RANCANGAN AKTUALISASI HABITUASI

Penggunaan Media Digital Sebagai Upaya

Optimalisasi Pengelolaan Surat Dengan Media
Telegram dan Google Yang Terkoneksi
DI DINAS SOSIAL, PEMBERDAYAAN PEREMPUAN
DAN PERLINDUNGAN ANAK
KOTA BANJAR

Oleh:
Wahyu Arif Imam Santoso
Nip 199506152022031006

Peserta Pendidikan dan Pelatihan Dasar CPNS Kota Banjar

Angkatan III tahun 2022

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI

PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI
BANDUNG
2022

I
 LEMBAR PERSETUJUAN
Penggunaan Media Digital Sebagai Upaya
Optimalisasi Pengelolaan Surat Dengan Media
Telegram dan Google Yang Terkoneksi
DI DINAS SOSIAL PEMBERDAYAAN PEREMPUAN
DAN PERLINDUNGAN ANAK
KOTA BANJAR

Peserta Diklat:
Nama :Wahyu Arif Imam Santoso, A.Md
Nip: 199506152022031006

Telah disetujui pada tanggal: Mei 2022

Dipusdikmin Lamdiklat Polri Bandung

Coach, Mentor,

Drs. AHDIAT, M.MP.d Yudi Permadi, S,IP., M.Si

Pembina Tk.1 Pembina IV/a
NIP.196412131994031005 NIP. 197410032003121005

II
 LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PENJELASAN KEMAMPUAN
PESERTA DALAM MEMBUAT RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS

Nama Peserta : Wahyu Arif Imam Santoso, A.Md

Instansi : Dinas Sosial P3A Kota Banjar
Jabatan : Pranata Komputer
Tempat Aktualisasi : Sekretariat Dinas Sosial P3A Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian

Saya menilai peserta Pelatihan Dasar CPNS tersebut:

Sangat Mampu / Mampu / Kurang Mampu / Tidak Mampu Membuat
Rancangan Aktualisasi substansi mata Pelatihan Dasar CPNS dalam
menyelesaikan Isu yang telah ditetapkan, dengan penjelasan sebagai berikut:
Sudah sesuai sistematika
Isu yang diangkat sesuai dengan tugas pokok sehari-hari
Kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan isu yang diangkat
Sudah melaksanakan bimbingan secara kontinyu
Layak untuk mengikuti seminar Rancangan Aktualisasi

Bandung,2022
COACH

Drs. AHDIAT, M.MP.d

Pembina Tk.1
NIP.196412131994031005

III
 LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI PUSAT
PENDIDIKAN ADMINISTRASI PENJELASAN KEMAMPUAN
PESERTA DALAM MEMBUAT RANCANGAN AKTUALISASI
PELATIHAN DASAR CPNS

Nama Peserta : Wahyu Arif Imam Santoso, A.Md

Instansi : Dinas Sosial P3A Kota Banjar
Jabatan : Pranata Komputer

Tempat Aktualisasi : Sekretariat sub bagian Umum dan Kepegawaian

Dinas Sosial P3A Kota Banjar

Saya menilai peserta Pelatihan Dasar CPNS tersebut:

Sangat Mampu / Mampu / Kurang mampu / Tidak mampu

Membuat Rancangan Aktualisasi substansi mata Pelatihan Dasar CPNS dalam

menyelesaikan Isu yang telah ditetapkan, dengan penjelasan sebagai berikut:
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………..........................................................
..................................................................................................................................

Banjar,2021
MENTOR

Yudi Permadi, S,IP.,M.Si

Pembina IV/a
NIP. 197410032003121005

IV
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas Rahmat
dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan rancangan
aktualisasi nilai-nilai dasar ASN. Shalawat beserta salam semoga
senantiasa terlimpah curahkan kepada Nabi Muhammad SAW, kepada
keluarganya, para sahabatnya, hingga kepada kita semua selaku
umatnya.
Rancangan aktualisasi ini disusun sebagai dasar dalam
mengimplementasikan kegiatan pasca mengikuti Diklatsar Kelompok 2
Angkatan III Seluruh kegiatan yang ada dalam rancangan aktualisasi ini
diharapkan dapat mencerminkan nilai-nilai dasar profesi ASN yang dapat
diterapkan di tempat kerja.
Penyusunan rancangan aktualisasi ini tidak terlepas dari dukungan,
bimbingan, arahan, dan masukan dari berbagai pihak. Sebagai bentuk
penghargaan, penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang
setinggi-tingginya kepada:
1. KOMBES POL Drs. Taufik Supriyadi selaku Kapusdikmin Lemdiklat
Polri yang memberikan arahan dan dukungan selama pendidikan
2. AKBP Grace Rahakbau,S,IK,M.Si selaku Waka Pusdikmin Lemdiklat
polri yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama
Pendidikan
3. AKBP Henny Purwanti, S.IK., M.Si. selaku Kepala Bagian Pendidikan
dan Pelatihan Pusdikmin Lemdiklat Polri
4. AKBP Rahmat Kurniawan.S.H,M.H. selaku Kepala Bagian Tenaga
Pendidik Pusdikmin Lemdiklat Polri
5. AKBP Endang Sriyani S.H.,M.Ap. selaku Kepala Bagian Pembinaan
Siswa Pusdikmin Lemdiklat Polri
6. Drs. Ahdiat, M.MP.d, selaku coach yang telah memberikan inspirasi,
dukungan, masukan dan bimbingan dalam rancangan aktualisasi
habituasi ini.
7. Yudi Permadi, S,IP.,M,Si. Sekertaris Dinas Sosial P3A Kota Banjar
selaku mentor yang telah memberikan arahan, dukungan, masukan
dan bimbingan dalam rancangan aktualisasi habituasi ini.

V
 8. Keluarga dan orangtua atas doa, dukungan dan motivasinya.
9. Keluarga besar Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak Kota Banjar atas dukungan dan kerjasamanya.
10. Seluruh Rekan sejawat Sekretariat Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di DINSOS P3A Kota Banjar yang telah memberikan
semangat kepada penulis
11. Keluarga besar peserta Diklat Latsar Golongan II Angkatan III tahun
2022 Kota Banjar.
Dalam penyusunan rancangan kegiatan aktualisasi ini, penulis
menyadari bahwa masih ada kekurangan dan kesalahan. Untuk itu segala
masukan, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan oleh
penulis. Penulis berharap rancangan kegiatan aktualisasi ini dapat
dilaksanakan dengan maksimal sehingga dapat mengimplementasikan
nilai-nilai dasar ASN guna menjadi smart ASN dan ASN BerAKHLAK.

