SISTEM PENGELOLAAN ARSIP

DI INSTALASI RADIOLOGI RUMAH SAKIT UMUM

DAERAH KABUPATEN TEMANGGUNG
Disusun sebagai salah satu syarat memenuhi Tugas Mata Kuliah Praktek Kerja
Lapangan IV (PKL IV)

DISUSUN OLEH :
RISMAWATI DIAN ARETNASIH
P17430212095
REGULER IIIC

PROGRAM STUDI DIPLOMA IV TEKNIK RADIOLOGI

JURUSAN TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN RADIOTERAPI
SEMARANG
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN
SEMARANG

2015

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat

4
inap, rawat jalan, dan gawat darurat (UU No. 44, 2009). Dalam melaksanakan tugasnya

masing-masing, rumah sakit mempunyai pedoman-pedoman khusus sebagai acuan atau

pedoman dalam pelayanan terhadap masyarakat sesuai dengan kondisi dan tipe dari

rumah sakit tersebut. Oleh karena itu diharapkan pelayanan terhadap pasien dapat

dilakukan semaksimal mungkin sehingga meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

Pengelolaan pelayanan adalah hal yang sangat penting bagi suatu struktur kerja

yang bergerak dibidang pelayanan jasa, khususnya bagi suatu rumah sakit. Baik atau

buruknya sistem pengelolaan pelayanan akan menentukan kualitas suatu rumah sakit.

Rumah sakit yang maju, berkualitas dan terpercaya oleh masyarakat, tentunya akan

menunjukan bahwa sistem pengelolaan pelayanan yang ada di rumah sakit tersebut baik.

Instalasi Radiologi sebagai salah satu komponen dari rumah sakit memerlukan

suatu  pengelolaan pelayanan yang baik untuk menjadi salah satu penunjang medik

dalam membantu menegakkan diagnosa suatu penyakit. Pada Instalasi Radiologi,

pengarsipan radiograf ataupun penyimpanan hasil radiograf termasuk termasuk hal yang

harus dikelola dengan baik. Sebuah Instalasi Radiologi yang mempunyai tingkat

pemeriksaan dan jumlah pasien yang banyak, membutuhkan sistem pengarsipan yang

teratur, dimana arsip yang telah disimpan dapat dicari dan ditemukan kembali dengan

cepat dan mudah.

Dalam perkantoran atau Rumah Sakit arsip digunakan untuk membantu dalam

penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan

berorganisasi, maka keberadaan arsip di kantor atau rumah sakit benar-benar dapat

mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam 

organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-

cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan

tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami

masalah apa yang terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik

apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat,

5
 sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem

penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali

(Candrawati, 2010).

Di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menggunakan sistem

pengarsipan secara desentralisasi dimana arsip dikelola sendiri oleh pihak radiologi.

Sistem pengarsipan dilakukan secara terpisah dan acak sehingga mempersulit proses

pencarian kembali arsip yang telah diarsipkan. Arsip radiograf untuk pasien rawat jalan

ditempatkan di ruang administrasi sedangkan arsip radiograf pasien rawat inap, pasien

dari Intensive Care Unit (ICU) dan pasien dari Instalasi Gawat Darurat (IGD)

ditempatkan pada satu almari terbuka di ruang jaga petugas. Penyusunan arsip radiograf

pasien rawat jalan tidak dipisahkan antara arsip radiograf foto rontgen, CT-Scan dan

USG. Pada penyusunan arsip radiograf pasien rawat inap, ICU dan IGD pun masih

bercampur tidak dipisahkan per bangsal atau ruang sehingga menyulitkan dalam

pencarian kembali arsip dan membutuhkan waktu pencarian yang lama. Pengadaan

buku ekspedisi untuk mencatat laporan keluar masuknya radiograf yang diambil belum

memadai karena masih tercampur antara foto rontgen, CT-Scan dan USG. Kelalaian

petugas maupun pihak yang mengambil atau meminjam foto mengakibatkan masalah

yang besar karena terkadang foto diambil atau dipinjam tanpa menulis di buku ekspedisi

yang akan mengakibatkan sulitnya pertanggungjawaban apabila foto hilang.

Berdasarkan pengamatan yang penulis peroleh selama melakukan Praktek Kerja

Lapangan 4 (PKL 4) di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung terutama

pada masalah-masalah yang terkait dengan sistem pengarsipan maka penulis ingin

mengkaji lebih lanjut dengan mengangkat judul Laporan Kasus “SISTEM

PENGELOLAAN ARSIP DI INSTALASI RADIOLOGI RUMAH SAKIT UMUM

DAERAH KABUPATEN TEMANGGUNG”.

