EFEKTIFITAS DAN EFESIENSI MANAJEMEN LOGISTIK OBAT PADA

INSTALASI FARMASI DINAS KESEHATAN

KABUPATEN BARITO TIMUR

Tulus Sintani ¹, Ahmad Zacky Anwary ², M. Febriza Aquarista ³

¹Program Studi Kesehatan Masyarakat, 13201, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas
Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, NPM17070488
² Program Studi Kesehatan Masyarakat, 13201, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas
Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, NIDN1127028401
³ Program Studi Kesehatan Masyarakat, 13201, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas
Islam Kalimantan Muhammad Arsyad Al Banjari Banjarmasin, NIDN 1116128801
Email: mutiaalmaira1@gmail.com

ABSTRAK

Manajemen logistik obat merupakan rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek

perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan obat yang
dikelola secara optimal demi tercapainya ketepatan jumlah dan jenis obat dan perbekalan
kesehatan. Tujuan penelitian untuk mengetahui bagaimanakah efektifitas dan efesiensi
manajemen logistik obat pada Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Barito Timur.
Penelitian ini merupakan deskriftif dengan pendekatan kualitatif. Subjek Penelitian terdiri dari
informan yaitu Kepala Dinas Kesehatan, Sekretaris Dinas Kesehatan, Kepala Bidang
Pelayanan dan Sumber Daya Manusia Kesehatan, Kepala Seksi Kefarmasian, Alat Kesehatan
dan PKRT dan petugas pengelola Instalasi Farmasi melalui wawancara yang terstruktur mulai
dari input/ masukan, proses dan output/ keluaran dengan panduan pertanyaan yang telah
dipersiapkan. Berdasarkan hasil penelitian didapat ketersediaan obat dasar terpenuhi sesuai
standar, namun karena masa pandemic covid-19 ini sehingga ada beberapa jenis obat yang
tidak tersedia, perencanaan obat dilakukan dengan melihat usulan Rencana Kebutuhan Obat
(RKO) dari seluruh Puskesmas dan juga melihat pada 10 penyakit terbanyak, serta berdasarkan
pada formularium Nasional, pengadaan obat dilakukan dengan system e-katalog selama sekali
dalam setahun yang mana obat disediakan oleh pihak ketiga sesuai dengan permintaan obat
yang telah di klik jenisnya melalui aplikasi dalam e-katalog. Pendistibusian Obat dilakukan
dengan cara petugas Instalasi Farmasi mengantarkan obat-obat yang dipesan oleh semua
Puskesmas. Pengelolaan obat kadaluarsa dilakukan dengan cara pemusnahan dan penghapusan
obat bersama pihak ketiga dengan membuat Berita Acara Pemusnahan. Efektifitas dan
efesiensi manajemen logistik obat pada Instalasi Farmasi Kabupaten Barito Timur belum
sepenuhnya maksimal itu dikarenakan petugas pada Instalasi Farmasi kurang sehingga perlu
penambahan tenaga yang berkompeten dalam pengelolaan logistik obat.

Kata kunci : logistik obat, ketersediaan obat, perencanaan obat, pendistribusi obat,
pengelolaan obat

ABSTRACT

Logistics management is a series of activities involving aspects of planning, procurement,

storage, distribution and elimination of drugs that are managed optimally in order to achieve
the accuracy of the number and types of drugs and health supplies. The purpose of the study
was to find out how effective and efficient the drug logistics management was at the Pharmacy
Installation of the Health Office of East Barito Regency. This research is descriptive with a
qualitative approach. The research subjects consisted of informants, namely the Head of the
Health Service, the Secretary of the Health Service, the Head of the Service and Health Human
Resources, the Head of the Pharmaceutical, Medical Devices and PKRT Section and the
Pharmacy Installation management officer through structured interviews starting from input /
input, process and output / output with a question guide that has been prepared. The results of
the study were based on the availability of basic medicines that were met according to
standards, but during the covid-19 pandemic because there were several types of drugs
available, drug planning was carried out by looking at the Drug Needs Plan (RKO) and also
the 10 most diseases. , and based on the National formulary, drug procurement is carried out
using an e-catalog system once a year in which drugs provided by third parties are in
accordance with the type of drug demand that has been clicked through the application in the
e-catalog. Drug distribution is carried out by means of Pharmacy Installation officers
delivering medicines ordered by all Puskesmas. Management of expired drugs is carried out
by destroying and eliminating drugs together with third parties by making a Minutes of
Destruction. The effectiveness and efficiency of drug logistics management at the East Barito
Regency Pharmacy has not been fully maximized due to the officers at the Pharmacy
Installation so that it is necessary to add competent personnel in the management of drug
logistics.

Keywords: drug logistics, drug availability, drug planning, drug distribution, drug
management

PENDAHULUAN mengelola tahap – tahap dari kegiatan

Manajemen logistik obat tersebut agar dapat berjalan dengan baik
merupakan rangkaian kegiatan yang dan saling mengisi sehingga dapat tercapai
menyangkut aspek perencanaan, tujuan pengelolaan obat yang efektif dan
pengadaan, penyimpanan, pendistribusian efisien agar obat yang diperlukan oleh
dan penghapusan obat yang dikelola dokter selalu tersedia setiap saat
secara optimal demi tercapainya dibutuhkan dalam jumlah cukup dan mutu
ketepatan jumlah dan jenis obat dan terjamin untuk mendukung pelayanan yang
perbekalan kesehatan. Pengelolaan obat ini bermutu (Anief, 2003).
dilakukan untuk memenuhi kebutuhan Perencanaan pengadaan obat dan
pelayanan kesehatan dasar bagi perbekalan kesehatan adalah salah satu
masyarakat yang membutuhkan di fungsi yang menentukan dalam proses
Puskesmas. Tujuan dari pengelolaan obat pengadaan obat dan perbekalan kesehatan.
