MAKALAH

JOB DESKRIPTION
Job Description, Job Spesification dan Job Design
Disusun Guna Memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya
Manusia
Dosen Pengampu:

Disusun Oleh Kelompok :

1)   Dian Fathirah (1992152006)
2)   Iswan Jaya Saputra (1992152009)
3) Muhammad Akmal (1992152012)
4)   Annisa Fauzia (1992152006)
5) Ismi (19921520)
6) Muammar Riyadhi (1992152035)

JURUSAN AKUNTANSI TERAPAN (D4)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR (UNM)
2021-2022
 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat, sehingga perusahaan di dalam mengelola
usaha diharapkan mampu mengunakan sumber daya manusia dengan baik dan benar. Sumber daya
manusia merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana
menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing
tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan.

Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan yang profesional

dapat diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir, kerja keras, bekerja sepenuh waktu,
disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh dedikasi

demi untuk keberhasilan pekerjaannya”.

Menurut Robbins (2006:56) “Kinerja karyawan adalah banyaknya

upaya yang dikeluarkan individu dalam mencurahkan tenaga sejumlah

tertentu pada pekerjaan”.

Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman
yang jelas tantang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Dalam bidang personalia
permasalahan yang mungkin timbul adalah dari seleksi penerimaan karyawan, penempatan posisi
sampai dengan pemberhentian karyawan. Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan tidak bisa
dipastikan, walaupun sudah direncanakan dengan sebaik- baiknya. Hal ini dikarenakan berbagai
faktor yang timbul baik dalam perusahaan (faktor intern) maupun faktor yang berasal dari luar
perusahaan (faktor ekstern). Untuk itu sebelum melakukan seleksi pemilihan karyawan perusahaan
menentukan kebutuhan karyawan yang dibutuhkan baik kualitas maupun kuantitas (jumlah).
Pelaksanaan seleksi merupakan salah satu bagian penting dalam aktivitas atau kegiatan Manajemen
Sumber Daya Manusia. Terutama untuk pengadaan tenaga kerja, karena dengan adanya seleksi
maka

akan menghasilkan karyawan-karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dan segi jumlah
maupun mutu, yang akan menjamin kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas. Guna mendapat
karyawan seperti yang diharapkan, perusahaan harus melakukan penyeleksian karyawan dengan
selektif agar calon karyawan tersebut dapat berkerja dengan baik.

Menurut Alex Nitisemito (1998:225) “Seleksi adalah kegiatan suatu

peusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah yang cepat pula dari
calon - calon yang dapat ditariknya. Setiap perusahaan  juga harus dapat melakukan seleksi secara
efektif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat
memilih

atau menetapkan karyawan yang paling tepat”.

 Menurut Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan dapat dilakukan pemilihan
melalui tiga tahap yaitu : 1.

Menentukan Analisis Jabatan dalam rangka mendapatkan

 job description

, yaitu menentukan sifat jabatan yang sesuai dengan pekerjaan. 2.

Mengadakan

 recruitment 

 atau penarik, yaitu proses dimana karyawan ditarik melalui sumber- sumber karyawan. 3.

Mengadakan pemilihan karyawan yang tersedia. Penarikan karyawan baru didalam perusahaan
menjadi tanggung  jawab pada departemen personalia, karena penarikan karyawan sangat erat
hubungannya dengan proses seleksi penerimaan karyawan. Didalam penerimaan karyawan baru
selalu memperhatikan faktor - faktor yang dirasa memang cukup memadai dan dirasa cukup untuk
memenuhi persyaratan yang sesuai dengan persyaratan untuk melakukan perkerjaan sesuai dengan
bidang yang dibutuhkan, karenanya akan berpengaruh bagi produktivitas perusahaaan.

Menurut Simamora (2007:234) “Proses seleksi yang baik dan benar

akan membuat karyawan memiliki semangat dalam bekerja, karena bidang yang digelutinya
merupakan apa yang diminati oleh dirinya dan pekerjaan itu

merupakan sesuatu hal yang dik uasai dengan baik”

 PEMBAHASAN

A. JOB DESCRIPTION 
1. Pengertian Job Description

Menurut Stone, 2005 Job description(deskripsi pekerjaan) atau deskripsi posisi

adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang dilakukan
pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka melakukannya dan dalam kondisi
apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis
deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen
dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan.

Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah

rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini
menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan menguraikan
bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis

mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain
dalam organisasi.

