MAKALAH KEGAWATDARURATAN

Pencatatan Dan Pelaporan Mutasi Obat Dan Perbekes Saat

Bencana

Oleh :

KELOMPOK :V

ANGGOTA :

Noviyanti S. D. Ledo PO5303332200600

Meilyani L. Lay PO5303332200598

KELAS/SEMESTER : II B / IV

PROGRAM STUDI FARMASI

POLTEKKES KEMENKES KUPANG
2022

KATA PENGANTAR

1|Page
 Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang "Pencatatan dan Pelaporan Mutasi Obat
dan Perbekes Saat Bencana" dengan baik. Adapun tujuan dibuatnya makalah ini yaitu untuk
menambah wawasan mahasiswa mengenai pencatatan dan pelaporan mutasi obat dan perbekes
saat bencana dan untuk memenuhi tugas mata kuliah Kegawatdaruratan

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini, masih banyak terdapat
kesalahan. Maka dari itu, kami mengharapkan masukan yang dapat kami jadikan sebagai
motivasi untuk menyempurnakan makalah ini, oleh karena itu kami mohon maaf apabila terdapat
kesalahan dan harap untuk dimaklumi.

Kupang, Mei 2022

Kelompok V

2|Page
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR 2

DAFTAR ISI 3

BAB I. PENDAHULUAN 4

1.1 Latar Belakang 4

1.2 Rumusan Masalah 4
1.3 Tujuan 4

BAB II. PEMBAHASAN 5

2.1. Pelaporan dan Pencatatan Mutasi Obat dan Perbekes pada Kondisi Bencana 5
2.2. Prosedur Pencatatan dan Pelaporan Mutasi Obat dan Perbekes pada Kondisi
Bencana 6
2.3. Faktor yang Mempengaruhi Pencatatan dan Pelaporan Mutasi Obat dan Perbekes
pada Kondisi Bencana 10

BAB III. PENUTUP 11

3.1 Kesimpulan 11
3.2 Saran 11

DAFTAR PUSTAKA 12

3|Page
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Bencana demi bencana sering menimpa bangsa Indonesia. Kerawanan bencana ini
ditandai dengan banyaknya bencana yang terjadi, seperti gempa bumi, tsunami, letusan
gunung api, banjir, tanah longsor, angin puting beliung, kekeringan, kebakaran hutan dan
lahan kegagalan teknologi, konflik sosial, pandemik yang mengakibatkan korban jiwa
manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis. Selain itu
kondisi geografis Indonesia yang terdiri dari kepulauan yang berjumlah sekitar 17.000
pulau merupakan hambatan tersendiri dalam memberikan pertolongan bagi korban
bencana. Kesulitan yang ada semakin bertambah dengan adanya kendala sarana
komunikasi dan transportasi yang terbatas.
Upaya penanggulangan bencana telah menjadi perhatian serius pemerintah dengan
mengeluarkan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana.
Namun masalah akibat bencana tidak semuanya bisa dicegah, sehingga yang dapat
dilakukan adalah meminimalisasi dampak bencana (disaster risk reduction). Upaya
penanggulangan krisis kesehatan dimulai sejak sebelum terjadinya bencana yaitu
kegiatan kesiapsiagaan, pencegahan maupun mitigasi untuk mengantisipasi datangnya
bencana, pada saat kejadian bencana yaitu masa tanggap darurat sampai masa rehabilitasi
dan rekonstruksi. Penyediaan obat dan perbekalan kesehatan dalam situasi bencana
merupakan salah satu unsur yang sangat vital dalam pelayanan kesehatan pada keadaan
bencana. Oleh karena itu diperlukan adanya persediaan obat dan perbekalan kesehatan
sebagai Buffer bila terjadi bencana. Buffer ini harus tersedia mulai dari tingkat
kabupaten/kota, provinsi, sampai di pusat.
Pencatatan obat dan pelaporan obat pada penanggulangan bencana sebaiknya sesuai
dengan kebutuhan, agar obat yang dibutuhkan pada saat kesiapsiagaan, tanggap darurat,
rekonstruksi dan rehabilitasi dapat dikelola dengan baik. Untuk itu diperlukan pedoman
pencatatan obat dan pelaporan obat pada penanggulangan bencana yang diharapkan dapat

4|Page
 dijadikan rujukan bagi semua stakeholder dan instansi terkait, termasuk donatur yang
akan memberikan sumbangan.
1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu Pelaporan dan Pencatatan Mutasi Obat dan Perbekes pada Kondisi Bencana?
2. Bagaimana Prosedur Pencatatan dan Pelaporan Mutasi Obat dan Perbekes pada
Kondisi Bencana?

3.Apa Faktor yang Mempengaruhi Pencatatan dan Pelaporan Mutasi Obat dan Perbekes
Pada kondisi bencana?

