MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

Penulisan Laporan Bisnis, Laporan Singkat, dan Laporan Formal

dalam Acara Kebudayaan Tahunan Daring PT Sejahtera Berkarya
“Java Jazz Festival Negeri di Atas Awan”

KELOMPOK VII:
1. Rifqi Nur Adli (141200070/ EM-C)
2. Angelita Tyas Wahyuningrum (141200071/ EM-C)
3. Rachmawati Sulastini Dias (141200072/ EM-C)
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya makalah
tentang Laporan Komunikasi Bisnis. Atas dukungan moral dan materil yang diberikan dalam
penyusunan makalah ini, maka penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Bapak Aryono Yacobus, Drs. MM selaku Komunikasi Bisnis, yang banyak memberikan
materi pendukung, masukan, dan bimbingan kepada penulis.
2. Orang tua yang selalu mendukung kami dalam mengerjakan tugas makalah ini.
3. Teman-teman yang selalu mendukung dan bekerja sama dalam mengerjakan tugas makalah
ini.

Semoga makalah yang kami buat dapat berguna bagi mahasiswa khususnya civitas
akademika dalam membangun kehidupan yang cerdas berpendapat di kalangan mahasiswa.
Penulis menyadari bahwa makalah ini belumlah sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang
membangun dari rekan-rekan sangat dibutuhkan untuk penyempurnaan makalah ini.

Yogyakarta, 28 Maret 2021

Tim Penulis
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL..................................................................................................... i
KATA PENGANTAR................................................................................................... ii
DAFTAR ISI................................................................................................................. iii

BAB I PENDAHULUAN............................................................................................. 1
A. Latar Belakang.................................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah............................................................................................. 2

BAB II DASAR TEORI............................................................................................... 3

A. Laporan Bisnis.................................................................................................. 3
B. Laporan Singkat................................................................................................ 8
C. Laporan Formal................................................................................................ 13

BAB III KASUS............................................................................................................ 21

A. Contoh Kasus..................................................................................................... 21

BAB IV PEMBAHASAN............................................................................................. 23
A. Pembahasan Kasus............................................................................................ 23

BAB IV REKOMENDASI........................................................................................... 33
A. Rekomendasi Kasus.......................................................................................... 33

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 34

 BAB I
PEDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagai makhluk ciptaan Tuhan, manusia diberikan kelebihan yaitu mempunyai akal
pikiran, dengan adanya akal pikiran tersebut kita dapat memanfaatkannya untuk berpikir dan
berkembang melihat kebudayaan sebagai sarana seni manusia. Kebudayaan erat kaitannya
dengan pengetahuan kita. Kebudayaan sering menjadi ajang untuk menyampaikan pesan dan
berekreasi atau promosi untuk kebudayaan lain. Di era globalisasi tentu mudah menemukan
kebudayaan orang lain apalagi ketersediaan akses internet yang bisa melihat “dunia”. Seperti
pikiran manusia, kebudayaan juga mulai berkembang. Perkembangan budaya saat ini banyak
dipengaruhi oleh teknologi dan budaya global yang saling berkolaborasi. Apalagi di era
pandemi ini, terdapat budaya baru yaitu tatap muka daring yang tidak familiar sebelumnya.
Kebudayaan yang biasa dilakukan manusia adalah pertunjukkan kesenian. Kesenian
yang biasanya digelar secara langsung pun tak luput berdampak dari pandemic COVID-19
ini. Aturan dan protocol kesehatan yang jelas berkontradiksi dengan konsep acara
pertunjukkan kesenian. Kemudian manusia memikirkan cara lain supaya hal itu tetap
terlaksana. Yaitu mengkolaborasikan teknologi internet di dalam konsep pertunjukan seni.
Karena ini adalah hal yang baru untuk dikembangkan, sehingga manager berperan penting
memikirkan konsep dan mengajukan bentuk laporan bisnis kepada mitra acara terkait. Oleh
karena itu bentuk laporan bisnis sangat penting dipelajari bagi sebuah perusahaan terutama
dalam konteks ini pekerja seni dalam menganalisa operasional dan biaya yang akan
dikeluarkan. Laporan singkat dan laporan formal adalah poin penting dalam berkomunikasi
yang biasanya diminta oleh manager yang lebih tinggi untuk menunjukkan gambaran utama
seperti membentuk konsep yang digunakan dalam pengmbilan keputusan dan sumber
informasi.

1
B. Rumusan Masalah
a. Bagaimana bentuk laporan dalam komunikasi bisnis?
b. Bagaimana komponen laporan bisnis, singkat dan formal?
c. Bagaimana cara menyusun sampai membuat laporan?
d. Berdasarkan studi kasus yang ada, apa saja laporan yang cocok?

2
 BAB II
DASAR TEORI

A. LAPORAN BISNIS

Pengertian Laporan Bisnis

Himstreet dan Baty dalam buku Business Communications mendefinisikan laporan bisnis
sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan
informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau Lembaga ke Lembaga yang
lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Berdasarkan definisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa laporan bisnis mempunyai
berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik internal
maupun eksternal, biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi,
dan memiliki tujuan tertentu yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Suatu laporan dapat dapat berbentuk tertulis atau lisan. Laporan dapat memberikan penyajian
informasi yang logis, akurat, dan tidak emosional. Agar suatu laporan dapat dengan mudah dibaca
maka laporan memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, serta
teknik-teknik lainnya.

Bagi suatu perusahaan, umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi
berbagai keperluan, antara lain :

1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya, laporan

operasional dan laporan kegiatan personal.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi suatu perusahaan. Misalnya, laporan pajak, laporan analisis dampak
lingkungan, laporan ketenagakerjaan.