adalah untuk menjamin ketersediaan, Tujuan perencanaan pengadaan obat publik
pemerataan dan keterjangkauan obat dan perbekalan kesehatan adalah untuk
dengan jenis dan jumlah yang cukup, menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai
sehingga mudah diperoleh pada tempat dan dengan pola penyakit dan kebutuhan
waktu yang tepat. Oleh karena itu, obat pelayanan kesehatan dasar termasuk
perlu dikelola dengan baik, efektif dan program kesehatan yang telah di tetapkan.
efisien. (Rosmania dan Supriyanto, 2015) Proses perencanaan pengadaan obat diawali
Pada dasarnya, obat berperan sangat dari data yang disampaikan Puskesmas ke
penting dalam pelayanan unit pengelola obat/ gudang Farmasi
kesehatan.Penanganan dan pencegahan Kabupaten yang selanjutnya dikompilasi
berbagai penyakit tidak dapat dilepaskan menjadi rencana kebutuhan obat dan
dari tindakan terapi dengan obat atau perbekalan kesehatan Kabupaten yang
farmakoterapi (Badan POM, 2008). dilengkapi dengan teknik – teknik
Pengelolaan obat adalah bagaimana cara perhitungannya ( Kemenkes, 2002).
 Di Negara berkembang anggaran
belanja obat merupakan anggaran kedua
yang terbesar setelah gaji, yaitu sebesar
40% dari segala unit pelayanan kesehatan.
Menurut Kemenkes secara Nasional biaya
untuk obat sekitar 40–50 % dari seluruh
biaya operasional kesehatan, sehingga
ketidak efesien dalam pengelolaan obat
berdampak negative baik secara medis
maupun secara ekonomis.
Dengan berlakunya UU No. 12
Tahun 2014, yang mengatur kewenangan
antara pemerintah pusat dan daerah serta
UU No. 33 yang mengatur tentang
pertimbangan keuangan pemerintah pusat
dan daerahnya, maka keputusan-keputusan
untuk menentukan suatu kebijakan obat
didaerah tergantung pada daerah itu sendiri.
Peneliti ingin mengetahui bagaimana
Efektifitas dan Efesiensi Manajemen
Logistik Obat pada Instalasi Farmasi Dinas
Kesehatan Kabupaten Barito Timur
berawal dari salah satu petugas Instalasi
Farmasi meminta kantong plastik sampah
medis yang berwarna hitam untuk tempat
obat- obat kadaluarsa yang akan
dimusnahkan, dengan banyaknya kantong
plastik yang diminta maka peneliti merasa
bahwa pada Instalasi Farmasi Dinas
Kesehatan ada permasalahan yang harus
diketahui sehingga nantinya dapat
meminalisir obat – obat yang tidak terpakai
sehingga menyebabkan kadaluarsa terjadi.
Dinas Kesehatan Kabupaten adalah
unsur pelaksana Pemerintah Daerah
Kabupaten yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui
Sekretaris Daerah. Dinas Kesehatan
mempunyai tugas melaksanakan urusan
Pemerintahan Daerah dan tugas
pembantuan di bidang Kesehatan. (UU
No. 23/2014 tentang Pemerintahan
Daerah). Dinas Kesehatan dalam hal ini
bertanggung jawab dan membawahi
Instalasi Farmasi dalam tugas pengelolaan
obat di Kabupaten. Dalam pengelolaan obat
ini, sumber daya manusia yang
seharusnya tersedia untuk melakukan
pekerjaan kefarmasian yaitu Apoteker dan
Tenaga Teknis Kefarmasian (Sarjana
Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis
Farmasi, dan Tenaga Menengah
Farmasi/Asisten Apoteker). Proses
manajemen pengelolaan obat ini meliputi
proses perencanaan, pengadaan dan
penghapusan obat di lakukan di Dinas
Kesehatan dan proses penyimpanan dan
pendistribusian obat dilakukan di gudang
farmasi Kabupaten. (UU RI, 2009). Sesuai
dengan Permenkes RI
No.HK.02.02/MENKES/068/I/2010
tentang Kewajiban Menggunakan Obat
Generik di Fasilitas Pelayanan Kesehatan
Pemerintah, dinyatakan bahwa
ketersediaan obat generik dalam jumlah
dan jenis yang cukup, terjangkau oleh
masyarakat serta terjamin mutu dan
keamanannya, perlu digerakkan dan
didorong penggunaannya pada fasilitas
pelayanan kesehatan pemerintah, dengan
harapan penggunaan obat generik dapat
berjalan dengan efektif.
Menurut Direktorat Jenderal
Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan
Departemen Kesehatan Republik Indonesia
(Ditjen Yanfar danAlkes Depkes RI)
menyebutkan bahwa perencanaan
pengadaan obat publik dan perbekalan
kesehatan adalah salah satu fungsi yang
menentukan dalan proses pengadaan obat
publik dan perbekalan kesehatan. Tujuan
perencanaan pengadaan obat publik dan
perbekalan kesehatan adalah untuk
menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai
dengan pola penyakit dan kebutuhan
pelayanan kesehatan dasar termasuk
program kesehatan yang telah ditetapkan.
Proses perencanaan pengadaan obat publik
dan perbekalan kesehatan diawali dari data
yang disampaikan Puskesmas ke Unit
Pengelola Obat/ Gudang Farmasi Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota yang
selanjutnya dikompilasi menjadi rencana
kebutuhan obat publik dan perbekalan
kesehatan Kabupaten/Kota yang dilengkapi
dengan teknik-teknik perhitungannya
(KepmenkesRI
No.1.412/Menkes/SK/XI/2002)
Dinas Kesehatan Kabupaten Barito
Timur melaksanakan kegiatan kefarmasian
berupa pengelolaan obat dan BMHP
( Bahan Medis Habis Pakai). Dalam
melaksanakan tugas dan fungsinya Instalasi
Farmasi melayani 11 (Sebelas) Puskesmas
se Kabupaten Barito Timur. Dalam hal ini,
salah satu sarana penunjang upaya
kesehatan pada Dinas Kesehatan adalah
gudang farmasi, yang selanjutnya
direvitalisasi sebagai Instalasi Farmasi
Kabupaten dengan harapan lebih
mengedepankan fungsi dan strukturnya.