1.3. TUJUAN

1.Mengetahui pelaporan dan pelaporan mutasi obat dan perbekes pada kondisi bencana

2.Mengetahui prosedur pencatatan dan pelaporan mutasi obat dan perbekes pada kondisi.

Bencana

3.Mengetahui faktor yang mempengaruhi pencatatan dan pelaporan mutasi obat dan

perbekes pada kondisi bencana.

5|Page
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Pelaporan dan Pencatatan Mutasi Obat dan Perbekes pada Kondisi Bencana
Pelaporan dan pencatatan merupakan bentuk pertanggungjawaban masing-masing
tingkat pelayanan kepada organisasi diatasnya dan sebagai bahan evaluasi pelaksanaan
kegiatan pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan di daerah bencana.
Pelaporan dilakukan secara harian, mingguan, atau bulanan yang meliputi
penerimaan, pemakaian dan sisa stok. Pencatatan pada tahap tanggap darurat dilakukan
oleh tenaga kesehatan untuk mengendalikan persediaan dengan menggunakan kartu stok
2. 1. 1 Tujuan
Tujuan pencatatan untuk menyatukan semua keluar masuknya perbekalan farmasi
atau pun barang medis habis pakai di lingkungan instalasi farmasi, sebagai
persyaratan dari Kementerian Kesehatan dan BPOM, serta menjamin agar barang-
barang yang ada dalam persediaan digunakan secara efisien sesuai kebutuhan
sehingga tidak terjadi kekurangan atau bahkan setiap kejadian penumpukkan stok
obat tidak terjadi.
Adapun beberapa tujuan pelaporan dan pencatatan obat dan perbekes saat
bencana, yaitu :
a) Sebagai bukti yang menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan sesuai
rencana.
b) Sumber informasi dan data dalam merencanakan kebutuhan selanjutnya.
c) Sumber data untuk melakukan pengendalian dan pengaturan sediaan obat.
d) Sumber data membuat laporan.
e) Tersedianya data yang akurat untuk evaluasi.
f) Tersedianya informasi yang tepat dan jelas.
g) Tersedianya arsip yang untuk memudahkan pencarian data surat dan laporan.
h) Mengetahui kekurangan yang terjadi dalam perbekalan obat.

6|Page
 i) Laporan diadakan bertujuan untuk menyediakan data, informasi yang sebagai
bahan evaluasi juga memudahkan penelusuran surat dan tersedianya arsip
yang laporan.
2. 1. 2 Manfaat
Manfaat dari pencatatan dan pelaporan mutasi obat dan perbekes saat bencana
ialah :
1. Penggunaan anggaran yang tumpah tindih dan tidak tepat guna.
2. Menyamakan tanggapan antara pemakai obat dan penyedia anggaran.
3. Mengestimasikan dengan tepat kebutuhan obat.
4. Sebagai koordinasi antara penyedia anggaran dan pemakai obat.
5. Pemanfaatan dana pengadaan obat lebih optimal.
6. Untuk mengetahui persediaan perbekalan farmasi dengan cepat.
7. Bentuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan
pendistribusian.

