengan kiri satu-dua hari, tapi
3/7/2013)
kerja tetap, tuntutan gaji (intinya) uang
pensiun, outsourcing, sistem karier”. Profil Kantor Pos Medan
(Tarmizi, wawancara 3/7/2013) Seperti dapat dilihat pada Tabel 1,
Keinginannya agar ada kenaikan gaji dan jumlah seluruh pegawai Kantor Pos Medan
uang pensiun. Pemakaian pita hitam itu
tercatat 503 orang terdiri atas pegawai tetap
menunjukkan adanya kekhawatiran akan 349 orang, tenaga outsourcing 52 orang dan
mendapat sanksi dari pimpinan. Terlebih lainnya seperti pegawai kontrak waktu
lagi, karena adanya larangan pimpinan PT tertentu (PKWT), pegawai harian lepas,
Pos Indonesia untuk berdemonstrasi. pegawai city kurir ke bank. Pegawai tetap
“Unjuk rasa sah-sah saja karena salah terdiri atas laki-laki 297 orang dan
satu pemenuhan hak karyawan, tapi perempuan 52 orang. Berdasarkan
dilakukan dengan benar dan perlu diingat jabatannya, 52 orang pejabat struktural dan
unjuk rasa akan berakibat negatif terhadap 297 orang karyawan staf. Jumlah pejabat
kepercayaan masyarakat atau pengguna struktural menurut tingkat pendidikan
layanan, kalau unjuk rasa pelayanan harus terdiri atas SLTA 25 orang, DIII 10 orang,
tetap berjalan baik. silahkan saja sebagai dan S1 sebanyak 17 orang. Jumlah
salah satu ungkapan pribadi, tapi dilakukan pensiunan sebanyak 444 orang.
Tabel 1. Prasarana, Kepegawaian dan Layanan Kantor Pos Medan
Kantor Pos
Kantor Pos Kantor Pos Kantor Pos Kantor Pos
No Komponen
Medan Medan Baru Medan Denai MedanUSU
Layanan
1 Lokasi pusat kota perdagangan permukiman kampus
2 Kepemilikan Gedung PT Posindo PT Posindo PT Posindo PT Posindo
3 Pengelolaan Parkir Pemkot Medan Dikontrakkan Pemuda Gratis
4 Jumlah Pegawai 503 orang 6 orang 4 orang 4 orang
5 Jml Pegawai Tetap 349 orang 4 orang 4 orang 3 orang

149
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

6 PKWT*) 70 orang - - 1 orang

7 Tenaga Outsourcing 52 orang 2 orang - -
8 Pejabat Struktural 52 orang 1 orang 1 orang 1 orang
9 Loket Layanan 74 loket 5 loket 3 loket 4 loket
Senin-Jumat Senin-Jumat Senin-Jumat
Senin-Sabtu
10 Hari/Jam Layanan 08.00-18.00 08.00-18.00 08.00-17.00
07.30-18.00
Sabtu 08.-14. Sabtu 08.-14 Sabtu 08-13
11 Jml Pengunjung/hari 7500 orang 150 orang 300 orang 224 orang
Keterangan : *) PKWT = pegawai kontrak waktu tertentu direkrut oleh PT Posindo
Sumber Data : Diolah dari Daftar Isian Pos dan Data Karyawan Kantor Pos Medan 4/7/2013)

Bentuk Komunikasi Pertemuan di ruangan rapat biasanya

Dalam komunikasi organisasi vertikal
ke bawah, aliran informasi mengikuti
struktur organisasinya. Alirannya berasal
dari kepala kantor pos atau manajer yang
lebih tinggi kepada manajer di bawahnya,
dan juga dari manajer kepada karyawan.
Komunikasi manajer atasan-bawahan
kebanyakan berbentuk komunikasi lisan,
dan sebagian lagi berupa komunikasi
tulisan.
Komunikasi lisan di kalangan
pimpinan terutama melalui rapat dan
inspeksi atau kunjungan. Rapat yang
berjadwal dilakukan secara berkala dan
tetap, sedangkan rapat tidak berjadwal
bersifat insidental. Rapat berjadwal terdiri
atas rapat kepala kantor pos besar dan
cabang pada minggu terakhir setiap bulan,
rapat dengan para manajer pada awal bulan,
rapat dengan bagian penjualan pada hari
Senin. Setiap rapat mempunyai agenda
yang jelas sehingga pembicaraan dapat
menghasilkan keputusan dan kesepakatan
bersama dalam waktu relatif singkat.
memakan waktu 1-2 jam, tetapi bisa
diakhiri lebih awal jika esensinya telah
tercapai. Selain itu, rapat diadakan secara
insidental apabila timbul masalah seperti
adanya keluhan pelanggan dalam layanan
pos.
Selain itu, komunikasi lisan tatap
muka juga dilakukan melalui kunjungan
atau inspeksi mendadak (sidak). Salah
satunya adalah kunjungan kepala kantor pos
besar di ruangan kerja manajer atau bagian
ekspedisi (antaran) kantor pos besar untuk
membicarakan pekerjaan kantor. Teguran
langsung diberikan kepada karyawan yang
tidak memakai seragam pos. “Di mana
seragammu, saya juga buka baju seragam
ini” (Mukhlis, observasi 4/7/2013).
Sementara itu, dua karyawan yang merokok
juga diminta untuk mematikan rokoknya.
Dalam tiap inspeksi pimpinan tidak hanya
menyampaikan disiplin kerja, tetapi juga
menegakkannya.