3
 4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal. Misalnya, laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan atas masalah tertentu. Misalnya, laporan atau riset, laporan troubleshooting,
dan laporan justifikasi.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal
penjualan.

Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat di masukkan ke dalam beberapa klasifikasi, yaitu :

1. Menurut Fungsinya

Suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi atau untuk analisis.
Suatu laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta-fakta dan rangkuman
tanpa melakukan analisis, kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan
informasional adalah laporan perkembangan, laporan sementara, dan laporan triwulan.
Sedangkan laporan analitis menyajikan fakta-fakta, menganalisis, dan menafsirkannya,
kemudian mengambil kesimpulan sera memberi rekomendasi. Laporan analitis mungkin
diberi label, seperti laporan rekomendasi, usulan, atau laporan justifikasi.

2. Menurut Subjeknya

Suatu laporan dapat dibedakan menurut dari departemen mana laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan pengumpulan
kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi,
laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.

3. Menurut Formalitasnya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal.
Laporan formal bisa disebut dengan laporan panjang, biasanya lebih dari 10 halaman,

4
mencakup masalah-masalah yang kompleks, dan biasanya mencakup body text, prefatory
parts, dan supplemental parts. Sedangkan laporan nonformal bisa disebut juga dengan
istilah laporan singkat dan biasanya hanya mencakup badan teks atau body text. Namun
demikian, sejumlah laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman,
catatan akhir, dan lampiran.

4. Menurut Keasliannya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela dan publik atau
swasta. Laporan otoritas adalah laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat
kuasa dari orang lain atau komite. Laporan sukarela adalah laporan yang dibuat atas
inisiatif sendiri. Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh perusahaan-perusahaan
swasta. Laporan publik adalah laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah,
termasuk sekolah-sekolah, rumah-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiayai
oleh negara.

5. Menurut Frekuensinya

Suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara berkala atau khusus.
Laporan berkala dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, ataupun
tahunan. Sebagai contoh, laporan bursa saham setiap jam, laporan penjualan setiap hari,
laporan biaya setiap minggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap
kuartal, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus dapat ditulis jika kebutuhan akan
suatu informasi muncul. Laporan khusus mencakup situasi atau kejadian yang unik atau
khusus, seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

6. Menurut Jenisnya

Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenis laporan
dapat bersifat formal maupun informal. Laporan formal disebut juga dengan laporan
Panjang. Sedangkan, laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan
laporan cetak.

7. Menurut Kegiatan Proyek

5
 Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu :
• Laporan pendahuluan, mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil
yang diharapkan, dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai.
• Laporan perkembangan, disusun secara berkala
• Laporan akhir, dibuat pada saat proyek berakhir
8. Menurut Pelaksanaan Pertemuan
Laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam beberapa laporan, yaitu :
• Agenda, dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung,
mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam
pertemuan.
• Resolusi, laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus dalam suatu pertemuan.
• Notulen, laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
• Laporan pertemuan, laporan resmi yang cakupan bahasanya lebih luas dan
berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

Persiapan Penulisan Laporan Bisnis

Sebelum menulis laporan, ada empat tahap yang harus dipersiapkan, yaitu :

1. Mendefinisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup. Jawaban terhadap pertanyaan-

pertanyaan seperti : apa yang diinginkan, berapa banyak, mengapa, dan kapan akan
membantu dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang lingkup, keterbatasan, dan judul
suatu laporan.
2. Mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan. Dalam mempersiapkan
laporan bisnis perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audiens.
Artinya, perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari
segi Pendidikan, pengalaman, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar
laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audiens dapat diterima dan mengenai
sasarannya.

6
 3. Menentukan ide atau gagasan. Pertama, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum.
Kemudian membuat laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa
laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang
diperlukan.
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya.
Contohnya, mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder (dari
majalah, surat kabar, ensiklopedia, dokumen pemerintah) dan melakukan penelitian
primer (dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan,
wawancara, daftar pertanyaan).
5. Menganalisis dan menafsirkan data. Dalam tahap ini harus objektif, jujur, dan tidak
pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.
6. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir. Sebelum menyiapkan
kerangka, perlu mengetahui tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode
pengorganisasian dan kerangka.

Bagian Pokok Laporan Bisnis

Setelah menyelesaikan tahap persiapan, selanjutnya adalah membuat bagian pokok laporan
bisnis yang mencakup :

1. Pendahuluan
Dalam bagian ini, terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain :
• Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan.
• Layout atau rencana presentasi menceritakan kepada pembaca mengenai apa
saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
• Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum
maksud atau tujuan laporan bisnis.
• Maksud penulisan laporan merupakan suatu hal yang sangat penting. Istilah
lain yang serupa antara lain : tujuan, misi, strategi, atau sasaran.
• Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas pokok bahasan pada
laporan bisnis.

7
 • Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi seperti : membaca
bahan di perpustakaan, melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.
• Sumber-sumber primer atau sekunder meliputi publikasi, catatan perusahaan,
surat, memo, dan hasil wawancara karyawan.
• Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, jika
pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran
menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.
• Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki
beberapa penafsiran.
• Keterbatasan seperti dalam hal dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang
tersedia.
• Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam
suatu laporan bisnis.
2. Teks
Dalam bagian ini membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting dan secara
rinci. Bagian ini juga dapat membantu untuk mencapai maksud penulisan laporan
bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu.
3. Penutup
Fungsinya untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau
memberi rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi judul rencana tindakan atau
proposisi.

B. LAPORAN SINGKAT

Karakteristik Laporan Singkat

Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary

8
parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak)
karena hanya terdiri atas satu atau dua lembar halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih
menekankan pada tubuh laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian
penutup.