B.     Rumusan Masalah

6
 Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis menemukan masalah sebagai

berikut :

1.    Masalah apa saja yang dihadapi pada pengelolaan arsip di Instalasi Radiologi Rumah

Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung ?

2.    Bagaimana solusi pemecahan masalah pada pelaksanaan pengelolaan arsip di Instalasi

Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung ?

C.    Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka penelitian ini memiliki tujuan

penulisan yaitu :

1.      Untuk mengetahui masalah yang dihadapi pada pengelolaan arsip di Instalasi Radiologi

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung.

2.      Untuk memberikan solusi pemecahan masalah pada pelaksanaan pengelolaan arsip di

Instalasi Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung.

D.    Manfaat Penulisan

Berdasarkan tujuan penulisan di atas, penulis mengemukakan manfaat penulisan

sebagai berikut :

1.      Bagi Penulis

Menambah wawasan serta pengembangan ilmu pengetahuan penulis tentang sistem

pengelolaan arsip dan melatih penulis dalam pembuatan Laporan Praktek kerja

Lapangan IV yang berkaitan dengan tugas-tugas profesionalisme.

2.      Bagi Rumah Sakit

Memberikan masukan dan informasi kepada pihak rumah sakit khususnya petugas

Instalasi Radiologi untuk meningkatkan mutu pelayanan terutama pada sistem

pengelolaan arsip.

7
3.      Bagi Institusi

Menambah khasanah ilmu tentang sistem pengelolaan arsip bagi Jurusan Teknik

Radiodiagnostik dan Radioterapi Semarang Politeknik Kesehatan Kementrian

Kesehatan Semarang.

E.     Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan

dan sitematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Berisi tentang pengertian Rumah Sakit, pengertian Instalasi Radiologi, dan sistem

pengarsipan.

BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN

Berisi tentang profil RSUD Kabupaten Temanggung, profil Instalasi Radiologi RSUD

Kabupaten Temanggung, Pemaparan Masalah, dan Pembahasan Masalah

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.    Pengertian Rumah Sakit

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat

inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes 147, 2010).

Menurut WHO (World Health Organization), Rumah Sakit adalah bagian

integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan

8
 pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan

penyakit (preventif) kepada masyarakat.

Sedangkan menurut undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit,

fungsi rumah sakit adalah :

1.      Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan

standar pelayanan rumah sakit.

2.      Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan

paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis.

3.      Penyelenggaran pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka

peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

4.      Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan (screening) teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan

memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan.

B.     Pengertian Instalasi Radiologi

Instalasi Radiologi adalah tempat penyelenggaraan pelayanan radiologi dan atau

radioterapi kepada pasien yang membutuhkan dengan menegakkan diagnosis yang cepat

dan tepat dan atau pemberian radioterapi yang akurat (Liwoso, 2012).

C.    Sistem Pengarsipan

1.      Pengertian Arsip

Secara terminologis, arsip, warkat atau records merupakan informasi yang

direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu

organisasi atau lembaga atau badan atau perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan

(Walne, 1988: 128). Sedangkan menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-

Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan

9
 Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2.      Tujuan Pengarsipan

Menurut Dwiyulia (2012), dalam pengarsipan memiliki beberapa tujuan sebagai

berikut :

a.       Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan.

b.      Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan

dan pekerjaan pada masa lampau.

c.       Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

d.      Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.

e.       Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.

3.      Jenis Pengarsipan

Menurut Bhavati ( 2014), arsip dibedakan menjadi berbagai jenis arsip, baik

berdasarkan bentuk fisik, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat, dan

berdasarkan fungsinya. 

a.     Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

1)      Arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll

2)      Arsip tidak berbentuk lembaran atau arsip elektronik. contoh: disket, flash disk, cd,

dvd, dll

b.      Jenis arsip berdasarkan masalahnya

1)      Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro,

cek.

2)      Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh

catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran, harga.

3)      Personal record,  arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat

lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.

10
4)      Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen

distributor, daftar penjualan barang.

5)      Production record,  arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip

tentang jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.

c.       Jenis arsip berdasarkan pemiliknya

1)      Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional

Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip

Nasional Daerah).

2)      Instansi Pemerintah atau Swasta yang meliputi arsip primer, arsip sekunder, arsip

sentral dan arsip unit.

d.       Jenis arsip berdasarkan sifatnya

1)      Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.