150
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

Kepala Kantor Pos

Mnjer PPL AgenPos Wakil Kakp Mnjer Audit Mutu

Manajer SDM Manajer Keuangan

Mnjer PLoket 1 Mnjer Proses Dist 1 Mnjer Supervisi PP M Akuntasi/Ref

Mnjer PLoket 2 Mnjer Proses Dist 2 Mnjer PA Paketpos M Aset & Tekno

Mnjer Pnjualan 1 Manajer SLPK Mnjer P Dis PosExpr MTekno & Info

Mnjer Pnjualan 2 Mnjer P Dis Kh/ems Mnjer Antaran M Giro&P.Dana

SP Antaran 1 SP Filateli
SP Gudang WT

SP Antaran 2

Gambar 1. Struktur Organisasi Kantor Pos Medan 20000 (Tipe B Dengan Antaran)

Keterangan : Kakp = Kepala Kantor Pos

PPL Agen Pos = Pengawasan Pelayanan Luar & Agen Pos
PLoket = Pelayanan Loket
SP Gudang WT = SP Gudang Warehouse Telkomsel

Kunjungan lainnya dilakukan kepala terjadi di loket pelayanan. Pemberian

kantor pos Medan pada sore hari di kantor
pos cabang seperti di kecamatan Medan
Baru. Kunjungan biasanya dilakukan
sebelum ia pulang ke rumahnya di Jalan Sei
Galang Medan Baru. Sidak ini untuk
memberikan petunjuk-petunjuk
menginspeksi pelayanan perposan.
Komunikasi lisan tatap muka antara
manajer dan manajer bawahannnya juga
petunjuk-petunjuk pekerjaaan di loket ini
penting untuk memastikan pelayanan
berjalan dengan baik. Dengan demikian,
diharapkan pelanggan merasa puas dan citra
kantor pos positif. Selain kecepatan layanan
dan pos, keramahan petugasnya juga dapat
memberikan kepuasan kepada pelanggan.
Oleh karena itu, pimpinan di unit-unit
pelayanan dan penjualan seperti halnya

151
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164
Manajer Pelayanan Loket dan Manajer
Penjualan dituntut untuk
berkomunikasi dengan baik
bawahan dan pengunjung.
Selain itu, secara bersama-sama
pengurus SPPI dan pimpinan Kantor Pos
Medan mengadakan sosialisasi tentang
organisasi pos. “Manajer pos menjelaskan
tapi didampingi oleh ketua SPPI” (Tarmizi,
3/7/2013) Oleh karena itu, pelaksanaan
sosialisasi tidak mempunyai jadwal karena
bukan kegiatan rutin seperti apel bendera
17-an. Materi sosialisasinya
kebijakan organisasi pos yang baru, produk
pos, disiplin pegawai. Di
disampaikan juga latar belakang penerbitan
sebuah peraturan perposan yang baru.
Namun, masalah penggajian, uang pensiun
dan tenaga alih daya kurang sosialisasi
sehingga masih menimbulkan pertanyaan di
kalangan karyawan.
Bentuk komunikasi manajer dengan
karyawan umumnya adalah komunikasi
lisan menggunakan tatap muka dan telepon.
Komunikasi bertatap muka tidak hanya
antarpribadi, tetapi juga melbatkan banyak
khalayak seperti pada acara apel bendera
17-an. Kegiatan apel bendera
melibatkan sebagian besar manajer dan
karyawan di kantor pos besar. Apel bendera
tidak dilaksanakan di halaman kantor
sebagaimana biasanya, tetapi di vestibula
(aula di dalam gedung). Ruangan dalam
gedung ini dapat menampung 100 orang.
mampu Sebagai arena komunikasi, apel bendera
kepada digunakan pimpinan puncak untuk
berkomunikasi dan memberikan
pengarahan kepada manajer dan karyawan.
Sebagai sarana pembinaan pegawai, apel
bendera dijadwalkan secara tetap setiap
bulan pada tanggal 17.
Fungsi apel bendera tanggal 17-an
tidak sekedar menghormati bendera merah
putih, tetapi lebih jauh daripada itu untuk
mengingatkan sejarah perjuangan pegawai
adalah pos. “Pegawai pos punya sejarah sebagai
tentara yang berjuang untuk kemerdekaan.
dalamnya Bagi pimpinan yang memiliki nasionalisme
melakukan apel tiap bulan pada tanggal 17,
bagi yang tidak nasionalis apel bendera
dianggap menghabiskan waktu dan tidak
dilakukan lagi”. (Siburian, wawancara,
2/7/2013) Di mata banyak karyawan apel
bendera ini dijadikan cermin untuk
mengetahui apakah pimpinannya
mempunyai rasa nasionalisme.
Dalam tiap apel bendera 17-an secara
kontinu ditanamkan dan dibangun rasa
solidaritas senasib sepenanggungan dan
nilai-nilai kerja keras dalam pelayanan pos.
17-an Di samping itu, budaya pelayanan pos yang
diharapkan tumbuh dan berkembang dalam
diri karyawan pos mengacu pada slogan
yang berisi 5 R, yaitu ringkas, rapi, resik,
rawat, rajin. Kuatnya nilai-nilai budaya itu
membuat karyawan tetap bekerja terus
152
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

meskipun gaji sering kali tidak mencukupi telepon dipilih jika jarak ruangan kerja
kebutuhan hidup sehari-hari. Menurut pimpinan dan karyawan cukup jauh dan
Siburian (wawancara, 2/7/2013), “Hanya jawaban langsung dari karyawan diperlukan
karena orang pos yang tahan membuat PT segera. Adakalanya komunikasi lisan lewat
Pos Indonesia tidak ambruk” menghadapi telepon disusul dengan komunikasi tulisan
globalisasi dan persaingan bisnis dari sehingga informasinya lebih jelas.
penyelenggara pos lainnya. Sejauh ini, PT Bentuk komunikasi tulisan yang
Pos Indonesia berhasil mengatasi masalah sering digunakan pimpinan antara lain
keuangannya karena adanya budaya kerja adalah surat, memo, sms, e-mail. Salah satu
keras dan solidaritas yang tinggi di komunikasi tulisan yang menonjol adalah
kalangan karyawan pos. melalui aktivitas persuratan dinas.
Oleh karena itu, makna apel bendera Komunikasi melalui surat dinas bisa
tujuh belasan ini amat penting bagi pegawai bersifat individual atau kolektif. Surat yang
pos tidak hanya sebagai sarana untuk dibuat pimpinan umumnya berisi instruksi
mengingatkan perjuangan pos, tetapi juga kerja yang jelas sehingga dapat
membangun budaya kerja. Begitu dilaksanakan bawahan atau karyawannya
pentingnya hal itu sehingga tatkala dinas dengan baik. Dalam praktiknya,
luar pun pegawai berusaha mengikutinya di komunikasi tulisan terutama yang ditujukan
tempat bertugas. “Apel 17-an biasanya ikut, kepada perseorangan seringkali ditindak
di luar kota di kantor camat” (Tanjung, lanjuti dengan penjelasan lisan. Selain itu,
wawancara 3/7/2-13) pimpinan juga membuat surat yang
ditujukan kepada banyak karyawan, yaitu
Di samping apel bendera itu, secara
surat edaran. Surat edaran diedarkan kepada
individual kepada karyawan pimpinan juga
karyawan dan ada juga yang ditempel di
menggunakan komunikasi dengan telepon
papan pengumuman agar dapat diketahui
untuk memberikan instruksi atau meminta
para karyawan.
informasi. Komunikasi lisan dengan telepon
digunakan pimpinan atau manajer Komunikasi tulisan lainnya yang juga
umumnya untuk urusan pekerjaan banyak digunakan pimpinan adalah short
karyawan. Sehari-hari telepon lebih banyak messages services (sms). Penggunaan sms
digunakan untuk tujuan penyampaian semakin diminati lingkungan kantor pos
informasi pekerjaaan rutin daripada dengan digalakkannya layanan wesel instan
pembinaan karyawan. Komunikasi lewat yang mengandalkan sms. Pemanfaatan sms