Di samping itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen atau unsur penting
dalam suatu laporan formal, antara lain :

• Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
• Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
• Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
• Format memo atau surat.

Perencanaan Laporan Singkat

Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara
lain pembaca, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen atau unsur akan mempengaruhi
format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan.

Penentuan Format dan Panjang Laporan

a. Preprinted : Sebuah laporan yang dirancang dalam format cetakan di mana pihak yang
berkepentingan cukup mengisi atau melengkapi formulir yang sudah disiapkan dalam format
tercetak.

b. Surat : Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang,
dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan
dilengkapi dengan judul, catatan kaki, tabel, dan gambar.

c. Memo : Format yang paling umum untuk laporan singkat (kurang dari sepuluh halaman) yang
digunakan untuk kepentingan pihak luar suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut:
tanggal kapan memo itu ditulis, kepada siapa memo dikirim, dari siapa, dan subjek atau hal apa
memo tersebut akan disampaikan kepada pihak lain.

9
d. Manuskrip : Laporan yang memiliki beberapa halaman sampai ratusan halaman memerlukan
suatu pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak
komponen baik sebelum teks maupun setelah teks.

Penentuan Struktur Dasar

Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

1. Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan
atau ingin mengeliminasi beberapa data?
2. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah
menggunakan direct order atau indirect order?
3. Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah
menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan,
kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut
argumen yang logis?

Pengorganisasian Laporan Singkat

Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional

Laporan informasional mempunyai satu tujuan dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan
istilah yang tegas. Laporan informasional yang banyak digunakan dalam dunia bisnis mencakup
laporan pemantauan dan operasi pengendalian, pernyataan prosedur dan kebijakan, laporan
aktivitas personal, dan laporan dokumentasi kerja klien. Laporan informasional terdiri atas :

1. Laporan Periodik (Berkala)

Laporan periodik adalah laporan internal yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu
departemen atau divisi selama periode tertentu. Tujuannya adalah untuk memberikan
gambaran bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan
dapat melakukan koreksi bilamana perlu. Hal yang paling penting dalam menulis laporan
periodik adalah berlaku jujur tentang masalah dan cara penanganannya.

10
 Laporan periodik biasanya ditulis dalam format memo. Pada bagian pendahuluan, materi
bahasannya sebaiknya ditulis cukup singkat dan menyeluruh (komprehensif). Laporan periodik
harus mengikuti format dan organisasi umum yang sama dari periode ke periode. Kebanyakan
laporan ini disusun berdasarkan urutan berikut ini.

• Peninjauan atas Tanggung Jawab Rutin. Dalam beberapa kasus, peninjauan lebih
memfokuskan pada hasil statistik atau keuangan. Namun dalam kasus lain, peninjauan
terhadap suatu kasus dapat dijelaskan dengan membuat laporan singkat berdasarkan format
memo.
• Diskusi/Pembahasan Proyek Khusus. Suatu deskripsi dari proyek baru atau proyek khusus
yang telah dikerjakan selama periode pelaporan. Dalam hal ini, berbagai aspek dapat
didiskusikan berkaitan dengan kalayakan suatu proyek, seperti aspek legalitas (hukum),
pemasaran (marketing), keuangan (financial), produksi, dan lingkungan.
• Rencana Periode yang Akan Datang. Suatu jadwal kegiatan yang direncanakan untuk
periode pelaporan yang akan datang. Dalam hal ini, perlu dipersiapkan perencanaan awal
proyek (penyusunan proposal proyek), pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, serta
bagaimana persiapan pelaporannya.
• Analisis Masalah/Problem. Meskipun sering kali termasuk ke dalam telaah kegiatan rutin
atau kegiatan khusus, analisis masalah kadang-kadang ditempatkan pada bagian terpisah
untuk menarik perhatian terhadap hal-hal yang mungkin memerlukan intervensi tingkat
tinggi.
2. Laporan Aktivitas Personal (Individu)

Laporan aktivitas personal berisi deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama
suatu konferensi, konvensi, atau dalam perjalanan. Laporan ini dimaksudkan untuk
menginformasikan kepada manajemen tentang setiap informasi penting atau keputusan yang
diambil. Laporan aktivitas personal sering kali ditulis dalam bentuk memo.

11
Pengorganisasian Laporan Analitis

Laporan analitis dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Hal yang termasuk ke dalam laporan analitis antara
lain: laporan justifikasi, usulan klien, dan laporan troubleshooting. Dalam laporan analitis,
informasi memainkan peranan yang sangat penting.

Laporan analitis umumnya ditulis untuk memberikan tanggapan terhadap kemunculan

kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatu organisasi. Laporan tersebut dirancang untuk
memberikan pedoman atau penuntun kepada pembaca terhadap suatu keputusan.

a. Laporan Justifikasi

Laporan justifikasi adalah usulan internal yang digunakan untuk melakukan persuasi
kepada manajemen puncak agar menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu. Bila pembaca
ingin mengetahui tindakan apa yang perlu diambil, maka dapat menggunakan rekomendasi sebagai
poin utamanya.

b. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien

Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang
diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien. Pendekatan yang sering digunakan adalah
pendekatan langsung, namun pengorganisasiannya melalui pernyataan masalah yang selanjutnya
diikuti dengan cara pemecahan masalah.

c. Laporan Troubleshooting

Laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi pada keputusan yang disusun
untuk kepentingan manajemen puncak. Bila Ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah
memahami ide-ide, maka perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan yang dibuat.
Poin utama dalam kerangka, harus berkaitan dengan alasan-alasan yang mendasari kesimpulan dan
rekomendasi. Masing-masing alasan itu perlu didukung dengan bukti-bukti yang telah
dikumpulkan selama melakukan analisis.