2)      Arsip biasa, arsip yang semula penting kemudian tidak berguna lagi pada saat

informasinya sudah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja.

3)      Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan

datang. Contoh: surat perjanjian.

4)      Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya

(bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.

5)      Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam

organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

e.       Jenis arsip berdasarkan fungsinya

1)      Arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.

2)      Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan

penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan

administrasi negara.

4.      Sistem Pengarsipan

11
 Menurut Candrawati (2010), Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau

penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik atau

nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Berikut adalah penjabaran dari masing-masing sistem pengarsipan, yaitu :

a.       Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode

penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya

dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, nama

benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk)

dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

b.      Sistem Subjek (Pokok Isi Surat)

Sistem subjek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman

pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal

adalah.

1)        Daftar Indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang dilakukan diseluruh

kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan

lagi. Masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya

disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi

masalah yang lebih kecil disebut sub pembagian pembantu.

2)        Perlengkapan menyimpan surat

a)        Filling Cabinet

b)         Guide

c)        Folder

d)        Kartu kendali

3)       Pemberian kode surat.

Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk

membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.

12
4)      Penyimpanan surat, dengan cara membaca surat untuk mengetahui isi surat, memberi

kode surat, mencatat surat dalam kartu kendali, menyimpan kartu kendali.

c.       Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem Nomor merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis

berdasarkan urutan nomer dari arsip atau  berkas rekam medis itu sendiri.

d.      Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan

pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan

diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan

geografi atau wilayah atau kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam

hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang

sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu

dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

e.       Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis yang

berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian.

5.      Tatacara Penyusunan Arsip

Menurut Suryawan (2013), penyusunan arsip dibedakan menjadi penyusunan

sentralisasi, penyusunan desentralisasi dan penyusunan gabungan. Dari ketiga tatacara

penyusunan arsip tersebut akan dijabarkan sebagai berikut :

a.         Sistem Penyimpanan Sentralisasi

Sistem penyimpanana sentralisasi adalah Pemusatan pengurusan atau

pengelolaan  arsip yang ada di dalam organisasi. Dalam hal ini, Suatu organisasi yang

menerapkan sentralisasi memiliki satu unit kearsipan yang mempunyai fungsi membuat

kebijakan sekaligus melaksanakan tugas pengurusan arsip untuk kebutuhan seluruh

unsur unit kerja organisasi.

Keuntungan Sentralisasi :

13
1)        Memberikan prosedur yang konsisten.

2)        Jelas penanggungjawabnya.

3)        Menjaga arsip aktif yang berkaitan secara bersama.

4)        Memberikan pelayanan yang seragam bagi semua unit kerja atau departemen.

5)        Meminimalkan duplikasi arsip aktif.

6)        Memberikan penggunaan ruang, peralatan, personalia secara lebih baik.

7)        Memungkinkan lebih terjaminnya keamanan arsip aktif.

8)        Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan

Kelemahan Sentralisasi :

Sentralisasi pada organisasi yang besar akan dihadapkan pada masalah keterlambatan

penanganan arsip aktif, yang justru berakibat pada in efisiensi dan in efektifitas.

b.      Sistem Penyimpanan Desentralisasi

Desentralisasi menunjukkan pendistribusian wewenang penyelenggaraan kegiatan

kearsipan kepada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.

Keuntungan Desentralisasi :

1)      Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan

2)      Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada dilokasi unit atau bagian

3)      Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.

Kelemahan Desentrasilasi :

1)      Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan

2)      Pemborosan biaya dan perlengkapan

3)      Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut

4)      Kemungkinan terdapat kesamaan arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip

tersendiri

c.       Sistem Penyimpanan Kombinasi atau Gabungan

14
 Sistem penyimpanan kombinasi atau ganda merupakan suatu cara kompromi yang

memperbolehkan setiap unit untuk menyimpan dan memelihara arsip atau warkat

aktifnya sendiri di kendali pusat unit kearsipan.

Keuntungan Sistem Gabungan :

1)      Keseragaman sistem penyimpanan dan penemuan kembali.

2)      Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnya arsip.

3)      Terpusatnya pengadaan peralatan sehingga akan lebih efisien dan efektif.

4)      Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penyusutan arsip.

5)      Memberikan perasaan “aman” bagi manajemen atau pengelola arsip.