Banjar, mei 2022

Wahyu Arif Imam Santoso, A.Md

NIP 199506152022031006

VI
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN
PENILAIAN DESKRIPTIF PEMBIMBING (COACH)
PENILAIAN DESKRIPTIF PEMBIMBING (MENTOR)
KATA PENGANTAR....................................................................................V
DAFTAR ISI...............................................................................................VII
DAFTAR GAMBAR dan TABEL...............................................................VIII
BAB I PENDAHULUAN................................................................................1
A. Latar Belakang.......................................................................................1
1. Kondisi sekarang.............................................................................2
2. Kondisi yang diharapkan.................................................................6
3. Isu yang diangkat............................................................................7
B. Tugas Pokok, Fungsi, dan Peran..........................................................9
1. Visi dan Misi Organisasi..................................................................9
2. Tugas dan Fungsi Pokok Organisasi............................................10
3. Tugas Pokok Fungsi dan Peran....................................................10
4. Struktur Organisasi........................................................................12
C. Tujuan Aktualisasi................................................................................12
D. Manfaat Aktualisasi..............................................................................13
1. Manfaat Bagi Peserta Latsar(penulis)...........................................13
2. Manfaat Bagi Organisasi...............................................................13
E. Ruang Lingkup Aktualisasi..................................................................14
BAB.II RANCANGAN KEGIATAN AKTUALISASI HABITUASI.................15
A. GAMBARAN UMUM KEGIATAN AKTUALISASI................................15
B. KEGIATAN RENCANA AKTUALISASI...............................................16
1. Melakukan perencanaan pengelolaan surat keluar dan masuk
menggunakan google sheet, google drive, dan telegram yang
saling terkoneksi............................................................................16
2. Pembuatan sitem pengelolaan surat keluar dan masuk...............18
3. Mensosialisasikan kepada pegawai mengenai digitalisasi
pengelolaan surat keluar dan masuk............................................20

VII
 4. Pelaksanaan penggunaan telegram dan google saling terkoneksi
untuk pengelolaan surat keluar dan masuk..................................23
5. Kegiatan Evaluasi terhadap optimalisasi pengelolaan surat keluar
dan masuk.....................................................................................25
C. JADWAL RANCANGAN AKTUALISASI..............................................28
PENUTUP..................................................................................................30

Daftar Gambar
Gambar 1.1 Buku Manual Agenda Surat Keluar dan Masuk......................3
Gambar 1.2 Kondisi Surat Tercecer............................................................4
Gambar 1.3 Instagram Dinas Sosial............................................................5
Gambar 1.4 Kondisi Loby Dinas Sosial P3A Kota Banjar...........................6
Gambar 1.5 Struktur Organisasi Dinas P3A Kota Banjar.........................12

Daftar Tambel
Tabel 1.1 Analisis Isu dengan metode USG...............................................8
Tabel 1.2 indikator skor...............................................................................8

VIII
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun
2014 tentang Aparatur Sipil Negara pasal 10, ASN memiliki fungsi sebagai
pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, serta perekat dan pemersatu
bangsa. Tugas ASN sesuai pasal 11 adalah melaksanakan kebijakan
publik yang dibuat oleh PPK sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan, memberikan pelayanan publik yang profesional dan
berkualitas, dan mempererat persatuan dan kesatuan NKRI. Selain itu,
ASN juga memiliki peran sebagaimana yang disebutkan dalam pasal 12
sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas
umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan
kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi
politik, serta bersih dari praktik KKN.
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang telah ditetapkan oleh PPK
dan mendapatkan Nomor Induk Pegawai (NIP) sesuai dengan Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil pasal 34 wajib mengikuti masa
percobaan atau masa prajabatan selama 1 (satu) tahun yang
dilaksanakan melalui proses pendidikan dan pelatihan. Proses diklat
tersebut dilakukan secara terintegrasi untuk membangun integritas moral,
kejujuran, semangat dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter
kepribadian yang unggul dan bertanggung jawab, dan memperkuat
profesionalisme dan kompetensi bidang.
Sebagai calon pegewai negeri sipil dengan jabatan pranta komputer
maka tugas yang diemban dalam melakukan tugas adalah melaksanakan
kegiatan teknologi informasi berbasis komputer yang meliputi tata kelola
dan tata laksana teknologi informasi, infrastruktur teknologi informasi,
serta sistem informasi dan multimedia. Dalam pelaksanaan tugas ASN
harus memiliki nilai nilai BerAKHLAK, Berorientasi Pelayanan, Akuntabel,
Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Kolaboratif. Oleh karena itu,
penulis mengajukan pelaksanaan optimalisasi agenda surat keluar dan

1
masuk mengunakan google sheet didalam google drive melalui media
telegram pada Bidang umum dan Kepegawaian Dinas Sosial
Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Banjar.
1. Kondisi sekarang
Berdasarkan pengamatan penulis selama bertugas di Sekretariat Sub
Umum dan Kepegawaian Dinas sosial pemeberdayaan perempuan dan
perlindungan anak Kota Banjar sejak tanggal 1 april – 12 april 2022
mendapatkan data informasi berupa wawancara pada atasan dan
sesama pegawai, Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, terdapat
beberapa kondisi yang ditemukan yang kemudian dalam rancangan
aktualisasi ini akan dicari solusinya. Terdapat 3 isu yang diambil oleh
penulis yaitu :
a. Belum optimalnya pengelolaan surat keluar dan masuk, serta
adanya arsip surat yang terecer/hilang.
Berdasarkan pengamatan pada sekretariat dinas sosial kota
banjar terdapat alur surat keluar dan masuk setiap harinya, dalam
kurun waktu tanggal 1 april – 30 april 2022 terdapat 92 surat
masuk dan 120 surat keluar. surat yang masuk dalam garis besar
bertujuan sebagai undangan, pengumuman dan tujuan lain terkait
pelayanan. Berikut adalah alur yang didapat saat ada surat masuk
adalah :
1. Surat diterima oleh bagian pelayanan
2. Surat dibawa ke sekretariat
3. Isi dari surat dibaca dan dipahami (tanggal, isi, sifat, dan
tujuan)
4. Surat di disposisikan ke kepala dinas
5. Surat digandakan sebagai arsip dan ditulis pada buku
agenda surat masuk.
6. Tindak lanjut dari isi surat
Alur surat keluar adalah :
1. membuat rancangan surat dilakukan oleh sub bagian.
2. Kepala bagian Memastiakan isi surat (tujuan dan isi)
3. Surat di disposisi ke kepala sekretaris dinas dan kepala
dinas.
2
 4. Memberi nomor surat, pengandaan surat untuk arsip dan
menulis pada buku agenda surat keluar.
5. Surat ditindak lanjuti sesuai dengan isi dan tujuanya.
Seluruh kegiatan surat menyurat baik surat keluar maupun masuk
akan dibukukan ke dalam buku agenda surat, isi dari buku agenda
surat adalah rincian singkat terhadap surat masuk dan keluar yang
sudah ditindaklanjuti maupun belum ditindaklanjuti. buku agenda
surat berisi seluruh kegiatan surat yang hanya bisa diakses oleh
pegawai yang ada pada ruangan sekretariat. Setiap hari ada lebih
dari 1 surat yang masuk maupun keluar dengan berbagai tujuan,
hal ini berakibat padatnya lalulintas surat keluar dan masuk.
Disaat surat keluar dan masuk banyak dapat terjadi kejadian surat
tercecer dan belum di distribusikan untuk ditindak lanjuti. Dari data
yang diambil pada bulan april 2022 terdapat 92 surat yang masuk
dan 120 surat keluar, data tersebut berdasarkan agenda surat
yang ada, sedangkan bila dihitung pada fisik arsip surat ternyata
ada 4 surat masuk yang tidak ada/ tercecer/ hilang. Kejadian ini
menimbulkan pertanyaan data manakah yang valid dan apakah
setiap surat sudah ditindaklanjuti secara efektif.