Berdasarkan hasil survei lapangan, untuk
Perencanaan kebutuhan obat skala
prioritasnya berdasarkan kepada 10
penyakit terbanyak dan permintaan obat
Puskesmas.
Kemudian kebutuhan obat
Puskesmas disampaikan melalui Laporan
Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
ke Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan
Kabupaten Barito Timur.Sedangkan Proses
pengadaanobat dilakukan secara online dan
ofline.Walaupun secara sistem sudah
online, namun perencanaan untuk
pengadaan tidak sesuai dengan yang terjadi
dilapangan. Sehingga banyak obat yang
tersisa dan menyebabkan kadaluwarsa.
Berdasarkan keterangan diatas penulis
ingin melakukan penelitian Efektifitas dan
Efesiensi Manajemen Logistik Obat di
Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan
Kabupaten Barito Timur Tahun 2021. Yang
mana bertujuan untuk mencari solusi dalam
hal perencanaan terjadi ketidaksesuaian
antara pengadaan dengan permintaan
dilapangan dan menyebabkan ada obat
yang kadaluwarsa.
Ada beberapa penelitian terkait
permasalah obat kadaluarsa, hal ini
disebabkan adanya pendistribusian obat
dari Departemen Kesehatan Pusat yang
tidak sesuai dengan kebutuhan IFK
sehingga obat akan menumpuk karena tidak
ada kasus penyakit atau KLB dan lama –
lama akan rusak dan kadaluarsa (Djatmiko
dkk, 2009). Hasil pengamatan di Rumah
Sakit PKU Muhamadiyah Temanggung
menunjukan masih adanya kerugian rumah
sakit sebesar Rp. 8.492.686,- atau sebesar
1,79% adanya obat kadaluarsa dalam
persediaan kemungkinan besar merupakan
obat- obat yang sudah ada sejak satu hingga
tiga tahun yang lalu yang telah rusak atau
pengembalian dari pasien yang sudah
dalam bentuk tidak utuh sehingga tidak
dapat diretur ke pihak distributor ( Akhmad
dkk, 2011).
Nurlinda, dhh (2017). Sudi tentang
Manajemen Pengelolaan Obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Pangkep. Jenis penelitian yang
digunakan ialah penelitian kualitatif yang
menghasilkan data deskriptif. Metode
penentuan informan yang digunakan adalah
purposive sampling. Informan dalam
penelitian ini sebanyak 6 orang yaitu kepala
instalasi farmasi, penanggung jawab
perbekalan farmasi, penanggung jawab
distribusi rawat jalan, petugas administrasi
instalasi farmasi dan petugas mutu instalasi
farmasi. Data primer diperoleh dari hasil
wawancara mendalam dan data sekunder
diperoleh dari hasil telaah dokumen. Data
primer yang diperoleh dari hasil wawancara
diolah secara manual yaitu dengan
mengelompokkan hasil sesuai dengan
tujuan penelitian kemudian
diinterprestasikan dan disaji dalam bentuk
analisis isi atau naskah yang disertai
penjelasan kemudian dibuatkan matriks
wawancara dari informan. Teknik analisis
data yang digunakan adalah content
analysis. Malinggas, Noviannce, E.R., dkk
(2015). Analysis of Logistiks Management
Drugs in Pharmacy Installation District
General Hospital Dr. Sam Ratulangi
Tondano. Penelitian ini menggunakan
metode kualitatif dengan pemilihan sampel
berdasarkan kesesuaian (appropiatness)
dan kecukupan (adequacy). Pedoman
wawancara yang digunakan pada penelitian
ini yaitu pedoman wawancara mendalam
dan pedoman observasi. Data yang telah
dikumpulkan melalui wawancara
mendalam diolah dengan membuat
transkrip hasil pembicaraan tersebut.
Selanjutnya data dianalisis dengan metode
analisis isi (content analysis). Hasil
penelitian ini adalah tidak berjalannya
tugas dan fungsi komite farmasi dan terapi,
tidak adanya formularium Rumah Sakit dan seseorang dalam kehidupan sosialnya
pemilihat obat yang dilakukan selama ini bersama orang lain.