2.2. Prosedur Pencatatan dan Pelaporan Mutasi Obat dan Perbekes pada Kondisi
Bencana
Pencatatan, pelaporan obat serta bahan farmasi yang dibutuhkan adalah suatu
aktivitas yang memiliki tujuan untuk membuat obat, serta bahan secara tertib, baik yang
diterima,ditaruh, digunakan di Puskesmas atau unit pelayanan kesehatan yang lain.
2. 2. 1 Pencatatan Mutasi Obat dan Perbekes Saat Bencana
Data yang dikumpulkan dan dicatat saat bencana, setiap pemindahan obat
(pengeluaran, pendapatan, lenyap, hancur atau kadaluarsa) tercatat pada kartu
stok. Serta apabila pencatatan dilakukan melalui sistem Online maka data dapat
lebih tepat waktu atau mendekati waktu mutasi sebenarnya.
Pencatatan manual berbasis yaitu setiap pencatatan memiliki bentuk dan
kegunaan kertas yang berbeda
a. Catatan Penyimpanan
Informasi tentang obat dalam masa penyimpanan, dan terdiri dari banyak
kartu stok yang memiliki informasi lebih mendalam tentang spesifikasi obat-
obatan.
b. Catatan Transaksi
7|Page
 Informasi tentang produk yang keluar masuk instalasi farmasi melalui cara
transaksi, misal catatan penjualan dan pembelian atau pemesanan obat.
c. Catatan Pemakaian (Komsumsi)
Informasi tentang produk yang dikonsumsi oleh pasien, atau yang digunakan
oleh penyedia layanan kesehatan.
2. 2. 2 Pelaporan Mutasi Obat dan Perbekes Saat Bencana
Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO) adalah suatu
format yang digunakan oleh Puskesmas untuk melaporkan keadaan obat dan
pengajuan permintaan obat, selain itu LPLPO diharapkan dapat menyediakan data
yang cukup dan benar yang diperlukan kapan saja oleh unit diatasnya untuk
melaksanakan fungsi-fungsi pengelolaan obat dengan baik serta pengaturan dan
pengendalian terhadap unit dibawahnya.
Pembuatan LPLPO 3 rangkap ditujukan pada Kepala Dinas Kesehatan,
Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, serta Puskesmas. Setelah melalui Instalasi
Farmasi Kabupaten/Kota membagikan LPLPO ke Dinkes Kabupaten/Kota, buat
pengisian jumlah yang diserahkan. Sehabis LPLPO yang sudah diajukan diparaf
bersama ketua Dinas Kabupaten/Kota hingga tiap tiap rangkap hendak diberikan
kepada Kepala Dinas Kesehatan, Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota serta satu
rangkap LPLPO hendak dibalikkan di pusat kesehatan masyarakat.
2. 2. 3 Sarana Pelaporan dan Pencatatan Obat dan Perbekes Saat Bencana
Saana yang digunakan untuk mencapai tujuan dari pencatatan serta pelaporan obat
di Puskesmas merupakan kartu stok, SBBK serta Lembar Permintaan Obat
(LPLPO).
a. Kartu Stok
Nama obat ataupun bahan farmasi, wujud sediaan serta kekuatan obat
ataupun sediaan sediaan farmasi, jumlah persediaan, bertepatan pada
penerimaan, angka dokumen serta asal penerimaan, jumlah yang diterima,
angka yang diterima, angka dokumen serta tujuan, jumlah yang diserahkan,
angka batch serta kedaluwarsa tiap penerimaan ataupun Sejumlah obat serta
sediaan bahan farmasi, serta dibubuhi paraf ataupun fakta diri petugas yang
ditunjuk adalah informasi yang wajib dicatat dalam kartu stok. Pencatatan

8|Page
 stok bisa dicoba secara manual maupun elektronik yang terkomputerisasi
dengan sistem yang sudah divalidasi, berusaha mencari serta bisa dicetak.
Kartu stok obat memiliki guna sebagai berikut:
b. SBBK (Surat Bukti Barang Keluar)
SBBK adalah Surat yang dikeluarkan untuk menjadi bukti ketika terdapat
barang yang dikeluarkan oleh puskesmas, salah satu barang tersebut dapat
berupa obat-obatan atau sebuah perbekalan farmasi. SBBK memiliki fungsi
sebagai berikut:
a) Sebagai alat bukti pengiriman barang kepada UPT lainnya.
b) Sebagai alat bantu pendeteksi kegiatan logistik.
c. Lembar Permintaan Obat (LPLPO).
LPLPO merupakan Laporan Penggunaan serta Lembar Permohonan
(LPLPO) berbentuk formulir khusus yang digunakan oleh pelayanan
kesehatan untuk memberitahukan jumlah ketersediaan obat serta sediaan
bahan farmasi serta digunakan untuk permintaan obat yang dicoba oleh
sarana pelayanan (Puskesmas).
Adapun fungsi dari LPLPO, yaitu :
a) Bukti pelaksanaan kegiatan pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat
Publik dan Perbekalan Kesehatan.
b) Sebagai bukti dari obat yang diterima oleh Rumah Sakit atau Puskesmas
c) Sebagai surat pengantar atas permintaan atau pesanan obat dari
Puskesmas yang ditujukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
Isi dari LPLPO yaitu :
a) Nomor dan tanggal pelaporan dan/atau permintaan
b) Nama Puskesmas yang bersangkutan
c) Nama Kecamatan menurut daerah kerja Puskesmas
d) Nama Kabupaten/Kota menurut daerah Kecamatan yang bersangkutan
e) Nama Puskesmas yang bersangkutan
f) Bulan yang bersangkutan untuk satuan kerja Puskesmas
g) Jika hanya melaporkan data dan residu stok obat yang digunakan dalam
nama bulan yang bersangkutan