Gambar 1.1 Buku manual Agenda surat keluar dan masuk

3
 Gambar 1.2 Kondisi surat Tercecer

b. Belum optimalnya penggunaan media sosial dianas, penggunaan

media sosial dinas tidak update dan tidak memberi informasi yang
terkini mengenai kegiatan yang dilakukan oleh dinas.
Dalam kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh dinas sosial
pemeberdayaan perempuan dan perlindungan anak kota banjar
bersisi banyaka kegiatan yang dilakukan berkaitan dengan seluruh
kegiatan sosial di Kota Banjar. Dalam kegiatan yang bersifat sosial
ada kegiatan dokumentasi baik berupa data, gambar, dan vidio.
Dokumentasi tersebut adalah bentuk pertanggungjawaban atas
kinerja dan target yang harus dicapai dalam rangka mewujudkan
kesejahteraan sosial lewat kegiatan kegitan sosial. Dalam
pelaporan kegiatan yang dilakukan didapat data dokumentasi
yang bersifat umum dan bersifat khusus. Data dokumentasi
tersebut dikumpulakan ke kepala sub Bagian lalu diteruskan
kepada sekeretariat sebagi laporan. Hal hal dokumentasi yang
bersifat umum seperti foto dan vidio masih belum dipublikasikan
menggunakan media sosial, Padahal saat ini masyarakat selalu
menggunakan media sosial untuk mencari informasi yang
dibutuhkan, hal ini berdapak pada kurangnya informasi yang
sampai ke masyarakat.

4
 Gambar 1.3 instagram dinas sosial

c. Belum optimalnya pemanfaatan sarana teknologi komunikasi yang

tersedia, dalam situasi covid19 separuh kegiatan pelayanan di
loby Dinas Sosial P3A Kota Banjar masih dilakukan secara
konvensional.
Disaat situasi pandemi covid 19 membuat sebuah kondisi
yaitu pembatasan kontak sosial dan fisik dalam ranggaka menjaga
kesehatan dari paparan virus covid. Di loby dinas sosial
pemeberdayaan perempuan dan perlindungan anak kota banjar
sudah menerapkan protokol kesehatan yang baik, akan tetapi
masyarakat harus datang langsung ke loby untuk mendapatkan
pelayanan secara langsung, Pelayanan yang diberikan baik dan
cepat. namun dengan belum adanya pemanfaatan teknologi
komunikasi dan aplikasi chating (nomor customer service) maka
masyarakat tetap harus datang ke loby untuk mengutarakan
tujuannya, seharusnya pelayaan dapat dipermudah dengan
memanfaatkan teknologi komunikasi dan pengunaan aplikasi
chating.

5
 Gamabar 1.4 Kondisi loby Dinas Sosial P3A Kota Banjar

2. Kondisi Yang diharapkan

Dalam upaya memberikan pelayanan yang optimal kepada sesama
pegawai dan masyarakat dari keadaan dan isu yang di dinas sosial
pemberdayan perempuan dan perlindungan anak kota banjar sebagai
berikut:
a. Pengelolaan surat keluar dan masuk yang di digitalisasi meliputi:
1. Tersedianya penyimpanan dan penyajian surat keluar dan masuk
dalam bentuk digital yang bisa diakses kapanpun dan dimanapun
mengunakan media gawai.
2. Adanya basis data (database) agenda surat keluar dan masuk
untuk memudahan saat penelusuran kembali dan Agenda surat
digital dapat digunakan sebagai pengingat atau memo digital.
3. Adanya arsip surat digital.
4. Monitoring surat keluar dan masuk dengan baik.
b. penggunaan media sosial yang baik dalam kegiatan yang bersifat
edukasi dan transparansi. kegaitan yang dilakukan oleh dinas sosial
yang bersifat umum diposting ke media sosial. Kegiatan yang
diposting baik dalam bentuk foto maupun vidio yang mengambarkan
kegitaan yang dilakukan dalam bidang sosial dalam rangka

6
 mensejahterakan kehidupan sosial masyarakat, yang sesuai dengan
visi dan misi dinas sosial pemeberdayaan perempuan dan
perlindungan anak kota banjar. publikasi ke media sosial dianggap
penting karena di era digital sekarang pengguanaan media sosial
bersifat umum, update pada media sosial juga dianggap sebagai
bentuk transparansi dalam pelayanan ke masyarakat.
c. Pemanfaatan teknologi komunikasi terutama untuk memudahkan
pekerjaan di saat situasi pandemi covid19, pemanfaatan teknologi
komunikasi yang dengan mengunkan media nomor customer service
yang mengunakan aplikasi chating adalah pilihan yang baik dalam
rangka penyelengaraan pelayanan yang optimal ditengah situasi
pandemi. Sehingga bagi masyarakat yang membutuhkan pelayanan
dapat langsung terlayani dengan cara menghubungi nomor cutomer
service, sarana teknologi komunikasi aplikasi chating yang
digunakan untuk mengutarakan kepentingan dan mempercepat
proses pelayanan.

3. Isu yang diangkat

Dikarenakan adanya keterbatasan sumber daya, maka sulit untuk dapat
menyelesaikan semua isu secara sekaligus, sehingga dilakukan
penentuan prioritas isu untuk mengetahui isu mana yang harus lebih
dahulu menjadi concern untuk ditindaklanjuti. Metode yang digunakan
penulis untuk melakukan penentuan prioritas isu adalah metode matriks
USG. Pentingnya suatu isu dibandingkan isu lainnya dapat dilihat dari
tiga aspek berikut:
a. Kegawatan masalah yang dilihat dari pengaruhnya sekarang ini
terhadap produktivitas, orang, dan/atau sumber dana dan
sumber daya.
b. Mendesaknya suatu masalah dilihat dari waktu yang tersedia.
c. Perkiraan yang terbaik menegnai kemungkian perkembangan
suatu maslah.
Dalam penggunaan metode matriks USG, isu yang prioritas akan dinilai
dengan melihat tiga faktor dari masing-masing isu tersebut. Sesuai
dengan namanya, ketiga faktor tersebut adalah urgency, seriousness,