masih berdasarkan data 10 penyakit Subjek penelitian terdiri dari
terbanyak dan berpatokan pada informan yaitu Kepala Dinas Kesehatan,
formularium nasional dengan Sekretaris Dinas Kesehatan, Kepala Bidang
menggunakan e-katalog. Untuk Pelayanan dan Sumber Daya Manusia
perencanaan obat berdasarkan pada data Kesehatan, Kepala Seksi Kefarmasian, Alat
pemakaian periode atau tahun yang lalu dan Kesehatan dan PKRT dan petugas
ditambahkan buffer stock, dalam hal pengelola Instalasi Farmasi melalui
pengadaan obat dilakukan dengan cara wawancara yang terstruktur mulai dari
pembelian langsung ke Pedagang Besar input/ masukan, proses dan output/
Farmasi (PBF) dengan waktu yang tidak keluaran dengan panduan pertanyaan yang
pasti, penerimaan obat di instalasi farmasi telah dipersiapkan. Instrumen yang
dilakukan oleh panitia penerimaan barang digunakan dalam penelitian ini adalah
rumah sakit dengan fasilitas sarana dan pedoman wawancara mendalam dengan
prasarana penyimpanan obat di instalasi dibantu oleh alat tulis, buku catatan dan
farmasi serta di gudang farmasi yang belum handphone, alat yang digunakan adalah
memadai. Untuk metode pendistribusian format pedoman wawancara. Teknik
obat baik pasien rawat jalan maupun pasien analisa data meliputi reduksi data,
rawat inap ialah metode resep individu penyajian data dan penarikan kesimpulan
yakni dengan cara langsung mengambil dan verifikasi
obat di instalasi farmasi oleh pasien atau
keluarga pasien. Pengelolaan pemusnahan HASIL DAN PEMBAHASAN
dan penarikan obat yang rusak atau expired Karakteristik informan
date tidak pernah dilakukan. Untuk Tabel 1. Distribusi frekuensi responden berdasarkan
pengendalian dan evaluasi penggunaan karakteristik informan
Informan Kode Jenis Umur Jabatan Pendi
obat, yakni obat – obat tidak terpakai Nama Kelamin dikan
ataupun obat-obat yang slow moving tidak I JWSH L 44 Kepala Dinas S2
dilakukan juga, stok opname hanya II HMM P 50 Sekretaris S2
III TT L 50 Kepala Bidang S1
dilakukan pada saat serah terima jabatan Pelayanan dan
kepala instalasi farmasi. Maka dapat Sumber Daya
disimpulkan bahwa pengelolaan Kesehatan
IV EK P 57 Informan S1
administrasi baik pencatatan dan pelaporan Puskesmas
kegiatan pengelolaan obat dilakukan tetapi V MER P 26 Petugas Instalasi S1
belum sesuai dengan standar kefarmasian Farmasi
Rumah Sakit
Ketersediaan Obat
METODE Tingkat ketersediaan obat adalah tingkat
Jenis penelitian yang digunakan persediaan obat baik jenis dan jumlah obat
adalah deskriftif dengan pendekatan yang diperlukan oleh pelayanan
kualitatif. Pendekatan masalah dilakukan pengobatan dalam periode waktu tertentu,
dengan analisis deskriptif yaitu diukur dengan cara menghitung persediaan
mendapatkan informasi secara mendalam dan pemakaian rata-rata perbulan.
mengenai Manajemen Logistik Obat pada Berdasarkan wawancara mendalam
Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan diperoleh karakteristik informan sebagai
Kabupaten Barito Timur Tahun 2021. berikut :
Menurut Bungin (2010) penelitian 1. JWSH sebagai informan kunci, berusia
kualitatif adalah penelitian yang 44 tahun berjenis kelamin laki-laki
memandang bahwa makna adalah bagian pendidikan terakhir S1 Kedokteran.
yang tak terpisahkan dari pengalaman Peran dan tanggung jawab sebagai
 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten
Barito Timur. Menurut JWSH
“kebutuhan obat pada instalasi farmasi
Kabupaten terpenuhi dengan baik san
sesuai dengan standar”
2. HMM sebagai informan Utama dari
Dinas Kesehatan berusia 50 tahun jenis
kelamin perempuan dengan pendidikan
terakhir S 2 Kesehatan Lingkungan.
Peran dan tanggung jawab sebagai
Sekretaris Dinas Kesehatan Kabupaten
Barito Timur. Menurut HMM “ untuk
kebutuhan obat secara umum memang
terpenuhi baik untuk Puskesmas
maupun kegiatan-kegiatan lainnya ee
tetapi seiring dengan waktu karena
perubahan tipikal penyakit mungkin
persediaan obat yang ada di Instalasi
gudang farmasi Kabupaten tidak
mencukupi sesuai dengan ee perubahan
pola penyakit yang terjadi pada saat ini
terutama adanya pandemi covid – 19 “
3. TT sebagai informan Tambahan berusia
50 tahun jenis kelamin laki-laki dengan
pendidikan terakhir S1 Kedokteran.
Peran dan tanggung jawab sebagai
Kepala Bidang Pelayanan dan Sumber
Daya Manusia Kesehatan yang
membawahi Instalasi Farmasi
Kabupaten. Menurut TT “ Kebutuhan
obat selama ini ya kebutuhan dasar kita
sudah terpenuhi ya sebenarnya ya
kebutuhan dasar obat, sesuai dengan
apa yang kita minta”
4. EK sebagai informan Utama dari
Puskesmas berusia 57 tahun jenis
kelamin perempuan dengan pendidikan
terakhir Apoteker. Peran dan tanggung
jawab sebagai kepala instalasi farmasi
Kabupaten. Menurut EK “kebutuhan
obat terpenuhi dengan baik meski ada
sedikit kendala yaitu karena yang
membuat Rencana Kebutuhan Obat
(RKO) dari beberapa Puskesmas yang
belum memahami betul sehingga
menyebabkan ada penumpukan obat “
5. MER sebagai informan tambahan
berusia 26 tahun pendidikan terakhir S1
Kesehatan Masyarakat. Peran dan
tanggung jawab sebagai petugas
instalasi farmasi Kabupaten. Menurut
MER “sejauh ini kebutuhan obat dasar
pada instalasi farmasi dapat terpenuhi
sesuai dengan kebutuhan”
Perencanaan Obat
Perencanaan kebutuhan bertujuan untuk
menetapkan jenis dan jumlah obat dan
BMHP yang dibutuhkan dalam pelayanan
kesehatan dan pelaksanaanintervensi
program kesehatan dengan
mempertimbangkan target dan kemampuan
dalam pelaksanaan program kesehatan,
ketersediaan anggaran dari berbagai
sumber anggaran yang sah.
Berdasarkan hasil wawancara dari beberapa
informan adalah sebagai berikut :
(Informan 1) “ Perencanaan dilakukan
dengan melihat kebutuhan yang diusulkan
oleh Puskesmas dan 10 Penyakit
terbanyak Kabupaten, perencanaan obat
harus betul-betul diperhitungkan secara
tepat agar tidak terjadi penumpukan obat
jenis tertentu karena salah hitung”
(informan 2) “ berdasarkan pada
kebutuhan Puskesmas karena setiap
Puskesmas akan mengirimkan laporan
pemakaian obat kepada Dinas Kesehatan
sehingga kita tau apa yang dibutuhkan
kemudian eee berdasarkan juga pola
penyakit yang terjadi di Kabupaten Barito
Timur itu proses perencanaannya “
(informan 3) “ eee kalau untuk proses
perencanaan untuk obat jadi kita
merencanakan itu ee sesuai dengan kita
melihat ee 1, 2 tahun kebelakang dengan
melihat dari jumlah penyakit 10 penyakit
terbanyak, dari situ lah kita merencanakan
obat-obat apa yang harus kita penuhi
termasuk pengadaan obat-obat dasar tadi”
(informan 4) “proses perencanaan adalah
Rencana Kebutuhan Obat (RKO) dari
Puskesmas awal tahun, contohnya
perencanaan obat untuk tahun 2021 RKO
Puskesmas bulan Januari akhir harus
masuk di Instalasi Farmasi Kabupaten.