153
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164
sebagai bentuk komunikasi tulisan antara
kepala kantor pos dan manajer sudah
banyak diterapkan untuk urusan pekerjaan
kantor. Hal itu dilakukan tidak terbatas
dalam jam kerja saja, tetapi bisa di luar jam
kerja kantor. Kepala kantor pos besar sering
mengirimkan sms kepada kepala kantor pos
cabang untuk menginformasikan hal-hal
yang berkaitan dengan layanan perposan.
Namun, penggunaan sms masih jarang
terjadi antara pimpinan dan karyawan,
kecuali di kantor pos cabang.
Penggunaannya sebagai salah satu
komunikasi tulisan akan semakin meluas di
kantor pos seiring pesatnya pemakain
telepon seluler.
Berbeda dengan sms, penggunaan e-
mail cukup sering di kalangan pimpinan
kantor pos. Pemanfaatan e-mail dapat
mengurangi penggunaan kertas (paperless).
Semua kepala kantor pos cabang sudah
memiliki alamat e-mail. Biasanya, e-mail
digunakan kepala kantor pos besar untuk
mengirimkan keluhan layanan pos kepada
kepala kantor pos cabang dan manejer
terkait. Apabila penggunaan e-mail telah
biasa di tingkat pimpinan, tidak demikian
halnya di kalangan karyawan. Pimpinan
jarang mengirimkan e-mail kepada
karyawan.
Apabila dilihat dari bentuk
komunikasinya, ternyata komunikasi lisan
dan tulisan amat dominan penggunaannya
dalam komunikasi organisasi vertikal ke
bawah di kantor besar. Komunikasi dengan
gambar baik poster maupun foto secara
umum masih minim. Penggunaan foto lebih
banyak daripada poster sebab isi foto masih
relevan dengan kepentingan karyawan,
sedangkan isi poster lebih ditujukan kepada
masyarakat umum. Beberapa foto kegiatan
pimpinan ditempel di papan pengumuman
di samping surat-surat edaran dari kantor
pos.
Intensitas ketiga bentuk komunikasi
seperti digambarkan di kantor pos besar
tersebut ternyata berbeda dengan apa yang
ditemukan di kantor pos cabang. Hal ini
disebabkan adanya perbedaan ruang
lingkup tugas, jumlah pegawai, dan luasnya
kantor pos. Kegiatan komunikasi vertikal
ke bawah lebih sederhana dan bersifat
langsung karena jumlah pegawainya saja
berkisar 4 orang hingga 6 orang, termasuk
kepala kantor posnya. Komunikasi lisan
dengan tatap muka antara pimpinan dan
karyawan hampir terjadi selama jam kerja
di ruangan pelayanan. Oleh karena itu,
kesempatan pimpinan untuk memberikan
petunjuk kerja kepada karyawannya juga
cukup besar dan dapat dilakukan sewaktu-
waktu. Komunikasi di kantor pos cabang
“Tidak ada jadwal. Secara langsung apabila
kendala di loket. Kalau ada sms dari
pimpinan misalnya ada Kantor Pos
kemalingan langsung dikomunikasikan
154
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)
kepada karyawan.” (Tanjung, wawancara
3/7/2-13)
Sementara, rapat resmi di kantor pos
cabang jarang diadakan karena pimpinan
dan karyawan bertemu pada setiap hari
kerja. Dalam setahun frekuensinya paling
banyak dua belas kali. Apabila
informasi keluhan layanan pos, rapat segera
diadakan setelah jam kerja di ruang
pelayanan. “Ruang rapat tidak
langsung rapat di loket waktu senggang,
ada jeda disempatkan” (Tanjung,
wawancara 3/7/2-13) Rapat di ruangan
loket pelayanan ini tidak berjadwal, tetapi
hanya bersifat insidental. Oleh karena
intensitas komunikasi lisan tinggi, maka
rapat resmi sebenarnya tidak diperlukan,
kecuali ada keluhan serius dari pelanggan.
Sosialisasi di kantor pos cabang
berbeda dengan di kantor pos besar.
Sosialisasi yang dimaksud
penyampaian informasi secara
bertatap muka antara kepala kantor pos
kepada karyawan. Kegiatan ini
dijadwalkan, tetapi bergantung
kebutuhan. “Bila ada instruksi penting dari
pimpinan tentu disosialisasikan ke bawah.”
(Pasaribu, wawancara 5/7/2013). Demikian
pula, “Kalau ada penerimaan pegawai, ada
sosialisasi. Kepala kantor pos cabang yang
menyampaikan penerimaan pegawai tetap”
(Ayu, wawancara 4/7/2013).
Sebagai bentuk komunikasi tulisan,
sms juga sering dikirimkan pimpinan
kepada karyawannya. Informasi dan
petunjuk pekerjaan penting disampaikan
melalui sms, terutama jika pimpinan berada
di luar kantor. Misalnya, ada kiriman
pelanggan yang salah alamat, maka
ada
informasinya segera disampaikan lewat
sms. Pengiriman sms selain karena pesan
bisa sampai pada karyawan dengan cepat,
ada,
maka isinya dapat dipercaya. Kemungkinan
terjadinya penafsiran yang salah dapat
dihindari karena pesannya lebih jelas.
Dengan demikian, tiap keluhan pelanggan
dapat diselesaikan dengan cepat dan baik.
Selain itu, pengiriman sms disukai karena
tidak menggangu suasana ketenangan
bekerja di ruangan pelayanan.
Apabila di kantor pos besar foto-foto
kegiatan dimanfaatkan sebagai bentuk
komunikasi gambar, maka di kantor pos
berupa
cabang sebaliknya. Foto kegiatan tidak ada
lisan
satu pun terlihat di sana, tetapi beberapa
poster ditempel di papan pengumuman
tidak
bahkan pada dinding kantor pos. Poster
pada
tersebut antara lain poster pos express, iklan
dari PT Pos Indonesia, yaitu iklan rumah
zakat Pos Indonesia, iklan wesel pos instan
dan pospay berhadiah. Komunikasi dengan
menggunakan gambar khususnya melalui
poster isinya lebih banyak ditujukan kepada
pengunjung daripada karyawan. Di samping
itu, berbagai leaflet berisi penawaran kredit
155
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