Kelemahan Sistem Gabungan :

1)      Problem yang melekat dalam masing-masing sistem dapat muncul pada sistem

kombinasi.

2)      Arsip yang berkaitan tidak disimpan secara bersama-sama dalam satu kesatuan.

6.      Permasalahan Dalam Pengarsipan

Rumah sakit tersebut mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip karena

data tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat dan membutuhkan waktu yang

sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang dibutuhkan (Suryawan, 2013).

Akibat yang ditimbulkan adalah akan terganggunya proses retrival arsip atau

berkas rekam medis karena arsip tidak tersimpan dalam satu tempat sehingga saat arsip

atau berkas rekam medis di butuhkan dalam proses pelayanan, maka akan

membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menemukan arsip atau berkas rekam

medis yang di butuhkan. Hal ini akan mengganggu proses pelayanan terhadap

penggunanya (Suryawan, 2013).

Dampak selanjutnya, tenaga atau pegawai yang dibutuhkan dalam proses temu

kembali arsip akan tersebut akan bertambah karena arsip yang disimpan tidak di suatu

15
 tempat penyimpanan, jadi secara otomatis tenaga yang yang dibutuhkan akan semakin

banyak untuk menemukan arsip tersebut (Suryawan, 2013).

Belum lagi dampak lebih lanjut yang timbul dari penelusuran (temu kembali)

arsip tersebut. Masalah yang mungkin akan muncul adalah terkait dengan kualitas

pelayanan yang diberikan. Misal karena penemuan kembali arsip pasien membutuhkan

waktu yang terlalu lama, di sisi lain pasien juga ingin segera mendapatkan pelayanan

dari dokter, dokter juga harus segera mendapatkan arsip pasien (dalam hal ini berkas

rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada pasien, maka arsip pasien yang

berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya segera ditemukan. Namun, karena arsip

(rekam medis) tidak disimpan dalam satu tempat penyimpanan maka waktu yang

dibutuhkan untuk temu kembali arsip tersebut menjadi lama. Hal ini yang menyebabkan

tingkat kepuasan pasien dari segi pelayanan menjadi berkurang. Dampak berikutnya

yang timbul dari pasien yang kurang tingkat kepuasannya adalah pasien tersebut akan

menyebarkan informasi yang belum tentu kebenarannya, namun sesuai yang

dirasakannya, kepada orang lain. Tentu saja hal ini akan mengancam kelangsungan

organisasi kesehatan yang dalam hal ini adalah rumah sakit (Suryawan, 2013).

7.      Cara Pemecahan Masalah Pengarsipan

Menurut Suryawan (2013), masalah yang timbul akibat temu balik arsip yang

kurang cepat memiliki dampak yang paling banyak, maka diperlukan solusi agar data

yang dicari cepat ditemukan, di antaranya:

a.       Membuat sistem penyimpanan yang baik agar dalam penemuan kembali berkas rekam

medis dapat ditemukan dengan cepat.

b.      Membuat sistem  penjajaran berkas yang sesuai dengan arsip atau berkas rekam medis

yang ada di rumah sakit tersebut.

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

16
A.    Profil Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

1.         Sejarah, Visi, Misi, Motto dan Nilai Dasar RSUD Kabupaten Temanggung

a.      Sejarah RSUD Kabupaten Temanggung

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung didirikan pada tahun 1907

yang dulu bernama Rumah Sakit Umum Daerah Djojonegoro Temanggung. Pada tahun

1983, rumah sakit ini merupakan Rumah Sakit kelas D. Dengan Surat Keputusan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 303/MEN.KES/SK/IV/1987 RSUD

Djojonegoro Temanggung ditingkatkan menjadi Rumah Sakit Kelas C.

Pada tahun 2012, RSUD Djojonegoro Temanggung menerapkan Pola

Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD) per 1 Januari 2012

berdasarkan Keputusan Bupati Temanggung Nomor 440/448 Tahun 2011 dan berganti

nama menjadi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung. RSUD Kabupaten

Temanggung ditingkatkan menjadi Rumah Sakit Kelas B pada tahun 2013 dengan

Keputusan Menteri Kesehatan Nomor HK.02.03/I/1947/2013 tentang Penetapan Kelas

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung pada tanggal 11 November 2013.