RKO Puskesmas direkap menjadi RKO
Kabupaten pada bulan Maret harus selesai
dan siap untuk pengadaan”
(informan 5) “ Kalau perencanaankan kita
sesuai usulan dari puskesmas dan usulan
yang disampaikan puskesmas dengan
acuan polarium nasional dengan daftar
obat esensial”
Pengadaan Obat
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
adalah kegiatan untuk memperolaeh
Barang/Jasa oleh
Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja
Perangkat Daerah/ Institusi yang prosesnya
dimulai dari perencanaan kebutuhan
sampai diselesaikannya seluruh kegiatan
untuk memperoleh Barang/Jasa.
Tujuan pengadaan obat adalah :
1. Tersediannya obat dengan jenis, jumlah
dan spesifikasi sesuai dengan
kebutuhan.
2. Terjaminnya mutu obat.
3. Obat dapat diperoleh pada saat
dibutuhkan.
Berdasarkan hasil Wawancara dengan
beberapa informan adalah sebagai berikut :
Informan (1) “proses pengadaan obat
melalui E-katalog“
Informan (2) Sekretaris Dinas Kesehatan
Kabupaten Barito Timur “ kemudian
pengadaannya melalui e-Katalog “
Informan (3) Kepala Bidang Pelayanan dan
Sumber Daya Manusia Kesehatan
“ kemudian untuk pengadaannya itu lewat
E-katalog itu sudah jelas dan itu sudah ada“
Informan (4) Kepala Instalasi Farmasi
Kabupaten “ Pengadaan melalui E-katalog
dan membutuhkan waktu kurang lebih 4
bulan “
Informan (5) “pengadaan obat melalui E-
katalog, melalui system E-katalog ini
petugasnya harus benar-benar
memperhatikan dalam mengklik jenis obat
yang mau dibeli agar tidak terjadi dobel klik
yang bisa mengakibatkan banyak obat
dalam jenis tertentu karena setelah di klik
jenis obatnya tidak dicatat ”
Pendistribusian Obat
Pendistribusi obat merupakan suatu
rangkaian kegiatan dalam rangka
memberikan obat yang bermutu dan
terjamin keabsahannya serta tepat jenis dan
jumlahnya (Kemenkes RI, 2010).
Informan (1) menyampaikan
penyaluran/distribusi adalah kegiatan
pengeluaran dan penyerahan obat secara
merata dan teratur untuk memenuhi
kebutuhan sub-sub unit pelayanan
kesehatan antara lain :
1. Sub unit pelayanan kesehatan di
lingkungan Puskesmas (kamar obat,
laboraturium)
2. Puskesmas Pembantu
3. Pukesmas Keliling
4. Posyandu
5. Polindes
Dalam kegiatan distribusi obat Puskesmas,
berhubungan dengan beberapa hal :
1. Menentukan frekuensi distribusi
2. Menentukan jumlah dan jenis obat yang
diberikan
3. Melaksanakan penyerahan obat
Pencatatan pendistribusian obat meliputi
pencatatan dalam :
1. Kartu Rencana Distribusi
2. Menentukan Jumlah dan Jenis obat
yang diberikan
3. Laporan Pemakaian dan Lembar
Permintaan Obat (LPLPO)
4. Surat Kiriman Obat
Informan (2) mengatakan “ kemudian
pendistribusian obat kita laksanakan sesuai
dengan permintaan seluruh Puskesmas ke
Instalasi Farmasi Kabupaten sesuai dengan
kebutuhan mereka kemudian
pendistribusian ini biasanya kita lakukan
melalui system FIFO ( First In First Out)
mana obat yang duluan masuk itu yang
terlebih dahulu dikeluarkan untuk
menghindari terjadinya kadaluarsa obat “
Informan (3) mengatakan “ kemudian
untuk pendistribusian kita memang rutin
mendistribusikan itu ee ke Puskesmas “
Informan (4) mengatakan “obat sudah
datang lalu didistribusikan ke Puskesmas
sesuai kebutuhan dimana dalam
perencanaan harus ditambah buffer stock
kurang lebih 20% atau kebutuhan 6 bulan”
Informan (5) mengatakan “ pendistribusian
obat ke Puskesmas dilakukan sesuai dengan
permintaan obat Puskesmas”
Manajemen Pengelolaan Obat
Kadaluarsa
Informan (1) mengatakan “ untuk
pengelolaan obat yang kadaluarsa
dilakukan pemusnahan dengan pihak ketiga
yang dibubuhkan dalam Berita Acara
Pemusnahan “
Informan (2) mengatakan “ untuk obat-obat
yang kadaluarsa apabila terjadi ee obat
yang kadaluarsa karena tidak terpakai maka
pihak UPTD Puskesmas akan menyimpan
atau mengumpulkan obat kadaluarsa pada
satu tempat kemudian dibuat berita acara
untuk diserahkan ke Dinas Kesehatan
selanjutnya di musnahkan “
Informan (3) mengatakan “ iya obat
kadaluarsa itu iya ee mau tida mau memang
tetap ada ya karna pertama ee dari
pengadaan obat itu kita terbatas dengan
masa expired yang 2 tahun dan proses
penyimpanan itu banyak sekali
pengaruhnya “
Informan (4) mengatakan “obat exp dari
Puskesmas harus dilaporkan ke Instalasi
Farmasi Kabupaten dengan catatan : nomor
obat, Jumlah, tanggal exp, nomor batch,
pabrik. Setelah semua dilaporkan lalu
dimusnahkan dengan pihak ketiga”
Informan (5) mengatakan “obat yang
kadaluarsa dikumpulkan menjadi satu baik
itu dari Puskesmas atau pun yang ada di