12
 C. LAPORAN FORMAL

Mendefinisikan Masalah

Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan informasional maupun analitis, tahap pertama
adalah mendefinisikan masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk
dapat menyelesaikan suatu laporan. Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut
dibuat, sebelum anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan berikut ini dapat
membantu anda dalam melakukan investigasi/penelitian.

⚫ Apa yang perlu ditentukan?

⚫ Mengapa masalah tersebut penting?
⚫ Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
⚫ Dimana munculnya suatu masalah?
⚫ Kapan masalah itu muncul?
⚫ Bagaimana situasinya?

Mengembangkan Pertanyaan Tujuan

Dalam pertanyaan-pertanyaan pembuka, Anda harus mengembangkan pernyataan tertulis

secara jelas terhadap tujuan suatu laporan. Selanjutnya, Anda perlu melakukan cek ulang atas
pernyataan tersebut dengan orang yang memiliki otoritas. Dalam mengembangkan suatu
pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara tiga cara berikut ini.

⚫ Menggunakan kalimat infinitif.

⚫ Menggunakan pertanyaan.
⚫ Menggunakan suatu pernyataan deklaratif

Kerangka Untuk Analisis

Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Anda perlu mengelompokkan masalah ke dalam

serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan factoring.

13
Penelitian juga memerlukan kerangka(outline) untuk keperluan analisis karena memungkinkan
anda memecahkan masalah, seperti kerangka laporan memungkinkan Anda menulis dengan cara
yang sistematis. Akan tetapi, membuat kerangka untuk penelitian tentu akan berbeda dengan cara
membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah pemecahan masalah,
sedangkan kerangka laporan berisi alternatif pemecahan masalah.

Mengembangkan Struktur yang Logis

Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami sesuai
dengan subjek penelitiannya. Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda secara menyeluruh
untuk menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitis,
atau gabung keduanya.

a. Tugas Informasional
Suatu studi yang mengarah kepada laporan faktual dengan sedikit analisis atau penafsiran
umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut dapat disusun dalam
berbagai cara.

Urutan Tingkat Kepentingan. Misalnya, saat menelaah lima kelompok produk; Anda dapat
mengorganisasi studi Anda dengan membuat peringkat penjualan setiap kelompok produk, mulai
dari kelompok produk yang menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil.

Secara Berurutan. Jika Anda sedang melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan
informasi selangkah demi selangkah, mulai dari langkah/tahap 1, 2, 3, dan seterusnya.

Secara Kronologis. Ketika melakukan suatu investigasi atas serangkaian peristiwa, Anda
mengorganisasi peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian atau peristiwa terjadinya,
seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari, Februari, Maret, dan seterusnya.

Menurut Ruang Tempatnya. Jika Anda sedang mempelajari suatu objek secara fiisik, Anda
dapat mempelajarinya dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan
seterusnya.

14
 Menurut Geografis. Jika lokasi merupakan faktor yang penting dalam studi Anda, gunakanlah
geografis sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah Jakarta, Semarang,
Yogyakarta, Surakarta, dan sebagainya.

Menurut Kategori. Jika Anda diminta untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu
objek, perhatikan satu kategori seperti penjualan, laba, biaya, atau investasi.

Metode-metode tersebut bisa digunakan dalam menyusun laporan pemantauan atau laporan
pengendalian, prosedur dan kebijakan, serta laporan perkembangan sementara.

b. Tugas Analitis
Laporan yang berisi analisi, kesimpulan, dan rekomendasi umumnya dikategorikan dengan
metode pemecahan masalah. Hipotesis merupakan suatu pendekatan struktural yang paling umum.
Bila masalahnya adalah menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari pemecahan
suatu masalah, salah satu cara untuk mengatasinya adalah memformulasikan penjelasan hipotesis.

Aturan Pembagian

Berikut ini adalah beberapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke beberapa
komponen.

a. Memilih Prinsip-prinsip Dasar Pembagian Secara Benar

Misalnya, Anda ingin membagi masalah-masalah produksi ke dalam 2 kelompok, yaitu
masalah yang timbul karena kesalahan manusia dan masalah yang timbul karena kegagalan mesin,
bukannya masalah yang muncul bila mesin dimatikan dan mesin dihidupkan.

b. Gunakan Satu Kategori/Prinsip Setiap Kali Membagi Laporan ke Dalam Sub-subtopik

Misalnya, Anda membagi studi Anda tentang pemasaran pasta gigi menurut flouride dan
nonflouride. Kemudian Anda menambahkan satu kategori, seperti pasta gigi flouride di Surakarta.
Penambahan kategori yang baru ini tentu akan mengganggu Anda dalam melakukan analisis.

15
Kecuali setelah Anda melakukan pembahasan antara pasta gigi yang menggunakan fluoride dan
pasta gigi yang tidak menggunakan fluoride, Anda mungklin ingin melihat penjualan pasta gigi
atas dasar lokasi geografis atau kelompok sosial ekonomi.

c. Setiap Pembagian Kelompok Harus Terpisah dan Berbeda

Pembagian/pengelompokan penduduk dapat didasarkan pada jenis kelamin, usia, tingkat
sosial ekonomi, dan sebagainya. Setiap pembagian harus dipisahkan dari pembagian yang lain.

d. Teliti dalam Melakukan Pendaftaran Semua Komponen

Dalam melakukan pendaftaran suatu komponen hendaknya dilakukan dengan cara yang teliti
dan seksama, jangan sampai suatu komponen yang penting terlewatkan dari pencatatan.