RSUD Kabupaten Temanggung menempati lahan seluas 25.885 m 2 dengan kapasitas

Tempat Tidur (TT) sebanyak 216 TT yang terdiri dari :

1)   VIP                         : 18 TT

2)   Kelas Utama A       : 13 TT

3)   Kelas Utama B       : 10 TT

4)   Kelas IA                 : 19 TT

5)   Kelas IB                  : 9 TT

6)   Kelas II                   : 31 TT

7)   Kelas III                 : 94 TT

8)   HCU                       : 4 TT

9)   Isolasi                      : 9 TT

10)  ICU                         : 9 TT

17
b.      Visi

Memberikan Pelayanan Prima sebagai Pusat Rujukan Kesehatan.

c.       Misi

1)      Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan.

2)      Meningkatkan mutu dan kerjasama pendidikan kesehatan.

3)      Meningkatkan pengelolaan keungan yang efektif dan efisien.

4)      Meningkatkan kinerja dan disiplin pegawai.

d.      Motto

Kesembuhan dan Kepuasan Pasien merupakan Kebahagian Kami.

e.       Nilai Dasar

1)      Profesionalisme (Profesionalism).

2)      Kepedulian (Responsiveness).

3)      Kepuasan Pelanggan (Costumer satisfaction).

4)      Kewirausahaan (Enterpreneurship).

5)      Keterbukaan (Transparancy).

6)      Efisiensi (Efficiency) dan Keadilan (Equity)

2.      Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

Struktur organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

terlampir.

3.      Fasilitas Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

Temanggung

a.       Instalasi Gawat Darurat

b.      Instalasi Rawat Jalan

c.       Instalasi Rawat Inap

18
d.      Instalasi Rawat Intensif

e.       Instalasi Bedah Central

f.       Instalasi Radiologi

g.      Instalasi Hemodialisa

h.      Instalasi Laboratorium

i.        Instalasi Rehabilitasi Medik

j.        Instalasi Farmasi

k.      Instalasi Gizi

l.        Penunjang lain

B.     Profil Instalasi Radiologi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung

1.      Falsafah, Tujuan, Visi, dan Misi Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten

Temanggung

a.      Falsafah

Memberikan pelayanan radiodiagnostik dan USG sebaik-baiknya kepada

pelanggan sesuai klinis dan permintaan dokter, tidak lupa memperhatikan bahaya

radiasi dan perkembangan ilmu dan teknologi,

b.      Tujuan

Melakukan pemeriksaan rutin dan darurat untuk menunjang diagnosa atau terapi

serta beberapa pelayanan keahlian yang ada.

c.       Visi

Instalasi Radiologi berupaya untuk memberikan hasil interpretasi yang optimal

dan akurat.

d.      Misi

Memberikan pelayanan pemeriksaan diagnostik penunjang dengan menggunakan

teknologi imaging sinar-X, kepada seluruh staf medik fungsional dalam jajaran RSUD

19
 Kabupaten Temanggung dan pihak pengguna jasa layanan dari luar RSUD Kabupaten

Temanggung.

2.      Struktur Organisasi Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

Struktur organisasi Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung terlampir.

3.      Jenis Pelayanan di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

a.      Pemeriksaan Radiodiagnostik

1)      Pemeriksaan Radiodiagnostik Non Kontras

Pemeriksaan radiodiagnostik non kontras merupakan pemeriksaan radiodiagnostik

tanpa menggunakan media kontras dan dilaksanakan pada jam kerja serta dilaksanakan

sewaktu-waktu (CITO) kecuali pemeriksaan BNO (Blass Nier Oversich) polos.

Pemeriksaan radiodiagnostik non kontras tersebut meliputi pemeriksaan cranium, sinus

paranasal, mastoid, gigi, ekstremitas atas, ekstremitas bawah, thorax, abdomen, dan

vertebrae.

2)      Pemeriksaan Radiodiagnostik Kontras

Merupakan pemeriksaan radiodiagnostik menggunakan media kontras yang

dilakukan dengan persiapan terlebih dahulu. Persiapan tersebut sesuai dengan jenis

pemeriksaan yang akan dilakukan. Pemeriksaan radiodiagnostik dengan media kontras

meliputi pemeriksaan BNO-IVP (Intra Vena Pyelography), Colon In Loop

(CIL), Histerosalphingography (HSG), Uretrography, Custography,

Uretrocystography, dan Oesophagus.

b.      Pemeriksaan Ultrasonogrpahy (USG)

1)      USG Abdomen atau Ginjal

2)      USG Obstetri dan Gynecology

3)      USG Small Part (Thyroid, Mammae, Scrotum, Leher)