dari bank swasta dibagikan petugasnya
kepada para pensiunan.
Jenis Informasi
Dalam bentuk komunikasi lisan dan
tulisan yang dikemukakan di atas jenis
informasinya beraneka ragam, sebagaimana
dapat dilihat pada Matriks 1. Informasi
pekerjaaan dan kinerja lebih dominan
daripada informasi lainnya,
kebijakan penggajian dan uang pensiun,
sistem karier, dan pengangkatan tenaga alih
daya. Alasannya, “semua karyawan harus
mengetahui apa yang diperolehnya, jangan
hanya pimpinan saja yang tahu, apa yang
yang sudah dicapai, apa rencana kita. ”
(Mukhlis, wawancara 2/7/2013) Dengan
menyampaikan informasi kinerja
diharapkan motivasi kerja karyawan juga
ikut meningkat dari hari ke hari atau dari
bulan ke bulan. Memotivasi karyawan
untuk bekerja dengan baik merupakan salah
seperti satu upaya pimpinan agar mereka bekerja
lebih giat di tempatnya masing-masing.

Matriks 1 : Jenis Informasi dalam Komunikasi Organisasi Vertikal Ke Bawah

Jenis Informasi
Jenis Informasi yg
Komunikasi Disampaikan Pimpinan
Organisasi Vertikal
Komunikasi Organisasi Vertikal pekerjaan, kinerja,motivasi,
ke Bawah sistem karier, kebijakan
penggajian dan uang
pensiun, tenaga PKWT dan
alih daya. (outsourcing)
Jenis Informasi yg Dibutuhkan
Karyawan
solusi penggajian dan uang
pensiun, tunjangan dan
kesejahteraan pegawai, sistem
karier, pengangkatan tenaga alih
daya dan PKWT

Sumber : Diolah dari data penelitian, 2013

Sejauh ini informasi kebijakan sehingga Kantor Pos Medan hanya bisa
penggajian dan uang pensiun disampaikan menyampaikan informasi tersebut sesuai
dalam kaitannya dengan kinerja karyawan. dengan porsinya. Informasi kebijakan
“Kebijakan kenaikan gaji semua berawal disampaikan untuk menambah pengetahuan
dari kinerja, tentu kantor posnya lebih baik, karyawan sehingga permasalahannya dapat
tentu kesejahteraan lebih baik. Kalau di sini dipahami dan mereka diharapkan tidak ikut
kinerja tidak baik jangan diharapkan kita berunjuk rasa.
mau naik gaji”. (Mukhlis, wawancara Namun, informasi penggajian dan
2/7/2013) Keputusan kebijakan ini uang pensiun yang amat terbatas itu tidak
merupakan kewenangan PT Pos Indonesia memberikan solusi konkrit yang bisa
(Persero) Pusat secara tersentralisasi
meningkatkan penghasilan karyawan.
156
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

Informasi dari pimpinan tersebut tidak dengan meninjau kembali besarnya

dapat menjawab kebutuhan karyawan yang tunjangan pegawai seperti tunjangan
sebenarnya, yaitu adanya kenaikan gaji dan perumahan, tunjangan pendidikan. Hal itu
uang pensiun secara riil. Dengan perkataan dimungkinkan mengingat beberapa tahun
lain, jenis informasi yang disampaikan belakangan ini PT Pos Indonesia (Persero)
pimpinan tidak sesuai dengan jenis secara keseluruhan mencapai keuntungan
informasi yang dibutuhkan sehingga terjadi yang besar.
kesenjangan antara keduanya. Rasa Sementara informasi mengenai
ketidakpuasan tetap ada dalam diri outsourcing dan pekerja kontrak waktu
karyawan, meskipun hal itu tidak diungkap tertentu (PKWT) belum disampaikan secara
secara terbuka kepada pimpinan. Masalah kolektif. Informasi ini hanya disampaikan
gaji dan uang pensiun ini sering secara individual kepada yang
diungkapkan karyawan dalam percakapan bersangkutan. Sebab tidak mudah untuk
di kantin. mengumpulkannya secara bersamaan
Untuk menenangkan karyawan mengingat tempat dan jam kerjanya
diadakan perubahan waktu pembayaran gaji berbeda-beda. Pimpinan menginformasikan
dari dua kali menjadi satu kali. Dengan lowongan penerimaan pegawai tetap kepada
mengubah jadwal pembayaran gaji tidak tenaga PKWT, sedangkan informasi tenaga
otomatis terjadi perbaikan kesejahteraan alih daya disampaikan apabila yang
karyawan. “Kebijakan kenaikan gaji seperti bersangkutan menanyakannya.
menipu karyawan, selama ini tiap tanggal
Jadi, jenis informasi yang
15 mendapat gaji di samping taiap tanggal
disampaikan tidak selalu sama dengan
1. Gaji dinaikkan untuk pembayaran informasi yang dibutuhkan karyawan.
tanggal 1, tapi pembayaran tanggal 15 Selain disebabkan terbatasnya kewenangan
dihapuskan. Gaji hanya dialihkan” Kantor Pos Medan dalam penggajian dan
(Siburian, 2/7/2013) Pengalihan ini justru uang pensiun, juga kurangnya keterbukaan
mengganggu pola pembelanjaan atau informasi dalam arti belum memberikan
pengeluaran uang karyawan. informasi seluas-luasnya kepada karyawan
Oleh karena itu, dibutuhkan adanya dan tenaga alih daya dan PKWT. Di lain
solusi penggajian karyawan yang realistik pihak, karyawan juga masih bersikap
sebagai salah satu cara mengurangi gejolak menunggu informasi dari pimpinan dan
di kalangan karyawan. Salah satunya kurang aktif dalam mencari informasi