7
dan growth. Untuk mengurangi tingkat subyektivitas dalam menentukan
masalah prioritas, maka perlu menetapkan kriteria untuk masing-
masing unsur USG tersebut. Umumnya digunakan skor dengan skala
tertentu. Dalam hal ini, penulis menggunakan skor dengan skala 1-5.
Semakin tinggi tingkat urgensi, serius, atau pertumbuhan masalah
tersebut, maka semakin tinggi skor untuk masing-masing unsur
tersebut. Penilaian terhadap masalah-masalah tersebut ditampilkan
pada tabel matriks USG sebagai berikut:

Tabel 1.1 Analisis Isu dengan metode USG

N ISU U S G TOTAL
O

1 Belum optimalnya pengelolaan 5 5 5 15

surat keluar dan masuk

2 Belum optimalnya 5 5 4 14
pemanfaatan sarana teknologi
komunikasi yang tersedia

3 Belum optimalnya penggunaan 5 5 3 13

media sosial dianas

Tabel 1.2 indikator skor

Urgency Seriousness Growth
5 : Sangat Mendesak 5 : Sangat Mendesak 5 : Sangat Mendesak
4 : Mendesak 4 : Mendesak 4 : Mendesak
3 : Cukup Mendesak 3 : Cukup Mendesak 3 : Cukup Mendesak
2 : Tidak Mendesak 2 : Tidak Mendesak 2 : Tidak Mendesak
1 : Sangat Tidak 1 : Sangat Tidak 1 : Sangat Tidak
Mendesak Mendesak Mendesak

Berdasarkan analisis isu menggunakan metode USG diatas dapat

disimpulkan bahwa isu nomor 1 menjadi prioritas utama untuk dicarikan
solusi permasalahannya pada Aktualisasi kali ini. Adapun isu nomor 1
tersebut adalah “Belum optimalnya pengelolaan surat keluar dan
masuk” berdasarkan isu yang di angkat saya mengajukan gagasan

8
 yaitu “optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk menggunakan
google sheet di dalam google drive melalui media telegram” pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Sosial Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Banjar.

B. Tugas pokok, Fungsi dan Peran

1. Visi dan Misi Organisasi
a. Visi
Adapun Visi dari Kota Banjar yaitu “Dengan Iman dan
Taqwa Kita Wujudkan Masyarakat Kota Banjar yang Bersih
Pemerintahannya, Sejahtera Masyarakatnya, Asri
Lingkungannya Menuju Banjar Agropolitan.
Visi Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak Kota Banjar : “Terwujudnya Masyarakat
Kota Banjar Yang Agamis, Sejahtera Dan Mandiri Melalui
Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial, Pemberdayaan
Perempuan Dan Perlindungan Anak”.
b. Misi
Misi Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak :
1) Meningkatkan Fasilitasi Kesejahteraan Sosial Bagi
Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial.
2) Meningkatkan Fasilitas Penyelengaraan Kesejahteraan
Sosial.
3) Mewujudkan Pemberdayaan, Pengarusutamaan gender
serta perlindungan anak.
4) Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia Aparatur.

2. Tugas dan Fungsi Pokok Organisasi

a. Tugas dan Fungsi Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Banjar
No.30 Tahun 2016 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kota
Banjar Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak Kota Banjar mempunyai tugas dan
kewajiban membantu Walikota dalam melaksanakan urusan

9
 kesejahteraan sosial, ketenagakerjaan dan ketransmigrasian,
Dalam menyalengarakan tugas dan kewajiban tersebut Dinas
Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak
Kota Banjar mempunyai fungsi :
1) Perumusan kebijakan urusan pemerintah daerah bidang
sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak.
2) Penyelngaraan urusan pemerintah daerah bidang sosial,
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak,
bembinaan urusab pemerintah daerah bidang sosial,
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak.
3) Penyelengaraan pelayanan kepada masyarakat bidang
sosial yang dilaksanakan oleh unit pelaksana teknis.
4) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3. Tugas Pokok, Fungsi dan Peran
a. Tugas Pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN)
Pegawai ASN turut serta dalam mewujudkan cita-cita dan
tujuan negara. Tugas pegawai ASN tercantum dalam
Undang – Undang No 5 Tahun 2014 adalah :
1) Melaksanankan kebijakan publik yang dibuat oleh
Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
2) Memberikan pelayanan publik yang profesional dan
berkualitas.
3) Mempererat persatuan dan kestuan Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
b. Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia nomor 32
Tahun 2020, Bab III pasal 6 Tentang Jabatan Fungsional
Pranata Komputer yaitu melaksanakan kegiatan teknologi
informasi berbasis komputer yang meliputi tata kelola dan tata
laksana teknologi informasi, infrastruktur teknologi informasi,

10
serta sistem informasi dan multimedia . Sub-unsur dari unsur
kegiatan sebagaimana dimaksud :
a. tata kelola dan tata laksana teknologi informasi, meliputi:
1. information technologyenterprise;
2. manajemen layanan teknologi informasi;
3. pengelolaan data (data management);
4. audit teknologi informasi; dan
5. manajemen risiko teknologi informasi;
b. infrastruktur teknologi informasi, meliputi:
1. sistem jaringan komputer; dan
2. manajemen infrastruktur teknologi informasi
c. sistem informasi dan multimedia, meliputi:
1. sistem informasi;
2. pengolahan data; dan
3. area teknologi informasi khusus.

11
 4. Struktur Organisasi

Gambar 1. 5 Struktur Organisasi Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan

Perlindungan Anak Kota Banjar

C. Tujuan Aktualisasi
Adapun tujuan khusus dilakukannya kegiatan aktualisasi ini di Dinas
Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota
Banjar Adalah Sebagai Berikut :
1. Mengoptimalkan pengelolaan surat keluar dan masuk di Dinas
Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota
Banjar berdasarkan nilai-nilai BERAKHLAK, serta prinsip peran
dan kedudukan ASN.

12
 2. Menerapkan dan mengoptimalkan nilai-nilai dasar ASN yaitu
BERAKHLAK(Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) dalam tugas sehari-hari di
instansi kerja.

D. Manfaat Aktualisasi
1. Manfaat bagi peserta
a. Untuk menanamkan kedalam diri nilai-nilai BerAKHLAK serta
dapat mengaktualisasikan nilai-nilai tersebut dalam pekerjaan
sehari-hari dilingkungan Dinas Sosial Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Banjar, selain itu
penulis juga dapat mengaplikasikan disiplin ilmu yang dimiliki.
b. Penulis mampu menjalankan fungsi sebagai pelaksana
kebijakan, pelayanan publik, dan perekat pemersatu bangsa
yang memiliki integritas dan professional di lingkungan Dinas
Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota
Banjar.
c. Menjadi PNS yang BerAKHLAK sebagai pelayan masyarakat
khususnya di Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak Kota Banjar.