4)      USG Ekstremitas

c.       Pemeriksaan CT-Scan

20
a.       Pemeriksaan CT-Scan Kepala Kontras dan Non Kontras

b.      Pemeriksaan CT-Scan Thorax Kontras dan Non Kontras

c.       Pemeriksaan CT-Scan Abdomen Kontras dan Non Kontras

d.      Pemeriksaan CT-Scan Whole Body

C.    Paparan Masalah

Sistem pengarsipan merupakan salah satu bagian dari radiologi sebagai

penunjang kelancaran pelayanan dalam pengambilam data penyimpanan arsip pasien

baik yang masih dibutuhkan maupun yang sudah tidak dibutuhkan. Sistem pengarsipan

yang baik disusun secara teratur dan rapi pada satu tempat, misalnya ditempatkan pada

almari arsip di ruang arsip. Penempatan arsip sebaiknya tidak ditempatkan secara

terpisah. Tujuan dari penempatan tersebut adalah untuk mempermudah dalam pencarian

arsip kembali dengan cepat. Pengelompokan arsip terdiri dari urutan abjad, nomor

ataupu tanggal pembuatan radiograf yang akan lebih teratur dan efektif dalam pencarian

arsip bila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menggunakan berbagai

tempat dalam penempatan arsip. Arsip Radiograf rawat jalan ditempatkan secara acak di

dekat komputer billing di ruang administrasi. Pada penempatan arsip radiograf rawat

jalan tidak dipisahkan antara pemeriksaan radiograf biasa, pemeriksaan CT-Scan dan

USG. Tempat penyimpanan arsip pun kurang memadai, karena hanya diselipkan di

dekat tumpukan buku yang akan membuat radiograf mudah terlipat dan mudah rusak.

Kemudian untuk arsip radiograf dari rawat inap, IGD dan ICU ditempatkan dalam satu

rak di ruang jaga radiografer. Penempatan arsip radiograf tersebut kurang tertata rapi

karena hanya dijajar menurut tanggal dan tidak dipisahkan menurut bangsal atau ruang.

Sehingga akan menyulitkan dan kurang efektif dalam pencarian kembali arsip radiograf.

21
 Gambar 1. Penempatan Arsip Radiograf Rawat Jalan di Instalasi Radiologi RSUD

Kabupaten Temanggung

Gambar 2. Penempatan Arsip Radiograf Rawat Inap, IGD dan ICU di Instalasi
Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

Selain itu, penyedian buku pengambilan foto untuk mencatat laporan keluar

masuknya radiograf masih belum cukup memadai. Buku Ekspedisi di Instalasi

Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung terdiri dari buku pengambilan hasil rawat

jalan, buku pengambilan hasil untuk rawat inap, buku pengambilan hasil tanpa bacaan

dan buku pengembalian foto. Buku pengembalian foto tersebut tidak difungsikan

kembali karena peminjam terkadang malas untuk menulis laporan pengembalian arsip

radiograf dalam buku tersebut. Buku pengambilan foto antara pemeriksaan rontgen, CT-

22
 Scan dan USG dicampur jadi satu baik pada buku pengambilan foto rawat jalan, ICU,

IGD, maupun rawat inap. Buku pengambilan foto pada pasien rawat inap pun tidak

dipisahkan per ruang atau bangsal. Hal tersebut akan mengakibatkan kesulitan dalam

pencarian kembali pihak yang mengambil foto ketika terjadi kehilangan radiograf, hasil

CT-Scan maupun USG.

Selain arsip radiograf, penyimpanan arsip permintaan foto dan hasil ekspertisi

tidak rapi dan acak. Penempatan arsip tersebut kurang rapi dan masih tercampur antara

arsip radiograf, CT-Scan dan USG. Penempatan arsip permintaan foto dan hasil

ekspertisi diletakkan pada almari terbuka yang akan mempermudah kertas rusak dan

bercampur dengan arsip lainnya.

                                                                                    

Gambar 3. Penempatan Arsip Lembar Permintaan Foto dan Hasil Ekspertisi di Instalasi
Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung.