9|Page
 h) Jika ingin mengajukan permintaan obat (termasuk pelaporan data obat)
yang diisikan menggunakan periode distribusi obat yang bersangkutan
2. 2. 4 Alur Pelaporan dan Pencatatan Obat dan Perbekes Saat Bencana
Unit Pelayanan Kesehatan :
a. Pos kesehatan/pustu melakukan pelaporan kepada puskesmas
menggunakan form permintaan obat dan perbekalan kesehatan
(Formulir 2).
b. Puskesmas melaporkan penggunaan obat dan perbekalan kesehatan
menggunakan form mutasi obat dan perbekalan kesehatan seminggu
sekali selama bencana kepada dinas kesehatan kabupaten/kota disertai
jumlah pasien yang dilayani dan jenis penyakit yang terjadi (Formulir
6).
c. Dinas kesehatan kabupaten/kota melaporkan mutasi obat dan
perbekalan kesehatan kepada dinas kesehatan provinsi menggunakan
form mutasi obat dan perbekalan kesehatan dengan tembusan kepada
Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian
Kesehatan { Formulir 7).
d. Dinas kesehatan provinsi melaporkan mutasi obat dan perbekalan
kesehatan kepada Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat
Kesehatan c.q Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan
dengan menggunakan form mutasi obat dan perbekalan kesehatan
(Formulir 8).

(Gambar : Alur Pelaporan)

10 | P a g e
2.3. Faktor yang Mempengaruhi Pencatatan dan Pelaporan Mutasi Obat dan

Perbekes pada Kondisi Bencana

Faktor pendukungnya yaitu adanya dukungan dari masyarakat dan BPBD, serta kerja

sama dengan dinas-dinas terkait. Sedangkan Faktor Penghambatnya yaitu kurangnya

sinergitas antara pemerintah dan masyarakat, serta kurangnya tenaga relawan dan

peralatan pendukung pada saat evakuasi dilapangan.

11 | P a g e
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Pengelolaan obat adalah sebuah kegiatan yang meliputi bagian persiapan, penyediaan,
perolehan, pengarsipan, pengontrolan, penulisan, serta pemberitahuan obat nan dikelola
dengan maksimal buat mengklaim teraihnya ketentuan total serta tipe perlengkapan farmasi
serta memakai asal muasal daya misalnya daya, anggaran, serta fitur lunak pada rangka
mencapai akhir nan diresmikan pada bermacam taraf unit kerja.

Bagi Kementerian Kesehatan RI 2010, penulisan serta pemberitahuan obat

serta bahan-bahan yang ada di alam aktivitas yang memiliki tujuan untuk menatalaksana
obat serta bahan kimia secara tertib serta tertib, baik yang diterima, ditaruh, terutama
digunakan di pusat kesehatan masyarakat atau bidang jasa kebugaran sebagainya. Ada pula
akhir dari penulisan yang dibuat untuk menjelaskan produk produk nan terdapat pada
sediaan dipakai sebagai efektif cocok untuk keperluan lalu tak ada kelemahan ataupun
penimbunan. Sebaliknya pelaporan bertujuan untuk membuat penuhi kebutuhan komunikasi
secara manajerial antara Departemen Kesehatan dengan Pemerintah Wilayah, Tubuh
Pemeriksa Keuangan, serta auditor eksternal.

Pencatatan dan pelaporan dapat dilakukan sebagai panduan bersama

memakai kartu stok serta kartu stok atau secara digital mengikuti perkembangan teknologi
instalasi dan dapat digunakan di semua tingkat instalasi farmasi. Faktor penghambatan
pencatatan dan pelaporan karena jam yang singkat dan beban kerja, petugas yang kurang
atau tidak memahami sistem pencatatan dan pelaporan, kurangnya pengetahuan dan
pengalaman, keterbatasan alat teknologi, struktur dan koordinasi dalam organisasi tersebut,
serta sumber daya manusia dan manajemen waktu. Sedangkan faktor pendukung dapat
berupa dana, teknologi yang memadai, ketelitian dalam pekerjaan, serta pengalaman bekerja.

12 | P a g e
 DAFTAR PUSTAKA

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 059/ Menkes/SK/2011

Sumber Website :

https://id.scribd.com/document/504663798/Kelompok-7-Makalah-Pencatatan-dan-Pelaporan-
Obat-dan-Bahan-Farmasi (Diakses pada Selasa, 17 Mei 2022)

https://prezi.com/lva24jk2dqll/pengelolaan-obat-dan-perbekalan-farmasi-pada-saat-bencana/
Diakses pada Rabu, 18 Mei 2022, Pukul 16.45 WITA )

https://pdfcoffee.com/tugas-bencana-manajemen-obat-dan-pembekalan-kesehatan-pdf-free.html
(Diakses pada Rabu, 18 Mei 2022, Pukul 17.15 WITA )

https://media.neliti.com/media/publications/319468-implementasi-kebijakan-penanggulangan-
be-29f818a2.pdf (Diakses pada Rabu, 18 Mei 2022, Pukul 18.20 WITA )

https://lib.ui.ac.id/helper/viewKoleksi.jsp?
id=71660&lokasi=06&template=abstrak.detail.template (Diakses pada Rabu, 18 Mei
2022, Pukul 20.22 WITA )

13 | P a g e