Instalasi Farmasi Kabupaten kemudian obat
tersebut dimusnahkan dan mengeluarkan
berita acara pemusnahan bersama pihak
ketiga”
Cara Mengatasi Masalah Obat yang
kadaluarsa
(informan 1) “ supaya masalah obat
kadaluarsa tidak terlalu banyak lagi maka
kita harus betul-betul merencanakan dan
mencatat apa saja jenis obat yang dipesan,
dengan pencatatan yang benar-benar
dilakukan dengan baik maka jenis obat
yang kadaluarsa akan berkurang”
(Informan 2) “ untuk menghindari
terjadinya obat kadaluarsa yang begitu
banyak tidak terpakai maka didalam proses
perencanaan pengadaannya yang melalui
sisyem E-katalog maka setiap obat yang
sudah tayang sesuai dengan kebutuhan kita
sesuai perencanaan obat maka kita klik
sehingga tidak terjadi dabling obat yang
kita klik kita beli sehingga kebutuhannya
dan ketersediaan obat sesuai dengan
kebutuhan dan menghindari ee
penumpukan kadaluarsa obat”
(Informan 3) “ memang selama ini ya sudah
berjalan juga jadi kita ada yang namanya
FIFO yaitu First In Firs Out jadi yang
pertama masuk itu yang harus pertama
dikeluarkan supaya eee supaya posisi
pengaturannya supaya dia bisa eee yang
lebih dulu masuk masa exp sudah sudah
lebih dekat itu yang dikeluarkan ke
Puskesmas”
(Informen 4) “ Pencatatan yang di
Puskesmas harus benar, lalu Rencana
kebutuhan Obat diajukan dengan benar
sehingga tidak terjadi kelebihan stok obat di
Instalasi Farmasi Kabupaten maupun
Puskesmas”
(Informan 5) “ solusinya yaitu perencanaan
kita harus betul-betul , berarti harus artinya
harus betul-betul lagi kita melihat dengan
kondisi posisi sisa stok dan atas dasar yang
apa namanya obat-obat fast moving
biasanya paling, paling cepat habis di
Puskesmas artinya kita betul-betul
perencanaannya itu betul-betul eee apa
namanya tidak usah terlalu banyak,
menyesuaikan dengan kondisi saat ini
dengan masa exp yang ledeng, artinya obat-
obat fast moving, sepuluh obat terbanyak
itu, itu yang mungkin kita harus
diperbanyak supaya mencegah yang
kadaluarsa itu, yang lambat habis
jumlahnya dikurangi”
Manajemen Logistik Obat di Puskesmas
Menurut Informan kunci dari
Puskesmas Etty Kris. PWW, Apt Proses
perencanaan kebutuhan obat di Puskesmas
berdasarkan Lembar Permintaan dan
Laporan Pemakaian Obat (LPLPO) dan 10
penyakit terbesar di wilayah kerjanya serta
direncanakan setiap bulan. Metode
Pengadaan terdiri dari Laporan sisa obat
dari Pustu, Polindes, Induk (Gudang,
Apotek, Poli tindakan). Setelah itu dari
laporan direkap lewat LPLPO mengajukan
permintaan obat ke Instalasi Farmasi Dinas
Kesehatan Kabupaten Barito Timur, setelah
mendapat obat dari Instalasi Farmasi Dinas
Kesehatan Kabupaten Barito Timur dicatat
sesuai jumlah jenis dan tanggal kadaluarsa
lalu disimpan di gudang obat Puskesmas.
Pembagian atau pendistibusian obat ke
Pustu, Polindes melihat LPLPO Pustu,
Polindes dimana yg terdapat permintaan
kita penuhi, setelah itu dilakukan
pencatatan dan pelaporan pemakaian obat.
Ketika permintaan ke Instalasi Farmasi
Dinas Kesehatan Kabupaten Barito Timur
tidak memenuhi kebutuhan yang diminta
Puskesmas bisa menggunakan dana
Jaminan Kesehatan Nasional (JKN),
kekuranggan dari Instalsi Farmasi
Kabupaten Barito Timur dilakukan
pencatatan dalam LPLPO bahwa obat itu
berasal dari dana Jaminan Kesehatan
Nasional (JKN).
Untuk obat kadaluarsa yang ada di
Puskesmas dikumpulkan semuanya dari
Pustu, Polindes, Gudang, Apotek dan Poli
semua tempatkan jadi satu dengan dicatat
nama obat, pabrik, no batch, tanggal
kadaluarsa, jenis obat, setelah terkumpul
lalu direkap dan disampaikan ke Instalasi
Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten Barito
Timur, setelah itu pihak Dinas Kesehatan
akan menyampaikan ke Puskesmas
kepastian tanggal pemusnahan bersama
pihak ketiga dan pihak ke tiga mengambil
ke Puskesmas obat yang akan
dimusnahkan.
PEMBAHASAN
Sistem manajemen obat merupakan
suatu siklus kegiatan yang dimulai dari
perencanaan sampai evaluasi. Kegiatan ini
saling terkait satu sama lain. Pengelolaan
obat di Instalasi Farmasi merupakan salah
satu aspek penting. Kegiatannya mencakup
perencanaan, pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan/pelaporan,
penghapusan, monitoring dan evaluasi.
Ketidakefesiensi pengelolaan obat akan
memberikan dampak negative terhadap
Instalasi Farmasi Kabupaten (Kemenkes
RI, 2010).
Perencanaan
Perencanaan (planning) yaitu sebagai
dasar pemikiran dari tujuan dan
penyusunan langkah-langkah yang akan
dipakai untuk mencapai tujuan.