157
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

melalui komunikasi organisasi vertikal ke puncak tanpa melalui atasannya.

atas. Komunikasi yang tidak mengikuti aturan
jenjang jabatan (by pass) menimbulkan
Hambatan Pelaksanaan Komunikasi
kebingungan dan ketidakpastian di
Organisasi Vertikal ke Atas
kalangan para manajer. Penyimpangan ini
Komunikasi organisasi vertikal ke
tentu tidak sejalan dengan prinsip
atas di kantor pos besar yang diteliti adalah
organisasi formal dan bisa mengganggu
bagaimana pelaksanaan komunikasi dari
suasana dan iklim komunikasi organisasi.
manajer kepada atasannya dan komunikasi
Hal ini merupakan salah satu masalah
dari karyawan kepada manajer. Bentuk
organisasional khususnya berkaitan dengan
komunikasinya adalah komunikasi lisan
tingkatan hirarki dalam struktur organisasi.
dan tulisan. Komunikasi lisan dengan tatap
Komunikasi karyawan dengan
muka, laporan lisan, telepon, sedangkan
manajer tidak mempunyai hambatan
komunikasi tulisan dengan laporan tertulis,
sepanjang menyangkut pelaporan
sms, e-mail. Jenis informasi yang
pekerjaan. Prosedurnya sudah baku
disampaikan dalam tiap komunikasi
sehingga tiap masalah mendesak yang
tersebut didominasi oleh informasi tugas
timbul dalam pekerjaan dan pelayanan pos
dan pekerjaan. Uraian berikut mencoba
segera disampaikan karyawan kepada
menganalisis dan mengidentifikasi
pimpinan atau manajer. “Paling kalau tidak
hambatan komunikasi antara manajer dan
telepon disms” (Siburian, wawancara
manajer atasannya maupun karyawan
3/7/2013). Seluruh jajaran pimpinan dan
dengan manajer atau kepala kantor pos.
karyawan tampaknya menyadari arti
Komunikasi vertikal ke atas di
pentingnya pelayanan pos bagi eksistensi
kalangan manajer atau pimpinan umumnya
dan kelangsungan kantot pos.
berjalan lancar mengikuti saluran
Hambatan muncul apabila
komunikasi yang tersedia terutama dalam
mengomunikasikan hal-hal di luar
urusan pekerjaan. Komunikasi formal
pekerjaaan. Keluhan gaji dan sistem karier
berlangsung mengikuti rantai komando atau
hampir tidak terdengar disampaikan
tingkatan jabatan dalam struktur organisasi.
karyawan secara formal. Padahal besarnya
Secara berjenjang manajer melaporkan
gaji dan tunjangan sudah tidak memadai
pekerjaaannya kepada manajer di atasnya.
lagi untuk memenuhi kebutuhan hidup
Namun, adakalanya akibat tuntutan
sehari-hari. Masalah itu tidak diutarakan
pekerjaan seorang manajer bawahan
karena adanya perasaan tidak enak apabila
melapor secara langsung kepada manajer
158
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

membicarakan kepentingan pribadi telepon, e-mail. Menurut Pujari (t.t.)

karyawan sendiri. Selain itu, ada keengganan menyampaikan informasi
kekhawatiran akan mendapatkan sanksi dari kepada atasan itu merupakan bagian dari
organisasi. Akibatnya, mereka lebih hambatan personal pada diri karyawan,
memilih bersikap diam. Hal itu diperkuat terutama “Unwillingness to Communicate”
adanya anggapan bahwa pimpinannya tidak Pelaksanaan komunikasi vertikal ke
dapat memperbaiki gaji karyawan karena atas juga tidak mudah karena adanya
sistem penggajiannya ditentukan oleh PT hambatan organisasional yang bersumber
Pos Indonesia (Persero) di Bandung. dari sistem kerja yang ketat. Dalam jam
Hambatan emosional berupa kekhawatiran pelayanan kesibukan karyawan amat tinggi
dan sikap pesimistik ini membuat karyawan terutama pada saat pembayaran uang
berstatus-tetap cenderung tidak pensiun dan program Bantuan Langsung
mengungkapkan perasaan dan Sementara Masyarakat (BLSM). Pada jam-
pemikirannya secara terbuka di hadapan jam sibuk pelayanan pos hampir tidak ada
pimpinan. Namun, sebagian tenaga alih waktu karyawan untuk berkomunikasi
daya yang sudah lama bekerja berani dengan pimpinan. Tiap karyawan selain
meminta informasi pengangkatan pegawai diharuskan mengikuti prosedur kerja yang
kepada pimpinannya secara langsung. Hal ketat, juga beban kerjanya amat berat dan
ini karena para tenaga alih daya dan PKWT melelahkan. “Bekerja di kantor pos ibarat
mengetahui kewenangan untuk robot, dituntut kerja cepat padahal tidak
pengangkatannya sebagai pegawai tetap disertai dengan pendukungnya” (Siburian,
berada pada Kantor Pos Medan. wawancara 2/7/2013) Pada saat bekerja tiap
Rasa ewu pekewuh yang masih kuat karyawan fokus menghadapi pekerjaannya
di dalam masyarakat juga dialami oleh masing-masing. Oleh karena itu, jam
karyawan. Rasa segan kepada pimpinan istirahat benar-benar dimanfaatkan untuk
membuat karyawan enggan untuk melepaskan lelah di kantin atau mesjid.
mengomunikasikan keluhannya secara Kebijakan pintu terbuka sudah
formal. Hambatan budaya ini merintangi diterapkan dengan memberi kesempatan
karyawan untuk menyampaikannya secara kepada karyawan untuk berkomunikasi
terbuka. Padahal kepala kantor pos sudah dengan pimpinan. Bahkan, pimpinan tidak
berusaha menghilangkan hambatan fisik keberatan ruangan rapatnya digunakan
dengan membuka diri untuk berkomunikasi untuk pertemuan karyawan. Untuk
dengan karyawan baik melalui surat, mewujudkannya dibutuhkan adanya