Menyusun Kerangka Pembuka

Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide, kerangka pembuka
(preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat
diperlukan, jika :

⚫ Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas,
⚫ Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber serta jenis datanya,
⚫ Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi
(riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.
Secara umum ada 2 sistem pembuatan kerangka, yaitu sistem alfanumeris dan sistem desimal.
Dalam menulis kerangka, Anda juga harus memilih antara caption kerangka deskriptif dan
informatif. Caption kerangka deskriptif memuat subjek yang akan dibahas, sedangkan caption
kerangka informatif (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu masalah.

Menyusun Rencana Kerja

Selanjutnya Anda perlu menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka
pembuka (pendahuluan). Jika Anda menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri, rencana
tersebut relatif infomal berisi daftar sederhana mengenai langkah-langkah perencanaan, estimasi
urutan dan waktu, serta sejumlah sumberr informasi yang Anda gunakan.

16
 Jika Anda melakuikan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan
memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut,
sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan
diterima. Suatu rencana kerja normal umumnya mencakup beberapa hal sebagai berikut:

⚫ Permasalahan yang dihadapi.

⚫ Maksud dan scope (ruang lingkup) investigasi Anda.
⚫ Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi, observasi atau eksperimen, dan batasan
waktu, uang, atau data yang tersedia).
⚫ Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang
bertanggungjawab, kapan akan dilakukan, dan berapa biaya investigasi.

Melakukan Penelitian

Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Rencana kerja yang telah
Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini,
bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber primer
(primary sources) maupun sekunder (secondary sources). Sumber primer akan memberikan
informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli untuk tujuan tertentu. Sedangkan
sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan
tertentu. Data sekunder berasal dari laporan tangan kedua.

Sumber-sumber Primer

Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu :

a. Dokumen
Dokumen-dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan penjualan,
neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan pelanggan dan pemasok,
serta kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi pemerintah juga termasuk sumber-sumber
primer.

17
b. Observasi
Observasi atau pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh sumber data primer
dalam dunia bisnis. Anda mungkin dapat mengunjungi atau mengamati kegiatan yang tengah
berlangsung dalam suatu bisnis.

c. Survei
Salah satu cara untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan
adalah bertanya kepada orang-orang yang mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan
dengan bidang keahliannya. Anda dapat melakukan survei dengan menggunakan daftar pertanyaan
yang telah anda susun sedemikian rupa sehingga memudahkan anda untuk melakukan wawancara.
Melakukan wawancara nampaknya sederana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan cermat akan
sia-sia hasilnya.

Suatu survei formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara lain:

⚫ Apakah anda ingin wawancara tatap muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan?
⚫ Berapa jumlah sampel yang akan anda teliti?
⚫ Pertanyaan khusus apa yang harus anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang valid
Pengembangan daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada beberapa bentuk
pertanyaan yang dapat anda gunakan untuk memperoleh informasi dari para responden, antara lain
dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau tidak, pilihan, skala checklist, peringkat, dan
isian.

Ada beberapa petunjuk untuk mendapatkan hasil survei yang valid, antara lain:

⚫ Instruksi harus jelas sehingga memungkinkan para responden dapat mengisi pertanyaan sesuai
dengan yang diharapkan
⚫ Daftar pertanyaan sebaiknya singkat dan mudah untuk dijawab
⚫ Formulasi pertanyaan yang memungkinkan tabulasi dan analisis dengan mudah
⚫ Hindarkan pertanyaan pertanyaan yang mempunyai pengertian abstrak
⚫ Bertanyalah hanya satu hal pada suatu waktu
⚫ Lakukan pre-test atas daftar pertanyaan yang Anda susun padaa sekelompok kecil tertentu
untuk menghindarkan terjadinya salah penafsiran.
18
d. Eksperimen
Kegiatan ini lebih banyak dilakukan untuk bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena
eksperimen memerlukan manipulasi faktor-faktor yang tercakup di dalamnya secara lebih
ekstensif. Disamping itu, biaya yang diperlukan untuk melakukan eksperimen pada umumnya
relatif mahal dan untuk mengetahui hasil eksperimen perlu waktu yang cukup lama.

Sumber-sumber Sekunder

Ada beberapa alasan yang melatarbelakangi mangapa orang menggunakan sumber-sumber

sekunder, melalui jasa online atau jaringan internet.

a. Hemat Waktu
Mencari informasi melalui internet dapat menghemat waktu bila dibandingkan dengan cara
manual.

b. Ketelitian
Para peneliti memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap informasi yang
diperoleh melalui jaringan internet karena kutipan-kutipan tidak akan terlewatkan dalam proses
pencariannya.

c. Relevansi
Penelitian yang berpengalaman dalam mencari internet dapat memisahkan secara selektif
konsep-konsep dan istilah-istilah kunci untuk mengidentifikasi kutipan-kutipan atau artikel-artikel
yang mempunyai relevansi tinggi terhadap apa yang ditanyakan oleh para peneliti.

d. Efektivitas Biaya
Berkurangnya waktu pencarian dan meningkatnya relevansi bahan-bahan dalam suatu
proses dapat menghasilkan prosedur efektivitas yang tinggi.

Analisis Data

Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta
yang telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah andaa kumpulkan dari berbagai

19
sudut pandang, anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang anda siapkan dalam suatu
rencana kerja.

Perhitungan statistik

Kebanyakan data yang anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan
perhitungan statistik secara sederhana, anda dapat menghitung rata-rata, perkembangan, dan
korelasi. Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini,
rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.

Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua item dalam suatu kelompok
dengan jumlah item dalam kelompok tersebut. Mean ini sangat bermanfaat untuk membandingkan
antara satu item dengan rata-rata kelompok. Median dari sebuah kelompok tersebut ketika semua
anggota kelompok disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya. Median ini
bermanfaat, jika satu atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem (berbeda secara mencolok).
Mode adalah data yang paling sering muncul dalam suatu kelompok.

20
 BAB III
KASUS

A. Contoh Kasus

Pak Hari adalah manager EO dari PT Sejahtera Berkarya sebuah event tahunan “Java Jazz
Festival, Negeri di Atas Awan”. Biasanya event ini dilaksanakan secara langsung seperti acara
konser tahunan berlokasi di Dieng, Jawa Tengah. Tetapi tahun 2020, dikarenakan pandemic
COVID-19 konsep acara berubah menjadi online dan tidak mengundang tamu undangan hanya
bintang tamu artis ibukota dan beberapa penyair. Acara Java Jazz sebisa mungkin padat tetapi
tidak mengurangi kekhidmatan acara ini. Dalam konsep online tentu rencana pengeluaran dan
rundown harus dirombak. Pak Hari berkoordinasi dengan staf bagian acara terutama
menitikberatkan MOU dengan sponsorship dikarenakan perbedaan konsep acara di tahun 2020.
Pak Hari memerlukan paparan mengenai perusahaan yang akan menjadi sponsorship di acara ini.
Tanpa mengurangi kualitas dari sponsorship dan gueststar, Pak Hari ingin membuat laporan bisnis
perusahaan dan menawarkan kerja sama. Pak Beni selaku koordinator Humas, harus menyodorkan
bentuk laporannya minggu depan tanggal . Karena waktu terbatas dan ada banyak list perusahaan
yang ingin mendaftar jadi sponsorship di masa PSBB. Bagaimana usaha pak Beni agar Pak
Hari bisa menyajikan profil perusahaan dan saling berbagi informasi secara praktis namun
kredibel? Setelah satu minggu berlalu, Pak Hari bermaksud mem- Follow-up progress dari
beberapa staf dengan mengadakan rapat antar divisi dan beberapa dewan direksi, sekali lagi untuk
menghindari perkumpulan dan kerumunan, Pak Hari memandatkan kepada sekretaris manager EO,
Ibu Nana untuk membuat pesan kepada staf terkait dan dewan direksi. Saat hari pelaksanaan rapat
staf, ada kejadian di luar dugaan yang mengharuskan Bu Nana untuk sesegera mungkin melaprkan
hasil rapat ke Pak Hari. Apa laporan yang cocok dan pesan apa yang harus disampaikan oleh
Bu Nana kepada Pak Hari sebagai hasil dari rapat staf pertama?

Singkat cerita, Java Jazz online pertama telah dilaksanakan, pertunjukannya sangat
memuaskan sesuai dengan persiapan matang semua pihak. Ada penampilan dari penyanyi jazz
ibukota dan daerah, ada pula pertunjukkan tari Lengger khas Dieng. Aldo adalah mahasiswa dari

21
UPN Veteran Yogyakarta dari UKM seni divisi media dan broadcasting yang juga sempat
menonton via daring dan memiliki maksud membuat liputan event ini. Setelah negosiasi nya
dengan Pak Hari, Aldo diizinkan untuk mewawancarai kepala EO dan konseptor acara karena akan
dibroadcast pada UPN Veteran Magazines dan podcast seputar kebudayaan 2020. Terkait dengan
tujuannya, apa saja hal yang harus dilakukan Aldo?

22
 BAB IV
PEMBAHASAN

A. Pembahasan Kasus
Kasus mengenai acara musik yang beralih dari luring menjadi daring sangat berbeda sususan
dan teknis acaranya. Dalam waktu yang cukup singkat, Pak Hari harus mempertimbangkan mitra
sponsorship yang sesuai dengan acara “Java Jazz Festival, Negeri di Atas Awan”. Agar Pak Hari
mudah membaca profil dan operasional suatu perusahaan yang akan bergabung dengannya, Pak
Hari memerlukan Laporan bisnis yang relevan dengan konsep acara, mengingat anggaran dan lain-
lain. Sehingga ia mengutus pak Beni untuk membuat konsep laporan bisnis event ini yang
didasarkan pada :
1. Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misalnya, laporan
operasional dan laporan kegiatan personal.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur
yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja.
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hokum dan peraturan-peraturan yang
berlaku bagi suatu perusahaan. Misalnya, laporan pajak, laporan analisis dampak
lingkungan, laporan ketenagakerjaan.
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal. Misalnya, laporan perkembangan dan laporan akhir suatu kegiatan.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan
keputusan atas masalah tertentu. Misalnya, laporan atau riset, laporan troubleshooting,
dan laporan justifikasi.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal
penjualan.

Kemudian Pak Beni bersama bersama Bu Nana berdiskusi tentang bentuk laporan bisnis, bentuk
laporan bisnis disesuaikan pada:
1. Menurut Kegiatan Proyek
Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu :

23
 a. Laporan pendahuluan, mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang
diharapkan, dan bagaimana melakukan pelatihan pegawai.
b. Laporan perkembangan, disusun secara berkala
c. Laporan akhir, dibuat pada saat proyek berakhir

2. Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam beberapa laporan, yaitu :

a. Agenda, dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung,

mencakup jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam
pertemuan.
b. Resolusi, laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil
konsensus dalam suatu pertemuan.
c. Notulen, laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung,
mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
d. Laporan pertemuan, laporan resmi yang cakupan bahasanya lebih luas
dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

Langkah persiapan penyusunan laporan bisnis acara:

1. Mendefinisikan masalah, tujuan, dan ruang lingkup. Jawaban terhadap

pertanyaan-pertanyaan seperti : Event daring tahun ini harus memperhatikan
poin anggaran dan durasi, sehingga Pak Hari menginginkan 4 bintang tamu
dari artis ibukota, rincian:
2 penyanyi jazz dan sisanya boleh grup band atau penyanyi lain. Selambat-
lambatnya laporan diserahkan minggu depan (30 Maret 2020), dan 2 tamu
undangan wajib, yaitu Bapak Gubernur Jawa Tengah dan Menteri dari
kemenparekraf/ perwakilan.
2. Mempertimbangkan siapa yang akan menerima laporan. Dalam
mempersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan berbagai hal yang

24
 berkaitan dengan audiens. Dalam hal ini, secara garis besar kategori yang
menjadi sasaran yaitu perusahaan multinasional, unicorn, dan bank menjadi
sponsorship dan figure entertaintment (termasuk Mc, penyair dan penyanyi
lagu keroncong).
3. Menentukan ide atau gagasan. “Java Jazz Festival, Negeri di Atas Awan” tahu
ini mengusung tema “Pesona Indonesia di Negeri atas awan”, akan terlaksana
secara daring selama satu hari pada tanggal 4 Agustus 2020, malam hari, tempat
konser nya di Alun- alun utara Jl. Merdeka No. 1. Vibes megah dengan ciri khas
burung garuda dan batik. Dengan gambaran perkiraan sebagai berikut:
a. Stage berbentuk letter T
b. Dekorasi panggung tersinpirasi dari batik pekalongan dan kebudayaan jawa-
Bali.
c. Warna dominan merah dan putih, serta tambahan penerangan dengan teknologi UX/UI,
mempunyai spot tempat duduk kosong yang terdapat lampu terkoneksi dengan IoT (di
akhir acara ada atraksi drone, rundown terlampir).
e. Mengumpulkan bahan yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya.
Contohnya, mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder (dari
majalah, surat kabar, ensiklopedia, dokumen pemerintah) dan melakukan penelitian
primer (dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan,
wawancara, daftar pertanyaan).
f. Menganalisis dan menafsirkan data. Dalam tahap ini harus objektif, jujur, dan tidak
pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.
Data mengenai perlengkapan dekorasi dan dokumentasi, konsumsi, fee, dll
g. Mengorganisasi data dan mempersiapkan kerangka akhir. Sebelum menyiapkan
kerangka, perlu mengetahui tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode
pengorganisasian dan kerangka.

25
 Contoh MOU dan laporan bisnis

Kasus 2: Pak Hari sudah mempunyai kesepakatan dengan sponsorship dan bintang tamu serta
tamu undangan. Langkah selanjutnya adalah rapat mengenai teknis acara secara presentative, pada
tanggal 7 April 2020. Untuk Pejabat pemerintah wajib menggunakan surat, untuk artist dan
beberapa penyair hanya menerima pesan singkat via whatsapp atau LINE. Pak Hari memandatkan
kepada Bu Nana untuk mengatur jadwal meeting online tersebut dengan harapan juga mencatatnya
secara ringkas (laporan singkat) untuk diberikan kepada pihak yang terkait. Kemudian Pak Hari
membuat memo untuk Bu Nana.
Laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen atau unsur penting dalam suatu
laporan formal, antara lain :

• Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
• Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
• Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
• Format memo atau surat.

Bentuk laporan singkat yang diperlukan

1. Surat : Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang,
dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan
dilengkapi dengan judul, catatan kaki, tabel, dan gambar.

26
2. Memo : Format yang paling umum untuk laporan singkat (kurang dari sepuluh halaman) yang
digunakan untuk kepentingan pihak luar suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berikut:
tanggal kapan memo itu ditulis, kepada siapa memo dikirim, dari siapa, dan subjek atau hal apa
memo tersebut akan disampaikan kepada pihak lain.

Penentuan Struktur Dasar

Ada tiga masalah yang muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :

4. Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan
atau ingin mengeliminasi beberapa data?
5. Pendekatan psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah
menggunakan direct order atau indirect order?
6. Metode apa yang akan digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah
menggunakan pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan,
kronologis, lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut
argumen yang logis?

Pengorganisasian Laporan Analitis

Laporan analitis dirancang untuk melakukan persuasi kepada pembaca agar dapat
menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi. Hal yang termasuk ke dalam laporan analitis antara

a. Laporan Justifikasi

Laporan justifikasi adalah usulan internal yang digunakan untuk melakukan persuasi
kepada manajemen puncak agar menyetujui suatu investasi atau proyek tertentu. Bila pembaca
ingin mengetahui tindakan apa yang perlu diambil, maka dapat menggunakan rekomendasi sebagai
poin utamanya.

b. Usulan Bisnis Baru di Luar Klien

Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan untuk memperoleh produk, atau proyek yang
diterima oleh bisnis atau pemerintah di luar klien.

27
Pendekatan yang sering digunakan adalah pendekatan langsung, namun pengorganisasiannya
melalui pernyataan masalah yang selanjutnya diikuti dengan cara pemecahan masalah.

c. Laporan Troubleshooting

Laporan troubleshooting adalah dokumen yang berorientasi pada keputusan yang disusun
untuk kepentingan manajemen puncak. Bila Ingin agar pembaca berkonsentrasi dan mudah
memahami ide-ide, maka perlu memberikan suatu argumen yang logis dalam laporan yang dibuat.
Poin utama dalam kerangka, harus berkaitan dengan alasan-alasan yang mendasari kesimpulan dan
rekomendasi. Masing-masing alasan itu perlu didukung dengan bukti-bukti yang telah
dikumpulkan selama melakukan analisis.