Merencanakan berarti mempersiapkan
segala kebutuhan, memperhitungkan
matang-matang apa saja yang menjadi
kendala, dan merumuskan bentuk
pelaksanaan kegiatanyang bermaksud
untuk mencapai tujuan. Permenkes Nomor
58 Tahun 2014 perencanaan kebutuhan
obat merupakan kegiatan untuk
menentukan jumlah dan periode pengadaan
obat sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan
untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat
jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efesien.
Untuk menentukan jumlah kebutuhan obat
diperlukan data 10 Penyakit terbanyak dan
Rencana Kebutuhan Obat (RKO) seluruh
Puskesmas di wilayah kerja Dinas
Kesehatan Kabupaten Barito Timur yang
kemudian menjadi Rencana Kebutuhan
Obat (RKO) Kabupaten. Sejauh ini
kebutuhan obat dasar sudah terpenuhi akan
tetapi berdasarkan hasil observasi yang
dilakukan di Instalasi Farmasi Kabupaten
Barito Timur diketahui bahwa ada obat
yang kosong dan ada obat yang mengalami
over stock akibat obat tersebut tidak
digunakan yang akhirnya bisa menjadi
kadaluarsa karena belum ada dibentuk tim
perencanaan kebutuhan obat. Pada proses
penyusunan perencanaan terdapat kendala
yang dihadapi yaitu disebabkan karena
data, yang mana Sistem Informasi
Manajemen E-logistik belum maksimal.
Adapun penelitian ini sejalan dengan
penelitian yang dilakukan Handayani
(2017). Dalam hasil penelitiannya
dijelaskan proses perencanaan kebutuhan
obat dengan melihat daftar kebutuhan obat
yang diusulkan setiap unit, pada proses
menentukan kebutuhan obat digunakan
metode konsumsi dan berdasarkan kasus
penyakit (epidemiologi), tetapi dengan
menggunakan data kasus penyakit kadang
membuat kebutuhan obat pasien tidak
segera dapat terpenuhi karena jumlah kasus
penyakit tidak dapat diprediksi. Jadi dapat
disimpulkan bahwa dalam menyusun
perencanaan belum dibentuk tim
perencanaan obat. Dalam proses
perencanaan menentukan kebutuhan obat
dengan melihat rencana kebutuhan obat
dari Puskesmas dan 10 penyakit terbanyak.
Kendala yang dihadapi juga karena kurang
maksimalnya Sistem Informasi Manajemen
(SIM) dan kekurangan tenaga yang ahli
dalam perencanaan kebutuhan obat.
Pengadaan Obat
Menurut Peraturan Presiden Nomor 54
Tahun 2010, pengadaan Barang/Jasa adalah
kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa
oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja
Perangkat Daerah/ Institusi lainnya yang
prosesnya dimulai dari perencanaan
kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh
kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.
Berdasarkan hasil penelitian proses
pengadaan obat melalui e-katalog,
berdasarkan system tender yaitu satu kali
dalam setahun. Kendala pertama dalam
pengadaan obat di Instalasi Farmasi
Kabupaten Barito Timur adalah petugas
yang belum maksimal pengetahuannya
dalam mengklik jenis obat yang di pesan
pada aplikasi E-katalog sehingga terjadi
dabbling obat yang dipesan, kendala yang
kedua obat yang dipesan kadang datang
tidak tepat waktu. Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014
yang menyatakan pengadaan yang efektif
harus menjamin ketersediaan, jumlah dan
waktu yang tepat dengan harga yang
terjangkau dan sesuai standar mutu.
Ketidak tepatan waktu dalam pengadaan
obat dianggap dapat merugikan pihak
Instalasi Farmasi Kabupaten sejalan dengan
penelitian yang dilakukan oleh Suciati dan
Adi Sasmito (2006) yaitu pelayanan
farmasi merupakan pelayanan penunjang
dan merupakan center utama.
Pendistribusian Obat
Distribusi sediaan farmasi dan alat
kesehatan merupkan salah satu tugas utama
pelayanan farmasi. Distribusi memegang
peranan penting dalam penyerahan sediaan
farmasi dan alat kesehatan yang diperlukan
oleh Puskesmas. Berdasarkan hasil
wawancara dan observasi yang dilakukan
oleh peneliti bahwa pendistribusian obat
dilakukan oleh petugas Instalasi farmasi
Kabupaten dengan cara mengantarkan obat
sesuai dengan surat permintaan obat dari
Puskesmas. Metode pendistribusian obat
dilakukan dengan metode FIFO ( First In
First Out ).
Manajemen Pengelolaan Obat
Kadaluarsa
Pengelolaan Obat kadaluarsa yaitu
dengan cara penghapusan dan pemusnahan.
Penghapusan adalah rangkaian kegiatan
dalam rangka pembebasan obat-oabtan
milik Negara dari tanggung jawab
berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Penghapusan
merupakan kegiatan penyelesaian terhadap
perbekalan farmasi yang tidak terpakai
karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak
memenuhi standar dengan cara membuat
usulan penghapusan perbekalan farmasi
kepada pihak terkait sesuai dengan
prosedur yang berlaku. Permenkes Nomor
58 Tahun 2014 pemusnahan dan penarikan
obat yang tidak dapat digunakan harus
dilaksanakan dengan cara yang sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Pemusnahan
dilakukan untuk obat bila : produk tidak
memenuhi persyaratan mutu, kadaluarsa,
tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan
dalam pelayanan kesehatan atau
kepentingan ilmu pengetahuan, dicabut ijin
edarnya.
Berdasarkan hasil wawancara dan
observasi yang dilakukan peneliti, bahwa
penghapusan dan pemusnahan obat-obaat
kadaluarsa di Instalasi Farmasi Kabupaten
Barito Timur yaitu dengan terlebih dahulu
mengumpulkan menjadi satu obat-obat
yang kadaluarsa baik itu di Puskesmas atau
pun yang ada di Instalasi Farmasi
Kabupaten kemudian dimusnahkan
bersama pihak ketiga dengan membuat
Berita Acara Pemusnahan.