159
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

kebijakan organisasi yang memfasilitasi pimpinan lebih penting daripada masa

pertemuan berkala di kalangan karyawan. kerja. “Contoh tenaga outsourcing yang
Sejauh ini, kegiatan komunikasi vertikal ke diangkat jadi pegawai tetap ada 1-2 orang
bawah lebih dipentingkan daripada yang dekat pimpinan” (Siburian,
komunikasi ke atas. Salah satu wawancara 2/7/2013) Oleh karena itu,
penyebabnya adalah kurangnya waktu usulan tentang pengangkatan melalui
pimpinan untuk mendengarkan aspirasi organisasi dianggap merupakan formalitas
karyawan secara formal dalam jam kerja. belaka. Sikap karyawan yang demikian ini
Terlebih lagi, keinginan karyawan dianggap kurang mendukung pelaksanaan
sudah diketahui melalui kunjungan komunikasi organisasi vertikal ke atas
pimpinan dan tuntutan pengunjuk rasa. secara kolektif.

Secara kolektif, karyawan yang Sementara itu, secara individual

tergabung di dalam organisasi SPPI pernah pelaksanaan komunikasi vertikal ke atas di
menyampaikan suatu usulan kepada kantor pos cabang belum maksimal, kecuali
pimpinan Kantor Pos Medan. Usulan untuk pelaporan pekerjaan. Secara rutin
tertulis itu dibuat setelah beberapa kali karyawan melaporkan hasil pekerjaannya
diadakan pertemuan anggota di aula kepada kepala kantor posnya baik dengan
(vestibula) gedung kantor pos besar. lisan maupun tulisan. Laporan keuangan
“Semua yang diungkapkan karyawan dari hasil penjualan prangko, meterai,
dirangkum dan diusulkan ke atasan oleh penerimaan pajak dan pengiriman paket
SPPI. Usul dari SPPI tentang karier selalu disampaikan secara tertulis. Hal itu
karyawan kepada manajer”. (Tarmizi, dilakukan untuk menjaga akurasi dan
wawancara 3/7/2013) Salah satu isi akuntabilitasnya. Laporan lainnya yang
usulannya adalah pengangkatan tenaga alih tidak membutuhkan bukti tertulis dapat
daya dan PKWT yang layak sebagai disampaikan secara lisan. Di samping
pegawai tetap. laporan internal tersebut, ada pula laporan
tertulis yang ditujukan kepada manajer
Sayangnya, tidak seluruh karyawan
pemeriksaan dan pengawasan di kantor pos
optimis terhadap usulan serikat itu karena
besar, yaitu formulir perhitungan harian,
pengangkatan pegawai bukan berdasarkan
laporan bulanan realisasi pendapatan dan
rekomendasi dari SPPI, melainkan
biaya operasional.
kewenangan penuh dari Kepala Kantor Pos
Medan. Dalam pengangkatan tenaga alih Laporan tertulis lainnya dikirimkan
daya ternyata faktor kedekatan dengan karyawan melalui pesan singkat atau sms.
160
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

Walaupun penggunaannya relatif masih Di kantor pos cabang, komunikasi

sedikit, karyawan di kantor pos cabang formal karyawan kepada pimpinannya tidak
tidak mengalami hambatan pribadi atau hanya dilakukan secara individual, tetapi
budaya mengirimkan sms kepada juga secara kolektif. Secara lisan pada jam
pimpinannya. Cukup banyak karyawan istirahat karyawan juga pernah
yang melaporkan pekerjaaan kedinasan dan mengusulkan kepada pimpinannya untuk
meminta izin tidak hadir melalui sms. Hal mengadakan acara wisata seperti yang
ini karena biaya pengirimannya murah dan terjadi di kantor pos Medan Baru.
kerahasiaan pesannya terjaga dengan baik. Walaupun acara rekreasi tidak dijadwalkan,
Penggunaan sms dari bawahan kepada pimpinan dapat menyetujuinya. Secara
atasan juga ditunjang oleh adanya berkelompok tidak ditemui adanya
hubungan kerja yang baik seperti dalam hambatan karyawan berkomunikasi dengan
suatu keluarga. Tampaknya, sms semakin pimpinan, namun tidak demikian halnya
lama semakin disukai sebagai bentuk dengan perseorangan.
komunikasi tulisan antara karyawan dan Secara formal karyawan merasa
pimpinan. terhambat menyampaikan aspirasinya
dalam suasana privasi karena tidak adanya
Apabila penggunaan sms sudah mulai
ruangan rapat di kantor pos cabang.
familiar di kalangan karyawan, ternyata
Ruangan rapat sebagai sarana komunikasi
tidak demikian halnya dengan e-mail.
dibutuhkan untuk menjaga kerahasiaan
Meskipun kepala kantor pos cabang
pembicaraan antara karyawan dan
memiliki alamat e-mail, karyawan tidak
menggunakannya untuk menyampaikan pimpinan. Terlebih lagi, mengingat
perasaan segan atau ewuh pekewuh yang
laporan atau aspirasinya kepada pimpinan.
masih kuat dalam diri para karyawan. Oleh
E-mail sebagai sarana komunikasi juga
karena itu, tidak tersedianya sarana
tidak digunakan antarkaryawan. Apalagi,
komunikasi tersebut dapat dianggap sebagai
kebanyakan karyawan tidak memiliki
bagian dari hambatan organisasional.
alamat e-mail pribadi. Di masa mendatang,
Hasil penelitian ini menunjukkan
prospek penggunaannya sebagai sarana
bahwa tidak seluruh tujuan komunikasi
komunikasi tulisan akan meningkat seiring
vertikal ke atas tercapai seperti yang
dengan bertambahnya pemilik alamat e-
diinginkan Pace dan Faules (2000 : 190)
mail.
dan Adler dan Rodman dalam Senjaya
(2008 : 4.8). Manajer bawahan atau