Contoh memo pendelegasian perintah:

Contoh memo hasil notulensi rapat:

28
 Kasus 3: Aldo yang ingin membuat liputan mengenai event online ini. Langkah-langkah
yang seharusnya dilakukan Aldo untuk membuat laporan formal secara komprehensif, yaitu:

1. Mendefinisikan Masalah

Pertanyaan-pertanyaan berikut ini dapat membantu anda dalam melakukan investigasi/penelitian.

a. Apa yang perlu ditentukan?

b. Mengapa masalah tersebut penting?
c. Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
d. Dimana munculnya suatu masalah?
e. Kapan masalah itu muncul?
f. Bagaimana situasinya?

2. Mengembangkan Pertanyaan Tujuan

Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan satu di antara tiga
cara berikut ini.

g. Menggunakan kalimat infinitif.

h. Menggunakan pertanyaan.
i. Menggunakan suatu pernyataan deklaratif

3. Kerangka Untuk Analisis

Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Aldo mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian

pertanyaan khusus. Proses ini sering disebut dengan factoring.

Penelitian juga memerlukan kerangka untuk keperluan analisis karena memungkinkan anda
memecahkan masalah, seperti kerangka laporan memungkinkan Anda menulis dengan cara yang
sistematis. Akan tetapi, membuat kerangka untuk penelitian tentu akan berbeda dengan cara

29
membuat kerangka laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah pemecahan masalah,
sedangkan kerangka laporan berisi alternatif pemecahan masalah.

4. Mengembangkan Struktur yang Logis

Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah dipahami sesuai
dengan subjek penelitiannya. Mulailah dengan melihat tujuan penelitian Anda secara menyeluruh
untuk menentukan apakah Anda akan menggunakan kerangka (outline) informasional, analitis,
atau gabung keduanya.

5. Menyusun Kerangka Pembuka

Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide, kerangka pembuka
(preliminary outline) memberikan kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat
diperlukan, jika :

⚫ Anda merupakan salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas,
⚫ Investigasi Anda akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber serta jenis datanya,
⚫ Anda tahu dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi
(riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.

6. Menyusun Rencana Kerja

Suatu rencana kerja normal umumnya mencakup beberapa hal sebagai berikut:

⚫ Permasalahan yang dihadapi.

⚫ Maksud dan scope (ruang lingkup) investigasi Anda.
⚫ Pembahasan atas urutan tugas (sumber informasi, observasi atau eksperimen, dan batasan
waktu, uang, atau data yang tersedia).
⚫ Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa yang
bertanggungjawab, kapan akan dilakukan, dan berapa biaya investigasi

30
 7. Melakukan Penelitian

Nilai laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Rencana kerja yang telah
Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini,
bagaimana Anda memperoleh informasi yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber primer
(primary sources) maupun sekunder (secondary sources). Sumber primer akan memberikan
informasi atau data yang dikumpulkan dari sumber-sumber asli untuk tujuan tertentu. Sedangkan
sumber sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk tujuan
tertentu. Data sekunder berasal dari laporan tangan kedua.

Analisis Data

Proses analisis pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta
yang telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah andaa kumpulkan dari berbagai
sudut pandang, anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang anda siapkan dalam suatu
rencana kerja.

Perhitungan statistik

Kebanyakan data yang anda peroleh dari suatu penelitian berbentuk angka-angka. Dengan
perhitungan statistik secara sederhana, anda dapat menghitung rata-rata, perkembangan, dan
korelasi. Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan mencari rata-ratanya. Dalam hal ini,
rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga bentuk yaitu mean, median, dan mode.

Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua item dalam suatu kelompok
dengan jumlah item dalam kelompok tersebut. Mean ini sangat bermanfaat untuk membandingkan
antara satu item dengan rata-rata kelompok. Median dari sebuah kelompok tersebut ketika semua
anggota kelompok disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya. Median ini
bermanfaat, jika satu atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem (berbeda secara mencolok).
Mode adalah data yang paling sering muncul dalam suatu kelompok.

31
Contoh laporan formal:

32
 BAB V
REKOMENDASI

A. Rekomendasi Kasus

Berdasarkan studi kasus pertunjukkan Java Jazz “Pesona Indonesia Negeri di Atas Awan”
bisa dilakukan secara daring tanpa ada kendala berarti di luar jaringan internet. Malah akan
menjadi suatu keuntungan besar dalam konteks anggaran yang lebih hemat dan menghindari
kerumunan. Sehingga ada beberapa rekomendasi dari kami demi mencapai maksud tujuan acara
tersebut:
1. Kontrol ketat masalah anggaran dan uang saku, karena ada divisi staff yang di ringkas dan
temtunya menjadi kepanitiaan yang lebih sederhana tanoa mengurangu kualitas acara
tersebut.
2. Mengurangi waktu dan aktifitas bertemu yang tidak diperlukan, kita tahu bahwa era
pandemic ini sebisa mungkin mengurangi kerumunan dan aktivitas di luar yang sebenarnya
memakan waktu, tenaga, dan terlebih biaya.
3. Mencari mitra perusahaan yang berkomimen penuh atas kondisi dan situasi yang ada dan
memberi kenyamanan dalam bentuk akomodasi.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Iriantara, Yosal dkk. 2009. Komunikasi Bisnis. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka

Purwanto, Djoko.2019. Komunikasi Bisnis Edisi ke Lima. Jakarta: Penerbit Erlangga

,2020. Gambar laporan bisnis https://brainly.co.id/tugas/22361004 diakses 30 maret 2021

2015. gambar laporan formal

https://blogkumpulanskripsietikabisnisislam.blogspot.com/2019/08/kumpulan-contoh-laporan-
formal-dalam.html diakses tanggal 30 Maret 2021

34