2. Manfaat Bagi Organisasi

Dengan optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk
menggunakan google sheet akan memudahkan Sub Bagian Umum
dan kepegawaian Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan
Perlindungan Anak dalam pemantauan surat yang masuk dan
keluar, setiap pegawai yang memliki akses dapat melihat
(menyunting) database agenda surat keluar dan masuk yang ada
secara tepat waktu, pengarsipan data base Agenda surat dan arsip
surat digital yang berbasis penyimpanan Cloud yang lebih mudah
dan aman.

13
E. Ruang Lingkup
Pelaksanaan aktualisasi ini dilakukan di unit organisasi Sekretariat
Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Kota
Banjar, khususnya unit kerja Sub bagian Umum dan Kepegawaian
dalam pengoptimalisasian pengelolaan surat keluar dan masuk
mengunakan google sheet di dalam google drive menggunakan media
telegram meliputi:
1. Perencanaan dan pelaksanaan optimalisasi pengelolaan surat
keluar dan masuk
2. Penggunaan aplikasi telegram yang saling terkoneksi dengan
google sheet dan google drive dalam digitalisasi surat keluar dan
masuk.
3. Penerapan pengelolaan surat masuk dan keluar secara digital
4. Evaluasi hasil optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk
mengunakan aplikasi google sheet dan telegram.

14
 BAB II
RENCANA KEGIATAN AKTUALISASI HABITUASI

A. Gambaran Umum Kegiatan Aktualisasi Habituasi

Kegiatan aktualisasi dilaksanakan di Dinas Sosial Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak dengan mengusung gagasan
“optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk
menggunakan google sheet di dalam google drive melalui
media telegram”. Gagasan tersebut direalisasikan dengan tujuan
dapat mengoptimalkan surat keluar dan masuk agar memberi
kemudahan dalam pengaksesan oleh setiap pegawai yang memiliki
akses, data yang selalu tersaji secara tepat waktu, keamanan data
yang tersimpan terjamin, serta kemudahan dalam penelusuran
kembali dan dapat digunakan sebagi memo digital agenda surat
keluar dan masuk. Pada gagasan tersebut, terdapat beberapa
kegiatan yang akan dilaksanakan yakni sebagai berikut:
1. Melakukan perencanaan pengelolaan surat keluar dan masuk
menggunakan google sheet, google drive, dan telegram yang
saling terkoneksi.
2. Pembuatan sitem pengelolaan surat keluar dan masuk.
3. Mensosialisasikan kepada pegawai mengenai digitalisasi
pengelolaan surat keluar dan masuk.
4. Pelaksanaan penggunaan telegram dan google saling terkoneksi
untuk pengelolaan surat keluar dan masuk.
5. Kegiatan Evaluasi terhadap optimalisasi pengelolaan surat keluar
dan masuk.

15
B. Kegiatan Rencana Aktualisasi
1. Melakukan perencanaan pengelolaan surat keluar dan masuk
mengunakan google sheet, google drive, dan telegram yang saling
terkoneksi
a. Tahap Kegiatan
1. Koordinasi dengan mentor atau atasan langsung untuk
konsultasi dan untuk mendapat persetujuan untuk
pengoptimalan pengelolaan surat keluar dan masuk
mengunakan google sheet di dalam google drive
mengunakan media telegram.
2. Mencari dan mempelajari tentang penggunaan telegram
yang terkoneksi dengan google sheet di dalam google drive.
Langkah ini dilakukan agar pengguna memiliki panduan
penggunaan dan agar tidak terjadi kesalahan dalam
penggunaannya.
3. Mencatat poin-poin penting tentang penggunaan Telegram
yang terkoneksi dengan Google sheet didalam Google
drive, Hal ini dilakukan untuk memudahkan penulis untuk
melihat cara penggunaannya secara lebih sederhana.
b. Hasil Kegiatan
Hasil kegiatan yang diperoleh adalah terwujudnya rencana
pengelolaan surat keluar dan masuk mengunakan google
sheet, google drive, dan telegram yang saling terkoneksi.
c. Nilai-nilai dasar BerAKHLAK
1. Berorientasi Pelayanan: mengunakan media penyimpanan
digital dalam pelayanan adalah hal yang lumrah, hal ini
bertujuan agar file tidak hilang dan lebih mudah dicari untuk
meningkatkan kecepatan dan kualitas pelayanan.
2. Akuntabel: pengoptimalan pengelolaan surat keluar masuk
dengan media digital untuk memudahkan dalam monitoring
dan menjamin keamanan data yang ada adalah bentuk
tanggungjawab sebagai pranata komputer terhadap tugas
16
 dan fungsinya sebagi upaya untuk meningkatkan mutu
pelayanan pada masyrakat.
3. Kompeten: penggunaan aplikasi telegram, google sheet dan
google drive yang saling terkoneksi dapat meningkatkan
kompetensi diri dan kompetensi organisasi dalam kegiatan
pelayanaan masyarakat.
4. Harmonis: dalam pengoptimalan pengelolaan surat keluar
dan masuk menggunakan google sheet dan google drive
dengan media telegram yang saling terkoneksi, dalam
kegiatanya selalu mengikuti masukan mentor serta sub
bidang yang lain agar tercipta kondisi yang kondusif.
5. Loyal: memegang idiologi pancasila, dan UUD 1945 setia
kepada NKRI serta terhahadap pemerintahan yang sah,
pengoptimalan pengelolaan surat keluar dan masuk
bertujuan untuk memudahkan monitoring surat keluar dan
masuk, serta menjamin keamanan datanya.
6. Adaptif: perubahan media dalam pengelolaan surat keluar
dan masuk, dari manual ke aplikasi digital dan penyimpanan
cloud yang mudah dimonitor serta lebih aman.
7. Kolaboratif: dalam perencanaan pengoptimalan pengelolaan
surat keluar dan masuk, berkolaborasi dengan sub bidang
yang ada di dinas sosial pemberdayaan perempuan dan
perlindungan anak agar tercipta satu kesepakatan yang
disesuai satu sama lain.
d. Kedudukan Peran ASN
1. Manajemen ASN
Dengan perencanaan pengoptimalan pengelolaan surat
keluar dan masuk yang matang dapat meningkatkan
profesionalitas pegawai berlandaskan kompetensi dalam
menjalankan tugas dan tanggujawan pranata komputer.
2. Smart ASN
Dengan pengoptimalan pengelolaan surat keluar dan masuk
mengunakan media telegram, google sheet dan google

17
 drive yang terkoneksi, dalam rangka digitalisasi untuk
mengikuti perkembangan zaman.

e. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Dengan melaksanakan tugas dengan baik maka Mewujudkan
visi Kota Banjar yang mandiri memiliki makna mempunyai
kekuatan sendiri untuk memberikan pelayanan kepada
masyarakat. Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Manusia
Aparatur
f. Penguatan terhadap nilai nilai organisasi
Dalam kegiatan pengoptimalan pengelolaan surat kelaur dan
masuk menguatkan nilai pelayanan transaparan dan
meningkatkan kerja sama antar bidang, dan kedisiplinan dalam
menunaikan tugas dan kewajiban.