161
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164

karyawan senantiasa menyampaikan atas sepanjang menyangkut urusan

informasi atau laporan pekerjaan dan tugas keuangan dan pekerjaan perkantoran rutin
kepada atasannya, tetapi keluhan dan saran dilakukan komunikasi tulisan terutama
tidak pernah dikomunikasikan secara melalui surat atau laporan tertulis. Bentuk
formal, apalagi di depan publik yang komunikasi tulisan dengan short messages
bersifat formal dan terbuka. Tampaknya, service (sms) digunakan untuk
untuk menyampaikan saran dan penyampaian informasi masalah pelayanan
mengungkapkan keluhan tidak mudah bagi pos yang membutuhkan penanganan yang
karyawan karena adanya beberapa cepat.
hambatan. Jenis informasi yang disampaikan
Beberapa hambatan ternyata tidak pimpinan kurang sesuai dengan informasi
ditemukan dalam komunikasi ke atas yang dibutuhkan karyawan. Pimpinan
seperti hambatan fisik (physical barriers), kebanyakan menyampaikan informasi
hambatan persepsi (perceptual barriers), tentang pekerjaaan dan kebijakan secara
hambatan bahasa (languagge barriers), umum, sedangkan karyawan membutuhkan
hambatan perbedaan jenis kelamin (gender informasi yang bersifat solutif yang
barriers), hambatan antarpribadi berdampak terhadap peningkatan
(interpersonal barriers). Hambatan kesejahteraaannya. Akibatnya, timbul
komunikasi yang cukup menonjol adalah kesenjangan (gap) informasi antara
hambatan pribadi (personal barriers), pimpinan dan karyawannya.
hambatan emosional, (emotional barriers), Hambatan pelaksanaan komunikasi
hambatan budaya (cultural barriers), dan organisasi vertikal ke atas cukup beragam,
hambatan organisasional (organization yaitu hambatan pribadi karyawan (personal
barriers). barriers), hambatan emosional (emotional
barriers), hambatan budaya (cultural
KESIMPULAN DAN SARAN barriers), dan hambatan organisasi
Kesimpulan (organization barriers). Secara variatif,
Berdasarkan uraian yang dikemukan keempat tipe hambatan tersebut secara
di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sendiri-sendiri atau bersama-sama
bentuk komunikasi organisasi vertikal ke menghalangi pelaksanaan komunikasi
bawah pada Kantor Pos Medan didominasi organisasi vertikal ke atas pada Kantor Pos
oleh komunikasi lisan bertatap muka. Medan. Hambatan utama komunikasi
Bentuk komunikasi organisasi vertikal ke organisasi vertikal ke atas adalah hambatan

162
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)

yang terdapat dalam pribadi karyawan, baik kebutuhan informasi karyawan sehingga
yang bersifat emosional maupun yang tidak timbul kesalahpahaman antara
berasal dari budaya. Hambatan pimpinan dan karyawan.
organisasional tidak kondusif terhadap Untuk meningkatkan pelaksanaan
pelaksanaan komunikasi organisasi vertikal komunikasi organisasi vertikal ke atas, dan
ke atas karena diterapkanya sistem (jam) juga mendorong karyawan menyampaikan
kerja yang ketat, dan tidak adanya keluhannya kepada pimpinan, sebaiknya
kebijakan organisasi yang memfasilitasi hambatan organisasional dan hambatan
pertemuan berkala, dan kurang lengkapnya pribadi dikurangi, antara lain dengan
sarana komunikasi. mengadakan pertemuan formal antara
karyawan dan pimpinan secara berkala dan
Saran
juga menyediakan sarana komunikasi
Berdasarkan kesimpulan di atas,
(ruang rapat) yang memadai.
maka dapat disampaikan saran bahwa untuk
Mengingat keterbatasan penelitian ini,
memaksimalkan komunikasi organisasi
sebaiknya penelitian dilanjutkan dengan
vertikal ke bawah sebaiknya bentuk
yang lebih luas mencakup sebagian besar
komunikasi lisan dan komunikasi tulisan
Kantor Pos Medan Divisi Regional I dan
dilakukan secara seimbang sehingga tidak
kantor pos cabang dalam kota dan luar kota
menimbulkan kebosanan dan kejenuhan
di Provinsi Sumatera Utara sehingga lebih
pada karyawan sebagai khalayak
memperkaya khazanah pengetahuan
komunikasi.
komunikasi organisasi pada PT Pos
Jenis informasi yang disampaikan
Indonesia
pimpinan sebaiknya dapat memenuhi
(Persero).