D.    Pembahasan

1.      Masalah Pada Pengelolaan Arsip Radiograf di Instalasi Radiologi RSUD

Kabupaten Temanggung.

a.       Sistem pengarsipan radiograf di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung

ditempatkan secara terpisah dan acak, tidak dikumpulkan pada satu ruang arsip sehingga

mempersulit proses pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

b.      Arsip radiograf tidak ditempatkan dalam satu almari khusus, untuk arsip radiograf

rawat jalan hanya diselipkan di dekat tumpukan buku di ruang administrasi sedangkan

23
 arsip radiograf rawat inap tidak dipisahkan per ruang atau bangsal dan bercampur

dengan arsip radiograf pasien dari IGD dan ICU.

c.       Di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung memiliki buku ekspedisi yang

khusus mencatat laporan masuk keluarnya radiograf namun buku ekspedisi tersebut

masih bercampur antara pengambilan hasil rontgen, CT-Scan maupun USG sehingga

ketika terjadi kehilangan arsip radiograf dan ingin menelusur kembali siapa yang

mengambil atau meminjam hasil sementara mengalami kesulitan.

2.      Solusi Pemecahan Masalah Pada Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Radiograf di

Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung.

a.       Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menyediakan tempat atau ruang

khusus untuk tempat penyimpanan arsip radiograf maupun arsip lembar permintaan foto

dan hasil ekspertisi. Untuk arsip radiograf diletakkan dalam satu almari. Arsip radiograf

pasien rawat jalan dijadikan dalam satu almari dan dibagi antara arsip rontgen, CT-Scan

dan USG. Sedangkan untuk pasien rawat inap dan IGD disimpan dalam satu almari

yang dibagi menjadi beberapa bagian menurut kelas atau bangsal.

Kelebihan :
1)      Penyimpanan radiograf yang diarsipkan di Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten
Temanggung akan lebih teratur karena tersimpan dalam satu tempat.
2)      Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pencarian suatu radiograf yang diarsipkan
akan semakin singkat.

            Kekurangan :

            Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung harus menyediakan ruangan

sendiri yang               lebih luas untuk tempat pengarsipan radiograf dan membutuhkan

dana yang besar untuk                       menyediakan ruang arsip tersebut.

b.      Menyusun arsip radiograf dalam almari yang sudah terbagi-bagi menurut jenis arsip nya

baik rawat jalan, ICU, IGD dan rawat inap. Untuk arsip rawat jalan dipisahkan menjadi

24
arsip rontgen, CT-Scan dan USG sedangkan rawat inap dipisahkan menurut bangsalnya.

Untuk penyusunan arsip lembar permintaan foto dan arsip hasil ekspertisi sebaiknya

disusun secara rapi dalam stopmap yang didalamnya terdapat pengait kemudian

disimpan dalam almari dan diurutkan berdasarkan tanggal serta dipisahkan menurut

jenis pemeriksaannya sehingga mudah dalam pencarian kembali ketika dibutuhkan.

Berikut adalah desain almari untuk arsip radiograf rawat jalan dan rawat inap serta

IGD :

Gambar 4. Desain Almari Arsip Radiograf Rawat Jalan

25
 Gambar 5. Desain Almari Arsip Radiograf Rawat Inap, IGD dan ICU

Kelebihan :

1)   Arsip radiograf rawat jalan, IGD, ICU maupun rawat inap akan tertata rapi karena

sudah dipisahkan menurut jenis dan bangsal (untuk rawat inap).

2)   Pencarian arsip radiograf kembali akan lebih mudah dan tidak menghabisakan banyak

waktu.

3)   Stopmap yang digunakan harganya murah sehingga tidak memerlukan biaya yang besar

untuk membeli stopmap.

 Kekurangan :

1)      Instalasi Radiologi RSUD Temanggung membutuhkan dana untuk menyediakan almari

yang akan digunakan untuk menempatkan arsip radiograf baik rawat jalan, IGD, ICU

maupun rawat inap.

2)      Pengadaan stopmap untuk menyimpan arsip lembar permintaan foto dan hasil ekspertisi

sulit karena pihak gudang rumah sakit membatasi jumlah permintaan barang yang

dibutuhkan.

c.       Membuat buku ekspedisi secara terpisah yaitu buku ekspedisi pasien rawat jalan

rontgen, CT-Scan dan USG. Kemudian buku ekspedisi untuk pasien rawat inap yaitu

26
 dipisahkan menurut bangsal untuk buku ekspedisi rontgen, CT-Scan dan USG. Di

Instalasi Radiologi RSUD Kabupaten Temanggung menyediakan buku ekspedisi

pengambilan foto tanpa hasil yang sangat bermanfaat untuk mengetahui pihak yang

meminjam atau mengambil hasil rontgen, CT-Scan dakembali buku pengembalian arsip

radiograf.