2. Manfaat dan Tujuan Job Description

Menurut indosdm.com manfaat dari job description adalah:

a.Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan
Apa tujuan utamanya.

b.Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi: Performance

Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career
Development & Training.

Untuk setiap posisi dalam perusahaan, ilmusdm.wordpress.com, job description juga

memberikan manfaat, di antaranya:

a.Atasan untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan

b.Pimpinan Organisasi untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar

pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

c. Pemegang jabatan sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang
harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi

d.Perekrut untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan
jabatan
 e.Trainer untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan

f.Assessor untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment,

in-depth interview

 dll)

g.Perencana Karir (Succession Planner ) untuk menempatkan individu sesuai dengan

peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.

h.Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization  Development &

Planner ) untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan
pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan

i. Job Evaluator untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam

organisasi. Sedangkan tujuan dari dibuatnya job description adalah karena:

a.Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur

b.Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip :

”Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang
benar “

c.Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada
penyusunan job description yang baku dan benar

3. Elemen-elemen Job Description

Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya harus
disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job description, yaitu:

a. Job Identification

 (Identifikasi Pekerjaan) Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam

struktur organisasi. Ini mencakup informasi mengenai judul jabatan karyawan, deparmen
dan hubungan pelaporan. Judul jabatan harus deskriptif, bermakna dan konsisten dengan
posisi sebanding dalam organisasi. Sebuah judul yang secara akurat mengidentifikasi
pekerjaan untuk:

1) Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri

2) Mengidentifikasi hubungan pekerjaan

3) Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi Informasi tambahan

dapat termasuk kode pekerjaan, status pekerjaan (dibebaskan/non dibebaskan, penuh
waktu/paruh waktu/santai), kelas pekerjaan atau poin, kisaran gaji, tanggal ditulis, nama
siapa pun yang menulis deskripsi pekerjaan , dan nama dan posisi orang menyetujui
deskripsi.
b.  Job Objective  (Tujuan Pekerjaan)

Tujuan pekerjaan menjelaskan secara singkat mengapa pekerjaan itu ada - yaitu,
tujuan utama atau tujuan posisi. Idealnya, harus menggambarkan esensi dari pekerjaan itu
dalam kurang dari 25 kata.

c.  Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab)

Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab. Ini adalah
jantung dari deskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan  jelas dan spesifik apa yang
harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang cepat, kebutuhan untuk
meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multiskilling , tugas dan tanggung jawab semakin
sering dinyatakan sebagai standar kinerja berasal dari tujuan strategis bisnis organisasi.
Namun demikian, banyak format deskripsi pekerjaan masih mendaftar standar kinerja secara
terpisah (atau tidak sama sekali).

Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup untuk
menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum dalam bagian ini adalah
daftar setiap tugas, tugas dan tanggung  jawab terlepas dari pentingnya. Sebuah tugas atau
tugas yang sering dilakukan tidak perlu signifikan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuah
tugas utama dan tanggung jawab adalah satu dari yang penting di mana non-kinerja atau
substandar kinerja akan secara signifikan mempengaruhi hasil yang dibutuhkan dan
permintaan tindakan perbaikan oleh manajemen. Pemegang pekerjaan, khususnya, cenderung untuk
memenuhi deskripsi pekerjaan ketika mereka tahu mereka sedang digunakan untuk tujuan
evaluasi pekerjaan. Dengan demikian, adalah penting bahwa pernyataan ini jelas dan ringkas
dan memberikan gambaran yang akurat dari kata menggambarkan tugas utama dan
tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan. Mereka paling baik dinyatakan sebagai daftar dari
hasil bahwa pekerjaan ini dirancang untuk mencapai jadi kinerja pekerjaan dapat diukur
secara obyektif.

d. Relationships (Hubungan)

Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan luar organisasi)
yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan. Contohnya, posisi apa yang melapor
langsung untuk pekerjaan ini? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dalam organisasi
itu? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dan penting di luar organisasi?

e.Know-How(Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana)

Bagian pengetahuan berurusan dengan tingkatan minimal pengetahuan, keterampilan,

kemampuan, pengalaman dan kualifikasi formal diperlukan untuk melakukan pekerjaan.
Misalnya, apa saja kualifikasi akademik minimum yang diperlukan? Kemampuan TI apa
yang dibutuhkan? Berapa banyak dan apa jenis pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
itu dengan berhasil?

f.Problem Solving(Pemecahan Masalah)

Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original yang diperlukan

dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana pemecahan masalah terjadi.
Misalnya, apakah pekerjaan membutuhkan solusi sederhana, rutin dan berulang atau solusi
kompleks,

bervariasi dan kreatif? Apakah lingkungan bisnis yang stabil atau dinamis? (Misalnya, tidak
ada persaingan atau bahkan banyak persaingan).

g. Accountability(Akuntabilitas)

Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan mengidentifikasi

nilai dolar aset, volume penjualan, penggajian, dan sebagainya untuk pekerjaan yang
bertanggung jawab. Ini, mengukur  jawaban-kemampuan untuk tindakan yang diambil pada
pekerjaan.

h. Authority(Kewenangan)

Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku untuk otoritas
pengambilan keputusan - dalam kata lain, kebebasan untuk bertindak. Sebagai contoh, keputusan apa
yang dapat dibuat tanpa mengacu pada atasan? Apa keputusan harus dirujuk kepada atasan?
Apakah pekerjaan itu melibatkan hak untuk mempekerjakan dan memecat? Apa batas dolar
spesifik ada pada otoritas pengambilan keputusan?

i.Special Circumstances (Keadaan Khusus)

Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa atau berbahaya
mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu dilakukan (misalnya, kotor,
berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang).  

j.Performance Standards(Standar Kinerja)

Bagian ini mengidentifikasi (a) standar yang dibutuhkan untuk kinerja yang efektif dan (b)
tindakan untuk mengevaluasi kinerja.

k.Trade Union/Professional; Associations (Serikat Pekerja/Profesional; Asosiasi)

Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan keanggotaan serikat yang
diperlukan.

  l.Licenses (Lisensi)

Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan (misalnya, licenseto
praktek psikologi atau pengobatan).

4 Pedoman Uraian Pekerjaan

Meskipun gaya dan format deskripsi pekerjaan sangat ditentukan oleh penggunaan
dan preferensi organisasi, ada beberapa pedoman standar untuk menulis deskripsi pekerjaan
yang efektif:

a.Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis

 b.Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana dan ringkas

c.Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan

d. Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai

objektivitas yang lebih besar dan kejelasan

e.Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas

f.Menggunakan terminologi yang tersatandar

g.Jawab pertanyaan apa, bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu

menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap Jelas identitas hasil akhir atau standar kinerja
yang akan dievaluasi
 PENUTUP
Kesimpulan:

Analisis jabatan akan menghasilkan

 job description

 dan

 job specification

., tetapi terdapat perbedaan yang mendasar di antara keduanya.

 Job description

 adalah tugas, tanggung jawab

 job description

 adalah harus melakukan.

 Job description

 yang merupakan catatan dari kumpulan tugas, kewajiban, wewenang yang harus dijalankan pada suatu
jabatan.

 job specification

 adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu  jabatan, agar ia
dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab.
Berikut ini adalah gambar yang menjelaskan perbedaan

 job description

dan

 job specification

Dengan adanya

 job description

 yang jelas dan

 job specification

 yang baik maka dapat diperoleh orang-orang yang benar-benar bermutu dan menguasai bidangnya
sehingga dicapai suatu kualitas kerja yang lebih baik dan kepatuhan terhadap peraturan yang
berlaku. Karyawan yang bekerja sesuai minat, serta memiliki kemampuan dan kepribadian baik
dalam melaksanakan tugasnya pasti akan memperlihatkan kinerja yang produktif. Dapat dikatakan
bahwa kualitas kerja akan semakin meningkat dan menjadi lebih baik. Karyawan juga akan lebih
patuh, hal ini dapat terjadi bila dari awal telah dibuat suatu kesepakatan bersama yang bersifat
terikat antara individu tersebut dengan perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T.Hani,
 Manajemen Personalia dan Sumber daya Manusia
, Edisi Kedua, Cetakan Kesebelas, Yogyakarta: Badan Penerbit Fakultas Ekonomi, 2001 Mathis,
Robert L dan Jackson, John H,
 Manajemen Sumber Daya Manusia,
Jakarta: Penerbit Salemba Empat, 2002
 
Stone,J Raymond.Human Resource management,Fifth edition Wexley Kenneth N & Yulk Gary
(1992).
Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia
. Penerbit Rineka Cipta http://www.blogiztic.com/edukasi/contoh-job-analysis-job-description-dan-
job-specification.html http://www.docstoc.com/docs/48877935/Pengaruh-Kualitas-pendidikan-
Terhadap-Kompetensi-Mahasiswa-dalam-Memasuki-Dunia-Kerja