2. Pembuatan sistem pengelolaan surat keluar dan masuk.

a. Tahapan Kegiatan
1. menyiapkan dokumen-dokumen yang akan dikelompokan
dan mengelompokkan dokumen sesuai dengan nomor
surat.
2. Membuat akun google drive menggunakan email Subbagian
Umum dan Kepegawaian Dinas Sosial Pemberdayaan
Perempuan dan Perlindungan Anak Kota Banjar.
3. Membuat google Sheet dan membuat koneksi dengan
telegram.
b. Hasil kegiatan
Hasil kegiatan yang diperoleh adalah terwujudnya sistem
pengelolaan surat keluar dan masuk mengunakan telegram dan
google yang saling terkoneksi, yang dilampirkan file agenda
digital didalam google sheet dan scan arsip surat didalam
google drive.
c. Nilai-nilai dasar BerAKHLAK
1. Berorientasi Pelayanan: pengelolaan dokumen surat keluar
dan masuk meliputi fisik surat, isi surat dan tujuan surat, hal
18
 ini memudahkan dalam kegiatan pelayanan secara efektif
sesuai dengan kegiatan atau isi dari surat yang tertera.
2. Akuntabel: dalam kegiatan pembuatan sistem pengelolaan
surat keluar dan masuk hal ini sesuai dengan tugas dan
fungsi pranata komputer dalam penyajian data secara
transparan dan bertanggungjawab.
3. Kampeten: dalam pengelolaan surat keluar dan masuk
menggunakan media digital, hal ini membantu organisasi
dalam monitoring dan ketersediaan penyimpanan berkas
secara aman dan mudah diakses.
4. Harmonis: dalam pengelolaan surat keluar dan masuk
mencatat dan input hal hal yang di anggap penting seperti
tanggal, nomor surat, isi surat dan tujuan surat. Hal ini
dimaksudkan agar pencataan agenda surat yang sudah
dilaksanakan dapat didokumentasikan dan agenda dari surat
yang belum terlakasana bisa terlaksana dengan baik.
5. Loyal: memegang idiologi pancasila, dan UUD 1945 setia
kepada NKRI serta terhahadap pemerintahan yang sah,
pengoptimalan agenda surat keluar dan masuk bertujuan
untuk memudahkan akses agenda dan keamanan datanya.
6. Adaptif: pengelolaan surat keluar dan masuk merupakan
kegiatan yang dinamis karena dalam kegiatan pekerjaan
setiap harinya selalu ada surat yang masuk dan keluar yang
bertujuan untuk hal-hal tertentu sesuai dengan isinya.
7. Kolaboratif: pengelolaan surat keluar dan masuk
memberikan kemudahan dalam pencarian kembali dan
memudahkan dalam pemetaan/monitoring serta tujuan surat
untuk siapa dan ke sub bidang yang mana, agar terjalin
hubungan dan kordinasi yang baik antar bidang di dalam
satu dinas.
d. Kedudukan Peran ASN
1. Manajemen ASN
Dengan perencanaan pengoptimalan pengelolaan surat
keluar dan masuk yang matang dapat meningkatkan
19
 profesionalitas pegawai berlandaskan kompetensi dalam
menjalankan tugas dan tanggujawab pranata komputer
2. Smart ASN
Dengan teraturnya dokumen akan mempercepat pekerjaan
karena akan memudahkan pencarian dokumen surat yang
akan memperlancar kegiatan instansi dalam melayani
kepentingan publik.
e. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi
Dengan adanya pengelolaan surat keluar dan masuk
menggunakan google sheet merupakan upaya untuk membuat
sebuah data base agenda surat keluar dan masuk agar bisa di
akses oleh pegwai yang memiliki akses, memudahkan dalam
pekerjaan dan pemetaan/monitoring melalui agenda surat.
f. Penguatan terhadap nilai nilai organisasi
Penguatan nilai orgaisasi dalam kegiatan pengelolaan surat
keluar dan masuk adalah menciptakan pengelolaan surat yang
efisien,aman serta aksesibel.

3. Mensosialisasikan kepada pegawai mengenai digitalisasi

pengelolaan surat keluar dan masuk
a. Tahapan Kegiatan
1. Mensosialisasikan tentang penggunaan telegram, google
sheet dan google drive yang saling terkoneksi dalam
optimalisasi pengelolaan surat pada pegawai di sekretariat
Dinsos P3A kota banjar.
2. Membuat group telegram untuk agenda surat keluar dan
masuk.
3. Memasukan group member kedalam telegram, member
adalah pegawai yang memiliki akses terhadap agenda surat.
b. Hasil Kegiatan
Hasil dari kegiatan ini terwujudnya sosialisasi optimalisasi
pengelolaan surat keluar dan masuk mengunakan googlesheet,
goolge drive dan telegram yang saling terkoneksi kepada
sekretariat dinas sosial P3A kota banjar dengan melampirkan

20
 dokumentasi foto kegiatan sosialisasi dan dokumen alur
pengelolaan surat keluar masuk secara digital.