DAFTAR PUSTAKA digilib.ui.ac.id/file?file=pdf/abstrak-

12053, pdf, 19 Maret 2013
Arif, A. M. (2011). Pengaruh Desain Barnett, G. A. (1995). Communication and
Struktur Organisasi Terhadap Organizational Culture Dalam, Gerald
Efektivitas Kerja Karyawan PT Pos M. Goldhaber dan George A. Barnett,
Indonesia (Persero) Medan. Diakses Handbook of Organizational
dari http://repository.usu.ac.id/handle Communication. Norwood, New
/123456789/27567/5/, 15 Maret 2013. Jersey : Ablex Publisihing
Corporation.
Asri, A. (2008). Analisis Corporate Turn-
Citra, D. N. (2011). Upaya Peningkatan
Around dan Implikasinya Studi Kasus
Pelayanan Dan Kemudahan Bagi
: PT Pos Indonesia. Tesis. Diakses
Konsumen PT Pos dan Giro Medan
dari www.
Skripsi. Diakses dari
163
Jurnal Penelitian Pos dan Informatika Vol. 3 No. 2 Desember 2013 : 133 - 164
http//repository.usu.ac.id/bitstre/am/1
23456789/30643/6/Cover.pdf, 18
Februari 2013
Departemen Pendidikan Nasional. (2008).
Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat
Bahasa. Edisi Keempat. Jakarta,
Penerbit PT Gramedia Pustaka
Utama.
Deetz, S. A. (2009). Teori Demokrasi
Organisasi Dalam Teori Komunikasi
Organisasi. Morissan. Jakarta:
Ghalia Indonesia.
DeVito A, J. (2011). Komunikasi
Antarmanusia, Edisi Kelima, Alih
Bahasa : Agus Maulana. Tangerang
Selatan: Karisma Publishing Group.
Djamin, D. 2013. Hari Jadi PT Pos
Indonesia atau Kolonial ? dalam
Teguh (2013) diakses dari
(http://wwwharianhaluan.com/index.p
hp?option=comcontent&view=article
&id=21115; 25 Maret 2013)
Garner, E. t.t.Seven Barriers to Great
Communication”. Diakses dari
http://www.hodu.com/barriers.shtml,
6 Februari 2014
Goldhaber, G. M. 1990. Organizational
Communication. Fifth Edition.
Dubuque, Wim C Brown Publishers
Handoko, H. T. 1991. Manajemen. Edisi II.
Yogyakarta, BPFE
Isnaeni, M. (2011). Penelitian Komunikasi
Organisasi di Perpustakaan
Perguruan Tinggi : Studi Kasus pada
UPT Perpustakaan Perguruan Tinggi
XY. Depok: Fakultas Ilmu
Pengetahuan Budaya Program
Magister Ilmu Perpustakaan.
Kaban, R. (2011). Studi Kepuasan
Masyarakat Terhadap Layanan Pos.
Jurnal Penelitian Pos dan
Informatika. Vol.1, No 2, hal. 52-72.
Kaplan, R S. (2013). Bagi Pemimpin,
Komunikasi Nomor Satu. Media
Indonesia, 22 Februari 2013, hal. 12
Kusuma. E. F. (2012). Ingin Lebih
Sejahtera, Ratusan Pegawai PT Pos
Geruduk Kemenkominfo. Diakses dari
http://news.detik.com/read/2012/06/2
8/124106/1953059/10/, 18 Februari
2013 .
Littlejohn, S.W. & Foss, K.A. (2009) .
Teori Komunikasi. Edisi 9.
Penerjemah : Mohammad Yusuf
Hamdan. Jakarta: Penerbit Salemba
Humanika.
McQuail, D. (2013). Reflection on
Paradigm Change in Communication
Theory and Research. International
Journal of Communication 7, 216-
229
Miles, M. B. & Huberman, A. M. (1992).
Analisis Data Kualitatif. Penerjemah
Tjetjep Rohadi. Jakarta: Penerbit
Universitas Indonesia.
Muhammad, A. (2001). Komunikasi
Organisasi. Jakarta: Penerbit Bumi
Aksara.
Nababan, G. S. 5000 Karyawan PT Pos
Mogok Kerja diakses dari
http://www.analisadaily.com/news/re
ad/2012/06/28/59701/5000, 14
Februari 2013
Pace, W. R. & Faules, D. F. (2000).
Komunikasi Organisasi. Strategi
Meningkatkan Kinerja Perusahaan.
Bandung: Penerbit PT Remaja
Rosdakarya.
Pitaloka, R. D. (2012). Selamatkan PT
Pos Indonesia dan Sejahterakan
Pekerja serta Pensiunan PT Pos
Indonesia. Diakses dari
http://www.riekediahpitaloka.com/rel
ease/201206/14 Februari 2013
Priatmaja, I. A. 2008. Analisis
Pengembangan Sistem Manajemen
Stratejik Studi Kasus : PT Pos
Indonesia. Tesis. Diakses dari
http://www.
164
 Analisis Hambatan Komunikasi Organisasi... (Paraden Lucas Sidauruk)
lontar.ui.ac.id/file?file=digital/120404
-T%2025481...Metodologi, pdf, 21
Januari 2013.
Pujari, S. , t.t. 4 Different Types of Barriers
to Effective Communication. Diakses
dari
http://www.yourarticlelibrary.com/bu
siness/4-different-types-of-barriers-
to-effective-communication/1004/, 5
Februari 2014.
Ruslan, R. 2010. Metode Penelitian Public
Relations dan Komunikasi. Jakarta :
RajaGrafindo Persada.
Satori, D. dan Komariah, A. (2009).
Metodologi Penelitian Kualitatif.
Bandung: Penerbit Alfabeta.
Schiemann, W. A. (1992) . Organization
Change : Lesson from a Turnaround.
Diakses
(http://www.turnaround.org/Publicati
ons/Articles.aspx?objectID=2885, 20
Maret 2013)
Sendjaja, S. D. , dkk. (2008). Teori
Komunikasi. Jakarta: Penerbit
Universitas Terbuka
Situmorang, Ucok Sangap, 2012.
“Pengaruh Komunikasi Organisasi
Vertikal ke Bawah, Vertikal ke Atas
dan Horizontal terhadap Kinerja
Perawat Pelaksana di Rumah Sakit
Bhayangkara Tingkat II Medan”
http://repository.usu.ac.id/handle/123
456789/30718, 28 Februari 2013.
Smith, Christopher, 2010. “The Seven
Barriers of Communication”
(http://www.csedev.com/the-seven-
barriers-of-communication/, 22
Februari 2013)
Sumartias, Suwandi (t.t). “Unjuk Rasa
Indikasikan Komunikasi yang
Terganggu” Disertasi. Bandung.
Program Pascasarjana Unpad.
http://news.unpad.ac.id/?p=11439, 10
April 2013.
Terry, George R, 1977. Principles of
Management. Seventh Edition.
Homewood, Illinois, Richard D. Irwin
Inc.
Wahyuningsih, Sri. 2012. “Analisis SWOT
untuk Penentuan Strategi
Optimalisasi Infrastruktur”Buletin
Pos dan Telekomunikasi. Vol. 10,
No.4. hal. 289-289-304
Winarsih, Wulan Sastra, 2011. “Iklim
Komunikasi Organisasi dan
Kepuasaan Kerja (Studi Korelasional
Pengaruh Iklim Komunikasi
Organisasi terhadap Tingkat
Kepuasaan Kerja pada Karyawan PT
Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk
Cabang Medan Iskandar Muda”
dari
Skripsi.
http://repository.usu.ac.id/handle/123
456789/26455, 15 Maret 2013
Dokumen
Republik Indonesia, 1998. Undang-
Undang Nomor 9 Tahun 1998
Tentang Kemerdekaan
Menyampaikan Pendapat di Muka
Umum.
Internet
1)
“Ratusan Pensiunan Kantor Pos Demo di
Medan, 2011.
http://eksposnews.com/view/2/23683/
Ratusa-Pensiunan-Kantor-Pos-Demo-
di-Medan.html, 18 Februari 2013.
2)
Pos Indonesia-Divisi Teknologi
Informasi, 2012. “Master Record :
Kantor Pos Pemeriksa (Kprk)”
http://kantorpos.posindonesia.co.id/ka
ntorposcabangdalamnegeridanluarkot
a, 18 Februari 2013.
165