Kelebihan :

1)      Mempermudah dalam pencarian kembali pihak yang meninjam atau mengambil hasil

ketika terjadi kehilangan maupun kesalahan yang lain terkait dengan hasil rontgen, CT-

Scan maupun USG.

2)      Instalasi Radiologi mempunyai bukti tertulis yang menjelaskan keberadaan radiograf

yang diarsipkan dan mengetahui apakah arsip radiograf sudah diambil pasien atau

keluarga pasien atau dipinjam oleh dokter maupun perawat, sehingga kemungkinan

untuk terjadinya kesalahan atau kekeliruan yang dibebankan ke Instalasi Radiologi

semakin kecil.

Kelemahan :

1)      Banyaknya buku ekspedisi yang harus dibuat.

2)      Petugas bekerja ganda untuk mencari dan membedakan pencatatan antara radiograf

yang dipinjam dengan radiograf yang sudah diambil pasien atau keluarga pasien.n USG

dengan tanpa bacaan atau hasil ekspertis dari dokter. Selain itu, petugas dan seluruh

pihak radiologi memanfaatkan 

BAB IV

PENUTUP

A.     Kesimpulan

      Berdasarkan hasil analisis diatas tentang Sistem Pengelolaan Arsip di Instalasi Rumah

Sakit Umum Daerah Kabupaten Temanggung dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

27
     1.      Masalah yang dihadapi dalam sistem pengelolaan arsip adalah tidak tersedianya

ruang khusus arsip, penempatan arsip radiograf baik rawat jalan, rawat inap, IGD dan

ICU maupun arsip lembar permintaan foto dan hasil ekspertisi ditempatkan secara acak

dan terpisah, dan penyediaan buku ekspedisi yang kurang memadai.

    2.      Solusi pemecahan masalah pada sistem pengarsipan di Instalasi Radiologi RSUD

Kabupaten Temanggung adalah menyediakan ruang khusus arsip, menyediakan almari

khusus arsip untuk arsip radiograf rawat jalan, rawat inap, IGD dan ICU. Penempatan

arsip radiograf rawat jalan dipisahkan menurut jenis pemeriksaan seperti pemeriksaan

rontgen, CT-Scan dan USG sedangkan untuk arsip radiograf rawat inap, IGD dan ICU

dipisahkan menurut bangsal atau kelas. Untuk arsip lembar permintaan foto dan hasil

ekspertisi diurutkan berdasarkan nomor foto dan dikelompokkan berdasarkan periode

tertentu dalam stopmap yang terdapat pengaitnya.

B.     Saran

      Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan, didapatkan saran sebagai berikut :

     1.      Pihak Rumah Sakit menyediakan almari untuk penempatan arsip radiograf untuk

rawat inap dan rawat jalan, selain itu menyediakan stopmap yang terdapat pengaitnya.

    2.      Seluruh karyawan di Instalasi Radiologi memfungsikan kembali buku pengembalian

foto agar mempermudah dalam mencari pihak yang mengambil atau menghilangkan

arsip foto.

DAFTAR PUSTAKA

Endang, Sri. 2014. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan.

http://anugerahdino.blogspot.com/2014/05/jenis-jenis-arsip.html diakses pada tanggal
19 Maret  2015.

Instalasi Radiologi. 2011. Standar Pelayanan. Temanggung : Instalasi Radiologi RSUD

Kabupaten Temanggung.

Liwoso, Aldy Gustav. 2012. Modul Analisa Sistem Informasi Radiologi.

https://id.scribd.com/doc/118627512/Modul-Analisa-Sistem-Informasi-Radiologi-PDF.
Aldy Gustav Darma Liwoso 2012 diakses pada tanggal 19 Maret 2015.

28
 Permenkes No. 147 tahun 2010 tentang Perijinan Rumah Sakit

RSUD Kabupaten Temanggung. 2014. Profil Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten
Temanggung. Temanggung : RSUD Kabupaten Temanggung.

Suryawan. 2013. Mengidentifikasi Masalah Yang Terkait Sistem Pengelolaan Arsip.

http://suryawan08.blogspot.com/2013/04/mengidentifikasi-masalah-yang-terkait.html.
diakses pada tanggal 18 Maret 2015.

Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

Undang-Undang Nomor 44 Tahun 200 9 tentang Rumah Sakit.

Yuliasari, Dwi. 2012. Tatacara Pengarsipan. http://jurusankuskr.blogspot.com/2012/11/tata-

cara-pengarsipan.html dwi yuliasari 2012 diakses pada tanggal 19 Maret 2015.

29