c. Nilai-nilai dasar BerAKHLAK

1. Berorientasi Pelayanan: dengan sosialisasi penggunaan
media digital untuk pengelolaan surat keluar dan masuk
yaitu telegram dan google yang saling terkoneksi merupakan
inofasi untuk menjawab kebutuhan pelayanan yang efektif
dan efisien dengan memanfaatkan teknologi secara keratif.
2. Akuntabel: dengan mensosialisasikan penggunaan telegram
dan google sheet yang saling terkoneksi kepada seluruh
pegawai, hal ini akan menimbulkan kesadaran bahwan
pemanfaatan teknologi secra baik akan menghasilkan
sesuatu hal yang dapat membantu pekerjaan secara efektif
dan efisien.
3. Kompeten: mensosialisasikan penggunaan media telegram
yang saling terkoneksi dengan google dalam pengoptimalan
pengelolaan surat keluar dan masuk ke seluruh pegawai
merupakan upaya penyederhanaan arsip dan monitoring
yang bersifat digital yang mudah diakses dan sederhana
untuk menjawab kebutuhan yang ada saat ini akan
ketersediaan data berbasis digital yang mudah diakses.
4. Harmonis: dalam mensosialisasikan pengguanaan telegram
dan google sheet yang saling terkoneksi untuk pembuatan
pengelolaan surat keluar dan masuk menekankan pada
keamanan data yang tersimpan serta penginputan data yang
real time agar mendukung suasana kerja yang aman dan
kondusif.
5. Loyal: memegang idiologi pancasila, dan UUD 1945 setia
kepada NKRI serta terhahadap pemerintahan yang sah,
pengoptimalan agenda surat keluar dan masuk bertujuan
untuk memudahkan akses agenda dan keamanan datanya.
6. Adaptif: dalam mensosialisasikan penggunaan telegram dan
google sheet yang saling terkoneksi untuk pengelolaan surat
21
 keluar dan masuk setiap pegawai dapat melihat agenda
dalam bentuk file yang bisa di akses menggunakan
handphone sesui dengan perkembangan zaman.
7. Kolaboratif: mensosialisasikan pengguanaan telegram dan
google yang saling terkoneksi dalam pengelolaan surat
keluar dan masuk melibatkan seluruh pegawai yang memiliki
akses, hal ini bertujuan agar setiap pegawai dapat saling
berkontribusi dan bekerja sama untuk menghasilkan nilai
tambah agar data yang diinput dapat dimanfaatkan sebagai
sumberdaya bersama.
d. Kedudukan peran ASN
1. Manajemen ASN
Mensosialisasikan penggunaan telegram dan google sheet
yang saling terkoneksi pada pengelolaan surat keluar dan
masuk yang melibatkan semua pegawai yang memiliki akses
hal ini menuntut agar setiap pegawai melaporkan setiap
surat yang ada secara tepat waktu, agar ASN senantiasa
bertanggung jawab dan mampu menjalankan tugasnya
secara maksimal.
2. Smart ASN
Dengan memanfaatkan telegram dan google sheet yang
saling terkoneksi pada pengelolaan surat keluar dan masuk
merupakan bentuk pemanfaatan teknologi digital secara
efektif dan penuh tanggungjawab.
e. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi
Dengan sosialisasi pemanfaatan teknologi digital yang terkini
dalam mengelola surat keluar dan masuk merupakan upaya
yang sesuai dengan misi organisasi yaitu meningkatkan sumber
daya aparatur.
f. Penguatan terhadap nilai nilai organisasi
Dengan penggunaan media telegram yang terkoneksi dengan
goolge sheet dan google drive dalam pengelolaan surat keluar
dan masuk adalah upaya menciptakan pengelolaan surat
dengan landasan inofatif dan kreatif.
22
4. pelaksanaan penggunaan telegram dan google yang saling
terkoneksi untuk pengoptimalan pengelolaan surat keluar dan
masuk.
a. Tahapan Kegiatan
1. Input seluruh agenda surat keluar dan masuk pada google
sheet menggunakan media telegram sebagai agenda digital.
2. Scan surat masuk dan surat keluar untuk diupload google
drive.
3. Simpan seluruh agenda surat keluar dan masuk, simpan
scan surat yang digunakan sebagi acuan evaluasi.
b. Hasil kegiatan
Hasil dari kegiatan ini adalah penggunaan telegram dan google
yang saling terkoneksi, sehingga pengelolaan surat keluar dan
masuk yang telah diinput via telegram akan otomatis tersimpan
dalam google sheet yang ada di dalam google drive sehingga
terbentuk data base agenda surat, data yang tersimpan pada
data base surat digital dapat digunakan sebagai sarana
monitoring surat.
c. Nilai-nilai dasar BerAKHLAK
1. Berorientasi Pelayanan: pengunaan telegram dalam
penginputan agenda surat keluar dan masuk yang bisa
dilakukan oleh pegawai yang memiliki akses merupakan
kegiatan yang berorientasi pelayanan ke kesasama pegawai
dalam rangka penyederhanaan kegiatan dengan
mempermudah penginputan surat dengan media telegram
yang ada pada handphone.
2. Akuntabel: penggunaan media telegram dan google yang
saling terkoneksi untuk memepermudah kegiatan
pengelolaan surat keluar dan masuk, agenda surat dapat
diakses oleh pegawai yang memiliki akses dan kepentingan
untuk memanfaatan data yang sudah terinput.

23
 3. Kampeten: penggunaan media telegram yang saling
terkoneksi dengan google dalam pengoptimalan pengelolaan
surat keluar dan masuk merupakan penyederhanaan
monitoring surat dan penyederhanaan penyimpanan arsip
yang bersifat digital yang mudah diakses dan sederhana
untuk menjawab kebutuhan yang ada saat ini akan
ketersediaan data berbasis digital yang mudah diakses.
4. Harmonis: penginputan data secara real time dapat
dilakukan oleh setiap pegawai yang memiliki akses, surat
yang masuk dan keluar dari setiap bidang harus diinput
kedalam agenda surat keluar dan masuk, hal ini
menimbulkan pengelolaan surat yang tertib dan menciptakan
kondisi lingkungan pekerjaan yang kondusif.
5. Loyal : memegang idiologi pancasila, dan UUD 1945 setia
kepada NKRI serta terhahadap pemerintahan yang sah,
pengoptimalan agenda surat keluar dan masuk bertujuan
untuk memudahkan akses agenda dan keamanan datanya.
6. Adaptif: penginputan dilakukan oleh pegawai yang memiliki
akses dilakukan mengunakan media telegram, untuk hasil
penginputan agenda dapat dilihat pada google sheet yang
bersifat digital, pengunaan media digital dimaksudkan agar
data yang ada tidak mudah hilang dan mudah dicari.
7. Kolaboratif: penginputan surat keluar dan masuk melibatkan
seluruh pegawai yang memiliki akses, hal ini bertujuan agar
setiap pegawai dapat saling berkontribusi dan bekerja sama
untuk menghasilkan nilai tambah agar data yang diinput
dapat dimanfaatkan sebagai sumberdaya bersama.

d. Kedudukan Peran ASN

1. Manajemen ASN
Dengan penginputan surat keluar dan masuk yang
melibatkan semua pegawai yang memiliki akses hal ini
menuntut agar setiap pegawai melaporkan setiap surat yang

24
 ada secara tepat waktu, agar ASN senantiasa bertanggung
jawab dan mampu menjalankan tugasnya secara maksimal.
2. Smart ASN
Dengan penginputan data surat keluar dan masuk
menggunaan media telegram yang dilakukan oleh pegawai
yang memiliki akses merupakan pemanfaatan teknologi
digital secara efektif dan penuh tanggungjawab.
e. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi
Dengan pemanfaatan teknologi digital yang terkini dalam
pengelolaan surat keluar dan masuk merupakan upaya yang
sesuai dengan misi organisasi yaitu meningkatkan sumber
daya aparatur.
f. Penguatan terhadap nilai nilai organisasi
Dengan penggunaan media telegram yang terkoneksi dengan
goolge sheet dan google drive dalam pengelolaan surat keluar
dan masuk adalah upaya menciptakan pengelolaan agenda
surat dengan landasan inofatif dan kreatif.