Cara meminimalisir Obat Kadaluarsa
Berdasarkan hasil wawancara dengan
responden bahwa cara mengatasi obat
kadaluarsa adalah dengan betu-betul
memperhatikan pada perencanaan dan
pengadaan obatnya terlebih dahulu
sehingga tidak terjadi penumpukan obat
yang nantinya akan mengakibatkan
banyaknya obat yang kadaluarsa, proses
pendistribusiannya harus dengan cara yang
tepat dan benar yaitu dengan metode First
In First Out (FIFO) mendistribusikan obat
yang terlebih dahulu masuk ke Instalasi
Farmasi agar masa exp obat dapat teratasi,
pencatatan obat juga harus dilakukan
dengan benar agar jenis obat tertentu tidak
menumpuk lagi.
PENUTUP
Berdasarkan penelitian yang dilakukan
yang berjudul Efektifitas dan Efesiensi
Manajemen Logistik Obat pada Instalasi
Farmasi Kabupaten Barito Timur, maka
peneliti menarik kesimpulan : Ketersediaan
obat dasar pada Instalasi Farmasi
Kabupaten terpenuhi sesuai standar, namun
karena masa pandemic covid-19 ini
sehingga ada beberapa jenis obat yang tidak
tersedia pada Instalasi Farmasi Kabupaten
Barito Timur. Perencanaan obat dilakukan
dengan melihat usulan Rencana Kebutuhan
Obat (RKO) dari seluruh Puskesmas di
wilayah kerja Dinas Kesehatan Kabupaten
Barito Timur dan juga melihat pada 10
penyakit terbanyak di Kabupaten Barito
Timur, serta berdasarkan pada formularium
Nasional. Pengadaan obat dilakukan
dengan system e-katalog selama sekali
dalam setahun yang mana obat disediakan
oleh pihak ketiga sesuai dengan permintaan
obat yang telah di klik jenisnya melalui
aplikasi dalam e-katalog. Pendistibusian
Obat dilakukan dengan cara petugas
Instalasi Farmasi Kabupaten mengantarkan
obat-obat yang dipesan oleh semua
Puskesmas di wilayah kerja Dinas
Kesehatan Kabupaten Barito Timur.
Pengelolaan obat kadaluarsa dilakukan
dengan cara pemusnahan dan penghapusan
obat bersama pihak ketiga dengan membuat
Berita Acara Pemusnahan. Efektifitas dan
efesiensi manajemen logistik obat pada
Instalasi Farmasi Kabupaten Barito Timur
belum sepenuhnya maksimal itu
dikarenakan petugas pada Instalasi Farmasi
kurang sehingga perlu penambahan tenaga
yang berkompeten dalam pengelolaan
logistik obat.
Disarankan Dinas Kesehatan
Kabupaten Barito Timur perlu menetapkan
tim untuk perencanaan obat sehingga
mempermudah proses perencanaan obat
karena dengan kerja sama tim bisa
menghindari pemesanan obat yang sama
menjadi dobel, menambah tenaga Apoteker
yang berkompeten dan betul-betul
memahami system pengadaan obat
sehingga obat yang di pesanan sesuai
dengan kebutuhan tidak menumpuk terlalu
banyak yang bisa menyebabkan banyak
obat yang kadaluarsa, pendistribusian obat
hendaknya dilakukan secara rutin setiap
bulan dan terjadwal dengan baik sehingga
obat terdistribusi dengan baik dan sampai di
Puskesmas dengan aman. Untuk peneliti
selanjutnya melakukan penelitian dengan
waktu yang lebih lama agar dapat menjadi
penilaian efektifitas dan efesiensi
manajemen logistik obat di Instalasi
Farmasi Kabupaten Barito Timur
REFERENSI
Amirullah, 2011. Pengantar Manajemen.
Cetakan Kedua, Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Anief, 2003, Apa Yang Perlu Diketahui
Tentang Obat.4th ed. Gadjah Mada
University Press, Yogyakarta.
Bungin, Burhan. 2010. Penelitian
Kualitatif. Jakarta: Kencana
Prenada Media Group.
Depkes RI, 2003. Pedoman Pengelolaan
Obat Publik dan Perbekalan
Kesehatan di Puskesmas.Dirjen
Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan
Dinas Kesehatan Kabupaten Barito Timur.
2018.
Handayani, 2017. Analisis Pengelolaan
Obat Di Rumah Sakit Umum
 Anuta Pura Palu. Jurnal
Perspektif. Volume 1 No.3.
Administrasi dan Kebijakan
Kesehatan UNISMUH.
Kemenkes RI, Nomor
633/MENKES/SK/IV/2012
tentang Pembentukan Gudang
Perbekalan Kesehatan di Bidang
Farmasi di Kabupaten/Kota.
Kemenkes, 2002.Pedoman Perencanaan
dan Pengelolaan Obat.
Kepmenkes RI No. 1412/ Menkes/
SK/XI/2002 tentang Pedoman
Teknis Pengadaan Obat Publik
dan Perbekalan Kesehatan untuk
Pelayanan Kesehatan Dasar
(PKD).
Nurlinda, dkk. Studi Tentang Manajemen
Pengelolaan Obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Umum
Daerah Kabupaten Pangkep.
Jurnal, Makasar : Universitas
Hasanuddin. 2017.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 58, Standar
Pelayanan Kefarmasia di Rumah
Sakit.2014
Permenkes RI, Nomor 58 Tahun 2014
tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Rumah Sakit.
Permenkes RI, Nomor 16 Tahun 2013
tentang Industri Farmasi.
Rosmania, F.A. Supriyanto, S. 2015.
Analisis Pengelolaan Obat
Sebagai Dasar Pengendalian
Safety Stock Pada Stagnant Dan
Stockout Obat. Jurusan Ilmu
Kesehatan Masyarakat Airlangga.
Vol 3 (1).
Undang-undang RI, Nomor 23 Tahun 2014
tentang Pemerintahan Daerah.