5. Kegiatan Evaluasi terhadap optimalisasi agenda surat keluar dan

masuk.
a. Tahapan Kegiatan
1. Membuat form evaluasi tentang penggunaan telegram yang
terkoneksi dengan google sheet didalam google drive untuk
optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk yang
dibagikan kepada pegawai sekretariat dinas sosial.
2. Mengunduh hasil data base agenda surat digital, sebagai
acuan bahan evaluasi.
3. Melaporkan optimalisasi pengelolaan surat keluar dan
masuk kepada atasan setiap minggunya.
b. Hasil Kegiatan
Hasil kegiatan yang diperoleh adalah laporan tercapainya
pengelolaan surat keluar dan masuk memiliki basis data agenda
surat yang fleksibel dan arsip surat digital yang aman sesuai

25
 perencanaan, dengan melampirkan unduhan file agenda surat
digital dan laporan pengelolaan surat setiap minggu.
c. dalam melakukan Nilai-nilai dasar BerAKHLAK
1. Berorientasi Pelayanan
Melakukan evaluasi dengan kegiatan yang sudah dilakukan
dalam upaya optimalisasi pengelolaan surat keluar dan
masuk di dinas sosial pemberdayaan perempuan dan
perlindungan anak kota banjar sebagai bagian dari
berorientasi pelayanan yaitu melakukan perbaikan tiada
henti untuk menjawab kebutuhan organisasi dan masyarakat
2. Akuntabel
Adanya agenda surat keluar dan masuk di dinas sosial
pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak kota
banjar yang bersifat digital dengan kolaborasi telegram dan
google sheet yang saling terkoneksi.
3. Kompeten
Optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk di dinas
sosial pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak
kota banjar bagian dari nilai kompeten yaitu meningkatkan
kompetensi diri untuk menjawab tantangan yang selalu
berubah dan membantu organisasi dalam penyajian data
digital.
4. Harmonis
Optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk di dinas
sosial pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak
kota banjar memudahkan pegawai dalam kegiatan
digitalisasi data yang menciptakan suasana yang harmonis
dan kondusif di lingkungan kerja.
5. Loyal
memegang idiologi pancasila, dan UUD 1945 setia kepada
NKRI serta terhahadap pemerintahan yang sah,
pengoptimalan agenda surat keluar dan masuk bertujuan
untuk memudahkan akses agenda dan keamanan datanya.
6. Adaptif
26
 Optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk di dinas
sosial pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak
menggunakan telegram dan google sheet yang saling
terkoneksi adalah bentuk sikap adaptif terhadap perubahan
era, terus berinovasi dan mengembangkan kreatifitas
dengan mengikuti perkembangan zaman.
7. Kolaboratif
Optimalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk di dinas
sosial pemeberdayaan permepuan dan perlindungan anak
kota banjar menggunakan telegram dan google yang saling
terkoneksi dalam pembuatan agenda surat keluar dan
masuk melibatkan seluruh pegawai yang memiliki akses, hal
ini bertujuan agar setiap pegawai dapat saling berkontribusi
dan bekerja sama untuk menghasilkan nilai tambah agar
data yang diinput dapat dimanfaatkan sebagai sumberdaya
bersama.
d. Kedudukan peran ASN
1. Manajemen ASN
Sesuai dengan prinsip ASN sebagai profesi yang
berlandaskan kompetensi yang diperlukan sesuai tugas
pokok dan fungsi sebagai pranata komputer.
2. Smart ASN
Sebagai seorang ASN kita dituntut harus memiliki dan
menguasai tata cara bermedia digital secara baik dan
bertanggung jawab agar tercipta SMART ASN.
e. Kontribusi terhasap Visi dan Misi Organisasi
Mewujudkan visi Kota Banjar yang mandiri memiliki makna
mempunyai kekuatan sendiri untuk memberikan pelayanan
kepada masyarakat.
f. Penguatan terhadap nilai nilai organisasi
Menguatkan nilai bekerja cermat, bekerja keras, cepat dan
bertindak secara tepat dan benar dalam setiap pekerjaan.

27
C. Jadwal Rancangan Aktualisasi Habituasi

Mei Juni
No Kegiatan
tanggal

1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8

1. Melakukan perencanaan
pembuatan pengelolaan
surat keluar dan masuk
menggunakan google
sheet, google drive, dan
telegram yang saling
terkoneksi.

2. Pembuatan sitem
pengelolaan surat keluar
dan masuk.

3. Mensosialisasikan kepada
pegawai mengenai
digitalisasi pengelolaan
surat keluar dan masuk

4. Pelaksanaan penggunaan
telegram dan google

28
 saling terkoneksi untuk
pengelolaan surat keluar
dan masuk.

5. Kegiatan Evaluasi
terhadap optimalisasi
pengelolaan surat keluar
dan masuk.

Keterangan :
Melakukan perencanaan pembuatan pengelolaan
surat keluar dan masuk menggunakan google sheet,
google drive, dan telegram yang saling terkoneksi.
Pembuatan sitem pengelolaan surat keluar dan
masuk.
Pelaksanaan penggunaan telegram dan google saling terkoneksi
untuk pengelolaan surat keluar dan masuk.
Kegiatan Evaluasi terhadap optimalisasi pengelolaan surat keluar
dan masuk.

Mensosialisasikan kepada pegawai mengenai Libur

digitalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk

29
 PENUTUP

Rancangan aktualisasi ini disusun berdasarkan identifikasi isu yang

telah dirumuskan melaui analisa USG. Identifikasi isu yang ada dapat berasal
dari individu, unit kerja maupun dari organisasi, dari sana beberapa isu telah
dapat diidentifikasi. Dari beberapa isu tersebut kemudian dilakukan identifikasi
dengan metode USG. Isu yang diangkat yaitu optimalisasi pengelolaan
surat keluar dan masuk menggunakan google sheet di dalam google
drive melalui media telegram pada Subbagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Sosial Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak kota Banjar.
Gagasan pemecahan isu yang tertuang dalam 5 kegiatan Yaitu :Melakukan
perencanaan pengelolaan surat keluar dan masuk menggunakan google
sheet, google drive, dan telegram yang saling terkoneksi. Pembuatan sitem
pengelolaan surat keluar dan masuk . Mensosialisasikan kepada pegawai
mengenai digitalisasi pengelolaan surat keluar dan masuk. Pelaksanaan
penggunaan telegram dan google saling terkoneksi untuk pengelolaan surat
keluar dan masuk. Kegiatan Evaluasi terhadap optimalisasi pengelolaan surat
keluar dan masuk. Diharapkan pelaksanaan kegiatan aktualisasi dapat
menghasilkan output yang sesuai dengan perencanaan. Selain itu dengan
membuat Rancangan Aktualisasi, penulis juga dapat lebih memahami nilai-
nilai dasar BerAKHLAK (Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten,
Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif) .Penulis juga lebih paham mengenai
sikap dan perilaku yang dapat memberikan kontribusi terhadap visi dan misi
organisasi serta menguatkan nilai organisasi.

Banjar, Mei 2022

Wahyu Arif Imam Santoso

NIP 199506152022031006

30